Syn — AGM Information 2020

Mar 6, 2020

Aðalfundur Sýnar hf.

Aðalfundur Sýnar hf. verður haldinn föstudaginn 20. mars 2020 kl. 10:00, í höfuðstöðvum félagsins að Suðurlandsbraut 8, 108 Reykjavík.

Dagskrá fundarins:

1. Skýrsla stjórnar félagsins um starfsemi þess á liðnu starfsári.
2. Ákvörðun um hvernig skuli fara með afkomu félagsins á reikningsárinu 2019.
3. Ársreikningur félagsins fyrir liðið starfsár lagður fram til staðfestingar.

4. Tillögur um breytingar á sambykktum félagsins, sem fela í sér:
   a) Að heimila félaginu kaup á eigin hlutum, sem verður viðauki við sambykktirnar.
   b) Að breyta ákvæðum sem vísa til einkaréttar Verðbréfaskráningar Íslands til rafrænnar skráningar verðbréfa félagsins.
   c) Að 1/20 hluthafa geti krafist hluthafafundar.

5. Tillaga um stefnu um arðgreiðslur og/eða endurkaup eigin hluta.

6. Tillaga um starfskjarastefnu félagsins.
7. Ákvörðun um þóknun til stjórnarmanna fyrir komandi starfsár.
8. Kosning stjórnar félagsins.
9. Kosning tveggja fulltrúa í tilnefningarnefnd félagsins í samræmi við starfsreglur stjórnar og starfsreglur tilnefningarnefndar.
10. Kosning endurskoðanda félagsins.
11. Önnur mál löglega upp borin.

Aðrar upplýsingar:

Skjól og tillögur sem lagðar verða fyrir aðalfund er að finna á vefslðu félagsins syn.is/fjarfestatengs. Hluthöfum stendur einnig til boða að nálgast skjólin í höfuðstöðvum félagsins að Suðurlandsbraut 8, 108 Reykjavík, virka daga milli kl. 09:00 – 16:00. Fundurinn fer fram á íslensku og verða fundargögn jafnframt á íslensku. Ekki verður unnt að greiða atkvæði með rafrænum hætti á fundinum.

Hluthafa getur látið umboðsmann sækja hluthafafundinn fyrir sína hónd. Umboðsmaður skal leggja fram skriflegt umboð á eyðublaði sem unnt er að nálgast á vef félagsins.

Dagskrá og tillögur stjórnar hafa verið birtar í Kauphöll og er unnt að nálgast á vef félagsins.

Hluthafar eiga rétt á að leggja fram mál og/eða ályktunartillögur fyrir fundinn ef gerð hefur verið skrifleg eða rafræn krafa um það eigi síðar en 10 dögum fyrir fund, þ.e. eigi síðar en kl. 10 þriðjudaginn 10. mars 2020. Hafí hluthafar krafist þess að tiltekið mál eða ályktun verði tekið fyrir verða endanleg dagskrá og tillögur uppfærðar á vef félagsins eigi síðar en þremur dögum fyrir aðalfundinn. Hægt er að senda tillögur eða ályktanir fyrir fundinn á veffangið tilnefningarnefnd@syn.is. Hluthafar geta einnig lagt fram spurningar er varða auglýsta dagskrárliði á aðalfundinum sjálfum.

Kveðið er á um stjórnarkjör í sambykktum félagsins. Athygli er vakin á ákvæðum sambykkta um hlutfall kynja í stjórn félagsins.

Sérstök tilnefningarnefnd hefur verið að störfum í samræmi við starfsreglur stjórnar og tilnefningarnefndar. Hluthafar og aðrir sem óska eftir tilnefningu nefndarinnar til framboðs til stjórnar að aðalfundi félagsins hafa átt þess kost að koma áhuga sínum og eftir atvikum framboði á framfæri við nefndina, en frestur til þess er nú útrunninn. Skýrsla tilnefningarnefndar var send Kauphöll með fyrra fundarboði. Með fyrirvara um að stjórn staðfesti lögmæti hlutaðeigandi framboða leggur tilnefningarnefnd til að þau Hjörleifur Pálsson, Hilmar Þór Kristinsson, Petrea Ingileif Guðmundsdóttir, Sigríður Vala Halldórsdóttir og Tanya Zharov verði kjörin til setu í aðalstjórn Sýnar hf. og Óli Rúnar Jónsson og Þyrí Dröfn Konráðsdóttir verði kjörin til setu í varastjórn.

Tilnefningarnefnd mun leggja til að Kristinn Hallgrímsson hrl. verði fundarstjóri aðalfundarins.

Eftir sem áður er unnt að tilkynna um framboð til stjórnar skriflega minnst finnm sólarhringum fyrir aðalfund, sbr. 63. gr. a. hlutafélagalaga nr. 2/1995 eða fyrir kl. 10 sunnudaginn 15. mars 2020. Framboð skulu berast á netfangið: tilnefningarnefnd@syn.is.

Endanlegar upplýsingar um frambjóðendur til stjórnar verða birtar eigi síðar en tveimur dögum fyrir aðalfund.

Í samræmi við starfsreglur stjórnar og starfsreglur tilnefningarnefndar gefst hluthöfum tækifæri á að kjósa tvo af þremur fulltrúum í tilnefningarnefnd. Framboðsfrestur til tilnefningarnefndar er til kl. 10 sunnudaginn 15. mars 2020 og ber að skila framboðum á netfangið: tilnefningarnefnd@syn.is.

Reglur um stjórnarkjör gilda eftir því sem við getur átt um kosningu tilnefningarnefndarfulltrúanna.

Aðgöngumiðar, atkvæðaseðlar og önnur fundargögn verða afhent frá kl. 9:30 á aðalfundardegi.

Stjórn Sýnar hf.

syn