AI assistant
MATERIALISE NV — Proxy Solicitation & Information Statement 2026
May 15, 2026
33231_rns_2026-05-15_13af722e-460d-4012-ad86-7cdc8ad6fe7a.pdf
Proxy Solicitation & Information Statement
Open in viewerOpens in your device viewer
materialise innovators you can count on
MATERIALISE NV
Technologielaan 15
3001 Leuven
Ondernemingsnummer: 0441.131.254
RPR Leuven
(de "Vennootschap")
Oproeping tot de gewone algemene vergadering van Materialise NV
De Raad van Bestuur van Materialise NV (de "Raad van Bestuur") heeft de eer de aandeelhouders, houders van inschrijvingsrechten, de bestuurders en de commissaris van de Vennootschap uit te nodigen op de gewone algemene aandeelhoudersvergadering van de Vennootschap (de "Vergadering").
ALGEMENE INFORMATIE
Datum, uur en locatie: De Vergadering zal plaatsvinden op 16 juni 2026 om 10:00 CET in de kantoren van de Vennootschap (Technologielaan 15, 3001 Leuven). De Vennootschap zal de mogelijkheid aanbieden om de Vergadering elektronisch bij te wonen en maakt het mogelijk om te stemmen bij volmacht of langs elektronische weg (voor houders van aandelen op naam en houders van gedematerialiseerde aandelen genoteerd op Euronext Brussels) of bij stemformulier (voor houders van ADS'en). Het is aanbevolen dat effectenhouders die gebruik willen maken van hun vraagrecht met betrekking tot de agendapunten van de Vergadering, dit doen op schriftelijke wijze. De modaliteiten van voormelde wijzen van deelname aan de Vergadering worden uiteengezet in deze oproeping.
De aandeelhouders van de Vennootschap zullen beraadslagen en stemmen over de volgende agenda:
- Kennisneming en bespreking van de jaarverslagen, inclusief de verklaring inzake deugdelijk bestuur (corporate governance) en verslaggeving van duurzaamheidsinformatie (CSRD), van de Raad van Bestuur over de enkelvoudige jaarrekening van Materialise NV en de geconsolideerde jaarrekening van de Materialise groep met betrekking tot het boekjaar afgesloten op 31 december 2025, alsook van de commissarisverslagen van de enkelvoudige en geconsolideerde jaarrekeningen
Dit agendapunt vereist geen besluit van de algemene vergadering.
- Kennisneming van de geconsolideerde jaarrekening van de Materialise groep met betrekking tot het boekjaar afgesloten op 31 december 2025
Dit agendapunt vereist geen besluit van de algemene vergadering.
- Goedkeuring van de enkelvoudige jaarrekening van Materialise NV
Voorstel tot besluit: De algemene vergadering keurt de enkelvoudige jaarrekening van Materialise NV met betrekking tot het boekjaar afgesloten op 31 december 2025 goed.
materialise innovators you can count on
4. Bestemming van het resultaat
Voorstel tot besluit: De algemene vergadering besluit om de te bestemmen winst van het boekjaar 2025, ten bedrage van EUR 11.232.308,80, samengevoegd met de winst overgedragen van de vorige boekjaren, ten bedrage van EUR 3.653.734,77, over te dragen. Het bedrag dat boven de vereiste wettelijke reserves werd aangehouden, wordt onttrokken uit de wettelijke reserves en eveneens overgedragen.
5. Kennisneming en goedkeuring van het remuneratieverslag
Voorstel tot besluit: De algemene vergadering besluit het remuneratieverslag, zoals opgenomen in de jaarverslagen van de Raad van Bestuur, voor het boekjaar afgesloten op 31 december 2025 goed te keuren.
6. Kwijting aan de bestuurders
Voorstel tot besluit: De algemene vergadering besluit om kwijting te verlenen aan de bestuurders (en, waar van toepassing, hun vaste vertegenwoordiger) voor de uitoefening van hun mandaat gedurende het boekjaar afgesloten op 31 december 2025.
