AI assistant
Hexagon Composites — AGM Information 2022
Apr 7, 2022
3619_rns_2022-04-07_c2cbe8b1-5bb0-4630-a034-257c9ff1e10d.pdf
AGM Information
Open in viewerOpens in your device viewer

| Til aksjeeierne i Hexagon Composites ASA: | To the shareholders of Hexagon Composites ASA: | |||
|---|---|---|---|---|
| INNKALLING TIL ORDINÆR GENERALFORSAMLING I HEXAGON COMPOSITES ASA |
NOTICE OF ANNUAL GENERAL MEETING IN HEXAGON COMPOSITES ASA |
|||
| (Denne innkallingen er utferdiget både på norsk og engelsk. I tilfelle av uoverensstemmelse mellom de to versjonene, skal den norske versjonen ha forrang.) |
(This notice has been prepared both in the Norwegian and the English language. In case of discrepancies between the two versions, the Norwegian version shall prevail.) |
|||
| Styret innkaller herved til ordinær generalforsamling i Hexagon Composites ASA ("Selskapet"): |
The Board of Directors hereby gives notice of the Annual General Meeting in Hexagon Composites ASA (the "Company"): |
|||
| Tid: | Torsdag 28. april 2022 kl. 12:30 | Time: Thursday 28 April 2022 at 12:30 (CEST) |
||
| Sted: | Selskapets lokaler i Korsegata 4B, N-6002 Ålesund, Norge |
Place: The Company`s office at Korsegata 4B, N-6002 Aalesund, Norway |
||
| Denne innkallingen og tilhørende dokumenter er også tilgjengelig på Selskapets internettsider: www.hexagongroup.com. |
This notice and the accompanying documents may also be found at the Company's web pages: www.hexagongroup.com. |
|||
| Styret har foreslått følgende dagsorden: | The Board has proposed the following agenda: | |||
| 1. ÅPNING AV MØTET VED STYRETS LEDER OG REGISTRERING AV FREMMØTTE AKSJEEIERE OG FULLMAKTER |
1. OPENING OF THE MEETING BY THE CHAIRMAN OF THE BOARD AND REGISTRATION OF ATTENDING SHAREHOLDERS AND PROXIES |
|||
| (Ingen avstemning.) | (No voting.) | |||
| 2. VALG AV MØTELEDER OG EN PERSON TIL Å SIGNERE PROTOKOLLEN SAMMEN MED MØTELEDER |
2. ELECTION OF CHAIRPERSON OF THE MEETING AND ONE PERSON TO SIGN THE MINUTES TOGETHER WITH THE CHAIR |
|||
| Styret foreslår at styrets leder, Knut Trygve Flakk, velges som møteleder, og at møteleder foreslår en person til å medundertegne protokollen sammen med møteleder. |
The Board of Directors proposes that the Chair of the Board, Knut Trygve Flakk, is elected as chairperson of the meeting, and that the chairperson suggests a person to co-sign the minutes together with the chairperson of the meeting. |
|||
| 3. GODKJENNELSE AV INNKALLING OG DAGSORDEN |
3. APPROVAL OF NOTICE OF MEETING AND THE AGENDA |
|||
| Styret foreslår at generalforsamlingen fatter følgende vedtak: |
The Board of Directors proposes that the general meeting makes the following resolution: |
|||
| "Innkalling og dagsorden ble godkjent." | "The notice of meeting and the agenda were approved." | |||
| 4. GODKJENNELSE AV ÅRSREGNSKAP OG ÅRSBERETNING FOR 2021 |
4. APPROVAL OF THE ANNUAL ACCOUNTS AND THE ANNUAL REPORT FOR 2021 |
|||
| Selskapets årsregnskap for regnskapsåret 2021, herunder konsernregnskap og styrets årsberetning samt revisors beretning er gjort tilgjengelig på |
The Company's annual accounts for the financial year 2021, including the group's annual accounts and the Board of Directors report, are, together with the auditor's report, made available at the Company's website |
Selskapets hjemmeside https://hexagongroup.com i henhold til vedtektene § 8.
Styret foreslår at generalforsamlingen fatter følgende vedtak:
"Årsregnskap og årsberetning for 2021 for Hexagon Composites ASA ble godkjent."
5. STYRETS REDEGJØRELSE FOR FORETAKSSTYRING
I henhold til bestemmelsen i regnskapsloven § 3-3b har styret forberedt en redegjørelse for prinsipper og praksis vedrørende foretaksstyring (eierstyring og selskapsledelse). I samsvar med allmennaksjeloven § 5-6 (5) skal generalforsamlingen behandle denne redegjørelsen.
Redegjørelsen for foretaksstyring er inntatt i årsrapporten, som er tilgjengelig på Selskapets internettsider: www.hexagongroup.com.
Det skal ikke stemmes over redegjørelsen på generalforsamlingen.
6. STYRETS RAPPORT OM LØNN OG ANNEN GODTGJØRELSE TIL LEDENDE ANSATTE
Styret har i samsvar med bestemmelsen i allmennaksjeloven § 6-16b utarbeidet en rapport om lønn og annen godtgjørelse til ledende ansatte. Rapporten er gjort tilgjengelig på Selskapets hjemmesider https://hexagongroup.com i henhold til vedtektene § 8. Rapporten er gjenstand for en rådgivende avstemning fra generalforsamlingen.
Styret foreslår at generalforsamlingen treffer følgende vedtak:
"Styrets rapport om lønn og annen godtgjørelse til daglig leder og andre ledende ansatte godkjennes."
