Skip to main content

AI assistant

Sign in to chat with this filing

The assistant answers questions, extracts KPIs, and summarises risk factors directly from the filing text.

Hexagon Composites AGM Information 2022

Apr 7, 2022

3619_rns_2022-04-07_c2cbe8b1-5bb0-4630-a034-257c9ff1e10d.pdf

AGM Information

Open in viewer

Opens in your device viewer

Til aksjeeierne i Hexagon Composites ASA: To the shareholders of Hexagon Composites ASA:
INNKALLING TIL
ORDINÆR GENERALFORSAMLING I
HEXAGON COMPOSITES ASA
NOTICE OF
ANNUAL GENERAL MEETING IN
HEXAGON COMPOSITES ASA
(Denne innkallingen er utferdiget både på norsk og engelsk. I tilfelle
av uoverensstemmelse mellom de to versjonene, skal den norske
versjonen ha forrang.)
(This notice has been prepared both in the Norwegian and the English
language. In case of discrepancies between the two versions, the
Norwegian version shall prevail.)
Styret innkaller herved til ordinær generalforsamling i
Hexagon Composites ASA ("Selskapet"):
The Board of Directors hereby gives notice of the Annual
General Meeting in Hexagon Composites ASA (the
"Company"):
Tid: Torsdag 28. april 2022 kl. 12:30 Time:
Thursday 28 April 2022 at 12:30 (CEST)
Sted: Selskapets lokaler i Korsegata 4B,
N-6002 Ålesund, Norge
Place:
The Company`s office at Korsegata 4B,
N-6002 Aalesund, Norway
Denne innkallingen og tilhørende dokumenter er også
tilgjengelig på Selskapets internettsider:
www.hexagongroup.com.
This notice and the accompanying documents may also be
found at the Company's web pages:
www.hexagongroup.com.
Styret har foreslått følgende dagsorden: The Board has proposed the following agenda:
1. ÅPNING AV MØTET VED STYRETS LEDER OG
REGISTRERING AV FREMMØTTE AKSJEEIERE
OG FULLMAKTER
1. OPENING OF THE MEETING BY THE CHAIRMAN OF
THE BOARD AND REGISTRATION OF ATTENDING
SHAREHOLDERS AND PROXIES
(Ingen avstemning.) (No voting.)
2. VALG AV MØTELEDER OG EN PERSON TIL Å
SIGNERE
PROTOKOLLEN
SAMMEN
MED
MØTELEDER
2. ELECTION OF CHAIRPERSON OF THE MEETING
AND
ONE
PERSON
TO
SIGN
THE
MINUTES
TOGETHER WITH THE CHAIR
Styret foreslår at styrets leder, Knut Trygve Flakk,
velges som møteleder, og at møteleder foreslår en
person til å medundertegne protokollen sammen med
møteleder.
The Board of Directors proposes that the Chair of the
Board, Knut Trygve Flakk, is elected as chairperson of
the meeting, and that the chairperson suggests a person
to co-sign the minutes together with the chairperson of
the meeting.
3. GODKJENNELSE
AV
INNKALLING
OG
DAGSORDEN
3. APPROVAL OF NOTICE OF MEETING AND THE
AGENDA
Styret foreslår at generalforsamlingen fatter følgende
vedtak:
The Board of Directors proposes that the general meeting
makes the following resolution:
"Innkalling og dagsorden ble godkjent." "The notice of meeting and the agenda were approved."
4. GODKJENNELSE
AV
ÅRSREGNSKAP
OG
ÅRSBERETNING FOR 2021
4. APPROVAL OF THE ANNUAL ACCOUNTS AND THE
ANNUAL REPORT FOR 2021
Selskapets
årsregnskap
for
regnskapsåret
2021,
herunder konsernregnskap og styrets årsberetning
samt
revisors
beretning
er
gjort
tilgjengelig
The Company's annual accounts for the financial year
2021, including the group's annual accounts and the
Board of Directors report, are, together with the auditor's
report, made available at the Company's website

Selskapets hjemmeside https://hexagongroup.com i henhold til vedtektene § 8.

Styret foreslår at generalforsamlingen fatter følgende vedtak:

"Årsregnskap og årsberetning for 2021 for Hexagon Composites ASA ble godkjent."

5. STYRETS REDEGJØRELSE FOR FORETAKSSTYRING

I henhold til bestemmelsen i regnskapsloven § 3-3b har styret forberedt en redegjørelse for prinsipper og praksis vedrørende foretaksstyring (eierstyring og selskapsledelse). I samsvar med allmennaksjeloven § 5-6 (5) skal generalforsamlingen behandle denne redegjørelsen.

Redegjørelsen for foretaksstyring er inntatt i årsrapporten, som er tilgjengelig på Selskapets internettsider: www.hexagongroup.com.

Det skal ikke stemmes over redegjørelsen på generalforsamlingen.

6. STYRETS RAPPORT OM LØNN OG ANNEN GODTGJØRELSE TIL LEDENDE ANSATTE

Styret har i samsvar med bestemmelsen i allmennaksjeloven § 6-16b utarbeidet en rapport om lønn og annen godtgjørelse til ledende ansatte. Rapporten er gjort tilgjengelig på Selskapets hjemmesider https://hexagongroup.com i henhold til vedtektene § 8. Rapporten er gjenstand for en rådgivende avstemning fra generalforsamlingen.

Styret foreslår at generalforsamlingen treffer følgende vedtak:

"Styrets rapport om lønn og annen godtgjørelse til daglig leder og andre ledende ansatte godkjennes."

