Keyware Technologies NV — Proxy Solicitation & Information Statement 2026

Apr 21, 2026

KEYWARE TECHNOLOGIES
Naamloze vennootschap
Ikaros Business Park
Ikaroslaan 24
1930 Zaventem
Ondernemingsnummer: RPR 0458.430.512
(Brussel, Nederlandstalige afdeling)
(de "Vennootschap")

OPROEPING TOT
DE GEWONE ALGEMENE VERGADERING VAN DE AANDEELHOUDERS

De houders van aandelen uitgegeven door KEYWARE TECHNOLOGIES NV worden uitgenodigd deel te nemen aan de Jaarlijkse Gewone Algemene Vergadering van de Aandeelhouders (de "AV"), die gehouden zal worden op de zetel van de Vennootschap, Ikaroslaan 24 te 1930 Zaventem, op vrijdag 22 mei 2026, om 15.00 uur.

De agenda van de Jaarlijkse Algemene Vergadering luidt als volgt:

1. Kennisname en bespreking van het jaarverslag van de raad van bestuur over de statutaire en geconsolideerde jaarrekening voor het boekjaar afgesloten op 31 december 2025.
2. Kennisname en bespreking van het verslag van de commissaris over de statutaire en geconsolideerde jaarrekening voor het boekjaar afgesloten op 31 december 2025.
3. Goedkeuring van de statutaire jaarrekening van de Vennootschap voor het boekjaar afgesloten op 31 december 2025 en van de voorgestelde bestemming van het resultaat.

Voorstel van besluit: goedkeuring van de statutaire jaarrekening voor het boekjaar afgesloten op 31 december 2025, zoals voorgesteld door de raad van bestuur, inclusief de volgende bestemming van het resultaat.

Te bestemmen winst van het boekjaar: 7.160.229,43 EUR
Overgedragen winst van het vorige boekjaar: 7.104.438,98 EUR
Te bestemmen winst: 14.264.668,41 EUR
Te verdelen winst (dividend): 4.052.996,82 EUR
Toevoeging aan de overige reserves: 253.536,28 EUR
Over te dragen winst: 9.958.135,31 EUR

1. Kennisname van de geconsolideerde jaarrekening van de Vennootschap voor het boekjaar afgesloten op 31 december 2025.
2. Bespreking en goedkeuring van het remuneratieverslag zoals opgenomen in het jaarverslag van de raad van bestuur over de statutaire en geconsolideerde jaarrekening voor het boekjaar afgesloten op 31 december 2025.

Voorstel van besluit: goedkeuring, bij wijze van adviserende stemming, van het remuneratieverslag zoals opgenomen in het jaarverslag van de raad van bestuur over de statutaire en geconsolideerde jaarrekening voor het boekjaar afgesloten op 31 december 2025.

---

1. Bespreking en goedkeuring van het remuneratiebeleid van 1 januari 2026 opgesteld in overeenstemming met artikel 7:89/1 WVV.

Voorstel van besluit: De algemene vergadering keurt het remuneratiebeleid met betrekking tot de bestuurders, de personen belast met het dagelijks bestuur en de andere leden van het uitvoerend management goed, opgesteld in overeenstemming met artikel 7:89/1 WVV.

1. Kwijting aan de bestuurders.

Voorstel van besluit: verlening van kwijting voor de uitoefening van hun mandaat gedurende het boekjaar afgesloten op 31 december 2025:

• Powergraph BV, vast vertegenwoordigd door de heer Guido Van der Schueren;
• Miedec BV, vast vertegenwoordigd door mevrouw Mieke De Clercq;
• Debrako BV, vast vertegenwoordigd door de heer Koen De Brabander;
• Primus Consulting & Management BV, vast vertegenwoordigd door de heer Pieter Geeraerts;
• Aragamor Nexus Services BV, vast vertegenwoordigd door mevrouw Anouk Arendt;
• Geski BV, vast vertegenwoordigd door de heer Jan Gesquière;

• Mevrouw Mathilde Araujo.