7. GODKJENNELSE AV GODTGJØRELSE TIL MEDLEMMER AV STYRET
Valgkomiteens innstilling finnes på Selskapets internettsider https://hexagongroup.com, i samsvar med vedtektenes § 8. Eventuelle oppdateringer vil også legges på Selskapets internettsider. Valgkomiteen foreslår at generalforsamlingen fatter følgende vedtak:
"Styrehonorar: Styrehonorar for regnskapsåret 2021 og frem til generalforsamlingen 2023, utbetales som følger:
| - Styrets leder: | NOK 621 000. |
|---|---|
| - Styrets nestleder: | NOK 362 250. |
| - Styremedlemmer: | NOK 310 500. |
https://hexagongroup.com, in accordance with section 8 of the articles of association.
The Board of Directors proposes that the general meeting makes the following resolution:
"The annual accounts and the Board of directors' report for 2021 for Hexagon Composites ASA were approved."
5. THE BOARD'S REPORT ON CORPORATE GOVERNANCE
In accordance with the Accounting Act Section 3-3b, the Board has prepared a statement on principles and practises with regard to corporate governance. Pursuant to Section 5-6 (5) of the Norwegian Public Limited Liability Companies Act, the general meeting shall consider this statement.
The statement on corporate governance is included in the Annual Report, which may be found at the Company's web pages: www.hexagongroup.com.
The statement is not subject to the general meeting's vote.
6. THE BOARD'S REPORT ON SALARY AND OTHER REMUNERATION OF EXECUTIVE MANAGEMENT
The Board of Directors has, in accordance with the Norwegian Public Limited Liability Companies Act (the "Act") section 6-16b, prepared a report on salary and other remuneration for executive management. The report is made available at the Company's website https://hexagongroup.com, in accordance with section 8 of the articles of association. The report is subject to an advisory vote by the general meeting.
The Board of Directors proposes that the general meeting adopts the following resolution:
"The Board of directors' report on salary and other remuneration to executive management is approved."
7. APPROVAL OF REMUNERATION TO THE BOARD OF DIRECTORS
The Nomination Committee's recommendation is available at the Company's website https://hexagongroup.com, in accordance with section 8 of the articles of association. Any updates to the recommendation will also be made available on the Company's website. The Nomination Committee suggests that the general meeting decides as follows:
"The Board of Directors' remuneration:
The Board of Directors' remuneration for the financial year 2021 and up to the Annual General Meeting in 2023 is payable as follows:
| - Chair of the Board: | NOK 621 000. |
|---|---|
| - Deputy Chair: | NOK 362 250. |
| - Board Members: | NOK 310 500. |
| Styreutvalg: Honorarer til medlemmer av styreutvalg for regnskapsåret 2021 og frem til generalforsamlingen 2023, fastsettes til: |
The Board's Committees: The Board's Committees' remuneration for the financial year 2021 and up to the Annual General Meeting in 2023 is set at: |
|---|---|
| - Ledere av styreutvalg: NOK 62 100. - Utvalgsmedlemmer: NOK 41 400." |
- Chair of the Board's Committees: NOK 62 100. - Committee Members: NOK 41 400." |
| 8. GODKJENNELSE AV GODTGJØRELSE TIL MEDLEMMER AV VALGKOMITEEN |
8. APPROVAL OF REMUNERATION TO THE MEMBERS OF THE NOMINATION COMMITTEE |
| Valgkomiteen foreslår at generalforsamlingen beslutter følgende vedtak, jf. innstillingen fra valgkomiteen: |
The Nomination Committee suggests that the general meeting decides as follows, cf. the recommendation from the Nomination Committee: |
| "Valgkomiteens godtgjørelse for regnskapsåret 2021 og frem til generalforsamlingen 2023, fastsettes til følgende: |
"The remuneration to the Nomination Committee for the financial year of 2021 and up to the Annual General Meeting in 2023 is payable as follows: |
| - Leder: NOK 62 100. - Medlemmer: NOK 41 400." |
- Chair: NOK 62 100. - Members: NOK 41 400." |
| 9. GODKJENNELSE AV GODTGJØRELSE TIL REVISOR |
9. APPROVAL OF THE AUDITOR'S FEES |
| Styret foreslår at generalforsamlingen fatter følgende vedtak: |
The Board of Directors proposes that the general meeting makes the following resolution: |
| "Generalforsamlingen godkjenner revisors honorar for revisjon og revisjonsrelaterte tjenester for regnskapsåret 2021 etter regning." |
"The general meeting approves the auditor's fees for audit and audit related services for the financial year 2021 in accordance with invoice." |
| 10. ENDRING AV VEDTEKTENE | 10. AMENDMENT TO THE ARTICLES OF ASSOCIATION |
| I henhold til § 5 i selskapets vedtekter skal styret bestå av mellom 4 og 6 medlemmer. Selskapet og valgkomiteen er av den oppfatning at dette ikke gir tilstrekkelig fleksibilitet mht. sammensetning av styret. |
According to section 5 in the Company's articles of association, the board of directors shall constitute of between 4 and 6 members. The Company and the Nomination Committee is of the view that this does not provide the required flexibility in relation to board composition. |
| På det grunnlag foreslår styret at generalforsamlingen fatter følgende vedtak: |
On that basis, the Board of Directors proposes that the general meeting makes the following resolution: |
| "Vedtektenes punkt 5 endres og skal lyde: "Selskapets styre skal ha inntil 8 medlemmer etter generalforsamlingens beslutning."" |