7. GODKJENNELSE AV GODTGJØRELSE TIL MEDLEMMER AV STYRET

Valgkomiteens innstilling finnes på Selskapets internettsider https://hexagongroup.com, i samsvar med vedtektenes § 8. Eventuelle oppdateringer vil også legges på Selskapets internettsider. Valgkomiteen foreslår at generalforsamlingen fatter følgende vedtak:

"Styrehonorar: Styrehonorar for regnskapsåret 2021 og frem til generalforsamlingen 2023, utbetales som følger:

- Styrets leder: NOK 621 000.
- Styrets nestleder: NOK 362 250.
- Styremedlemmer: NOK 310 500.

https://hexagongroup.com, in accordance with section 8 of the articles of association.

The Board of Directors proposes that the general meeting makes the following resolution:

"The annual accounts and the Board of directors' report for 2021 for Hexagon Composites ASA were approved."

5. THE BOARD'S REPORT ON CORPORATE GOVERNANCE

In accordance with the Accounting Act Section 3-3b, the Board has prepared a statement on principles and practises with regard to corporate governance. Pursuant to Section 5-6 (5) of the Norwegian Public Limited Liability Companies Act, the general meeting shall consider this statement.

The statement on corporate governance is included in the Annual Report, which may be found at the Company's web pages: www.hexagongroup.com.

The statement is not subject to the general meeting's vote.

6. THE BOARD'S REPORT ON SALARY AND OTHER REMUNERATION OF EXECUTIVE MANAGEMENT

The Board of Directors has, in accordance with the Norwegian Public Limited Liability Companies Act (the "Act") section 6-16b, prepared a report on salary and other remuneration for executive management. The report is made available at the Company's website https://hexagongroup.com, in accordance with section 8 of the articles of association. The report is subject to an advisory vote by the general meeting.

The Board of Directors proposes that the general meeting adopts the following resolution:

"The Board of directors' report on salary and other remuneration to executive management is approved."

7. APPROVAL OF REMUNERATION TO THE BOARD OF DIRECTORS

The Nomination Committee's recommendation is available at the Company's website https://hexagongroup.com, in accordance with section 8 of the articles of association. Any updates to the recommendation will also be made available on the Company's website. The Nomination Committee suggests that the general meeting decides as follows:

"The Board of Directors' remuneration:

The Board of Directors' remuneration for the financial year 2021 and up to the Annual General Meeting in 2023 is payable as follows:

