HansaMatrix — Governance Information 2021

Apr 26, 2021

AKCIJU SABIEDRĪBA "HANSAMATRIX" KORPORATĪVĀS PĀRVALDĪBAS ZIŅOJUMS 2020. FINANŠU GADS

KORPORATĪVĀS PĀRVALDĪBAS ZIŅOJUMS

IEVADS

Akciju sabiedrības "HansaMatrix" (turpmāk tekstā "HansaMatrix" vai "Sabiedrība") Korporatīvās pārvaldības ziņojums (turpmāk tekstā "Ziņojums"), ir sagatavots, pamatojoties uz "Nasdaq Riga" izstrādātajiem Korporatīvās pārvaldības principiem, kas publicēti 2010. gadā. Ziņojumu sagatavojusi sabiedrības Valde un izskatījusi Padome.

Šis Ziņojums ir publicēts HansaMatrix interneta mājaslapā latviešu un angļu valodā www.hansamatrix.com sadaļā "Investoriem – Korporatīvā pārvaldība, kā arī "Nasdaq Riga" mājaslapā (www.nasdaqbaltic.com).

HansaMatrix ievēro lielāko daļu labas korporatīvās pārvaldības principu. Sabiedrība uzskata, ka tās darbībai jābūt saprotamai, caurskatāmai un rezultatīvai, tai pat laikā tam jābūt labi atpogaļotam kvalitatīva publiskotajā informācijā HansaMatrix akcionāriem.

Rīgā, 2021. gada 26.aprīlī

_____________________

Ilmārs Osmanis Valdes priekšsēdētājs

AKCIONĀRU SAPULCE

Savas tiesības piedalīties Emitenta pārvaldē akcionāri īsteno akcionāru sapulcē. Saskaņā ar tiesību aktu noteikumiem Emitents kārtējo akcionāru sapulci sasauc vismaz reizi gadā. Ārkārtas akcionāru sapulces sasaucamas pēc vajadzības.

1. Akcionāru tiesību nodrošināšana un piedalīšanās akcionāru sapulcēs

Emitents nodrošina vienlīdzīgu attieksmi pret visiem akcionāriem – vienas kategorijas akciju īpašniekiem. Visiem akcionāriem jābūt vienādām iespējām līdzdarboties Emitenta pārvaldē – piedalīties akcionāru sapulcēs un saņemt informāciju, kas akcionāriem nepieciešama lēmumu pieņemšanai.

1.1. Svarīgi ir nodrošināt, lai visiem vienas kategorijas akciju īpašniekiem ir arī vienādas tiesības, tai skaitā saņemt daļu no Emitenta peļņas dividenžu vai kādā citā veidā proporcionāli tiem piederošo akciju skaitam, ja tiem piederošās akcijas šādas tiesības paredz.

AS "HansaMatrix" (turpmāk – "HansaMatrix" vai "Sabiedrība") ievēro šo korporatīvās pārvaldības principu.

1.2. Emitents izstrādā peļņas sadales politiku. Politikas izstrādes gaitā vēlams ņemt vērā ne tikai tūlītēja labuma nodrošināšanu Emitenta akcionāriem, izmaksājot tiem dividendes, bet arī peļņas reinvestēšanas lietderību, tādējādi vairojot Emitenta vērtību nākotnē. Vēlams peļņas sadales politiku apspriest akcionāru sapulcē, tādējādi nodrošinot, lai ar to iepazītos pēc iespējas lielāks skaits akcionāru, un dodot iespēju akcionāriem izteikties. Ziņojumā Emitents norāda, kur ir pieejama Emitenta peļņas sadales politika.

HansaMatrix ir ieviesis šo principu daļēji. HansaMatrix peļņas sadalē vadās pēc Komerclikuma 268. panta pirmās daļas 2.punkta, kas paredz tiesības akcionāru sapulcei lemt par peļņas izlietošanu. HansaMatrix nav izstrādājis un ieviesis peļņas sadales politiku, kā rakstveida dokumentu, taču ir regulāri komunicējis akcionāriem galvenos tās principus regulārās tiešsaistes (webinārs) prezentācijās. Prezentāciju ieraksti un prezentācijas ir pieejami Sabiedrības interneta mājaslapā www.hansamatrix.com investoru sadaļā, finanšu ziņu lapā.

1.3. Lai pietiekami efektīvi tiktu aizsargātas Emitenta akcionāru intereses, visus šajos Ieteikumos minētos jautājumus attiecībā uz akcionāru sapulču sasaukšanu un akcionāru nodrošināšanu ar nepieciešamo informāciju ir aicināti savā darbībā ievērot ne tikai Emitenti, bet arī jebkura cita persona, kas tiesību aktos noteiktajā kārtībā sasauc, izsludina un organizē akcionāru sapulci.

HansaMatrix ievēro šo korporatīvās pārvaldības principu.

1.4. Emitenta akcionāriem nodrošināma iespēja savlaicīgi un regulāri saņemt visu nepieciešamo informāciju par Emitentu, piedalīties sapulcēs un balsot par darba kārtības jautājumiem. Emitentam jāveic visas iespējamās darbības, lai sapulcē piedalītos pēc iespējas lielāks skaits akcionāru, tāpēc sapulces norises vietai un laikam nevajadzētu ierobežot akcionāru ierašanos uz sapulci. Tāpat nebūtu pieļaujama izsludinātās akcionāru sapulces norises vietas un laika maiņa īsi pirms sapulces, kas tādējādi apgrūtinātu vai pat padarītu neiespējamu akcionāru ierašanos uz sapulci.

