Hla Group Corp., Ltd. — Governance Information 2019

Jul 23, 2019

海澜之家股份有限公司监事会议事规则

（ 2019 年 7 月修订）

第一条 宗旨

为进一步规范海澜之家股份有限公司（以下简称“本公司”）监事会的议事 方式和表决程序，促使监事和监事会有效地履行监督职责，完善公司法人治理结 构，根据《中华人民共和国公司法》、《中华人民共和国证券法》、《上市公司治理 准则》和《上海证券交易所股票上市规则》等有关规定以及《公司章程》，结合 公司实际情况，制订本规则。

第二条 监事会办公室

监事会设监事会办公室，处理监事会日常事务。

监事会主席兼任监事会办公室负责人，保管监事会印章。监事会主席可以要 求公司证券事务代表或者其他人员协助其处理监事会日常事务。

第三条 监事会定期会议和临时会议

监事会会议分为定期会议和临时会议。

监事会定期会议应当每六个月召开一次。出现下列情况之一的，监事会应当 在十日内召开临时会议：

（一）任何监事提议召开时；

（二）股东大会、董事会会议通过了违反法律、法规、规章、监管部门的各 种规定和要求、公司章程、公司股东大会决议和其他有关规定的决议时；

（三）董事和高级管理人员的不当行为可能给公司造成重大损害或者在市场 中造成恶劣影响时；

（四）公司、董事、监事、高级管理人员被股东提起诉讼时；

（五）公司、董事、监事、高级管理人员受到证券监管部门处罚或者被上海 证券交易所公开谴责时；

（六）证券监管部门要求召开时；

（七）本《公司章程》规定的其他情形。

第四条 定期会议的提案

在发出召开监事会定期会议的通知之前，监事会办公室应当向全体监事征集

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会议提案，并至少用两天的时间向公司全体员工征求意见。在征集提案和征求意 见时，监事会办公室应当说明监事会重在对公司规范运作和董事、高级管理人员 职务行为的监督而非公司经营管理的决策。

第五条 临时会议的提议程序

监事提议召开监事会临时会议的，应当通过监事会办公室或者直接向监事会

主席提交经提议监事签字的书面提议。书面提议中应当载明下列事项：

• （一）提议监事的姓名；

• （二）提议理由或者提议所基于的客观事由；

• （三）提议会议召开的时间或者时限、地点和方式；

• （四）明确和具体的提案；

• （五）提议监事的联系方式和提议日期等。

在监事会办公室或者监事会主席收到监事的书面提议后三日内，监事会办公 室应当发出召开监事会临时会议的通知。

监事会办公室怠于发出会议通知的，提议监事应当及时向监管部门报告。

第六条 会议的召集和主持

监事会会议由监事会主席召集和主持；监事会主席不能履行职务或者不履行 职务的，由半数以上监事共同推举一名监事召集和主持。

第七条 会议通知

召开监事会定期会议，监事会办公室应当于会议召开10 日以前书面通知全 体监事和董事会秘书。书面通知方式包括直接送达、传真、电子邮件等方式。非 直接送达的，还应当通过电话进行确认并做相应记录。

召开监事会临时会议，监事会办公室应当于会议召开5 日以前通知全体监事 和董事会秘书。通知方式为：直接送达、传真、电子邮件、电话或者其他方式。

情况紧急，需要尽快召开监事会临时会议的，可以随时通过口头或者电话等 方式发出会议通知，但召集人应当在会议上作出说明。

第八条 会议通知的内容

书面会议通知应当至少包括以下内容：

（一）会议的时间、地点；

• （二）拟审议的事项（会议提案）；

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• （三）会议召集人和主持人、临时会议的提议人及其书面提议；

• （四）监事表决所必需的会议材料；

• （五）监事应当亲自出席会议的要求；

• （六）联系人和联系方式；

（七）发出通知的日期。

口头会议通知至少应包括上述第（一）、（二）项内容，以及情况紧急需要尽 快召开监事会临时会议的说明。

第九条 会议召开方式

监事会会议应当以现场召开为原则。必要时，在保障监事充分表达意见的前 提下，经召集人（主持人）、提议人同意，也可以通过视频、电话、传真或者电 子邮件表决等方式召开。监事会会议也可以采取现场与其他方式同时进行的方式 召开。

