Síminn — Governance Information 2018

Nov 7, 2018

| Rules of Procedure of Síminn hf. Nomination Committee | Starfsreglur tilnefningarnefndar
Simans hf. |
| --- | --- |
| 1. Purpose of the Nomination Committee | 1. Tilgangur tilnefningarnefndar |
| 1.1. The purpose of Síminn hf. (hereinafter "the Company") the Nomination Committee (hereinafter "the Committee") is to promote the interests of all shareholders and facilitate that the proposed Board of Directors (hereinafter "BoD") candidates collectively possess sufficient knowledge and experience to exercise their obligations under the Company's Article of Association, the Act on Public Limited Liability Companies no 2/1995, as well as other Acts and regulations that apply to the Company.

1.2. The Committee shall be an active platform for assessing whether candidates for the BoD collectively have sufficient and appropriate competencies to act as the Síminn's BoD according to the Company's Competency Criteria, see appendix 1. Furthermore, it should assess whether the overall BoD composition is effective. Based on its findings the Committee shall make recommendations for BoD candidacy to the Annual General Meeting (hereinafter "AGM"). | 1.1. Tilgangur tilnefningarnefndar (hér á eftir "nefndin") Símans hf. (hér á eftir "félagið") er að stuðla að hagsmunum allra hluthafa og auðvelda að fyrirhuguð framboð til stjórn félagsins hafi, sameiginlega, fullnægjandi þekkingu og reynslu til að geta sinnt skyldum sínum samkvæmt samþykktum félagsins, lögum um hlutafélög nr. 2/1995, auk annarra laga og reglugerða sem gilda um félagið.

1.2. Nefndin skal vera virkur vettvangur til að meta hvort framboð til stjórnar hafi, sameiginlega, fullnægjandi og viðeigandi hæfni til að starfa sem stjórnarmenn hjá félaginu samkvæmt hæfnisviðmiðum félagsins, sbr. viðauka 1. Enn fremur ætti að meta hvort samsetning stjórnar sem heild sé skilvirk. Á grundvelli niðurstaðna mun nefndin leggja fram tillögur sínar um framboð til stjórnar fyrir hvern aðalfund. |
| 2. Composition of the Nomination committee and qualification of its members | 2. Samsetning og hæfisskilyrði tilnefningarnefndar |
| 2.1. The Committee shall consist of three (3) members. The majority of the Committee shall be independent of the Company and its day-to-day management.

2.2. One member of the Committee shall be a member of the BoD but the members of the BoD may not form a majority in the Committee. Neither management nor employees of the Company may be appointed as Committee members.

2.3. Collectively the committee members must possess:

a) Extensive experience in evaluating candidates against qualification criteria. | 2.1. Nefndin skal skipuð af þremur (3) nefndarmönnum. Meirihluti nefndarinnar skal vera óháður félaginu og framkvæmdastjórn þess.

2.2. Einn nefndarmaður skal vera jafnframt stjórnarmaður félagsins en stjórnarmenn félagsins mega ekki vera í meirihluta nefndarinnar. Hvorki má skipa stjórnendur né starfsmenn félagsins sem nefndarmenn.

2.3. Sameiginlega þurfa nefndarmann að hafa yfir að ráða:

a) Víðtækri reynslu við mat einstaklinga með hliðsjón af hæfnisviðmiðum.
b) Góða þekkingu á rekstri fyrirtækja og skyldum stjórnarmanna.
c) Framúrskarandi þekkingu á stjórnarháttum fyrirtækja og kröfum |

---

| b) Good knowledge of business and board responsibilities.
c) Excellent knowledge of corporate governance and requirements made by laws and regulation as well as generally accepted guidelines on corporate Governance.

2.4. Each Committee candidate must meet at least one of the above-mentioned criteria and have a sound reputation in the business community. | sem gerðar eru samkvæmt lögum og reglugerðum auk almennt viðurkenndra viðmiðunarreglra um stjórnarhætti fyrirtækja.

