AI assistant
Oxurion NV — AGM Information 2020
Jul 6, 2020
3987_rns_2020-07-06_3172b0bc-853c-4e2d-9740-e93f16ed8e09.pdf
AGM Information
Open in viewerOpens in your device viewer
OXURION NAAMLOZE VENNOOTSCHAP te 3001 Heverlee, Gaston Geenslaan 1 Ondernemingsnummer 0881.620.924 RPR Leuven www.oxurion.com
(de "Vennootschap")
OPROEPING TOT BUITENGEWONE ALGEMENE VERGADERING VAN AANDEELHOUDERS
De raad van bestuur van de Vennootschap heeft de eer de aandeelhouders en de houders van inschrijvingsrechten van de Vennootschap uit te nodigen tot het bijwonen van de buitengewone algemene vergadering die zal worden gehouden op donderdag 6 augustus 2020 om 14:00 uur (Belgische tijd, GMT+1) op het kantoor van geassocieerde notarissen Celis, Celis & Liesse te 2000 Antwerpen, Kasteelpleinstraat 59 met onderstaande agenda.
Indien het vereiste aanwezigheidsquorum niet wordt bereikt, zal een tweede buitengewone algemene vergadering worden gehouden op maandag 24 augustus 2020 om 14:00 uur (Belgische tijd, GMT+1), op dezelfde plaats en met dezelfde agenda.
Gelet op de nog steeds heersende Covid-19 pandemie waarvan de evolutie tijdens de komende weken en maanden zowel in België als in Europa onzeker is, is het in de huidige omstandigheden ook onzeker welke maatregelen opgelegd door de Belgische regering ter bestrijding van de COVID-19 pandemie nog van kracht zullen zijn op 6 augustus 2020, de datum van de eerst geplande buitengewone algemene vergadering. De raad van bestuur moedigt de aandeelhouders daarom aan om hun stemrecht op de algemene vergadering schriftelijk uit te oefenen door middel van stemming per brief of door vertegenwoordiging bij een volmacht zoals hierna uiteengezet.
De raad van bestuur zal de situatie en de reglementering in dit verband nauwgezet blijven opvolgen, en indien nodig bijkomende informatie publiceren op de website van de Vennootschap. De raad van bestuur onderzoekt de mogelijkheid voor de aandeelhouders om de algemene vergaderingen vanop afstand bij te wonen. De praktische modaliteiten hiervoor zullen, in voorkomend geval ten gepaste tijde, op de website (www.oxurion.com/investors) bekend gemaakt worden.
AGENDA
Agenda en voorstellen tot besluit
- Kennisname van het verslag van de raad van bestuur overeenkomstig artikel 7:228 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen met voorstel van de maatregelen tot herstel van het eigen vermogen van de Vennootschap zoals opgenomen in agendapunt 2 hierna door aanzuivering van de geleden verliezen door formele kapitaalvermindering.
Commentaar bij dit agendapunt:
De Raad van Bestuur verduidelijkt dat de Vennootschap op datum van de oproeping tot de buitengewone algemene vergadering formeel nog niet onder de drempels valt zoals voorgeschreven door artikel 7:228 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen Gelet op de reeds geleden en geboekte verliezen per 31 december 2019 en gelet op de verwachte halfjaarlijkse resultaten per 30 juni 2020, waarvan de definitieve cijfers op het ogenblik van de bekendmaking van deze oproeping echter nog niet definitief vastgesteld zijn, zal de Vennootschap hoogstwaarschijnlijk wel onder de toepasselijke drempels opgenomen in voormelde wettelijke bepaling vallen op het ogenblik wanneer de algemene vergadering plaatsvindt, wat de toepassing van deze procedure rechtvaardigt. De Raad van Bestuur wenst aldus proactief te handelen teneinde te vermijden dat later hiervoor een nieuwe algemene vergadering met aparte agenda zou moeten worden bijeengeroepen.