- Chair of the Board: NOK 621 000.
- Deputy Chair: NOK 362 250.
- Board Members: NOK 310 500.
Styreutvalg:
Honorarer
til
medlemmer
av
styreutvalg
for
regnskapsåret 2021 og frem til generalforsamlingen
2023, fastsettes til:
The Board's Committees:
The Board's Committees' remuneration for the financial
year 2021 and up to the Annual General Meeting in 2023
is set at:
- Ledere av styreutvalg:
NOK 62 100.
- Utvalgsmedlemmer:
NOK 41 400."
- Chair of the Board's Committees:
NOK 62 100.
- Committee Members:
NOK 41 400."
8. GODKJENNELSE
AV
GODTGJØRELSE
TIL
MEDLEMMER AV VALGKOMITEEN
8. APPROVAL OF REMUNERATION TO THE MEMBERS
OF THE NOMINATION COMMITTEE
Valgkomiteen foreslår at generalforsamlingen beslutter
følgende vedtak, jf. innstillingen fra valgkomiteen:
The Nomination Committee suggests that the general
meeting decides as follows, cf. the recommendation from
the Nomination Committee:
"Valgkomiteens godtgjørelse for regnskapsåret 2021
og frem til generalforsamlingen 2023, fastsettes til
følgende:
"The remuneration to the Nomination Committee for the
financial year of 2021 and up to the Annual General
Meeting in 2023 is payable as follows:
- Leder:
NOK 62 100.
- Medlemmer:
NOK 41 400."
- Chair:
NOK 62 100.
- Members:
NOK 41 400."
9. GODKJENNELSE
AV
GODTGJØRELSE
TIL
REVISOR
9. APPROVAL OF THE AUDITOR'S FEES
Styret foreslår at generalforsamlingen fatter følgende
vedtak:
The Board of Directors proposes that the general meeting
makes the following resolution:
"Generalforsamlingen godkjenner revisors honorar for
revisjon
og
revisjonsrelaterte
tjenester
for
regnskapsåret 2021 etter regning."
"The general meeting approves the auditor's fees for
audit and audit related services for the financial year
2021 in accordance with invoice."
10. ENDRING AV VEDTEKTENE 10. AMENDMENT TO THE ARTICLES OF ASSOCIATION
I henhold til § 5 i selskapets vedtekter skal styret bestå
av
mellom
4
og
6
medlemmer.
Selskapet
og
valgkomiteen er av den oppfatning at dette ikke gir
tilstrekkelig fleksibilitet mht. sammensetning av styret.
According to section 5 in the Company's articles of
association, the board of directors shall constitute of
between 4 and 6 members. The Company and the
Nomination Committee is of the view that this does not
provide the required flexibility in relation to board
composition.
På det grunnlag foreslår styret at generalforsamlingen
fatter følgende vedtak:
On that basis, the Board of Directors proposes that the
general meeting makes the following resolution:
"Vedtektenes punkt 5 endres og skal lyde: "Selskapets
styre
skal
ha
inntil
8
medlemmer
etter
generalforsamlingens beslutning.""
"Article 5 of the articles of association is amended and
shall read: "The Company's board of directors shall have
up to 8 members, according to the decision of the general
meeting."
11. VALG AV MEDLEMMER TIL STYRET 11. ELECTION OF BOARD MEMBERS
Selskapets styre er i dag sammensatt som følger: The Board currently consists of the following members:
- Knut Trygve Flakk, styreleder
- Kristine Landmark, nestleder
- Katsunori Mori, styremedlem
- Hans Peter Havdal, styremedlem
- Liv Astri Hovem, styremedlem
- Knut Trygve Flakk, Chair of the Board
- Kristine Landmark, Deputy Chair
- Katsunori Mori, Board Member
- Hans Peter Havdal, Board Member
- Liv Astri Hovem, Board Member
Følgende styremedlemmer er på valg: The following Board members are up for election:
- Katsunori Mori, styremedlem
- Hans Peter Havdal, styremedlem
- Liv Astri Hovem, styremedlem
- Katsunori Mori, Board Member
- Hans Peter Havdal, Board Member
- Liv Astri Hovem, Board Member
Valgkomiteens har evaluert antall styremedlemmer og
anbefaler å utvide styret med to nye medlemmer.
Valgkomiteen har vurdert viktigheten av ytterligere
kompetanse og erfaring innen digitalisering og det
Nord Amerikanske markedet.
The nomination committee has evaluated the number of
members of the Board and will recommend increasing
the Board with two new members. The nomination
committee has in this considered the need for additional
experience and competence within digitalization and the
North American market.
Basert på det ovenstående, foreslår Valgkomiteen at
Liv Dingsør og Sam Gabbita blir valgt inn som nye
medlemmer av styret.
Based
on
the
above,
the
nomination
committee
recommends Liv Dingsør and Sam Gabbita to be elected
as new members of the board.
Valgkomiteens innstilling finnes på Selskapets
internettsider https://hexagongroup.com, i samsvar
med vedtektenes § 8. Eventuelle oppdateringer vil
også legges på Selskapets internettsider.
The
Nomination
Committee's
recommendation
is
available
available
at
the
Company's
website
https://hexagongroup.com, in accordance with section 8
of the articles of association. Any updates to the
recommendation will also be made available on the
Company's website.
Valgkomiteen foreslår at generalforsamlingen treffer
følgende vedtak:
The Nomination Committee suggests that the general
meeting makes the following resolution:
"Katsunori Mori gjenvelges som styremedlem for en
periode på 2 år."
"Hans Peter Havdal gjenvelges som styremedlem for
"Katsunori Mori is re-elected as Board Member for a
period of 2 years."
"Hans Peter Havdal is re-elected as Board Member for
en periode på 2 år."
"Liv Astri Hovem gjenvelges som styremedlem for en
periode på 2 år."
a period of 2 years."
"Liv Astri Hovem is re-elected as Board Member for a
period of 2 years."
"Sam Gabbita to be elected as Board Member for a
"Sam Gabbita velges som styremedlem for en periode
på 2 år."
"Liv Dingsør velges som styremedlem for en periode
på 2 år."
period of 2 years."
"Liv Dingsør to be elected as Board Member for a
period of 2 years."
12. VALG AV MEDLEMMER TIL VALGKOMITEEN 12. ELECTION OF NOMINATION COMMITTEE
MEMBERS
Selskapet har i dag følgende sammensetning av
valgkomiteen:
The Company has at present the following Nomination
Committee:
- Walter Hafslo Qvam, leder
- Leif Arne Langøy, medlem
- Knut Trygve Flakk, medlem
- Walter Hafslo Qvam, Chair
- Leif Arne Langøy, Member
- Knut Trygve Flakk, Member
Følgende medlem av valgkomiteen er på valg: The following nomination committee member is up for
election:
- Leif Arne Langøy, medlem - Leif Arne Langøy, member
Valgkomiteens
innstilling
finnes

Selskapets
internettsider https://hexagongroup.com, i samsvar
med vedtektenes § 8. Eventuelle oppdateringer vil
også
legges

Selskapets
internettsider.
Valgkomiteen foreslår at generalforsamlingen treffer
følgende vedtak:
The
Nomination
Committee's
recommendation
is
available
at
the
Company's
website
https://hexagongroup.com, in accordance with section 8
of the articles of association. The Nomination Committee
suggests that the general meeting makes the following
resolution:
"Leif Arne Langøy gjenvelges som medlem av
komiteen for en periode på to år."
"Leif Arne Langøy is re-elected as member of the
committee for a period of two years."
13. STYREFULLMAKT TIL Å FORHØYE
AKSJEKAPITALEN
13. BOARD PROXY TO INCREASE THE SHARE
CAPITAL

connection with incentive schemes for employees. This

incentivordninger til Selskapets ansatte. Denne

fullmakten utløper ved avholdelse av årets ordinære generalforsamling. Styret anser det hensiktsmessig å fortsatt ha anledning til å kunne utstede aksjer i situasjoner der dette anses å være i Selskapets og aksjonærenes beste interesse, herunder for å oppfylle Selskapets forpliktelser overfor ansatte etter incentivordninger, og ber derfor om at generalforsamlingen utsteder en ny fullmakt til utstedelse av aksjer.

Styret foreslår på ovennevnte bakgrunn at generalforsamlingen treffer følgende vedtak:

"Styret gis fullmakt til å øke aksjekapitalen med inntil NOK 2,016,195 gjennom en eller flere aksjekapitalutvidelser.

