Olidata — Governance Information 2025

Jan 28, 2025

POLITICA PER LA GESTIONE DEL DIALOGO CON LA GENERALITÀ DEGLI AZIONISTI

Documento approvato dal Consiglio di Amministrazione di Olidata S.p.A. nella riunione del 28 gennaio 2025

1. Premessa

Il Consiglio di Amministrazione di Olidata S.p.A. ("OLIDATA" ovvero la "Società") crede nell'importanza di impegnarsi in una comunicazione trasparente, attiva e costruttiva con la generalità dei suoi azionisti (gli "Azionisti").

Il dialogo con gli Azionisti offre infatti l'opportunità di condividere con gli stessi le azioni e le visioni strategiche alla base della gestione societaria. Allo stesso tempo è una preziosa fonte di informazioni delle quali tener conto anche nella definizione della visione che ispira l'operato della Società, nonché delle attività volte a garantire gli standard di governance che la Società si è impegnata a perseguire.

Al fine di promuovere un dialogo aperto e costante con tutti i suoi Azionisti, e tenuto conto di quanto raccomandato al riguardo dal Codice di Corporate Governance per le società quotate al quale la Società aderisce, nella seduta del 28 gennaio 2025, il Consiglio di Amministrazione ha adottato, su proposta del Presidente, formulata di intesa con l'Amministratore Delegato della Società, la presente politica per la gestione del dialogo con la generalità degli azionisti (la "Politica") che esplicita i principi generali, le modalità di gestione e i principali contenuti del dialogo tra OLIDATA e i suoi Azionisti.

Le attività finalizzate all'instaurazione di un dialogo fra OLIDATA e i suoi Azionisti si sostanziano principalmente nella messa a disposizione sul sito web aziendale di documentazione come bilanci, comunicati stampa e presentazioni e nella possibilità di un contatto diretto tra la Società e gli Azionisti per il tramite della funzione Investor Relations; inoltre, per gli investitori istituzionali la Società organizza incontri one-to-one, group meeting, presentazioni, investor day, roadshow, conference call o incontri virtuali.

Non rientrano nel campo di applicazione della Politica:

• (i) le attività di gestione del dialogo effettuate dalla Società che rientrano nell'ambito di competenza delle diverse funzioni aziendali che non attengono a temi di corporate governance, informativa finanziaria e contabile, sostenibilità, politica di remunerazione, sistema di controllo e gestione del rischio;
• (ii) le attività di dialogo, sia proattivo sia reattivo, con gli investitori relative alle Assemblee, in quanto regolate da norme di legge e regolamentari;
• (iii) le richieste di dialogo con la Società che provengano da soggetti (come clienti, fornitori, altri portatori di interesse) che, pur qualificabili come Azionisti, siano motivati da interessi diversi da quello legato al proprio investimento, presente o potenziale, nel capitale della Società: tali rapporti saranno regolati dai diversi strumenti, politiche e disposizioni organizzative previsti in relazione all'interesse prevalente dell'interlocutore.

2. Principi generali

Il Consiglio di Amministrazione assicura che la Società presti particolare attenzione alla gestione del dialogo con gli Azionisti (il "Dialogo") e che, a tal fine, ciascuna funzione coinvolta nel Dialogo disponga di adeguate risorse e mezzi per organizzare, gestire, tutelare e facilitare il Dialogo, nel rispetto dei seguenti principi:

• a) Trasparenza: le informazioni fornite agli Azionisti nell'ambito del Dialogo dovranno essere chiare, complete, corrette e veritiere e non fuorvianti o confuse, consentendo agli Azionisti di sviluppare una valutazione informata e completa della Società.
• b) Tempestività: la Società si adopera, per il tramite dell'Amministratore Delegato, supportato dalla funzione Investor Relations, affinché le informazioni finanziarie e non finanziarie messe a disposizione sul sito web aziendale e i riscontri alle richieste di chiarimenti e approfondimenti sottoposte dagli Azionisti siano fornite in tempi congrui, che tengano conto della normativa vigente per le società quotate e dell'operatività aziendale.