- Beraadslaging en besluitvorming over de te nemen maatregelen overeenkomstig artikel 7:228 Wetboek van vennootschappen en verenigingen: de aanzuivering van de geleden verliezen door formele kapitaalvermindering
Voorstel tot besluit:
Na kennis genomen te hebben van het verslag van de raad van bestuur vermeld in agendapunt 1, wordt beslist om (i) de activiteiten van de Vennootschap voort te zetten, en (ii) de door de raad van bestuur voorgestelde maatregelen met het oog op het herstel van het eigen vermogen van de Vennootschap goed te keuren.
De vergadering beslist aldus om een eerste formele vermindering van het kapitaal van de Vennootschap door te voeren met een bedrag van vijftig miljoen honderdachtennegentigduizend driehonderdvierenzeventig euro en achtendertig cent (50.198.374,38 EUR) ter aanzuivering ten belope van voormeld bedrag van het saldo van de overgedragen verliezen per 31 december 2019; na deze verrichtingen zouden alle geleden verliezen per 31 december 2019 zijn aangezuiverd.
Door deze eerste kapitaalvermindering zal het kapitaal van de Vennootschap worden teruggebracht van honderdelf miljoen zesenvijftigduizend negenhonderdtweeëndertig euro en nul cent (111.056.932,00 EUR) naar zestig miljoen achthonderdachtenvijftigduizend vijfhonderdzevenenvijftig euro en tweeënzestig cent (60.858.557,62 EUR), en dit zonder vernietiging van bestaande aandelen. De kapitaalvermindering zal op gelijke wijze gedragen worden door elk van de bestaande aandelen zodat na de totstandkoming van deze kapitaalvermindering elk aandeel eenzelfde deel van het kapitaal, dat resteert na de eerste vermindering, zal vertegenwoordigen. Op fiscaal vlak zal deze eerste kapitaalvermindering uitsluitend worden aangerekend op het werkelijk gestort kapitaal.
- Vorming van een reserve voor het dekken van een voorzienbaar verlies door een formele kapitaalvermindering.
Voorstel tot besluit:
De vergadering beslist om een tweede formele vermindering van het kapitaal van de Vennootschap door te voeren met een bedrag van vijf miljoen vijfhonderd tweeëndertigduizend vijfhonderd zesennegentig euro en tweeënzestig cent (5.532.596,62 EUR) om een reserve te vormen tot dekking van een voorzienbaar verlies conform artikel 7:210 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen.
Door deze tweede kapitaalvermindering zal het kapitaal van de Vennootschap worden teruggebracht van zestig miljoen achthonderdachtenvijftigduizend vijfhonderdzevenenvijftig euro en tweeënzestig cent (60.858.557,62 EUR) naar vijfenvijftig miljoen driehonderd vijfentwintig duizend negenhonderdeenenzestig euro en nul cent (EUR 55.325.961,00), en dit zonder vernietiging van bestaande aandelen en door boeking van het volledige bedrag van deze kapitaalvermindering op een reserve tot dekking van een voorzienbaar verlies ten bedrage van vijf miljoen vijfhonderd tweeëndertigduizend vijfhonderd zesennegentig euro en tweeënzestig cent (5.532.596,62 EUR) die later slechts mag worden aangewend voor de aanzuivering van geleden verlies of eventueel tot verhoging van het kapitaal door omzetting van reserves. De kapitaalvermindering zal op gelijke wijze gedragen worden door elk van de bestaande aandelen zodat na de totstandkoming van deze kapitaalvermindering elk aandeel eenzelfde deel van het kapitaal, dat resteert na de tweede vermindering, zal vertegenwoordigen. Op fiscaal vlak zal deze tweede kapitaalvermindering eveneens uitsluitend worden aangerekend op het werkelijk gestort kapitaal.
4. Statutenwijziging.
Voorstel tot besluit:
De statuten van de Vennootschap zullen worden aangepast om ze in overeenstemming te brengen met de genomen besluiten tot formele kapitaalvermindering voorgesteld in de agendapunten 2 en 3: aanpassing van het bedrag van het kapitaal in artikel 5 van de statuten.
