AI assistant
Oxurion NV — AGM Information 2022
Apr 1, 2022
3987_rns_2022-04-01_4745275a-2be0-4b90-aa2f-716791b4bee4.pdf
AGM Information
Open in viewerOpens in your device viewer
OXURION NAAMLOZE VENNOOTSCHAP Gaston Geenslaan 1 3001 Heverlee Ondernemingsnummer: 0881.620.924 RPR Leuven www.oxurion.com [email protected]
(de Vennootschap)
VOLMACHT VOOR DE BUITENGEWONE ALGEMENE VERGADERING VAN AANDEELHOUDERS EN GEWONE ALGEMENE VERGADERING VAN AANDEELHOUDERS VAN 3 MEI 2022
De aandeelhouder die zich wenst te laten vertegenwoordigen op de buitengewone algemene vergadering en gewone algemene vergadering van de Vennootschap van 3 mei 2022 met onderstaande agenda, dient gebruik te maken van dit volmachtformulier. Andere volmachten zullen niet aanvaard worden.
Het ondertekende volmachtformulier dient uiterlijk op woensdag 27 april 2022 om 24:00 uur toe te komen op de zetel van de Vennootschap, zijnde Gaston Geenslaan 1, 3001 Heverlee, België, ter attentie van de raad van bestuur. Het moet per e-mail ([email protected]) of per post (Gaston Geenslaan 1, 3001 Heverlee, België) worden bezorgd.
Voor de goede orde wordt erop gewezen dat de ondergetekende aandeelhouder tevens de in de oproeping tot de buitengewone algemene vergadering en gewone algemene vergadering opgenomen registratieformaliteiten dient na te leven.
De ondergetekende (de "Ondergetekende"):
_____________________________________,
_____________________________________,
_____________________________________,
[* naam, adres]
Eigenaar van ______________ [*aantal] aandelen op naam/gedematerialiseerde aandelen (*schrappen wat niet past) van de Vennootschap,
verleent hierbij bijzondere volmacht, met mogelijkheid tot indeplaatsstelling aan:
• Michaël DILLEN (enige bestuurder van Midico BV), Chief Business Officer en Corporate Secretary van Oxurion NV, Gaston Geenslaan 1, 3001 Heverlee.
Hierna genoemd de "Gevolmachtigde".
I. De Ondergetekende verleent de Gevolmachtigde alle machten om hem/haar te vertegenwoordigen op (i) de buitengewone algemene vergadering van de Vennootschap, die zal gehouden worden op dinsdag 3 mei 2022 om 10u (Belgische tijd, GMT+1), voor notaris Peter Van Melkebeke (of een andere geassocieerde notaris van het kantoor Berquin Notarissen CVBA), te Lloyd Georgelaan 11, 1000 Brussel, België en (ii) de gewone algemene vergadering van de Vennootschap, die zal gehouden worden op dinsdag 3 mei 2022 om 14u (Belgische tijd, GMT+1) te Gaston Geenslaan 14, 3001 Leuven, België, met de onderstaande agenda's, of op enige latere vergadering met dezelfde agenda('s), of een deel van de agenda('s).
AGENDA
1. BUITENGEWONE ALGEMENE VERGADERING
- Besluit tot aandelenhergroepering met betrekking tot alle uitstaande aandelen van de Vennootschap door middel van een 1-voor-10 aandelenhergroepering en machtiging aan de raad van bestuur voor een termijn van drie jaar volgende op de datum van deze buitengewone algemene vergadering om de aandelenhergroepering verder te implementeren.
Voorstel tot besluit:
In overeenstemming met artikel 7:49 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen (WVV), beslist de buitengewone algemene vergadering om een aandelenhergroepering uit te voeren met betrekking tot alle uitstaande aandelen van de Vennootschap door middel van een 1-voor-10 aandelenhergroepering (de Aandelenhergroepering), en om aan de raad van bestuur van de Vennootschap de bevoegdheid toe te kennen voor een termijn van drie jaar volgend op de datum van deze buitengewone algemene vergadering om de Aandelenhergroepering verder te implementeren. Indien de raad van bestuur het proces voor de implementatie van de Aandelenhergroepering niet initieert binnen een periode van drie jaar na de datum van deze buitengewone algemene vergadering, zal de bevoegdheid van de raad van bestuur om de Aandelenhergroepering uit te voeren, vervallen tenzij vernieuwd. De bevoegdheid van de raad van bestuur om de Aandelenhergroepering uit te voeren is onderworpen aan de volgende bepalingen en voorwaarden:
- (a) Aandelenhergroepering: Alle uitstaande aandelen van de Vennootschap zullen worden geconsolideerd in een nieuw en verminderd aantal aandelen volgens de ratio van één (1) nieuw aandeel voor tien (10) bestaande aandelen (de Ratio). Onder voorbehoud van de hieronder uiteengezette bepalingen en voorwaarden, zal de Aandelenhergroepering gelijktijdig worden uitgevoerd voor alle uitstaande aandelen van de Vennootschap overeenkomstig de Ratio, zodat na de voltooiing van de Aandelenhergroepering ieder nieuw aandeel dezelfde fractie van het kapitaal van de Vennootschap zal vertegenwoordigen. De Aandelenhergroepering zal niet resulteren in een vermindering of verhoging van het kapitaal van de Vennootschap.
- (b) Vorm en aard van de nieuwe aandelen: De Aandelenhergroepering zal geen invloed hebben op de vorm van de uitstaande aandelen (gedematerialiseerd of op naam) en de uitstaande aandelen op naam en gedematerialiseerde aandelen zullen afzonderlijk worden verwerkt in het kader van de Aandelenhergroepering. Alle nieuwe aandelen na de voltooiing van de Aandelenhergroepering zullen dezelfde rechten en voordelen hebben en in alle opzichten een gelijkaardige (pari passu) rang hebben, met inbegrip van dividendrechten, in toepassing van de Ratio.
- (c) Geen fracties van nieuwe aandelen: In het kader van de Aandelenhergroepering kunnen de bestaande aandelen enkel worden geconsolideerd, overeenkomstig de Ratio, in een geheel aantal nieuwe aandelen. Fracties van nieuwe aandelen kunnen niet worden uitgegeven. Onder voorbehoud van toepasselijke bepalingen van vennootschaps-, financieel en effectenrecht, en onder voorbehoud van de bepalingen van de bovenstaande paragrafen, zal de raad van bestuur de bevoegdheid hebben om de wijze en het proces te bepalen voor de implementatie van de Aandelenhergroepering ten aanzien van houders van bestaande aandelen van de Vennootschap die op het tijdstip van de Aandelenhergroepering niet een voldoende aantal
bestaande aandelen houden teneinde overeenkomstig de Ratio een geheel aantal nieuwe aandelen te ontvangen. In dit kader zal de raad van bestuur de bevoegdheid hebben om te bepalen dat (i) de posities van oude aandelen die overeenkomstig de Ratio niet kunnen worden geconsolideerd in een geheel aantal nieuwe aandelen, kunnen worden samengevoegd voor consolidatie in nieuwe aandelen, (ii) zulke nieuwe aandelen zullen worden verkocht of geplaatst via een vrijgestelde private plaatsing of orderbookprocedure (bookbuilding) (al dan niet versneld) aan institutionele, gekwalificeerde of professionele investeerders of individuen binnen en buiten België, en (iii) de netto-opbrengsten van zulke verkoop of plaatsing, na aftrek van relevantie transactiekosten en uitgaven (met inbegrip van commissies, honoraria en uitgaven voor agenten en adviseurs) en toepasselijke belastingen, allen voor zover van toepassing, worden verdeeld op een pro rata basis onder de houders van bestaande aandelen die niet een voldoende aantal bestaande aandelen hielden om overeenkomstig de Ratio te worden omgezet in geheel aantal nieuwe aandelen, op voorwaarde dat de netto-opbrengsten niet lager zijn dan 0,01 EUR per oud aandeel. Indien de netto-opbrengsten lager zijn of niet kunnen worden uitgekeerd op een pro rata-basis zoals hierboven uiteengezet, zullen deze toekomen aan de Vennootschap. Onder voorbehoud van toepasselijke bepalingen van vennootschaps-, financieel en effectenrecht, zal de raad van bestuur eveneens de bevoegdheid hebben om te bepalen dat de posities van bestaande aandelen die overeenkomstig de Ratio niet kunnen worden geconsolideerd in een geheel aantal nieuwe aandelen door de Vennootschap of één van haar dochtervennootschappen kunnen worden verworven en dat de netto-opbrengsten van zulke verkoop zullen worden uitgekeerd op een pro rata-basis zoals hierboven uiteengezet.