• Kwijting aan de commissaris.

Voorstel van besluit: verlening van kwijting aan de commissaris, Forvis Mazars Bedrijfsrevisoren BV, voor de uitoefening van zijn opdracht gedurende het boekjaar afgesloten op 31 december 2025.

1. Herbenoeming van bestuurders.

Vaststelling door de Algemene Vergadering dat de mandaten van alle bestuurders verstrijken op het einde van de huidige Algemene Vergadering.

Voorstel van besluit: Op voorstel van de raad van bestuur, daarin bijgestaan door het Remuneratiecomité, herbenoeming van Powergraph BV, ingeschreven in het rechtspersonenregister te Gent (afdeling Gent) onder het ondernemingsnummer 0454.469.744, met als vaste vertegenwoordiger Dhr. Guido Van der Schueren, tot bestuurder van de Vennootschap, voor een periode ingaande op 22 mei 2026 en verstrijkende op het einde van de jaarlijkse algemene vergadering te houden in 2028.

Voorstel van besluit: Op voorstel van de raad van bestuur, daarin bijgestaan door het Remuneratiecomité, herbenoeming van Primus Consulting & Management BV, ingeschreven in het rechtspersonenregister te Gent (afdeling Gent) onder het ondernemingsnummer 0695.672.617, met als vaste vertegenwoordiger Dhr. Pieter Geeraerts, tot bestuurder van de Vennootschap, voor een periode ingaande op 22 mei 2026 en verstrijkende op het einde van de jaarlijkse algemene vergadering te houden in 2028.

Voorstel van besluit: Op voorstel van de raad van bestuur, daarin bijgestaan door het Remuneratiecomité, herbenoeming van Aragamor Nexus Services BV, ingeschreven in het rechtspersonenregister te Antwerpen (afdeling Mechelen) onder het ondernemingsnummer 1015.474.786, met als vaste vertegenwoordiger Mevr. Anouk Arendt, tot bestuurder van de Vennootschap, voor een periode ingaande op 22 mei 2026 en verstrijkende op het einde van de jaarlijkse algemene vergadering te houden in 2028.

Voorstel van besluit: Op voorstel van de raad van bestuur, daarin bijgestaan door het Remuneratiecomité, herbenoeming van Debrako BV, ingeschreven in het rechtspersonenregister te Gent (afdeling Gent) onder het ondernemingsnummer 0456.833.079, met als vaste vertegenwoordiger Dhr. Koen De Brabander, tot bestuurder van de Vennootschap, voor een periode ingaande op 22 mei 2026 en

---

verstrijkende op het einde van de jaarlijkse algemene vergadering te houden in 2028. Voormelde bestuurder evenals zijn vaste vertegenwoordiger voldoen aan de criteria van onafhankelijkheid opgenomen in artikel 7:87 van het Belgisch Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen en in artikel 3.5 van de Corporate Governance Code 2020 en bovendien heeft de raad van bestuur geen enkele indicatie van enig element dat deze onafhankelijkheid in twijfel zou kunnen trekken.

Voorstel van besluit: Op voorstel van de raad van bestuur, daarin bijgestaan door het Remuneratiecomité, herbenoeming van Miedec BV, ingeschreven in het rechtspersonenregister te Gent (afdeling Oudenaarde) onder het ondernemingsnummer 0891.379.025, met als vaste vertegenwoordiger Mevr. Mieke De Clercq, tot bestuurder van de Vennootschap, voor een periode ingaande op 22 mei 2026 en verstrijkende op het einde van de jaarlijkse algemene vergadering te houden in 2028. Voormelde bestuurder evenals haar vaste vertegenwoordiger voldoen aan de criteria van onafhankelijkheid opgenomen in artikel 7:87 van het Belgisch Wetboek van Vennootschappen en in artikel 3.5 van de Corporate Governance Code 2020 en bovendien heeft de raad van bestuur geen enkele indicatie van enig element dat deze onafhankelijkheid in twijfel zou kunnen trekken.