Fullmakten skal kunne anvendes for et eller flere av følgende formål:

  • (i) incentivordninger til Selskapets ansatte, og/eller
  • (ii) For generelle selskapsformål, herunder investeringer, oppkjøp og fusjoner.

Styret skal fastsette tegningsvilkårene og øvrige vilkår.

Styrets beslutning om kapitalforhøyelse i henhold til fullmakten er betinget av et enstemmig styrevedtak. Fullmakten omfatter kapitalforhøyelse mot innskudd i andre eiendeler enn penger eller rett til å pådra selskapet særlige plikter. Fullmakten omfatter beslutning om fusjon. Fullmakten kan også benyttes i de tilfeller som er nevnt i verdipapirhandelloven § 6-17 (2).

Eksisterende aksjonærers fortrinnsrett til å tegne aksjer vil kunne bli fraveket av styret i forbindelse med utstedelser etter denne fullmakten.

Fullmakten skal gjelde frem til Selskapets ordinære generalforsamling i 2023, dog senest 30. juni 2023.

Denne fullmakten erstatter alle tidligere styrefullmakter til å utstede aksjer."

14. STYREFULLMAKT TIL Å ERVERVE EGNE AKSJER

I henhold til allmennaksjeloven § 9-4 kan styret gis fullmakt til erverv av Selskapets egne aksjer. En slik fullmakt medfører bl.a. at Selskapet kan benytte egne aksjer som oppgjør i forbindelse med incentivprogrammer, samt for helt eller delvis oppgjør i forbindelse med erverv av virksomheter. Eksisterende fullmakt utløper på datoen for den ordinære generalforsamlingen. Styret foreslår derfor at fullmakten fornyes.

Styret foreslår at generalforsamlingen gir styret fullmakt til å erverve Selskapets egne aksjer med samlet pålydende verdi tilsvarende inntil 10 % av Selskapets aksjekapital. Egne aksjer ervervet av authorization will expire at the conclusion of the annual general meeting. The Board considers it beneficial to continue to be able to issue shares in situations where this is considered to be in the Company's and the shareholders' best interests, including to fulfil obligations towards employees under incentive programs, and therefore asks that the general meeting grants a new authorization to issue shares.

On this basis the Board proposes that the general meeting makes the following resolution:

"The Board is granted the authority to increase the share capital by up to NOK 2,016,195 in one or more issuances.

The authorization may be used for one or more of the following purposes:

  • (i) Incentive arrangements for the Company's employees, and/or
  • (ii) For general corporate purposes, including investments, merger and acquisitions.

The Board shall determine the subscription terms and other conditions.

The Board's decision to increase the share capital according to the proxy must be unanimous. The authorization comprises capital increase by non-cash payment or rights to charge the company with special obligations. The authorization comprises resolutions regarding mergers. The authorisation may also be used in the events described in the Norwegian Securities Trading Act Section 6-17 (2).

Existing shareholder's preferential rights to subscribe for shares may be waived by the Board pursuant to this authority.

The authorisation shall be valid until the Company's ordinary general meeting in 2023, though no longer than until 30 June 2023.

This proxy replaces all previous board authorisations to issue shares."

14. BOARD PROXY TO ACQUIRE OWN SHARES

According to the Public Limited Companies Act Section 9-4, the Board of Directors may be authorized to acquire shares in the Company. Such authorization will enable the Company i.a. to use own shares as settlement in incentive schemes and as consideration in connection with acquisition of businesses. The existing authorization expires at the time of the annual general meeting. The Board therefore proposes that the authorization is renewed.

The Board proposes that the General Meeting gives the board authorisation to acquire shares in the Company with a total nominal value corresponding to 10 % of the Company's registered share capital. Treasury shares Selskapet skal kunne brukes (i) i forbindelse med aksjebasert betaling og aksjeincentivprogram for ansatte, (ii) for etterfølgende sletting av aksjer ved nedskriving av aksjekapitalen eller (iii) for generelle selskapsformål.

Styret foreslår at generalforsamlingen treffer følgende vedtak:

"1. Selskapets styre tildeles fullmakt til å erverve selskapets egne aksjer, i en eller flere omganger, med samlet pålydende verdi på inntil 10% av Selskapets aksjekapital til enhver tid.

2. Fullmakten kan brukes for følgende formål:

  • (i) For aksjebasert avlønning og aksjeincentivprogram for ansatte,
  • (ii) For erverv av egne aksjer for etterfølgende sletting,
  • (iii) For generelle selskapsformål.

3. Den laveste og høyeste kjøpesum som skal betales for aksjene som kan erverves i henhold til fullmakten er henholdsvis NOK 5 og NOK 500. Styret står for øvrig fritt med hensyn til på hvilken måte erverv og avhendelse av egne aksjer skal skje.

4. Fullmakten skal gjelde frem til Selskapets ordinære generalforsamling i 2023, dog senest 30. juni 2023."

AKSJEEIERNES RETTIGHETER, DELTAKELSE OG FULLMAKT

Alle aksjonærer har rett til å delta på Selskapets generalforsamlinger ved oppmøte, ved fullmakt eller elektronisk. Ved ønske om elektronisk deltagelse, vennligst kontakt Selskapet på +47 70304450 eller per epost til: [email protected].

