OILTANKING EBYTEM SA — Governance Information 2024

Jun 3, 2024

==> picture [116 x 33] intentionally omitted <==

Asambleas Virtuales

Documento: OTE-ADM-PG-014 Revisión: 1 Página: 1 de 3 Preparado por: MD

CONTENIDO

1. OBJETO

Este procedimiento explica los pasos a cumplimentar, y los lineamientos a considerar, para la realización de Asambleas de Accionistas, cualquier sea tu tipo o clase, a distancia en los términos de los artículos 19 y 23 del Estatuto de Oiltanking Ebytem Sociedad Anónima, a fin de garantizar su correcta organización y funcionamiento, procurando igualdad de trato de todos los participantes así como sus derechos

2. ALCANCE

Este procedimiento alcanza a directores, integrantes de la Comisión Fiscalizadora, accionista y representantes de accionistas y autoridades competentes que participan de las reuniones y asambleas llevadas a cabo bajo esta modalidad, sea total o parcialmente, es decir, con sus participantes comunicados entre sí por medios de transmisión simultánea de sonido, imágenes y palabras.

3. RESPONSABILIDADES

Los directores, integrantes de la Comisión Fiscalizadora y accionistas y los representantes de accionistas, son los responsables de cumplir con este procedimiento.

4. PROCEDIMIENTO

A. Planificación y Convocatoria

i. Definir el propósito de la asamblea:

• La Asamblea a distancia será citada de acuerdo con lo estipulado en el marco normativo y el Estatuto. En la convocatoria y en la comunicación que se realice por la vía legal correspondiente y de conformidad con el Estatuto Social, se informará la modalidad bajo la cual se celebrará la Asamblea, con los datos de la plataforma elegida para la celebración de la Asamblea a distancias, requerimientos técnicos para participar en la misma y link o datos para la conexión. Se solicitará a los accionistas no divulgar los datos de conexión a la Asamblea a distancia a terceros.

• La Plataforma escogida debe garantizar (i) la igualdad de trato a los participantes con voz y –en su caso– voto; (ii) la transmisión simultánea de sonido, imágenes y palabras durante el transcurso de toda la Asamblea a distancia; y (iii) la grabación de la Asamblea a distancia en soporte digital.

• Los Accionistas que participen de manera remota deberán comunicar su asistencia en respuesta al mail de convocatoria o al mail ~~d~~ el vicepresidente ~~.~~ En caso de participar a través de la intervención de un representante, deberán remitir con anticipación a la fecha de celebración de la Asamblea a distancia el instrumento que acredite la representación a la casilla de correo antes indicada con las formalidades de ley.

==> picture [116 x 33] intentionally omitted <==

Asambleas Virtuales

Documento: OTE-ADM-PG-014 Revisión: 1 Página: 2 de 3 Preparado por: MD

B. Preparativos Previos

i. Pruebas técnicas:

• Realizar pruebas de audio y video.

• Asegurarse de que todos los moderadores y ponentes conozcan el uso de la plataforma.

ii. Materiales y documentos:

• Compartir previamente los documentos necesarios (presentaciones, informes, etc.) con los

• participantes.

• Tener los materiales listos para ser compartidos durante la asamblea.

C. Ejecución de la Asamblea

i. Acreditación de los Participantes

• Los Participantes accederán al acto a través del enlace a la Plataforma que será remitido por la Sociedad.

• El acceso a la plataforma virtual estará abierto con 30 minutos de anticipación al horario de inicio de la Asamblea a fin de garantizar la puntualidad del acto.

• Una vez finalizadas las acreditaciones de los Participantes presenciales y los que asisten remotamente, y en el horario de la convocatoria, se cerrará el acceso a la Asamblea a Distancia y no podrán ingresar personas no acreditadas.

ii. Inicio de la asamblea:

• El Presidente dará la bienvenida a los participantes.

• Presentará el Orden del día de la asamblea.

• Explicará las reglas básicas de participación el desarrollo del acto, concesión de la palabra y emisión del voto. Se solicitará a los Participantes: (i) revisar el correcto funcionamiento del video, del audio y del sonido (ii) mantener la cámara y el micrófono encendido, habilitado o en mudo, salvo cuando deseen participar, mocionar y/o votar.

iii. Desarrollo de la asamblea:

• La transmisión de la Asamblea a distancia se realizará desde la sede social.

==> picture [116 x 33] intentionally omitted <==

Asambleas Virtuales

Documento: OTE-ADM-PG-014 Revisión: 1 Página: 3 de 3 Preparado por: MD

• El cómputo del quórum y las mayorías necesarias incluirá a tanto a los Accionistas que asistan presencialmente, como a aquellos que lo hagan de manera remota.

• Los Participantes para pedir la palabra podrán hacerlo levantando su mano a la cámara, mediante la función que a tal efecto pudiera tener la aplicación en uso, o mandando un mensaje por el chat de la misma.

• Para votar el Presidente indicará el orden de votación de cada accionista, quien se identificara frente a cámara e indicará el sentido de su voto.

La Comisión Fiscalizadora ejercerá sus funciones de supervisión y control a lo largo de todo el acto, y dejará constancia de la regularidad de las decisiones adoptadas.

D. Transcripción y firma del Acta y Libro de Asistencia

• Las actas de la Asamblea a distancia serán transcriptas en el correspondiente libro social y firmadas por el Presidente y de los accionista designados, en caso de corresponder.

• Deberá dejarse constancia de quienes hayan participado de manera remota

• En el Libro Depósito de Acciones y Registro de Asistencia a Asambleas de la Sociedad se dejará constancia de los Accionistas y –eventualmente– los representantes que participen de manera remota. Los Participantes que asistan de manera remota quedan eximidos de firmar el Libro Depósito de Acciones y Registro de Asistencia a Asamblea, debiendo hacerlo el Presidente.

• La grabación de la Asamblea a distancia deberá conservarse una copia en soporte digital de la reunión por el término de cinco años, la que debe estar a disposición de cualquier socio que la solicite.