Hootech Inc. — Governance Information 2021

Aug 25, 2021

徐州浩通新材料科技股份有限公司 监事会议事规则

第一条 宗旨

为了进一步规范徐州浩通新材料科技股份有限公司（以下简称“公司”）监事会的议事方式和决 策程序，促使监事和监事会有效地履行职责，提高监事会规范运作和科学决策水平，根据《中华人 民共和国公司法》、《中华人民共和国证券法》、《上市公司治理准则》、《深圳证券交易所创业 板股票上市规则》、《深圳证券交易所创业板上市公司规范运作指引》等有关法律法规、规范性文 件的要求，以及《徐州浩通新材料科技股份有限公司章程》（以下简称“公司章程”）的有关规定， 制订本规则。

第二条 监事会办公室

监事会设监事会办公室，处理监事会日常事务。

监事会主席兼任监事会办公室负责人，保管监事会印章。监事会主席可以要求公司证券事务代 表或者其他人员协助其处理监事会日常事务。

第三条 监事会定期会议和临时会议

监事会会议分为定期会议和临时会议。

监事会定期会议应当每 6 个月召开 1 次。

第四条 定期会议的提案

在发出召开监事会定期会议的通知之前，监事会办公室应当向全体监事征集会议提案，涉及员 工重大利益时至少用两天的时间向公司员工征求意见。在征集提案和征求意见时，监事会办公室应 当说明监事会重在对公司规范运作和董事、高级管理人员职务行为的监督而非公司经营管理的决 策。

第五条 临时会议

出现下列情况之一的，监事会应当在 10 日内召开临时会议： （一）任何监事提议召开时；

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• （二）股东大会、董事会会议通过了违反法律法规、规章、监管部门的各种规定和要求、公司章程、

公司股东大会决议和其他有关规定的决议时；

• （三）董事和高级管理人员的不当行为可能给公司造成重大损害或者在市场中造成恶劣影响时；

• （四）公司、董事、监事、高级管理人员被股东提起诉讼时；

• （五）公司章程规定的其他情形。

第六条 临时会议的提议程序

监事提议召开监事会临时会议的，应当通过监事会办公室或者直接向监事会主席提交经提议监 事签字的书面提议。书面提议中应当载明下列事项：

• （一）提议监事的姓名；

• （二）提议理由或者提议所基于的客观事由；

• （三）提议会议召开的时间或者时限、地点和方式；

• （四）明确和具体的提案；

• （五）提议监事的联系方式和提议日期等。

在监事会办公室或者监事会主席收到监事的书面提议后 3 日内，监事会办公室应当发出召开监 事会临时会议的通知。

第七条 会议的召集和主持

监事会会议由监事会主席召集和主持；监事会主席不能履行职务或者不履行职务的，由半数以 上监事共同推举 1 名监事召集和主持。

第八条 会议通知

召开监事会定期会议和临时会议，监事会办公室应当分别提前 10 日和 3 日将盖有监事会印章 的书面会议通知，通过直接送达、传真、电子邮件或者其他方式，提交全体监事。非直接送达的， 还应当通过电话进行确认并做相应记录。

情况紧急，需要尽快召开监事会临时会议的，可以随时通过口头或者电话等方式发出会议通知， 但召集人应当在会议上作出说明。

第九条 会议通知的内容

书面会议通知应当至少包括以下内容：

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• （一）会议召开日期、地点和方式；

• （二）会议期限；

• （三）事由及议题；

• （四）发出通知的日期；

• （五）会议联系人姓名和联系方式；

• （六）非由监事长召集的会议应说明情况以及召集监事会的依据。

口头的监事会会议通知至少应包括上述第（一）（二）项内容，以及情况紧急需要尽快召开监 事会临时会议的说明。

第十条 会议通知的变更

定期会议的书面会议通知发出后，如果需要变更会议时间、地点等事项或增加、变更、取消 提案的，应在原定会议召开日之前 3 日发出书面变更通知，说明情况并提供新提案的有关内容及相 关材料。不足 3 日的，会议日期应相应顺延或取得全体监事的认可后按期召开。