Aksjonærer oppfordres til å foreta elektronisk påmelding ved fullmakt via Investortjenester eller via Selskapets hjemmeside www.hexagongroup.com. Alternativt bes aksjonærer om å fylle ut og returnere vedlagte møteseddel eller fullmaktsskjema til e-post: [email protected] eller postadresse: Hexagon Composites ASA c/o DNB ASA, Verdipapirservice, Postboks 1600 Sentrum, 0021 Oslo innen 25. april 2022 kl. 12:00 CET. Melding om oppmøte er vedlagt. Manglende oppmøtemelding kan medføre nekting av adgang til generalforsamlingen, jf vedtektenes § 8.

Aksjeeiere kan avgi direkte forhåndsstemme i hver enkelt sak elektronisk via Investortjenester eller via Selskapets hjemmeside www.hexagongroup.com. Frist for å

obtained by the Company may be used (i) in connection with share program for employees, (iii) for the purpose of subsequent deletion of shares by reduction of the registered share capital or (iii) for general corporate purposes.

The Board proposes that the general meeting makes the following resolution:

"1. The Board of Directors is given authorisation to acquire shares in the Company, on one or several occasions, up to a total nominal value not exceeding 10% of the share capital at any given time.

2. The power of attorney may be used for the following purposes:

  • (i) For share based remuneration and share incentive programs for employees,
  • (ii) for the purpose of subsequent deletion of shares by reduction of the registered share capital or
  • (iii) For general corporate purposes.

3. The lowest and the highest price that can be paid for the shares according to the authorization are NOK 5 and NOK 500 respectively. As to how the shares are acquired or disposed of, the Board will decide at their own discretion.

4. The authorization shall be valid until the Company's ordinary general meeting in 2023, though no longer than until 30 June 2023."

* * * * * * * *

SHAREHOLDER'S RIGHTS, PARTICIPATION AND PROXY

Any shareholder may attend the Company's General Meetings in person, by proxy or electronically. If electronic participation is desired, please contact the Company by telephone: +47 70304450, or by e-mail to: [email protected].

Shareholders are encouraged to notify their attendance electronically by proxies through "Investor Services", or online at the Company's website www.hexagongroup.com. Alternatively, shareholders are requested to fill in and return the attached notice of attendance or proxy by email: [email protected], or by post to: Hexagon Composites ASA c/o DNB ASA, Verdipapirservice, P.O. Box 1600 Sentrum, 0021 Oslo within 25 April 2022 at 12:00 CET. An attendance slip is appended. Failure to notify attendance may lead to denial of access to the General Meeting.

Shareholders may cast a direct advance vote on each item of business electronically through "Investor Services", or through the Company's website www.hexagongroup.com.

forhåndsstemme er 25. april 2022 kl. 12:00 CET. Inntil
utløpet av fristen kan avgitte forhåndsstemmer endres eller
trekkes tilbake. Dersom en aksjeeier velger å møte på
generalforsamlingen enten selv eller ved fullmektig, anses
avgitte forhåndsstemmer trukket tilbake.
The deadline for casting advance votes is 25 April 2022 at
12:00 CET. Until the deadline expires, votes cast in advance
may be changed or retracted. If a shareholder chooses to
attend the Annual General Meeting, either in person or by
proxy, any votes cast in advance are deemed to have been
retracted.
Aksjonærer som ønsker å la seg representere ved
fullmektig kan gi fullmakt til en navngitt person eller til
styrets leder. Vennligst benytt vedlagte fullmaktsskjema.
Fullmakten må være skriftlig, datert og underskrevet.
Legitimasjon for fullmektig og aksjonær, og eventuelt
firmaattest dersom aksjeeier er en juridisk person, må
følge fullmakten.
Shareholders wishing to be represented by a proxy holder
may grant proxy to a named person or to the Chair of the
Board. Please use the attached proxy form. The proxy must
be in writing, dated and signed. Identity papers of both the
proxy and the shareholder, and a certificate of registration if
the shareholder is a corporate body, must be enclosed with
the proxy form.
Hexagon
Composites
ASA
er
et
norsk
allmennaksjeselskap underlagt norsk lovgivning, herunder
blant annet allmennaksjeloven og verdipapirhandelloven.
Selskapet har per dato for denne innkallingen utstedt 201
619 712 aksjer, og hver aksje har én stemme. Aksjene har
også for øvrig like rettigheter. Selskapet har per dato for
denne innkallingen en beholdning på 693 270 egne aksjer
som det ikke kan avgis stemmer for.
Hexagon Composites ASA is a Norwegian public limited
company governed by Norwegian law, including the Public
Limited Companies Act and the Securities Trading Act. As of
the date of this notice, the Company has issued 201 619 712
shares, each of which represents one vote. The shares also
confer equal rights in all other respects. As of the date of this
notice, the Company has 693 270 treasury shares which will
not be voted for.
Aksjeeier har rett til å avgi stemme for det antall aksjer
vedkommende
eier,
og
som
er
registrert
i
verdipapirsentralen
(VPS)

