Olidata — AGM Information 2025

Mar 4, 2025

OLIDATA S.p.A.

Sede Legale: Roma (RM) – Via Giulio Vincenzo Bona n. 120 Capitale Sociale 19.504.860,00 i.v. Codice Fiscale, Partita IVA 01785490408 Numero di Iscrizione al Registro delle Imprese di Roma RM-1678694

AVVISO DI CONVOCAZIONE ASSEMBLEA ORDINARIA ai sensi dell'art. 2367 c.c.

Su richiesta dell'azionista Antarees S.r.l., formulata ai sensi dell'art. 2367 del codice civile, i signori Azionisti sono convocati in Assemblea Ordinaria per il giorno 4 aprile 2025 alle ore 11:00, in unica convocazione, esclusivamente mediante mezzi di telecomunicazione, per discutere e deliberare sul seguente

Ordine del giorno

• 1. Aumento del numero di consiglieri da 5 a 9; nomina di quattro consiglieri ed emolumento; deliberazioni inerenti e conseguenti.
  • 1.1. Aumento del numero di consiglieri da 5 a 9;
  • 1.2. Nomina di quattro consiglieri;
  • 1.3. Determinazione del compenso.
• 2. Proposta di modifica della remunerazione complessiva destinata al Consiglio di Amministrazione determinata dall'Assemblea del 22 luglio 2024.
  • 2.1. Modifica della remunerazione spettante al Consiglio di Amministrazione.

MODALITÀ DI SVOLGIMENTO DELL'ASSEMBLEA

Ai sensi dell'art. 7 dello Statuto e conformemente a quanto previsto dall'art. 135 – undecies.1 del TUF, la Società ha ritenuto di avvalersi della facoltà di prevedere che l'intervento dei soci in assemblea avvenga esclusivamente tramite il rappresentante designato della Società ai sensi dell'articolo 135-undecies del D.lgs. 24 febbraio 1998, n. 58 ("TUF") ossia tramite Computershare S.p.A. con sede legale a Milano - via Lorenzo Mascheroni, 19 (il "Rappresentante Designato"), in conformità alle previsioni di legge e alla normativa vigente, come meglio precisato nel prosieguo. L'esercizio dei diritti degli azionisti avviene secondo le modalità di seguito indicate.

Eventuali modifiche e/o integrazioni delle informazioni riportate nel presente avviso di convocazione verranno rese tempestivamente disponibili tramite il sito internet della Società e con le altre modalità previste dalla normativa vigente.

INFORMAZIONI SUL CAPITALE SOCIALE – NUMERO COMPLESSIVO DI AZIONI E DIRITTI DI VOTO

Il Capitale Sociale sottoscritto e versato è pari a Euro 19.504.860,00 ripartito in n. 19.285.958 azioni ordinarie, prive del valore nominale, con diritto di voto nelle assemblee ordinarie e straordinarie della Società. La Società, alla data di pubblicazione del presente avviso di convocazione, non detiene azioni proprie. La struttura del capitale sociale è disponibile sul sito della Società all'indirizzo www.olidata.com (sezione Investor Relations).

LEGITTIMAZIONE ALL'INTERVENTO E AL VOTO IN ASSEMBLEA

Ai sensi dell'art. 7 dello Statuto e conformemente a quanto previsto dall'art. 135–undecies.1 del TUF, la legittimazione all'intervento in Assemblea e all'esercizio del diritto di voto - che potrà avvenire esclusivamente tramite Rappresentante Designato - è subordinata alla ricezione, da parte della Società, della comunicazione rilasciata da un intermediario autorizzato ai sensi della normativa vigente, da richiedere a cura di ciascun soggetto legittimato, attestante la titolarità delle Azioni sulla base delle evidenze delle proprie scritture contabili relative al termine della giornata contabile del settimo giorno di mercato aperto precedente la data dell'Assemblea (ovverosia il 26 marzo 2025, c.d. record date). Le registrazioni in accredito e in addebito compiute sui conti successivamente a tale data non rilevano ai fini della legittimazione all'esercizio del diritto di voto nell'Assemblea. Pertanto, coloro che risulteranno titolari delle azioni solo successivamente alla record date non avranno il diritto di intervenire e votare in Assemblea.

La comunicazione dell'intermediario dovrà pervenire alla Società entro la fine del terzo giorno di mercato aperto precedente la data fissata per l'Assemblea e, pertanto, entro il 1° aprile 2025. Resta, tuttavia, ferma la legittimazione all'intervento e al voto qualora le comunicazioni pervengano alla Società oltre il predetto termine, purché entro l'inizio dei lavori assembleari.

Non sono previste procedure di voto per corrispondenza o con mezzi elettronici.

