SHARETRONIC DATA TECHNOLOGY CO.,LTD. — Audit Report / Information 2019

Jul 5, 2020

协创数据技术股份有限公司 内部控制鉴证报告

广会专字[2020]G18032180192号

目录

内部控制鉴证报告………………………………………… 1-2

内部控制有效性的自我评价报告………………………… 3-12

广东正中珠江会计师事务所 (特殊普通合伙) 地址: 广州市东风东路555号粤海集团大厦10楼 电话: 020-83939698 传真: 020-83800977

内部控制鉴证报告

广会专字[2020]G18032180192号

协创数据技术股份有限公司全体股东:

我们接受委托, 审核了后附的协创数据技术股份有限公司董事会编写的2019年12月31日 与财务报表编制相关的内部控制有效性评价报告。

按照《企业内部控制基本规范》以及其他控制标准建立健全内部控制制度并保持其有效性 是协创数据技术股份有限公司的责任。

我们的责任是对协创数据技术股份有限公司与财务报表相关的内部控制的有效性发表鉴证 意见。我们按照《中国注册会计师其他鉴证业务准则第 3101 号一历史财务信息审计或审阅以 外的鉴证业务》的规定执行了鉴证业务。该准则要求我们计划和实施鉴证工作,以对内部控制 制度完整性、合理性及有效性的评价是否不存在重大错报获取合理保证。在鉴证过程中, 我们 实施了包括了解、测试和评价内部控制系统设计的合理性和执行的有效性,以及我们认为必要 的其他程序。我们相信,我们的鉴证工作为发表意见提供了合理的保证。

内部控制具有固有限制,存在由于错误或舞弊而导致错报和未被发现的可能性。此外,由 于情况的变化可能导致内部控制变得不恰当, 或降低对控制政策和程序遵循的程度, 根据内部 控制评价结果推测未来内部控制有效性具有一定的风险。

我们认为, 协创数据技术股份有限公司按照《企业内部控制基本规范》以及其他控制标准 于 2019年 12月31日在所有重大方面保持了与财务报表编制相关的有效的内部控制。

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本报告仅供协创数据技术股份有限公司首次公开发行股票申报材料之用,除非事先获 得本会计师事务所和注册会计师的书面同意,不得用于其他目的。如未经同意用于其他目 的,本会计师事务所和注册会计师不承担任何责任。

中国 广州

二〇二〇年三月五日

$\sqrt{2}$

协创数据技术股份有限公司董事会 关于内部控制有效性的自我评价报告

一、董事会对内部控制报告真实性的声明

协创数据技术股份有限公司(以下简称"公司"或"本公司")按照企业内部控制规范体系的 规定, 建立健全和有效实施内部控制, 评价其有效性, 并如实披露内部控制评价报告是公司董事会 的责任。监事会对董事会建立和实施内部控制进行监督。经理层负责组织领导企业内部控制的日常 运行。公司董事会、监事会及董事、监事、高级管理人员保证本报告内容不存在任何虚假记载、误 导性陈述或重大遗漏,并对报告内容的真实性、准确性和完整性承担个别及连带法律责任。

公司内部控制的目标是合理保证经营管理合法合规、资产安全、财务报告及相关信息真实完 整, 提高经营效率和效果, 促进实现发展战略。由于内部控制存在的固有局限性, 故仅能为实现上 述目标提供合理保证。而且内部控制的有效性亦可能随公司内、外部环境及经营情况的改变而改 变。本公司内部控制设有检查监督机制, 内控缺陷一经识别, 本公司将立即采取整改措施。

二、公司建立内部控制制度的目标和遵循的原则

(一)公司建立内部控制制度遵循的目标

1、建立和完善内部治理和组织结构,形成科学的决策、执行和监督机制,保证公司经营管理合 法合规以及经营活动的有序进行, 提高经营效率和效果, 促进企业实现发展战略。