5. Volmachten.
Voorstel tot besluit:
De vergadering verleent zowel aan de raad van bestuur als aan de gedelegeerd bestuurder en de secretaris van de Vennootschap, elk afzonderlijk bevoegd en met recht van indeplaatsstelling, de ruimste bevoegdheden die noodzakelijk of nuttig zijn voor de uitvoering van alle genomen besluiten over de voorgaande agendapunten en in het bijzonder tot uitvoering van de nodige aanpassingen, inschrijvingen, meldingen en schrappingen in het register van aandelen van de Vennootschap. Verder wordt aan de instrumenterende notaris een bijzondere volmacht verleend om de nieuwe gecoördineerde tekst van de statuten van de Vennootschap op te stellen, te ondertekenen en neer te leggen in het elektronisch databanksysteem voor statuten beheerd door de Koninklijke Federatie van het Belgisch Notariaat overeenkomstig de wettelijke bepalingen ter zake.
Quorum
Voor de beraadslaging en stemming over de bovenvermelde agendapunten dienen de aanwezige of vertegenwoordigde aandeelhouders op de buitengewone algemene vergadering ten minste de helft (50%) van het kapitaal van de Vennootschap te vertegenwoordigen.
Indien het voormelde aanwezigheidsquorum niet wordt bereikt, zal een tweede buitengewone algemene vergadering met identiek dezelfde agenda (gelet op de samenhang van de agendapunten) worden bijeengeroepen, zoals hoger in deze oproeping reeds aangekondigd. Deze tweede vergadering zal geldig kunnen beslissen ongeacht het vertegenwoordigde deel van het kapitaal door de aanwezige of vertegenwoordigde aandeelhouders
Stemming en meerderheid
Overeenkomstig de statuten van de Vennootschap zal elk geldig vertegenwoordigd aandeel recht geven op één stem.
Overeenkomstig de toepasselijke wetgeving en de statuten van de Vennootschap, zullen de voorstellen tot besluit over de agendapunten (uitgezonderd het laatste agendapunt) alleen dan zijn aangenomen indien ze worden goedgekeurd met drie vierden van de geldig uitgebrachte stemmen, waarbij onthoudingen in de teller noch in de noemer worden meegerekend.
Overeenkomstig artikel 7:135 Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen, mogen de houders van inschrijvingsrechten de buitengewone algemene vergadering bijwonen, doch slechts met raadgevende stem.
DEELNAME AAN DE VERGADERING
Toelatingsvoorwaarden
De Raad van Bestuur van de Vennootschap wijst erop dat enkel de personen die voldoen aan de twee voorwaarden vermeld onder de punten 1 en 2 hierna het recht zullen hebben om aan de buitengewone algemene vergadering deel te nemen en om er het stemrecht uit te oefenen.
- Registratie van de aandelen
Het recht om deel te nemen aan de buitengewone algemene vergadering en om er het stemrecht uit te oefenen wordt slechts verleend op grond van de boekhoudkundige registratie van de aandelen op naam van de aandeelhouder vastgesteld als hierna vermeld, op 23 juli 2020, om middernacht (Belgische tijd, GMT+1) (de "registratiedatum"). Die registratie wordt als volgt vastgesteld:
- voor aandelen op naam: door hun inschrijving in het register van de aandelen op naam van de Vennootschap op de registratiedatum;
- voor gedematerialiseerde aandelen: door hun inschrijving op de rekeningen van een erkende rekeninghouder of van een vereffeningsinstelling. De erkende rekeninghouder of de vereffeningsinstelling bezorgt de betrokken aandeelhouder een attest waaruit blijkt hoeveel gedematerialiseerde aandelen op naam van de aandeelhouder op zijn rekeningen zijn ingeschreven op de registratiedatum.
Enkel personen die op de registratiedatum aandeelhouder zijn, zijn gerechtigd deel te nemen aan en te stemmen op de algemene vergadering.