7. Kwijting aan de commissaris
Voorstel tot besluit: De algemene vergadering besluit om kwijting te verlenen aan de commissaris, met name KPMG Bedrijfsrevisoren BV, met ondernemingsnummer 0419.122.548 en met zetel te Luchthaven Brussel Nationaal 1K te 1930 Zaventem, vertegenwoordigd door Tim Vermeiren, voor de uitoefening van zijn mandaat gedurende het boekjaar afgesloten op 31 december 2025.
8. Herbenoeming van de commissaris voor de boekjaren 2026, 2027 en 2028 en bezoldiging
Voorstel tot besluit: Op voorstel van het auditcomité, stelt de algemene vergadering KPMG Bedrijfsrevisoren BV/SRL (B00001), met zetel te Luchthaven Brussel Nationaal 1K te 1930 Zaventem aan als commissaris voor een termijn van 3 jaren, voor de controle van de statutaire en geconsolideerde jaarrekening van de Vennootschap en om, zolang als wettelijk vereist, het assuranceoordeel te verstrekken met betrekking tot de duurzaamheidsrapportering zoals uiteengezet in artikel 3:58, §6 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen (het "WVV"), voor de boekjaren afgesloten op 31 december 2026-2027-2028. Het mandaat zal vervallen na de algemene vergadering die gehouden wordt om te beraadslagen over de jaarrekening voor het boekjaar eindigend op 31 december 2028. KPMG Bedrijfsrevisoren BV/SRL heeft de heer Tim Vermeiren (IBR Nr. A02567), bedrijfsrevisor, aangeduid als vaste vertegenwoordiger. De algemene vergadering besluit dat de jaarlijkse vergoeding van KPMG Bedrijfsrevisoren BV voor haar mandaat als commissaris van de Vennootschap maximaal EUR 974.208 (exclusief kosten en BTW, indien relevant) bedraagt op jaarbasis en onderhevig aan indexatie.
materialise innovators you can count on
9. Herbenoeming van bestuurders
De Raad van Bestuur stelt voor de mandaten van de hiernavolgende bestuurders te hernieuwen, rekening houdend met (i) de voordrachtsrechten van familieaandeelhouders overeenkomstig artikel 16 b) van de statuten van de Vennootschap, (ii) de onafhankelijkheidsvereisten van artikel 7:87 WVV en de Belgische Corporate Governance Code, en (iii) de samenstellingsvereisten van de comités van de Raad van Bestuur.
A. Bestuurders voorgedragen door familieaandeelhouders
Voorstel tot besluit: Op voorstel van de familieaandeelhouders, in overeenstemming met de aanbeveling en het advies van het Remuneratie- en Nominatiecomité, besluit de algemene vergadering om het mandaat van de heer Wilfried Vancraen als bestuurder te hernieuwen voor een periode van één jaar eindigend na de algemene vergadering die zal worden uitgenodigd om de jaarrekening over het boekjaar 2026 goed te keuren.
Voorstel tot besluit: Op voorstel van de familieaandeelhouders, in overeenstemming met de aanbeveling en het advies van het Remuneratie- en Nominatiecomité, besluit de algemene vergadering om het mandaat van de heer Peter Leys als bestuurder te hernieuwen voor een periode van één jaar eindigend na de algemene vergadering die zal worden uitgenodigd om de jaarrekening over het boekjaar 2026 goed te keuren.
Voorstel tot besluit: Op voorstel van de familieaandeelhouders, in overeenstemming met de aanbeveling en het advies van het Remuneratie- en Nominatiecomité, besluit de algemene vergadering om het mandaat van mevrouw Hilde Ingelaere als bestuurder te hernieuwen voor een periode van één jaar eindigend na de algemene vergadering die zal worden uitgenodigd om de jaarrekening over het boekjaar 2026 goed te keuren.
