AGM Information • Mar 31, 2023
AGM Information
Open in ViewerOpens in native device viewer
Office translation. In case of discrepancies, the Norwegian original version shall prevail.
Styret i SmartCraft ASA (org. nr. 918 356 649) ("Selskapet") innkaller herved aksjonærene til ordinær generalforsamling.
Sted: Digitalt via Microsoft Teams. Place: Digital via Microsoft Teams.
Generalforsamlingen vil avholdes digitalt og uten fysisk oppmøte. Aksjonærene vil bli gitt anledning til å følge møtet og stille spørsmål gjennom Microsoft Teams. Nærmere informasjon om deltakelse er inntatt nederst i innkallingen.
Generalforsamlingen åpnes av styrets leder, Gunnar Haglund, eller av den styret har utpekt. Møteåpner vil opprette fortegnelse over møtende aksjeeiere og fullmakter.
Selskapets styre foreslår følgende dagsorden for generalforsamlingen:
Styret foreslår at Carl Ivarsson velges til å medundertegne protokollen.
Styret foreslår at generalforsamlingen treffer følgende vedtak: The board of directors proposes that the general meeting
Styrets forslag til årsregnskap og årsrapport for regnskapsåret 2022, herunder årsberetningen, ble publisert 28. mars 2023 og er tilgjengelig på Selskapets hjemmeside www.smartcraft.com. Styret foreslår at generalforsamlingen treffer følgende vedtak:
Selskapets årsregnskap og årsrapport, herunder årsberetning, for regnskapsåret 2022, godkjennes.
The board of directors of SmartCraft ASA (reg. no. 918 356 649 (the "Company") hereby calls for an annual general meeting for the shareholders.
Tid: 28. april 2023 kl. 10:00. Time: 28 April 2023 at 10:00 (CET).
The general meeting will be held digitally and without physical attendance. The shareholders will be given possibility to follow the meeting and raise questions through Microsoft Teams. Further information on the participation is included below.
The general meeting will be opened by the chair of the board of directors, Gunnar Haglund, or the person appointed by the board of directors. The person opening the meeting will record attendance of present shareholders and proxies.
The board of directors of the Company proposes the following agenda for the general meeting:
Styret foreslår at Gunnar Haglund velges som møteleder. The board of directors proposes that Gunnar Haglund is elected to chair the meeting.
The board of directors proposes that Carl Ivarsson is elected to co-sign the minutes.
passes the following resolution:
Innkalling og dagsorden godkjennes. The notice and the agenda are approved.
The board of directors' proposal for annual accounts and annual report for the financial year 2022, including the board of directors' report, were made public on March 28th 2023 and are available at the Company's website www.smartcraft.com. The board of directors proposes that the general meeting passes the following resolution:
The Company's annual accounts and annual report, including the board of directors' report, for the financial year 2022 are approved.
Styret foreslår at revisors honorar for 2022 godkjennes etter regning og at generalforsamlingen fatter følgende vedtak:
Generalforsamlingen godkjenner revisors honorar for 2022 etter regning.
I henhold til allmennaksjeloven § 5-6 (5) skal generalforsamlingen behandle styrets redegjørelse for foretaksstyring, utarbeidet i tråd med regnskapsloven § 3-3b. Redegjørelsen er tatt inn i årsberetningen som er tilgjengelig på Selskapets hjemmeside www.smartcraft.com.
Det skal ikke stemmes over styrets redegjørelse om foretaksstyring på generalforsamlingen.
Valgkomiteen foreslår at medlemmene av styret, revisjonsutvalget og kompensasjonsutvalget mottar følgende godtgjørelse for perioden fra ordinær generalforsamling 2022 til ordinær generalforsmaling 2023:
Valgkomiteen foreslår på denne bakgrunn at generalforsamlingen treffer følgende vedtak:
Valgkomiteens forslag om godtgjørelse til medlemmene av styret, revisjonsutvalget og kompensasjonsutvalget for regnskapsåret 2022 godkjennes.