"Article 5 of the articles of association is amended and shall read: "The Company's board of directors shall have up to 8 members, according to the decision of the general meeting." |
| 11. VALG AV MEDLEMMER TIL STYRET | 11. ELECTION OF BOARD MEMBERS |
| Selskapets styre er i dag sammensatt som følger: | The Board currently consists of the following members: |
| - Knut Trygve Flakk, styreleder - Kristine Landmark, nestleder - Katsunori Mori, styremedlem - Hans Peter Havdal, styremedlem - Liv Astri Hovem, styremedlem |
- Knut Trygve Flakk, Chair of the Board - Kristine Landmark, Deputy Chair - Katsunori Mori, Board Member - Hans Peter Havdal, Board Member - Liv Astri Hovem, Board Member |
| Følgende styremedlemmer er på valg: | The following Board members are up for election: |
| - Katsunori Mori, styremedlem - Hans Peter Havdal, styremedlem - Liv Astri Hovem, styremedlem |
- Katsunori Mori, Board Member - Hans Peter Havdal, Board Member - Liv Astri Hovem, Board Member |
| Valgkomiteens har evaluert antall styremedlemmer og anbefaler å utvide styret med to nye medlemmer. Valgkomiteen har vurdert viktigheten av ytterligere kompetanse og erfaring innen digitalisering og det Nord Amerikanske markedet. |
The nomination committee has evaluated the number of members of the Board and will recommend increasing the Board with two new members. The nomination committee has in this considered the need for additional experience and competence within digitalization and the North American market. |
|---|---|
| Basert på det ovenstående, foreslår Valgkomiteen at Liv Dingsør og Sam Gabbita blir valgt inn som nye medlemmer av styret. |
Based on the above, the nomination committee recommends Liv Dingsør and Sam Gabbita to be elected as new members of the board. |
| Valgkomiteens innstilling finnes på Selskapets internettsider https://hexagongroup.com, i samsvar med vedtektenes § 8. Eventuelle oppdateringer vil også legges på Selskapets internettsider. |
The Nomination Committee's recommendation is available available at the Company's website https://hexagongroup.com, in accordance with section 8 of the articles of association. Any updates to the recommendation will also be made available on the Company's website. |
| Valgkomiteen foreslår at generalforsamlingen treffer følgende vedtak: |
The Nomination Committee suggests that the general meeting makes the following resolution: |
| "Katsunori Mori gjenvelges som styremedlem for en periode på 2 år." "Hans Peter Havdal gjenvelges som styremedlem for |
"Katsunori Mori is re-elected as Board Member for a period of 2 years." "Hans Peter Havdal is re-elected as Board Member for |
| en periode på 2 år." "Liv Astri Hovem gjenvelges som styremedlem for en periode på 2 år." |
a period of 2 years." "Liv Astri Hovem is re-elected as Board Member for a period of 2 years." "Sam Gabbita to be elected as Board Member for a |
| "Sam Gabbita velges som styremedlem for en periode på 2 år." "Liv Dingsør velges som styremedlem for en periode på 2 år." |
period of 2 years." "Liv Dingsør to be elected as Board Member for a period of 2 years." |
| 12. VALG AV MEDLEMMER TIL VALGKOMITEEN | 12. ELECTION OF NOMINATION COMMITTEE MEMBERS |
| Selskapet har i dag følgende sammensetning av valgkomiteen: |
The Company has at present the following Nomination Committee: |
| - Walter Hafslo Qvam, leder - Leif Arne Langøy, medlem - Knut Trygve Flakk, medlem |
- Walter Hafslo Qvam, Chair - Leif Arne Langøy, Member - Knut Trygve Flakk, Member |
| Følgende medlem av valgkomiteen er på valg: | The following nomination committee member is up for election: |
| - Leif Arne Langøy, medlem | - Leif Arne Langøy, member |
| Valgkomiteens innstilling finnes på Selskapets internettsider https://hexagongroup.com, i samsvar med vedtektenes § 8. Eventuelle oppdateringer vil også legges på Selskapets internettsider. Valgkomiteen foreslår at generalforsamlingen treffer følgende vedtak: |
The Nomination Committee's recommendation is available at the Company's website https://hexagongroup.com, in accordance with section 8 of the articles of association. The Nomination Committee suggests that the general meeting makes the following resolution: |
| "Leif Arne Langøy gjenvelges som medlem av komiteen for en periode på to år." |
"Leif Arne Langøy is re-elected as member of the committee for a period of two years." |
| 13. STYREFULLMAKT TIL Å FORHØYE AKSJEKAPITALEN |
13. BOARD PROXY TO INCREASE THE SHARE CAPITAL |
connection with incentive schemes for employees. This
incentivordninger til Selskapets ansatte. Denne
fullmakten utløper ved avholdelse av årets ordinære generalforsamling. Styret anser det hensiktsmessig å fortsatt ha anledning til å kunne utstede aksjer i situasjoner der dette anses å være i Selskapets og aksjonærenes beste interesse, herunder for å oppfylle Selskapets forpliktelser overfor ansatte etter incentivordninger, og ber derfor om at generalforsamlingen utsteder en ny fullmakt til utstedelse av aksjer.
Styret foreslår på ovennevnte bakgrunn at generalforsamlingen treffer følgende vedtak:
"Styret gis fullmakt til å øke aksjekapitalen med inntil NOK 2,016,195 gjennom en eller flere aksjekapitalutvidelser.
Fullmakten skal kunne anvendes for et eller flere av følgende formål:
- (i) incentivordninger til Selskapets ansatte, og/eller
- (ii) For generelle selskapsformål, herunder investeringer, oppkjøp og fusjoner.