tidspunktet
for
generalforsamlingen. Dersom en aksjeeier har ervervet
aksjer og ikke fått ervervet registrert i VPS på tidspunktet
for generalforsamlingen, kan stemmerettigheter for de
transporterte aksjene kun utøves dersom ervervet er meldt
VPS og blir godtgjort på generalforsamlingen.
Shareholders are entitled to vote for the number of shares
they each own, and that are registered with the Norwegian
Central Securities Depository (VPS) at the date of the
General Meeting. If a shareholder has acquired shares and
not been able to have them registered in VPS at the time of
the General Meeting, the voting rights for the transferred
shares may only be exercised if the acquisition has been
reported to the VPS and documentary evidence thereof is
presented at the General Meeting.
Dersom aksjer er registrert i VPS på en forvalter, jf.
allmennaksjeloven § 4-10, og den reelle aksjeeieren
ønsker å avgi stemmer for sine aksjer, må den reelle
aksjeeieren omregistrere aksjene på en separat VPS
konto i den reelle aksjeeierens navn forut for avholdelse av
generalforsamlingen. Beslutninger om stemmerett for
aksjeeiere og fullmektiger treffes av møteåpner, hvis
beslutning kan omgjøres av generalforsamlingen med
alminnelig flertall.
If shares are registered by a nominee in the VPS register, cf.
section 4-10 of the Norwegian Public Limited Companies
Act, and the beneficial shareholder wishes to vote for his/her
shares, then the beneficial shareholder must re-register the
shares in a separate VPS account in his/her own name prior
to the general meeting. Decisions regarding voting rights for
shareholders and proxy holders are made by the person
opening the meeting, whose decisions may be reversed by
the general meeting by simple majority vote.
En aksjeeier har rett til å få behandlet spørsmål i
generalforsamlingen som vedkommende melder skriftlig til
styret sammen med et forslag til beslutning eller en
begrunnelse for at spørsmålet settes på dagsordenen,
innen
syv
dager
før
fristen
for
innkalling
til
generalforsamling.
A shareholder has the right to have items included in the
agenda of the general meeting, provided that each such item
is forwarded in writing to the Board of Directors, together with
a draft resolution or a justification as to why the item should
be included in the agenda, at least seven days before the
time limit for submitting the notice.
Aksjeeiere
har
rett
til
å
ta
med
rådgiver

generalforsamlingen, og kan gi talerett til én rådgiver.
A shareholder may bring advisors to the general meeting and
let one advisor speak on his/her behalf.
En aksjeeier har rett til å fremsette forslag til beslutninger i
saker på dagsordenen.
A shareholder has the right to table draft resolutions for items
included in the agenda.
En aksjeeier har rett til å kreve at styremedlemmer og
daglig leder på generalforsamlingen gir tilgjengelige
opplysninger
om
forhold
som
kan
innvirke

bedømmelsen av (i) godkjennelsen av årsregnskapet og
årsberetningen, (ii) saker som er forelagt aksjeeierne til
avgjørelse,
og
(iii)
selskapets
økonomiske
stilling,
herunder virksomheten i andre selskaper som selskapet
deltar i, og andre saker som generalforsamlingen skal
A shareholder has the right to require that members of the
Board of Directors and the CEO in the general meeting
provide available information about matters which may affect
the assessment of (i) the approval of the annual accounts
and the annual report, (ii) items that are presented to the
shareholders for decision, and (iii) the company's financial
situation, including information about activities in other
companies in which the company participates, and other
behandle, med mindre de opplysninger som kreves, ikke
kan gis uten uforholdsmessig skade for selskapet.
matters to be discussed at the general meeting, unless the
requested information cannot be disclosed without causing
disproportionate harm to the company.
- - - - - - - -
Denne
innkallingen
med
vedlegg
og
andre
saksdokumenter, og gjeldende vedtekter, er tilgjengelig på
Selskapets hjemmeside www.hexagongroup.com.
This notice and the appendices and other relevant
documents, and Articles of Association, are available on the
Company's website www.hexagongroup.com.
I tråd med Selskapets vedtekter § 8, sendes ikke vedlegg
til innkallingen med post til aksjeeierne. Enhver aksjonær
kan dog kreve at vedleggene sendes vederlagsfritt til
vedkommende med post. Dersom en aksjeeier ønsker å få
tilsendt dokumentene, kan henvendelse rettes til Selskapet
på telefon: +47 70304450, eller ved å sende en forespørsel
per e-post til: [email protected].
In accordance with § 8 of the Company's articles of
association, appendices to the notice will not be sent by post
to the shareholders. A shareholder may nonetheless
demand to be sent the appendices by post free of charge. If
a shareholder wishes to have the documents sent to him,
such request can be addressed to the Company by way of
telephone:
+47
70304450,
or
by
e-mail
to:
[email protected].
Spørsmål kan rettes til Selskapets investorkontakt, Ingrid
Aarsnes per e-post: [email protected].
Questions may be emailed to Ingrid Aarsnes, VP IR & ESG
at [email protected].
* * * * * * * *
Vedlegg: Attachments:
1.
Påmeldingsskjema/møteseddel
2.
Fullmaktsskjema
1.
Attendance form
2.
Proxy form
* * * * * * * * * *
Ålesund, 7.april 2022 Aalesund, 7 April 2022
Med vennlig hilsen
for styret i Hexagon Composites ASA
Yours sincerely,
for the Board of Hexagon Composites ASA

_____________________________________

Knut Trygve Flakk Styrets leder / Chair of the Board

Ref.nr.: Pinkode:

Innkalling til ordinær generalforsamling

Ordinær generalforsamling i Hexagon Composites ASA avholdes 28. april 2022 kl. 12:30 i Selskapets lokaler i Korsegata 4B, Ålesund.

Aksjonæren er registrert med følgende antall aksjer ved innkalling: _______________________

Frist for registrering av påmelding, forhåndsstemmer, fullmakter og instrukser: 25 april 2022 kl. 12:00

Forhåndsstemme

Forhåndsstemme må gjøres elektronisk, via selskapets hjemmeside www.hexagongroup.com (bruk referansenummer og pin kode på denne blanketten), eller via Investortjenester. I Investortjenester velg Hendelser - Generalforsamling, klikk på ISIN. For tilgang til Investortjenester kan man enten bruke https://www.euronextvps.no/ eller gå via egen kontofører.