Voorstel tot besluit: Op voorstel van de familieaandeelhouders, in overeenstemming met de aanbeveling en het advies van het Remuneratie- en Nominatiecomité, besluit de algemene vergadering om het mandaat van de heer Sander Vancraen als bestuurder te hernieuwen voor een periode van één jaar eindigend na de algemene vergadering die zal worden uitgenodigd om de jaarrekening over het boekjaar 2026 goed te keuren.
Voorstel tot besluit: Op voorstel van de familieaandeelhouders, in overeenstemming met de aanbeveling en het advies van het Remuneratie- en Nominatiecomité, besluit de algemene vergadering om het mandaat van A TRE C BV, met als vaste vertegenwoordiger de heer Johan De Lille, als bestuurder te hernieuwen voor een periode van één jaar eindigend na de algemene vergadering die zal worden uitgenodigd om de jaarrekening over het boekjaar 2026 goed te keuren.
Voorstel tot besluit: Op voorstel van de familieaandeelhouders, in overeenstemming met de aanbeveling en het advies van het Remuneratie- en Nominatiecomité, besluit de algemene vergadering om het mandaat van de heer Jürgen Ingels, als bestuurder te hernieuwen voor een periode van één jaar eindigend na de algemene vergadering die zal worden uitgenodigd om de jaarrekening over het boekjaar 2026 goed te keuren.
materialise innovators you can count on
B. Onafhankelijke bestuurders
Voorstel tot besluit: Op voorstel van de Raad van Bestuur, in overeenstemming met de aanbeveling en het advies van het Remuneratie- en Nominatiecomité, besluit de algemene vergadering om (a) het mandaat van mevrouw Marleen Mannekens als onafhankelijk bestuurder te hernieuwen voor een periode van één jaar eindigend na de algemene vergadering die zal worden uitgenodigd om de jaarrekening over het boekjaar 2026 goed te keuren en (b) haar mandaat te bevestigen in diens hoedanigheid als onafhankelijk lid van de Raad van Bestuur doordat (i) mevrouw Marleen Mannekens beantwoordt, en heeft verklaard te beantwoorden, aan de onafhankelijkheidscriteria van het artikel 7:87 WVV en bepaling 3.5 van de Belgische Corporate Governance Code 2020, (ii) mevrouw Marleen Mannekens uitdrukkelijk heeft verklaard geen relatie met de Vennootschap of een belangrijke aandeelhouder te onderhouden, die diens onafhankelijkheid in het gedrang zou brengen, en (iii) de Raad van Bestuur uitdrukkelijk heeft verklaard geen indicatie te hebben van enig element dat de onafhankelijkheid van mevrouw Marleen Mannekens zoals bedoeld in artikel 7:87 WVV, in twijfel zou kunnen trekken.
Voorstel tot besluit: Op voorstel van de Raad van Bestuur, in overeenstemming met de aanbeveling en het advies van het Remuneratie- en Nominatiecomité, besluit de algemene vergadering om (a) het mandaat van mevrouw Godelieve Verplancke als onafhankelijk bestuurder te hernieuwen voor een periode van één jaar eindigend na de algemene vergadering die zal worden uitgenodigd om de jaarrekening over het boekjaar 2026 goed te keuren en (b) haar mandaat te bevestigen in diens hoedanigheid als onafhankelijk lid van de Raad van Bestuur doordat (i) mevrouw Godelieve Verplancke beantwoordt, en heeft verklaard te beantwoorden, aan de onafhankelijkheidscriteria van het artikel 7:87 WVV en bepaling 3.5 van de Belgische Corporate Governance Code 2020, (ii) mevrouw Godelieve Verplancke uitdrukkelijk heeft verklaard geen relatie met de Vennootschap of een belangrijke aandeelhouder te onderhouden, die diens onafhankelijkheid in het gedrang zou brengen, en (iii) de Raad van Bestuur uitdrukkelijk heeft verklaard geen indicatie te hebben van enig element dat de onafhankelijkheid van mevrouw Godelieve Verplancke zoals bedoeld in artikel 7:87 WVV, in twijfel zou kunnen trekken.