1.5. Emitents informē akcionārus par akcionāru sapulces sasaukšanu, izsludinot to tiesību aktos noteiktajā kārtībā un termiņos. Emitenti ir aicināti izsludināt akcionāru sapulci nekavējoties pēc tam, kad pieņemts lēmums par sapulces sasaukšanu, jo īpaši šis nosacījums attiecināms uz ārkārtas akcionāru sapulcēm. Informācija par sapulces sasaukšanu ievietojama arī Emitenta mājas lapā internetā, kur tā būtu jānodrošina vismaz vienā svešvalodā. Ieteicams, lai šī svešvaloda būtu angļu valoda, lai mājas lapu varētu lietot arī ārvalstu investori. Publiskojot informāciju par akcionāru sapulces sasaukšanu, norādāms arī sapulces sasaukšanas iniciators.

HansaMatrix ievēro šo korporatīvās pārvaldības principu.

1.6. Emitents nodrošina, lai akcionāriem pirms sapulces savlaicīgi būtu pieejama izsmeļoša informācija, kas saistīta ar sapulces norisi, norises vietu un balsošanu par pieņemamajiem lēmumiem, kā arī informācija par darba kārtību un lēmumu projektiem, par kuriem plānots balsot sapulcē. Emitents arī informē akcionārus, kur tie var vērsties, lai saņemtu atbildes uz jebkuriem jautājumiem par akcionāru sapulces norisi un darba kārtības jautājumiem, un nodrošina nepieciešamo papildu informācijas sniegšanu akcionāriem.

HansaMatrix ievēro šo korporatīvās pārvaldības principu.

1.7. Emitents nodrošina, lai vismaz 14 (četrpadsmit) dienas pirms sapulces akcionāriem būtu iespēja iepazīties ar sapulcē izskatāmo jautājumu lēmumu projektiem, tajā skaitā arī tiem, kas iesniegti papildus jau pēc sapulces izsludināšanas. Emitents nodrošina iespēju iepazīties ar pilnu lēmumu projektu tekstu, jo sevišķi tas attiecināms uz balsojumu par Emitenta statūtu grozījumiem, Emitenta amatpersonu ievēlēšanu, to atalgojuma noteikšanu, Emitenta peļņas sadali un citiem būtiskiem jautājumiem.

HansaMatrix ievēro šo korporatīvās pārvaldības principu.

1.8. Emitents nedrīkst nekādā veidā ierobežot akcionāru tiesības izvirzīt ievēlēšanai padomē akcionāru pārstāvjus, un padomes locekļu un citu amatpersonu kandidatūras ir izvirzāmas savlaicīgi, lai akcionāriem vismaz 14 (četrpadsmit) dienas pirms akcionāru sapulces būtu pieejama informācija par minētajām personām vismaz tādā apjomā, kā tas noteiktsšīs sadaļas 1.9. punktā.

HansaMatrix ievēro šo korporatīvās pārvaldības principu.

1.9. Īpaša uzmanība jāpievērš tam, lai akcionāriem vismaz 14 (četrpadsmit) dienas pirms sapulces būtu iespēja iepazīties ar informāciju par padomes locekļu kandidātiem, kā arī par revīzijas komitejas locekļu kandidātiem, kuru apstiprināšana plānota akcionāru sapulcē. Publiskojot minēto informāciju, ir atklājama arī šo personu īsa profesionālā biogrāfija.

HansaMatrix ievēro šo korporatīvās pārvaldības principu.

1.10. Emitents nevar ierobežot akcionāru tiesības sapulces laikā konsultēties savā starpā, ja tas nepieciešams kāda lēmuma pieņemšanai vai jautājuma noskaidrošanai.

HansaMatrix ievēro šo korporatīvās pārvaldības principu.

1.11. Lai nodrošinātu akcionārus ar izsmeļošu informāciju par akcionāru sapulces norisi, Emitents izstrādā akcionāru sapulces norises reglamentu, kurā nosaka akcionāru sapulces norises kārtību un jebkuru ar sapulci saistītu organizatorisku jautājumu atrisināšanas kārtību (piemēram, akcionāru reģistrēšanos sapulcei, sapulcē izskatāmo jautājumu lēmumu pieņemšanas kārtību, Emitenta rīcību, ja kāds no darba kārtības jautājumiem netiek izskatīts,

ja nevar tikt pieņemts lēmums u.tml.). Emitenta pieņemtajām procedūrām attiecībā uz piedalīšanos balsošanā jābūt viegli realizējamām.

HansaMatrix plāno ieviest šo korporatīvās pārvaldības principu un apstiprināt akcionāru sapulces norises reglamentu kārtējā akcionāru sapulcē 2021. gada 26. maijā. Akcionāru sapulces tiek organizētas saskaņā ar LR komerclikumā un Finanšu instrumentu tirgus likumā paredzēto.

1.12. Emitentam jānodrošina, lai akcionāriem sapulces norises laikā būtu iespējams uzdot jautājumus akcionāru sapulcē ievēlamo amatpersonu kandidātiem un citiem klātesošajiem Emitenta pārstāvjiem. Emitents ir tiesīgs noteikt saprātīgus jautājumu uzdošanas nosacījumus, piemēram, izslēdzot iespēju vienam akcionāram izmantot visu jautājumu uzdošanai paredzēto laiku, un noteikt vienas personas uzstāšanās maksimālo laika limitu.

HansaMatrix ievēro šo korporatīvās pārvaldības principu.

1.13. Norādot akcionāru sapulces protokolā visu sapulcē izskatāmo darba kārtības jautājumu apspriešanas gaitu un saturu, sapulces vadītājam jānodrošina, lai gadījumos, ja kāds no sapulces dalībniekiem to pieprasa, protokolā tiktu atspoguļotas atsevišķas debates vai arī protokolam rakstveidā pievienoti akcionāra priekšlikumi vai jautājumi.