L'intervento all'Assemblea dei soggetti legittimati diversi da coloro ai quali spetta il diritto di voto (i componenti degli Organi sociali, il Segretario incaricato e il Rappresentante Designato) potrà avvenire anche mediante mezzi di telecomunicazione che ne garantiscano l'identificazione, con le modalità ad essi individualmente comunicate, senza che sia in ogni caso necessario che il Presidente dell'Assemblea e il soggetto incaricato della verbalizzazione (Segretario o Notaio) si trovino nel medesimo luogo, nel rispetto delle disposizioni normative applicabili.

INTERVENTO IN ASSEMBLEA MEDIANTE IL VOTO PER DELEGA AL RAPPRESENTANTE DESIGNATO

Ai sensi dell'art. 7 dello Statuto e conformemente a quanto previsto dall'art. 135 – undecies.1 del TUF, l'intervento in Assemblea di coloro ai quali spetta il diritto di voto è consentito esclusivamente tramite il Rappresentante Designato. La delega può essere conferita, senza spese per il delegante (fatta eccezione per le eventuali spese di spedizione), con istruzioni di voto su tutte o alcune delle proposte all'ordine del giorno.

La delega deve essere conferita mediante lo specifico modulo di delega disponibile, con le relative indicazioni per la compilazione e trasmissione, sul sito internet della Società all'indirizzo www.olidata.com (sezione Investor Relations). La delega con le istruzioni di voto deve pervenire, unitamente alla copia di un documento di identità del Socio Delegante avente validità corrente o, qualora il socio delegante sia una persona giuridica, del legale rappresentante pro tempore ovvero di altro soggetto munito di idonei poteri, unitamente a documentazione idonea ad attestarne qualifica e poteri, al Rappresentante Designato, entro la fine del secondo giorno di mercato aperto precedente la data dell'Assemblea (ossia entro il 2 aprile 2025), con le seguenti modalità alternative: (i) trasmissione di copia riprodotta informaticamente (PDF) all'indirizzo di posta elettronica certificata ufficioroma@pecserviziotitoli.it (oggetto "Delega Assemblea Olidata Aprile 2025") dalla propria casella di posta elettronica certificata (o, in mancanza, dalla propria casella di posta elettronica ordinaria, in tal caso la delega con le istruzioni di voto deve essere sottoscritta con firma elettronica qualificata o digitale); anticipandone copia riprodotta informaticamente (PDF) a mezzo posta elettronica ordinaria alla casella ufficiorm@computershare.it (oggetto "Delega Assemblea Olidata Aprile 2025"). La delega e le istruzioni di voto sono revocabili entro la fine del secondo giorno di mercato aperto precedente la data fissata per l'Assemblea (ossia entro il 2 aprile 2025) con le modalità sopra indicate.

Si precisa che le azioni per le quali è stata conferita la delega, anche parziale, sono computate ai fini della regolare costituzione dell'Assemblea. La delega non ha effetto con riguardo alle delibere sulle proposte per le quali non siano state conferite istruzioni di voto.

In deroga all'art. 135-undecies, comma 4 del TUF, coloro i quali non intendessero avvalersi della modalità di intervento prevista dall'art. 135-undecies del TUF, potranno, in alternativa, intervenire conferendo allo stesso Rappresentante Designato delega o subdelega ai sensi dell'art. 135-novies TUF, contenente istruzioni di voto su tutte o alcune delle proposte all'ordine del giorno, mediante utilizzo del modulo di delega/subdelega, disponibile nel sito internet della Società all'indirizzo www.olidata.com.

Le predette deleghe e sub-deleghe devono essere inviate seguendo le stesse modalità sopra indicate e riportate nel modulo di delega. La delega deve pervenire entro le ore 12:00 del giorno precedente l'Assemblea. Entro il suddetto termine la delega e le istruzioni di voto possono sempre essere revocate con le suddette modalità.

Per eventuali chiarimenti inerenti al conferimento della delega al Rappresentante Designato (e in particolare circa la compilazione del modulo di delega e delle Istruzioni di voto e la loro trasmissione), è possibile contattare Computershare S.p.A. via e-mail all'indirizzo – ufficiorm@computershare.it o al seguente numero telefonico (+39) 0645417411 (nei giorni d'ufficio aperti, dalle 10:00 alle 17:00).

INTEGRAZIONE DELL'ORDINE DEL GIORNO E PRESENTAZIONE DI NUOVE PROPOSTE DI DELIBERA EX ART. 126-BIS, COMMA 1, PRIMO PERIODO, TUF

Ai sensi dell'art. 126-bis, comma 1, del TUF, i Soci che, anche congiuntamente, rappresentino almeno un quarantesimo del capitale sociale rappresentato da azioni con diritto di voto possono chiedere, entro dieci giorni dalla pubblicazione del presente avviso di convocazione (ossia entro il 14 marzo), l'integrazione dell'elenco delle materie all'ordine del giorno da trattare, indicando nella domanda gli ulteriori argomenti da essi proposti, ovvero presentare proposte di deliberazione su materie già all'ordine del giorno.