Voorstel tot besluit: Op voorstel van de Raad van Bestuur, in overeenstemming met de aanbeveling en het advies van het Remuneratie- en Nominatiecomité, besluit de algemene vergadering om (a) het mandaat van de heer Bart Luyten als onafhankelijk bestuurder te hernieuwen voor een periode van één jaar eindigend na de algemene vergadering die zal worden uitgenodigd om de jaarrekening over het boekjaar 2026 goed te keuren en (b) zijn mandaat te bevestigen in diens hoedanigheid als onafhankelijk lid van de Raad van Bestuur doordat (i) de heer Bart Luyten beantwoordt, en heeft verklaard te beantwoorden, aan de onafhankelijkheidscriteria van het artikel 7:87 WVV en bepaling 3.5 van de Belgische Corporate Governance Code 2020, (ii) de heer Bart Luyten uitdrukkelijk heeft verklaard geen relatie met de Vennootschap of een belangrijke aandeelhouder te onderhouden, die diens onafhankelijkheid in het gedrang zou brengen, en (iii) de Raad van Bestuur uitdrukkelijk heeft verklaard geen indicatie te hebben van enig element dat de onafhankelijkheid van de heer Bart Luyten zoals bedoeld in artikel 7:87 WVV, in twijfel zou kunnen trekken.
Voorstel tot besluit: Op voorstel van de Raad van Bestuur, in overeenstemming met de aanbeveling en het advies van het Remuneratie- en Nominatiecomité, besluit de algemene vergadering om (a) het mandaat van de heer Volker Hammes als onafhankelijk bestuurder te hernieuwen voor een periode van één jaar eindigend na de algemene vergadering die zal worden uitgenodigd om de
materialise innovators you can count on
jaarrekening over het boekjaar 2026 goed te keuren en (b) zijn mandaat te bevestigen in diens hoedanigheid als onafhankelijk lid van de Raad van Bestuur doordat (i) de heer Volker Hammes beantwoordt, en heeft verklaard te beantwoorden, aan de onafhankelijkheidscriteria van het artikel 7:87 WVV en bepaling 3.5 van de Belgische Corporate Governance Code 2020, (ii) de heer Volker Hammes uitdrukkelijk heeft verklaard geen relatie met de Vennootschap of een belangrijke aandeelhouder te onderhouden, die diens onafhankelijkheid in het gedrang zou brengen, en (iii) de Raad van Bestuur uitdrukkelijk heeft verklaard geen indicatie te hebben van enig element dat de onafhankelijkheid van de heer Volker Hammes zoals bedoeld in artikel 7:87 WVV, in twijfel zou kunnen trekken.
10. Goedkeuring van vergoeding van bestuurders
Voorstel tot besluit: Op voorstel van de Raad van Bestuur, in overeenstemming met de aanbeveling en het advies van het Remuneratie- en Nominatiecomité, besluit de algemene vergadering de volgende vergoedingen goed te keuren, met ingang van 1 januari 2026:
- Alle bestuurdersmandaten worden vergoed met een vaste vergoeding van EUR 2900 per kwartaal.
- Voor de bestuurders die lid zijn van het Auditcomité wordt een bijkomende vergoeding van EUR 1450 per bijgewoonde vergadering vastgelegd. Voor de voorzitter van het Auditcomité is een bijkomend kwartaalbedrag van EUR 2170 vastgesteld.
- Voor de bestuurders die lid zijn van het Remuneratie- en Nominatiecomité wordt een bijkomende vergoeding van EUR 1450 per bijgewoonde vergadering vastgelegd. Voor de voorzitter van het Remuneratie- en Nominatiecomité is een bijkomend kwartaalbedrag van EUR 720 vastgelegd.