Voorstel van besluit: Op voorstel van de raad van bestuur, daarin bijgestaan door het Remuneratiecomité, herbenoeming van Geski BV, ingeschreven in het rechtspersonenregister te Gent (afdeling Gent) onder het ondernemingsnummer 0464.039.288, met als vaste vertegenwoordiger Dhr. Jan Gesquière, tot bestuurder van de Vennootschap, voor een periode ingaande op 22 mei 2026 en verstrijkende op het einde van de jaarlijkse algemene vergadering te houden in 2028. Voormelde bestuurder evenals zijn vaste vertegenwoordiger voldoen aan de criteria van onafhankelijkheid opgenomen in artikel 7:87 van het Belgisch Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen en in artikel 3.5 van de Corporate Governance Code 2020 en bovendien heeft de raad van bestuur geen enkele indicatie van enig element dat deze onafhankelijkheid in twijfel zou kunnen trekken.

10. Benoeming van de commissaris voor een termijn van drie jaar.

Voorstel van besluit: Op voorstel van de raad van bestuur, daarin bijgestaan door het Auditcomité, benoeming van Forvis Mazars Bedrijfsrevisoren BV, met zetel te Bolwerklaan 21 bus 8, 1210 Sint-Joost-ten-Node ingeschreven in het rechtspersonenregister te Brussel (Franstalige afdeling) onder het ondernemingsnummer 0428.837.889, vertegenwoordigd door mevrouw Nele Van Laethem, tot commissaris van de Vennootschap voor een hernieuwbare termijn van drie (3) opeenvolgende boekjaren, met ingang van het boekjaar dat wordt afgesloten op 31 december 2026 en eindigend na de jaarlijkse algemene vergadering die zal worden gehouden in 2029, die zal beraadslagen over de jaarrekening van het boekjaar afgesloten op 31 december 2028. De honoraria voor het nazicht van de statutaire en de geconsolideerde jaarrekening bedragen 49.500 EUR (exclusief BTW) en zijn jaarlijks indexeerbaar.

11. Vergoeding van niet-uitvoerende bestuurders.

Voorstel van besluit: de vergoeding van de niet-uitvoerende bestuurders bedraagt voor het boekjaar 2025 in totaliteit 98.000 EUR.

12. Varia.

INFORMATIE VOOR AANDEELHOUDERS

---

4

1. TOELATINGSFORMALITEITEN EN UITOEFENING VAN HET STEMRECHT

Teneinde de Gewone Algemene Vergadering bij te wonen of zich daar te laten vertegenwoordigen, moeten de aandeelhouders de bepalingen van artikelen 29 en 30 van de statuten van de Vennootschap en artikel 7:134 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen naleven.

Om tot de AV te worden toegelaten, moeten de aandeelhouders bewijzen dat zij werkelijk eigenaar zijn van de betrokken aandelen, overeenkomstig het volgende:

a. Registratie

Een aandeelhouder kan alleen deelnemen aan de AV en er het stemrecht uitoefenen op grond van de boekhoudkundige registratie van de aandelen op de naam van de aandeelhouder, op de Registratiedatum, hetzij door de inschrijving in het register van de aandelen op naam van de Vennootschap, hetzij door hun inschrijving op de rekeningen van een erkend rekeninghouder of een centrale effectenbewaarinstelling, ongeacht het aantal aandelen dat de aandeelhouder bezit op de AV. Vrijdag 8 mei 2026 (24 uur Belgische tijd) geldt als registratiedatum (de “Registratiedatum”).

b. Bevestiging deelname

De eigenaars van gedematerialiseerde aandelen die aan de AV wensen deel te nemen, moeten een attest voorleggen dat door hun financiële tussenpersoon of erkende rekeninghouder werd afgegeven en waaruit blijkt, naargelang het geval, hoeveel gedematerialiseerde aandelen er op de Registratiedatum in hun rekeningen zijn ingeschreven op de naam van de aandeelhouder, en waarvoor de aandeelhouder heeft aangegeven te willen deelnemen aan de AV. Deze neerlegging moet ten laatste op zaterdag 16 mei 2026 worden verricht op de zetel van de Vennootschap of elektronisch aan ABN AMRO Bank N.V. (“ABN AMRO”) via www.abnamro.com/evoting (in het geval van gedematerialiseerde aandelen, met tussenkomst van een financiële tussenpersoon die handelt op instructie van de aandeelhouder via www.abnamro.com/intermediary).