HansaMatrix ievēro šo korporatīvās pārvaldības principu.

2. Emitenta pārvaldes institūciju locekļu un to kandidātu līdzdalība akcionāru sapulcē

Akcionāru sapulcē jāpiedalās Emitenta valdes locekļiem, revidentam, kā arī iespējami lielākam skaitam Emitenta padomes locekļu.

2.1. Emitenta pārvaldes institūciju locekļu un revidenta dalība sapulcē nepieciešama, lai nodrošinātu informācijas apmaiņu starp Emitenta akcionāriem un pārvaldes institūciju locekļiem, kā arī lai nodrošinātu akcionāru tiesības saņemt kompetentu personu atbildes uz uzdotajiem jautājumiem. Akcionāru sapulcē, kurā netiek izskatīti ar Emitenta finansēm saistīti jautājumi, Emitenta revidenta klātbūtne nav obligāta. Izmantojot tiesības uzdot jautājumus, akcionāri var iegūt sīkāku informāciju par apstākļiem, kas varētu ietekmēt finanšu pārskata un Emitenta finansiālās situācijas novērtējumu.

HansaMatrix ievēro šo korporatīvās pārvaldības principu.

2.2. Sapulcē jāpiedalās Emitenta amatpersonu kandidātiem, kuru ievēlēšana plānota akcionāru sapulcē. Tas īpaši attiecināms uz padomes locekļiem. Ja padomes locekļa vai revidenta amata kandidāts nevar piedalīties akcionāru sapulcē un tam ir svarīgs iemesls, tad ir pieļaujama attiecīgās personas neierašanās uz akcionāru sapulci. Šādā gadījumā visa būtiskā informācija par kandidātu ir jāatklāj pirms sapulces.

HansaMatrix ievēro šo korporatīvās pārvaldības principu. Piemēram, 2018.gada 16. februārī notikušajā akcionāru sapulcē piedalījās padomes locekļa kandidāts.Tāpat 2019. gada 29. oktobrī un 2020. gada 22. maijā notikušajās akcionāru sapulcēs piedalījās padomes locekļu kandidāti.

2.3. Akcionāru sapulces laikā sapulces dalībniekiem jābūt iespējai iegūt informāciju par amatpersonām vai amatpersonu kandidātiem, kuri nav ieradušies uz sapulci un to neierašanās iemesliem. Emitenta amatpersonu neierašanās iemesli akcionāru sapulcē būtu fiksējami akcionāru sapulces protokolā.

VALDE

Valde ir Emitenta izpildinstitūcija, kura vada un pārstāv Emitentu tā ikdienas darbībā, tādēļ Emitentam jānodrošina, lai valde būtu efektīva, lemt spējīga un uz uzņēmuma vērtības palielināšanu orientēta, skaidri nosakot tās pienākumus un atbildību.

3. Valdes pienākumi un atbildība

Emitentam jānosaka skaidri un nepārprotami valdes pienākumi, pilnvaras un tās locekļu atbildība, tādējādi nodrošinot sekmīgu valdes darbību un Emitenta vērtības pieaugumu.

3.1. Valdes pienākums ir vadīt Emitenta darbību, kas ietver arī atbildību par Emitenta noteikto mērķu un stratēģijas realizēšanu un atbildību par sasniegtajiem rezultātiem. Par minēto valde ir atbildīga padomei, kā arī akcionāru sapulcei. Pildot savus pienākumus, valdei ir jāpieņem lēmumi vadoties no visu akcionāru interesēm un izvairoties no interešu konfliktu rašanās iespējamības.

HansaMatrix ievēro šo korporatīvās pārvaldības principu.

3.2. Valdes pilnvaras nosakāmas valdes nolikumā vai tam pielīdzināmā dokumentā, kas publicējams Emitenta mājas lapā internetā. Šim dokumentam jābūt pieejamam arī Emitenta birojā.

HansaMatrix ievēro šo korporatīvās pārvaldības principu. Valdes pilnvaras noteiktas HansaMatrix statūtos. Statūti publicēti sabiedrības interneta mājas lapā – www.hansamatrix.com un pieejami HansaMatrix vadības birojā.

3.3. Valde ir atbildīga arī par visu saistošo normatīvo aktu ievērošanu, par risku pārvaldīšanu, kā arī par Emitenta finansiālo darbību.

HansaMatrix ievēro šo korporatīvās pārvaldības principu.

• 3.4. Valdei jāpilda noteikti uzdevumi, tajā skaitā:
  • 1) korporatīvās stratēģijas, noteikto darbības plānu, risku kontroles procedūru, gada budžeta un biznesa plānu izpildes novērtēšana un virzīšana, nodrošinot kontroli pār plānu izpildi un plānoto rezultātu sasniegšanu;
  • 2) Emitenta vadošo darbinieku atlase, to atalgojuma noteikšana, darbības kontrolēšana un nepieciešamības gadījumā to nomaiņa saskaņā ar spēkā esošajām iekšējām procedūrām (piem.:, ievērojot Emitenta noteikto personāla politiku; atalgojuma politiku un tml.)
  • 3) savlaicīga un kvalitatīva atskaišu sniegšana, nodrošinot arī iekšējās revīzijas veikšanu, un informācijas atklāšanas kontrole.

HansaMatrix ievēro šo korporatīvās pārvaldības principu.

3.5. Valde gada pārskatā apliecina, ka iekšējā riska kontroles procedūras ir efektīvas un ka riska vadība un iekšējā kontrole visa gada laikā ir veikta atbilstoši minētajām kontroles procedūrām.

HansaMatrix ievēro šo korporatīvās pārvaldības principu.