11. Volmachten
Voorstel tot besluit: De algemene vergadering besluit tot toekenning van volmachten aan Felix Theus, Emma Heijmans en Maja Frederix, elk met de bevoegdheid om alleen te handelen en met recht van indeplaatsstelling en zonder afbreuk te doen aan andere machtigingen voorzover die van toepassing zijn, voor om het even welke neerleggings- en publicatieformaliteiten met betrekking tot de voorgaande besluiten.
DEELNAME AAN DE VERGADERING
De Vennootschap zal de mogelijkheid aanbieden aan de effectenhouders om de Vergadering elektronisch bij te wonen. Omwille hiervan, vragen wij aan de effectenhouders om hun emailadres bij registratie mee te delen. U zal dan een uitnodiging ontvangen om de Vergadering elektronisch bij te wonen.
materialise innovators you can count on
I. Registratie
Enkel personen die geregistreerd zijn als effectenhouder op de veertiende kalenderdag vóór de Vergadering, zijnde 2 juni 2026 (de "Registratiedatum") om middernacht (CET):
- Voor aandelen en inschrijvingsrechten op naam, op basis van de inschrijving van de effecten in het aandelenregister of register van inschrijvingsrechten van de Vennootschap;
- Voor gedematerialiseerde aandelen, op basis van de inschrijving van de aandelen op de rekeningen van een erkende rekeninghouder of van een centrale effectenbewaarinstelling;
- Voor houders van ADS’en, op basis van de inschrijving van de ADS’en bij de depositary bank van de Vennootschap (the Bank of New York, “BNY”) op de registratiedatum voor ADS-houders, zijnde 7 mei 2026.
zullen het recht hebben om aan de Vergadering deel te nemen en, in voorkomend geval, er te stemmen.
II. Kennisgeving
Bovendien is, overeenkomstig artikel 26 van de statuten van de Vennootschap, het recht van een aandeelhouder om deel te nemen aan de Vergadering en er het stemrecht uit te oefenen onderworpen aan de geschreven kennisgeving door de aandeelhouder, uiterlijk op de zesde kalenderdag om middernacht (CET) vóór de datum van de Vergadering, zijnde 10 juni 2026, van zijn/haar intentie om aan de Vergadering deel te nemen en van het aantal aandelen waarmee hij/zij wenst deel te nemen. Aandeelhouders dienen deze kennisgeving te zenden (i) per e-mail op [email protected] of (ii) per post op het adres Technologielaan 15, 3001 Leuven, België, ter attentie van de Voorzitter van de Raad van Bestuur.
Houders van gedematerialiseerde aandelen dienen bij elke kennisgeving een attest te voegen, afgeleverd door de erkende rekeninghouder of een centrale effectenbewaarinstelling, waaruit blijkt met hoeveel gedematerialiseerde aandelen, ingeschreven op naam van de aandeelhouder op zijn rekeningen op de registratiedatum, deze aandeelhouder wenst deel te nemen aan de Vergadering.
Houders van ADS’en dienen geen afzonderlijke kennisgeving te richten aan de Vennootschap. Zij ontvangen de proxy-materialen via Broadridge Financial Solutions en dienen hun stemming in bij BNY vóór uiterlijk 9 juni 2026, overeenkomstig de instructies opgenomen in de ADR “voting instruction card”. BNY zal de geaggregeerde steminstructies uiterlijk op 10 juni 2026 aan de Vennootschap bezorgen.
III. Deelname
De effectenhouder die voldoet aan de toelatingsvoorwaarden kan als volgt deelnemen aan de Vergadering (i) persoonlijk, (ii) bij volmacht, (iii) per brief of (iv) langs elektronische weg. Om een efficiënt registratieproces mogelijk te maken, worden de effectenhouders of hun gevolmachtigden die persoonlijk de Vergadering bijwonen, verzocht zich ten laatste om 9.30 uur aan te melden. De natuurlijke personen die de Vergadering bijwonen in hun hoedanigheid van effectenhouder, lasthebber of vertegenwoordiger van een rechtspersoon, kunnen verzocht worden hun identiteit aan te tonen. De vertegenwoordigers van rechtspersonen moeten bovendien de documenten voorleggen die hun hoedanigheid van wettelijk vertegenwoordiger of lasthebber aantonen.
