Olidata — AGM Information 2023

Jun 30, 2023

OLIDATA S.p.A. Sede Legale: Roma (RM) – Via Giulio Vincenzo Bona n. 120 Capitale Sociale 13.100.480,00 Int. Versato. Codice Fiscale, Partita IVA 01785490408 Numero di Iscrizione al Registro delle Imprese di Roma RM-1678694

AVVISO DI CONVOCAZIONE ASSEMBLEA ORDINARIA

I signori Azionisti sono convocati, presso la Sede Sociale in Roma, Via Giulio Vincenzo Bona,120 per il giorno 10 Agosto, 2023 alle ore 11:00 in Assemblea Ordinaria, in unica convocazione

Ordine del giorno

• 1. Nomina del Consiglio di Amministrazione;
  2. 1.1. Determinazione del numero dei componenti del Consiglio di Amministrazione;
  3. 1.2. Determinazione della durata in carica del Consiglio di Amministrazione;
  4. 1.3. Nomina dei membri e del Presidente del Consiglio di Amministrazione;
  5. 1.4. Determinazione del compenso degli amministratori.

INFORMAZIONI SUL CAPITALE SOCIALE – NUMERO COMPLESSIVO DI AZIONI E DIRITTI DI VOTO

Il Capitale sociale sottoscritto e versato è pari a 13.100.480,00 I.V.v (tredicimilionicentomilaquattrocentoottanta/00) ripartito in n. 114.881.632 (centroquattordicimilioniottocentoottantunomilaseicentotrentadue) azioni ordinarie, prive del valore nominale, con diritto di voto nelle assemblee ordinarie e straordinarie della Società. La Società, alla data di pubblicazione del presente avviso di convocazione, non detiene azioni proprie. La struttura del capitale sociale è disponibile sul sito della Società all'indirizzo www.olidata.com (sezione Investor Relations).

LEGITTIMAZIONE ALL'INTERVENTO E AL VOTO IN ASSEMBLEA

Ai sensi dell'art. 83-sexies del TUF e dell'art. 7 dello Statuto sociale, la legittimazione all'intervento in Assemblea e all'esercizio del diritto di voto è attestata da una comunicazione alla Società effettuata dall'intermediario in conformità alle proprie scritture contabili, in favore del soggetto a cui spetta il diritto di voto, sulla base delle evidenze relative al termine della giornata contabile del settimo giorno di mercato aperto precedente la data dell'Assemblea in prima convocazione 1 Agosto 2023 (record date). Coloro che risulteranno titolari delle azioni ordinarie solo successivamente a tale data non saranno legittimati all'intervento e all'esercizio del voto in Assemblea. La comunicazione dell'intermediario dovrà pervenire alla Società entro la fine del terzo giorno di mercato aperto precedente la data fissata per l'Assemblea in prima convocazione, ossia entro il 7 Agosto 2023. Resta ferma la legittimazione all'intervento e al voto in Assemblea qualora la comunicazione dell'intermediario sopra indicata sia pervenuta alla Società oltre il predetto termine, purché entro l'inizio dei lavori assembleari della singola convocazione.

VOTO PER DELEGA

Ogni soggetto a cui spetta il diritto di voto può farsi rappresentare in Assemblea mediante delega rilasciata per iscritto su apposito modulo, con le relative istruzioni per la compilazione e trasmissione, a disposizione dei Soci e reperibile presso la sede legale o sul sito Internet della Società all'indirizzo www.olidata.com (sezione Investor Relations, Governance – Assemblea dei Soci, 2023) ovvero presso gli intermediari abilitati. La delega può essere conferita anche con documento informatico sottoscritto in forma elettronica ai sensi dell'art. 20, comma 1-bis, del D.Lgs. 7 marzo 2005, n. 82. La delega, opportunamente compilata, può essere trasmessa mediante invio a mezzo raccomandata A/R presso la sede legale della Società, all'indirizzo di Via Giulio Vincenzo Bona n. 120, 00156 Roma, all'attenzione di [•], ovvero mediante notifica elettronica all'indirizzo di posta certificata olidata@legalmail.it.

Tali invio e/o notifica preventivi non esimono il delegato, in sede di accreditamento ai lavori assembleari, dall'obbligo di attestare sotto la propria responsabilità la conformità del documento all'originale e l'identità del delegante.

