Keyware Technologies NV — AGM Information 2023

May 26, 2023

Keyware Technologies NV/SA lkaros Business Park lkaroslaan 24 - B-1930 Zaventem t +32 (0)2 346 25 23 - f +32 (0)2 347 16 88 info@keyware.com - www.keyware.com

NOTULEN VAN DE GEWONE ALGEMENE VERGADERING

VAN DE AANDEELHOUDERS GEHOUDEN OP 26 MEI 2023

BTW/TVA BE 0458.430.512 ING 310.1691255.49 IBAN BE 97 3101 6912 5549 BIC BBRUBEBB

RPR Brussel KBC 437.7505371.34 IBAN BE 68 4377 5053 7134 BIC KREDBEBB

।

.

NOTULEN VAN DE GEWONE ALGEMENE VERGADERING VAN DE AANDEELHOUDERS GEHOUDEN OP 26 MEI 2023

De Gewone Algemene Vergadering van de Vennootschap heeft plaats op 26 mei 2023 op de zetel van de Vennootschap, Ikaroslaan 24 te 1930 Zaventem.

SAMENSTELLING VAN HET BUREAU 1.

De vergadering wordt geopend om 15:00 uur onder het voorzitterschap van de heer Guido Van der Schueren, vertegenwoordiger van Powergraph BV, Voorzitter van de raad van bestuur.

De voorzitter benoemt de heer Alain Hubert tot secretaris en stemopnemer.

Het bureau wordt samengesteld uit de voorzitter en de secretaris.

2. OPROEPINGEN EN SAMENSTELLING VAN DE VERGADERING

De oproepingen die de dagorde bevatten werden bekendgemaakt via:

• (a) de Bijlagen van het Belgisch Staatsblad van 25 april 2023;
• (b) De Standaard van 25 april 2023;
• (c) de website van de Vennootschap op 25 april 2023;

Overeenkomstig artikel 7:127 en 7:128 WVV werden de bestuurders en de commissaris opgeroepen voor deze vergadering. Kopie van de gepubliceerde oproepingen wordt in bijlage aan deze notulen gehecht en gewaarmerkt door de leden van het bureau. Er zijn geen aandelen op naam.

De commissaris van de Vennootschap is aanwezig en is vertegenwoordigd door de heren Daniel Wuyts en Filip Simpelaere.

De aandeelhouders, waarvan de naam en het aantal aandelen waarmee zij deelnemen aan deze Algemene Vergadering zijn opgenomen in de aanwezigheidslijst, zijn aanwezig of vertegenwoordigd krachtens behoorlijk ondertekende volmachten. Deze aanwezigheidslijst werd door ieder van hen of door hun lasthebber ondertekend vóór de opening van de zitting. De aanwezigheidslijst alsmede de volmachten worden aan deze notulen gehecht.

Uit deze lijst blijkt dat 15.952.268 aandelen aanwezig of vertegenwoordigd zijn. Elk aandeel geeft recht op één stem. Besluiten worden genomen met gewone meerderheid van stemmen.

De aandeelhouders kunnen stemmen per volmacht. Een aantal aandeelhouders hebben geen volmachtdrager aangeduid. Naar goede gewoonte zal de secretaris van de Algemene Vergadering optreden als volmachtdrager van deze aandeelhouders en stemmen in overeenstemming met de steminstructies die opgenomen zijn in hun volmacht.

Gelet op het bovenstaande verklaart de voorzitter dat de vergadering rechtsgeldig kan beraadslagen en beslissen over de hierna vermelde agenda.

3. AGENDA

De agenda van de Jaarlijkse Algemene Vergadering luidt als volgt:

• 1. Kennisname en bespreking van het jaarverslag van de raad van bestuur over de statutaire en geconsolideerde jaarrekening voor het boekjaar afgesloten op 31 december 2022.
• 1. Kennisname en bespreking van het verslag van de commissaris over de statutaire en geconsolideerde jaarrekening voor het boekjaar afgesloten op 31 december 2022.
• 1. Goedkeuring van de statutaire jaarrekening van de Vennootschap voor het boekjaar afgesloten op 31 december 2022 en van de voorgestelde bestemming van het resultaat. Voorstel van besluit: goedkeuring van de statutaire jaarrekening voor het boekjaar afgesloten op 31 december 2022, zoals voorgesteld door de raad van bestuur, inclusief de volgende bestemming van het resultaat.

