Sumavision Technologies Co.,Ltd — Governance Information 2021

Apr 27, 2021

北京数码视讯科技股份股份有限公司

董事会秘书工作制度

第一章 总则

第一条 为了促进北京数码视讯科技股份股份有限公司（以下简称“公司”） 的规范运作，充分发挥董事会秘书的作用，加强对董事会秘书工作的管理与监督， 依据《中华人民共和国公司法》（以下简称“《公司法》”）、《中华人民共和 国证券法》(以下简称《证券法》)、《上市公司治理准则》和《深圳证券交易所 创业板股票上市规则》（以下简称“《创业板上市规则》”）、《深圳证券交易 所创业板上市公司规范运作指引》（以下简称“《创业板规范运作指引》”）等 相关法律、法规、规范性文件和《北京数码视讯科技股份有限公司章程》（以下 简称“《公司章程》”）的规定，特制定本工作制度。

第二条 董事会设董事会秘书一名。董事会秘书是公司的高级管理人员，对 公司和董事会负责。

董事会秘书应当遵守《公司章程》，承担高级管理人员的有关法律责任，对 公司负有诚信和勤勉义务，不得利用职权为自己或他人谋取利益。

第二章 董事会秘书的任免

第三条 董事会秘书应当具备以下条件：

（一）具备履行董事会秘书职责所必需的财务、管理、法律专业知识；

（二）具有良好的职业道德和个人品德；

（三）取得证券交易所颁发的董事会秘书资格证书。

第四条 有下列情形之一的人士不得担任上市公司董事会秘书：

• （一）有《公司法》第一百四十六条规定情形之一的；

（二）被中国证监会采取证券市场禁入措施，期限尚未届满；

（三）最近三年受到过证券交易所公开谴责或者三次以上通报批评；

（四）本公司现任监事；

（五）被证券交易所公开认定为不适合担任公司董事、监事和高级管理人员， 期限尚未届满；

（六）最近三年内受到中国证监会行政处罚；

（七）法律法规和证券交易所认定不适合担任董事会秘书的其他情形。

拟聘任董事会秘书存在下列情形之一的，公司应当及时披露拟聘任该人士的 原因及是否存在影响上市公司规范运作的情形，并提示相关风险：

（一）因涉嫌犯罪被司法机关立案调查或者涉嫌违法违规被中国证监会立案 调查，尚未有明确结论意见；

（二）被中国证监会在证券期货市场违法失信信息公开查询平台公示或者被 人民法院纳入失信被执行人名单。

第五条 董事会秘书由公司董事长提名，由董事会聘任。

第六条 公司董事会聘任董事会秘书之前应当披露以下文件：

（一）董事会推荐说明，包括被推荐人符合任职资格的说明、职务、工作表 现及个人品德等内容；

（二）被推荐人的个人简历、学历证明（复印件）；

（三）被推荐人取得的董事会秘书资格证书（复印件）。

公司应当在有关拟聘任董事会秘书的会议召开五个交易日之前将该董事会 秘书的有关材料报送交易所，交易所自收到有关材料之日起五个交易日内未提出 异议的，董事会可以聘任。

第七条 公司应当聘任证券事务代表协助董事会秘书履行职责。董事会秘书 不能履行职责时，证券事务代表应当代为履行其职责并行使相应权利。在此期间， 并不当然免除董事会秘书对公司信息披露事务所负有的责任。

证券事务代表由董事会秘书提名，由董事会聘任。

证券事务代表应当参加证券交易所组织的董事会秘书资格培训并取得证券 交易所颁发的董事会秘书资格证书。

第八条 公司董事会正式聘任董事会秘书、证券事务代表后应当及时公告并 向交易所提交下列资料：

（一）董事会秘书、证券事务代表聘任书或者相关董事会决议；

（二）董事会秘书、证券事务代表的通讯方式，包括办公电话、住宅电话、 移动电话、传真、通信地址及专用电子邮件信箱地址等。

（三）公司董事长的通讯方式，包括办公电话、移动电话、传真、通信地址 及专用电子邮件信箱地址等。

上述有关通讯方式的资料发生变更时，公司应当及时向交易所提交变更后的 资料。

第九条 公司应当在聘任董事会秘书时与其签订保密协议，要求其承诺在任 职期间以及在离任后持续履行保密义务直至有关信息披露为止，但涉及公司违法 违规的信息除外。

第十条 公司解聘董事会秘书应当具有充分理由，不得无故将其解聘。董事 会秘书被解聘或者辞职时，公司应当及时向证券交易所报告，说明原因并公告。 董事会秘书有权就被公司不当解聘或者与辞职有关的情况，向证券交易所提交个 人陈述报告。

第十一条 董事会秘书有以下情形之一的，公司应当自事实发生之日起在一 个月内解聘董事会秘书：

（一）出现本制度第四条所述情形的；

（二）连续三个月以上不能履行职责；

（三）在履行职务时出现重大错误或疏漏，给投资者造成重大损失；

（四）违反国家法律、行政法规、部门规章、《深圳证券交易所股票上市规 则》、证券交易所其他规定和公司章程，给股东或公司造成重大损失。

第十二条 公司董事会秘书空缺期间，董事会应当指定一名董事或高级管理 人员代行董事会秘书的职责，同时尽快确定董事会秘书人选。公司指定代行董事 会秘书职责的人员之前，由董事长代行董事会秘书职责。董事会秘书空缺期间超 过三个月之后，董事长应当代行董事会秘书职责，直至公司正式聘任董事会秘书。