• c) Parità di trattamento e simmetria informativa: la Società si impegna a distribuire a tutti gli Azionisti le informazioni loro necessarie per permettere un compiuto esercizio dei propri diritti, attraverso i più appropriati mezzi di comunicazione. Inoltre, la Società assicura che il Dialogo si svolga nel pieno rispetto della parità di trattamento degli Azionisti che saranno pertanto soggetti a identiche condizioni.
• d) Regolarità: OLIDATA si impegna a provvedere alla regolare pubblicazione delle informazioni aventi carattere continuativo, periodico o straordinario, così da permettere agli Azionisti di essere al corrente dei principali sviluppi riguardanti la Società.
• e) Compliance: OLIDATA rispetta in ogni momento le disposizioni di legge e le regole interne di governance, ivi comprese in particolare quelle dettate in materia di abusi di mercato di cui al Regolamento (UE) n. 596/2014 e dalle relative disposizioni di attuazione ("MAR"), recepite da OLIDATA, tra l'altro, nella "Procedura per la gestione interna e la comunicazione all'esterno delle informazioni privilegiate". La Società assicura inoltre, in ogni caso, l'applicazione dei principi di collaborazione e trasparenza con le competenti autorità.

3. Il Dialogo

OLIDATA comunica e interagisce con la generalità degli Azionisti su base continuativa in diversi modi, inclusi, in particolare (i) il sito web; (ii) la pubblicazione di comunicati stampa e altri documenti; (iii) l'Assemblea degli azionisti; (iv) la funzione Investor Relations come unità referente per tutti gli Azionisti e le altre funzioni di volta in volta competenti; e (v) incontri periodici con la comunità finanziaria, gli investitori istituzionali e gli analisti.

3.1 Il sito web

Il sito web www.olidata.com (il "Sito") rappresenta il principale canale per comunicare informazioni sulla Società agli Azionisti affinché gli stessi siano informati in modo tempestivo e possano approfondire la loro conoscenza della Società stessa.

Nel rispetto dei principi generali definiti dalla Politica tutte le informazioni presenti nel Sito devono essere chiare, complete, aggiornate, accurate e veritiere per consentire agli Azionisti di sviluppare una opinione veritiera.

Nella sezione "Investor Relations" del Sito sono altresì resi disponibili i bilanci della Società e del Gruppo ad essa facente capo, oltre a informazioni sull'andamento del titolo e sui risultati economico-finanziari, utili agli Azionisti per valutare le proprie scelte di investimento. Nella stessa sezione sono inoltre resi disponibili i comunicati stampa della Società, avvisi e altre informazioni tra cui il calendario degli eventi societari redatto secondo le istruzioni di Borsa Italiana S.p.A..

La Società si cura inoltre di mantenere il Sito aggiornato con informazioni relative ai principali eventi cui la Società partecipa.

3.2 I comunicati stampa e i documenti

OLIDATA pubblica sul Sito i comunicati stampa e i documenti al fine di garantire a tutti gli Investitori una conoscenza tempestiva delle attività aziendali e delle vicende societarie, offrendo inoltre l'opportunità di approfondimento.

La pubblicazione dei comunicati stampa e dei documenti è fatta nel rispetto della normativa vigente in tema di comunicazioni rilevanti e MAR tramite il sistema di diffusione delle informazioni regolamentate SDIR e il meccanismo di stoccaggio Storage ().

3.3 Assemblea degli Azionisti

L'Assemblea è un appuntamento fondamentale per OLIDATA e gli Azionisti in quanto rappresenta il momento istituzionale di incontro privilegiato tra il Consiglio di Amministrazione della Società e i suoi Azionisti.

Alla luce di ciò, OLIDATA si impegna a facilitare e sollecitare la partecipazione degli Azionisti all'Assemblea mettendo a disposizione degli stessi– nell'apposita sezione del Sito – tutte le informazioni richieste dalla normativa vigente per le società quotate, rispettando i termini indicati dal legislatore.