materialise innovators you can count on
a. Persoonlijk: Elke effectenhouder, behalve houders van ADS’en, heeft het recht om in persoon deel te nemen aan de Vergadering.
b. Volmachten: Elke effectenhouder, behalve houders van ADS’en, kan zich op de Vergadering laten vertegenwoordigen door een gevolmachtigde. De effectenhouder die zich bij volmacht wenst te laten vertegenwoordigen, dient ten laatste op de zesde kalenderdag om middernacht (CET) vóór de datum van de Vergadering, zijnde 10 juni 2026 een schriftelijke volmacht te bezorgen, als volgt:
i. Het model van volmacht dat door de Raad van Bestuur ter beschikking wordt gesteld (i) als bijlage bij deze oproeping, (ii) op de zetel van de Vennootschap, en (iii) op de website van de Vennootschap moet worden gebruikt;
ii. De gedateerde en ondertekende volmacht moet de Vennootschap tijdig bereiken (i) per e-mail op [email protected], of (ii) per post op het adres Technologielaan 15, 3001 Leuven, België, ter attentie van de Voorzitter van de Raad van Bestuur.
iii. De aanstelling van een volmachtdrager moet gebeuren overeenkomstig de toepasselijke regels van het Belgisch recht, met inbegrip van de regels inzake belangenconflicten en het bijhouden van een register. Bovendien moeten de effectenhouders voldoen aan de toelatingsvereisten zoals hierboven beschreven onder “I. Registratie” en “II. Kennisgeving”. Een tijdige en naar behoren ingevulde volmacht samen met (voor gedematerialiseerde aandelen) een geldig certificaat van een erkende rekeninghouder of centrale effectenbewaarinstelling zal worden beschouwd als een geldige “Registratie” onder I en een geldige “Kennisgeving” onder II.
c. Stemming per brief: Elke effectenhouder, behalve houders van ADS’en, heeft het recht om zijn stem per brief uit te brengen door uiterlijk op de zesde kalenderdag om middernacht (CET) vóór de datum van de Vergadering, zijnde 10 juni 2026 een gedateerd en ondertekend formulier aan de Vennootschap te bezorgen, als volgt:
i. Er moet gebruik worden gemaakt van het formulier dat door de Raad van Bestuur ter beschikking wordt gesteld (i) als bijlage bij deze oproeping, (ii) op de zetel van de Vennootschap, en (iii) op de website van de Vennootschap. Het formulier voor het stemmen per brief moet geldig ondertekend zijn.
ii. Het formulier moet de Vennootschap tijdig bereiken per post op het adres van Technologielaan 15, 3001 Leuven, België, ter attentie van de Voorzitter van de Raad van Bestuur, of per e-mail op [email protected].
iii. De effectenhouders moeten voldoen aan de toelatingsvereisten zoals hierboven beschreven onder “I. Registratie” en “II. Kennisgeving”. Een tijdige en naar behoren ingevulde stembrief samen met (voor gedematerialiseerde aandelen) een geldig certificaat van een erkende rekeninghouder of centrale effectenbewaarinstelling zal worden beschouwd als een geldige “Registratie” onder I en een geldige “Kennisgeving” onder II.
d. Stemming langs elektronische weg: Elke effectenhouder, behalve houder van ADS’en, heeft het recht om zijn stem langs elektronische weg uit te brengen, uiterlijk op de zesde kalenderdag om middernacht (CET) vóór de datum van de Vergadering, zijnde 10 juni 2026, via het elektronische stemplatform dat de Vennootschap ter beschikking stelt op haar website. De effectenhouders moeten voldoen aan de toelatingsvereisten zoals hierboven beschreven onder “I. Registratie” en “II. Kennisgeving”. Het tijdig en naar behoren invullen van het elektronische stemformulier samen met (voor gedematerialiseerde aandelen) een geldig certificaat van een erkende rekeninghouder of
materialise innovators you can count on
centrale effectenbewaarinstelling zal worden beschouwd als een geldige “Registratie” onder I en een geldige “Kennisgeving” onder II.