For mer informasjon vises det til valgkomiteens innstilling, tilgjengelig på Selskapets hjemmeside www.smartcraft.com.
Valgkomiteen forslår at medlemmene av valgkomiteen mottar godtgjørelse i henhold til valgkomiteens innstilling, tilgjengelig på Selskapets hjemmeside www.smartcraft.com.
The board of directors proposes that the auditor's fee for the financial year 2022 is approved as per the auditor's invoice and that the general meeting passes the following resolution: The general meeting approves the annual auditor's fees for the financial year 2022 as per the auditor's invoice.
Pursuant to Section 5-6 (5) of the Norwegian Public Limited Liability Companies Act, the annual general meeting shall consider the board of directors' report on corporate governance which has been prepared in accordance with Section 3-3b of the Norwegian Accounting Act. The report is included in the annual report which is available at the Company's website www.smartcraft.com.
The report is not subject to the vote of the general meeting.
7 APPROVAL OF REMUNERATION FOR MEMBERS OF THE BOARD OF DIRECTORS, THE AUDIT COMMITTEE AND THE REMUNERATION COMMITTEE
The nomination committee proposes that the members of the board of directors, the audit committee and the remuneration committee shall receive remuneration for the period from the Annual General Meeting in 2022 to the Annual General Meeting in 2023 as follow:
Accordingly, the nomination committee proposes that the general meeting adopts the following resolution:
The nomination committee's proposal for remuneration for the members of the board of directors, the audit committee and the remuneration committee for the financial year 2022 is approved. For more information reference is made to the nomination committee's recommendation, available at the Company's website www.smartcraft.com.
The nomination committee proposes that the members of the nomination committee receives the remuneration as stated on
the nomination committee's recommendation, available at the Company's website www.smartcraft.com.
Valgkomiteen foreslår at generalforsamlingen fatter følgende The nomination committee proposes that the general meeting passes the following resolution:
Valgkomiteens forslag til godtgjørelse til medlemmene av valgkomiteen the members of the nomination committee is approved.
9 GODKJENNING AV RETNINGSLINJER OM LEDERLØNN 9 APPROVAL OF REMUNERATION GUIDELINES
vedtak:
godkjennes.
I tråd med allmennaksjeloven § 6-16a, supplert av forskrift om retningslinjer og rapport om godtgjørelse for ledende personer, har styret utarbeidet retningslinjer for godtgjørelse til ledende personer i Selskapet. Retningslinjene er tilgjengelige på Selskapets hjemmeside www.smartcraft.com.
I henhold til allmennaksjeloven § 5-6 (3) skal retningslinjene godkjennes av generalforsamlingen. Styret foreslår på denne bakgrunn at generalforsamlingen fatter følgende vedtak:
Styrets forslag til retningslinjer for fastsettelse av lønn og annen godtgjørelse til ledende personer godkjennes.
I tråd med allmennaksjeloven § 6-16b har styret utarbeidet en rapport om lønn og annen godtgjørelse til ledende personer i Selskapet. Rapporten er tilgjengelige på Selskapets hjemmeside www.smartcraft.com.
Generalforsamlingen skal avholde en rådgivende avstemning over rapporten.
Styret anbefaler at generalforsamlingen ved en rådgivende avstemming gir sin tilslutning til rapporten om lønn og annen godtgjørelse til ledende personer.
Valgkomiteens medlemmer ble valgt for en periode på to år fra 25 mai 2021 og følgelig er alle medlemmer på valg i 2023. Valgkomiteen foreslår på denne bakgrunn at generalforsamlingen velger følgende medlemmer til valgkomiteen:
Arild Bødal (leder) Helen Fasth Gillstedt
I tråd med selskapets vedtekter ble styrets medlemmer valgt for en periode på to år fra 21 april 2021 og følgelig er alle styremedlemmer på valg i 2023. I overensstemmelse med valgkomiteens instruks har valgkomiteen gjennomgått styresammensetning og foreslår på The proposal by the nomination committee for remuneration to
In accordance with Section 6-16a of the Norwegian Public Limited Liability Companies Act, supplemented by the Regulation on guidelines and report for salary and other remuneration for leading personnel, the board of directors has prepared guidelines for salary and other remuneration to leading personnel of the Company. The guidelines are available at the Company's website www.smartcraft.com.