Sono legittimati a richiedere l'integrazione dell'ordine del giorno i soci in favore dei quali sia pervenuta alla Società apposita comunicazione effettuata ex art. 83-sexies, comma 1, del TUF da un intermediario autorizzato ai sensi della normativa vigente.

Entro il predetto termine di dieci giorni, deve essere presentata, da parte dei soci proponenti, una relazione che riporti la motivazione delle proposte di deliberazione sulle nuove materie di cui essi propongono la trattazione ovvero la motivazione relativa alle ulteriori proposte di deliberazione presentate sulla materia già all'ordine del giorno. L'integrazione dell'ordine del giorno non è ammessa per gli argomenti sui quali l'Assemblea delibera, a norma di legge,

su proposta degli amministratori o sulla base di un progetto o relazione da essi predisposta, diversa da quelle indicate all'articolo 125-ter, comma 1 TUF.

Le domande di integrazione dell'ordine del giorno ovvero di presentazione di nuove proposte di deliberazione sulle materie all'ordine del giorno, devono essere trasmesse alla Società per iscritto, corredate delle informazioni relative all'identità dei soci che l'hanno presentata, con l'indicazione della percentuale complessivamente detenuta e dei riferimenti della comunicazione inviata dall'intermediario alla Società ai sensi della normativa vigente, a mezzo lettera raccomandata presso la sede legale della Società, Via Giulio Vincenzo Bona, 120, all'attenzione del Presidente del Consiglio di Amministrazione, ovvero in via elettronica, mediante invio al seguente indirizzo di posta elettronica certificata olidata@legalmail.it.

Le eventuali integrazioni all'ordine del giorno o l'eventuale presentazione di ulteriori proposte di deliberazione saranno rese note a cura della Società, con le stesse modalità del presente avviso, almeno quindici giorni prima dell'Assemblea (ossia entro il giorno 20 marzo 2025). Nello stesso termine le relazioni dei soci richiedenti o proponenti, accompagnate dalle eventuali valutazioni del Consiglio di Amministrazione, saranno altresì messe a disposizione del pubblico presso la sede legale e sul sito internet della Società www.olidata.com, nonché presso il meccanismo di stoccaggio autorizzato denominato (www. .it).

PRESENTAZIONE DI NUOVE PROPOSTE DI DELIBERA EX ART. 126-BIS, COMMA 1, PENULTIMO PERIODO, TUF

Poiché la Società ha deciso di adottare in statuto, all'art. 7 la facoltà stabilita dall'articolo 135 – undecies.1 del TUF, e di prevedere, pertanto, che l'intervento dei soci in Assemblea possa avvenire esclusivamente tramite il Rappresentante Designato ai sensi dell'articolo 135-undecies del TUF, senza partecipazione fisica da parte dei soci, ai fini della presente Assemblea – nell'ambito della quale la Società ha deciso di avvalersi di detta facoltà – si prevede che coloro a cui spetta il diritto di voto possano presentare individualmente alla Società proposte di deliberazione sugli argomenti all'ordine del giorno – ai sensi dell'art. 126-bis, comma 1, penultimo periodo, del TUF – entro il 20 marzo 2025.

La presentazione di nuove proposte di deliberazione su materie all'ordine del giorno, unitamente alla documentazione idonea a comprovare la titolarità della partecipazione, deve essere presentata per iscritto, indicando come riferimento "Proposte di deliberazione ex art. 126-bis, comma 1, penultimo periodo, TUF", a mezzo lettera raccomandata presso la sede legale della Società, Via Giulio Vincenzo Bona, 120, all'attenzione del Presidente del Consiglio di Amministrazione, ovvero in via elettronica, mediante invio al seguente indirizzo di posta elettronica certificata olidata@legalmail.it.

Le suddette proposte, formulate in modo chiaro e completo, devono indicare il punto all'ordine del giorno dell'Assemblea cui si riferiscono e il testo della deliberazione proposta. Le proposte di deliberazione pervenute alla Società entro i termini e con le modalità sopra illustrate saranno pubblicate sul sito internet della Società all'indirizzo www.olidata.com entro il 22 marzo 2025 in modo che i titolari del diritto di voto possano prenderne visione per il conferimento delle deleghe e/o subdeleghe, con relative istruzioni di voto, al Rappresentante Designato.

