Pre-Annual General Meeting Information • May 29, 2024
Pre-Annual General Meeting Information
Open in ViewerOpens in native device viewer
Zarząd INTERBUD-LUBLIN S.A. z siedzibą w Lublinie (dalej: "Spółka"), działając na podstawie art. 395 §1, art. 399 §1, art. 402¹ i art. 402² Kodeksu spółek handlowych (k.s.h.) oraz § 17 ust. 2 Statutu Spółki, zwołuje na dzień 28 czerwca 2024 roku na godzinę 10:00 Zwyczajne Walne Zgromadzenie (Zgromadzenie).
Zgromadzenie odbędzie się w siedzibie Spółki w Lublinie, przy ul. Al. Racławickie 8 lok. 39.
Akcjonariusze reprezentujący co najmniej 1/20 (jedną dwudziestą) kapitału zakładowego Spółki mogą żądać umieszczenia określonych spraw w porządku obrad Zgromadzenia. Żądanie takie powinno zostać zgłoszone Zarządowi nie później niż na 21 (dwadzieścia jeden) dni przed terminem Zgromadzenia, to jest do dnia 7 czerwca 2024 roku. Żądanie winno zawierać uzasadnienie lub projekt uchwały dotyczącej proponowanego punktu porządku obrad. Żądanie może zostać złożone na piśmie lub przesłane w postaci elektronicznej na adres [email protected].
Akcjonariusze reprezentujący co najmniej 1/20 (jedną dwudziestą) kapitału zakładowego mają prawo przed terminem Zgromadzenia zgłaszać Spółce na piśmie lub przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej (na adres [email protected]) projekty uchwał dotyczące spraw objętych porządkiem obrad Zgromadzenia lub spraw, które mają zostać wprowadzone do porządku obrad. W razie powyższego, projekty uchwał zostaną niezwłocznie ogłoszone przez Spółkę na stronie internetowej.
Do wskazanych wyżej żądań, tj.: umieszczenia określonych spraw w porządku obrad Zgromadzenia oraz zgłaszania projektów uchwał dotyczących spraw wprowadzonych do porządku obrad Zgromadzenia lub spraw, które mają zostać wprowadzone do porządku obrad przed terminem Zgromadzenia, należy dołączyć kopie dokumentów potwierdzających tożsamość akcjonariusza (akcjonariuszy) lub osób działających w jego imieniu, w tym:
a) świadectwo depozytowe lub zaświadczenie wydane przez podmiot prowadzący rachunek papierów wartościowych, na którym zapisane są akcje Spółki posiadane przez akcjonariusza, potwierdzające, że jest on akcjonariuszem Spółki oraz fakt, że reprezentuje on co najmniej jedną dwudziestą kapitału zakładowego Spółki;
b) w przypadku akcjonariusza będącego osobą fizyczną - kopia dowodu osobistego bądź paszportu;
c) w przypadku akcjonariusza innego niż osoba fizyczna - kopia aktualnego odpisu z właściwego Rejestru potwierdzającego upoważnienie działających osób do reprezentowania akcjonariusza oraz kopia dowodu osobistego lub paszportu osób upoważnionych do reprezentowania akcjonariusza;
d) w przypadku zgłoszenia żądania przez pełnomocnika - kopia dokumentu pełnomocnictwa podpisana przez akcjonariusza, lub przez osoby uprawnione do reprezentowania akcjonariusza, oraz kopia dowodu osobistego, paszportu lub urzędowego dokumentu tożsamości pełnomocnika lub w przypadku pełnomocnika innego niż osoba fizyczna - kopia aktualnego odpisu z właściwego rejestru potwierdzającego upoważnienie osoby fizycznej do reprezentowania pełnomocnika oraz kopia dowodu osobistego lub paszportu osoby fizycznej upoważnionych do reprezentowania pełnomocnika. W przypadku akcjonariuszy zgłaszających projekty uchwał przy wykorzystaniu elektronicznych środków komunikacji dokumenty powinny zostać przesłane w formacie PDF.