In accordance with Section 5-6 (3) of the Norwegian Public Limited Liability Companies Act, the guidelines are subject to approval by the general meeting. On this background, the board of directors proposes that the general meeting passes the following resolution:
The board of directors' proposed guidelines for salary and other remuneration to leading personnel are approved.
In accordance with section 6-16b of the Norwegian Public Limited Liability Companies Act, the board of directors has prepared a report regarding remuneration of Company executives. The report is available at the Company's website www.smartcraft.com.
The report shall be considered by the general meeting by way of an advisory vote.
The board of directors recommends that the general meeting by an advisory vote endorses the report on salary and other remuneration to leading personnel.
The members of the nomination committee were elected for a period of two years from May 25th, 2021, thus all members are up for election in 2023. The nomination committee proposes the general meeting to elect the following members to the nomination committee:
Arild Bødal (chairperson) Helen Fasth Gillstedt
Pursuant to the Articles of Association the board members was elected for a period of two years from April 21st, 2021, thus all board members are up for election in 2023. In accordance with the instructions for the nomination committee, the nomination committee has conducted an evaluation of the denne bakgrunn at generalforsamlingen velger følgende styremedlemmer:
Gunnar Haglund (styreleder) Isabella Alveberg Bernt Ulstein Maria Danell Marianne Bergmann Røren Carl Ivarsson Allan Engström
13 FULLMAKT TIL STYRET TIL Å FORHØYE AKSJEKAPITALEN VED UTSTEDELSE AV NYE AKSJER FOR Å FINANSIERE VIDERE VEKST
Styret foreslår at generalforsamlingen gir styret fullmakt til å utstede aksjer for å sikre en optimal kapitalstruktur og utnytte potensielle vekstmuligheter, for eksempel i forbindelse med, men ikke begrenset til, oppkjøp, fusjoner eller liknende transaksjoner, og til å gjennomføre emisjoner for å styrke Selskapets finansielle stilling, oppad begrenset til 10 % av aksjekapitalen i Selskapet.
For å kunne utnytte fullmakten på best mulig måte, for eksempel i forbindelse med rettede emisjoner, foreslås det også at styret gis fullmakt til å fravike aksjeeiernes fortrinnsrett ved bruk av fullmakten.
composition of the board of directors, and proposes the general meeting to elect the following members to the board of directors:
Gunnar Haglund (chairperson) Isabella Alveberg Bernt Ulstein Maria Danell Marianne Bergmann Røren Carl Ivarsson Allan Engström
13 BOARD AUTHORIZATION TO INCREASE THE SHARE CAPITAL BY ISSUANCE OF NEW SHARES IN ORDER TO FINANCE FURTHER GROWTH
The board of directors proposes that the general meeting grants the board of directors an authorization to issue shares to secure an optimal capital structure and capitalize on potential growth opportunities, for example, but not limited to, in connection with acquisitions, mergers and similar transactions, and to carry out equity issues for the purpose of strengthening the Company's financial position, limited to 10% of the Company's share capital.
In order to utilise the authorization in the best possible manner, e.g. in connection with private placements, it is proposed that the board of directors is authorized to deviate from the shareholders' preferential rights when using the authorization.
Styret foreslår at generalforsamlingen fatter følgende vedtak: The board of directors proposes that the general meeting passes the following resolution:
(i) Pursuant to Section 10-14 of the Norwegian Public Limited Liability Companies Act, the board of directors is granted an authorization to increase the Company's share capital, in one or more rounds, by up to NOK 171,522.305.