Styret skal fastsette tegningsvilkårene og øvrige vilkår.
Styrets beslutning om kapitalforhøyelse i henhold til fullmakten er betinget av et enstemmig styrevedtak. Fullmakten omfatter kapitalforhøyelse mot innskudd i andre eiendeler enn penger eller rett til å pådra selskapet særlige plikter. Fullmakten omfatter beslutning om fusjon. Fullmakten kan også benyttes i de tilfeller som er nevnt i verdipapirhandelloven § 6-17 (2).
Eksisterende aksjonærers fortrinnsrett til å tegne aksjer vil kunne bli fraveket av styret i forbindelse med utstedelser etter denne fullmakten.
Fullmakten skal gjelde frem til Selskapets ordinære generalforsamling i 2023, dog senest 30. juni 2023.
Denne fullmakten erstatter alle tidligere styrefullmakter til å utstede aksjer."
14. STYREFULLMAKT TIL Å ERVERVE EGNE AKSJER
I henhold til allmennaksjeloven § 9-4 kan styret gis fullmakt til erverv av Selskapets egne aksjer. En slik fullmakt medfører bl.a. at Selskapet kan benytte egne aksjer som oppgjør i forbindelse med incentivprogrammer, samt for helt eller delvis oppgjør i forbindelse med erverv av virksomheter. Eksisterende fullmakt utløper på datoen for den ordinære generalforsamlingen. Styret foreslår derfor at fullmakten fornyes.
Styret foreslår at generalforsamlingen gir styret fullmakt til å erverve Selskapets egne aksjer med samlet pålydende verdi tilsvarende inntil 10 % av Selskapets aksjekapital. Egne aksjer ervervet av authorization will expire at the conclusion of the annual general meeting. The Board considers it beneficial to continue to be able to issue shares in situations where this is considered to be in the Company's and the shareholders' best interests, including to fulfil obligations towards employees under incentive programs, and therefore asks that the general meeting grants a new authorization to issue shares.
On this basis the Board proposes that the general meeting makes the following resolution:
"The Board is granted the authority to increase the share capital by up to NOK 2,016,195 in one or more issuances.
The authorization may be used for one or more of the following purposes:
- (i) Incentive arrangements for the Company's employees, and/or
- (ii) For general corporate purposes, including investments, merger and acquisitions.
The Board shall determine the subscription terms and other conditions.
The Board's decision to increase the share capital according to the proxy must be unanimous. The authorization comprises capital increase by non-cash payment or rights to charge the company with special obligations. The authorization comprises resolutions regarding mergers. The authorisation may also be used in the events described in the Norwegian Securities Trading Act Section 6-17 (2).
Existing shareholder's preferential rights to subscribe for shares may be waived by the Board pursuant to this authority.
The authorisation shall be valid until the Company's ordinary general meeting in 2023, though no longer than until 30 June 2023.
This proxy replaces all previous board authorisations to issue shares."
14. BOARD PROXY TO ACQUIRE OWN SHARES
According to the Public Limited Companies Act Section 9-4, the Board of Directors may be authorized to acquire shares in the Company. Such authorization will enable the Company i.a. to use own shares as settlement in incentive schemes and as consideration in connection with acquisition of businesses. The existing authorization expires at the time of the annual general meeting. The Board therefore proposes that the authorization is renewed.
The Board proposes that the General Meeting gives the board authorisation to acquire shares in the Company with a total nominal value corresponding to 10 % of the Company's registered share capital. Treasury shares Selskapet skal kunne brukes (i) i forbindelse med aksjebasert betaling og aksjeincentivprogram for ansatte, (ii) for etterfølgende sletting av aksjer ved nedskriving av aksjekapitalen eller (iii) for generelle selskapsformål.
Styret foreslår at generalforsamlingen treffer følgende vedtak:
"1. Selskapets styre tildeles fullmakt til å erverve selskapets egne aksjer, i en eller flere omganger, med samlet pålydende verdi på inntil 10% av Selskapets aksjekapital til enhver tid.
2. Fullmakten kan brukes for følgende formål:
- (i) For aksjebasert avlønning og aksjeincentivprogram for ansatte,
- (ii) For erverv av egne aksjer for etterfølgende sletting,
- (iii) For generelle selskapsformål.
3. Den laveste og høyeste kjøpesum som skal betales for aksjene som kan erverves i henhold til fullmakten er henholdsvis NOK 5 og NOK 500. Styret står for øvrig fritt med hensyn til på hvilken måte erverv og avhendelse av egne aksjer skal skje.
4. Fullmakten skal gjelde frem til Selskapets ordinære generalforsamling i 2023, dog senest 30. juni 2023."
AKSJEEIERNES RETTIGHETER, DELTAKELSE OG FULLMAKT
Alle aksjonærer har rett til å delta på Selskapets generalforsamlinger ved oppmøte, ved fullmakt eller elektronisk. Ved ønske om elektronisk deltagelse, vennligst kontakt Selskapet på +47 70304450 eller per epost til: [email protected].
Aksjonærer oppfordres til å foreta elektronisk påmelding ved fullmakt via Investortjenester eller via Selskapets hjemmeside www.hexagongroup.com. Alternativt bes aksjonærer om å fylle ut og returnere vedlagte møteseddel eller fullmaktsskjema til e-post: [email protected] eller postadresse: Hexagon Composites ASA c/o DNB ASA, Verdipapirservice, Postboks 1600 Sentrum, 0021 Oslo innen 25. april 2022 kl. 12:00 CET. Melding om oppmøte er vedlagt. Manglende oppmøtemelding kan medføre nekting av adgang til generalforsamlingen, jf vedtektenes § 8.
