Síminn — Proxy Solicitation & Information Statement 2018

Nov 7, 2018

Síminn

Tillögur lagðar fyrir hluthafafund Símans hf.
28. nóvember 2018 /
Proposals submitted to the shareholders meeting of Síminn hf.,
November 28, 2018

1. Tillögur um breytingu á samþykktum félagsins / Proposals for amendments to the Articles of Association

Á aðalfundi félagsins 15. mars 2018 var samþykkt af hluthöfum að fela stjórn að undirbúa að koma á fót tilnefningarnefnd innan félagsins í samræmi við leiðbeiningar Viðskiptaráðs Íslands, Nasdaq Iceland og Samtaka atvinnulífsins um stjórnarhætti fyrirtækja. Var lagt upp með að fyrirkomulag nefndarinnar og starfsreglur yrðu bornar undir hluthafafund til samþykktar sem skyldi haldinn á árinu 2018. Enn fremur var mælt fyrir um að fulltrúar í tilnefningarnefnd yrði kosnir með beinni kosningu á hluthafafundi, nema hluthafafundur myndi samþykkja að stjórn skipi einn stjórnarmann í nefndina.

Á þessum grundvelli hefur stjórnind undirbúið breytingar á samþykktum og gert drög að starfsreglum tilnefningarnefndar sem liggja fyrir hluthafafundi til samþykktar. Eðli málsins samkvæmt þykir eðlilegt að tillögur um breytingar á samþykktum verði teknar fyrir til afgreiðslu fyrst enda myndar þær grundvöll að stofnun tilnefningarnefndar. Verði þær tillögur samþykktar verði þá í kjölfarið fjallað um starfsreglur tilnefningarnefndar, skipun nefndarmanna fram að næsta aðalfundi auk þóknunar þeirra.

At the company's Annual General Meeting on March 15, 2018, shareholders were authorized to entrust the Board with the preparation of a nomination committee within the Company in accordance with the guidelines of the Chamber of Commerce, Nasdaq Iceland and the Confederation of Icelandic Employers' Corporate Governance. It was proposed that the committee's rules of procedure be presented before a shareholders' meeting for approval that should be held in 2018. Furthermore, it was recommended that representatives of the nomination committee be elected by direct election to a shareholders' meeting unless a shareholders' meeting would approve that the board appoint one member of the committee.

On this basis, the Board has prepared amendments to the Articles of Association and drafted the rules of procedure of the Nomination Committee, which is presented before the shareholders' meeting for approval. The nature of the case, it is natural that proposals for amendments to the articles of association be taken for consideration first, as they form the basis for the creation of a nomination committee. If the proposals for the amendment of the Articles of Association is approved, then the Rules of Procedure of the Nomination Committee will be

---

Síminn

discussed, the appointment of the members until the next Annual General Meeting, as well as their remuneration.

a. Tillaga vegna tilnefningarnefndar / Proposal for nomination committee

Með vísan til framangreinds leggur stjórn til eftirfarandi breytingar á samþykktum.

Í fyrsta lagi er lagt til að ný grein 10.12 bætist við samþykktir félagsins þar sem mælt er fyrir um að tilnefningarnefnd skuli starfa í félaginu og fyrirkomulag nefndarinnar.

„Í félaginu skal starfa tilnefningarnefnd, skipuð þremur einstaklingum. Tveir einstaklingar skulu vera kosnir á aðalfundi á ári hverju en einn nefndarmanna skal vera valinn af stjórn eigi síðar en mánuði eftir aðalfund. Hluthafafundur skal samþykja starfsreglur tilnefningarnefndar en í þeim skal nánar kveðið á um störf og starfshætti nefndarinnar.“

Í öðru lagi er lögð til breyting á lið 4) í grein 11.2 sem verður svohljóðandi:

„5) Kosning tveggja einstaklinga í tilnefningarnefnd.“

Tillagan felur í sér að það skuli vera skylt að kjósa tvo einstaklinga í tilnefningarnefndina á aðalfundi. Um er að ræða nýjan lið í grein 11.1 en aðrir liðir fá nýttnúmer, þ.e. liður 5) verður 6), liður 6) verður liður 7 o.s.frv.

Í þriðja lagi er lögð til breyting á lið 7) grein 11.2. og eftirfarandi texta bætt við:

„, sem og þóknun nefndarmanna í tilnefningarnefnd.“

Telja verður eðlilegt að hluthafafundur ákveði þóknun nefndarmanna með sama hætti og þóknun stjórnarmanna er ákveðin.