De eigenaars van aandelen op naam die aan de AV wensen deel te nemen, moeten de Vennootschap per gewone brief of e-mail (naar de Vennootschap via ir@keyware.com of ABN AMRO via ava@nl.abnamro.com) uiterlijk op zaterdag 16 mei 2026 op de hoogte brengen van hun voornemen om aan de AV deel te nemen of dienen dit elektronisch aan ABN AMRO mee te geven via www.abnamro.com/evoting uiterlijk op zaterdag 16 mei 2026.

2. VOLMACHT

Iedere aandeelhouder kan zich tijdens de AV door een volmachtdrager laten vertegenwoordigen. Elke aandeelhouder kan slechts één persoon aanwijzen als volmachtdrager.

De aanwijzing van een volmachtdrager door een aandeelhouder geschiedt via een schriftelijk formulier zoals opgemaakt door de Vennootschap en waarvan een type-exemplaar ter beschikking ligt op de zetel van de Vennootschap of kan worden gedownload via de website (www.keyware.com). De aandeelhouders worden verzocht de op het volmachtformulier vermelde instructies te volgen, om op rechtsgeldige wijze vertegenwoordigd te kunnen zijn op de AV. Het volmachtformulier moet rechtsgeldig worden ondertekend door de aandeelhouder en bij het aanwijzen van een volmachtdrager zal de volmachtdrager rekening dienen te houden met de regels inzake belangenconflicten en het bijhouden van een register. Bovendien zullen de aandeelhouders die zich wensen te laten vertegenwoordigen, de hierboven vernoemde registratie- en bevestigingsprocedure moeten naleven.

De kennisgeving van de volmacht aan de Vennootschap dient schriftelijk te gebeuren, per gewone brief of via e-mail (naar de Vennootschap via ir@keyware.com of ABN AMRO via ava@nl.abnamro.com). De Vennootschap moet de volmacht uiterlijk zaterdag 16 mei 2026 ontvangen.

---

Bovendien is er een elektronische volmacht beschikbaar voor de aandeelhouders die zich elektronisch hebben geregistreerd, door gebruik te maken van het platform van ABN AMRO (www.abnamro.com/evoting). De elektronische volmacht moet uiterlijk op zaterdag 16 mei 2026 worden ontvangen door ABN AMRO.

3. STEMMEN OP AFSTAND PER BRIEF

De raad van bestuur staat toe dat, overeenkomstig de statuten van de Vennootschap, de aandeelhouders op afstand vóór de AV per brief kunnen stemmen.

De stem moet worden uitgebracht op het stemformulier dat de Vennootschap daarvoor heeft opgesteld en waarvan een type-exemplaar ter beschikking ligt op de zetel van de Vennootschap of kan worden gedownload via de website (www.keyware.com). De aandeelhouders worden verzocht de op het stemformulier vermelde instructies te volgen. Het stemformulier moet rechtsgeldig worden ondertekend door de aandeelhouder. Bovendien zullen de aandeelhouders die wensen te stemmen per brief, de hierboven genoemde registratie- en bevestigingsprocedure moeten naleven.

De kennisgeving van het stemformulier aan de Vennootschap dient schriftelijk te gebeuren, per gewone brief of via e-mail aan de Vennootschap. De Vennootschap dient het stemformulier uiterlijk zaterdag 16 mei 2026 te ontvangen.