临时会议的会议通知发出后，如果需要变更会议时间、地点等事项或增加、变更、取消提案 的，应事先取得全体与会监事的认可并做好相应记录。

第十一条 会议召开方式

监事会会议原则上应当以现场方式召开。

紧急情况下，在保障监事充分表达意见的前提下，经召集人（主持人）、提议人同意，也可以 通过视频、电话、传真或者电子邮件表决等方式召开。监事会会议也可以采取现场与其他方式同时 进行的方式召开。监事会召集人（会议主持人）应当向与会监事说明具体的紧急情况。

非以现场方式召开的，以视频显示在场的监事、在电话会议中发表意见的监事、规定期限内实 际收到传真或者电子邮件等有效表决票，或者监事事后提交的曾参加会议的书面确认函等计算出席 会议的监事人数。

监事会会议可以通讯方式进行表决，在通讯表决时，监事应当将其对审议事项的书面意见和投 票意向在签字确认后传真至监事会办公室或以电子邮件发送。监事不应当只写明投票意见而不表达 其书面意见或者投票理由。

第十二条 会议的召开

监事会会议应当有过半数的监事出席方可举行。相关监事拒不出席或者怠于出席会议导致无法

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满足会议召开的最低人数要求的，其他监事应当及时向监管部门报告。

董事会秘书和证券事务代表应当列席监事会会议。

第十三条 会议审议程序

会议主持人应当提请与会监事对各项提案发表明确的意见。

会议主持人应当根据监事的提议，要求董事、高级管理人员、公司其他员工或者相关中介机构业

务人员到会接受质询。

第十四条 监事会决议

监事会会议的表决实行 1 人 1 票，以记名和书面等方式进行。

监事的表决意向分为同意、反对和弃权。与会监事应当从上述意向中选择其一，未做选择或者 同时选择两个以上意向的，会议主持人应当要求该监事重新选择，拒不选择的，视为弃权；中途离 开会场不回而未做选择的，视为弃权。

监事会形成决议应当全体监事过半数同意。

第十五条 会议录音

召开监事会会议，可以视需要进行全程录音。

第十六条 会议记录

监事会办公室工作人员应当对现场会议做好记录。会议记录应当包括以下内容：

• （一）会议召开的日期、地点和召集人姓名；

• （二）出席监事的姓名以及受他人委托出席监事会的监事（代理人）姓名；

• （三）会议议程；

• （四）监事发言要点；

• （五）每一决议事项的表决方式和结果（表决结果应载明赞成、反对或弃权的票数）。

• （六）与会监事认为应当记载的其他事项。

对于通讯方式召开的监事会会议，监事会办公室应当参照上述规定，整理会议记录。

第十七条 监事签字

与会监事应当对会议记录进行签字确认。监事对会议记录有不同意见的，可以在签字时作出书

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面说明。必要时，应当及时向监管部门报告，也可以发表公开声明。

监事既不按前款规定进行签字确认，又不对其不同意见作出书面说明或者向监管部门报告、发

表公开声明的，视为完全同意会议记录的内容。

第十八条 决议的执行

监事应当督促有关人员落实监事会决议。监事会主席应当在以后的监事会会议上通报已经形成 的决议的执行情况。

第十九条 会议档案的保存

监事会会议档案，包括会议通知和会议材料、会议签到簿、会议录音资料、表决票、经与会监 事签字确认的会议记录、决议公告等，由监事会主席指定专人负责保管。 监事会会议资料的保存期限为 10 年以上。

第二十条 附则

在本规则中，“以上”包括本数。

本规则由公司监事会负责解释。本规则未尽事宜，应按照有关法律法规、规范性文件及公司章

程的规定执行。本规则的修改需经股东大会批准。

本规则为公司章程的附件，自公司股东大会审议通过公司章程之日起实施。

徐州浩通新材料科技股份有限公司

2021 年 8 月 25 日

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