Ai fini di quanto precede, nonché in relazione allo svolgimento dei lavori assembleari, la Società si riserva di verificare la pertinenza delle proposte rispetto agli argomenti all'ordine del giorno, la completezza delle stesse e la loro conformità alla normativa applicabile, nonché la legittimazione dei proponenti.

DIRITTO DI PORRE DOMANDE PRIMA DELL'ASSEMBLEA

Ai sensi dell'art. 127-ter del TUF, coloro ai quali spetta il diritto di voto, in favore dei quali sia pervenuta alla Società apposita comunicazione ex art. 83-sexies, comma 1, del TUF effettuata da un intermediario autorizzato ai sensi della normativa vigente, possono porre domande sulle materie all'ordine del giorno prima dell'Assemblea. Le domande devono essere tramesse alla Società per iscritto, entro il settimo giorno di mercato aperto precedente la data fissata per l'Assemblea (ossia entro il 26 marzo 2025) corredate delle informazioni relative all'identità dei soci che le hanno presentate, a mezzo lettera raccomandata presso la sede legale della Società, via Giulio Vincenzo Bona, 120, all'attenzione del Presidente del Consiglio di Amministrazione, ovvero in via elettronica, mediante invio al seguente indirizzo di posta elettronica certificata olidata@legalmail.it. La titolarità del diritto di voto può essere attestata anche successivamente all'invio delle domande, purché entro il terzo giorno successivo al settimo giorno di mercato aperto precedente l'Assemblea (ossia entro il 29 marzo 2025).

La Società si riserva di fornire risposta unitaria alle domande aventi lo stesso contenuto.

Alle domande pervenute entro il termine sopra indicato, dopo aver verificato la loro pertinenza e la legittimazione del richiedente, sarà data risposta almeno tre giorni prima dell'Assemblea, ossia entro il 1° aprile 2025, mediante pubblicazione sul sito internet della Società all'indirizzo www.olidata.com.

PUNTO 1 ALL'ORDINE DEL GIORNO – NOMINA DI QUATTRO AMMINISTRATORI

In relazione all'integrazione del Consiglio di Amministrazione con la nomina di quattro nuovi amministratori, relativa al 1° punto all'Ordine del Giorno, si rammenta preliminarmente, ai fini delle modalità tecniche per la nomina dei nuovi Consiglieri, che non troverà applicazione la procedura del voto di lista.

I Consiglieri eventualmente nominati dall'Assemblea resteranno in carica per la durata dell'intero mandato dell'attuale organo di amministrazione, e, pertanto, fino all'Assemblea della Società chiamata ad approvare il bilancio relativo all'esercizio chiuso al 31 dicembre 2026.

Ogni Azionista di Olidata ha diritto di formulare proposte in materia e relative candidature con le modalità e i termini di cui al presente Avviso di Convocazione.

Le eventuali proposte di candidatura da parte dei soci dovranno essere trasmesse a mezzo raccomandata con avviso di ricevimento indirizzata alla sede della Società, all'attenzione del Consiglio di Amministrazione ovvero tramite posta elettronica certificata al seguente indirizzo olidata@legalmail.it, unitamente alle dichiarazioni con le quali i singoli candidati accettano la propria candidatura e l'eventuale nomina ed attestano, sotto la propria responsabilità, l'inesistenza di cause di ineleggibilità e incompatibilità, nonché il possesso dei requisiti prescritti normativamente e statutariamente per l'assunzione della carica. Le candidature dovranno essere corredate da un curriculum vitae riguardante le caratteristiche personali e professionali del candidato con l'indicazione delle cariche di amministrazione e controllo ricoperte in altre società. Gli Azionisti che dovessero presentare eventuali proposte di candidatura dovranno parimenti far pervenire alla Società la certificazione attestante il possesso delle azioni di propria titolarità che risultano registrate alla data di presentazione della candidatura.

Per ulteriori dettagli e per la proposta di delibera indicata dal Consiglio di Amministrazione, si rinvia alla Relazione Illustrativa pubblicata con le modalità e nei termini di legge.

DOCUMENTAZIONE

La documentazione completa relativa alla presente Assemblea, ivi compresa la relazione illustrativa predisposta dall'azionista Antarees S.r.l. ai sensi dell'art. 125-ter, comma 3, del TUF, e le proposte di deliberazione sulle materie all'ordine del giorno, sarà messa a disposizione del pubblico nei termini e con le modalità previste dalla normativa vigente, con facoltà dei Soci e di coloro ai quali spetta il diritto di voto di ottenerne copia. Tale documentazione sarà disponibile presso la sede legale della Società, sul sito Internet della stessa all'indirizzo www.olidata.com (sezione Investor Relations), nonché sul sistema di stoccaggio autorizzato , all'indirizzo .

Roma, 4 marzo 2025

Il Presidente del Consiglio di Amministrazione

Piercarlo Valtorta