3.6. Vēlams, lai valde iesniegtu apstiprināšanai Emitenta padomē lēmumus, kas nosaka Emitenta mērķus un stratēģiju šo mērķu sasniegšanai (līdzdalība citās sabiedrībās, īpašumu iegūšana

vai atsavināšana, darbības paplašināšana, atverot pārstāvniecības vai filiāles, vai paplašinot darbības jomu u. tml.).

HansaMatrix ievēro šo korporatīvās pārvaldības principu.

4. Valdes sastāvs un valdes locekļiem izvirzāmās prasības

Emitenta apstiprinātajam valdes sastāvam jābūt tādam, kas spētu nodrošināt pietiekami kritisku un neatkarīgu attieksmi lēmumu izvērtēšanā un pieņemšanā.

4.1. Veidojot valdi, jāievēro, lai katram no valdes locekļiem būtu atbilstoša izglītība un darba pieredze. Emitents izveido valdes loceklim izvirzāmo prasību apkopojumu, kurā būtu noteiktas katram valdes loceklim nepieciešamās prasmes, izglītība, iepriekšējā darba pieredze un citi atlases kritēriji.

HansaMatrix ievēro šo korporatīvās pārvaldības principu.

4.2. Emitenta mājas lapā internetā par katru Emitenta valdes locekli ir jāievieto šāda informācija: vārds, uzvārds, dzimšanas gads, iegūtā izglītība, termiņš, uz kādu ievēlēts valdes loceklis, tā ieņemamais amats, pēdējo trīs gadu profesionālās pieredzes apraksts, tā īpašumā esošo Emitenta vai tā meitas/mātes kompāniju akciju/daļu skaits, informācija par ieņemamajiem amatiem citās kapitālsabiedrībās.

HansaMatrix ievēro šo korporatīvās pārvaldības principu.

4.3. Lai varētu sekmīgi pildīt savus pienākumus, valdes locekļiem jābūt pieejamai savlaicīgai un precīzai informācijai par Emitenta darbību. Valdei jāspēj sniegt objektīvu vērtējumu par Emitenta darbību. Valdes locekļiem jābūt pietiekamam laikam savu pienākumu veikšanai.

HansaMatrix ievēro šo korporatīvās pārvaldības principu.

4.4. Nav vēlams vienu un to pašu valdes locekli ievēlēt valdē vairāk kā četrus termiņus pēc kārtas. Emitentam ir jāizvērtē, vai tādējādi tiks veicināta Emitenta darbības attīstība un būs iespējams izvairīties no situācijas, kad vienas vai atsevišķu personu rokās, ievērojot to ilggadējo darbību pie Emitenta, tiek koncentrēta lielāka vara. Ja arī šāda ievēlēšana tiek pieļauta, būtu vēlams apsvērt nepieciešamību mainīt attiecīgā valdes locekļa pārziņā nodoto Emitenta darbības jomu.

Kopš kļūšanas par Akciju Sabiedrību HansaMatrix ievēro šo korporatīvās pārvaldības principu. 2016. gadā reorganizējoties par Akciju Sabiedrību esošā valde, kā sekmīgi strādājoša, tika apstiprināta uz nākamo periodu. 2018.gada 16.februārī amatu atstājis viens no trijiem Mātes sabiedrības valdes locekļiem Alvis Vagulis, Mātes sabiedrības viceprezidents operatīvos jautājumos un Ogres ražotnes vadītājs un iecelts jauns Valdes loceklis Māris Macijevskis, Mātes sabiedrības finanšu direktors. 2019. gada 4. decembrī amatu atstājis viens Mātes Sabiedrības valdes loceklis Aldis Cimoška,Ventspils ražotnes vadītājs. 2020. gada 8. decembrī iecelts jauns Valdes loceklis Jānis Sams, Mātes sabiedrības operacionālais vadītājs. Pārskata sagatavošanas brīdī HansaMatrix valdē darbojas 3 valdes locekļi.

5.Interešu konfliktu identificēšana valdes locekļu darbībā

Katram valdes loceklim savā darbībā ir jāizvairās no jebkādiem interešu konfliktiem un jābūt maksimāli neatkarīgam no ārējiem apstākļiem, ar vēlmi uzņemties atbildību par pieņemtajiem lēmumiem un ievērojot vispārpieņemtos ētikas principus, pieņemot jebkurus ar Emitenta darbību saistītus lēmumus.

5.1. Katra valdes locekļa pienākums ir novērst jebkādu, pat tikai šķietamu, interešu konfliktu rašanos savā darbībā. Pieņemot lēmumus, valdes loceklis vadās no Emitenta interesēm un neizmanto Emitentam izvirzītos sadarbības piedāvājumus personīgā labuma gūšanai.

HansaMatrix ievēro šo korporatīvās pārvaldības principu.

5.2. Par jebkura interešu konflikta rašanos vai tikai tā iespējamību valdes loceklim nekavējoties jāpaziņo pārējiem valdes locekļiem. Valdes loceklis paziņo par jebkuru darījumu vai līgumu, kuru Emitents plāno slēgt ar personu, kam ar valdes locekli ir ciešas attiecības, vai kas ir ar valdes locekli saistīta persona, kā arī informē par jebkādu interešu konfliktu rašanos noslēgto līgumu darbības laikā.

Par personām, kam ir ciešas attiecības ar valdes locekli, šo Ieteikumu izpratnē tiek uzskatītas: valdes locekļa laulātais, radinieks vai svainis, skaitot radniecību līdz otrajai pakāpei un svainību līdz pirmajai pakāpei, vai personas, ar kurām valdes loceklim vismaz vienu gadu ir kopīga saimniecība. Par personām, kas ir saistītas ar valdes locekli, šo Ieteikumu izpratnē uzskatāmas juridiskas personas, kurās valdes loceklis vai ar to cieši saistītas personas ieņem valdes vai padomes locekļa amatu, veic revidenta pienākumus vai ieņem citu vadošu amatu, kurā atrodoties, tam ir iespējams noteikt vai ietekmēt attiecīgās juridiskās personas darbības stratēģiju.