- Kennisgeving van het voornemen om deel te nemen aan de buitengewone algemene vergadering
De aandeelhouders melden, uiterlijk op 31 juli 2020, hun voornemen om deel te nemen aan de buitengewone algemene vergadering samen met het aantal aandelen waarvoor zij het stemrecht wensen uit te oefenen. In voorkomend geval wordt het attest afgeleverd door de erkende rekeninghouder of de vereffeningsinstelling, aan de kennisgeving gehecht. Deze kennisgeving dient te gebeuren per e-mail naar [email protected], per fax op +32 16 751 311 of per brief ter attentie van Michaël Dillen, Gaston Geenslaan 1, 3001 Heverlee.
De houders van inschrijvingsrechten, mogen de buitengewone algemene vergadering bijwonen, mits naleving van de toelatingsvoorwaarden voorzien voor de aandeelhouders.
De deelnemers aan de buitengewone algemene vergadering worden verzocht om zich op 6 augustus 2020 aan te bieden vanaf 13u45 (Belgische tijd, GMT +1) op het notariskantoor waar de vergadering zal plaatsvinden teneinde een vlotte afhandeling van de registratieformaliteiten voor de aandeelhouders mogelijk te maken.
De aandeelhouders of, naar gelang het geval, hun wettelijke vertegenwoordigers of volmachthouders moeten bewijs leveren van hun identiteit voorafgaand aan de aanvang van de vergadering, indien zij natuurlijke personen zijn, door voorlegging van hun identiteitskaart of paspoort of een gelijkwaardig identiteitsbewijs en, indien zij rechtspersonen zijn, moeten hun wettelijke vertegenwoordigers daarenboven de relevante documenten voorleggen die hun identiteit en hun vertegenwoordigingsbevoegdheid tegenover derden specifiek aantonen.
Stemmen op afstand
De aandeelhouders kunnen op afstand stemmen per brief. De stemming per brief moet gebeuren door middel van het daartoe door de Vennootschap opgestelde formulier. Het formulier voor de stemming per brief is beschikbaar op de zetel van de Vennootschap en op de website van de Vennootschap (www.oxurion.be). Het formulier voor de stemming per brief dient schriftelijk of elektronisch te worden ondertekend. De elektronische handtekening dient een gekwalificeerde elektronische handtekening te zijn in de zin van Verordening (EU) Nr. 910/2014 van het Europees Parlement en de Raad van 23 juli 2014 betreffende elektronische identificatie en vertrouwensdiensten voor elektronische transacties in de interne markt en tot intrekking van Richtlijn 1999/93/EG, of een elektronische handtekening in overeenstemming met de voorwaarden uiteengezet in artikel 1322 van het Burgerlijk Wetboek Het ondertekende formulier voor de stemming per brief moet de Vennootschap bereiken per post op de zetel (Gaston Geenslaan 1, 3001 Heverlee, België, ter attentie van de heer Michaël Dillen) of per email aan [email protected] ten laatste op de zesde kalenderdag voorafgaand aan de buitengewone aandeelhoudersvergadering, met name vóór of ten laatste op 31 juli 2020.
Een aandeelhouder die wenst te stemmen op afstand moet in elk geval de voorwaarden naleven om te kunnen deelnemen aan de vergadering, zoals beschreven in "toelatingsvoorwaarden".
De mogelijkheid om agendapunten en/of voorstellen tot besluit in te dienen
Overeenkomstig artikel 7:130 WVV, kunnen één of meer aandeelhouders die samen minstens 3% bezitten van het kapitaal, bijkomende agendapunten toevoegen aan de agenda van de buitengewone algemene vergadering en voorstellen tot besluit indienen met betrekking tot in de agenda opgenomen of daarin op te nemen onderwerpen. Zulke aanvragen worden verstuurd per e-mail naar [email protected], uiterlijk op 15 juli 2020 om 17:00 uur. (Belgische tijd, GMT+1).
Meer gedetailleerde informatie over de voorwaarden om van deze mogelijkheid gebruik te maken vindt men terug op de website van de Vennootschap (www.oxurion.com).