La Società, inoltre, si rende disponibile per eventuali chiarimenti e/o approfondimenti in merito alla partecipazione a ciascuna Assemblea. Agli Azionisti è consentito infatti porre domande sulle materie all'ordine del giorno anche prima dell'Assemblea e a tali domande è data risposta nei termini di volta in volta indicati nell'avviso di convocazione. La Società può fornire una risposta unitaria alle domande aventi lo stesso contenuto.

3.4 Richiesta di Dialogo per il tramite della funzione di Investor Relations (la "Richiesta di Dialogo").

OLIDATA garantisce un processo aperto e trasparente volto a garantire agli Azionisti la possibilità di contatto con la Società anche in altri momenti dell'anno diversi dall'Assemblea. È infatti possibile proporre l'instaurazione di un confronto diretto per richiedere informazioni, e/o comunicare le proprie opinioni contattando la funzione Investor Relations della Società tramite il seguente indirizzo di posta elettronica: investor.relations@olidata.com.

La predetta funzione si adopererà, mediante l'ausilio se del caso, della funzione aziendale competente con riferimento alla questione sottoposta all'attenzione della Società, affinché sia garantito tempestivo riscontro alle Richieste di Dialogo formulate dagli Azionisti, nel rispetto: (i) dei principi generali definiti dalla Politica; (ii) delle disposizioni aziendali in materia di market abuse; nonché (iii) della normativa MAR.

La Richiesta di Dialogo dovrà indicare espressamente: (i) l'argomento o gli argomenti di cui si propone la trattazione nell'ambito del Dialogo; (ii) una anticipazione dell'eventuale opinione/posizione dell'Azionista ovvero degli Azionisti rispetto all'argomento proposto; (iii) le modalità con cui si propone di svolgere il Dialogo; e (iv) i rappresentanti degli Azionisti che intenderebbero partecipare al Dialogo e i relativi contatti.

L'attività istruttoria, di organizzazione e gestione della Richiesta di Dialogo, così come previsto dal successivo articolo 4, è coordinata dal Presidente del Consiglio di Amministrazione ovvero dall'Amministratore Delegato, i quali si avvarranno laddove necessario del supporto offerto dalla funzione di Investor Relations e della funzione legale della Società.

3.5 Incontri con la comunità finanziaria, gli investitori istituzionali e gli analisti.

OLIDATA ritiene che una comunicazione esauriente e tempestiva con gli investitori istituzionali, la comunità finanziaria e gli analisti rappresenti una leva strategica di creazione di valore.

Qualsiasi incontro con gli investitori istituzionali si svolge in ottemperanza ai principi generali definiti dalla presente Politica, alla normativa nazionale ed internazionale rilevante, nonché alle prassi di mercato.

Agli incontri partecipano la funzione Investor Relations, l'Amministratore Delegato, il Chief Financial Officer e, all'occorrenza, altri rappresentanti del management della Società di volta in vola ritenuti necessari.

4. Modalità di gestione della Richiesta di Dialogo

La Richiesta di Dialogo da parte degli Azionisti può pervenire alla Società in ogni momento dell'anno, ad eccezione dei cosiddetti "black-out period" ossia nei 30 giorni di calendario che precedono la comunicazione al pubblico dei risultati di periodo che la Società è tenuta a rendere pubblici ai sensi della normativa pro tempore vigente. In ogni caso, sono ammesse, anche durante i "black-out period", iniziative di Dialogo con gli

azionisti in materia di voto funzionali alla loro partecipazione alle Assemblee ovvero altre iniziative di dialogo che siano ritenute necessarie o anche solo opportune per la Società.