2.4. Hver nefndarmaður skal uppfylla að minnsta kosti eitt af ofangreindum viðmiðum og hafa góðan orðstír í atvinnulífinu. |
| --- | --- |
| 3. Appointment of committee members | 3. Skipun tilnefningarnefndar |
| 3.1. Two Committee members shall be elected by the AGM each year and one member shall be elected by the BoD at the BoD first meeting after its election at the AGM. The Committee composition shall be in compliance with the gender equality requirements in the Act on Public Limited Liability Companies no 2/1995.

3.2. In the call for the AGM it shall be clearly stipulated how potential candidates may file their candidacy for the two Committee members that are elected at the AGM. The BoD may, but is not obliged to, include in the call for the AGM a shortlist of potential Committee candidates, that meet the criteria detailed in the Article 2.

3.3. The Committee candidates shall file their candidacy no later than five days prior to the AGM. In the Application for candidacy to the Committee, the candidates shall include the same information as is required by BoD candidates under Act on Public Limited Liability Companies no 2/1995, the Company’s Article of Association, in addition to information on how the Committee Candidates fulfils one or more of the criteria under Article 2 of these Rules of Procedure.

3.4. The BoD shall review the Committee candidacy in the same manner as the BoD reviews the BoD candidacy under the Company Article of Association. No later than two days prior to the AGM the BoD shall publish the name of the candidates in | 3.1. Tveir nefndarmenn skulu kjörnir af aðalfundi á hverju ári og einn fulltrúi skal kjörinn af stjórn á fyrsta stjórnarfundi eftir aðalfund. Skipun nefndar skal vera í samræmi við jafnréttiskröfur í lögum um hlutafélög nr. 2/1995.

3.2. Í fundarboði til aðalfundar skal greinilega kveðið á um hvernig væntanlegar frambjóðendur til tilnefningarnefndar megi leggja fram framboð vegna þeirra tveggja sæta í nefndinni sem kjörin eru á aðalfundi félagsins. Stjórn er heimilt, en ekki skylt, að birta lista yfir hugsanlega frambjóðendur til tilnefningarnefndar í fundarboði til aðalfundar, sem uppfylla þau viðmið sem lýst er í 2. gr.

3.3. Frambjóðendur til nefndarinnar skulu leggja fram framboð sitt eigi síðar en fimm dögum fyrir aðalfund. Í umsókn um framboð til nefndarinnar skulu frambjóðendur tilgreina sömu upplýsingar og frambjóðendum til stjórnar er skylt að tilgreina samkvæmt lögum um hlutafélög nr. 2/1995 og samþykktum félagsins, auk upplýsinga um hvernig frambjóðendur uppfylla eitt eða fleiri viðmið í grein 2 í þessum reglum.

3.4. Stjórn skal meta framboð til nefndarinnar á sama hátt og stjórn metur framboð til stjórnar samkvæmt samþykktum félagsins. Eigi síðar en tveimur dögum fyrir aðalfund skal stjórn birta nöfn frambjóðenda til nefndarinnar á sama hátt og framboð til stjórnar eru birt. |