HansaMatrix ievēro šo korporatīvās pārvaldības principu.

5.3. Valdes loceklim nav vēlams piedalīties tādu lēmumu pieņemšanā, kuri varētu radīt interešu konfliktu.

HansaMatrix ievēro šo korporatīvās pārvaldības principu.

PADOME

Saskaņā ar tiesību aktiem padome ir Emitenta pārraudzības institūcija, kas pārstāv akcionāru intereses sapulču starplaikos, likumā un Emitenta statūtos noteiktajos gadījumos, uzrauga valdes darbību.

6.Padomes pienākumi un atbildība

Emitenta padomes darbības mērķis ir darboties visu akcionāru interesēs, nodrošinot Emitenta vērtības pieaugumu. Emitentam jānosaka skaidri padomes pienākumi un padomes locekļu atbildība, kā arī jānodrošina, lai atsevišķi padomes locekļi vai to grupas nevarētu ieņemt dominējošu lomu lēmumu pieņemšanā.

6.1. Padomes funkcijas nosakāmas padomes nolikumā vai tam pielīdzināmā dokumentā, kas regulē padomes darbību, un tas ievietojams Emitenta mājas lapā internetā. Šim dokumentam jābūt pieejamam arī Emitenta birojā.

HansaMatrix ievēro šo korporatīvās pārvaldības principu. 2019.gada 25.novembrī HansaMatrix padome apstiprināja padomes nolikumu, kas reglamentē padomes darbību. Padomes nolikums publicēts sabiedrības interneta mājas lapā – www.hansamatrix.com un pieejams HansaMatrix vadības birojā.

6.2. Padomes veiktā pārraudzība pār valdes darbību ietver uzraudzību pār Emitenta mērķu sasniegšanu, korporatīvo stratēģiju un risku pārvaldi, finanšu atskaišu procesu, valdes priekšlikumiem par Emitenta peļņas izlietošanu un Emitenta darbības veikšanu saskaņā ar normatīvo aktu prasībām. Par katru no minētajiem jautājumiem padomei būtu jāapspriežas un jāizsaka savs viedoklis vismaz reizi gadā, ievērojot normatīvajos aktos noteikto padomes sēžu sasaukšanas regularitāti, un apspriežu rezultāti jāatspoguļo padomes sēžu protokolos.

6.3. Padome un katrs tās loceklis ir atbildīgi, lai to rīcībā būtu visa viņu pienākumu veikšanai nepieciešamā informācija, kura iegūstama no valdes locekļiem un iekšējiem revidentiem vai, ja nepieciešams, no Emitenta darbiniekiem un ārējiem konsultantiem. Informācijas apmaiņas nodrošināšanai padomes priekšsēdētājam regulāri jāsazinās ar Emitenta valdi, tai skaitā ar valdes priekšsēdētāju, un jāapspriež visi svarīgākie ar Emitenta darbības un attīstības stratēģiju, biznesa aktivitātēm un risku vadību saistītie jautājumi.

HansaMatrix ievēro šo korporatīvās pārvaldības principu.

6.4. Nosakot padomes funkcijas, būtu jāparedz pienākums katram padomes loceklim sniegt skaidrojumu gadījumos, kad tas nevar piedalīties padomes sēdēs. Ir vēlams atklāt informāciju, kuri no padomes locekļiem nav apmeklējuši vairāk kā pusi no padomes sēdēm pārskata gada laikā, norādot arī neapmeklējuma iemeslus.

HansaMatrix ievēro šo korporatīvās pārvaldības principu. 2020. gadā notika 13 padomes sanāksmes. Visi ievēlētie padomes locekļi piedalījušies visās 13 sanāksmēs.

7.Padomes sastāvs un padomes locekļiem izvirzāmās prasības

Emitenta noteiktajai padomes struktūrai ir jābūt pārskatāmai un saprotamai un jānodrošina pietiekami kritiska un neatkarīga attieksme lēmumu izvērtēšanā un pieņemšanā.

7.1. Emitentam ir jāpieprasa katram padomes loceklim, kā arī katram padomes locekļa kandidātam, kura ievēlēšana plānota akcionāru sapulcē, lai tie iesniegtu Emitentam par sevi šādu informāciju: vārds, uzvārds, dzimšanas gads, iegūtā izglītība, padomes locekļa amata ieņemšanas termiņš, pēdējo triju gadu profesionālās pieredzes apraksts, tā īpašumā esošo Emitenta vai tā meitas/mātes kompāniju akciju/daļu skaits, informācija par ieņemamajiem amatiem citās kapitālsabiedrībās. Minētā informācija ievietojama Emitenta mājas lapā internetā, papildus minētajam norādot arī termiņu, uz kādu ievēlēts padomes loceklis, tā ieņemamo amatu, tai skaitā arī papildu amatus un pienākumus, ja tādi pastāv.

HansaMatrix ievēro šo korporatīvās pārvaldības principu.

7.2. Nosakot padomes locekļiem un to kandidātiem izvirzāmās prasības par pieļaujamo papildu amatu skaitu, jāpievērš uzmanība tam, lai padomes locekļiem jābūt pietiekami daudz laika savu pienākumu veikšanai, lai tie varētu sekmīgi pildīt savus pienākumus un pilnvērtīgi darboties Emitenta interesēs.

