Syn — Proxy Solicitation & Information Statement 2021

Mar 5, 2021

Aðalfundur Sýnar hf.

Aðalfundur Sýnar hf. verður haldinn föstudaginn 19. mars 2021 kl. 15:00, í aðalstöðvum félagsins að Suðurlandsbraut 8, 108 Reykjavík. Boðið verður upp á rafræna þátttöku fyrir þá hluthafa sem það kjósa, sbr. nánar að neðan.

Dagskrá fundarins:

1. Skýrsla stjórnar félagsins um starfsemi þess á liðnu starfsári.
2. Ákvörðun um hvernig skuli fara með afkomu félagsins á reikningsárinu 2020.
3. Ársreikningur félagsins fyrir liðið starfsár lagður fram til staðfestingar.
4. Tillaga um breytingar á samþykktum félagsins, sem felur í sér:
   a) Að stjórn hafi skýrari heimild til að boða til rafrænna hluthafafunda.
   b) Að heimila félaginu kaup á eigir hlutum, sem verður viðauki við samþykktimar.

5. Tillaga um stefnu um arðgreiðslur og/eða endurkaup eigir hluta.

6. Tillaga um starfskjarastefnu félagsins.

7. Ákvörðun um þóknun til stjórnarmanna fyrir komandi starfsár.
8. Kosning stjórnar félagsins.
9. Kosning tveggja fulltrúa í tilnefningarnefnd félagsins í samræmi við starfsreglur stjórnar og starfsreglur tilnefningarnefndar.
10. Kosning endurskoðenda félagsins.
11. Önnur mál löglega upp borin.

Upplysingar fyrir hluthafa:

Heildarfjöldi hluta í félaginu hinn 5. mars 2021 er 296.441.474 hlutir og jafnmörg atkvæði. Þar af eru öll atvæði virk.

Aðrar upplysingar:

Stjórn Sýnar hefur ákveðið að aðalfundurinn verði einnig rafrænn, þ.e. hluthafar geti tekið þátt í fundinum með rafrænum hætti gegnum aðalfundarkerfi Lumi AGM. Rafræn þátttaka mun því jafngilda mætingu á fundinn og veita þátttöku í honum að öðru leyti.

Hluthafar eða umboðsmenn hluthafa sem hafa hug á að sækja fundinn, hvort sem þeir ætla að mæta á fundarstað eða fylgiast með fundinum í vefstrymi, þurfa að skrá sig til að nálgast aðgangsupplysingar á vefsvæðinu smartagm.com. Skráning fer eingöngu fram með þessum rafræna hætti. Hluthafar eru beðnir um að skrá sig timanlega á fundinn og eigi síðar en kl. 15:00 þann 18. mars 2021, eða degi fyrir fundardag, þar sem ekki er hægt að tryggja aðgang að fundinum berist skráning eftir þann tíma.

Þeir sem skrá sig til fundar með rafrænum hætti fá aðgang að strymi af fundinum, geta kosið rafrænt og borið upp skriflegar spumingar. Atkvæðagreiðsla á fundinum mun eingöngu fara fram í gegnum aðalfundakerfi Lumi AGM. Allir hluthafar, hvort sem þeir mæta til fundarins á fundarstað eða taka þátt með rafrænum hætti, er bent á að þeir geta greitt atkvæði í gegnum vefslöð Lumi AGM á tölvu eða spjaldtölvu. Nánari

upplýsingar um skráningu á fundinn, rafræna þátttöku, aðgangsorð og atkvæðagreiðslu verður að finna á heimasiðu félagsins: syn.is/fjarfestatengsl/adalfundur.

Hluthafi getur látið umboðsmann sækja hluthafafund fyrir sína hönd. Umboðsmaður skal leggja fram skriflegt eða rafrænt umboð og skal það dagsett. Umboðseyðublað er að finna á heimasiðu félagsins. Umboðum skal skila við skráningu á fundinn á slöðinni smartagm.com.

Endanleg dagskrá og tillögur stjórnar eru birtar í kauphöll samhliða fundarboði þessu.

Skjöl og tillögur sem lagðar verða fyrir aðalfund verður að finna á vefsíðu félagsins: syn.is/fjarfestatengsl/adalfundur. Fundurinn fer fram á íslensku og verða fundargögn jafnframt að mestu leyti á íslensku.

Sérstök tilnefningarnefnd hefur verið að stöfum í samræmi við starfsreglur stjórnar og tilnefningarnefndar. Með fyrirvara um að stjórn staðfesti lögmæti hlutaðeigandi framboða leggur tilnefningarnefnd til að þau Hjörleifur Pálsson, Páll Gíslason, Petrea Ingileif Guðmundsdóttir, Sigriður Vala Halldórsdóttir og Tanya Zharov verði kjörin til setu í aðalstjórn Sýnar hf. og Óli Rúnar Jónsson og Þyrí Dröfn Konráðsdóttir verði kjörin til setu í varastjórn.

Eftir sem áður er unnt að tilkynna um framboð til stjórnar skriflega minnst fimm sólarhringum fyrir aðalfund, sbr. 63. gr. a. hlutafélagalaga nr. 2/1995 eða fyrir kl. 15:00 sunnudaginn 14. mars 2021. Framboð skulu berast á netfangið: tilnefningarnefnd@syn.is

Í samræmi við starfsreglur stjórnar og starfsreglur tilnefningarnefndar gefst hluthöfum tækifæri til að kjósa tvo af þremur fulltrúum í tilnefningarnefnd. Framboðsfrestur til tilnefningarnefndar er til kl. 15 sunnudaginn 14. mars 2021 og ber að skila framboðum á netfangið: tilnefningarnefnd@syn.is. Reglur um stjórnarkjör gilda eftir því sem við getur átt um kosningu tilnefningarnefndarfulltrúanna.

Endanlegar upplysingar um frambjóðendur til stjórnar verða birtar eigi síðar en tveimur dögum fyrir aðalfund. Allar nánari upplysingar er að finna á heimasiðu félagsins: syn.is/fjarfestatengsl/adalfundur

Stjórn Sýnar hf.

sýn

Sýn hf. Suðurlandsbraut 8 108 Reykjavík Sími 599 9000 Kennitala: 470905-1740