Winst van het boekjaar Overgedragen winst van het vorige boekjaar	746.003 EUR 1.453.968 EUR
Te bestemmen winst	2.199.971 EUR
Deze te bestemmen winst wordt als volgt bestemd:
Toevoeging aan de wettelijke reserves	37.300 EUR
Over te dragen winst	2.162.671 EUR

• 1. Kennisname van de geconsolideerde jaarrekening van de Vennootschap voor het boekjaar afgesloten op 31 december 2022.
• 1. Bespreking en goedkeuring van het remuneratieverslag zoals opgenomen in het jaarverslag van de raad van bestuur over de statutaire en geconsolideerde jaarrekening voor het boekjaar afgesloten op 31 december 2022.

Voorstel van besluit: goedkeuring, bij wijze van adviserende stemming, van het remuneratieverslag zoals opgenomen in het jaarverslag van de raad van bestuur over de statutaire en geconsolideerde jaarrekening voor het boekjaar afgesloten op 31 december 2022.

6. Kwijting aan de bestuurders.

Voorstel van besluit: verlening van kwijting voor de uitoefening van hun mandaat gedurende het boekjaar afgesloten op 31 december 2022 aan:

• Powergraph BV, vast vertegenwoordigd door de heer Guido Van der Schueren;
• MASH BV, vast vertegenwoordigd door mevrouw Hildegard Verhoeven;
• Debrako BV, vast vertegenwoordigd door de heer Koen De Brabander;
• Lubentor BV, vast vertegenwoordigd door de heer Kurt Faes;
• Mevrouw Mathilde Araujo
• 1. Kwijting aan de commissaris.

Voorstel van besluit: verlening van kwijting aan de commissaris, EY Bedrijfsrevisoren BV, voor de uitoefening van zijn opdracht gedurende het boekjaar afgesloten op 31 december 2022.

8 (Her)benoeming van bestuurders.

Voorstel tot besluit: benoeming van tot vier bestuurders ter vervanging van de bestuurders wiens mandaat op de jaarvergadering op vervaldag komt, te weten Mash BV v.v. door Hildegard

Verhoeven, Mathilde Araujo, Debrako BV v.v. Koen De Brabander en Lubentor BV v.v. Kurt Faes. De Vennootschap beoogt de identiteit van de kandidaat-bestuurders later en uiterlijk ter vergadering mee te delen.

1. Benoeming van commissaris

Voorstel tot besluit: de Algemene Vergadering besluit te benoemen tot commissaris Mazars Bedrijfsrevisoren BV, met als maatschappelijke zetel 1210 Sint-Joost-ten-Node, Bolwerklaan 21 bus 8. De commissaris wordt benoemd voor een driejarige termijn die komt te verstrijken naar aanleiding van de Gewone Algemene Vergadering die de jaarrekening afgesloten op 31 december 2025 zal goedkeuren in 2026. De commissaris duidt als vaste vertegenwoordiger de heer Dirk Stragier aan, vennoot. De honoraria voor het nazicht van de statutaire en de geconsolideerde jaarrekening bedragen 55.000 EUR (exclusief BTW) en zijn jaarlijks indexeerbaar.

10. Vergoeding van niet-uitvoerende bestuurders.

Voorstel tot besluit: de vergoeding van de niet-uitvoerende bestuurders bedraagt voor het boekjaar 2022 in totaliteit 95.000 EUR.

1. Varia.

4. BERAADSLAGING EN BESLISSINGEN

Na beraadslaging neemt de Algemene Vergadering de volgende beslissingen:

1. en geconsolideerde jaarrekening voor het boekjaar afgesloten op 31 december 2022

Er wordt lezing gedaan van de jaarverslagen van de raad van bestuur over deze statutaire en geconsolideerde jaarrekeningen voor het boekjaar afgesloten op 31 december 2022.

2. geconsolideerde jaarrekening voor het boekjaar afgesloten op 31 december 2022

De commissaris geeft lezing van de verslagen van de commissaris over deze statutaire en geconsolideerde jaarrekeningen afgesloten op 31 december 2022.