4. AMENDERING VAN DE AGENDA EN SCHRIFTELIJKE VRAGEN

a. Amendering van de agenda

Aandeelhouders die alleen of gezamenlijk minstens 3% van het kapitaal van de Vennootschap bezitten, hebben het recht om punten op de agenda van de AV te plaatsen en voorstellen van besluit (met betrekking tot op de agenda opgenomen of daarin op te nemen te behandelen onderwerpen) in te dienen tot uiterlijk woensdag 30 april 2026. Deze verzoeken kunnen aan de Vennootschap worden gezonden per gewone brief of via e-mail.

Indien de Vennootschap enige verzoeken tot aanvulling van de agenda en/of voorstellen tot besluit zou ontvangen, zal ze (i) deze voorstellen tot besluit zo spoedig mogelijk na hun ontvangst op de website toevoegen, en (ii) een aangepaste agenda en aangepaste volmachtformulieren publiceren op haar website, ten laatste op donderdag 7 mei 2026.

b. Schriftelijke vragen

Tevens kunnen schriftelijke vragen aan de raad van bestuur met betrekking tot haar verslagen en de agendapunten aan de Vennootschap worden gericht, mits wordt voldaan aan de formaliteiten die vervuld moeten worden om tot de AV te worden toegelaten. Deze vragen kunnen worden verstuurd per gewone brief of via e-mail aan de Vennootschap worden gericht en dit uiterlijk op zaterdag 16 mei 2026.

Meer gedetailleerde informatie over de rechten van de aandeelhouders uit hoofde van artikelen 7:130 en 7:139 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen wordt ter beschikking gesteld op de website van de Vennootschap, meer bepaald op: www.keyware.com.

5. TER BESCHIKKING STELLEN VAN STUKKEN

Iedere aandeelhouder kan, tegen overlegging van zijn effect of attest, zodra de oproeping tot de AV is gepubliceerd, ter zetel van de Vennootschap kosteloos een afschrift van volgende stukken verkrijgen:

• de stukken die zullen worden voorgelegd aan de AV;
• de agenda van de AV, die tevens een voorstel van besluit of een commentaar van de raad van bestuur bevat;
• het formulier voor het stemmen bij volmacht; en
• het formulier voor het stemmen per brief.

---

Deze documenten, evenals de gegevens die overeenkomstig artikel 7:129 §3 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen moeten worden ter beschikking gesteld, kunnen worden geraadpleegd op de website van de Vennootschap (www.keyware.com). Alle stukken zullen uiterlijk op dinsdag 21 april 2026 op de website van de Vennootschap worden opgeladen.

6. GEGEVENSBESCHERMING

De Vennootschap is de verantwoordelijke voor de verwerking van de persoonsgegevens die hij rechtstreeks of onrechtstreeks van zijn aandeelhouders, effectenhouders en hun volmachthouders ontvangt in het kader van de organisatie van de algemene vergadering van aandeelhouders. De Vennootschap verwerkt deze gegevens met de hulp van een verwerker om de deelnemers aan de algemene vergadering te kunnen identificeren en de aanwezigheids- en stemprocedure te beheren. Deze gegevensverzameling is verplicht om te kunnen deelnemen aan de algemene vergadering en is gebaseerd op de wettelijke verplichtingen rond aandeelhoudersvergaderingen. De Vennootschap bewaart de gegevens zolang als nodig om aan zijn wettelijke verplichtingen te voldoen. Voor de contactgegevens van de functionaris voor gegevensbescherming van de Vennootschap en voor meer informatie over de uitoefening van de privacyrechten van de betrokken personen wordt verwezen naar het Keyware Privacy Policy (www.keyware.com).

7. CONTACT

De aandeelhouders die meer informatie wensen te bekomen over de modaliteiten aangaande de deelname aan de AV, of die documenten of mededelingen wensen over te maken, worden verzocht de Vennootschap via één van onderstaande kanalen te contacteren.

KEYWARE TECHNOLOGIES NV
T.a.v. Pieter Geeraerts (CEO)
Adres: Ikaroslaan 24, 1930 Zaventem
E-mail: ir@keyware.com
Website: www.keyware.com

Zaventem 21 April 2026.

De raad van bestuur