- (d) Vernietiging van bestaande aandelen: Volgend op de voltooiing van de Aandelenhergroepering zullen de bestaande aandelen van de Vennootschap worden vernietigd en zullen zij niet langer uitstaand blijven.
- (e) Timing van de Aandelenhergroepering: De raad van bestuur zal de bevoegdheid hebben om de datum van inwerkingtreding van de Aandelenhergroepering te bepalen, op voorwaarde evenwel dat de Aandelenhergroepering ten laatste binnen een periode van drie jaar volgend op de datum van de buitengewone algemene vergadering dient te worden geïmplementeerd. De raad van bestuur zal de bevoegdheid hebben om de implementatie van de Aandelenhergroepering niet verder te zetten, of, indien de implementatie van de Aandelenhergroepering reeds een aanvang heeft genomen, de voltooiing van de Aandelenhergroepering op te schorten of te annuleren indien de raad van bestuur vaststelt dat de marktomstandigheden het niet toelaten dat de Aandelenhergroepering wordt voltooid in omstandigheden die hij gepast acht.
- (f) Agenten: Eén of meer banken of financiële instellingen zullen of kunnen worden aangesteld door de Vennootschap voor de doeleinden van de verdere organisatie en implementatie van de Aandelenhergroepering, met inbegrip van (maar niet beperkt tot) de consolidatie van posities van bestaande aandelen die overeenkomstig de Ratio niet kunnen worden geconsolideerd in een geheel aantal nieuwe aandelen, en de verkoop van nieuwe aandelen zoals toegelaten door paragraaf (c).
- (g) Aanpassing van de inschrijvingsprijs van de Inschrijvingsrechten en van de conversieprijs van de Converteerbare Obligaties: Op voltooiing van de Aandelenhergroepering zal de toepasselijke inschrijvingsprijs van de inschrijvingsrechten (warranten) die werden uitgegeven door de Vennootschap overeenkomstig de Ratio worden aangepast. Bijgevolg, zullen 10 inschrijvingsrechten vereist zijn voor de inschrijving op één aandeel na de Aandelenhergroepering. Op voltooiing van de Aandelenhergroepering zal de conversieprijs van de converteerbare obligaties uitgegeven door de Vennootschap tevens overeenkomstig de Ratio worden aangepast, m.n. het aantal aandelen waarop een converteerbare obligatie recht geeft zal worden gedeeld door 10.
- (h) Wijziging van de statuten: Bij voltooiing van de Aandelenhergroepering zal artikel 5 van de statuten van de Vennootschap worden gewijzigd en geherformuleerd om rekening te houden met het resulterende aantal uitstaande en bestaande aandelen.
(i) Verdere implementatie van de Aandelenhergroepering: Onder voorbehoud van toepasselijke bepalingen van vennootschaps-, financieel en effectenrecht, en onder voorbehoud van de bepalingen van de voorgaande paragrafen, zal de raad van bestuur de bevoegdheid hebben om de Aandelenhergroepering verder te implementeren en uit te voeren, daarbij inbegrepen (maar niet beperkt tot) de bevoegdheid om (i) de praktische implementatie van de Aandelenhergroepering te bepalen, (ii) de timing en de datum van inwerkingtreding van de Aandelenhergroepering te bepalen zoals voorzien in paragraaf (e), (iii) de wijze en het proces te bepalen waarop zal worden omgegaan met posities van bestaande aandelen die overeenkomstig de Ratio niet kunnen worden geconsolideerd in een geheel aantal nieuwe aandelen zoals voorzien in paragraaf (c), (iv) één of meerdere banken of financiële instellingen aan te stellen voor de verdere organisatie en implementatie van de Aandelenhergroepering zoals voorzien in paragraaf (f), (v) over te gaan tot de vaststelling voor een notaris van de wijziging en de herformulering van de statuten zoals voorzien in paragraaf (h), (vi) alle nuttige of noodzakelijke stappen te nemen ten aanzien van Euronext, Euroclear en alle andere bevoegde regulatoire of noteringsautoriteiten in verband met de implementatie van de Aandelenhergroepering, (vii) alle wijzigingen aan te brengen in het aandelenregister van de Vennootschap teneinde de Aandelenhergroepering te reflecteren, en (viii) alle andere dingen te doen die nuttig, gepast of noodzakelijk zijn in verband met het voorgaande. De raad van bestuur zal de bevoegdheid hebben om de verdere implementatie en uitvoering van de Aandelenhergroepering (met inbegrip van de bevoegdheden waarnaar wordt verwezen in de paragrafen (i) tot (viii)), in zijn geheel of gedeeltelijk, te delegeren aan één of meerdere leden van het uitvoerend management van de Vennootschap. Tot de vaststelling van de wijziging en de herformulering van de statuten zoals voorzien in paragraaf (h) voor een notaris kan ook worden overgegaan door elke bestuurder, door meerdere bestuurders of door de Chief Business Officer en Corporate Secretary.
Voor Tegen Onthouding
-
- Nieuwe machtiging aan de raad van bestuur inzake het toegestane kapitaal.
- (a) Kennisname van en bespreking van het bijzonder verslag van de raad van bestuur opgesteld overeenkomstig artikel 7:199 van het WVV aangaande de machtiging bedoeld onder (b) hierna;
- (b) Toekenning van een nieuwe machtiging aan de raad van bestuur, overeenkomstig artikel 7:199 van het WVV, om gedurende een termijn van vijf jaar te rekenen vanaf de bekendmaking in de Bijlagen van het Belgisch Staatsblad van de akte van statutenwijziging waarbij deze bevoegdheid wordt verleend, het kapitaal in één of meerdere malen te verhogen met een bedrag gelijk aan het huidig bedrag van het kapitaal van de Vennootschap, ofwel door inbreng in natura of geld ofwel door omzetting van reserves, met of zonder uitgifte van nieuwe aandelen. De raad van bestuur is hierbij tevens bevoegd om aandelen uit te geven zonder vermelding van nominale waarde beneden de fractiewaarde van de oude aandelen van dezelfde soort en om inschrijvingsrechten uit te geven ten voordele van het personeel. De raad van bestuur zal tevens bevoegd zijn om over te gaan tot uitgifte van converteerbare obligaties en inschrijvingsrechten onder dezelfde voorwaarden;
- (c) Toekenning van een nieuwe machtiging aan de raad van bestuur om, in het kader van het toegestane kapitaal, in het belang van de Vennootschap, het wettelijk voorkeurrecht van de aandeelhouders op te heffen of te beperken, zelfs ten gunste van één of meer bepaalde personen, andere dan leden van het personeel van de Vennootschap of van haar dochtervennootschappen; en
- (d) Toekenning van een nieuwe machtiging aan de raad van bestuur om, gedurende een termijn van drie jaar te rekenen vanaf de toekenning van deze bevoegdheid, het kapitaal eveneens te verhogen in het geval van een openbaar overnamebod op de effecten van de Vennootschap overeenkomstig artikel 7:199 juncto artikel 7:202, tweede lid, 2° van het WVV.
(e) Wijziging van artikel 46 van de statuten.
Voorstel tot besluit:
Na voorafgaande kennisname en goedkeuring van het bijzonder verslag van de raad van bestuur opgesteld overeenkomstig artikel 7:199 van het WVV, worden de agendapunten 2 (b), (c), (d) en (e) goedgekeurd. Artikel 46 van de statuten wordt dienovereenkomstig aangepast als volgt:
- De eerste alinea wordt integraal vervangen door de volgende tekst:
- "De raad van bestuur is bevoegd om gedurende een periode van vijf (5) jaar te rekenen vanaf de bekendmaking in de Bijlagen bij het Belgisch Staatsblad van de akte van statutenwijziging de dato [datum akte] 2022, het kapitaal in één of meerdere malen te verhogen zonder dat het gecumuleerde bedrag van deze verhogingen een totaalbedrag van zevenenzestig miljoen negenhonderdeenendertigduizend honderdeenenzestig euro tweeëndertig cent (EUR 67.931.161,32) overschrijdt. De raad van bestuur is hierbij bevoegd om aandelen uit te geven zonder vermelding van nominale waarde beneden de fractiewaarde van de oude aandelen van dezelfde soort en om inschrijvingsrechten ten voordele van het personeel uit te geven. Deze bevoegdheid van de raad van bestuur kan worden hernieuwd."