W trakcie trwania Walnego Zgromadzenia każdy z akcjonariuszy ma prawo do zadawania pytań dotyczących spraw umieszczonych w porządku obrad Walnego Zgromadzenia.
Zgodnie z art. 428 k.s.h., Zarząd jest obowiązany do udzielenia akcjonariuszowi na jego żądanie informacji dotyczących spółki, jeżeli jest to uzasadnione dla oceny sprawy objętej porządkiem obrad, przy czym Zarząd odmawia udzielenia informacji, jeżeli mogłoby to wyrządzić szkodę spółce, spółce z nią powiązanej albo spółce lub spółdzielni zależnej, w szczególności przez ujawnienie tajemnic technicznych, handlowych lub organizacyjnych przedsiębiorstwa, a Członek Zarządu może odmówić udzielenia informacji, jeżeli udzielenie informacji mogłoby stanowić podstawę jego odpowiedzialności karnej, cywilnoprawnej bądź administracyjnej. Odpowiedź uznaje się za udzieloną, jeżeli odpowiednie informacje są dostępne na stronie internetowej spółki w miejscu wydzielonym na zadawanie pytań przez akcjonariuszy i udzielanie im odpowiedzi.
W przypadku zgłoszonego podczas obrad walnego zgromadzenia żądania akcjonariusza udzielenia informacji dotyczących spółki, Zarząd może udzielić informacji na piśmie poza walnym zgromadzeniem, jeżeli przemawiają za tym ważne powody. Zarząd jest obowiązany udzielić informacji nie później niż w terminie dwóch tygodni od dnia zgłoszenia żądania podczas walnego zgromadzenia, natomiast w przypadku zgłoszenia przez akcjonariusza poza walnym zgromadzeniem wniosku o udzielenie informacji dotyczących spółki, Zarząd może udzielić akcjonariuszowi informacji na piśmie przy uwzględnieniu ww. ograniczeń (tzn. Zarząd odmawia udzielenia informacji, jeżeli mogłoby to wyrządzić szkodę spółce, spółce z nią powiązanej albo spółce lub spółdzielni zależnej, w szczególności przez ujawnienie tajemnic technicznych, handlowych lub organizacyjnych przedsiębiorstw).
Każdy z akcjonariuszy może podczas Zgromadzenia zgłaszać projekty uchwał dotyczące spraw wprowadzonych do porządku obrad.
Akcjonariusz będący osobą fizyczną może uczestniczyć w walnym zgromadzeniu oraz wykonywać prawo głosu osobiście lub przez pełnomocnika.
Akcjonariusz niebędący osobą fizyczną może uczestniczyć w Zgromadzeniu oraz wykonywać prawo głosu przez osobę uprawnioną do składania oświadczeń woli w jego imieniu lub przez pełnomocnika. Prawo do reprezentowania akcjonariusza niebędącego osobą fizyczną powinno wynikać z okazanego przy sporządzaniu listy obecności aktualnego odpisu z właściwego rejestru dla akcjonariusza (składanego w oryginale lub kopii notarialnie potwierdzonej za zgodność z oryginałem), ewentualnie ciągu pełnomocnictw oraz odpisu z właściwego rejestru. Osoba udzielająca pełnomocnictwa w imieniu
akcjonariusza niebędącego osobą fizyczną winna być ujawniona w aktualnym odpisie z właściwego dla danego akcjonariusza rejestru. Akcjonariusz na Zgromadzeniu winien dysponować dokumentem stwierdzającym jego tożsamość.
Pełnomocnik może wykonywać wszystkie uprawnienia akcjonariusza na Zgromadzeniu, chyba że co innego wynika z treści pełnomocnictwa. Pełnomocnik może udzielić dalszego pełnomocnictwa, jeżeli wynika to z treści pełnomocnictwa. Pełnomocnik może reprezentować więcej niż jednego akcjonariusza i głosować odmiennie z akcji każdego akcjonariusza. Akcjonariusz posiadający akcje zapisane na więcej niż jednym rachunku papierów wartościowych może ustanowić oddzielnych pełnomocników do wykonywania praw z akcji zapisanych na każdym z rachunków.