Registrering for deltakelse

Påmelding gjøres via selskapets hjemmeside www.hexagongroup.com eller via Investortjenester.

For påmelding via selskapets hjemmeside må referansenummer og pinkode på denne blanketten benyttes.

I Investortjenester velg Hendelser - Generalforsamling, klikk på ISIN. For tilgang til Investortjenester kan man enten bruke https://www.euronextvps.no/ eller gå via egen kontofører. Alternativt kan denne blanketten sendes til [email protected], eller per post til DNB Bank ASA, Verdipapirservice, Postboks 1600 Sentrum, 0021 Oslo.

Generalforsamlingen avholdes som et fysisk møte og vi oppfordrer aksjonærene til å enten forhåndsstemme, gi fullmakt eller delta fysisk.

Fullmakt uten stemmeinstruks for ordinær generalforsamling i Hexagon Composites ASA

Du kan gi fullmakt til en annen person til å stemme for dine aksjer.

Sted Dato Aksjeeiers underskrift

Ref.nr.: Pinkode:

Fullmakt gis elektronisk via selskapets hjemmeside www.hexagongroup.com eller via Investortjenester. For fullmakt via selskapets hjemmeside må referansenummer og pinkode på denne blanketten benyttes. I Investortjenester velg Hendelser - Generalforsamling, klikk på ISIN. For tilgang til Investortjenester kan man enten bruke https://www.euronextvps.no/

eller gå via egen kontofører Alternativt kan signert blankett sendes til [email protected], eller per post til DNB Bank ASA, Verdipapirservice, Postboks 1600 Sentrum, 0021 Oslo. Dersom aksjeeier som vil gi fullmakt er et selskap, skal signatur være i henhold til firmaattest. Blanketten må være datert og signert.

Undertegnede: ___________________________________________________________________

gir (om det ikke oppgis navn på fullmektigen, vil fullmakten anses gitt styrets leder, eller den han eller hun bemyndiger.)

Styrets leder (eller den han eller hun bemyndiger), eller

__________________________________ (fullmektigens navn med blokkbokstaver)

fullmakt til å delta og avgi stemme på ordinær generalforsamling 28. april 2022 i Hexagon Composites ASA for mine/våre aksjer.

Sted Dato Aksjeeiers underskrift (Undertegnes kun ved fullmakt)

Fullmakt med stemmeinstruks for ordinær generalforsamling i Hexagon Composites ASA

Dersom du ikke selv kan møte på generalforsamling, kan du benytte dette fullmaktsskjemaet for å gi stemmeinstruks til styrets leder eller den han eller hun bemyndiger. (Det er alternativt mulig å avgi forhåndsstemmer elektronisk, se eget punkt ovenfor.) Ved instruks til andre enn styrets leder, gir du en fullmakt uten stemmeinstruks, og avtaler direkte med din fullmektig hvordan det skal stemmes.

Fullmakter med stemmeinstruks til styrets leder kan ikke registreres elektronisk, og må sendes til [email protected] (skannet blankett), eller post til DNB Bank ASA, Verdipapirservice, Postboks 1600 Sentrum, 0021 Oslo. Blanketten må være mottatt senest 25 april 2022 kl. 12:00. Dersom aksjeeier som vil gi fullmakt med instruks er et selskap, skal signatur være i henhold til firmaattest

Blanketten må være datert og signert.

Undertegnede: __________________________________________________ Ref.nr.:

gir herved styrets leder (eller den han eller hun bemyndiger) fullmakt til å møte og avgi stemme på ordinær generalforsamling 28. april 2022 i Hexagon Composites ASA for mine/våre aksjer.

Stemmegivningen skal skje i henhold til instruksjon nedenfor. Dersom det ikke krysses av i rubrikken, vil dette anses som en instruks om å stemme i tråd med styrets og valgkomitéens anbefalinger. Dersom det blir fremmet forslag i tillegg til, eller som erstatning for forslaget i innkallingen, avgjør fullmektigen stemmegivningen. Dersom det er tvil om forståelsen av instruksen, vil fullmektigen kunne avstå fra å stemme.

Agenda ordinær generalforsamling 2022 For Mot Avstå
2. Valg av møteleder og person til å medundertegne protokollen
3. Godkjennelse av innkalling og dagsorden
4. Godkjennelse av årsregnskap og årsberetning for regnskapsåret 2021
5. Styrets redegjørelse for foretaksstyring
6. Styrets rapport om lønn og annen godtgjørelse til ledende ansatte
7. Godkjennelse av godtgjørelse til medlemmer av styret
8. Godkjennelse av godtgjørelse til medlemmer av valgkomiteen
9. Godkjennelse av godtgjørelse til revisor
10. Endring av vedtektene
11. Valg av medlemmer til styret
11.1 Katsunori Mori
11.2 Hans Petter Havdal
11.3 Liv Astri Hovem
11.4 Sam Gabbita
11.5 Liv Dingsør
12. Valg av medlemmer til valgkomiteen
12.1 Leif Arne Langøy (leder)
13. Styrefullmakt til å forhøye aksjekapitalen
13.1 i forbindelse med incentivprogram for ansatte
13.2 for generelle selskapsformål
14. Styrefullmakt til å erverve egne aksjer
14.1 for aksjebasert avlønning og aksjeincentivprogram for ansatte
14.2 for erverv av egne aksjer for etterfølgende sletting
14.3 for generelle selskapsformål