3. Goedkeuring van de Vennootschap voor het boekjaar afgesloten op 31 december 2022 en van de voorgestelde bestemming van het resultaat

De Algemene Vergadering keurt de jaarrekening en de geconsolideerde jaarrekening goed voor het boekjaar dat eindigde op 31 december 2022, zoals voorgelegd door de raad van bestuur.

De Algemene Vergadering keurt eveneens de onderstaande resultatembestemming goed:

Winst van het boekjaar Overgedragen winst van het vorige boekjaar	746.003 EUR 1.453.968 EUR
Te bestemmen winst	2.199.971 EUR
Deze te bestemmen winst wordt als volgt bestemd:
Toevoeging aan de wettelijke reserves	37.300 EUR
Over te dragen winst	2.162.671 EUR

Deze beslissing wordt genomen met meerderheid van stemmen : 15.952.268 stemmen voor (100 %), 0 stemmen tegen (afgerond 0%) en 0 onthoudingen (0%).

4. Kennisname van de geconsolideerde jaarrekening van de Vennootschap voor het boekjaar afgesloten op 31 december 2022

Er wordt kennis genomen van de geconsolideerde jaarrekening voor het boekjaar afgesloten op 31 december 2022.

5. Bespreking en goedkeuring van het remuneratieverslag zoals opgenomen in het jaarverslag van de raad van bestuur over de statutaire en geconsolideerde jaarrekening voor het boekjaar afgesloten op 31 december 2022

Bij afzonderlijke stemming keurt de Algemene Vergadering het remuneratieverslag zoals opgenomen in het jaarverslag van de raad van bestuur over de statutaire en geconsolideerde jaarrekening voor het boekjaar afgesloten op 31 december 2022 goed.

Deze beslissing wordt genomen met meerderheid van stemmen: 15.952.268 stemmen voor (100%), 0 stemmen tegen (afgerond 0%) en 0 onthoudingen (0%).

6. Kwijting aan de bestuurders.

Bij afzonderlijke stemming verleent de Algemene Vergadering kwijting aan de volgende bestuurders voor alle handelingen gesteld tijdens de uitoefening van hun mandaat gedurende het boekjaar dat werd afgesloten per 31 december 2022:

• Powergraph BV, vertegenwoordigd door de heer Guido Van der Schueren Deze beslissing wordt genomen met meerderheid van stemmen: 15.952.268 stemmen voor (100,0 %), 0 stemmen tegen (afgerond 0%) en 0 onthoudingen (0%).
• Deze beslissing wordt genomen met meerderheid van stemmen: 13.589.206 stemmen voor (85,2 %), 100 stemmen tegen (0%) en 2.362.962 stemmen als onthoudingen (14,81%).
• Debrako BV, vertegenwoordigd door de heer Koen De Brabander Deze beslissing wordt genomen met meerderheid van stemmen: 13.589.206 stemmen voor (85,2 %), 100 stemmen tegen (0%) en 2.362.962 stemmen als onthoudingen (14,81%).
• Lubentor BV, vertegenwoordigd door de heer Kurt Faes Deze beslissing wordt genomen met meerderheid van stemmen: 13.589.306 stemmen voor (85,2 %), 0 stemmen tegen (0%) en 2.362.962 stemmen als onthoudingen (14,81%).
• Mevrouw Mathilde Araujo Deze beslissing wordt genomen met meerderheid van stemmen: 15.952.168 stemmen voor (afgerond 100,0 %), 100 stemmen tegen (afgerond 0%) en 0 onthoudingen (0%).

7. Kwijting aan de commissaris

De Algemene Vergadering verleent kwijting aan de commissaris, EY Bedrijfsrevisoren BV, vertegenwoordigd door de heer Daniel Wuyts, voor de uitoefening van diens mandaat gedurende het boekjaar dat afgesloten werd op 31 december 2022.

Deze beslissing wordt genomen met meerderheid van stemmen: 15.952.168 stemmen voor (afgerond 100,0 %), 100 stemmen tegen (afgerond 0%) en 0 onthoudingen (0%).

(Her)benoeming van de bestuurders 8.