INTEGRAZIONE DELL'ORDINE DEL GIORNO E PRESENTAZIONE DI NUOVE PROPOSTE DI DELIBERA

Ai sensi dell'art. 126-bis, comma 1, del TUF, i Soci che, anche congiuntamente, rappresentino almeno il 2,5% del capitale sociale rappresentato da azioni con diritto di voto possono chiedere, entro dieci giorni dalla pubblicazione del presente avviso di convocazione (ossia entro il 10 Luglio 2023), l'integrazione dell'elenco delle materie all'ordine del giorno da trattare, indicando nella domanda gli ulteriori argomenti da essi proposti, ovvero presentare proposte di deliberazione su materie già all'ordine del giorno. Le domande, unitamente alla comunicazione attestante la legittimazione all'esercizio di tale diritto, dovranno essere presentate per iscritto mediante invio, a mezzo raccomandata A/R, presso la sede legale della Società all'indirizzo di Via Giulio Vincenzo Bona n. 120, 00156 Roma (RM), all'attenzione di Ufficio Amministrativo, ovvero mediante posta certificata all'indirizzo olidata@legalmail.it. I Soci che richiedono l'integrazione dell'ordine del giorno o presentano ulteriori proposte di delibera su materie già all'ordine del giorno dovranno predisporre una Relazione che riporti la motivazione delle proposte di delibera sulle nuove materie di cui essi propongono la trattazione ovvero la motivazione relativa alle ulteriori proposte di deliberazione presentate su materie già all'ordine del giorno; tale relazione dovrà essere trasmessa al Consiglio di Amministrazione della Società entro dieci giorni dalla pubblicazione del presente avviso di convocazione. Delle eventuali integrazioni all'ordine del giorno o della presentazione di ulteriori proposte di deliberazione su materie già all'ordine del giorno sarà data notizia con le stesse modalità di pubblicazione del presente avviso di convocazione, almeno quindici giorni prima di quello fissato per l'Assemblea. Le ulteriori proposte di deliberazione su materie già all'ordine del giorno saranno messe a disposizione del pubblico presso la sede legale e sul sito Internet della Società all'indirizzo www.olidata.com (sezione Investor Relations, Governance – Assemblea dei Soci, 2023), nonché presso il meccanismo di stoccaggio autorizzato , all'indirizzo . Il Consiglio di Amministrazione metterà a disposizione del pubblico la relazione redatta dai Soci che richiedano l'integrazione dell'ordine del giorno o presentino ulteriori proposte, accompagnata dalle proprie eventuali valutazioni, contestualmente alla pubblicazione della notizia dell'integrazione o della presentazione, presso la sede legale e sul sito Internet della Società all'indirizzo www.olidata.com (sezione Investor Relations, Governance – Assemblea dei Soci, 2023) nonché presso il meccanismo di stoccaggio , all'indirizzo . Colui al quale spetta il diritto di voto può presentare individualmente proposte di deliberazione in Assemblea. L'integrazione dell'ordine del giorno non è ammessa per gli argomenti sui quali l'Assemblea delibera, a norma di legge, su proposta del Consiglio di amministrazione o sulla base di un progetto o di una relazione dallo stesso predisposta, diversa da quelle di cui all'art. 125-ter, comma 1, del TUF.

DIRITTO DI PORRE DOMANDE PRIMA DELL'ASSEMBLEA

Ai sensi dell'art. 127-ter TUF, coloro a cui spetta il diritto di voto, legittimati nelle forme previste dalla disciplina applicabile, possono porre domande sulle materie all'ordine del giorno anche prima dell'Assemblea, facendole pervenire, entro il quinto giorno precedente la data fissata per l'Assemblea in prima convocazione (ossia entro il 5 Agosto 2023), corredate da copia di un documento di identità, a mezzo raccomandata A/R, presso la sede legale della Società in Via Giulio Vincenzo Bona n. 120, 00156 Roma (RM); ovvero a mezzo posta elettronica certificata all'indirizzo olidata@legalmail.it I soggetti interessati ad avvalersi del diritto dovranno fornire, con le medesime modalità, copia della comunicazione rilasciata dagli intermediari che tengono i conti sui quali sono registrate le azioni dei Soci richiedenti. Alle domande pervenute prima dell'Assemblea sarà data risposta al più tardi durante lo svolgimento della stessa, con facoltà per la Società di fornire una risposta unitaria alle domande aventi lo stesso contenuto.

NOMINA DEL CONSIGLIO DI AMMINISTRAZIONE

Per la nomina del Consiglio di Amministrazione, si procederà ai sensi dell'art. 11 dello Statuto sociale, cui si rinvia, sulla base di liste presentate dai Soci, che, da soli o insieme a altri Soci, rappresentino almeno il 2,5% del capitale sociale, nel rispetto del numero minimo di Amministratori in possesso dei requisiti di indipendenza richiesti ai sensi dell'art. 147-ter, comma 4 TUF ("Amministratori indipendenti ex art. 147-ter"), e dell'equilibrio tra i generi nel rispetto delle disposizioni di legge e regolamentari applicabili. Le liste sono depositate presso la sede legale della Società o all'indirizzo di posta elettronica certificata olidata@legalmail.it, unitamente alle informazioni che consentano l'identificazione del soggetto che procede alla trasmissione delle liste nonché all'ulteriore documentazione richiesta dalla normativa, almeno venticinque giorni prima di quello previsto per l'Assemblea, in prima convocazione, ossia entro il 16Luglio 2023. Le liste devono recare i nominativi di uno o più candidati (non superiore a sette), alla carica di Amministratore, ciascuno abbinato a un numero progressivo, nonché espressamente indicare almeno un Amministratore indipendente ex art. 147-ter TUF. Il rinnovo del Consiglio di Amministrazione deve avvenire nel rispetto della disciplina sull'equilibrio tra i generi. E' richiesto, pertanto, che le liste presentate assicurino la presenza di entrambi i generi, così che i candidati del genere meno rappresentato siano almeno un terzo del totale (con arrotondamento, in caso di numero frazionario, all'unità superiore). Le liste contengono, inoltre, in allegato: (i) esauriente informativa sulle caratteristiche personali e professionali dei candidati; (ii) dichiarazione circa l'eventuale possesso dei requisiti per essere qualificati come Amministratore indipendente ex art. 147-ter TUF e, se del caso, degli ulteriori requisiti previsti da codici di comportamento redatti da società di gestione dei mercati o da associazioni di categoria; (iii) indicazione delle identità dei Soci che hanno presentato le liste e della percentuale di partecipazione complessivamente detenuta, comprovata da apposita comunicazione rilasciata da intermediario. Un Socio non può presentare né votare più di una lista anche se per interposta persona o per il tramite di società fiduciarie. Un candidato può essere presente in una sola lista a pena di ineleggibilità. Non si terrà comunque conto delle liste che non abbiano