- In de vijfde alinea wordt de laatste zin vervangen door de volgende tekst: "De raad van bestuur is, in het kader van het toegestane kapitaal, bevoegd om in het belang van de vennootschap en mits eerbiediging van de voorwaarden bepaald in de artikelen 7:191 en volgende van het WVV het voorkeurrecht dat de wet aan de aandeelhouders toekent, op te heffen of te beperken. De raad van bestuur is bevoegd om het voorkeurrecht op te heffen of te beperken ten gunste van één of meer bepaalde personen, zelfs indien deze personen geen personeelsleden van de vennootschap of haar dochtervennootschap zijn."
- In de zesde alinea wordt "24 mei 2019" vervangen door "[datum akte] 2022".
Voor Tegen Onthouding
-
- Nieuwe machtigingen aan de raad van bestuur tot inkoop van eigen aandelen.
- (a) Toekenning van een nieuwe machtiging aan de raad van bestuur, overeenkomstig artikel 7:215, §1 van het WVV, om gedurende een termijn van vijf jaar te rekenen vanaf de bekendmaking in de Bijlagen bij het Belgisch Staatsblad van de akte van statutenwijziging waarbij deze bevoegdheid wordt verleend, in één of meerdere malen over te gaan tot verwerving, door aankoop of ruil van eigen aandelen aan een prijs die door de raad van bestuur kan worden bepaald op moment van de verwerving van de eigen aandelen. Deze machtiging geldt tevens voor de verwerving van aandelen van de Vennootschap door één van haar rechtstreeks gecontroleerde dochtervennootschappen overeenkomstig artikel 7:221 van het WVV;
- (b) Toekenning van een nieuwe machtiging aan de raad van bestuur, overeenkomstig artikel 7:215, §1, derde en vierde lid van het WVV, om gedurende een termijn van drie jaar te rekenen vanaf de bekendmaking in de Bijlagen bij het Belgisch Staatsblad van de akte van statutenwijziging waarbij deze bevoegdheid wordt verleend, in één of meerdere malen over te gaan tot de verkrijging van eigen aandelen zonder voorafgaandelijk besluit van de algemene vergadering wanneer de verkrijging noodzakelijk is om te voorkomen dat de Vennootschap een dreigend ernstig nadeel zou lijden; en
- (c) Wijziging van artikel 47 van de statuten.
Voorstel tot besluit:
De agendapunten 3 (a), (b) en (c) worden goedgekeurd en artikel 47 van de statuten wordt dienovereenkomstig aangepast als volgt:
- In de tweede alinea paragraaf wordt "24 mei 2019" vervangen door "[datum akte] 2022".
- In de derde alinea paragraaf wordt "24 mei 2019" vervangen door "[datum akte] 2022".
Voor Tegen Onthouding
- Toekenning machtigingen.
Voorstel tot besluit:
De vergadering verleent, met behoud van de eigen machten, aan iedere bestuurder van de Vennootschap en de heer DILLEN Michaël, in zijn hoedanigheid van enige bestuurder van de besloten vennootschap "Midico", die in de Vennootschap werkzaam is als Chief Business Officer en Corporate Secretary, elkeen alleen handelend en met recht van indeplaatsstelling, de ruimste bevoegdheden die noodzakelijk of nuttig zijn voor de uitvoering van de genomen besluiten, met inbegrip van, doch niet beperkt tot, alle handelingen in het kader van de vaststelling van de eventuele Aandelenhergroepering zoals voormeld.
Aan de instrumenterende notaris, of elke andere notaris en/of medewerk(st)er van "Berquin Notarissen" CVBA, worden alle machten verleend om de gecoördineerde tekst van de statuten van de Vennootschap op te stellen, te ondertekenen en neer te leggen in de daartoe voorziene elektronische databank, overeenkomstig de wettelijke bepalingen ter zake.
Voor Tegen Onthouding
2. GEWONE ALGEMENE VERGADERING
-
- Kennisname van:
- het jaarverslag van de raad van bestuur over de jaarrekening met betrekking tot het boekjaar afgesloten op 31 december 2021 (met inbegrip van het corporate governance beleid van de Vennootschap);
- het verslag van de commissaris over de jaarrekening met betrekking tot het boekjaar afgesloten op 31 december 2021; en
- de geconsolideerde jaarrekening met betrekking tot het boekjaar afgesloten op 31 december 2021.
Commentaar bij het agendapunt:
De raad van bestuur vraagt de vergadering om kennis te nemen van het jaarverslag van de raad van bestuur van de Vennootschap over de jaarrekening afgesloten op 31 december 2021, van het verslag van de commissaris over de jaarrekening afgesloten op 31 december 2021 en de geconsolideerde jaarrekening met betrekking tot het boekjaar afgesloten op 31 december 2021.
- Goedkeuring van het remuneratieverslag van de raad van bestuur, zoals toegelicht door het benoemings- en remuneratiecomité en zoals opgenomen in het jaarverslag.
Voorstel tot besluit:
Besluit tot goedkeuring van het remuneratieverslag van de raad van bestuur van de Vennootschap, zoals toegelicht door het benoemings- en remuneratiecomité en zoals opgenomen in het jaarverslag.
Voor Tegen Onthouding
-
- Goedkeuring van:
- de statutaire jaarrekening met betrekking tot het boekjaar afgesloten op 31 december 2021; en
• de bestemming van het resultaat, zoals voorgesteld door de raad van bestuur van de Vennootschap in zijn jaarverslag.
Voorstel tot besluit:
Besluit tot goedkeuring van de statutaire jaarrekening met betrekking tot het boekjaar afgesloten op 31 december 2021, en van de bestemming van het resultaat zoals voorgesteld door de raad van bestuur van de Vennootschap in zijn jaarverslag.
Voor Tegen Onthouding
- Goedkeuring, op voorstel van de raad van bestuur van de Vennootschap, na advies van het benoemings- en remuneratiecomité, van het remuneratiebeleid van de Vennootschap.
Voorstel tot besluit:
Besluit tot goedkeuring van het remuneratiebeleid met betrekking tot de bestuurders, de andere personen belast met de leiding en de personen belast met het dagelijks bestuur van de Vennootschap.
Voor Tegen Onthouding
- Kwijting aan de bestuurders van de Vennootschap voor de uitoefening van hun bestuurdersmandaat gedurende het boekjaar afgesloten op 31 december 2021.
Voorstel tot besluit:
Verlening van kwijting aan de volgende personen voor de uitoefening van hun bestuurdersmandaat gedurende het boekjaar afgesloten op 31 december 2021:
- ViBio BV, met zetel te 3140 Keerbergen, Fazantendreef 17, ingeschreven in het rechtspersonenregister (Leuven) onder het nummer 0888.215.637, vast vertegenwoordigd door de heer Patrik De Haes (voor de periode gaande van 1 januari 2021 tot en met 15 mei 2021);
- MeRoNo BV, met zetel te 1000 Brussel, Wolvengracht 48 bus 5/13, ingeschreven in het rechtspersonenregister (Brussel – Nederlandstalige afdeling) onder het nummer 0771.312.029, vast vertegenwoordigd door de heer Patrik De Haes (voor de periode gaande van 15 mei 2021 tot en met 31 december 2021);
- de heer Thomas Clay;
- de heer Dr. David Guyer;
- de heer Thomas Graney (voor de periode gaande van 13 augustus 2021 tot en met 31 december 2021);
- mevrouw Adrienne Graves;
- INVESTEA SRL, met zetel te 1150 Sint-Pieters-Woluwe, Jan Olieslagerslaan 22, bus 16, ingeschreven in het rechtspersonenregister (Brussel – Franstalige afdeling) onder het nummer 0554.946.205, vast vertegenwoordigd door mevrouw Emmanuèle Attout; en
- Baron Philippe Vlerick.
