Syn — Proxy Solicitation & Information Statement 2019

Mar 8, 2019

Aðalfundur Sýnar hf.

Aðalfundur Sýnar hf. verður haldinn föstudaginn 22. mars 2019 kl. 10:00, í höfuðstöðvum félagsins að Suðurlandsbraut 8, 108 Reykjavík.

Dagskrá fundarins:

1. Skýrsla stjórnar félagsins um starfsemi þess á liðnu starfsári.
2. Ákvörðun um hvernig skuli fara með hagnað félagsins á reikningsárinu 2018.
3. Ársreikningur félagsins fyrir liðið starfsár lagður fram til staðfestingar.
4. Tillögur um breytingar á samþykktum félagsins, sem fela í sér:
   a) Að heimila birtingu 20 stærstu hluthafa Sýnar hf.
   b) Að heimila félaginu kaup á eigin hlutum, sem verður viðauki við samþykktirnar.
5. Tillaga um stefnu um arðgreiðslur og/eða endurkaup eigin hluta.
6. Tillaga um starfskjarastefnu félagsins.
7. Ákvörðun um þóknun til stjórnarmanna fyrir árið 2019.
8. Kosning stjórnar félagsins.
9. Kosning tveggja fulltrúa í tilnefningarnefnd félagsins í samræmi við starfsreglur stjórnar og starfsreglur tilnefningarnefndar.
10. Kosning endurskoðanda félagsins.
11. Önnur mál löglega upp borin.

Aðrar upplýsingar:

Skjöl og tillögur sem lögð verða fyrir aðalfund er að finna á vefsiðu félagsins syn.is/fjarfestatengsl. Hluthöfum stendur einnig til boða að nálgast skjölin frá því tímamarki í höfuðstöðvum félagsins að Suðurlandsbraut 8, 108 Reykjavík, virka daga milli kl. 09:00 – 16:00. Fundurinn fer fram á íslensku og verða fundargögn jafnframt á íslensku. Ekki verður unnt að greiða atkvæði með rafrænum hætti á fundinum.

Hluthafi getur látið umboðsmann sækja hluthafa-fundinn fyrir sína hönd. Umboðsmaður skal leggja fram skriflegt umboð á eyðublaði sem unnt er að nálgast á vef félagsins.

Endanleg dagskrá og tillögur hafa verið birtar í Kauphöll og er unnt að nálgast á vef félagsins.

Sérstök tilnefningarnefnd hefur verið að störfum í samræmi við starfsreglur stjórnar og tilnefningarnefndar. Hluthafar og aðrir sem óska eftir tilnefningu nefndarinnar til framboðs til stjórnar að aðalfundi félagsins hafa átt þess kost að koma áhuga sínum og eftir atvikum framboði á framfæri við nefndina, en frestur til þess er nú útrunninn. Skýrsla tilnefningarnefndar var send Kauphöll með fyrra fundarboði. Með fyrirvara um að stjórn staðfesti lögmæti hlutaðeigandi framboða leggur tilnefningarnefnd til að þau Heiðar Guðjónsson, Anna Guðný Aradóttir, Tanya Zharov, Hjörleifur Pálsson og Yngvi Halldórsson verði kjörin til setu sem aðalmenn í stjórn og Óli Rúnar Jónsson og Sigríður Vala Halldórsdóttir verði kosin í varastjórn.

Tilnefningarnefnd mun leggja til að Kristinn Hallgrímsson hrl. verði fundarstjóri aðalfundarins.

Eftir sem áður er unnt að tilkynna um framboð til stjórnar skriflega minnst fimm sólarhringum fyrir aðalfund, sbr. 63. gr. a. hlutafélagalaga nr. 2/1995 eða fyrir kl. 10 sunnudaginn 17. mars 2019. Framboð skulu berast á netfangið: tilnefningarnefnd@syn.is

Endanlegar upplýsingar um frambjóðendur til stjórnar verða birtar eigi síðar en tveimur dögum fyrir aðalfund.

Í samræmi við starfsreglur stjórnar og starfsreglur tilnefningarnefndar gefst hluthöfum tækifæri á að kjósa tvo af þremur fulltrúum í tilnefningarnefnd. Framboðsfrestur til tilnefningarnefndar er til kl. 10 sunnudaginn 17. mars 2019 og ber að skila framboðum á netfangið: tilnefningarnefnd@syn.is

Reglur um stjórnarkjör gilda eftir því sem við getur átt um kosningu tilnefningarnefndarfulltrúanna.

Aðgöngumiðar, atkvæðaseðlar og önnur fundargögn verða afhent frá kl. 9:30 á aðalfundardegi.

Stjórn Sýnar hf.

syn