Í fjórða lagi er lagt til viðbót við grein 11.4. þar sem eftirfarandi texti bætist við greinina á eftir orðunum „tillaga stjórnar um starfskjarastefnu“:

„, tillögur og skýrslu tilnefningarnefndar“

Þá bætist einnig við sömu grein eftirfarandi setning aftast í greinina:

„Tillögur og skýrsla tilnefningarnefndar vegna framboða til stjórnar, sem berast frá birtingu fundarboðs og fram að fresti, til þess að skila framboði til stjórnar skal liggja fyrir á vefsíðu félagsins eigi síðar en 2 dögum fyrir aðalfund og á það sama við um aukafund þegar kosning til stjórnar er á dagskrá aukafundar.“

---

Síminn

Í ljósi þess að tilnefningarnefndin skal skila tillögum sínum með þeim hætti að það liggi fyrir hvaða einstaklinga nefndin tilnefnir þykir eðlilegt að umrædd gögn séu birt á sama tíma og með sama hætti og önnur aðalfundargögn, þ.e. 21 degi fyrir aðalfund. Hins vegar er heimilt að senda framboð til stjórnar allt að fimm sólahringum fyrir aðalfundinn og þess vegna þykir rétt að nefndin skili skýrslu vegna slíkra framboða tveimur dögum fyrir aðalfundinn, þ.e. á sama tíma og skylt er að birta lista yfir öll framkomin stjórnarframboð.

Til þess að tilnefningarnefnd geti hafið störf og skilað tillögum fyrir aðalfundi árið 2019 er lagt til eftirfarandi ákvæði til bráðabirgða í viðauka við samþykktirnar:

„Hluthafafundur dags. 28. nóvember 2018 skal kjósa tvo nefndarmenn í tilnefningarnefnd sem skal taka til starfa í samræmi við starfsreglur tilnefningarnefndar samþykktar af hluthafafundi sama dag. Stjórn félagsins skipar einn nefndarmann.“

With reference to the above, the Board proposes the following amendments to the Articles of Association.

First, it is proposed that a new Article 10.12 be added to the Articles of Association of the Company, which stipulates that the Nomination Committee shall operate in the Company and the arrangements of the Committee.

„The company shall serve a nomination committee consisting of three persons. Two members shall be elected at the Annual General Meeting each year, but one member shall be elected by the Board no later than one month after the Annual General Meeting. A shareholders' meeting shall approve the rules of procedure of the nomination committee, which shall further specify the work and working practices of the Committee.“

Secondly, it is proposed to amend item 4 in Article 11.2 which shall as follows:

„5) Election of two persons in nomination committee.“

The proposal entails that it is obligatory to elect two persons in the nomination committee at the Annual General Meeting. This is a new item in Article 11.1, but other items get a new number, i.e. item 5) becomes 6), Item 6) becomes Item 7, etc.

Thirdly, it is proposed to amend item 7 of Article 11.2 and the following text is added:

", as well as the fees of members of the nomination committee."

---

Síminn

It must be considered normal that a shareholders' meeting determines the remuneration of members of the committee in the same manner as the remuneration of the board members is determined.

Fourth, addition to Article 11.4 is added. where the following text is added to the article after the words "Board of Directors' Remuneration Policy":

", proposals and report of nomination committee"

Additionally, the same article is added to the following sentence at the end of the article:

"Proposals and reports of nomination committees for submissions to the Board, which are received from the announcement of the meeting and the deadlines for submission of candidatures to the Board, shall be available on the Company's website no later than 2 days before the Annual General Meeting, and the same applies to an Extraordinary Meeting when the election to The board is on the agenda of an extraordinary meeting."

Given that the nomination committee shall submit its proposals in such a way as to identify the persons nominated by the committee, it is natural that the information in question be published at the same time as in the same way as other main data, ie. 21 days before the Annual General Meeting. On the other hand, the Board may send up to five days before the Annual General Meeting, and therefore it is appropriate that the Committee submit a report for such submissions two days before the Annual General Meeting, ie. at the same time as it is required to publish a list of all executive boards.

In order for a nomination committee to work and submit proposals to the Annual General Meeting in 2019, the following provisions are provisionally included in the Annex to the Articles of Association:

"Shareholders' Meeting of Day. November 28, 2018 shall elect two members of the nomination committee to be appointed in accordance with the rules of procedure of the nomination committee approved by a shareholders' meeting on the same day. The Board of Directors appoints one member."

b. Tillaga vegna birtingu 20 stærstu hluthafanna / Proposal for the publication of 20 largest shareholders

Stjórn félagsins leggur til að ný grein 5.4. verði bætt við sambykktirnar:

„Á meðan hlutir félagsins eru skráðir á skipulegum verðbréfamarkaði skal félagið birta á vefsíðu þess upplýsingar um tuttugu stærstu

---

Síminn

hluthafa félagsins eins og þeir eru á hverjum tíma og miða við að upplýsingar séu uppfærðar ekki sjaldnar en á mánaðarfresti. Birting á vefsíðu félagsins hefur þó aðeins upplýsingagildi og dregur ekki með nokkrum hætti úr gildissviði greinar 5.2."