Voor Tegen Onthouding
- Kwijting aan de commissaris van de Vennootschap voor de uitoefening van zijn mandaat gedurende het boekjaar afgesloten op 31 december 2021.
Voorstel tot besluit:
Verlening van kwijting aan de commissaris BDO Bedrijfsrevisoren BV (RPR 0431.088.289), met zetel te Da Vincilaan 9, 1935 Zaventem, vertegenwoordigd door de heer Gert Claes, bedrijfsrevisor, voor de uitoefening van zijn mandaat gedurende het boekjaar afgesloten op 31 december 2021.
Voor Tegen Onthouding
- Benoeming van PwC Bedrijfsrevisoren BV, vertegenwoordigd door de heer Didier Delanoye, als commissaris op voorstel van de raad van bestuur van de Vennootschap, na voorstel van het auditcomité, en beslissing over de vergoeding voor de uitoefening van het mandaat als commissaris.
Voorstel van besluit:
Op voorstel van de raad van bestuur, na voorstel van het auditcomité van de Vennootschap, besluit de algemene vergadering om: (i) PwC Bedrijfsrevisoren BV, Culliganlaan 5, 1J, 1831 Diegem, België, vertegenwoordigd door de heer Didier Delanoye, bedrijfsrevisor, te benoemen als commissaris van de Vennootschap, voor een periode van drie jaar die een einde neemt onmiddellijk na de afsluiting van de vergadering die zal beslissen over de jaarrekening over het boekjaar dat zal worden afgesloten op 31 december 2024, en (ii) de jaarlijkse bezoldiging van de commissaris te bepalen op 113.050,00 euro voor de controle van de statutaire jaarrekening en de geconsolideerde jaarrekening van de groep. Dit bedrag is exclusief onkosten en BTW.
Voor Tegen Onthouding
- Herbenoeming van (i) de heer Thomas Clay, (ii) MeRoNo BV, voornoemd, vast vertegenwoordigd door de heer Patrik De Haes, (iii) de heer Dr. David Guyer, (iv) mevrouw Adrienne Graves, als nietuitvoerend bestuurders, en (v) de heer Thomas Graney, als uitvoerend bestuurder, op voorstel van de raad van bestuur van de Vennootschap, na advies van het benoemings- en remuneratiecomité, en beslissing over de vergoeding voor de uitoefening van hun mandaat als bestuurder.
Commentaar bij het agendapunt:
De curricula vitae van de heer Patrik De Haes (vaste vertegenwoordiger van MeRoNo BV), de heer Thomas Clay, de heer Dr. David Guyer, mevrouw Adrienne Graves en de heer Thomas Graney zijn beschikbaar op de website van de Vennootschap (www.oxurion.be). De raad van bestuur is van oordeel dat de heer Thomas Clay, de heer Dr. David Guyer en mevrouw Adrienne Graves beantwoorden aan de onafhankelijkheidscriteria uiteengezet in artikel 7:87 van het WVV en bepaling 3.5. van de Belgische Corporate Governance Code 2020.
Voorgestelde besluiten:
8.1. Beslissing tot herbenoeming van de heer Thomas Clay, als onafhankelijk niet-uitvoerend bestuurder van de Vennootschap (doordat de heer Thomas Clay beantwoordt aan de onafhankelijkheidscriteria van het artikel 7:87 van het WVV en bepaling 3.5 van de Belgische Corporate Governance Code 2020), met onmiddellijke ingang voor een periode van twee jaar die zal aflopen na de afsluiting van de vergadering die zal beslissen over de jaarrekening over het boekjaar dat zal worden afgesloten op 31 december 2023. Zijn mandaat zal vergoed worden overeenkomstig de vergoeding voor niet-uitvoerende bestuurders aangenomen door de algemene vergadering van 7 mei 2019 en zoals bevestigd in het goedgekeurde Remuneratiebeleid 2021 (consulteerbaar op de website van de Vennootschap (www.oxurion.be));
Voor Tegen Onthouding
8.2. Beslissing tot herbenoeming van MeRoNo BV, met zetel te 1000 Brussel, Wolvengracht 48, bus 5/13, ingeschreven in het rechtspersonenregister (Brussel – Nederlandstalige afdeling) onder het nummer 0771.312.029, vast vertegenwoordigd door de heer Patrik De Haes, als niet-uitvoerend bestuurder van de Vennootschap, met onmiddellijke ingang voor een periode van drie jaar die zal aflopen na de afsluiting van de vergadering die zal beslissen over de jaarrekening over het boekjaar dat zal worden afgesloten op 31 december 2024. Haar mandaat zal vergoed worden overeenkomstig de vergoeding voor niet-uitvoerende bestuurders aangenomen door de algemene vergadering van 7 mei 2019 en zoals bevestigd in het goedgekeurde Remuneratiebeleid 2021 (consulteerbaar op de website van de Vennootschap (www.oxurion.be))/);
Voor Tegen Onthouding
8.3. Beslissing tot herbenoeming van de heer Dr. David Guyer, als onafhankelijk niet-uitvoerend bestuurder van de Vennootschap (doordat de heer Dr. David Guyer beantwoordt aan de onafhankelijkheidscriteria van het artikel 7:87 van het WVV en bepaling 3.5 van de Belgische Corporate Governance Code 2020), met onmiddellijke ingang voor een periode van drie jaar die zal aflopen na de afsluiting van de vergadering die zal beslissen over de jaarrekening over het boekjaar dat zal worden afgesloten op 31 december 2024. Zijn mandaat zal vergoed worden overeenkomstig de vergoeding voor niet-uitvoerende bestuurders aangenomen door de algemene vergadering van 7 mei 2019 en zoals bevestigd in het goedgekeurde Remuneratiebeleid 2021 (consulteerbaar op de website van de Vennootschap (www.oxurion.be))/);
Voor Tegen Onthouding
8.4. Beslissing tot herbenoeming van mevrouw Adrienne Graves, als onafhankelijk niet-uitvoerend bestuurder van de Vennootschap (doordat mevrouw Adrienne Graves beantwoordt aan de onafhankelijkheidscriteria van het artikel 7:87 van het WVV en bepaling 3.5 van de Belgische Corporate Governance Code 2020), met onmiddellijke ingang voor een periode van vier jaar die zal aflopen na de afsluiting van de vergadering die zal beslissen over de jaarrekening over het boekjaar dat zal worden afgesloten op 31 december 2025. Haar mandaat zal vergoed worden overeenkomstig de vergoeding voor niet-uitvoerende bestuurders aangenomen door de algemene vergadering van 7 mei 2019 en zoals bevestigd in het goedgekeurde Remuneratiebeleid 2021 (consulteerbaar op de website van de Vennootschap (www.oxurion.be));
Voor Tegen Onthouding
8.5. Beslissing tot herbenoeming van de heer Thomas Graney, als uitvoerend bestuurder met onmiddellijke ingang voor een periode van vier jaar die zal aflopen na de afsluiting van de vergadering die zal beslissen over de jaarrekening over het boekjaar dat zal worden afgesloten op 31 december 2025. Zijn bestuursmandaat wordt niet bezoldigd.
Voor Tegen Onthouding
Alle voormelde bestuurders doen keuze van woonplaats op de zetel van de Vennootschap.
Overeenkomstig artikel 24 van de statuten wordt de Vennootschap als volgt vertegenwoordigd: "(1) Algemene bevoegdheid
Onverminderd de algemene vertegenwoordigingsmacht van de raad van bestuur als college, wordt de vennootschap in en buiten rechte rechtsgeldig vertegenwoordigd door twee gezamenlijk handelende bestuurders die geen bewijs van een voorafgaand besluit van de raad van bestuur moeten leveren. (2) Gedelegeerde bestuursbevoegdheden
De vennootschap wordt eveneens in en buiten rechte rechtsgeldig vertegenwoordigd wat het dagelijks bestuur aangaat door de gedelegeerd bestuurder(s) die alleen of gezamenlijk handelen in uitvoering van het delegatiebesluit van de raad van bestuur.
Bovendien wordt de vennootschap rechtsgeldig verbonden door bijzondere gevolmachtigden binnen de perken van de hun verleende volmacht."
- Goedkeuring controlewijzigingsclausule in het kader van artikel 7:151 van het WVV.