Pełnomocnictwo do uczestniczenia w Zgromadzeniu i wykonywania prawa głosu wymaga udzielenia na piśmie lub w postaci elektronicznej. Udzielenie pełnomocnictwa w postaci elektronicznej nie wymaga opatrzenia bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu.
Formularz zawierający wzór pełnomocnictwa dostępny jest od dnia publikacji niniejszego ogłoszenia na stronie internetowej Spółki www.interbud.com.pl. przy czym wykorzystanie wskazanego powyżej formularza pełnomocnictwa nie jest obowiązkowe. O udzieleniu pełnomocnictwa w postaci elektronicznej należy zawiadomić Spółkę przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej w postaci informacji przesłanej pocztą elektroniczną na adres [email protected] najpóźniej na 24 godziny przed terminem Zgromadzenia, tak, aby możliwa była skuteczna weryfikacja ważności pełnomocnictwa. W tym celu pełnomocnictwo przesyłane elektronicznie do Spółki powinno być przekazane w formacie PDF. Informacja o udzieleniu pełnomocnictwa powinna zawierać dokładne oznaczenie pełnomocnika i mocodawcy (ze wskazaniem w przypadku osób fizycznych imienia, nazwiska, serii i numer dowodu osobistego lub paszportu, adresu, telefonu i adresu poczty elektronicznej zarówno mocodawcy jak i pełnomocnika zaś w przypadku innych osób firmę, siedzibę, adres, numer KRS lub innego rejestru oraz inne niezbędne dane umożliwiające identyfikację tej osoby, np. NIP). Informacja o udzieleniu pełnomocnictwa powinna również określać zakres pełnomocnictwa, tj. wskazywać liczbę akcji, z których wykonywane będzie prawo głosu oraz datę Zgromadzenia i nazwę Spółki. W celu weryfikacji ważności pełnomocnictwa udzielonego w postaci elektronicznej Spółka jest uprawniona do podjęcia odpowiednich, proporcjonalnych do celu, działań służących identyfikacji akcjonariusza i pełnomocnika. Weryfikacja polegać może w szczególności na zwrotnym pytaniu w formie elektronicznej lub telefonicznej skierowanym do Akcjonariusza i/lub pełnomocnika w celu potwierdzenia faktu udzielenia pełnomocnictwa i jego zakresu. Spółka zastrzega, że brak możliwości weryfikacji udzielenia pełnomocnictwa stanowić będzie podstawę dla odmowy dopuszczenia pełnomocnika do udziału w Zgromadzeniu.
Po przybyciu na Walne Zgromadzenie, a przed podpisaniem listy obecności pełnomocnik powinien okazać dokument potwierdzający jego tożsamość i wykazać umocowanie do działania za mocodawcę.
Członek Zarządu i pracownik Spółki mogą być pełnomocnikami na Zgromadzeniu. Jeżeli pełnomocnikiem na Zgromadzeniu jest członek Zarządu, członek Rady Nadzorczej, likwidator, pracownik Spółki lub członek organów lub pracownik spółki lub spółdzielni zależnej od Spółki, pełnomocnictwo może upoważniać do reprezentacji tylko na jednym walnym zgromadzeniu. Pełnomocnik ma obowiązek ujawnić akcjonariuszowi okoliczności wskazujące na istnienie bądź możliwość wystąpienia konfliktu interesów. Udzielenie dalszego pełnomocnictwa jest wyłączone. Taki pełnomocnik głosuje zgodnie z instrukcjami udzielonymi przez akcjonariusza.
6. Możliwości i sposób uczestniczenia w Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. Sposób wypowiadania się w trakcie Zgromadzenia przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. Sposób wykonywania prawa głosu drogą korespondencyjną lub przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej.