BIJKOMENDE AGENDAPUNTEN EN VOORSTELLEN TOT BESLUIT
Aandeelhouders die alleen of samen met andere aandeelhouders ten minste 3% van het kapitaal van de Vennootschap bezitten, hebben het recht om bijkomende punten op de agenda van de Vergadering te plaatsen en voorstellen tot besluit in te dienen met betrekking tot punten die in de agenda zijn opgenomen. Houders van ADS’en zijn geen rechtstreekse aandeelhouders van de Vennootschap en kunnen bijgevolg dit recht niet rechtstreeks uitoefenen. Voor meer informatie kunnen ADS-houders contact opnemen met BNY.
Aandeelhouders die dit recht wensen uit te oefenen, moeten, opdat hun verzoek op de Vergadering kan worden behandeld:
- bewijzen dat zij op de datum van hun verzoek ten minste 3% van het kapitaal bezitten (i) op basis van een certificaat van inschrijving van het relevante aantal aandelen in het aandeelhoudersregister van de Vennootschap, of (ii) op basis van een door de erkende rekeninghouder of van een centrale effectenbewaarinstelling opgesteld attest waaruit blijkt dat het relevante aantal gedematerialiseerde aandelen op hun naam op hun rekening is ingeschreven;
- hebben voldaan aan de toelatingsvoorwaarden zoals hierboven beschreven voor dat percentage van het kapitaal;
- in voorkomend geval, een schriftelijk verzoek formuleren, vergezeld van de tekst van de te behandelen onderwerpen en de bijhorende voorstellen tot besluit, of van de tekst van de op de agenda te plaatsen voorstellen tot besluit. Dergelijk schriftelijk verzoek moet de Vennootschap bereiken (i) per post op het adres Technologielaan 15, 3001 Leuven, België, ter attentie van de Voorzitter van de Raad van Bestuur of (ii) per e-mail op het adres [email protected], voor of ten laatste op 26 mei 2026 om middernacht (CET).
Indien van toepassing, zal de Vennootschap een bijgewerkte agenda publiceren, vóór of ten laatste op 1 juni 2026. Tegelijkertijd zal de Vennootschap in dat geval op haar website (www.materialise.com) aan de geactualiseerde agenda aangepaste formulieren ter beschikking stellen die kunnen worden gebruikt voor het stemmen per brief en het stemmen bij volmacht.
Volmachten en stemmen per brief die de Vennootschap bereiken vóór de publicatie van een bijgewerkte agenda blijven geldig voor de agendapunten waarop zij betrekking hebben, onder voorbehoud van de toepasselijke wetgeving en de verdere verduidelijkingen uiteengezet in de volmachtformulieren en de formulieren voor stemmen per brief.
VRAGEN BETREFFENDE ONDERWERPEN OP DE AGENDA
Tijdens de Vergadering is een vraagsessie voorzien. Houders van aandelen en inschrijvingsrechten hebben daarenboven de mogelijkheid om voorafgaand aan de Vergadering bij de Vennootschap schriftelijk vragen in te dienen met betrekking tot onderwerpen die op de agenda zijn opgenomen. Dergelijke vragen dienen te worden gericht aan de Vennootschap per e-mail (op het volgende e-mail adres: [email protected]) of per post op het adres Technologielaan 15, 3001 Leuven, België, ter attentie van de Voorzitter van de Raad van Bestuur uiterlijk op de zesde kalenderdag om middernacht (CET) vóór de datum van de Vergadering, zijnde 10 juni 2026.
materialise innovators you can count on
Schriftelijke en mondelinge vragen zullen tijdens de Vergadering worden besproken in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving.