(ii) The shareholders' preferential right to subscribe for the new shares pursuant to Section 10-4 of the Norwegian Public Limited Liability Companies Act may be deviated from.
(iii) The authorization comprises share capital increases against contribution in kind and the right to incur specific obligations on behalf of the Company, cf. Section 10-2 of the Norwegian Public Limited Liability Companies Act.
(iv) The authorization covers share capital increases in connection with mergers pursuant to Section 13-5 of the Norwegian Public Limited Liability Companies Act. (v) The authorization shall be effective from the date it is registered in the Norwegian Register of Business Enterprises and shall be valid until the Company's annual general meeting in 2024, but no longer than 30 June 2024.
Det foreslås at styrets fullmakt til å erverve egne aksjer med samlet pålydende verdi på inntil kr NOK 85.761,15, som tilsvarer 5% av Selskapets eksisterende aksjekapital forlenges.
Bakgrunnen for forslaget er at styret ønsker ha muligheten til å kunne benytte egne aksjer:
c) som oppgjørsform ved transaksjoner. c) for settlement of transactions.
(i) I henhold til allmennaksjeloven § 9-4 gis styret fullmakt til å, på vegne av Selskapet, erverve egne aksjer med en samlet pålydende verdi på inntil NOK 85.761,15, som tilsvarer 5 % av den eksisterende aksjekapitalen.
Revisjonsutvalget i styret har innhentet og vurdert tilbud fra fem eksterne revisorer i en anbudsprosess og gitt følgende konklusjon:
«PwC har vært ekstern revisor for SmartCraft ASA og deler av konsernet i 6 år, både i tiden før og etter børsnoteringen i 2021. SmartCraft har vært fornøyd med revisjonstjenestene levert fra PwC. I perioden har PwC blant annet vært sentral i overgangen til IFRS regnskapsprinsipper i forberedelser til børsnotering.
Styrets revisjonsutvalg anser det som hensiktsmessig og i tråd med standarder for god virksomhetsstyring å vurdere den eksterne revisorens regelmessig. I 2022 ble det gjennomført en grundig anbudsprosess med de aktuelle leverandørene av revisjonstjenester. Basert på en vurdering av resultatet av anbudsprosessen anbefaler styrets revisjonsutvalg å velge Ernst & Young som konsernets nye revisor med virkning fra regnskapsåret 2023.»
It is proposed that the board of directors' granted authorisation to acquire treasury shares with a total nominal value of up to NOK 85,761.15, which is equivalent to 5% of the Company's current share capital is extended.
The reason for the proposal is that the board of directors wishes to have the ability to use own shares:
Styret foreslår at generalforsamlingen treffer følgende vedtak: The board of directors proposes that the general meeting passes the following resolution:
(i) In accordance with Section 9-4 of the Norwegian Public Limited Companies Act, the board of directors is granted authorization to, on behalf of the Company, acquire own shares with a total nominal value of up to NOK 85,761.15, which is equivalent to 5% of the current share capital.
(ii) The maximum amount which can be paid for each share is NOK 50 and the minimum is NOK 1.
(iii) Acquisition and sale of own shares may take place in any way the board of directors finds appropriate, however, not by subscription of own shares.
(iv) The authorization is valid until the Company's annual general meeting in 2024, but no longer than 30 June 2024.
The Audit Committee have gathered and assessed offers from five external auditors in a tender process and given the following conclusion:
"PwC has been the external auditor for SmartCraft ASA and parts of the group for 6 years, both before and after the IPO in 2021. SmartCraft has been satisfied with the audit services provided by PwC. During the period, PwC has, among other things, been central to the transition to IFRS accounting principles in preparations for a stock exchange listing.
The board's audit committee considers it appropriate and in line with standards for good corporate governance to assess the external auditor's regularly. In 2022, a thorough tender process was carried out with the relevant suppliers of audit services. Based on an assessment of the outcome of the tender process, the board's audit committee recommends choosing Ernst & Young as the group's new auditor with effect from the financial year 2023."