Commentaar bij het agendapunt:
Ingevolge artikel 7:151 van het WVV is enkel de algemene vergadering bevoegd om zogenoemde "controlewijzigingsclausules" goed te keuren, i.e. bepalingen waarbij aan derden rechten worden toegekend die een aanzienlijke invloed hebben op het vermogen van de Vennootschap, dan wel een aanzienlijke schuld of verplichting ten laste van de Vennootschap doen ontstaan, wanneer de uitoefening van deze rechten afhankelijk is van het uitbrengen van een openbaar overnamebod op de aandelen van de Vennootschap of van een wijziging van de controle die op haar wordt uitgeoefend. Zulke clausule is opgenomen in de converteerbare obligatielening die de Vennootschap is aangegaan op 21 november 2021 voor een bedrag van 10.000.000,00 euro met Kreos Capital / Pontifax Ventures (de Converteerbare Obligatielening). De bepalingen van de Converteerbare Obligatielening voorzien in een controlewijzigingsclausule - voorwaarde 7.3 (van de 'Voorwaarden en bepalingen van de converteerbare obligaties') (Redemption upon a Change of Control) waaronder, voor elke converteerbare obligatie die is uitgegeven onder de Converteerbare Obligatielening, elke houder van dergelijke obligaties in bepaalde omstandigheden kan eisen dat de Vennootschap de converteerbare obligaties terugbetaalt bij de closing van de transactie inzake de controlewijziging, voor een bedrag dat gelijk is aan de samengestelde hoofdsom tezamen met (i) tijdens de aflossingsvrije periode, alle opgebouwde maar niet-gekapitaliseerde interest in natura; of (ii) tijdens de aflossingsperiode, alle opgebouwde maar onbetaalde interest in geld. Om dit recht uit te oefenen, moet de betrokken obligatiehouder de Vennootschap op de hoogte brengen gedurende de periode die begint op het moment van controlewijziging en die 60 kalenderdagen nadien eindigt. Overeenkomstig artikel 7:151 van het WVV moet deze clausule goedgekeurd worden door de algemene vergadering en daarom wordt hierbij voorgesteld om deze goedkeuring te verlenen voor alle obligaties uitgegeven onder de Converteerbare Obligatielening.
Voorstel tot besluit:
In overeenstemming met artikel 7:151 van het WVV, verleent de algemene vergadering haar goedkeuring voor: (i) voorwaarde 7.3 (van de 'Voorwaarden en bepalingen van de converteerbare obligaties') (Redemption upon a Change of Control), waaronder, voor elke converteerbare obligatie die is uitgegeven onder de Converteerbare Obligatielening, elke houder van dergelijke obligaties in bepaalde omstandigheden kan eisen dat de Vennootschap de converteerbare obligaties terugbetaalt bij de closing van de transactie inzake de controlewijziging, voor een bedrag dat gelijk is aan de samengestelde hoofdsom tezamen met (i) tijdens de aflossingsvrije periode, alle opgebouwde maar niet-gekapitaliseerde interest in natura; of (ii) tijdens de aflossingsperiode, alle opgebouwde maar onbetaalde interest in geld. Om dit recht uit te oefenen, moet de betrokken obligatiehouder de Vennootschap op de hoogte brengen gedurende de periode die begint op het moment van controlewijziging en die 60 kalenderdagen nadien eindigt; en (ii) enige andere bepaling van de Converteerbare Obligatielening die aan derden rechten toekent die een invloed zou kunnen hebben op een verplichting van de Vennootschap, waarbij de uitoefening van deze rechten telkens afhankelijk is van het zich voordoen van een controlewijziging.
Voor Tegen Onthouding
10. Volmacht.
Voorstel tot besluit:
Toekenning van de ruimste machtigingen aan de heer Michaël DILLEN, in zijn hoedanigheid van enige bestuurder van Midico BV, die in de Vennootschap werkzaam is als Chief Business Officer en Corporate Secretary, om alle documenten, instrumenten, handelingen en formaliteiten op te stellen, uit te voeren en te ondertekenen en om alle nodige en nuttige instructies te geven om de voorgaande besluiten te implementeren, met inbegrip van, maar niet beperkt tot, het neerleggen van de jaarrekening en de geconsolideerde jaarrekening afgesloten op 31 december 2021, en het jaarverslag en het verslag van de commissaris die daarop betrekking hebben, bij de Nationale Bank van België en het verrichten van de nodige formaliteiten inzake publicatie (met inbegrip van de ondertekening van eventuele publicatieformulieren), met de bevoegdheid tot delegatie.
Voor Tegen Onthouding
Indien er geen instructies vermeld worden, wordt de ondergetekende aandeelhouder geacht in te stemmen met de voorstellen tot besluit. Zulke instemming zal aanzien worden als een specifieke steminstructie in de zin van artikel 7:143, §4, 2° van het WVV.
Indien overeenkomstig artikel 7:130 van het WVV nieuw te behandelen onderwerpen op de agenda zijn opgenomen nadat onderhavige volmacht ter kennis van de Vennootschap is gebracht, zal de volmachtdrager ook over deze nieuwe agendapunten kunnen stemmen voor zover de Gevolmachtigde daarbij geen ander belang dan het belang van ondergetekende aandeelhouder nastreeft.
- II. De Ondergetekende verleent de Gevolmachtigde alle machten om in naam en voor rekening van de Ondergetekende aanwezigheidslijsten en notulen te tekenen, deel te nemen aan alle beraadslagingen, zijn stem uit te brengen met betrekking tot elk besluit of punt dat ingevolge de voormelde agenda's aan de buitengewone algemene vergadering en de gewone algemene vergadering zou kunnen worden voorgelegd.
- III. De Ondergetekende verleent de Gevolmachtigde alle machten om, in het algemeen, alles te doen wat nuttig of nodig blijkt voor de uitvoering van deze volmacht.
- IV. Onderhavige volmacht geldt tevens als aanmelding in de zin van artikel 7:134 van het WVV.
Opgemaakt te ______________________ op ________________________,
('goed voor volmacht ' + handtekening)
OXURION PUBLIC LIMITED LIABILITY COMPANY Gaston Geenslaan 1 3001 Heverlee Enterprise number: 0881.620.924 RLE Leuven www.oxurion.com [email protected]
(the Company)
PROXY FOR THE EXTRAORDINARY GENERAL SHAREHOLDERS' MEETING AND ORDINARY GENERAL SHAREHOLDERS' MEETING OF 3 MAY 20221
The shareholder who wishes to be represented at the extraordinary general shareholders' meeting and the ordinary general shareholders' meeting of the Company of 3 May 2022 with the below agenda, needs to use this proxy form. Other proxies will not be accepted.
The signed proxy form must be received at the latest on Wednesday 27 April 2022 at midnight at the registered office of the Company, being Gaston Geenslaan 1, 3001 Heverlee, Belgium, to the attention of the board of directors. It should be submitted by e-mail ([email protected]) of by mail (Gaston Geenslaan 1, 3001 Heverlee, Belgium).
For the sake of good order, it is noted that the undersigned shareholder also needs to fulfil the registration formalities referred to in the convening notice of the extraordinary general shareholders' meeting and the ordinary general shareholders' meeting.
The undersigned (the "Undersigned"):
_____________________________________,
_____________________________________,
_____________________________________,
[* name, address]
Owner of ______________ [*number] registered shares / dematerialized shares (*delete where not applicable) of the Company,
hereby grants special authority, with power of substitution to:
• Michaël DILLEN (sole director of Midico BV), Chief Business Officer and Corporate Secretary of Oxurion NV, Gaston Geenslaan 1, 3001 Heverlee.
Hereinafter the "Proxy Holder".
1 This is a translation of a Dutch document into English. Reasonable care was taken to ensure that it is accurate. However, you should be aware that words and legal concepts used in one language may not have exact equivalents in another. It cannot be guaranteed that the translation will have exactly the same meaning as the original.