---

the same manner as the candidates for the BoD is published.	3.5. Upplysingar um fyrirkomulag skipunar nefndarinnar, starfsreglur tilnefningarnefndar og upplýsingar um nefndarmenn skulu birtar á heimasíðu félagsins.
3.5. Information on the arrangements for the appointment of the Committee, the rules of procedures of the Committee and information on the Committee members shall be published on the Company´s website.	3.6. Ef nefndarmaður lætur af störfum eða hættir sem nefndarmaður, af hvaða ástæðu sem er, áður skipunartími viðkomandi nefndarmanns er útrunninn, skal stjórn boða til hluthafafundar í þeim tilgangi að kjósa nýjan nefndarmann. Ef nefndarmaður, sem valinn var af stjórn félagsins, víkur úr nefndinni skal stjórnini velja nýjan aðila og birta ákvörðun sína.
3.6. If a Committee Member resigns or cease to be a member of the Committee, for whatever reason, before the Committee´s term has expired, the BoD shall call for a shareholders meeting to elect a new member to the Committee. If the Committee member that was chosen by the BoD exits the Committee, the Board shall choose a new member and publish its decision.
4. Committee Obligation and Working Procedures	4. Skyldur tilnefningarnefndar og verkferlar
4.1 The Committee main obligation is to act as an advisory Committee regarding the election of the BoD at each AGM.	4.1. Meginábyrgð nefndarinnar er að starfa sem ráðgjafarnefnd vegna kosningu stjórnar á hverjum aðalfundi.
4.2. The Committee shall publish on the Company website information on how potential BoD candidates may declare their interest in serving as BoD. The Committee shall create a standardized form detailing relevant information on candidates’ qualifications and competencies and ensure that such a form exists for acting board members. Information about the procedure and the standardized form shall be accessible on the company website.	4.2. Nefndin skal birta á heimasíðu félagsins upplýsingar um hvernig hugsanlegir frambjóðendur til stjórnar geta lýst yfir áhuga sínum á að starfa sem stjórnarmenn. Nefndin skal búa til staðlað eyðublaðið þar sem fram koma viðeigandi upplýsingar um hæfi og hæfni frambjóðenda og tryggja að slíkt eyðublað sé til fyrir starfandi stjórnarmenn. Upplýsingar um málsmeðferð og stöðluð eyðublöð skulu vera aðgengileg á heimasíðu félagsins.
4.3. The Committee shall conduct an assessment of the competencies and composition of the current board. The external members of the Committee should aim to interview board members individually with the purpose of assessing the individual competencies and qualities based on the Company´s Competency Criteria, as well as evaluating the BoD overall effectiveness as reported by board members. Furthermore board members should notify the Committee if they intend to seek reappointment to the board or not,	4.3. Nefndin skal meta hæfni og samsetningu núverandi stjórnar. Þeir nefndarmenn sem ekki starfandi stjórnarmenn félagsins ættu að miðað að því að taka viðtöl við stjórnarmenn sjálfa með það að markmiði að meta viðeigandi hæfisviðmið byggt á hæfisviðmiðum félagsins, sem og meta skilvirkni stjórnar sem heildar í samræmi við upplýsingar frá stjórnarmönnum. Ennfremur skulu starfandi stjórnarmenn tilkynna nefndinni ef þeir hyggjast leitast eftir áframhaldandi

---

preferably before the Committee publishes its recommendation to AGM.

4.4. Following the interviews with the members of the BoD the Committee shall make a reasoned assessment of the overall BoD qualities and composition measured against the Board Competency Criteria and determine whether there is a gap that is required to be filled by new candidates. If such gaps are established based on the reasoned opinion of the Committee it shall seek to find potential candidates that can compensate for these gaps or otherwise add to the capabilities and competencies on the BoD. In such process, shareholders shall be given an opportunity to suggest candidates and the Committee shall encourage the shareholders to put forth potential candidates in a timely manner. The committee can decide to make open announcements for candidates, such announcements should clearly detail specific requirements.

4.5. The Committee shall take appropriate action to ensure that nominated candidates collectively possess sufficient diversity and breadth in capabilities, experience and knowledge. The committee shall evaluate the independence of potential candidates, so as to make sure that the proposed pool of candidates is in compliance with the Corporate Governance Guidelines (CGG) issued by the Icelandic Chamber of Commerce. Furthermore the committee shall ensure that the proposed pool is in accordance with Act 2/1995 regarding equal representation of gender on the board.

4.6. The Committee shall present the BoD with its reasoned recommendations at least three days prior to the Board meeting which approves the Company's annual account.