2、建立行之有效的风险控制系统, 强化风险管理, 保证公司各项业务活动的健康运行。

3、规范公司经营行为, 保证会计资料、财务报表及相关信息的真实、准确和完整。

4、建立良好的内部控制环境,堵塞漏洞、消除隐患,防止并及时发现纠正错误、违规及舞弊行 为, 保护公司资产的安全、完整。

5、确保国家有关法律法规、部门规章、规范性文件和公司内部规章制度的贯彻实施。

(二)公司建立内部控制制度遵循的基本原则

1、全面性原则。内部控制应贯穿决策、执行和监督全过程,覆盖公司及子公司的各种业务和事 项。

2、重要性原则。内部控制应在全面控制的基础上,关注重要业务事项和高风险领域。

3、制衡性原则。内部控制应在治理结构、机构设置及权责分配、业务流程等方面形成相互制 约、相互监督的作用,同时兼顾运营效率。

4、适应性原则。内部控制应与公司经营规模、业务范围、竞争状况和风险水平等相适应,并随 着情况的变化及时加以调整。

5、成本效益原则。内部控制应权衡实施成本与预期效益,以适当的成本实现有效控制。

三、公司内部控制基本情况

为保证公司经营业务活动的正常进行, 保护资产的安全、完整和经营目标的实现, 公司根据资 产结构和经营方式、结合控股子公司具体情况、依据《公司法》、《证券法》、《会计法》、《企 业内部控制基本规范》及《上市公司内部控制指引》等有关规定及其他相关的法律法规, 制定了原 料采购、仓储物料管理、生产管理、市场管理、固定资产投资、会计核算和财务管理运作、子公司 管理等一整套较为完整、科学的内部控制制度,并根据公司业务发展状况和经营环境的变化不断补 充、完善。公司2019年12月31日内部控制制度建设情况及实施情况如下:

公司建立了较为完善、健全、有效的内部控制制度体系,并有效实行。

(一) 内部控制环境

1、公司内部控制的组织架构

公司根据国家有关法律法规和公司章程, 建立了公司治理结构和议事规则, 明确决策、执行、 监督等方面的职责权限。治理结构方面,股东大会是公司的最高权力机构,董事会是股东大会的执 行机构, 监事会是公司的内部监督机构, 总经理负责公司的日常经营管理工作。议事规则方面, 公

司制定了相关规定, 对股东大会、董事会和监事会的议事程序和决议等作了明确的规定。为进一步 规范公司运行管理。

结合业务实际及内控要求, 公司董事会设立了审计委员会, 下设内审部对公司日常经营进行监 控,并定期向董事会报告。总经理分管公司营销中心、产品中心、品管中心、生产中心、行政人事 中心、财务中心、策略采购中心、法务部等职能部门,进行公司日常经营管理。

2、发展战略

公司董事会设立了战略委员会, 战略委员会主要负责公司长期发展战略、重大战略性投资的可 行性研究,并向董事会报告。

3、人力资源

公司建立了完整的人力资源管理制度体系, 内容涵盖人员招聘、工资薪酬、绩效考核与管理等 方面, 为公司建立高素质的人员团队提供健全的制度保障。公司实行全员劳动合同制, 同公司全体 员工订立劳动合同,并依法为员工提供各项劳动和社会保障措施,保证了公司全体员工的合法权 益。

随着近几年经营规模的不断扩大,公司逐步完善了科学的聘用、培训、教育、考核、奖惩、晋 升、淘汰等人事管理制度, 能够提升员工的职业道德、职业精神并保证职工具有相应的工作胜任能 力。科学有效的人事管理是企业吸引、保留高素质人才的保障。

4、企业文化

公司积极培育具有自身特色的企业文化,致力于为员工创造机会、为股东创造价值、为社会创 造财富。企业文化赋予每位员工强烈的使命感和危机感,以学习、创新和开拓的精神迎接工作中的 各种挑战。

公司坚持人才战略,为员工营造良好的工作环境,以机制创新不断激发人的潜能,为公司发展 提供强大的智力支持; 坚持安全是第一生产力, 把安全管理体系的运行贯穿于公司的各个环节。在 持续协同发展过程中, 坚持诚信经营, 将系统论和协同发展理论应用到企业可持续发展中, 用先进 的管理、安全稳定的产品和优质的服务,为合作伙伴提供全流程支持,实现合作伙伴价值最大化。