Aksjeeiere kan avgi direkte forhåndsstemme i hver enkelt sak elektronisk via Investortjenester eller via Selskapets hjemmeside www.hexagongroup.com. Frist for å
obtained by the Company may be used (i) in connection with share program for employees, (iii) for the purpose of subsequent deletion of shares by reduction of the registered share capital or (iii) for general corporate purposes.
The Board proposes that the general meeting makes the following resolution:
"1. The Board of Directors is given authorisation to acquire shares in the Company, on one or several occasions, up to a total nominal value not exceeding 10% of the share capital at any given time.
2. The power of attorney may be used for the following purposes:
- (i) For share based remuneration and share incentive programs for employees,
- (ii) for the purpose of subsequent deletion of shares by reduction of the registered share capital or
- (iii) For general corporate purposes.
3. The lowest and the highest price that can be paid for the shares according to the authorization are NOK 5 and NOK 500 respectively. As to how the shares are acquired or disposed of, the Board will decide at their own discretion.
4. The authorization shall be valid until the Company's ordinary general meeting in 2023, though no longer than until 30 June 2023."
* * * * * * * *
SHAREHOLDER'S RIGHTS, PARTICIPATION AND PROXY
Any shareholder may attend the Company's General Meetings in person, by proxy or electronically. If electronic participation is desired, please contact the Company by telephone: +47 70304450, or by e-mail to: [email protected].
Shareholders are encouraged to notify their attendance electronically by proxies through "Investor Services", or online at the Company's website www.hexagongroup.com. Alternatively, shareholders are requested to fill in and return the attached notice of attendance or proxy by email: [email protected], or by post to: Hexagon Composites ASA c/o DNB ASA, Verdipapirservice, P.O. Box 1600 Sentrum, 0021 Oslo within 25 April 2022 at 12:00 CET. An attendance slip is appended. Failure to notify attendance may lead to denial of access to the General Meeting.
Shareholders may cast a direct advance vote on each item of business electronically through "Investor Services", or through the Company's website www.hexagongroup.com.
| forhåndsstemme er 25. april 2022 kl. 12:00 CET. Inntil utløpet av fristen kan avgitte forhåndsstemmer endres eller trekkes tilbake. Dersom en aksjeeier velger å møte på generalforsamlingen enten selv eller ved fullmektig, anses avgitte forhåndsstemmer trukket tilbake. |
The deadline for casting advance votes is 25 April 2022 at 12:00 CET. Until the deadline expires, votes cast in advance may be changed or retracted. If a shareholder chooses to attend the Annual General Meeting, either in person or by proxy, any votes cast in advance are deemed to have been retracted. |
|---|---|
| Aksjonærer som ønsker å la seg representere ved fullmektig kan gi fullmakt til en navngitt person eller til styrets leder. Vennligst benytt vedlagte fullmaktsskjema. Fullmakten må være skriftlig, datert og underskrevet. Legitimasjon for fullmektig og aksjonær, og eventuelt firmaattest dersom aksjeeier er en juridisk person, må følge fullmakten. |
Shareholders wishing to be represented by a proxy holder may grant proxy to a named person or to the Chair of the Board. Please use the attached proxy form. The proxy must be in writing, dated and signed. Identity papers of both the proxy and the shareholder, and a certificate of registration if the shareholder is a corporate body, must be enclosed with the proxy form. |
| Hexagon Composites ASA er et norsk allmennaksjeselskap underlagt norsk lovgivning, herunder blant annet allmennaksjeloven og verdipapirhandelloven. Selskapet har per dato for denne innkallingen utstedt 201 619 712 aksjer, og hver aksje har én stemme. Aksjene har også for øvrig like rettigheter. Selskapet har per dato for denne innkallingen en beholdning på 693 270 egne aksjer som det ikke kan avgis stemmer for. |
Hexagon Composites ASA is a Norwegian public limited company governed by Norwegian law, including the Public Limited Companies Act and the Securities Trading Act. As of the date of this notice, the Company has issued 201 619 712 shares, each of which represents one vote. The shares also confer equal rights in all other respects. As of the date of this notice, the Company has 693 270 treasury shares which will not be voted for. |
| Aksjeeier har rett til å avgi stemme for det antall aksjer vedkommende eier, og som er registrert i verdipapirsentralen (VPS) på tidspunktet for generalforsamlingen. Dersom en aksjeeier har ervervet aksjer og ikke fått ervervet registrert i VPS på tidspunktet for generalforsamlingen, kan stemmerettigheter for de transporterte aksjene kun utøves dersom ervervet er meldt VPS og blir godtgjort på generalforsamlingen. |
Shareholders are entitled to vote for the number of shares they each own, and that are registered with the Norwegian Central Securities Depository (VPS) at the date of the General Meeting. If a shareholder has acquired shares and not been able to have them registered in VPS at the time of the General Meeting, the voting rights for the transferred shares may only be exercised if the acquisition has been reported to the VPS and documentary evidence thereof is presented at the General Meeting. |
| Dersom aksjer er registrert i VPS på en forvalter, jf. allmennaksjeloven § 4-10, og den reelle aksjeeieren ønsker å avgi stemmer for sine aksjer, må den reelle aksjeeieren omregistrere aksjene på en separat VPS konto i den reelle aksjeeierens navn forut for avholdelse av generalforsamlingen. Beslutninger om stemmerett for aksjeeiere og fullmektiger treffes av møteåpner, hvis beslutning kan omgjøres av generalforsamlingen med alminnelig flertall. |