conseguito una percentuale di voti almeno pari alla metà di quella richiesta per la presentazione delle medesime. In caso di parità di voti tra liste prevale quella presentata da Soci in possesso della maggiore partecipazione al momento della presentazione della lista ovvero in subordine dal maggiore numero di Soci. Qualora sia stata presentata una sola lista l'Assemblea esprime il suo voto su di essa. In mancanza di liste ovvero qualora il numero degli Amministratori eletti sulla base delle liste presentate sia inferiore a quello determinato dall'Assemblea, i membri del Consiglio di Amministrazione sono nominati dall'Assemblea medesima con le maggioranze di legge, fermo l'obbligo della nomina a cura dell'Assemblea di un numero di Amministratori indipendenti ex art. 147-ter TUF pari al numero minimo stabilito dalla legge e fermo l'obbligo di rispettare la proporzione tra i generi prevista dalle disposizioni di legge e regolamentari applicabili. É' eletto Presidente del Consiglio di Amministrazione il candidato eventualmente indicato come tale nella "lista di maggioranza" o nell'unica lista presentata e approvata. In difetto, il Presidente è nominato dall'Assemblea con le ordinarie maggioranze di legge, ovvero è nominato dal Consiglio di Amministrazione ai sensi dello Statuto sociale. Si ricorda, infine, che la Comunicazione Consob n. DEM/9017893 del 26 febbraio 2009 raccomanda, in occasione dell'elezione dell'organo di amministrazione, che i Soci che presentino una "lista di minoranza" depositino insieme alla lista dei candidati una dichiarazione che attesti l'assenza di rapporti di collegamento, anche indiretti, di cui all'art. 147 ter, comma 3 TUF e dell'art. 144-quinquies del Regolamento Emittenti Consob con gli azionisti che detengono, anche congiuntamente, una partecipazione di controllo o di maggioranza relativa. La titolarità del numero delle azioni necessario per la presentazione della lista da parte dei Soci è attestata, almeno 21 giorni prima della data fissata per l'Assemblea in prima convocazione (ossia entro il 20 luglio 2023), mediante comunicazione rilasciata da un intermediario abilitato ai sensi della disciplina applicabile, comprovante la titolarità del numero di azioni rappresentate, determinata avendo riguardo alle azioni che risultano registrate a favore dei Soci nel giorno in cui le liste sono depositate presso la Società.

Le liste presentate dai Soci saranno messe a disposizione del pubblico, ventuno giorni prima dell'Assemblea in prima convocazione (ossia entro il 20 luglio 2023), presso la sede sociale, sul sito Internet della Società www.olidata.com (sezione Investor Relations, Governance – •), e sul meccanismo di stoccaggio autorizzato , all'indirizzo .

Per ulteriori informazioni sulla nomina del Consiglio di Amministrazione, si invitano gli Azionisti a prendere visione della relazione illustrativa predisposta dal Consiglio di Amministrazione sul punto all'ordine del giorno.

DOCUMENTAZIONE

La documentazione completa relativa alla presente Assemblea, ivi comprese le relazioni illustrative del Consiglio di Amministrazione e le proposte di deliberazione sulle materie all'ordine del giorno, sarà messa a disposizione del pubblico nei termini e con le modalità previste dalla normativa vigente, con facoltà dei Soci e di coloro ai quali spetta il diritto di voto di ottenerne copia. Tale documentazione sarà disponibile presso la sede legale della Società, sul sito Internet della stessa all'indirizzo www.olidata.com (sezione Investor Relations), nonché sul sistema di stoccaggio autorizzato , all'indirizzo .

ASPETTI ORGANIZZATIVI

I legittimati all'intervento in Assemblea sono invitati a presentarsi in anticipo almeno 30 minuti prima rispetto all'orario di convocazione dell'Assemblea così da agevolare le operazioni di registrazione.

Roma, 30.06.2023 Il Presidente del Consiglio di Amministrazione Cristiano Rufini