HansaMatrix ievēro šo korporatīvās pārvaldības principu.

7.3. Veidojot Emitenta padomi, būtu jāņem vērā padomes locekļu kvalifikācija, un tā periodiski jāizvērtē. Padomes sastāvs būtu jāveido no personām, kurām kopumā piemīt zināšanu, viedokļu un pieredzes dažādība, kas nepieciešama, lai padome varētu sekmīgi veikt savus uzdevumus.

HansaMatrix ievēro šo korporatīvās pārvaldības principu.

7.4. Katram padomes loceklim savā darbībā jābūt maksimāli neatkarīgam no jebkuriem ārējiem apstākļiem un ar vēlmi uzņemties atbildību par pieņemtajiem lēmumiem, jāievēro vispārpieņemtie ētikas principi, pieņemot jebkurus ar Emitenta darbību saistītus lēmumus.

HansaMatrix ievēro šo korporatīvās pārvaldības principu.

7.5. Nav iespējams izveidot sarakstu, kurā būtu norādīti visi apstākļi, kas varētu apdraudēt

padomes locekļu neatkarību vai ko varētu izmantot, vērtējot konkrētas personas atbilstību neatkarīga padomes locekļa statusam. Tāpēc Emitentam, vērtējot padomes locekļu neatkarību, jāvadās no Pielikumā minētajiem padomes locekļu neatkarības kritērijiem.

HansaMatrix ievēro šo korporatīvās pārvaldības principu.

7.6. Ir vēlams, lai vismaz puse no padomes locekļiem būtu neatkarīgi, atbilstoši Pielikumā noteiktajiem padomes locekļu neatkarības kritērijiem. Ja padomes locekļu skaits veido nepāra skaitli, tad neatkarīgie padomes locekļi var būt par vienu mazāk nekā tie, kas neatbilst Pielikumā norādītajiem neatkarības kritērijiem.

HansaMatrix ievēro šo korporatīvās pārvaldības principu. 2020. gada 31. decembrī Sabiedrības padomes neatkarīgie locekļi bija 3 no kopā 5, un tie bija: Ingrīda Blūma, Andris Bērziņš un Baiba Anda Rubesa.

7.7. Par neatkarīgu ir uzskatāma persona, kura atbilst Pielikumā minētajiem padomes locekļa neatkarības kritērijiem. Ja padomes loceklis neatbilst kādiem no Pielikumā minētajiem neatkarības kritērijiem, bet Emitents tomēr uzskata šādu padomes locekli par neatkarīgu, tad tam jāsniedz sīkāks sava viedokļa skaidrojums par pieļautajām atkāpēm.

HansaMatrix ievēro šo korporatīvās pārvaldības principu.

7.8. Personas atbilstība Pielikumā dotajiem neatkarības kritērijiem jāizvērtē jau tad, kad attiecīgais padomes locekļa kandidāts tiek izvirzīts ievēlēšanai padomē. Emitents katru gadu Ziņojumā atklāj informāciju, kuri no padomes locekļiem uzskatāmi par neatkarīgiem.

HansaMatrix ievēro šo korporatīvās pārvaldības principu. Padomes sastāvs un tās locekļu atbilstība neatkarības kritērijiem ir publicēti Sabiedrības interneta mājas lapā – www.hansamatrix.com un pieejami HansaMatrix vadības birojā.

8.Interešu konfliktu identificēšana padomes locekļu darbībā

Ikvienam padomes loceklim savā darbībā ir jāizvairās no jebkādiem interešu konfliktiem un jābūt maksimāli neatkarīgam no jebkuriem ārējiem apstākļiem. Padomes loceklim, pieņemot jebkurus ar Emitenta darbību saistītus lēmumus, ir jāievēro vispārpieņemtie ētikas principi un jāuzņemas atbildība par pieņemtajiem lēmumiem.

8.1. Katra padomes locekļa pienākums ir novērst jebkādu, pat tikai šķietamu, interešu konfliktu rašanos savā darbībā. Pieņemot lēmumus, padomes loceklis vadās no Emitenta interesēm un neizmanto Emitentam izvirzītos sadarbības piedāvājumus personīgā labuma gūšanai.

HansaMatrix ievēro šo korporatīvās pārvaldības principu.

8.2. Par jebkura interešu konflikta rašanos vai tikai tā iespējamību padomes loceklim nekavējoties jāpaziņo pārējiem padomes locekļiem. Padomes loceklis paziņo par jebkuru darījumu vai līgumu, kuru Emitents plāno slēgt ar personu, kam ar padomes locekli ir ciešas attiecības, vai kas ir ar padomes locekli saistīta persona, kā arī informē par jebkādu interešu konfliktu rašanos noslēgto līgumu darbības laikā.

Par personām, kam ir ciešas attiecības ar padomes locekli, šo ieteikumu izpratnē tiek uzskatītas: padomes locekļa laulātais, radinieks vai svainis, skaitot radniecību līdz otrajai pakāpei un svainību līdz pirmajai pakāpei, vai personas, ar kurām padomes loceklim vismaz vienu gadu ir kopīga saimniecība. Par personām, kas ir saistītas ar padomes locekli, šo Ieteikumu izpratnē uzskatāmas juridiskas personas, kurās padomes loceklis vai ar to cieši saistītas personas ieņem valdes vai padomes locekļa amatu, veic revidenta pienākumus vai ieņem citu vadošu amatu, kurā atrodoties, tam ir iespējams noteikt vai ietekmēt attiecīgās juridiskās personas darbības stratēģiju.

HansaMatrix ievēro šo korporatīvās pārvaldības principu.