Obowiązujące w INTERBUD-LUBLIN S.A. regulacje wewnętrzne tj. Statut i Regulamin Walnego Zgromadzenia, nie przewidują możliwości głosowania korespondencyjnego oraz uczestniczenia w Zgromadzeniu, wypowiadania się w trakcie Zgromadzenia oraz głosowania przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej.
II.
Dniem rejestracji uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu, od którego uzależnione jest prawo do uczestniczenia w Zgromadzeniu, jest dzień przypadający na szesnaście dni przed datą Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia, tj. dzień 12 czerwca 2024 roku (Dzień Rejestracji)
Prawo uczestniczenia w Zgromadzeniu mają tylko osoby będące akcjonariuszami Spółki w Dniu Rejestracji (Uprawnieni ze zdematerializowanych akcji Spółki).
W celu uczestniczenia w Walnym Zgromadzeniu akcjonariusze posiadający akcje zdematerializowane powinni zwrócić się pomiędzy dniem ogłoszenia o Walnym Zgromadzeniu (29 maja 2024 r.) a pierwszym dniem powszednim po dniu rejestracji to jest nie później niż w dniu 13 czerwca 2024 roku do podmiotów prowadzących ich rachunki papierów wartościowych o wystawienie zaświadczenia o prawie uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu Spółki.
Lista akcjonariuszy uprawnionych do uczestnictwa w Zgromadzeniu, podpisana przez Zarząd, zawierająca nazwiska i imiona albo firmy (nazwy) uprawnionych, ich miejsce zamieszkania (siedzibę), liczbę, rodzaj i numery akcji oraz liczbę przysługujących im głosów, zostanie wyłożona w siedzibie Spółki (Al. Racławickie 8 lok. 39; 20-037 Lublin) przez trzy dni powszednie przed odbyciem Zgromadzenia tj. w dniach 25-27 czerwca 2024 r. Akcjonariusze będą mogli przeglądać listę akcjonariuszy oraz żądać odpisu listy za zwrotem kosztów jego sporządzenia. Akcjonariusze mogą ponadto żądać przesłania im listy akcjonariuszy nieodpłatnie pocztą elektroniczną, podając adres, na który lista powinna zostać wysłana. Żądanie powinno zostać sporządzone w formie pisemnej, podpisane przez akcjonariusza zgłaszającego żądanie lub przez osoby uprawnione do reprezentacji akcjonariusza oraz przesłane na adres [email protected] w formacie PDF. Do żądania powinny zostać dołączone kopie dokumentów potwierdzających tożsamość akcjonariusza lub osób działających w imieniu akcjonariusza (w szczególności kopia dowodu osobistego, odpisu z właściwego rejestru lub pełnomocnictwa).
IV.
Stosownie do przepisu art. 13 ust. 1 i ust. 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE ("RODO") INTERBUD-LUBLIN S.A. z siedzibą w Lublinie, Al. Racławickie 8 lok. 39; 20-037 Lublin, zarejestrowaną w Sądzie Rejonowym Lublin – Wschód w Lublinie z siedzibą w Świdniku, VI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod nr KRS 0000296176, NIP 712-015-22-42, Regon 008020841 (dalej jako "Interbud-Lublin S.A."), informuje, iż przetwarza dane osobowe akcjonariuszy. Szczegółowe informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych akcjonariuszy są zawarte poniżej.
