Keyware Technologies NV — AGM Information 2020

Apr 22, 2020

VOLMACHT (PROXY)

De ondergetekende (Undersigned) :

(Gelieve te vermelden: volledige naam, voornamen of rechtsvorm, en adres) (please mention full surname, name and/or legal form and address)

Eigenaar van (owner of):

……………………. aandelen (shares)

"KEYWARE TECHNOLOGIES" naamloze vennootschap die een openbaar beroep op het spaarwezen doet of heeft gedaan Ikaros Business Park Ikaroslaan 24 1930 Zaventem

B.T.W.-plichtige met ondernemingsnummer: BE 0458.430.512 Rechtspersonenregister Brussel (de "Vennootschap")

(the "Company") --------

Stelt aan tot bijzondere gevolmachtigde, met recht van substitutie: (Gelieve te vermelden: volledige naam, voornamen of rechtsvorm, en adres) (designates the proxy to; please identify the name, legal form and address)

teneinde de ondergetekende te vertegenwoordigen op de Jaarlijkse Gewone Algemene Vergadering van aandeelhouders die zal worden gehouden op de maatschappelijke zetel van de Vennootschap, Ikaroslaan 24 te 1930 Zaventem, op vrijdag 22 mei 2020, vanaf 15.00 uur,

(in order to represent the undersigned at the Annual General Shareholders Assembly to be held at the company registered seat located in 1930 Zaventem, Ikaroslaan 24, on Friday 22 May 2020, starting at 15:00 CET)

AGENDA VOOR DE JAARLIJKSE GEWONE ALGEMENE VERGADERING MET VOORSTELLEN TOT BESLUIT

(AGENDA FOR THE ANNUAL SHAREHOLDERS ASSEMBLY AND PROPOSED RESOLUTIONS)

1. Kennisname en bespreking van het jaarverslag van de raad van bestuur over de statutaire en geconsolideerde jaarrekening voor het boekjaar afgesloten op 31 december 2019.

(Acknowledgment and discussion of the Board of Directors' report on the statutory and consolidated accounts for the financial year ended on 31 December 2019)

1. Kennisname en bespreking van het remuneratieverslag zoals opgenomen in het jaarverslag van de raad van bestuur over de statutaire en geconsolideerde jaarrekening voor het boekjaar afgesloten op 31 december 2019.

(Acknowledgment and discussion of the remuneration report as enclosed in the annual report of the Board of Directors on the statutory and consolidated accounts for the financial year ended on 31 December 2019)

Voorstel van besluit: goedkeuring, bij afzonderlijke stemming, van het remuneratieverslag zoals opgenomen in het jaarverslag van de raad van bestuur over de statutaire en geconsolideerde jaarrekening voor het boekjaar afgesloten op 31 december 2019.

(Proposed resolution: by a separate vote the remuneration report as enclosed in the annual report of the Board of Directors on the statutory and consolidated accounts for the financial year ended on 31 December 2019 as agreed upon)

Steminstructies (Voting instructions)
Voor (For)	Tegen	(Against)	Onthouding (No vote)

1. Kennisname en bespreking van het verslag van de commissaris over de statutaire en geconsolideerde jaarrekening voor het boekjaar afgesloten op 31 december 2019.

(Acknowledgment and discussion of the auditors' report on the statutory and consolidated accounts for the financial year ended on 31 December 2019)

1. Goedkeuring van de statutaire jaarrekening van de Vennootschap voor het boekjaar afgesloten op 31 december 2019 en van de voorgestelde bestemming van het resultaat.

(Approval of the statutory financial statements of the Company for the financial year ended on 31 December 2019 and the proposed appropriation of the result.)

Voorstel van besluit: goedkeuring van de statutaire jaarrekening voor het boekjaar afgesloten op 31 december 2019, zoals voorgesteld door de raad van bestuur, inclusief de volgende bestemming van het resultaat.

Te bestemmen winst van het boekjaar	503.128	EUR
Overgedragen winst van het vorige boekjaar	3.556.008	EUR
Te bestemmen winst	4.059.136	EUR

Deze te bestemmen winst wordt als volgt bestemd:
Toevoeging aan de wettelijke reserve	(25.157)	EUR
Vergoeding van het kapitaal	(912.808)	EUR
Over te dragen winst	(3.121.171)	EUR

De vergoeding van het kapitaal is de bevestiging van de tijdens het boekjaar 2019 uitgekeerde interimdividend.