If shares are registered by a nominee in the VPS register, cf. section 4-10 of the Norwegian Public Limited Companies Act, and the beneficial shareholder wishes to vote for his/her shares, then the beneficial shareholder must re-register the shares in a separate VPS account in his/her own name prior to the general meeting. Decisions regarding voting rights for shareholders and proxy holders are made by the person opening the meeting, whose decisions may be reversed by the general meeting by simple majority vote. |
| En aksjeeier har rett til å få behandlet spørsmål i generalforsamlingen som vedkommende melder skriftlig til styret sammen med et forslag til beslutning eller en begrunnelse for at spørsmålet settes på dagsordenen, innen syv dager før fristen for innkalling til generalforsamling. |
A shareholder has the right to have items included in the agenda of the general meeting, provided that each such item is forwarded in writing to the Board of Directors, together with a draft resolution or a justification as to why the item should be included in the agenda, at least seven days before the time limit for submitting the notice. |
| Aksjeeiere har rett til å ta med rådgiver på generalforsamlingen, og kan gi talerett til én rådgiver. |
A shareholder may bring advisors to the general meeting and let one advisor speak on his/her behalf. |
| En aksjeeier har rett til å fremsette forslag til beslutninger i saker på dagsordenen. |
A shareholder has the right to table draft resolutions for items included in the agenda. |
| En aksjeeier har rett til å kreve at styremedlemmer og daglig leder på generalforsamlingen gir tilgjengelige opplysninger om forhold som kan innvirke på bedømmelsen av (i) godkjennelsen av årsregnskapet og årsberetningen, (ii) saker som er forelagt aksjeeierne til avgjørelse, og (iii) selskapets økonomiske stilling, herunder virksomheten i andre selskaper som selskapet deltar i, og andre saker som generalforsamlingen skal |
A shareholder has the right to require that members of the Board of Directors and the CEO in the general meeting provide available information about matters which may affect the assessment of (i) the approval of the annual accounts and the annual report, (ii) items that are presented to the shareholders for decision, and (iii) the company's financial situation, including information about activities in other companies in which the company participates, and other |
| behandle, med mindre de opplysninger som kreves, ikke kan gis uten uforholdsmessig skade for selskapet. |
matters to be discussed at the general meeting, unless the requested information cannot be disclosed without causing disproportionate harm to the company. |
||
|---|---|---|---|
| - - - - | - - - - | ||
| Denne innkallingen med vedlegg og andre saksdokumenter, og gjeldende vedtekter, er tilgjengelig på Selskapets hjemmeside www.hexagongroup.com. |
This notice and the appendices and other relevant documents, and Articles of Association, are available on the Company's website www.hexagongroup.com. |
||
| I tråd med Selskapets vedtekter § 8, sendes ikke vedlegg til innkallingen med post til aksjeeierne. Enhver aksjonær kan dog kreve at vedleggene sendes vederlagsfritt til vedkommende med post. Dersom en aksjeeier ønsker å få tilsendt dokumentene, kan henvendelse rettes til Selskapet på telefon: +47 70304450, eller ved å sende en forespørsel per e-post til: [email protected]. |
In accordance with § 8 of the Company's articles of association, appendices to the notice will not be sent by post to the shareholders. A shareholder may nonetheless demand to be sent the appendices by post free of charge. If a shareholder wishes to have the documents sent to him, such request can be addressed to the Company by way of telephone: +47 70304450, or by to: [email protected]. |
||
| Spørsmål kan rettes til Selskapets investorkontakt, Ingrid Aarsnes per e-post: [email protected]. |
Questions may be emailed to Ingrid Aarsnes, VP IR & ESG at [email protected]. |
||
| * * * * | * * * * | ||
| Vedlegg: | Attachments: | ||
| 1. Påmeldingsskjema/møteseddel 2. Fullmaktsskjema |
1. Attendance form 2. Proxy form |
||
| * * * * * | * * * * * | ||
| Ålesund, 7.april 2022 | Aalesund, 7 April 2022 | ||
| Med vennlig hilsen for styret i Hexagon Composites ASA |
Yours sincerely, for the Board of Hexagon Composites ASA |
_____________________________________
Knut Trygve Flakk Styrets leder / Chair of the Board

Ref.nr.: Pinkode:
Innkalling til ordinær generalforsamling
Ordinær generalforsamling i Hexagon Composites ASA avholdes 28. april 2022 kl. 12:30 i Selskapets lokaler i Korsegata 4B, Ålesund.
Aksjonæren er registrert med følgende antall aksjer ved innkalling: _______________________
Frist for registrering av påmelding, forhåndsstemmer, fullmakter og instrukser: 25 april 2022 kl. 12:00
Forhåndsstemme
Forhåndsstemme må gjøres elektronisk, via selskapets hjemmeside www.hexagongroup.com (bruk referansenummer og pin kode på denne blanketten), eller via Investortjenester. I Investortjenester velg Hendelser - Generalforsamling, klikk på ISIN. For tilgang til Investortjenester kan man enten bruke https://www.euronextvps.no/ eller gå via egen kontofører.
Registrering for deltakelse
Påmelding gjøres via selskapets hjemmeside www.hexagongroup.com eller via Investortjenester.
For påmelding via selskapets hjemmeside må referansenummer og pinkode på denne blanketten benyttes.
I Investortjenester velg Hendelser - Generalforsamling, klikk på ISIN. For tilgang til Investortjenester kan man enten bruke https://www.euronextvps.no/ eller gå via egen kontofører. Alternativt kan denne blanketten sendes til [email protected], eller per post til DNB Bank ASA, Verdipapirservice, Postboks 1600 Sentrum, 0021 Oslo.