I. The Undersigned grants all powers to the Proxy Holder to represent him/her at (i) the extraordinary general shareholders' meeting which will take place on Tuesday 3 May 2022 at 10:00 AM (CET), before notary public Peter Van Melkebeke (or any other associated notary public of Berquin Notaries CVBA), at Lloyd Georgelaan 11, 1000 Brussels, Belgium and (ii) the ordinary general shareholders' meeting which will take place on Tuesday 3 May 2022 at 2:00 PM (CET) at Gaston Geenslaan 14, 3001 Heverlee, Belgium, with the agendas below, or at any later meeting with the same agenda(s) or a part thereof.
AGENDA
1. EXTRAORDINARY GENERAL SHAREHOLDERS' MEETING
- Resolution to effect a share consolidation in respect of all outstanding shares of the Company by means of a 1-for-10 share, share consolidation, and authorization to the board of directors to further implement the share consolidation during a three-year period following the date of this extraordinary general shareholders' meeting.
Proposed resolution:
In accordance with article 7:49 of the Belgian Code of Companies and Associations (BCCA), the extraordinary general meeting grants the board of directors the authority for a three-year period following the date of this extraordinary general meeting to effect a share consolidation with respect to all outstanding shares of the Company by means of a 1-for-10 reverse stock split (the Reverse Stock Split), and to further implement the Reverse Stock Split. If the board of directors does not initiate the process for implementing the Reverse Stock Split within a three-year period following the date of this extraordinary general meeting, the board of Director's authority to effect the Reverse Stock Split shall lapse unless renewed. The board of Director's authority to implement the Reverse Stock Split is subject to the following terms and conditions:
- (a) Share consolidation: All of the outstanding shares of the Company shall be consolidated into a new and reduced number of shares at the ratio of one (1) new share for ten (10) existing shares (the Ratio). Subject to the terms and conditions set out below, the Reverse Stock Split will be carried out simultaneously for all outstanding shares of the Company in accordance with the Ratio, so that after the completion of the Reverse Stock Split each new share shall represent the same fraction of the Company's share capital. The Reverse Stock Split will not result in a reduction or increase of the Company's share capital.
- (b) Form and nature of the new shares: The Reverse Stock Split will not affect the form of the outstanding shares (dematerialized or registered) and the outstanding registered and dematerialized shares will be processed separately within the framework of the Reverse Stock Split. All new shares after the completion of the Reverse Stock Split shall have the same rights and benefits and rank pari passu in all respects, including as to entitlements to dividends, applying the Ratio.
- (c) No fractions of new shares: Within the framework of the Reverse Stock Split, the existing shares can only be consolidated, in accordance with the Ratio, into a whole number of new shares. No fractions of new shares can be issued. Subject to applicable company, financial and securities law rules, and subject to the provisions of the foregoing paragraphs, the board of directors shall be authorised to determine the manner and process to effect the Reverse Stock Split with respect to holders of existing shares of the Company who at the time of the Reverse Stock Split do not have a sufficient number of existing shares in order to receive a whole number of new shares in accordance with the Ratio. Within this context, the board of directors shall have the power to determine that (i) the positions of old shares that cannot be consolidated into a whole number of new shares in accordance with the Ratio can be aggregated for consolidation into new shares, (ii) such new shares can be sold or placed via an exempt private placement or bookbuilding (accelerated or not) to institutional, qualified
or professional investors or individuals in and outside of Belgium, and (iii) the net proceeds of such sale or placement, after deduction of relevant transaction costs and expenses (including commissions, fees and expenses of agents and advisors) and applicable taxes, all as applicable, can be distributed on a pro rata basis to the holders of existing shares that did not have a sufficient number of existing shares to be converted into whole new shares in accordance with the Ratio, provided that the net proceeds shall not be less than EUR 0.01 per old share. If net proceeds are less or cannot be distributed on a pro rata basis as aforementioned, these shall accrue to the Company. Subject to applicable provisions of company, financial and securities law, the board of directors shall also have the authority to determine that the positions of existing shares that cannot be consolidated in accordance with the Ratio into a whole number of new shares can be acquired by the Company or one of its subsidiaries and that the net proceeds of such sale will be distributed on a pro rata basis as set forth above.
- (d) Cancellation of existing shares: Following the completion of the Reverse Stock Split, the existing shares of the Company shall be cancelled and no longer remain outstanding.
- (e) Timing of the Reverse Stock Split: The board of directors shall be authorised to determine the effective date of the Reverse Stock Split, provided, however, that the Reverse Stock Split is to be implemented within a three-year period following the date of this extraordinary general meeting at the latest. The board of directors shall have the power not to proceed with the implementation of the Reverse Stock Split, or, in case the implementation of the Reverse Stock Split has already started, to suspend or cancel the completion of the Reverse Stock Split if the board of directors determines that the market circumstances do not allow for the completion of the Reverse Stock Split in circumstances satisfactory to it.
- (f) Agents: One or more banks or financial institutions shall or may be appointed by the Company for the purpose of the further organization and implementation of the Reverse Stock Split, including (but not limited to) the consolidation of positions of existing shares that cannot be consolidated into a whole number of new shares in accordance with the Ratio, and the sale of new shares as permitted by paragraph (c).
- (g) Adjustment of the subscription price of the Subscription Rights and exchange ratio of the Convertible Bonds: Upon completion of the Reverse Stock Split, the applicable subscription price of the subscription rights (warrants) issued by the Company shall be adjusted accordingly. Therefore, 10 subscription rights will be required for the subscription to one share after the Reverse Stock Split. Upon completion of the Reverse Stock Split, the exchange ratio of convertible bonds issued by the Company will also be adjusted accordingly (i.e., the number of shares to which a convertible bond is entitled will be divided by 10).
- (h) Amendment of the articles of association: Upon completion of the Reverse Stock Split, Article 5 of the Company's articles of association shall be amended and restated to take into account the resulting number of outstanding and existing shares.
- (i) Further implementation of the Reverse Stock Split: Subject to applicable company, financial and securities law rules, and subject to the provisions of the foregoing paragraphs, the board of directors shall have the power to further implement and effect the Reverse Stock Split, including (without being limited to) the power to (i) determine the practical implementation of the Reverse Stock Split, (ii) determine the timing and the effective date of the Reverse Stock Split as contemplated by paragraph (e), (iii) determine the manner and process to deal with positions of existing shares that cannot be consolidated into a whole number of new shares in accordance with the Ratio as contemplated by paragraph (c), (iv) appoint one or more banks or financial institutions for the further organization and implementation of the Reverse Stock Split as contemplated by paragraph (g), (v) proceed with the recording of the amendment and the restatement of the articles of association as contemplated by paragraph (h) before a notary public, (vi) take all useful or necessary steps with Euronext, Euroclear and all other competent regulatory or listing authorities in connection with the implementation of the Reverse Stock Split, (vii) make all changes in the share register book of the Company reflecting the Reverse Stock Split, and (viii) do such other things as shall be useful, appropriate or necessary in
connection with the foregoing. The board of directors shall have the authority to delegate the further implementation and execution of the Reverse Stock Split (including the powers referred to in sub-sections (i) to (viii)), in whole or in part, to one or more members of the Company's executive management. Any one or more of the Directors or the Chief Business Officer and Corporate Secretary are authorised to record the amendment and the restatement of the articles of association as contemplated by paragraph (h) before a notary public.
Agreed Not agreed Abstention
-
- New authorization to the board of directors with respect to the authorised capital.
- (a) Acknowledgment of and discussion on the board report drafted in accordance with article 7:199 of the BCCA with respect to the authorization referred to in (b) below;
- (b) New authorization to the board of directors, in accordance with article 7:199 of the BCCA, for a period of five years starting from the publication in the Annexes to the Belgian Official Gazette of the deed of amendment to the articles of association granting this power, to increase the share capital on one or more occasions up to an amount equal to the current amount of the share capital of the Company, through a contribution in cash or in kind or by conversion of the reserves. The board of directors is empowered to issue shares without reference to the nominal value below the par value of the old shares of the same class and the issuance of subscription rights in favor of the personnel. The board of directors will also be authorised to issue convertible bonds and subscription rights under the same conditions;
- (c) New authorization to the board of directors to restrict or cancel, within the context of the authorised capital, the legal preferential subscription rights of the shareholders in the interests of the Company, even in favor of one or more specific persons, other than personnel of the Company or its subsidiaries;
- (d) New authorization to the board of directors, for a period of three years starting from the date of this authorization, to also increase the share capital in the event of a public takeover bid on the Company's securities in accordance with article 7:199 juncto article 7:202, second paragraph, 2° of the BCCA;
- (e) Amendment of article 46 of the articles of association.