Proposed resolution: approval of the statutory accounts for the financial year ended on 31 December 2019, as presented by the Board of Directors, as well as the approval of the following appropriation of the result.

Profit of the year to be appropriated	503.128	EUR
Carried forward profit of the previous year	3.556.008	EUR
Profit to be appropriated	4.059.136	EUR
The profit is appropriated as follows:
Transfer to the legal reserve	(25.157)	EUR
Remuneration of shareholders	(912.808)	EUR
Profit to be carried forward	(3.121.171)	EUR

The remuneration of the capital is the confirmation of the interim dividend distributed during the financial year 2019.)

Steminstructies (Voting instructions)
Voor (For)	Tegen	(Against)	Onthouding (No vote)

1. Kennisname van de geconsolideerde jaarrekening van de Vennootschap voor het boekjaar afgesloten op 31 december 2019.

(Acknowledgment of the consolidated accounts of the Company for the financial year ended on 31 December 2019)

1. Kwijting aan de bestuurders.

(Discharge to the Directors)

Voorstel van besluit: verlening van kwijting aan alle bestuurders voor de uitoefening van hun mandaat gedurende het boekjaar afgesloten op 31 december 2019.

(Proposed resolution: a discharge is granted to all directors for the execution of their mandate during the financial year ended on 31 December 2019)

Steminstructies (Voting instructions)
Voor (For)	Tegen	(Against)	Onthouding (No vote)

1. Kwijting aan de commissaris.

(Discharge to the auditor)

Voorstel van besluit: verlening van kwijting aan de commissaris, EY Bedrijfsrevisoren BV, voor de uitoefening van zijn opdracht gedurende het boekjaar afgesloten op 31 december 2019.

(Proposed resolution: a discharge is granted to the auditor, EY Bedrijfsrevisoren BV, for the execution of his mandate during the financial year ended on 31 December 2019)

Steminstructies (Voting instructions)
Voor (For)	Tegen	(Against)	Onthouding (No vote)

8. (Her)benoeming van de commissaris.

((Re)appointment of the auditor)

Voorstel van besluit: de Algemene Vergadering besluit te benoemen tot commissaris de EY Bedrijfsrevisoren BV, met als maatschappelijke zetel 1831 Diegem, De Kleetlaan 2. De commissaris wordt benoemd door een driejarige termijn die komt te verstrijken naar aanleiding van de Gewone Algemene Vergadering die de jaarrekening afgesloten op 31.12.2022 zal goedkeuren in 2023. De commissaris duidt als vaste vertegenwoordiger mevrouw Marleen Mannekens aan, vennoot. De honoraria voor het nazicht van de statutaire en de geconsolideerde jaarrekening bedragen 37.260 EUR (exclusief BTW) en zijn jaarlijks indexeerbaar.

(Proposed resolution: the General Assembly decides to appoint as auditor EY Bedrijfsrevisoren BV, having its statutory seat at 1831 Diegem, De Kleetlaan 2. The auditor is appointed for a three year term which will expire at the General Shareholders Assembly to be held in 2023 approving the financial statements for the year ended on 31 December 2022. The auditor appoints as legal representative Mrs Marleen Mannekens, partner. The fees for the review of the statutory and consolidated accounts amount to 37.260 EUR (excluding VAT) and are subject to annual indexation)

Steminstructies (Voting instructions)
Voor (For)	Tegen	(Against)	Onthouding (No vote)

9. Vergoeding van bestuurders in 2020

(Remuneration of Directors in 2020)

Voorstel tot besluit: ter vergoeding van de bestuurders wordt er voor het boekjaar 2020 een globaal maximumbedrag goedgekeurd van 400.000 EUR (vierhonderd duizend euro). Dit bedrag vormt een maximumbedrag en omvat alle vergoedingen toe te kennen aan de niet-uitvoerende bestuurders tijdens het betrokken boekjaar, inclusief de vergoeding toegekend aan de voorzitter van de raad van bestuur. Dit bedrag houdt rekening met de toe te kennen zitpenningen aan de bestuurders in het kader van hun mandaat, maar houdt geen rekening met de vergoeding van de uitvoerend bestuurder voor zijn managementtaken.

(Proposed resolution: as remuneration of the Directors a capped amount of 400.000 EUR (four hundred thousand euros) has been approved for Financial Year 2020. This amount represents a capped amount and includes all remunerations to be granted to non-executive Directors during the said Financial Year, including the remunerations granted to the President of the Board of Directors. This amount takes into account the attendance fees to be granted to the Directors with respect to their mandate but does not take into account the remuneration of the Executive Director with respect to his management activities.)