非以现场方式召开的，监事应当将其对审议事项的书面意见和投票意向在签 字确认后通过电子邮件、传真等方式提交给监事会办公室。监事不应当只写明投 票意见而不表达其书面意见或者投票理由。

第十条 会议的召开

监事会会议应当由全体监事的三分之二以上出席方可举行。相关监事拒不出 席或者怠于出席会议导致无法满足会议召开的最低人数要求的，其他监事应当及 时向监管部门报告。

监事会会议应当由监事本人出席。因故不能出席的，应当事先审阅会议材料， 形成明确的意见，书面委托其他监事代为出席。委托书应当载明代理人的姓名、 代理事项、权限和有效期限，并由委托人签名或盖章。代为出席会议的监事应当 在授权范围内行使监事的权利。监事未出席监事会会议，也未委托其他监事出席 的，视为放弃在该次会议上的表决权。

董事会秘书和证券事务代表应当列席监事会会议。

第十一条 会议审议程序

会议主持人应当逐一提请与会监事对各项提案发表明确的意见。

会议主持人应当根据监事的提议，要求董事、高级管理人员、公司其他员工 或者相关中介机构业务人员到会接受质询。

第十二条 监事会决议

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监事会会议的表决实行一人一票，以记名和书面等方式进行。

监事的表决意向分为同意、反对和弃权。与会监事应当从上述意向中选择其

一，未做选择或者同时选择两个以上意向的，会议主持人应当要求该监事重新选

择，拒不选择的，视为弃权；中途离开会场不回而未做选择的，视为弃权。

监事会对所有列入议事日程的提案应当进行逐项表决，不得以任何理由搁置 或不予表决。对同一事项有不同提案的，应以提案提出的时间顺序进行表决，对 事项作出决议。

监事会形成决议应当经出席会议的监事过半数同意。

第十三条 会议录音

监事会会议可进行全程录音。

第十四条 会议记录

监事会办公室工作人员应当对现场会议做好记录。会议记录应当包括以下内 容：

• （一）会议届次和召开的时间、地点、方式；

• （二）会议通知的发出情况；

• （三）会议召集人和主持人；

• （四）会议出席情况；

• （五）关于会议程序和召开情况的说明；

• （六）会议审议的提案、每位监事对有关事项的发言要点和主要意见、对提

• 案的表决意向；

  • （七）每项提案的表决方式和表决结果（说明具体的同意、反对、弃权票数）； （八）与会监事认为应当记载的其他事项。

对于通讯方式召开的监事会会议，监事会办公室应当参照上述规定，整理会 议记录。

第十五条 监事签字

与会监事应当对会议记录、会议纪要和决议记录进行签字确认。监事对会议 记录、会议纪要或者决议记录有不同意见的，可以在签字时作出有书面说明。必 要时，应当及时向监管部门报告，也可以发表公开声明。

监事不按前款规定进行签字确认，不对其不同意见做出书面说明或者向监管 部门报告、发表公开声明的，视为完全同意会议记录、会议纪要和决议记录的内

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容。

第十六条 决议公告

监事会决议公告事宜，由董事会秘书根据《上海证券交易所股票上市规则》 的有关规定办理。

第十七条 决议的执行

监事应当督促有关人员落实监事会决议。监事会主席应当在以后的监事会会 议上通报已经形成的决议的执行情况。

第十八条 会议档案的保存

监事会会议档案，包括会议通知和会议材料、会议签到簿、会议录音资料、 表决票、经与会监事签字确认的会议记录、会议纪要、决议记录、决议公告等， 由董事会秘书负责保管。董事会秘书可以委托监事会办公室代为保管。

监事会会议资料的保存期限为十年以上。

第十九条 附则

本规则未尽事宜，按国家有关法律、法规、规范性文件及《公司章程》的有 关规定执行。

在本规则中，“以上”包括本数。

本规则由监事会制订报股东大会批准后生效，修改时亦同。

本规则由监事会解释。

海澜之家股份有限公司

二○一九年七月

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