Proposed resolution:
After prior acknowledgment and approval of the report of the board of directors drafted for the purposes of article 7:199 of the BCCA, the agenda items 2 (b), (c), (d) and (e) are approved. Article 46 of the articles of association is accordingly amended as follows:
- The first paragraph is integrally replaced as follows:
- "The board of directors is empowered to increase the capital on one or more occasions without the cumulative amount of these increases exceeding a total amount of EUR 67,931,161.32 for a period of five (5) years starting from the publication of the notarial deed of amendment to the articles of association dated [date notarial deed] 2022 in the Annexes of the Belgian State Gazette. The board of directors is empowered to issue shares without reference to the nominal value below the par value of the old shares of the same class and the issuance of subscription rights in favor of the personnel. This power of the board of directors can be renewed."
- In the fifth paragraph, the last sentence is replaced by the following text:
"Within the framework of the authorized capital, the board of directors is authorized to cancel or limit the preferential subscription right that the BCAC grants to the shareholders in the interest of the company and subject to the conditions set forth in articles 7:191 et seq. of the BCAC. The board of directors is authorized to cancel or limit the preferential subscription right in favor of one or more specific persons, even if these persons are not employees of the company or its subsidiary."
• In the sixth paragraph "24 May 2019" is replaced by "[date notarial deed] 2022".
Agreed Not agreed Abstention
-
- New authorizations to the board of directors to buy back shares
- (a) New authorization to the board of directors, in accordance with article 7:215, §1 of the BCCA, for a period of five years starting from the publication in the Annexes to the Belgian Official Gazette of the notarial deed of amendment to the articles of association granting this power, to proceed on one or several occasions with the acquisition, by purchase or exchange, own shares for a price to be determined by the board of directors at the time of acquisition. This authorization also applies to the acquisition of the Company's shares by one of its directly controlled subsidiaries pursuant to article 7:221 of the BCCA; and
- (b) New authorization to the board of directors, in accordance with article 7:215, §1, third and fourth paragraph of the BCCA, for a period of three years starting from the publication in the Annexes to the Belgian Official Gazette of the deed of amendment to the articles of association granting this power, to proceed one or several occasions with an acquisition of the Company's own shares without the prior resolution of the shareholders' meeting if such acquisition is necessary to prevent the Company from suffering an imminent and severe threat;
- (c) Amendment of article 47 of the articles of association.
Proposed resolution
The agenda items 3 (a), (b) and (c) are approved and article 47 of the articles of association is accordingly amended as follows:
- In the second paragraph "24 May 2019" is replaced by "[date notarial deed] 2022".
- In the second paragraph "24 May 2019" is replaced by "[date notarial deed] 2022".
Agreed Not agreed Abstention
4. Powers of attorney.
Proposed resolution:
The meeting grants, without prejudice to its own powers, to each director of the Company and Mr. DILLEN Michaël, in his capacity as sole director of the limited liability company "Midico", being the Company's Chief Business Officer and Corporate Secretary, each acting alone and with the right of substitution, the broadest powers necessary or useful for the implementation of the decisions taken, including, but not limited to, all acts in the context of the determination of any Reverse Stock Split as aforesaid.
The acting notary public, or any other notary public and/or employee of "Berquin Notarissen" CVBA, is granted all powers to draw up, sign and file the coordinated text of the Company's articles of association in the electronic database provided for this purpose, in accordance with the relevant legal provisions.
Agreed Not agreed Abstention
2. ORDINARY GENERAL SHAREHOLDERS' MEETING
-
- Acknowledgment of:
- the annual report of the board of directors on the annual accounts relating to the financial year closed on 31 December 2021 (including the corporate governance policy of the Company);
- the statutory auditor's report on the annual accounts relating to the financial year closed on 31 December 2021; and
- the consolidated annual accounts relating to the financial year closed on 31 December 2021.
Commentary to the item on the agenda:
The board of directors requests the meeting to take note of the annual report of the board of directors of the Company on the annual accounts relating to the financial year closed on 31 December 2021, the statutory auditor's report on the annual accounts relating to the financial year closed on 31 December 2021 and the consolidated annual accounts relating to the financial year closed on 31 December 2021.
- Approval of the remuneration report of the board of directors, as explained by the nomination and remuneration committee and included in the annual report.
Proposed resolution:
Approval of the remuneration report prepared by the board of directors of the Company, as explained by the nomination and remuneration committee and included in the annual report.
Agreed Not agreed Abstention
-
- Approval of:
- the statutory annual accounts relating to the financial year closed on 31 December 2021; and
- the allocation of the results as proposed by the board of directors of the Company in its annual report.
Proposed resolution:
Approval of the statutory annual accounts relating to the financial year closed on 31 December 2021 and on the allocation of the results as proposed by the board of directors of the Company in its annual report.
Agreed Not agreed Abstention
- Approval, upon proposal of the board of directors of the Company and based on the advice received from the nomination and remuneration committee, of the remuneration policy of the Company.
Proposed resolution:
Approval of the remuneration policy with respect to the directors, the other persons charged with the management and the persons charged with the day-to-day management of the Company.
Agreed Not agreed Abstention
- Discharge to the directors of the Company for the exercise of their mandate as director during the financial year closed on 31 December 2021.
Proposed resolution:
Discharge to the following persons for the exercise of their mandate as a director during the financial year closed on 31 December 2021:
- ViBio BV, having its registered office at 3140 Keerbergen, Fazantendreef 17, registered in the register of legal entities (Leuven) under the number 0888.215.637, with permanent representative Mr. Patrik De Haes (for the period from 1 January 2021 up to and including 15 May 2021);
- MeRoNo BV, having its registered office at 1000 Brussels, Wolvengracht 48, box 5/13, registered in the register of legal entities (Brussels – Dutch-speaking division) under the number 0771.312.029, with permanent representative Mr. Patrik De Haes (for the period from 15 May 2021 up to and including 31 December 2021);
- Mr. Thomas Clay;
- Mr. David Guyer, M.D.;
- Mr. Thomas Graney (for the period from 13 August 2021 up to and including 31 December 2021);
- Ms. Adrienne Graves;
- INVESTEA SRL, having its registered office at 1150 Sint-Pieters-Woluwe, Jan Olieslagerslaan 22, box 16, registered in the register of legal entities (Brussels – Frenchspeaking division) under the number 0554.946.205, with permanent representative Ms. Emmanuèle Attout; and
- Baron Philippe Vlerick.
Agreed Not agreed Abstention
- Discharge to the statutory auditor of the Company for the exercise of its mandate during the financial year closed on 31 December 2021.
Proposed resolution:
Discharge to the statutory auditor, BDO Bedrijfsrevisoren BV (RLE 0431.088.289), having its registered office at Da Vincilaan 9, 1935 Zaventem, represented by Mr. Gert Claes, auditor, for the performance of its mandate during the financial year closed on 31 December 2021.
Agreed Not agreed Abstention
- Appointment of PwC Bedrijfsrevisoren BV, represented by Mr. Didier Delanoye, as statutory auditor upon the proposal of the board of directors of the Company, after proposal of the audit committee, and decision on the remuneration for the exercise of the mandate as statutory auditor.
Proposed resolution:
Upon proposal of the board of directors, after the proposal of the audit committee of the Company, the general meeting resolved to: (i) appoint PwC Bedrijfsrevisoren BV, Culliganlaan 5, 1J, 1831 Diegem, Belgium, represented by Mr. Didier Delanoye, auditor, as statutory auditor of the Company, for a period of three years ending immediately after the close of the meeting that will decide on the annual accounts for the financial year to be closed on December 31, 2024, and (ii) determine the annual remuneration of the statutory auditor at EUR 113,050.00 for the audit of the statutory annual accounts and the consolidated annual accounts of the group. This amount is exclusive of expenses and VAT.
Agreed Not agreed Abstention
- Reappointment of (i) Mr. Thomas Clay, (ii) MeRoNo BV, aforementioned, with permanent representative Mr. Patrik De Haes, (iii) Mr. David Guyer, M.D., (iv) Ms. Adrienne Graves, as nonexecutive directors, and (v) Mr. Thomas Graney, as executive director, upon proposal of the board of directors of the Company, after advice of the nomination and remuneration committee, and decision on the remuneration for the exercise of their mandate as director.
