Syn — AGM Information 2020

Feb 26, 2020

Aðalfundur Sýnar hf.

Aðalfundur Sýnar hf. verður haldinn föstudaginn 20. mars 2020 kl. 10:00, í höfuðstöðvum félagsins að Suðurlandsbraut 8, 108 Reykjavík.

Dagskrá fundarins:

1. Skýrsla stjórnar félagsins um starfsemi þess á liðnu starfsári.
2. Ákvörðun um hvernig skuli fara með afkomu félagsins á reikningsárinu 2019.
3. Ársreikningur félagsins fyrir liðið starfsár lagður fram til staðfestingar.
4. Tillögur um breytingar á sambykktum félagsins, sem fela í sér:
   a) Að heimila félaginu kaup á eigin hlutum, sem verður viðauki við sambykktirnar.
   b) Að breyta ákvæðum sem vísa til einkaréttar Verðbréfaskráningar Íslands til rafrænnar skráningar verðbréfa félagsins.
   c) Að 1/20 hluthafa geti krafist hluthafafundar.
5. Tillaga um stefnu um arðgreiðslur og/eða endurkaup eigin hluta.
6. Tillaga um starfskjarastefnu félagsins.
7. Ákvörðun um þóknun til stjórnarmanna fyrir komandi starfsár.
8. Kosning stjórnar félagsins.
9. Kosning tveggja fulltrúa í tilnefningarnefnd félagsins í samræmi við starfsreglur stjórnar og starfsreglur tilnefningarnefndar.
10. Kosning endurskoðanda félagsins.
11. Önnur mál löglega upp borin.

Upplýsingar fyrir hluthafa:

Heildarfjöldi hluta í félaginu hinn 26. febrnar 2020 er 296.441.474 hlutir og jafnmörg atkvæði. Þar af eru öll atvæði virk.

Aðrar upplýsingar:

Öski hluthafi eftir að koma máli eða tillögu á dagskrá aðalfundar skal slík beiðni koma fram eigi síðar en tveimur víkum fyrir aðalfund, eða fyrir kl. 10:00 föstudaginn 6. mars 2020.

Skjöl og tillögur sem lögð verða fyrir aðalfund er að finna á vefsíðu félagsins syn.is/fjarfestatengsl eigi síðar en þremur víkum fyrir fundinn. Hluthöfum stendur einnig til boða að nálgast skjölin frá því tímarmarki í höfuðstöðvum félagsins að Suðurlandsbraut 8, 108 Reykjavík, virka daga milli kl. 09:00 – 16:00. Fundurinn fer fram á íslensku og verða fundargögn jafnframt á íslensku. Ekki verður unnt að greiða atkvæði með rafrænum hætti á fundinum.

Endanleg dagskrá og tillögur verða birtar tveimur víkum fyrir fundinn.

Hluthafi getur látið umboðsmann sækja hluthafafundinn fyrir sína hónd. Umboðsmaður skal leggja fram skriflegt umboð á eyðublaði sem unnt er að nálgast á vef félagsins.

Sérstök tilnefningarnefnd er að stöfum í samræmi við starfsreglur stjórnar og tilnefningarnefndar. Hluthafar og aðrir sem óska eftir tilnefningu nefndarinnar til framboðs til stjórnar að aðalfundi félagsins hafa átt þess kost að koma áhuga sínum og eftir atvikum framboði á framfæri við nefndina, en frestur til þess er nú útrunninn. Skýrsla tilnefningarnefndar er send kauphöll samhliða fundarboði þessu. Með fyrirvara um að stjórn staðfesti lögmæti hlutaðeigandi framboða leggur tilnefningarnefnd til að þau Hjörleifur Pálsson, Hilmar Þór Kristinsson, Petrea Ingileif Guðmundsdóttir, Sigríður Vala Halldórsdóttir og Tanya Zharov verði kjörin til setu í aðalstjórn Sýnar hf. og Óli Rúnar Jónsson og Þyrí Dröfn Konráðsdóttir verði kjörin til setu í varastjórn.

Tilnefningarnefnd mun leggja til að Kristinn Hallgrímsson hrl. verði fundarstjóri aðalfundarins.

Eftir sem áður er unnt að tilkynna um framboð til stjórnar skriflega minnst fimm sólarhringum fyrir aðalfund, sbr.

1. gr. a. hlutafélagalaga nr. 2/1995 eða fyrir kl. 10 sunnudaginn 15. mars 2020. Framboð skulu berast á netfangið: tilnefningarnefnd@syn.is

Í samræmi við starfsreglur stjórnar og starfsreglur tilnefningarnefndar gefst hluthöfum tækifæri á að kjósa tvo af þremur fulltrúum í tilnefningarnefnd. Framboðsfrestur til tilnefningarnefndar er til kl. 10 sunnudaginn 15. mars 2020 og ber að skila framboðum á netfangið: tilnefningarnefnd@syn.is

Reglur um stjórnarkjör gilda eftir því sem við getur átt um kosningu tilnefningarnefndarfulltrúanna.

Endanlegar upplýsingar um frambjóðendur til stjórnar verða birtar eigi síðar en tveimur dögum fyrir aðalfund.

Aðgöngumiðar, atkvæðaseðlar og önnur fundargögn verða afhent frá kl. 9:30 á aðalfundardegi.

Stjórn Sýnar hf.