Administratorem danych osobowych akcjonariuszy Interbud-Lublin S.A. będących osobami fizycznymi oraz pełnomocników akcjonariuszy, którzy są uprawnieni do uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu ("WZ"), wykazali swój status akcjonariusza lub pełnomocników akcjonariuszy, którzy zażądali udostępnienia listy akcjonariuszy uprawnionych do uczestnictwa w WZ lub listy akcjonariuszy obecnych na WZ, złożyli wniosek o udostępnienie odpisów wniosków w sprawach objętych porządkiem obrad WZ, złożyli żądanie zwołania WZ, wniosek o umieszczenie spraw w porządku obrad zwołanego WZ lub przedłożyli projekt uchwały WZ ("Akcjonariusze") jest spółka Interbud-Lublin S.A., która wraz ze spółkami Grupy Kapitałowej Interbud-Lublin (struktura Grupy Kapitałowej dostępna na stronie www.interbud.com.pl), działa jako współadministratorzy, adres mailowy: [email protected]
Dane osobowe Akcjonariuszy będą przetwarzane w celu przeprowadzenia WZ, w szczególności w celu realizacji obowiązku udostępnienia Akcjonariuszom listy akcjonariuszy na ich żądanie. Podstawą prawną przetwarzania danych Akcjonariuszy jest kodeks spółek handlowych z 15 września 2000 r. ("KSH") oraz ustawa o ofercie publicznej i warunkach wprowadzania instrumentów finansowych do zorganizowanego systemu obrotu oraz o spółkach publicznych z 29 lipca 2005 r. Przetwarzanie danych osobowych Akcjonariuszy:
1) jest niezbędne do wypełnienia wymogów prawnych, którym podlega Interbud-Lublin S.A. (art. 6 ust. 1 lit. c RODO);
2) legitymizuje uzasadniony interes Spółki w postaci: (i) umożliwienia kontaktu z Akcjonariuszami oraz weryfikacji ich tożsamości; oraz (ii) dochodzenia ewentualnych roszczeń lub obrony przez Interbud-Lublin S.A. przed potencjalnymi roszczeniami (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
Kategorią danych osobowych przetwarzanych przez Interbud-Lublin S.A. są dane Akcjonariuszy umieszczone na liście akcjonariuszy uprawnionych do wzięcia udziału w WZ, dane akcjonariuszy i ich pełnomocników umieszczone na liście akcjonariuszy obecnych na WZ, dane pełnomocników akcjonariuszy zawarte w pełnomocnictwie do reprezentowania akcjonariusza podczas WZ, dane akcjonariuszy i ich pełnomocników wskazane w żądaniu zwołania WZ, dane akcjonariuszy i ich pełnomocników wskazane we wniosku o udostępnienie odpisów list akcjonariuszy i wniosku w sprawach objętych porządkiem obrad WZ, we wniosku o umieszczenie sprawy w porządku obrad zwołanego WZ lub wniosku zawierającym projekt uchwały WZ.
Zakres danych przetwarzanych przez Interbud-Lublin S.A obejmuje w szczególności: 1) dane dotyczące Akcjonariuszy i ich pełnomocników (imię, nazwisko, adres zamieszkania lub adres do doręczeń, numer PESEL, seria i numer dowodu osobistego, imiona rodziców oraz inne dane zawarte w treści dokumentu tożsamości);
2) dane dotyczące akcji i wynikających z nich uprawnień, takie jak: liczba, rodzaj i numery akcji oraz liczba przysługujących głosów;
3) adres poczty elektronicznej Akcjonariuszy i ich pełnomocników.
Dane osobowe Akcjonariuszy Administrator może udostępniać podmiotom współpracującym z Interbud-Lublin S.A w związku z wykonywaniem obowiązków Interbud-Lublin S.A dotyczących przeprowadzenia WZ oraz w przypadku danych objętych listą akcjonariuszy uprawnionych do wzięcia udziału w WZ lub listą obecnych na WZ na podstawie przepisów KSH, Akcjonariuszom, którzy złożą żądanie przeglądania listy akcjonariuszy, wydania odpisu takiej listy lub przesłania listy pocztą elektroniczną. Ponadto odbiorcami zebranych danych osobowych mogą być podmioty świadczące usługi hostingu narzędzi informatycznych służących do kontaktu z Akcjonariuszami oraz podmioty świadczące usługi prawnicze, z którymi Administrator podpisał umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych.
Dane osobowe zawarte na listach Akcjonariuszy, listach obecności oraz pełnomocnictwach są przechowywane przez okres istnienia Interbud-Lublin S.A. Dane osobowe związane z kontaktem za pomocą poczty elektronicznej są przechowywane przez okres umożliwiający Interbud-Lublin S.A wykazanie spełnienia obowiązków wynikających z przepisów KSH oraz okres przedawnienia ewentualnych roszczeń Interbud-Lublin S.A lub w stosunku do Interbud-Lublin S.A.