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5、社会责任

公司重视安全与环保管理, 为维护安全稳定运行, 公司制定了各类安全管理规章制度、操作规 程等,并根据公司发展和安全生产需要及时进行修订,明确各级安全生产责任,力争做到及时发现 隐患、及时消除隐患。

(二) 风险评估过程

公司建立了完善的风险评估体系: 根据设定的控制目标, 准确识别内部风险和外部风险, 及时 进行风险评估, 在内控文件中将各种经营管理风险进行明确, 并针对风险确定了多种控制手段和方 法, 做到风险可见可控。

(三) 主要控制活动

为合理保证各项目标的实现, 公司建立了相关的控制政策和程序, 主要包括: 财务管理控制、 投资管理控制、采购管理、销售管理、资产管理、关联交易管理、对子公司的管理控制等。

1、财务管理

公司设置了独立的财务管理部门, 配备了专职财务管理人员, 依照《会计法》和《企业会计准 则》等法律、法规结合公司业务制定了《货币资金管理制度》、《会计档案管理办法》、《会计核 算制度》、《会计人员工作交接制度》、《报销管理规定》等,建立了独立的会计核算体系和系统 的财务管理制度及财务内控制度。公司财务管理机构按照规范管理和有效内控原则, 合理设置职能 岗位, 实行岗位责任制, 做到分工明确、责权清晰、互相牵制、不相容岗位分离, 对生产、销售、 投资、采购等财务管理各个环节实行有效控制,确保会计凭证、核算与记录及其数据的准确性、可 靠性和安全性。公司董事会及全体董事对本公司财务报告的真实性、完整性集体负责。

2、投资管理

本着审慎原则, 以实现公司持续、稳定、健康发展为目标, 开展对外投资活动, 并对投资项目 进行控制,以防范和避免投资风险。根据《公司法》等法律法规及公司章程的规定,结合公司业务 制定了管理办法, 实行专业管理和逐级审批制度。公司财务部或总经理办公室等相关部门对投资项 目进行初步评估, 提出投资建议, 必要时聘请具有资质的中介机构编制项目可行性研究报告上报董

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事会战略委员会, 由董事会战略委员会对可行性研究报告进行评估, 对于重大投资项目报董事会或 股东大会审议批准。

3、采购管理

为加强公司的采购内部控制, 规范采购行为, 公司制定了《采购管理办法》, 在编制采购计 划、提出采购申请、采购计划的执行及反馈、紧急采购计划的执行、供应商的考核与管理、物资供 应过程管理、验收入库、付款和应付账款处理、采购业务后评估等环节都制定了严格的流程及操作 细则, 对于大宗原辅材料、固定资产及零星材料的采购, 公司则实行统一询价、统一采购管理的比 质比价采购程序。

4、销售管理

为加强公司销售与应收款的管理, 公司制定了《客户对账管理规定》、《销售与回款管理制 度》,加快应收账款的回收力度,减少资金占用,确定各个部门、各岗位在销售管理、货款回收过 程中的职责, 商务部负责市场调研、客户维护、签订销售合同与技术协议; 财务管理部负责对公司 的销售合同、发票、结算及客户信用进行管理,督促、提醒商务部加大对应收账款的回收力度,并 负责往来账务的核对工作。

5、资产管理

公司结合实际情况制定了《固定资产管理办法》,规范了固定资产采购、验收、入账、折旧、 调拨、处置管理流程。公司执行全面预算管理制度和固定资产采购申请与审批制度,严格控制固定 资产购置;固定资产经验收合格后,进行登记并建立固定资产台账,按期进行固定资产折旧;固定 资产达到报废年限后, 根据资产类别按照不同权限报经批准后由公司或所属单位进行处置, 公司实 行固定资产盘点制度, 定期对固定资产进行全面盘点, 保证资产的真实、完整。

6、关联交易管理

公司对关联交易制定了《关联交易管理制度》, 对关联交易的基本原则、价格管理、日常管 理、审议程序、信息披露等各个环节做出了明确规定。财务管理部负责公司关联交易的日常财务管 理工作, 及时、准确、完整地更新关联方名单, 保证关联方信息的真实、完整。