4.7. Based on the evaluation process, and recruitment process if applicable, the Committee shall provide the reasoned recommendations to the AGM that shall be

stjórnarsetu eða ekki, helst áður en nefndin gefur út tillögur sínar fyrir aðalfund.

4.4. Í kjólfar viðtala við stjórnarmenn skal nefndin leggja fram rökstutt mat á hæfni stjórnar sem heildar og samsetningu hennar sem metin á grundvelli hæfnisviðmiða stjórnar félagsins og ákvarða hvort þurfi að brúa hæfnisskort með nýjum frambjóðendum. Ef slíkur hæfniskortur eru staðfestur á grundvelli rökstudds álíts nefndarinnar skal leitast við að finna hugsanlega frambjóðendur sem geta fyllt upp á skort á hæfni eða með öðrum hætti aukið við hæfni stjórnar félagsins. Í slíku ferli skulu hluthafar fá tækifæri til að leggja fram tillögur um frambjóðendur og skal nefndin hvetja hluthafa til að koma fram með hugsanlega frambjóðendur tímanlega. Nefndin getur ákveðið að gera birta opinberlega hvatningu til framlagningur framboða, slíkar tilkynningar skulu greinilega tilgreina sérstakar kröfur.

4.5. Nefndin skal gera viðeigandi ráðstafanir til að tryggja að tilnefndir frambjóðendur hafi sameiginlega fullnægjandi fjölbreytni og breidd í hæfni, reynslu og þekkingu. Nefndin skal meta sjálfstæði hugsanlegra frambjóðenda til þess að tryggja að fyrirhuguð framboð séu í samræmi við reglur um stjórnarhætti fyrirtækja sem gefin eru út af Viðskiptaráði Íslands. Enn fremur skal nefndin sjá til þess að fyrirhuguð framboð séu í samræmi við lög 2/1995 um jafnréttismál kynjanna í stjórninni.

4.6. Nefndin skal kynna stjórn rökstuddar tillögur sínar að minnsta kosti þremur dögum fyrir stjórnarfund sem samþykkir ársreikning félagsins.

4.7. Byggt á matsferli nefndarinnar og leit að nýjum tilnefningum, ef við á, skal nefndin leggja fram rökstuddar tillögur um tilnefningar til stjórnar fyrir aðalfundar sem skal fylgja fundarboði fyrir aðalfund. Skýrslan og tillögur til aðalfundar skal gera aðgengileg hluthöfum á sama hátt og með