第十三条 董事会秘书离任前应接受公司董事会、监事会的离任审查，并在 公司监事会的监督下，将有关档案材料、尚未了结的事务、遗留问题，完整移交 给继任的董事会秘书。董事会秘书在离任时应签订必要的保密协议，履行持续保 密义务。

第三章 董事会秘书的职责

第十四条 董事会秘书的主要职责是：

（一）负责公司信息披露事务，协调公司信息披露工作，组织制订公司信息 披露事务管理制度，督促公司及相关信息披露义务人遵守信息披露相关规定；

（二）负责公司投资者关系管理和股东资料管理工作，协调公司与证券监管 机构、股东及实际控制人、证券服务机构、媒体等之间的信息沟通；

（三）组织筹备董事会会议和股东大会，参加股东大会、董事会会议、监事 会会议及高级管理人员相关会议，负责董事会会议记录工作并签字确认；

（四）负责公司信息披露的保密工作，在未公开重大信息出现泄露时，及时 向证券交易所报告并公告；

（五）关注公共媒体报道并主动求证真实情况，督促董事会及时回复公司上 市的证券交易所所有问询；

（六）组织董事、监事和高级管理人员进行证券法律法规、证券交易所相关 规则及其他相关规定的培训，协助前述人员了解各自在信息披露中的权利和义务；

（七）督促董事、监事和高级管理人员遵守证券法律法规、证券交易所其他 相关规定及《公司章程》，切实履行其所作出的承诺；在知悉公司作出或者可能 作出违反有关规定的决议时，应当予以提醒并立即如实地向公司上市的证券交易 所报告；

（八）《公司法》、《证券法》、中国证监会和证券交易所要求履行的其他 职责。

第十五条 公司应当为董事会秘书履行职责提供便利条件，董事、监事、其 他高级管理人员和相关工作人员应当支持、配合董事会秘书的工作。

董事会秘书作为上市公司高级管理人员，为履行职责有权参加相关会议，查 阅有关文件，了解公司的财务和经营等情况。董事会及其他高级管理人员应当支 持董事会秘书的工作，对于董事会秘书提出的问询，应当及时、如实予以回复， 并提供相关资料。

董事会秘书在履行职责的过程中受到不当妨碍和严重阻挠时，可以直接向证 券交易所报告。

第四章 董事会秘书的工作细则

第十六条 董事会秘书应负责做好以下与董事会会议有关的工作：

（一）依照有关法律、法规及《公司章程》的规定及时完成董事会筹备工作；

（二）将董事会会议通知及会议资料按规定的方式及时间送达各位董事；

（三）列席董事会会议并负责会议记录，保证记录的真实性、准确性、完整 性，并在会议记录上签字；除会议记录外，董事会秘书还可以对会议召开情况作 成简明扼要的会议纪要，根据统计的表决结果就会议所形成的决议制作单独的决 议纪录。

（四）依照有关法律、法规、《公司章程》及证券交易所的规定在董事会会 议结束后将董事会决议及有关资料进行公告；

（五）依照《公司章程》的规定认真保管董事会会议文件、会议记录，并装 订成册，建立档案。

第十七条 董事会秘书应负责做好以下与股东大会有关的工作：

（一）依照有关法律、法规及《公司章程》的规定及时完成股东大会的筹备 工作；

（二）在年度股东大会召开二十日前、临时股东大会召开十五日前通知公司 股东并依照有关法律、法规及证券交易所的规定进行公告；

（三）在会议召开前，按规定取得有权出席本次会议的股东名册，并建立出 席会议人员的签到簿；在会议召开日根据前述股东名册，负责核对出席会议股东 （包括代理人）的资格是否合法、有效，对不具有合法资格的股东（包括代理人） 有权拒绝其进入会场和参加会议；

（四）应在股东大会召开前，将相关资料置备于会议通知中载明的会议地址， 以供出席会议的股东（包括股东代理人）查阅：

（五）协助董事会依法召集并按公告日期召开股东大会；因不可抗力或其他 异常原因导致股东大会不能正常召开或未能做出任何决议时，协助董事会向证券 交易所说明原因并按规定进行公告，公司董事会有义务采取必要措施尽快恢复召 开股东大会；

（六）协助董事会、监事会应采取必要的措施保证股东大会的严肃性和正常 秩序；

（七）按有关法律法规、《公司章程》的规定做好股东大会的会议记录；

（八）依照有关法律、法规、《公司章程》及证券交易所的规定及时将股东 大会决议进行公告；

（九）认真管理保存公司股东大会会议文件、会议记录，并装订成册，建立 档案。

第十八条 董事会秘书应负责做好信息披露工作：

（一）依照有关法律、法规及证券交易所的规定，认真配合证券交易所完成 定期信息披露核查工作；

（二）信息披露工作应以真实、准确、完整、及时、公平为原则，应符合中 国证监会和证券交易所关于信息披露的要求。

第五章 附则

第十九条 本工作制度未尽事宜，按照国家的有关法律、法规、规范性文件 及公司章程的有关规定执行。

第二十条 本工作制度经公司董事会表决通过之日起生效，修改时亦同。 第二十一条 本工作制度解释权属于公司董事会。

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北京数码视讯科技股份有限公司

董事会

二〇二一年四月二十七日