LETS HOLDING GROUP CO.,LTD. — Governance Information 2012

Mar 31, 2012

厦门市建筑科学研究院集团股份有限公司 监事会

监事会议事规则

2007 年 9 月 23 日首次发布

2012 年 5 月 19 日第 1 次修订发布

共 4 页第 1 页

(XMABR0-4-2012. 内部 )

监事会议事规则

( XMABR0-4-2012. 内部)

(本规则业经2007 年9 月23 日公司创立大会审议通过，于2012 年5 月19 日经公司2011 年年度股东大会第 1 次修订)

1 总则 .................................................................................................................................................. 1 2 监事会组织架构 .............................................................................................................................. 1 3 会议召集与通知 .............................................................................................................................. 1 4 会议召开与表决 .............................................................................................................................. 2 5 会议记录 .......................................................................................................................................... 3 6 决议执行 .......................................................................................................................................... 4 7 规则修改 .......................................................................................................................................... 4 8 附则 .................................................................................................................................................. 4

1 总则

1.1 为了规范公司监事会的议事方式和表决程序，促使监事和监事会有效地履行监督职责，完 善公司法人治理结构，根据《中华人民共和国公司法》（以下简称“《公司法》”）、《中华人民 共和国证券法》（以下简称“《证券法》”）和公司章程等有关规定，制定本规则。

1.2 监事会应当在《公司法》和《公司章程》赋予的职权和规定的范围内行使职权。

2 监事会组织架构

• 2.1 监事会是公司依据《公司法》和《公司章程》设立的监督机构，对股东大会负责并报告 工作。

• 2.2 监事会设监事会办公室（未设立时暂由监事会主席负责），处理监事会日常事务。

3 会议召集与通知

• 3.1 监事会会议分为定期会议和临时会议。定期会议每 6 个月召开一次。

• 3.2 出现下列情况之一的，监事会应当在 10 日内召开临时监事会会议：

• (1) 任何监事提议召开时；

• (2) 股东大会、董事会会议通过了违反法律、法规、规章、监管部门的各种规定和要求、公

• 司章程、公司股东大会决议和其他有关规定的决议时；

• (3) 董事和高级管理人员的不当行为可能给公司造成重大损害或者在市场中造成恶劣影响

• 时；

• (4) 公司、董事、监事、高级管理人员被股东提起诉讼时；

• (5) 本公司章程规定的其他情形。

3.3 在发出召开监事会定期会议的通知之前，监事会办公室应当向全体监事征集会议提案。提 案内容应当着力于对公司规范运作和董事、高级管理人员职务行为的监督而非公司经营管理 的决策。

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• 3.4 监事提议召开监事会临时会议的，应当通过监事会办公室或直接向监事会主席提交经提议 监事签字的书面提议。书面提议中应当载明下列事项：

• (1) 提议监事的姓名、联系方式和提议日期等；

• (2) 提议理由或者提议所基于的客观事由；

• (3) 提议会议召开的时间或者时限、地点和方式；

• (4) 明确和具体的提案；

• (5) 其他必要的事项。

在监事会办公室或者监事会主席收到监事的书面提议后三日内，监事会办公室应当发出 召开监事会临时会议的通知。

3.5 监事会会议由监事会主席召集和主持；监事会主席不能履行职务或者不履行职务的，由半 数以上监事共同推举一名监事召集和主持。

• 3.6 召开监事会定期会议和临时会议，监事会办公室应当分别提前十日和二日发出会议通知， 通过直接送达、传真、电子邮件、OA 系统或者其他方式，提交全体监事。

• 3.6.1 非直接送达的，还应当通过电话进行确认并做相应记录。

• 3.6.2 情况紧急，需要尽快召开监事会临时会议的，可以随时通过口头或者电话等方式发出 会议通知，但召集人应当在会议上做出说明。

• 3.7 监事会书面会议通知应当至少包括以下内容：

• (1) 会议的时间、地点；

• (2) 拟审议的事项（会议提案）；

• (3) 会议召集人和主持人、临时会议的提议人及其书面提议；

• (4) 监事表决所必需的会议材料；

• (5) 监事应当亲自出席会议的要求；

• (6) 联系人和联系方式。

口头会议通知至少应包括上述第（1）、（2）项内容，以及情况紧急需要尽快召开监事 会临时会议的说明。

• 3.8 公司召开监事会会议，监事会应按本章规定的时间事先通知所有监事，并提供足够的资料。

4 会议召开与表决

4.1 监事会会议以现场召开为原则，监事会会议也可以采取现场召开与其他方式相结合的方式 召开。必要时，在保障监事充分表达意见的前提下，经召集人（主持人）、提议人同意，也可 以通过远程多媒体、OA 系统、传真或者电子邮件表决等方式召开。

非以现场方式召开的，以表决票（事后书面或 OA 实名投票系统）、会议纪要会签（书面 会签或 OA 电子会签）或传真确认函等方式确认在会议中发表的意见，并计算出席会议的董事 人数。

• 4.2 监事会会议应当由全体监事的三分之二以上出席方可举行。

• 4.2.1 相关监事拒不出席或者怠于出席会议导致无法满足会议召开的最低人数要求的，其他 监事应当及时向股东报告。

• 4.2.2 董事会秘书和证券事务代表应当列席监事会会议。

• 4.3 监事连续 2 次不能亲自出席监事会会议的，视为不能履行职责，股东大会或职工代表大会 应当予以撤换。

4.4 会议主持人应当逐一提请与会监事对各项提案发表明确的意见。会议主持人应当根据监事 的提议，要求董事、高级管理人员、公司其他员工或者相关中介机构业务人员到会接受质询