Indien de Vennootschap verzoeken tot aanvulling van de agenda en/of voorstellen tot besluit zou ontvangen, zal ze zo spoedig mogelijk en uiterlijk op 22 juli 2020 de gewijzigde agenda publiceren op haar website.
Vraagrecht
De aandeelhouders en de houders van inschrijvingsrechten die voldoen aan de voorwaarden om te worden toegelaten tot de buitengewone algemene vergadering kunnen tijdens die vergadering vragen stellen aan de bestuurders van de Vennootschap met betrekking tot de punten op de agenda van de Vergadering. Deze vragen kunnen ook schriftelijk worden gesteld per e-mail naar [email protected], uiterlijk op 31 juli 2020 om 17:00 uur (Belgische tijd, GMT+1).
Meer gedetailleerde informatie over het vraagrecht uit hoofde van artikel 7:139 WVV vindt men terug op de website van de Vennootschap (www.oxurion.com).
Volmachten
De aandeelhouders die zich op de buitengewone algemene vergadering wensen te laten vertegenwoordigen, dienen gebruik te maken van de volmacht die door de raad van bestuur werd opgesteld. Zij kunnen deze volmacht verkrijgen op de zetel van de Vennootschap of downloaden op de website van de Vennootschap (www.oxurion.com). Andere volmachten zullen niet worden aanvaard worden.
De getekende volmachten dienen uiterlijk op 31 juli 2020 om middernacht (Belgische tijd, GMT+1), de Vennootschap te bereiken, per post op de zetel (Gaston Geenslaan 1, 3001 Heverlee, België) ter attentie van de heer Michaël Dillen) of per email aan [email protected].,.
De aandeelhouders worden verzocht om de instructies vermeld op het volmachtformulier strikt te volgen. Enkel origineel getekende volmachtformulieren die volledig en correct ingevuld zijn, zullen worden aanvaard.
Ter beschikkingstelling van stukken
De aandeelhouders en de houders van inschrijvingsrechten kunnen vanaf 6 juli 2020 tijdens werkdagen en tijdens de normale openingsuren van de burelen, op de zetel van de Vennootschap (Gaston Geenslaan 1, 3001 Heverlee) kennis nemen van het verslag vermeld in de agenda.
De houders van effecten kunnen van het verslag kosteloos een kopie verkrijgen op de zetel van de Vennootschap, mits schriftelijk verzoek daartoe verstuurd ter attentie van Michaël Dillen, Gaston Geenslaan 1, 3001 Heverlee of per e-mail naar [email protected].
Alle relevante informatie met betrekking tot deze buitengewone algemene vergadering, met inbegrip van het verslag van de raad van bestuur vermeld in de agenda en de overige informatie die overeenkomstig artikel 7:129 WVV ter beschikking moet worden gesteld, is vanaf 6 juli 2020 beschikbaar op de website van de Vennootschap (www.oxurion.com).
De raad van bestuur
OXURION LIMITED LIABILITY COMPANY at 3001 Heverlee, Gaston Geenslaan 1 Enterprise number: 0881.620.924 (RLE Leuven) www.oxurion.com [email protected]
(the "Company")
CONVOCATION OF THE EXTRAORDINARY GENERAL SHAREHOLDERS' MEETING
The board of directors of the Company has the honour to invite the holders of shares and subscription rights of the Company to attend the extraordinary general shareholders' meeting, which will be held on Thursday 6 August 2020 at 2 p.m. (Belgian time, GMT +1) at the office of notaries Celis, Celis & Liesse, Kasteelpleinstraat 59, 2000 Antwerp with the agenda below.
If the quorum for the extraordinary general shareholders' meeting would not be reached, a second meeting will be held on Monday 24 August 2020 at 2:00 p.m. (Belgian time, GMT+1) , at the same location with the same agenda.
In view of the Covid-19 pandemic, which is still ongoing and the evolution of which will still be uncertain in the coming weeks and months both in Belgium and Europe, it is under the current circumstances also uncertain which measures imposed by the Belgian government to combat the COVID-19 pandemic will still be in force on 6 August 2020, the date of the extraordinary general shareholders' meeting. The board of directors therefore encourages shareholders to exercise their voting rights at the general shareholders' meeting in writing by letter or by proxy representation, as set out below.