Commentary to the item on the agenda:
The curricula vitae of Mr. Patrik De Haes (permanent representative of MeRoNo BV), Mr. Thomas Clay, Mr. David Guyer, M.D., Ms. Adrienne Graves and Mr. Thomas Graney are available on the Company's website (www.oxurion.be). The board of directors is of the opinion that Mr. Thomas Clay, Mr. David Guyer, M.D., and Ms. Adrienne Graves meet the independence criteria set out in article 7:87 of the BCCA and provision 3.5. of the Belgian Corporate Governance Code 2020.
Proposed resolutions:
8.1. Resolution to reappoint Mr. Thomas Clay, as independent non-executive director of the Company (as Mr. Thomas Clay meets the independence criteria of article 7:87 of the BCCA and provision 3.5 of the Belgian Corporate Governance Code 2020), with immediate effect for a period of two years that will expire after the close of the general meeting that will decide on the annual accounts for the financial year to be closed on December 31, 2023. His mandate will be remunerated in accordance with the remuneration for non-executive directors adopted by the general meeting of 7 May 2019 and as confirmed in the approved Remuneration Policy 2021 (available on the website of the Company (www.oxurion.be);
Agreed Not agreed Abstention
8.2. Resolution to reappoint MeRoNo BV, with registered office at 1000 Brussels, Wolvengracht 48, box 5/13, registered in the register of legal entities (Brussels – Dutch-speaking division) under number 0771.312.029, permanently represented by Mr. Patrik De Haes, as non-executive director of the Company, with immediate effect for a period of three years ending after the close of the general meeting that will decide on the annual accounts for the financial year to be closed on December 31, 2024. Its mandate will be remunerated in accordance with the remuneration for non-executive directors adopted by the general meeting of 7 May 2019 and as confirmed in the approved Remuneration Policy 2021 (available on the website of the Company (www.oxurion.be);
Agreed Not agreed Abstention
8.3. Resolution to reappoint Mr. David Guyer, M.D., as independent non-executive director of the Company (as Mr. David Guyer, M.D., meets the independence criteria of article 7:87 of the BCCA and provision 3.5 of the Belgian Corporate Governance Code 2020), with immediate effect for a period of three years that will expire after the close of the meeting that will decide on the annual accounts for the financial year to be closed on December 31, 2024. His mandate will be remunerated in accordance with the remuneration for non-executive directors adopted by the general meeting of 7 May 2019 and as confirmed in the approved Remuneration Policy 2021 (available on the website of the Company (www.oxurion.be);
Agreed Not agreed Abstention
8.4. Resolution to reappoint Ms. Adrienne Graves, as independent non-executive director of the Company (as Ms. Adrienne Graves meets the independence criteria of article 7:87 of the BCCA and provision 3.5 of the Belgian Corporate Governance Code 2020), with immediate effect for a period of four years that will expire after the close of the meeting that will decide on the annual accounts for the financial year to be closed on December 31, 2025. Her mandate will be remunerated in accordance with the remuneration for non-executive directors adopted by the general meeting of 7 May 2019 and as confirmed in the approved Remuneration Policy 2021 (available on the website of the Company (www.oxurion.be);
Agreed Not agreed Abstention
8.5. Resolution to reappoint Mr. Thomas Graney, as executive director with immediate effect for a period of four years expiring at the close of the general meeting that will decide on the annual accounts for the financial year ending December 31, 2025. His mandate as director will not be remunerated.
Agreed Not agreed Abstention
All the aforementioned directors chose the registered office of the Company as their place of residence in view of their mandate as director.
In accordance with article 24 of the articles of association, the Company is represented as follows: "(1) General powers
Without prejudice to the general representative power of the board of directors as a collegiate body, the company is validly represented in and out of court by two directors acting jointly, who are not required to provide proof of a prior decision of the board of directors.
(2) Delegated administrative powers
The company is also validly represented in and out of court with regard to the day-to-day management by the managing director(s) who act(s) alone or jointly in implementation of the delegation decision of the board of directors.
In addition, the company is legally bound by special proxyholders within the limits of the power of attorney granted to them."
- Approval change of control provisions within the framework of article 7:151 of the BCCA.
Commentary to the item on the agenda:
Pursuant to article 7:151 of the BCCA, the General Meeting is solely competent to approve "change of control clauses" whereby third parties are granted rights having a substantial influence on the assets of the Company or causing a substantial debt or undertaking for the Company, if the exercise of such rights depends on the launch of a public takeover bid on the shares of the Company or a change of control thereof. Such clause is included in the convertible bond financing entered into by the Company on November 21, 2021, for an amount of EUR 10,000,000.00 with Kreos Capital / Pontifax Ventures (the Convertible Bond Financing). The terms of the Convertible Bond Financing provide for a change of control clause - condition 7.3 (of the 'Conditions and Terms of the convertible bonds') (Redemption upon a Change of Control) in view of which, for each convertible bond issued under the Convertible Bond Financing, each bondholder may in certain circumstances require the Company to redeem the convertible bonds on the closing of the change of control transaction, in an amount equal to the accreted principal amount together with (i) during the interest only period, any accrued but uncapitalized payment in kind interest; or (ii) during the amortizing period, any accrued but unpaid cash interest. To exercise such right, the relevant bondholder must notify the Company during the period commencing on the occurrence of a change of control and ending 60 calendar days later. Pursuant to article 7:151 of the BCCA, this clause must be approved by the general meeting, and it is hereby proposed to grant this approval for all bonds issued under the Convertible Bond Financing.
Proposed resolution:
Pursuant to article 7:151 of the BCCA, the general meeting approved: (i) condition 7.3 (of the 'Conditions and Terms of the convertible bonds') (Redemption upon a Change of Control) in view of which, for each convertible bond issued under the Convertible Bond Financing, each bondholder may in certain circumstances require the Company to redeem the convertible bonds on the closing of the change of control transaction, in an amount equal to the accreted principal amount together with (i) during the interest only period, any accrued but uncapitalized payment in kind interest; or (ii) during the amortizing period, any accrued but unpaid cash interest. To exercise such right, the relevant bondholder must notify the Company during the period commencing on the occurrence of a change of control and ending 60 calendar days later; and (ii) of any other provision of the Convertible Bond Financing granting rights to third parties which could affect an obligation on the Company, where in each case the exercise of these rights is dependent on the occurrence of a change of control.
Agreed Not agreed Abstention
10. Power of attorney.
Proposed resolution:
Powers of attorney in the broadest sense to be granted to Mr. Michaël DILLEN, in his capacity as sole director of Midico BV, being the Company's Chief Business Officer and Corporate Secretary, to draft, execute and sign all documents, instruments, acts and formalities and to give all necessary and useful instructions to implement the aforementioned resolutions, including, but not limited to, the filing of the annual accounts and the consolidated annual accounts closed on 31 December 2021, and the annual report and the statutory auditor's report relating thereto, with the National Bank of Belgium, and the completion of the necessary publication formalities (including the signing of any publication forms), with the right to delegate.
Agreed Not agreed Abstention
If no instructions are given, the undersigned shareholder shall be deemed to consent to the proposed resolutions. Such consent will be deemed to be a specific voting instruction in the sense of article 7:143, §4, 2° of the BCCA.
If pursuant to article 7:130 of the BCCA new items to be dealt with are included in the agenda after the present proxy form has been submitted to the Company, the Proxy Holder shall be entitled to vote on such new agenda items insofar as the proxy holder, by doing so, does not pursue another interest than the interest of the undersigned shareholder.
- II. The Undersigned grants the Proxy Holder all powers to sign all attendance lists and minutes, to participate in all deliberations, to vote with respect to all resolutions or items that can, pursuant to these agendas, be presented to the extraordinary general shareholders' meeting and the ordinary general shareholders' meeting, in name and on behalf of the Undersigned.
- III. The Undersigned grants the Proxy Holder the power to, in general, do all what appears useful or necessary for the execution of this proxy.
- IV. The present proxy shall also serve as notification within the meaning of article 7:134 of the BCCA.
Done at ___________________ on ______________________,
('good for proxy' + signature)