Framangreind breyting er gerð í þeim tilgangi að ekki leiki vafi á því að hluthafar félagsins séu upplýstir um hverjir séu 20 stærstu hluthafar félagsins. Eftir að Nasdaq Iceland ákvað að láta af birtingu sambærilegs lista hefur verið til umræðu hvort birting slíks lista sé heimil. Að mati félagsins er það æskilegt fyrir gagnsæi markaðar að birta lista yfir helstu eigendur þess. Þannig leggur stjórn félagsins tillögu fyrir hluthafafund félagsins um að listi yfir 20 stærstu hluthafa félagsins verði aðgengilegur á vefsíðu félagsins, þó þannig að hann hafi aðeins upplýsingagildi.

The Board of Directors proposes a new Article 5.4. To be added to the Articles of Association:

"While the company's shares are listed on a regulated securities market, the company shall publish on its website information about the company's twenty largest shareholders as they are at any given time, with the aim of updating information not less than at monthly basis. The publication of the Company's website, however, has only information purpose and does not in any way affect the scope of Article 5.2."

The above change is made for the purpose of not doubting that the company's shareholders are informed of who is the 20 largest shareholders of the company. After Nasdaq Iceland decided to discontinue the publication of a comparable list, it has been discussed whether the publication of such list is permitted. In the opinion of the company it is desirable for the transparency market to publish a list of its main owners. Thus, the Board of Directors proposes to the shareholders meeting that a list of the 20 largest shareholders of the company will be available on the Company's website, although it has only information value.

2. Tillaga um fyrirkomulag og starfsreglur tilnefningarnefndar / Proposal on the arrangements and procedures of the nomination committee

Stjórn hefur í samræmi ályktun hluthafafundar frá 15. mars 2018 undirbúið fyrirkomulag tilnefningarnefndar sem birtist í starfsreglum hennar. Í starfsreglum er m.a. lagt upp með að tveir nefndarmenn verði kosnir af aðalfundi en stjórn skipi einn nefndarmann úr hópi stjórnarmanna. Fyrirkomulag við framboð og kosningu nefndarmanna fylgir að miklu leyti reglum um framboð og kosningu stjórnarmanna skv. hlutafélagalögum. Í viðauka við starfsreglurnar er gerð grein fyrir ákveðnu hæfnismati sem lagt verður til grundvallar fyrir tilnefningarnefnd að nota í störfum sínum. Hæfnismatið er unnið á grundvelli greiningar félagsins á því hvaða þekkingu

---

Síminn

og reynslu er æskilegt að stjórn hafi yfir að ráða, að teknu tilliti til starfssviðs félagsins.

The Board has, in accordance with a resolution of a shareholders' meeting of March 15, 2018, prepared an arrangement for the nomination committee, which is published in its Rules of Procedure. The Rules of Procedure stipulate that two members shall be elected by the Annual General Meeting, while the Board shall appoint one member of the Board of Directors. Arrangements for the election and election of members of the committee are similar to the rules on the candidacy and election of board members, cf. Companies Act. An appendix to the Rules of Procedure describes a certain qualification assessment that will be used for the nomination committee to use in its work. The assessment is based on the company's analysis of what knowledge and experience is desirable for the management of the company, taking into account the company's business area.

3. Kosning nefndarmanna í tilnefningarnefnd / Election of committee members in nomination committee

Í samræmi við ákvæði til bráðabírgða leggur stjórn félagsins til eftirfarandi nefndarmenn í tilnefningarnefnd.

Jensína Kristín Böðvarsdóttir og Steinunn Kristín Þórðardóttir.

Eftir sem áður skal vera heimilt að skila framboðum til tilnefningarnefndar allt að fimm dögum fyrir hluthafafundinn, en þó ekki síðar en kl. 10 þann 23. nóvember 2018.

In accordance with provisional provisions, the Board of Directors proposes to the following members of the nomination committee.

Jensína Kristín Böðvarsdóttir and Steinunn Kristín Þórðardóttir.

However, candidates must be allowed to submit nominations to the nomination committee up to five days before the shareholders' meeting, but no later than at. 10 AM on November 23, 2018.

4. Þóknun nefndarmanna í tilnefningarnefnd / Remuneration for members of nomination committee

Stjórn félagsins leggur til að þóknun nefndarmenn í tilnefningarnefnd fram að aðalfundi verði í samræmi við þóknun nefndarmanna í starfskjaranefnd eins og hún var ákvæðin á aðalfundi 2018:

---

Síminn

Formaður 110.000 kr. á mánuði
Aðrir nefndarmenn 55.000 kr. á mánuði

The Board of Directors proposes that the remuneration of the nomination committee until Annual General Meeting 2019 will be in accordance with the remuneration of the Remuneration Committee as decided by the Annual General Meeting 2018.

Nomination Committee Chairman 110.000 ISK each month
Other Committee members 55.000 ISK each month

1. Önnur mál