Generalforsamlingen avholdes som et fysisk møte og vi oppfordrer aksjonærene til å enten forhåndsstemme, gi fullmakt eller delta fysisk.
Fullmakt uten stemmeinstruks for ordinær generalforsamling i Hexagon Composites ASA
Du kan gi fullmakt til en annen person til å stemme for dine aksjer.
Sted Dato Aksjeeiers underskrift
Ref.nr.: Pinkode:
Fullmakt gis elektronisk via selskapets hjemmeside www.hexagongroup.com eller via Investortjenester. For fullmakt via selskapets hjemmeside må referansenummer og pinkode på denne blanketten benyttes. I Investortjenester velg Hendelser - Generalforsamling, klikk på ISIN. For tilgang til Investortjenester kan man enten bruke https://www.euronextvps.no/
eller gå via egen kontofører Alternativt kan signert blankett sendes til [email protected], eller per post til DNB Bank ASA, Verdipapirservice, Postboks 1600 Sentrum, 0021 Oslo. Dersom aksjeeier som vil gi fullmakt er et selskap, skal signatur være i henhold til firmaattest. Blanketten må være datert og signert.
Undertegnede: ___________________________________________________________________
gir (om det ikke oppgis navn på fullmektigen, vil fullmakten anses gitt styrets leder, eller den han eller hun bemyndiger.)
Styrets leder (eller den han eller hun bemyndiger), eller
__________________________________ (fullmektigens navn med blokkbokstaver)
fullmakt til å delta og avgi stemme på ordinær generalforsamling 28. april 2022 i Hexagon Composites ASA for mine/våre aksjer.
Sted Dato Aksjeeiers underskrift (Undertegnes kun ved fullmakt)

Fullmakt med stemmeinstruks for ordinær generalforsamling i Hexagon Composites ASA
Dersom du ikke selv kan møte på generalforsamling, kan du benytte dette fullmaktsskjemaet for å gi stemmeinstruks til styrets leder eller den han eller hun bemyndiger. (Det er alternativt mulig å avgi forhåndsstemmer elektronisk, se eget punkt ovenfor.) Ved instruks til andre enn styrets leder, gir du en fullmakt uten stemmeinstruks, og avtaler direkte med din fullmektig hvordan det skal stemmes.
Fullmakter med stemmeinstruks til styrets leder kan ikke registreres elektronisk, og må sendes til [email protected] (skannet blankett), eller post til DNB Bank ASA, Verdipapirservice, Postboks 1600 Sentrum, 0021 Oslo. Blanketten må være mottatt senest 25 april 2022 kl. 12:00. Dersom aksjeeier som vil gi fullmakt med instruks er et selskap, skal signatur være i henhold til firmaattest
Blanketten må være datert og signert.
Undertegnede: __________________________________________________ Ref.nr.:
gir herved styrets leder (eller den han eller hun bemyndiger) fullmakt til å møte og avgi stemme på ordinær generalforsamling 28. april 2022 i Hexagon Composites ASA for mine/våre aksjer.
Stemmegivningen skal skje i henhold til instruksjon nedenfor. Dersom det ikke krysses av i rubrikken, vil dette anses som en instruks om å stemme i tråd med styrets og valgkomitéens anbefalinger. Dersom det blir fremmet forslag i tillegg til, eller som erstatning for forslaget i innkallingen, avgjør fullmektigen stemmegivningen. Dersom det er tvil om forståelsen av instruksen, vil fullmektigen kunne avstå fra å stemme.
| Agenda ordinær generalforsamling 2022 | For | Mot | Avstå |
|---|---|---|---|
| 2. Valg av møteleder og person til å medundertegne protokollen | | | |
| 3. Godkjennelse av innkalling og dagsorden | | | |
| 4. Godkjennelse av årsregnskap og årsberetning for regnskapsåret 2021 | | | |
| 5. Styrets redegjørelse for foretaksstyring | | | |
| 6. Styrets rapport om lønn og annen godtgjørelse til ledende ansatte | | | |
| 7. Godkjennelse av godtgjørelse til medlemmer av styret | | | |
| 8. Godkjennelse av godtgjørelse til medlemmer av valgkomiteen | | | |
| 9. Godkjennelse av godtgjørelse til revisor | | | |
| 10. Endring av vedtektene | | | |
| 11. Valg av medlemmer til styret | |||
| 11.1 Katsunori Mori | | | |
| 11.2 Hans Petter Havdal | | | |
| 11.3 Liv Astri Hovem | | | |
| 11.4 Sam Gabbita | | | |
| 11.5 Liv Dingsør | | | |
| 12. Valg av medlemmer til valgkomiteen | |||
| 12.1 Leif Arne Langøy (leder) | | | |
| 13. Styrefullmakt til å forhøye aksjekapitalen | |||
| 13.1 i forbindelse med incentivprogram for ansatte | | | |
| 13.2 for generelle selskapsformål | | | |
| 14. Styrefullmakt til å erverve egne aksjer | |||
| 14.1 for aksjebasert avlønning og aksjeincentivprogram for ansatte | | | |
| 14.2 for erverv av egne aksjer for etterfølgende sletting | | | |
| 14.3 for generelle selskapsformål | | | |
Sted Dato Aksjeeiers underskrift (undertegnes kun ved fullmakt med stemmeinstruks)

Ref no: PIN code:
Notice of Annual General Meeting
Meeting in Hexagon Composites ASA will be held on 28 April 2022 at 12:30 CEST at the Company's offices, Korsegata 4B, Aalesund, Norway
The shareholder is registered with the following amount of shares at summons: ___________________
Deadline for registration of attendance, advance votes, proxy or instructions: 25 April 2022 at 12:00 CEST
Advance votes
Advance votes may only be executed electronically, through the Company's website www.hexagongroup.com (use ref.nr and pin code on this form) or through VPS Investor Services. In Investor Services chose Corporate Actions - General Meeting, click on ISIN. Investor Services can be accessed either through https://www.euronextvps.no/ or your account operator.