8.3. Padomes loceklim, kurš atrodas iespējamā interešu konflikta situācijā, nebūtu vēlams piedalīties tādu lēmumu pieņemšanā, kuri var būt saistīti ar šī interešu konflikta rašanos.

HansaMatrix ievēro šo korporatīvās pārvaldības principu.

INFORMĀCIJAS ATKLĀŠANA

Laba korporatīvās pārvaldības prakse Emitentam, kura akcijas ir iekļautas Biržas regulētā tirgū, nozīmē, ka Emitenta atklātajai informācijai jāsniedz priekšstats par Emitenta saimniecisko darbību un tā finanšu rezultātiem. Tas veicina pamatotu publiskā apgrozībā esošo finanšu instrumentu cenas noteikšanu, kā arī uzticību finanšu un kapitāla tirgiem. Informācijas atklāšana ir cieši saistīta ar investoru attiecībām (turpmāk – IA), kuras var definēt kā Emitenta attiecību veidošanas procesu ar tā potenciālajiem un esošajiem investoriem un citām Emitenta darbībā ieinteresētajām pusēm.

9.Emitenta darbības caurspīdīgums

Emitenta publicētajai informācijai jābūt savlaicīgai un tādai, kas ļautu akcionāriem izvērtēt, kā darbojas Emitenta pārvaldība, sniegtu priekšstatu par uzņēmuma darbību un finanšu rezultātiem, kā arī ļautu pieņemt pamatotus lēmumus attiecībā uz viņiem piederošajām akcijām.

9.1. Korporatīvās pārvaldības struktūra jāveido tā, lai nodrošinātu savlaicīgu un izsmeļošu informāciju par visiem būtiskajiem jautājumiem, kas skar Emitentu, ieskaitot tā finansiālo situāciju, darbības rezultātus un īpašnieku struktūru.

HansaMatrix ievēro šo korporatīvās pārvaldības principu.

9.2. Atklājamajai informācijai jābūt pārbaudītai, precīzai, nepārprotamai un sagatavotai saskaņā ar augstas kvalitātes standartiem.

HansaMatrix ievēro šo korporatīvās pārvaldības principu.

9.3. Emitentam būtu jāieceļ persona, kas Emitenta vārdā ir tiesīga kontaktēties ar presi un citiem masu medijiem, tādējādi nodrošinot informācijas vienotu izplatīšanu, izvairoties no pretrunīgas un nepatiesas informācijas publicēšanas, un ar kuru nepieciešamības gadījumā var sazināties gan Birža, gan ieguldītāji.

HansaMatrix ievēro šo korporatīvās pārvaldības principu.

9.4. Emitentam jānodrošina savlaicīga un noteiktajām prasībām atbilstoša Emitenta finanšu pārskatu un gada pārskatu sagatavošana un atklāšana. Pārskatu sagatavošanas kārtība būtu jāparedz Emitenta iekšējās procedūrās.

HansaMatrix ievēro šo korporatīvās pārvaldības principu.

10.Investoru attiecības

Ievērojot to, ka Emitenta finanšu instrumenti tiek piedāvāti regulētā tirgū, vienlīdz svarīga ir arī tāda Emitenta darbības joma kā investoru attiecības (turpmāk – IA), to attīstīšana un uzturēšana, īpašu uzmanību pievēršot tam, lai visiem investoriem būtu pieejama vienlīdzīga, savlaicīga un pietiekama informācija.

10.1. Galvenie IA mērķi ir precīzas un patiesas ar Emitenta darbību saistītas informācijas sniegšana finanšu tirgus dalībniekiem, kā arī atgriezeniskās saites nodrošināšana, t.i., atsauksmju saņemšana no esošajiem un potenciālajiem ieguldītājiem un citām personām. Īstenojot IA procesu, jāpatur prātā, ka mērķauditoriju neveido tikai institucionālie investori un finanšu tirgus analītiķi. Arvien lielāks uzsvars jāliek uz individuālajiem investoriem, tāpat arvien lielāka nozīme piešķirama citu ieinteresēto pušu: darbinieku, kreditoru un darījumu partneru informēšanai.

HansaMatrix ievēro šo korporatīvās pārvaldības principu.

10.2. Emitents nodrošina visiem investoriem vienlīdzīgu un ērtu pieeju ar Emitentu saistītai svarīgai informācijai, tai skaitā informācijai par emitenta finansiālo stāvokli, īpašuma struktūru un pārvaldi. Emitents sniedz informāciju skaidrā un viegli saprotamā veidā, atklājot gan ar Emitentu saistīto pozitīvo, gan negatīvo informāciju, tādējādi nodrošinot ieguldītājus ar pilnīgu un vispusīgu informāciju par Emitentu, kas ļautu ieguldītājiem izvērtēt visu informāciju pirms lēmuma pieņemšanas.

HansaMatrix ievēro šo korporatīvās pārvaldības principu.

10.3. IA informācijas apritei ir izmantojami vairāki kanāli. Emitenta IA stratēģija jāveido, izmantojot gan tehnoloģiju sniegtās iespējas (mājas lapa internetā), gan attiecības ar masu medijiem, gan saiknes ar finanšu tirgus dalībniekiem. Ievērojot mūsdienu tehnoloģiju attīstības pakāpi un pieejamību, ikviena mūsdienīga uzņēmuma IA tiek izmantots internets. Šis medija veids vairumam investoru ir kļuvis par vienu no svarīgākajiem komunikāciju līdzekļiem.

HansaMatrix ievēro šo korporatīvās pārvaldības principu.