Per fornire riscontro alla Richiesta di Dialogo, è tenuto conto di diversi fattori, anche congiuntamente tra loro, quali ad esempio:

• la precedente attivazione, sui medesimi argomenti, di altre forme di Dialogo;
• il potenziale interesse dell'argomento da trattare per un più o meno vasto numero di Azionisti e/o per Azionisti con particolari caratteristiche, se del caso tenendo conto anche del numero di richieste pervenute, anche in precedenza, sullo stesso argomento;
• le dimensioni e le caratteristiche degli Azionisti interessati dal Dialogo e/o le dimensioni e la natura del loro investimento;
• l'esito di precedenti votazioni assembleari;
• la presenza di eventuali politiche di voto o raccomandazioni di voto sfavorevoli alle proposte del Consiglio di Amministrazione;
• la presenza di eventuali situazioni di conflitto di interesse, anche potenziale, degli Azionisti nei confronti di OLIDATA;
• l'effettiva rilevanza del Dialogo e la sua prevedibile utilità, anche nella prospettiva della creazione di valore nel medio-lungo termine;
• il prevedibile approccio degli Azionisti rispetto alle materie oggetto di Dialogo, anche tenuto conto delle eventuali politiche di engagement.

Spetta in particolare al Consiglio di Amministrazione ovvero all'Amministratore Delegato valutare se la richiesta sia nell'interesse della Società ovvero se il Dialogo possa svolgersi nel rispetto della legge, ponendo quindi in essere ogni conseguente attività ritenuta necessaria od opportuna. Ai fini di compiere tale valutazione, tramite la funzione Investor Relations potranno essere richieste ulteriori informazioni all'Azionista.

Laddove la Società dovesse ritenere di rifiutare la Richiesta di Dialogo, l'Amministratore Delegato ne darà, tramite l'Investor Relations, tempestiva comunicazione motivata all'Azionista interessato.

Infine, ad esito del Dialogo, l'Amministratore Delegato valuterà se rendere pubbliche le informazioni e/o i chiarimenti forniti.

5. Temi del Dialogo

OLIDATA, mediante le modalità sopra indicate, fornisce agli Investitori informazioni sulle proprie attività, strategie e performance.

Resta inteso che il Dialogo avverrà sempre nel rispetto degli obblighi di legge con particolare riferimento ai divieti di comunicazione selettiva di informazioni price sensitive. La Società presta altresì attenzione a che non siano diffuse informazioni rilevanti (ossia suscettibili di divenire price sensitive), ovvero informazioni che per loro natura o per via di obblighi contrattuali sono da considerarsi confidenziali, ivi comprese informazioni la cui diffusione potrebbe ledere l'interesse sociale.

L'informativa resa dalla Società è proporzionata e adeguata rispetto agli interessi di OLIDATA e delle società da essa controllate e degli Azionisti, nonché corretta e coerente con le informazioni già rese pubbliche dalla Società.

Fermo restando che gli Investitori sono responsabili per qualsiasi uso di informazioni ricevute dalla Società che costituisca violazione di un obbligo di legge o che sia lesivo degli interessi della Società, delle società da essa controllate e/o di terzi.

6. Divulgazione e monitoraggio

La Politica sarà pubblicata e resa disponibile agli Azionisti e al pubblico nel Sito della Società all'indirizzo www.olidata.com.

Una descrizione della presente Politica sarà inoltre inserita nella "Relazione sul governo societario e gli assetti proprietari" redatta annualmente dalla Società ai sensi dell'articolo 123-bis del D.Lgs 24 febbraio 1998, n. 58.

L'Amministratore Delegato, supportato dalla funzione Investor Relations, è responsabile della corretta applicazione della presente Politica.

Della Politica e dell'attività di gestione del Dialogo con gli Azionisti è fornito riscontro, con cadenza annuale, nella relazione sul governo societario e sugli assetti proprietari. L'Amministratore Delegato assicura che il Consiglio di Amministrazione sia in ogni caso informato, entro la prima riunione utile, sullo sviluppo e sui contenuti significativi del Dialogo intervenuto con gli Azionisti, in linea con quanto suggerito dalla Raccomandazione 3 del Codice di Corporate Governance.

La Politica potrà essere aggiornata o modificata da parte del Consiglio di Amministrazione su proposta del Presidente ovvero dell'Amministratore Delegato.