Styret foreslår at § 7 i Selskapets vedtekter endres for å samsvare med kommende endringer i allmennaksjeloven.
Andre setning i § 7 i Selskapets vedtekter endres til å lyde som følger: The second sentence in section 7 of the Company's articles of
"Styret kan beslutte at aksjonærer som vil delta på generalforsamlingen, må melde dette til selskapet innen en bestemt frist som ikke kan utløpe tidligere enn to virkedager før generalforsamlingen."
Det er 171 522 305 aksjer i Selskapet, og hver aksje representerer én stemme. Selskapet har et løpende tilbakekjøpsprogram av egne aksjer, og pr 30.03.2023 eier Selskapet 1 258 703 egne aksjer. Slike aksjer kan ikke stemmes for.
Generalforsamlingen avholdes digitalt og uten fysisk oppmøte for aksjeeierne, jf. allmennaksjeloven § 5-8 (4), jf. § 1-5 a, via Microsoft Teams.
Alle aksjeeiere som har til hensikt å delta på den digitale generalforsamlingen må registrere deltakelse innen 26. april 2023 kl. 08:00. Aksjeeiere kan registrere påmelding elektronisk via Selskapets hjemmeside www.smartcraft.com eller Verdipapirsentralens (VPS) investortjenester. Påmelding kan også registreres ved å fylle ut og sende inn påmeldings- eller fullmaktsskjemaet vedlagt som Vedlegg 1 til denne innkalling i henhold til de instrukser som følger av skjemaet.
Aksjeeiere kan avgi stemme for hver enkelt sak på dagsorden på forhånd. Slike forhåndsstemmer må avgis elektronisk via VPS' investortjenester for aksjeeiere som har tilgang til dette eller via Selskapets nettside. Frist for å avgi forhåndsstemmer er 26. april 2023 kl. 08:00. Frem til denne fristen kan stemmer som allerede er avgitt endres eller trekkes tilbake.
Aksjeeiere kan gi fullmakt til styrets leder (eller den han utpeker) eller en annen person til å stemme for sine aksjer. Fullmakt og forhåndsstemmer kan sendes inn elektronisk via VPS' investortjenester eller ved å fylle ut og sende inn fullmaktsskjemaet vedlagt som Vedlegg 1 til denne innkallingen i henhold til de instrukser som følger av skjemaet. Fullmakten må være skriftlig, datert, underskrevet og sendt inn i tide. Styret ber aksjeeiere sende inn fullmakter slik at de mottas innen 26. april 2023 kl. 08:00.
Styret foreslår at generalforsamlingen treffer følgende vedtak: The board of directors proposes that the general meeting passes the following resolution:
Ernst & Young AS velges som revisor for SmartCraft ASA. Ernst & Young AS is elected as auditor for SmartCraft ASA.
The board of directors proposes that section 7 of the Company's articles of association is amended to comply with upcoming changes in the Public Limited Liability Companies Act.
Styret foreslår at generalforsamlingen treffer følgende vedtak: The board of directors proposes that the general meeting passes the following resolution:
association is amended to read as follows:
"The board of directors may decide that shareholders who want to participate in the general meeting must notify the company thereof within a specific deadline that cannot expire earlier than two business days prior to the general meeting."
* * * * * *
There are 171,522,305 shares in the Company, and each share represents one vote. The Company has a share buy-back program, per 30.03.2023 the Company holds 1 258 703 treasury shares. Such treasury shares may not be voted for.
The general meeting will be held as a digital meeting and hence without physical attendance, cf. section 5-8 (4), cf. § 1-5 of the Norwegian Public Limited Liability Companies Act, via Microsoft Teams.
All shareholders who intend to attend the digital general meeting must register their attendance no later than April 26, 2023 at 08:00 hours (CET). Shareholders can register attendance online through the Company's website www.smartcraft.com or the Norwegian Central Securities Depository (VPS)'s investor services. Attendance can also be registered by completing and submitting the registration form or proxy form attached to this notice as Appendix 1 in accordance with the instructions set out therein.