7、对子公司的管理

公司依法建立子公司治理结构, 对子公司经营管理层实行外派制度统一管理并加以考核, 对子 公司经营成果、财务等实行预算管理, 定期检查其预算执行情况。公司定期、不定期开展年度经营 成果审计、各类专项审计等各类审计活动, 加强对子公司监管。

8、担保业务

本公司由财务部专职管理对外担保事项,并依据《担保法》等国家法律法规,结合公司实际情 况, 制定了《对外担保管理制度》, 明确了:

1) 对外担保过程中权责分配和职责分工, 机构设置和人员配备;

2) 担保的对象、范围、条件、程序、限额和禁止担保的事项:

3) 担保审批权限、程序与责任;

4) 担保执行环节的控制、担保合同的签订、担保业务的执行过程中的跟踪监测, 担保财产与有 关权利凭证的管理, 以及终结担保手续办理。

公司建立了财务部岗位责任制, 明确了担保业务的评估与审批、审批与执行、执行和核对、财 产保管和业务记录等环节的岗位职责权限,确保办理担保业务时不相容岗位相互分离、制约和监 督。

9、财务报告

公司财务部门直接负责编制公司财务报告, 严格按照国家会计政策等法律法规和公司相关内控 制度的规定完成工作,确保公司财务报告真实、准确、完整。针对公司年度财务报告,公司按照规 定聘请会计师事务所进行审计,并在审计基础上由会计师事务所出具审计报告,保证公司财务报告 不存在重大差错。

10、合同管理

公司已建立较完善的合同审批体系, 明确各类合同的签审权限, 并进行专项管理。

(四)信息系统与沟通

为向管理层及时有效地提供业绩报告, 公司建立了用易飞-鼎捷财务信息化系统。明确公司信息 化管理的目标、实现手段、相关责任主体。目前, 公司财务已实现财务核算信息化。

通过信息化系统、组织管控优化, 公司建立了有效的沟通渠道和机制, 使管理层就员工职责及 员工的控制责任能够进行有效沟通。组织内部沟通的无障碍和充分性使员工能够有效地履行其职 责, 并与客户、供应商、监管者和其他外部人士实施有效沟通, 使管理层面对各种变化能够及时采 取控制措施和适当行动, 也为公司实现发展目标奠定基础。

(五) 对控制的监督

公司定期对各项内部控制进行评价。公司建立了相关机制, 使相关员工在履行岗位职责时, 能 够在相当程度上获得内部控制有效运行的证据:另一方面公司还通过外部沟通来证实内部控制执行 过程中存在的问题。此外, 公司管理层高度重视内部控制各职能部门和监管机构的报告及建议, 并 采取各种措施及时纠正控制运行中产生的偏差。

四、内部控制评价工作依据及内部控制缺陷认定标准

公司依据企业内部控制规范体系及其配套指引等相关文件组织开展内部控制评价工作。

公司董事会根据企业内部控制规范体系的重大缺陷、重要缺陷和一般缺陷的认定要求,结合公 司的规模、行业特征、风险偏好和风险容忍程度等因素,确定了公司内部控制缺陷的具体认定标 准,并与以前年度保持一致。公司确定的内部控制缺陷认定标准如下:

(一)财务报告内部控制缺陷认定标准

公司确定的财务报告内部控制缺陷评价的定量标准如下:

定量标准以营业收入、资产总额作为衡量标准。内部控制缺陷可能导致或导致的损失与利润表 相关的, 以营业收入指标衡量。内部控制缺陷可能导致或导致的损失与资产管理相关的, 以资产总 额指标衡量。