---

included in the call for each AGM. The report and recommendations to the AGM, shall be made available to the shareholders in the same manner and deadline as other necessary AGM documents are published.	sama fresti önnur nauðsynleg aðalfundarskjöl eru gerð aðgengileg.
4.8. Any candidacies that may emerge between the call for the AGM and the five days deadline for submitting candidacy, shall be assessed by the Committee, as possible, and reported on at the AGM. All recommendations made by the Committee must be reasoned and based on Competency Criteria and published no later than two days prior to the AGM.	4.8. Öll framboð til stjórnar sem kunna að koma fram, frá því að boðað er til aðalfundar og þangað til að fimm daga frestur til að leggja fram framboð rennur út, skuli metin af nefndinni, eftir því sem unnt er, skal það mat lagt fyrir aðalfund. Allar tillögur nefndarinnar verða að vera rökstuddar og byggðar á hæfnisviðmiðum stjórnar og birtar eigi síðar en tveimur dögum fyrir aðalfund.
4.9. The Committee can decide to suggest the same number of candidates as the number of board seats or to suggest a higher number of candidates. Should the Committee decide to do the latter, it should clearly indicate the criteria for its suggestions.	4.9. Nefndin getur ákveðið að tilnefna sama fjölda frambjóðenda til stjórnar eins og fjöldi stjórnarsæta eða tilnefna fleiri stjórnarmenn. Ef nefndin ákveður að gera það síðarnefnda ber það að tilgreina þau viðmið sem liggja til grundvallar slíkum tillögum.
4.10. The Committee shall report to the BoD its main findings on collective board competencies and board effectiveness as reported by board members in the interviews. This shall serve as an input to the board’s self-assessment process.	4.10. Nefndin skal miðla til stjórnar niðurstöðum sínum um hæfni stjórnar sem heildar og skilvirkni stjórnar eins og hún kemur fram í viðtölum við stjórnarmenn. Þessar niðurstöður skal síðan nota sem innlegg í sjálfmat stjórnar.
4.11. The Committee shall regularly review these rules of procedures and make suggestions, if applicable, in its report presented before each AGM.	4.11. Nefndin skal reglulega endurskoða þessar starfsreglur og leggja fram tillögur um breytingar, ef við á, í skýrslu sinni fyrir hverja aðalfund.
4.12. Reference to AGM in these Rules of Procedure shall apply equally to any Shareholder Meeting where it is necessary to elect new board members.	4.12. Tilvísun til aðalfundar í þessum starfsreglum gildir jafnt um alla hluthafafund þar sem nauðsynlegt er að velja ný stjórnarmenn.
5. Meetings	5. Fundir
5.1 The Committee shall after its election at the AGM convene and elect the Chairman of the Committee. The Committee member that is also member of the BoD may not be the Committee Chairman.	5.1. Nefndin skal funda, eftir kosningu sína á aðalfundi, og kjósa formann nefndarinnar. Nefndarmaður, sem einnig er í stjórn félagsins skal ekki vera formaður nefndarinnar.
5.2. The Committee shall meet as needed to fulfil its obligations. The chairman shall call for meeting and chairs the meetings.

---

5.3. Meetings are valid and legal if attended by all members. Committee members may attend a meeting via telecommunication device.	5.2. Nefndin skal funda eftir þörfum til að uppfylla skyldur sínar. Formaður skal kalla til fundar og stýra fundunum.
	5.3. Fundir eru gildir og löglegir ef allir meðlimir sækja fund. Fundarsókn nefndarmann í gegnum fjarskiptabúnað telst fullgild mæting.
6. Access to information	6. Aðgangur að upplýsingum
6.1. The Company, the BoD as well as potential Board of Directors candidates shall ensure that the committee members will be given timely access to all relevant documentation that the Committee deems necessary to fulfil its tasks and obligations under these Rules of Procedure.	6.1. Félagið, stjórnarmenn og hugsanleg frambjóðendur til stjórnar skulu tryggja að nefndarmenn fái tímalega aðgang að öllum viðeigandi gögnun sem nefndin telur nauðsynleg til að sinna verkefnum sínum og skyldum samkvæmt þessum reglum.
6.2. The Committee shall be authorised to interview the BoD or relevant employees of the Company regarding board procedures and other information relevant to the Committee’s responsibilities upon request. Such interviews shall be conducted under strict confidence.	6.2. Nefndin skal hafa heimild til að taka viðtöl við stjórnarmenn eða viðeigandi starfsmenn félagsins um starfsemi stjórnar sem og að kalla eftir gögnum sem eru viðeigandi fyrir störf nefndarinnar. Viðtöl skulu fara fram með á grundvelli stöngustu trúnaðarskyldna.
7. Confidentiality	7. Trúnaður
7.1. The members of the Committee are bound by strict confidentiality regarding their work in relation to the Committee as well as all information obtained by the Committee members, unless specifically stated in these Rules of Procedure.	7.1. Nefndarmenn eru bundnir þagnarskyldu um störf sín í tengslum við nefndina sem og allar upplýsingar sem nfndin fær starfa sinna vegna, nema annars sé sérstaklega getið í þessum starfsreglum.
7.2. Confidentiality shall be honoured after the employment of the Committee members has expired.	7.2. Trúnaðarskylda helst eftir að skipunartími nefndarmanna er liðinn undir lok.
7.3. All information of the Committee shall be kept in a secure manner and stored by the Company. All personal information that is not necessary to be stored for record keeping purposes shall be deleted, destroyed or otherwise made de-identifiable.	7.3. Allar upplýsingar nefndarinnar skulu geymdar á öruggan hátt og geymdar af félagnu. Allar persónugreinanlegar upplýsingar sem ekki eru nauðsynlegar á grundvelli lögmætra varðveislusjónarmiða skulu vera afmáðar, eytt eða gerðar ópersónugreinanlegar.
8. Committee member remuneration	8. Þóknun nefndarmanna
8.1. Annual General Meeting of the Company shall decide on remuneration to	8.1. Aðalfundur félagsins ákveður þóknun til nefndarmanna á grundvelli tillögu