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或答复。

4.5 监事均有权提出监事会议案，但是否列入监事会会议议程由监事会主席确定；如监事提出 的议案未能列入监事会议程，监事会主席应向提案监事作出解释，如提案监事仍坚持要求列 入议程的，由监事会进行表决确定。

监事会会议必须遵照召集会议的书面通知所列的议程进行；对议程外的问题可以讨论， 但不能作出决议。

• 4.6 监事会对所有列入议事日程的提案应当进行逐项表决，不得以任何理由搁置或不予表决。 对同一事项有不同提案的，应以提案提出的时间顺序进行表决，对事项作出决议。

• 4.7 监事会会议的表决实行一人一票，以书面投票、OA 投票系统或举手投票等方式进行表决。

• 4.8 监事的表决意向分为同意、反对和弃权。

与会监事应当从上述意向中选择其一，未做选择或者同时选择两个以上意向的，会议主 持人应当要求该监事重新选择，拒不选择，视为弃权；中途离开会场不回而未做选择的，视 为弃权。

4.9 监事会若以填写表决票的方式进行表决，监事会召集人负责组织制作监事会表决票。表决 票应至少包括如下内容：

• (1) 监事会届次、召开时间及地点；

• (2) 监事姓名（当同名时应标注身份证号）；

• (3) 需审议表决的事项；

• (4) 投赞成、反对、弃权票的方式指示；

• (5) 其他需要记载的事项。

监事会办公室工作人员负责在表决时分发和回收出席会议的监事的表决票。

• 4.10 监事会表决票应由监事会办公室工作人员负责清点；会议主持人根据表决结果决定监事 会的决议是否通过，并应当在会上宣布表决结果。决议的表决结果载入会议记录。

• 4.11 监事会形成决议应当经出席会议的监事过半数同意。

4.12 会议主持人如果对议案表决结果有任何怀疑，可以当场验票；出席会议的监事对会议主 持人宣布的表决结果有异议，有权在宣布表决结果后立即请求验票，会议主持人应当立即验 票。

5 会议记录

• 5.1 监事会办公室工作人员应当做好会议记录。会议记录应当包括以下内容：

• (1) 会议届次和召开的时间、地点、方式；

• (2) 会议通知的发出情况；

• (3) 会议召集人和主持人；

• (4) 会议出席情况；

• (5) 关于会议程序和召开情况的说明；

• (6) 会议审议的提案、每位监事对有关事项的发言要点和主要意见、对提案的表决意向；

• (7) 每项提案的表决方式和表决结果（说明具体的同意、反对、弃权票数）；

• (8) 与会监事认为应当记载的其他事项。

• 对于采用通讯方式召开的监事会会议，监事会办公室应当参照上述规定，整理会议记录。

• 5.2 与会监事应当对会议记录、会议纪要和决议记录进行签字确认。监事对会议记录、会议纪 要或者决议记录有不同意见的，可以在签字时作出书面说明。

监事不按前款规定进行签字确认，不对其不同意见做出书面说明，视为完全同意会议记

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录、会议纪要和决议记录的内容。

5.3 监事应当对监事会的决议承担责任。监事会的决议违反法律、行政法规或者公司章程，致 使公司遭受严重损失的，参与决议的监事对公司负赔偿责任；但经证明监事在表决时曾表明 异议并记载于会议记录的，该监事可以免除责任。

5.4 监事会会议档案的保存期限为十年。监事会会议档案由董事会秘书负责保存。监事会会议 档案包括：会议通知和会议材料、会议签到簿、会议录音资料、表决票、经与会董事签字确 认的会议记录、会议纪要、决议记录、决议公告等，

6 决议执行

6.1 监事应当督促有关人员落实监事会决议。监事会应建立决议执行记录制度，监事会的每一 项决议均应指定监事执行或监督执行。被指定的监事应将决议的执行情况记录在案，并将最 终执行结果报告监事会。

• 6.1.1 对监督事项的实质性决议，应当指定监事负责执行；对监督事项的建设性决议，应当 指定监事监督其执行。

• 6.1.2 监事会主席应当在以后的监事会会议上通报已经形成的决议的执行情况。

• 6.2 监事出席监事会会议发生的费用由公司支付。这些费用包括监事由其所在地至会议地点的 交通费、会议期间的食宿费、会议场所租金和当地交通费等费用。

7 规则修改

• 7.1 有下列情形之一的，公司监事会应当及时修改本规则：

• (1) 本规则规定的事项与现行的、新修订的或新颁布的国家有关法律、行政法规或规范性文

• 件的规定相抵触；

• (2) 本规则规定的事项与修改后的公司章程的规定相抵触；

• (3) 股东大会决定修改本规则。

8 附则

• 8.1 本规则所称“以上”、“以下”、“以内”都含本数；“不满”、“以外”、“低于”、“多于”都 不含本数。

• 8.2 本规则为公司章程的附件，由公司监事会拟定，经公司股东大会审议批准后发布生效，修 改时亦同。

• 8.3 本规则未尽事宜，按照中国的有关法律、法规、规范性文件及公司章程执行。

• 8.4 本规则由公司监事会归口管理和解释。

• 8.5 本规则有文本版和电子网络版形式，两者具有同等效力。

• 8.6 如发现本准则中的规定与政府有关规定相悖，请即时通知公司董事会秘书。

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