Akcjonariuszowi przysługuje prawo do:
1) dostępu do treści swoich danych osobowych oraz otrzymywania ich kopii;
2) sprostowania (poprawiania) swoich danych;
3) usunięcia danych - jeżeli zdaniem Akcjonariusza nie ma podstaw do tego, aby Interbud-Lublin S.A przetwarzał dane Akcjonariusza, Akcjonariusz może żądać, aby Interbud-Lublin S.A je usunął;
4) ograniczenia przetwarzania danych – Akcjonariusz może żądać, aby Interbud-Lublin S.A ograniczył przetwarzanie danych osobowych Akcjonariusza wyłącznie do przechowywania lub podejmowania czynności uzgodnionych z Akcjonariuszem;
5) wniesienia w dowolnym momencie sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych. Po otrzymaniu sprzeciwu Interbud-Lublin S.A zaprzestanie przetwarzania danych w celu lub celach, co do których został wyrażony sprzeciw, chyba że Spółka wykaże istnienie ważnych prawnie uzasadnionych podstaw do przetwarzania, nadrzędnych wobec interesów, praw i wolności Akcjonariusza lub podstaw do ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami;
6) wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych lub innego właściwego organu, w przypadku uznania, że przetwarzanie danych osobowych narusza regulacje wynikające z RODO;
7) cofnięcia zgody na przetwarzanie danych osobowych. W każdej chwili Akcjonariusz może cofnąć zgodę na przetwarzanie danych osobowych, które Interbud-Lublin S.A przetwarza na podstawie zgody Akcjonariusza. Cofnięcie zgody nie będzie wpływać na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody Akcjonariusza przed jej cofnięciem.
W przypadku przekazywania danych bezpośrednio Interbud-Lublin S.A podanie danych jest wymagane przez przepisy KSH, w tym w celu umożliwienia weryfikacji tożsamości Akcjonariusza; ich niepodanie wiąże się z brakiem możliwości uczestnictwa w WZ. W odniesieniu do adresu poczty elektronicznej podanie wspomnianego adresu jest dobrowolne, lecz niezbędne do umożliwienia kontaktu pomiędzy Interbud-Lublin S.A a Akcjonariuszem za pomocą poczty elektronicznej; jego niepodanie wiąże się z brakiem możliwości nawiązania komunikacji za pośrednictwem kanału elektronicznego.
Dane osobowe Akcjonariuszy są pozyskiwane z Krajowego Depozytu Papierów Wartościowych S.A. z siedzibą w Warszawie, ul. Książęca 4 oraz są przesyłane przez Akcjonariuszy, pełnomocników i przedstawicieli w szczególności w związku z koniecznością wykazania statusu akcjonariusza, posiadania odpowiedniej liczby akcji (w tym wykonania obowiązków związanych z posiadaniem określonej liczby akcji w Spółce), prawa głosowania lub prawa reprezentowania Akcjonariusza.
Pełny tekst dokumentacji, która ma być przedstawiona Zgromadzeniu wraz z projektami uchwał będzie udostępniony na stronie internetowej Spółki od dnia zwołania Zgromadzenia. Stanowisko Zarządu Spółki lub Rady Nadzorczej Spółki wobec spraw wprowadzonych do porządku obrad Zgromadzenia lub spraw, które mają zostać wprowadzone do porządku obrad przed terminem Zgromadzenia będą udostępniane na stronie internetowej Spółki niezwłocznie po ich sporządzeniu.
Informacje dotyczące Zgromadzenia oraz dokumentacja z nim związana są udostępniane na stronie internetowej Spółki pod adresem www.interbud.com.pl Korespondencja związana z Walnym Zgromadzeniem powinna być kierowana na adres e-mail: [email protected]
Building tools?
Free accounts include 100 API calls/year for testing.
Have a question? We'll get back to you promptly.