Shareholders may cast votes for each matter on the agenda in advance. Such early voting must be made online through VPS' investor services for shareholders having access to such or through the Company's website. The deadline for submitting early voting is April 26, 2023, at 08:00 (CET). Until the deadline, votes already cast may be changed or withdrawn.
Shareholders may authorize the chair of the board of directors (or whomever he authorizes) or another person to vote for its shares. Proxies and early voting may be submitted electronically through VPS' investor services or by completing and submitting the registration or proxy form attached to this notice as Appendix 1 in accordance with the instructions set out therein. The proxy must be in writing, dated, signed and timely submitted. The board of directors requires Dersom aksjer er registrert i VPS på en forvalter, jf. allmennaksjeloven § 4-10, og den reelle aksjeeieren ønsker å avgi stemmer for sine aksjer, må aksjene før generalforsamlingen registreres på en separat VPS-konto i den reelle aksjeeierens navn.
Beslutninger om stemmerett for aksjeeiere og fullmektiger treffes av møteåpner. Beslutning kan omgjøres av generalforsamlingen med alminnelig flertall.
En aksjeeier har rett til å fremsette forslag til beslutninger i saker på dagsordenen og til å kreve at styremedlemmer og daglig leder på generalforsamlingen gir tilgjengelige opplysninger om forhold som kan innvirke på bedømmelsen av (i) godkjennelse av årsregnskapet og årsberetningen, (ii) saker som er forelagt generalforsamlingen til avgjørelse og (iii) Selskapets økonomiske stilling, herunder virksomheten i andre selskaper som Selskapet deltar i, og andre saker som generalforsamlingen skal behandle, med mindre de opplysninger som kreves ikke kan gis uten uforholdsmessig skade for Selskapet. Aksjeeiere har rett til å ta med rådgiver, og kan gi talerett til én rådgiver.
Informasjon om generalforsamlingen og dokumenter som skal behandles av generalforsamlingen eller inntas i innkallingen er gjort tilgjengelig på Selskapets hjemmeside, herunder vedlegg til innkallingen og Selskapets vedtekter. Dokumenter som gjelder saker som skal behandles av generalforsamlingen sendes vederlagsfritt til aksjeeierne ved forespørsel til Selskapet.
shareholders to submit proxies so they are received no later than April 26, 2023, at 08:00 hours (CET).
If shares are registered by a nominee in the VPS register, cf. Section 4-10 of the Norwegian Public Limited Liability Companies Act, and the beneficial shareholder wishes to vote for his/her shares, then the shares must be reregistered in a separate VPS account in his/her own name prior to the general meeting.
Decisions on voting rights for shareholders and representatives are made by the person opening the meeting, whose decision may be reversed by the general meeting by a majority vote.
A shareholder may make proposals for resolutions with respect to matters on the agenda and may require that members of the board of directors and the chief executive officer at the general meeting provide available information about matters which may affect the assessment of (i) the approval of the annual accounts and the board of directors' report, (ii) matters that are presented to the shareholders for decision and (iii) the Company's financial situation, including operations in other companies the Company participates in, and other matters to be discussed at the general meeting, unless the requested information cannot be disclosed without causing disproportionate damage to the Company. Shareholders are entitled to bring advisors and may grant the right of speech to one advisor.
Information about the general meeting and documents to considered by the general meeting or incorporated in the notice is posted on the Company's website, including the appendices to this notice and the Company's articles of association. Documents relating to matters to be considered by the general meeting may be sent free of charge to the shareholders upon request to the Company.
Adresse til Selskapets hjemmeside er: www.smartcraft.com. The address to the Company's website is: www.smartcraft.com.
* * * * * *
Hønefoss, March 31st, 2023 On behalf of the board of directors of SmartCraft ASA
Building tools?
Free accounts include 100 API calls/year for testing.
Have a question? We'll get back to you promptly.