Registration for attendance
Notice of attendance should be registered through the Company's website www.hexagongroup.com or through VPS Investor Services. For notification of attendance through the Company's website, the reference number and pin code on this form must be stated. In VPS Investor Services chose Corporate Actions - General Meeting, click on ISIN. Investor Services can be accessed either through https://www.euronextvps.no/ or your account operator. If you are not able to register this electronically, you may send by e-mail to [email protected], or by regular Mail to DNB Bank ASA, Registrars Department, P.O.Box 1600 Centrum, 0021 Oslo, Norway.
This is a physical meeting, and we encourage shareholders to either participate by advance votes, proxy or physically.
| Place | Date | Shareholder's signature | |||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Proxy without voting instructions for Annual General Meeting of Hexagon Composites ASA Proxy to another individual to vote for your shares. |
|||||||||
| Ref no: | PIN code: | ||||||||
| Proxy should be registered through the Company's website www.hexagongroup.com or through VPS Investor Services. For granting proxy through the Company's website, the reference number and pin code on this form must be used. In VPS Investor Services chose Corporate Actions - General Meeting, click on ISIN. Investor Services can be accessed either through https://www.euronextvps.no/ or your account operator. If you are not able to register this electronically, you may send by E-mail to [email protected], or by regular Mail to DNB Bank ASA, Registrars Department, P.O.Box 1600 Centrum, 0021 Oslo, Norway. If the shareholder is a Company, the signature must be according to the Company's Certificate of Registration. The Proxy must be dated and signed to be valid. |
|||||||||
| The undersigned: ___________ hereby grants (if you do not state the name the proxy holder, the proxy will be given to the Chair of the Board of Directors) |
|||||||||
| | the Chair of the Board of Directors (or a person authorised by him or her), or | ||||||||
| | _________ (Name of proxy holder in capital letters) |
||||||||
| proxy to attend and vote for my/our shares at the Annual General Meeting of Hexagon Composites ASA on 28 April 2022. |
Place Date Shareholder's signature (only for granting proxy)

Proxy with voting instructions for Annual General Meeting in Hexagon Composites ASA
You must use this proxy form to give voting instructions to Chair of the Board of Directors or the person authorised by him or her. (Alternatively, you may vote electronically in advance, see separate section above.) For Instruction to other than Chair of the Board, give a proxy without voting instructions and agree directly with the proxy holder how voting should be executed.
Proxies with voting instructions can only be registered by DNB, and must be sent to [email protected] (scanned form) or by regular Mail to DNB Bank ASA, Registrars' Department, P.O.Box 1600 Centrum, 0021 Oslo, Norway. The form must be received by DNB Bank ASA, Registrars' Department no later than 25 April 2022 at 12:00 CET. If the shareholder is a Company, the signature must be according to the Company's Certificate of Registration.
The Proxy with voting instructions must be dated and signed to be valid.
The undersigned: ________________________________________________________ Ref no:
hereby grants the Chair of the Board of Directors (or the person authorised by him or her) proxy to attend and vote for my/our shares at the Annual General Meeting of Hexagon Composites ASA on 28 April 2022.
The votes shall be exercised in accordance with the instructions below. If the sections for voting are left blank, this will be counted as an instruction to vote in accordance with the Board's and Nomination Committee's recommendations. However, if any motions are made from the attendees in addition to or in replacement of the proposals in the Notice, the proxy holder may vote at his or her discretion. If there is any doubt as to how the instructions should be understood, the proxy holder may abstain from voting.
| Agenda for the Annual General Meeting 2022 | For | Against | Abstention |
|---|---|---|---|
| 2. Election of chairperson of the meeting and one person to sign the minutes together with the chair | | | |
| 3. Approval of the notice of the meeting and the agenda | | | |
| 4. Approval of the annual accounts and the annual report for 2021 | | | |
| 5. The Board's report on corporate governance | | | |
| 6. The Board's report on salary and other remuneration of executive management | | | |
| 7. Approval of remuneration to the board of directors | | | |
| 8. Approval of remuneration to the members of the nomination committee | | | |
| 9. Approval of the auditor's fees | | | |
| 10. Amendment to the articles of association | | | |
| 11. Election of board members | |||
| 11.1 Katsunori Mori | | | |
| 11.2 Hans Petter Havdal | | | |
| 11.3 Liv Astri Hovem | | | |
| 11.4 Sam Gabbita | | | |
| 11.5 Liv Dingsør | | | |
| 12. Election of nomination committee members | |||
| 12.1 Leif Arne Langøy (chair) | | | |
| 13. Board proxy to increase the share capital | |||
| 13.1 for incentive arrangements for the Company's employees | | | |
| 13.2 for general corporate purposes | | | |
| 14. Board proxy to acquire own shares | |||
| 14.1 For share-based remuneration and share incentive programs for employees, | | | |
| 14.2 for the purpose of subsequent deletion of shares by reduction of the registered share capital | | | |
| 14.3 For general corporate purposes. | | | |
Place Date Shareholder's signature (Only for granting proxy with voting instructions)