The board of directors will continue to closely monitor the situation and the regulations in this respect and, if necessary, publish additional information on the Company's website. The board of directors examines the possibility for shareholders to attend the shareholders' meetings remotely. The practical arrangements for this will in such case be published on the website (www.oxurion.com/investors), at the appropriate time.
AGENDA
Agenda and proposed resolutions
- Acknowledgement of the report of the board of directors in accordance with article 7:228 of the Belgian Companies and Associations Code with a proposal to improve the Company's equity as included in agenda item 2 below by absorbing the losses incurred by means of a formal capital decrease.
Comments on this agenda item
The Board of Directors clarifies that on the date of the convocation of the extraordinary shareholders' meeting, the Company does not yet formally fall below the thresholds taken up in Article 7:228 of the Belgian Companies and Associations Code. In view of the losses already incurred and booked as per 31 December 2019 and in view of the expected half-yearly results as per 30 June 2020, of which the final figures have not yet been determined at the time of publication of this convocation, the Company will probably fall below the applicable thresholds included in the aforementioned legal provision at the time of the general shareholders' meeting, which justifies the application of this procedure. The Board of Directors wishes to act proactively in this respect, in order to avoid having to convene a new shareholders' meeting with a separate agenda at a later date.
- Deliberation on and approval of the measures to be taken in accordance with article 7:228 of the Belgian Companies and Associations Code: the absorption of losses incurred through a formal capital decrease.
Proposed resolution:
Following acknowledgement of the report of the board of directors referred to in agenda item 1, it is decided (i) to continue the Company's operations and (ii) to approve the recovery measures proposed by the board of directors to improve the Company's equity.
The meeting thus decides to carry out an initial formal decrease of the Company's capital with an amount of fifty million one hundred and ninety-eight thousand three hundred and seventy-four euros and thirty-eight cents (EUR 50,198,374.38) in order to absorb the aforementioned balance of losses carried forward as at 31 December 2019; following these operations, all losses incurred as at 31 December 2019 should have been absorbed.
Through this initial capital decrease, the capital of the Company shall be reduced from one-hundred eleven million fifty-six thousand nine-hundred thirty-two euro and zero cents (EUR 111,056,932.00) to sixty million eight hundred and fifty-eight thousand five hundred and fifty-seven euros and sixtytwo cents (EUR 60,858,557.62), without cancellation of existing shares. The capital decrease shall be borne in the same way by each of the existing shares. Therefore, following the realisation of the capital decrease, each share shall represent an equal part of the capital remaining following the capital decrease. From a tax perspective, the capital decrease shall only be imputed to the actual paid-up capital.
- Creation of a reserve to cover a foreseeable loss by a formal capital decrease
Proposed resolution:
The meeting decides to carry out a second formal capital decrease of the Company's capital with an amount of five million five hundred and thirty-two thousand five hundred and ninety-six euros and sixty-two cents (EUR 5,532,596.62) to create a reserve to cover a foreseeable loss in accordance with Article 7:210 of the Belgian Companies and Associations Code.
As a result of this second capital decrease, the capital of the Company shall be reduced from sixty million eight hundred and fifty-eight thousand five hundred and fifty-seven euros and sixty-two cents (EUR 60,858,557.62) to fifty-five million three hundred and twenty-five thousand nine hundred and sixty-one euros and zero cents (EUR 55,325,961.00), without cancellation of existing shares and by booking the full amount of this capital decrease on a reserve to cover a foreseeable loss amounting to five million five hundred and thirty-two thousand five hundred and ninety-six euros and sixty-two cents (EUR 5,532,596.62) which may subsequently only be used to cover losses incurred or, where appropriate, to increase the capital by converting reserves. The capital decrease shall be borne in the same way by each of the existing shares. Therefore, following the realisation of the capital decrease, each share will represent an equal part of the capital remaining following the second capital decrease. From a tax perspective, this second capital decrease shall also only be imputed to the actual paid-up capital.