---

the Committee members based on suggestion of the BoD that are included in the call for the AGM.	stjórnar sem getið er í fundarboði til aðalfundar.
9. Enter into force	9. Gildistaka
9.1 These rules shall will become effective upon the approval of the AGM and shall apply until amended or revoked by shareholders meeting of the Company.
9.2. The rules of procedure shall be published on the Company’s website.
9.3. The rules are published in English and Icelandic, in case of discrepancy between the two versions, the Icelandic version shall prevail.	9.1. Reglur þessar skulu koma til framkvæmda við samþykki hluthafafundar og gilda þar til þeim er breytt eða þær afturkallaðar af hluthafafundi félagsins.
9.2. Starfsreglur þessar skulu birtar á heimasíðu félagsins.
9.3. Reglur þessar eru gefnar út á ensku og íslensku, ef textinn er ósamrýmanlegur þá skal íslenska útgáfan gilda.
Thus, approved at an Extraordinary Shareholders Meeting of Síminn hf. On November 28th, 2018.	Þannig samþykkt á aukahluthafafundi Símans hf. 28. nóvember 2018.

---

Appendix 1

Viðauki 1

SÍMINN COMPETENCY CRITERIA FOR THE BOARD OF DIRECTORS Collectively Síminn's Board needs to have extensive: - Experience in managing organizations of a substantial size - Experience within the information society industry - Understanding of the relevant market and market trends - Experience in developing long term strategy - Experience in operating in a global environment - Access to business networks Síminn's Board needs sufficient (but not necessarily extensive) knowledge of; - Legal issues - Finances - Business operations - Management - Technology All board members should meet the following requirements - Be forward thinking - Be resilient - Be a good team player - Be assertive - Be collaborative All board members should strive to: - Put company interests first - Have a balanced view on risk - Have the capacity to ask the right questions - Focus on long term shareholder value

HÆFNISMIØMIØ FYRIR STJÖRN SÍMANS Stjórn Símans þarf sem heild að hafa yfir að ráða: - Reynslu í stjórnun fyrirtækja með verulega stærð - Reynslu innan upplýsingasamfélagsins - Skilning á viðkomandi markaði og markaðsþróun - Reynslu í þróun langtímastefnu - Reynslu í starfi í alþjóðlegu umhverfi - Aðgang að tengslaneti viðskiptalífsins Stjórn Símans þarf fullnægjandi (en ekki endilega víðtæka) þekkingu á; - Lögfræðilegum atriðum - Fjármálum - Rekstri fyrirtækja - Stjórnun - Tækni Allir stjórnarmenn ættu að uppfylla eftirfarandi kröfur - Að horfa til framtíðar - Vera seigur - Vera góður samstarfaðili - Vera ákveðinn - Geta unnið í samstarfi Allir stjórnarmenn ættu að: - Hafa hagsmuni fyrirtækisins í fyrirrúmi - Gæta að réttu jafnvægi við áhættumat - Hafa getu til að spyrja gagnrýnna spurninga - Leggja áherslu á langtíma hagsmuni hluthafa