De Voorzitter deelt mee dat de vennootschap op heden nog geen kandidaat-bestuurders kan voorstellen ter vervanging van de mandaten van de uittredende bestuurders. De vennootschap verzoekt deze uittredende bestuurders, te weten de onafhankelijke bestuurders Debrako BV v.v. de heer Koen De Brabander, Lubentor BV v.v. de heer Kurt Faes en Mash BV v.v. door mevrouw Hildegard Verhoeven en de niet-uitvoerende bestuurder Mathilde Araujo, om in functie te blijven teneinde de vennootschap toe te laten binnen een redelijke termijn in hun vervanging te voorzien. Zij zullen voor de verdere duur van hun functie vergoed worden

overeenkomstig het geldende remuneratiebeleid. De betrokken uittredende bestuurders hebben aangegeven hiermee te kunnen instemmen.

9. Benoeming van commissaris

De Algemene Vergadering besluit te benoemen tot commissaris Mazars Bedrijfsrevisoren BV, met als maatschappelijke zetel 1210 Sint-Joost-ten-Node, Bolwerklaan 21 bus 8. De commissaris wordt benoemd voor een driejarige termijn die komt te verstrijken naar aanleiding van de Gewone Algemene Vergadering die de jaarrekening afgesloten op 31 december 2025 zal goedkeuren in 2026. De commissaris duidt als vaste vertegenwoordiger de heer Dirk Stragier aan, vennoot. De honoraria voor het nazicht van de statutaire en de geconsolideerde jaarrekening bedragen 55.000 EUR (exclusief BTW) en zijn jaarlijks indexeerbaar.

Deze beslissing wordt genomen met meerderheid van stemmen: 15.952.168 stemmen voor (afgerond 100 %), 100 stemmen tegen (afgerond 0%) en 0 stemmen als onthoudingen (0%).

10. Vergoeding van niet-uitvoerende bestuurders

De Algemene Vergadering keurt de vergoeding van de niet-uitvoerende bestuurders goed. Voor het boekjaar 2022 bedraagt dit in totaliteit 95.000 EUR.

Deze beslissing wordt genomen met de meerderheid van stemmen: 13.589.206 stemmen voor (85,19%), 100 stemmen tegen (0%) en 2.362.962 stemmen als onthoudingen (14,81%).

11. Varia

Nihil.

র্থ б

Aangezien de agenda is afgehandeld, wordt de zitting opgeheven om 16.15 uur, na lezing en goedkeuring van deze notulen.

Onderhavige notulen werden ondertekend door de aanwezige leden van het bureau en door de aandeelhouders die erom verzoeken.

Powergraph BV, vertegenwoordigd door Guido Van der Schueren Voorzitter van de Raad van bestuur Voorzitter van het bureau

Alain Hubert Secretaris en stemopnemer

7

KEYWARE TECHNOLOGIES NV lkarostaan 24		Gewone Algemene Vergadering der Aandeelhouders
1930 ZAVENTEM		26/05/2023
Aandeelhouder	Attest	vertegenwoordigd Aantal aandelen aanwezig of	Subtotaal	Vertegenwoordigd door	Handtekening
Powergraph BV	квс	1.850.000		GuiDo vim DER
	KBC	6.403.411		SCHUERETY
	ING	2.976.521		Aanwezig
			11.229,932	(Guido
Drupafina NV	квс	2.358.026		WALLE BROEK Aanwezig
			23.58.026
RAQUI HENK SPIER		1
Karin Dooren / Erik LEEN DE JONG		247
MARGARETHA JOSEPHINA WEENS-VAN VEÉN		1000
PETER BERNARDUS MARIA KLEIN GUNNEWIEK		100		Neergelegd, stemmen via volmacht
്രക്രാമ്പ്യേ വിവാഹ്യമായി വ്യൂസ്റ്റ് വിക്കുന്നു. ശ ద్రస్సులు రా			1 348
Big Friend NV	BNP	2.362.962		Neergelegd, stemmen via volmacht
11			2362.967

		15.952.268
Totaal aanwezig of vertegenwoordigd	15.952.268	15.952.268
Totaal aantal aandelen per 26/05/2023	23.543.793	PS Ingekochte eigen aandelen hebben geen stemrecht 1.027.144 ingekochte eigen aandelen
Fractie kapitaal aanwezig of via volmacht	67,76 %
Fractie zonder ingekochte eigen aandelen	70,85 %
Gedaan te Zaventem, 26/05/2023

Guido Van der Schueren Vertegenwoordigd door Powergraph BV Bestuurder

Secretaris en stemopnemer

Alain Hubert