Sted Dato Aksjeeiers underskrift (undertegnes kun ved fullmakt med stemmeinstruks)

Ref no: PIN code:

Notice of Annual General Meeting

Meeting in Hexagon Composites ASA will be held on 28 April 2022 at 12:30 CEST at the Company's offices, Korsegata 4B, Aalesund, Norway

The shareholder is registered with the following amount of shares at summons: ___________________

Deadline for registration of attendance, advance votes, proxy or instructions: 25 April 2022 at 12:00 CEST

Advance votes

Advance votes may only be executed electronically, through the Company's website www.hexagongroup.com (use ref.nr and pin code on this form) or through VPS Investor Services. In Investor Services chose Corporate Actions - General Meeting, click on ISIN. Investor Services can be accessed either through https://www.euronextvps.no/ or your account operator.

Registration for attendance

Notice of attendance should be registered through the Company's website www.hexagongroup.com or through VPS Investor Services. For notification of attendance through the Company's website, the reference number and pin code on this form must be stated. In VPS Investor Services chose Corporate Actions - General Meeting, click on ISIN. Investor Services can be accessed either through https://www.euronextvps.no/ or your account operator. If you are not able to register this electronically, you may send by e-mail to [email protected], or by regular Mail to DNB Bank ASA, Registrars Department, P.O.Box 1600 Centrum, 0021 Oslo, Norway.

This is a physical meeting, and we encourage shareholders to either participate by advance votes, proxy or physically.

Place Date Shareholder's signature
Proxy without voting instructions for Annual General Meeting of Hexagon Composites ASA
Proxy to another individual to vote for your shares.
Ref no: PIN code:
Proxy should be registered through the Company's website www.hexagongroup.com or through VPS Investor Services.
For granting proxy through the Company's website, the reference number and pin code on this form must be used.
In VPS Investor Services chose Corporate Actions - General Meeting, click on ISIN. Investor Services can be accessed either through
https://www.euronextvps.no/ or your account operator. If you are not able to register this electronically, you may send by E-mail to [email protected], or by
regular Mail to DNB Bank ASA, Registrars Department, P.O.Box 1600 Centrum, 0021 Oslo, Norway. If the shareholder is a Company, the signature
must be according to the Company's Certificate of Registration. The Proxy must be dated and signed to be valid.
The undersigned: ___________
hereby grants (if you do not state the name the proxy holder, the proxy will be given to the Chair of the Board of Directors)
the Chair of the Board of Directors (or a person authorised by him or her), or
_________
(Name of proxy holder in capital letters)
proxy to attend and vote for my/our shares at the Annual General Meeting of Hexagon Composites ASA on 28 April 2022.

Place Date Shareholder's signature (only for granting proxy)

Proxy with voting instructions for Annual General Meeting in Hexagon Composites ASA

You must use this proxy form to give voting instructions to Chair of the Board of Directors or the person authorised by him or her. (Alternatively, you may vote electronically in advance, see separate section above.) For Instruction to other than Chair of the Board, give a proxy without voting instructions and agree directly with the proxy holder how voting should be executed.

Proxies with voting instructions can only be registered by DNB, and must be sent to [email protected] (scanned form) or by regular Mail to DNB Bank ASA, Registrars' Department, P.O.Box 1600 Centrum, 0021 Oslo, Norway. The form must be received by DNB Bank ASA, Registrars' Department no later than 25 April 2022 at 12:00 CET. If the shareholder is a Company, the signature must be according to the Company's Certificate of Registration.

The Proxy with voting instructions must be dated and signed to be valid.

The undersigned: ________________________________________________________ Ref no:

hereby grants the Chair of the Board of Directors (or the person authorised by him or her) proxy to attend and vote for my/our shares at the Annual General Meeting of Hexagon Composites ASA on 28 April 2022.

The votes shall be exercised in accordance with the instructions below. If the sections for voting are left blank, this will be counted as an instruction to vote in accordance with the Board's and Nomination Committee's recommendations. However, if any motions are made from the attendees in addition to or in replacement of the proposals in the Notice, the proxy holder may vote at his or her discretion. If there is any doubt as to how the instructions should be understood, the proxy holder may abstain from voting.

Agenda for the Annual General Meeting 2022 For Against Abstention
2. Election of chairperson of the meeting and one person to sign the minutes together with the chair
3. Approval of the notice of the meeting and the agenda
4. Approval of the annual accounts and the annual report for 2021
5. The Board's report on corporate governance
6. The Board's report on salary and other remuneration of executive management
7. Approval of remuneration to the board of directors
8. Approval of remuneration to the members of the nomination committee
9. Approval of the auditor's fees
10. Amendment to the articles of association
11. Election of board members
11.1 Katsunori Mori
11.2 Hans Petter Havdal
11.3 Liv Astri Hovem
11.4 Sam Gabbita
11.5 Liv Dingsør
12. Election of nomination committee members
12.1 Leif Arne Langøy (chair)
13. Board proxy to increase the share capital
13.1 for incentive arrangements for the Company's employees
13.2 for general corporate purposes
14. Board proxy to acquire own shares
14.1 For share-based remuneration and share incentive programs for employees,
14.2 for the purpose of subsequent deletion of shares by reduction of the registered share capital
14.3 For general corporate purposes.

Place Date Shareholder's signature (Only for granting proxy with voting instructions)