- Amendment articles of association.
Proposed resolution:
The articles of association of the Company shall be amended in accordance with the decisions taken with respect to the formal capital decrease in the second and third item on the agenda: amendment of the amount of the capital in article 5 of the articles of association.
- Proxy.
Proposed resolution:
The meeting grants a special power of attorney to the board of directors, the managing director and the secretary of the Company, each individually authorised, with the right of substitution, with the broadest powers that are necessary or useful for the implementation of the decisions taken on the previous agenda items and in particular for the execution of the necessary adjustments, registrations, notifications and erasures in the register of shares of the Company. Furthermore, the meeting grants a special power of attorney to the enacting notary to draft and to sign the coordinated version of the articles of association and to file them in the electronic database system for articles of association managed by the Royal Federation of Belgian Notaries in accordance with the applicable legal provisions.
Quorum
For the deliberation and voting on the aforementioned agenda items, the shareholders present or represented at the extraordinary shareholders' meeting must represent at least half (50%) of the Company's capital.
If the aforementioned attendance quorum is not reached, a second extraordinary shareholders' meeting will be convened for the deliberation and voting on the items on the agenda, given the fact that they are interconnected, as mentioned above in this convening notice. This second meeting will be allowed to validly decide irrespective the represented part of the capital.
Voting and majority
In accordance with the articles of association, the Company shall entitle each validly represented share to one vote.
In accordance with the applicable legislation and the articles of association of the Company, the proposed resolutions on the agenda items (except for the last item on the agenda) of the extraordinary general shareholders' meeting will be adopted if they are approved by three-quarters of the votes duly cast, whereby abstentions will not be taken into account in the numerator or denominator.
Pursuant to article 7:135 of the Belgian Companies and Associations Code, the holders of warrants can attend the extraordinary general shareholders' meeting with advisory vote only.
PARTICIPATION TO THE EXTRAORDINARY GENERAL SHAREHOLDERS' MEETING
Admission requirements
The board of directors of the Company points out that only the persons who have fulfilled the two conditions set out below under point 1 and 2, will have the right to participate in and to vote at the extraordinary general shareholders' meeting.
1. Registration of the shares
The right to participate in and to vote at the extraordinary general shareholders' meeting is granted on the basis of the accounting registration of the shares in name of the shareholder, on 23 July 2020, at midnight (Belgian time, GMT+1) (the "registration date"). This registration is determined as follows:
- for registered shares: registration will be established through their registration in the register of shares of the Company, on the registration date;
- for dematerialized shares: registration will be established through their registration in the accounts of a licensed account holder or a settlement institution. The licensed account holder or settlement institution provides the shareholder with a certificate stating how many dematerialized shares are registered in its accounts in the name of the shareholder on the registration date.
Only persons who are shareholders on the registration date are entitled to participate in and vote at the extraordinary general shareholders' meeting.
- Notification of the intention to participate in the extraordinary general shareholders' meeting
The shareholders must notify the Company, at the latest on 31 July 2020, that they wish to participate in the extraordinary general shareholders' meeting and the number of shares for which they wish to vote. The certificate, if any, issued by the licensed account holder or the settlement institution, is to be attached to this notification. The notification should be done by e-mail to [email protected], by fax to +32 16 751 311 or by letter to Gaston Geenslaan 1, 3001 Heverlee, for the attention of Mr Michaël Dillen.
The holders of subscription rights are allowed to attend the extraordinary general shareholders' meeting, subject to compliance with the admission requirements for shareholders.
Participants to the extraordinary shareholders' meeting are invited to be present on 6 August 2020 as from 1:45 p.m. (Belgian time, GMT+1) at the notary's office where the extraordinary shareholders' meeting shall take place in order to allow for an efficient handling of the registration formalities.