协创数据技术股份有限公司

关于内部控制有效性的自我评价报告

缺陷等级	定义	定量标准
重大缺陷	指一个或多个控制缺陷的组合,可能导致企业 严重偏离控制目标。	1) 错报金额>资产总额的 1%; 2) 错报金额>营业收入的 1%。
重要缺陷	指一个或多个控制缺陷的组合, 其严重程度和 经济后果低于重大缺陷, 但仍有可能导致企业 偏离控制目标。	资产总额的 0.5%≤错报金额<资产总额的 1%; 营业收入的 0.5%≤错报金额<营业收入的1%。
一般缺陷	除重大缺陷、重要缺陷之外的其他控制缺陷。	1) 错报金额<资产总额的 0.5%; 错报金额<营业收入的 0.5%。 2)

公司确定的财务报告内部控制缺陷评价的定性标准如下:

财务报告重大缺陷的迹象包括:

1、董事、监事和高级管理人员存在舞弊行为;

2、中高级管理人员和高级技术人员严重流失;

3、业务缺乏制度控制或制度系统失效;

4、审计委员会和审计部对内部控制的监督无效:

5、审计发现当期财务报告存在重大错报,而公司内部控制在运行过程中未能发现该错报。

6、控制重大或重要缺陷未能得到及时整改。

财务报告重要缺陷的迹象包括:

1、未依照公认会计准则选择和应用会计政策;

2、未建立反舞弊程序和控制措施;

财务报告一般缺陷: 不构成重大缺陷和重要缺陷的内部控制缺陷。

(二) 非财务报告内部控制缺陷认定标准

公司确定的非财务报告内部控制缺陷评价的定量标准如下:

非财务报告内部控制缺陷评价的定量标准参照财务报告内部控制缺陷评价的定量标准执行。

公司确定的非财务报告内部控制缺陷评价的定性标准如下:

1、重大决策程序不科学;

2、违反国家法律、法规或规范性文件;

3、中高级管理人员和高级技术人员严重流失;

4、媒体负面新闻频现;

5、重要业务缺乏制度控制或制度系统性失效:

6、内部控制重大或重要缺陷未能得到及时整改:

7、其他可能对公司产生重大负面影响的情形。

五、内部控制自我评价

1、本公司已按照既定内部控制检查监督的计划完成工作,内部控制检查监督的工作计划涵盖了 内部控制的主要方面和全部过程,为内部控制制度执行、反馈、完善提供了合理的保证。

2、本公司按照逐步完善和满足公司持续发展需要的要求判断公司的内部控制制度的设计是否完 整和合理, 内部控制的执行是否有效。判断分别按照内部环境、风险评估、控制活动、信息与沟 通、内部监督等要素进行。

3、本公司在内部控制建立过程中,充分考虑了行业特点和公司多年的管理经验,保证了内部控 制符合公司生产经营需要, 对经营风险起到了有效控制作用; 公司制订内部控制制度以来, 各项制 度均得到有效执行, 对公司加强管理、规范运作、提高经济效益以及公司长远发展起到了积极有效 的作用。

4、公司董事会认为公司已按《企业内部控制基本规范》的要求在所有重大方面有效保持了与财 务报告相关的内部控制。

5、本自我评价报告业经全体董事审核并同意。

公司将继续强化内控建设, 完善与公司经营规模、业务范围、竞争状况和风险水平等相适应的 内部控制制度,并随着经营状况的变化及时加以调整、规范,强化内部控制监督检查,促进公司健 康、可持续发展。

协创数据技术股份有限公司董事会

二〇二〇年三月五日

包 020719 $\frac{1}{2}$ $\cdots$ 证书序号 Ë Đ Ë Ë č) ī. E È E	圄 说	是证明持有人经财政 《会计师事务所执业证书》	准予执行注册会计师法定业务的 部门依法审批, T.	记载事项发生变动的 《会计师事务所执业证书》 凭证。 $\sim$	应当向财政部门申请换发	丑 涂改. 不得伪造 《会计师事务所执业证书》 转让。 租、出借、 $\tilde{\mathcal{E}}$	《会计 应当向财政部门交回 师事务所执业证书》 会计师事务所终止 4			模装省财政厅 发证机关	小	$\Box$ $.9 - 4$		中华人民共和国财政部制	i. Ø Ġ E. C. Ū. Elai Ë 悶 bimili œ n O. Cid tian Amb r, Ø.
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