IDENTIFICATIE EN VERTEGENWOORDIGINGSBEVOEGDHEID
De natuurlijke personen die willen deelnemen aan de Vergadering in hun hoedanigheid van eigenaar van effecten, lasthebber of vertegenwoordiger van een rechtspersoon dienen hun identiteit te kunnen bewijzen om toegang te krijgen tot de Vergadering. De vertegenwoordigers van rechtspersonen dienen bovendien de documenten te overhandigen die hun hoedanigheid van vertegenwoordiger of bijzondere lasthebber aantonen. Deze documenten zullen worden gecontroleerd onmiddellijk voor de aanvang van de Vergadering.
RECHTEN VAN HOUDERS VAN INSCHRIJVINGSRECHTEN
Overeenkomstig artikel 7:135 van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen kunnen, zoals reeds aangehaald, de houders van inschrijvingsrechten de Vergadering bijwonen met raadgevende stem. Daarvoor moeten zij dezelfde formaliteiten naleven als deze die van toepassing zijn op de eigenaars van aandelen en die hierboven worden beschreven.
TERBESCHIKKINGSTELLING VAN DOCUMENTEN
De volgende documenten ter voorbereiding van de Vergadering kunnen op de website van de Vennootschap (https://investors.materialise.com/governance-documents) geraadpleegd worden vanaf dertig (30) dagen voorafgaand aan de Vergadering:
- Deze oproeping, met inbegrip van de agenda en de voorgestelde resoluties (indien nodig, zoals geactualiseerd);
- Het totale aantal aandelen en stemrechten op de datum van de oproeping;
- Jaarverslag van de Raad van Bestuur met betrekking tot de enkelvoudige en geconsolideerde jaarrekening per 31 december 2025, met inbegrip van het remuneratieverslag;
- Verslagen van de commissaris met betrekking tot de enkelvoudige en geconsolideerde jaarrekening per 31 december 2025;
- Enkelvoudige jaarrekening met betrekking tot het boekjaar afgesloten op 31 december 2025;
- Geconsolideerde jaarrekening met betrekking tot het boekjaar afgesloten op 31 december 2025;
- Volmacht- en stemformulier.
GEGEVENSBESCHERMING
De Vennootschap is verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens die zij ontvangt van effectenhouders en volmachthouders in het kader van de Vergadering, overeenkomstig de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming. De verwerking van deze persoonsgegevens gebeurt in het bijzonder voor de analyse en het beheer van de aanwezigheids- en stemprocedure in het kader van de Vergadering, dit in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving. Deze persoonsgegevens kunnen worden doorgegeven aan derden voor het verlenen van bijstand bij het beheer van de aanwezigheids- en stemprocedures, en voor het analyseren van de samenstelling van de effectenhoudersbasis. De persoonsgegevens zullen niet langer worden bewaard dan nodig is in het licht van de voormelde
materialise innovators you can count on
doelstelling en zullen bijgevolg worden gewist of anoniem gemaakt. Effectenhouders en volmachthouders kunnen het privacybeleid van de Vennootschap vinden op www.materialise.com/en/data-privacy-notice. Dit privacybeleid bevat gedetailleerde informatie over de verwerking van de persoonsgegevens, met inbegrip van de rechten die houders jegens de Vennootschap kunnen doen gelden in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming. Effectenhouders en volmachthouders kunnen hun rechten uitoefenen met betrekking tot de persoonsgegevens die zij aan de Vennootschap hebben verstrekt door contact op te nemen met de Vennootschap via [email protected].
Wij hopen u te mogen verwelkomen.
[handtekeningpagina volgt
10
materialise innovators you can count on
11
materialise innovators you can count on
Hoogachtend,
Voor de Raad van Bestuur,
Wilfried Vancraen
Bestuurder
Signature:
Email: [email protected]
Hilde Ingelaere
Bestuurder