The shareholders or, as the case may be, their legal representatives or their proxy holders should proof their identity prior to the start of the meetings, if they are natural persons, by presenting their identity card or passport or an equivalent document and, if they are legal persons, their legal representatives should in addition deliver the relevant documents demonstrating in detail their identity and their representation power.
Remote voting
Shareholders can vote remotely by letter. Voting by letter must be done by means of the form drawn up by the Company for this purpose. This form to vote remotely is available at the Company's office and on the Company's website (www.oxurion.be). The form to vote by letter must be signed in writing or electronically. The electronic signature must be a qualified electronic signature within the meaning of Regulation (EU) No 910/2014 of the European Parliament and of the Council of 23 July 2014 on electronic identification and trust services for electronic transactions in the internal market and repealing Directive 1999/93/EC, or an electronic signature in accordance with the conditions set out in article 1322 of the Belgian Civil Code. The signed form for the voting by letter must reach the Company by mail at its registered office (Gaston Geenslaan 1, 3001 Heverlee, Belgium, for the attention of Mr Michaël Dillen) or by email to michael. [email protected] at the latest on the sixth calendar day prior to the extraordinary shareholders' meeting, i.e. before or at the latest on 31 July 2020.
In any event, a shareholder wishing to vote remotely must comply with the conditions for participation in the meeting, as described in "admission requirements".
The possibility to put items on the agenda and / or to submit proposed resolutions
In accordance with article 7:130 of the Belgian Companies and Associations Code, one or more shareholders who hold, individually or jointly at least 3% of the capital, may put items on the agenda of the extraordinary general shareholders' meeting and submit proposals for resolutions in relation to matters placed or to be placed in the agenda. These requests should be sent by e-mail to [email protected], no later than 15 July 2020 at 5:00 p.m. (Belgian time, GMT+1).
More detailed information about the conditions of this possibility can be found on the website of the Company (www.oxurion.com).
If the Company would receive any requests for new agenda items and/or proposed resolutions, it shall promptly and at the latest on 22 July 2020 publish the amended agenda on its website.
The right to ask questions
Shareholders and holders of subscription rights that meet the requirements to be admitted to the extraordinary general shareholders' meeting may raise questions to the directors of the Company during the meetings regarding the concerned respective items listed on the agenda. These questions may also be raised in writing by e-mail to [email protected], at the latest on 31 July 2020 at 5:00 p.m. (Belgian time, GMT+1).
More detailed information on the right to ask questions pursuant to article 7:139 of the Belgian Companies and Associations Code can be found on the website (www.oxurion.com).
Proxies
Shareholders who wish to be represented at the extraordinary general shareholders' meeting, should use the proxy form which has been prepared by the board of directors for this purpose. Such proxy form can be obtained at the registered office of the Company (Gaston Geenslaan 1, 3001 Heverlee) and will also be available on the website of the Company (www.oxurion.com). Other proxies will not be accepted.
The signed proxies must reach the Company no later than 31 July 2020 at midnight (Belgian time, GMT+1) , by post at its registered office (Gaston Geenslaan 1, 3001 Heverlee, Belgium, for the attention of Mr Michael Dillen) or by e-mail to [email protected] .
The shareholders are requested to strictly follow the instructions set out on the proxy form. Only originally executed proxy forms, filled out completely and accurately, will be accepted.
Provision of documents
The holders of shares and subscription rights may consult the relevant documents mentioned in the agenda items of the extraordinary shareholders' meeting at the registered office of the Company (Gaston Geenslaan 1, 3001 Heverlee), as from 6 July 2020, during weekdays and during normal office hours.
The holders of securities may obtain a free copy of these documents at the registered office of the Company, upon written request by letter to the registered office of the Company (Gaston Geenslaan 1, 3001 Heverlee), for the attention of Mr Michaël Dillen or by e-mail to [email protected].
All relevant information regarding this extraordinary general shareholders' meeting, including the report of the board of directors mentioned in the agenda and the information which must be published on the website of the Company, in accordance with article 7:129 of the Belgian Companies and Associations Code, will be available on the website of the Company (www.oxurion.com) as from 6 July 2020.