Síminn — Proxy Solicitation & Information Statement 2023

Feb 28, 2023

GILDI

Stjórn Símans hf.
Ármúla 25
108 Reykjavík

Reykjavík 27. febrúar 2023

Efni: Breytingartillaga vegna aðalfundar 9. mars 2023.
Með vísan til auglýsingar um aðalfund Símans hf. óskar Gildi-lífeyrissjóður eftir því að eftirfarandi breytingartillaga varðandi dagskrárlið 13 verði tekin til meðferðar á aðalfundinum.

Dagskrárliður 13: Tillögur um breytingar á samþykktum félagsins – tillaga um breytingu á grein 10.6. í samþykktum félagsins
Lagðar eru til eftirfarandi breytingar (yfirstrikaður texti felldur á brott og undirstrikuðum texta bætt við):

„Stjórn er heimilt að ákveða að hluthafafundur verði haldinn rafrænt, að hluta eða öllu leyti, að því gefnu að tiltækur sé nægilega öruggur búnaður til að halda rafrænan fund. Ef tekin er ákvörðun um að halda rafrænan fund skal þess getið sérstaklega í fundarboði. Í fundarboði skulu koma fram upplýsingar um nauðsynlegan tæknibúnað, hvernig hluthafar tilkynni þátttöku sína, hvernig atkvæðagreiðsla fer fram og hvar hluthafar nálgast leiðbeiningar um fjarskiptabúnað, aðgangsorð til þátttöku á fundinum og aðrar upplýsingar sem geta átt við. Innslegið aðgangsorð í tiltekinn fjarskiptabúnað jafngildir undirskrift viðkomandi hluthafa og telst staðfesting á þátttöku hans á hluthafafundinum. Ef hluthafafundur er haldinn með rafrænum hætti, annað hvort að hluta eða öllu leyti, skal félagsstjórn heimilt að ákveða að hluthafar sem hyggjast sækja fundinn með rafrænum hætti skuli tilkynna skrifstofu félagsins um þátttöku allt að tveimur fimm dögum fyrir fundinn og samtímis leggja fram skriflegar spurningar varðandi dagskrá eða framlögð skjöl sem þeir óska svara við á fundinum. Skal frestsins hverju sinni getið í fundarboði, ef við á. Að öðru leyti gilda um slíkar atkvæðagreiðslur ákvæði 80. gr. a laga nr. 2/1995 um hlutafélög, með síðari breytingum.“

Greinargerð breytingartillögu:
Í félögum þar sem hlutir hafa verið teknir til viðskipta á skipulegum markaði er heimilt á grundvelli nýlegra lagabreytinga að kveða á um það í samþykktum að hluthafi skuli tilkynna félaginu þátttöku sína á hluthafafundi innan tiltekins frests fyrir fundinn. Sá frestur skuli þó eigi vera lengri en ein vika. Fundarboð skal innihalda upplýsingar um skráningardag, sbr. 5. mgr. 80. gr. laga nr. 2/1995 um hlutafélög.

Að mati Gildis-lífeyrissjóðs er ekki ástæða til þess að hafa slíkan frest lengri en tveimur dögum fyrir fundinn. Þær tæknilausnir sem skráð félög hafa nýtt til skráningar og utanumhalds rafrænna hluthafafunda og atkvæðagreiðslu er hægt að nýta innan slíks frests og hefur jafnvel verið mögulegt að miða við skráningu samdægurs.

Takmörkun af þessu tagi er til þess fallin að hluthafi, sem ekki gætir formskilyrða, missi mögulega af þátttökurétti í slíkum fundi. Að mati sjóðsins ætti að forðast slík formskilyrði eins og frekast er

Lífeyrissjóður
Gildi
517-4700
www.gildi.is

---

GILDI

unnt, eingöngu nýta slíkar heimildir sé það óhjákvæmilegt og þá að hámarki með tveggja daga fyrirvara.

Þá er ekki að sjá að ástæða sé til þess að skylda hluthafa til þess að leggja fram skriflegar spurningar varðandi dagskrá eða framlögð skjöl á sama tíma og viðkomandi skráir sig á fundinn. Hægt ætti að vera að koma slíkum spurningum á framfæri þegar fundur á sér stað enda bjóða kerfi sem halda utan um rafræna hluthafafundi upp á slíka virkni. Er því lagt til að texti sem snýr að slíkri skyldu falli brott þar sem ekki er sjáanleg þörf á honum.

Virðingarfyllst,

Gildi-lífeyrissjóður