Steminstructies (Voting instructions)
Voor (For)	Tegen	(Against)	Onthouding (No vote)

1. Varia

(Miscellaneous)

Te dien einde: (In order to)

• deel te nemen aan alle beraadslagingen en namens ondergetekende stemmen over de voorstellen vermeld op de agenda, deze wijzigen of verwerpen; (participate in the various deliberations and cast a vote on the proposed resolutions on the agenda for the undersigned, modify these or reject these)

---

• de aanwezigheidslijst, de notulen van de vergadering en alle bijlagen die daaraan zouden worden gehecht, te ondertekenen; (to sign the presence list, the minutes of the meeting and its attachments that will be joined thereto)
• in het algemeen, alles doen wat nodig of nuttig zal blijken voor de uitvoering van deze lastgeving, met belofte van bekrachtiging; (in general, do everything what is required or suitable for the execution of this proxy, with the promise of ratification)

Getekend te	op	2020
(Signed at	on	2020)

Datum, plaats en handtekening met eigenhandig geschreven melding "Goed voor volmacht" a.u.b.

(please fill in the date and the place, sign and write "Goed voor volmacht" please (which means ("I hereby deliver this Proxy"))

Belangrijke opmerking

Zoals aangegeven in de oproeping voor de Algemene Vergadering moet dit document vergezeld zijn van het bewijs dat voldaan werd aan de neerleggingsformaliteiten door middel van een bewijsschrift van neerlegging waaruit blijkt dat de neerlegging gebeurd is uiterlijk op de veertiende (14de) dag voorafgaand aan de datum van de vergadering (uiterlijk op 8 mei 2020). Dit is de Registratiedatum. Alleen de personen die op de Registratiedatum aandeelhouder zijn, zijn gerechtigd om deel te nemen aan en te stemmen op de Algemene Vergadering.

Dergelijk bewijsschrift moet worden opgesteld door de erkende rekeninghouder of vereffeningsinstelling en moet het aantal effecten tot op de datum van de vergadering vaststellen, en moet aan de vennootschap bezorgd worden op de wijze in de oproeping vermeld, uiterlijk zes (6) dagen voor de datum van de vergadering (uiterlijk op 16 mei 2020).

Eén of meer aandeelhouders die samen minstens drie (3) % van het kapitaal bezitten kunnen uiterlijk op 30 april 2020 te behandelen onderwerpen op de agenda van de Algemene Vergadering van de Aandeelhouders laten plaatsen en voorstellen tot besluit indienen met betrekking tot in de agenda opgenomen punten indien zij bewijzen dat zij aandeelhouder zijn. Dit kan schriftelijk (ter attentie van Alain Hubert, Ikaroslaan 24, 1930 Zaventem) of per e-mail (ahubert@be.keyware.com) worden gezonden.

In zo'n geval zal de aangepaste agenda (en volmachten) ten laatste op 6 mei 2020 beschikbaar zijn op de website www.keyware.com en de zetel van de Vennootschap.

Important notice

As mentioned in the Invitation to the General Shareholders' Assembly this document should be accompanied by the proof of having accomplished the formalities of depositing by means of a receipt of deposit which confirms that the deposit of shares has been made the latest on the fourteenth (14th) day preceding the date of the General Assembly (which is at the latest 8 May 2020). This is the Registration Date. Only those who are shareholder on the Registration date are allowed to attend the General Assembly and to cast votes.

Such a confirmation should be issued by an official institution (holding accounts or clearing) which is authorised to do so and should determine the number of securities up to the date of the General Assembly. This confirmation should be delivered to the Company as described in the Invitation to the General Assembly, i.e. which is at the latest six (6) days preceding the date of the General Assembly (at the latest 16 May 2020).

One of more shareholders jointly representing at least three (3)% of the share capital can ultimately on 30 April 2020 transmit the subjects to be discussed and their proposed resolutions to be put on the agenda of the General Shareholders Assembly provided they can provide some evidence as shareholder. This can be done either by mail (to the attention of Alain Hubert, Ikaroslaan 24, 1930 Zaventem) or by email (ahubert@be.keyware.com).

In such a case the updated agenda (and Proxies) will be available at the latest by 6 May 2020 on the website www.keyware.com and at the Company's premises.