• 10.4. Pamatprincipi, kuri Emitentam būtu jāievēro, veidojot mājas lapas IA sadaļu:

  • 1) interneta mājas lapas IA sadaļa ir jāuztver ne tikai kā informācijas vai faktu glabātava, bet gan kā viens no primārajiem komunikāciju līdzekļiem, ar kura palīdzību iespējams informēt esošos un potenciālos akcionārus;
  • 2) visiem interneta mājas lapas IA sadaļas apmeklētājiem ir jābūt iespējai ērti iegūt visu tajā publicēto informāciju. Informācija mājas lapā jāatspoguļo visās svešvalodās, kurās Emitents parasti izplata informāciju, lai nekādā veidā netiktu diskriminēti ārvalstu investori, taču ievērojot, ka informācija atklājama vismaz latviešu un angļu valodā;
  • 3) ieteicams apsvērt risinājumu, kas ļautu esošajiem un potenciālajiem investoriem un citiem interesentiem uzturēt saikni ar Emitentu, izmantojot mājas lapas IA sadaļu - uzdot jautājumus un saņemt atbildes, pasūtīt jaunāko informāciju, izteikt viedokli u.tml.;
  • 4) mājas lapā ievietotā informācija ir regulāri jāatjauno, un jānodrošina ar Emitentu un tā darbību saistīto jaunumu savlaicīga ievietošana. Nav pieļaujams, ka mājas lapā ir atrodama novecojusi informācija, kas var maldināt tās lietotājus;
  • 5) pēc mājas lapas izveides pašiem tās veidotājiem vēlams izvērtēt IA sadaļu no lietotāja viedokļa – vai interesējošā informācija ir viegli atrodama, vai ievietotā informācija sniedz atbildes uz svarīgākajiem jautājumiem u. tml.

• 10.5. Emitentam jānodrošina, lai tā mājas lapas IA sadaļā būtu atrodama vismaz šāda informācija:

  • 1) vispārēja informācija par Emitentu tā izveidošanas un darbības vēsture, reģistrācijas dati, nozares raksturojums, galvenie darbības veidi;
  • 2) Emitenta Ziņojums ("ievēro vai paskaidro") par korporatīvās pārvaldības principu ievērošanu;
  • 3) emitēto un apmaksāto finanšu instrumentu skaits, norādot, cik no tiem iekļauti regulētā tirgū;
  • 4) informācija saistībā ar akcionāru sapulču organizēšanu, izskatāmajiem lēmumu projektiem, pieņemtajiem lēmumiem – vismaz par pēdējo pārskata gadu;
• 5) Emitenta statūti;
• 6) Emitenta valdes, padomes nolikums vai cits tam pielīdzināms dokuments, kas regulē to darbību, kā arī Emitenta atalgojuma politika (vai norāde, kur ar to ir iespējams iepazīties) un akcionāru sapulces norises reglaments, ja tāds ir ticis pieņemts;
• 7) Informācija par Emitenta Revīzijas komitejas darba rezultātiem;
• 8) informācija par esošajiem Emitenta padomes un valdes locekļiem (par katru atsevišķi): profesionālā darba pieredze, izglītība, īpašumā esošās Emitenta akcijas (stāvoklis uz gada sākumu, informācija atjaunojama pēc nepieciešamības, bet ne retāk kā reizi gadā), amati citās uzņēmējsabiedrībās, kā arī valdes un padomes locekļu pilnvaru termiņi;
• 9) Emitenta akcionāri, kuriem pieder vismaz 5% Emitenta akciju, un informācija par akcionāru maiņu;
• 10) Emitenta finanšu pārskati un gada pārskats, kas sagatavoti saskaņā ar tiesību aktos un Biržas noteikumos noteikto kārtību;
• 11) Jebkura cita informācija, kas Emitentam jāatklāj, piemēram, informācija par būtiskiem notikumiem, Emitenta sagatavotie paziņojumi presei, arhivēta informācija par Emitenta finanšu un gada pārskatiem par iepriekšējiem periodiem u. tml.

HansaMatrix daļēji ievēro šo korporatīvās pārvaldības principu. Valdes un pilnvaras noteiktas HansaMatrix statūtos. Sabiedrības padome 2019.gada 25.novembrī ir apstiprinājusi padomes nolikumu. 2019.gada 29.oktobrī ārkārtas akcionāru sapulce apstiprinājusi valdes un padomes atalgojuma politiku. 2020. gada 22. maijā valdes un padomes atalgojuma politikā tika veikti grozījumi. Minētie dokumenti publicēti sabiedrības interneta mājas lapā www.hansamatrix.com un pieejami HansaMatrix vadības birojā. Akcionāru sapulču norises reglamentu plānots apstiprināt kārtējā akcionāru sapulcē 2021.gada 26.maijā. Netiek sagatavota un publicēta informācija par Emitenta Revīzijas komitejas darba rezultātiem.

IEKŠĒJĀ KONTROLE UN RISKU VADĪBA

Iekšējās kontroles un risku vadības nolūks ir nodrošināt Emitenta efektīvu un sekmīgu darbību, sniegtās informācijas patiesumu un atbilstību attiecīgajiem normatīvajiem aktiem un darbības principiem. Iekšējā kontrole palīdz valdei identificēt un novērst potenciālos riskus un trūkumus Emitenta pārvaldē, kā arī veicina padomes pienākuma, pārraudzīt valdes darbību, efektīvu izpildi.

11.Emitenta ārējās un iekšējās kontroles darbības principi

Emitenta veiksmīgas darbības nodrošināšanai nepieciešams paredzēt regulāru tās kontroli un noteikt kārtību iekšējās un ārējās kontroles (revīzijas) veikšanai.

11.1. Lai nodrošinātu veiksmīgu darbību, Emitentam pastāvīgi jākontrolē sava darbība – tai skaitā ir jādefinē iekšējās kontroles kārtība.

HansaMatrix daļēji ievēro šo korporatīvās pārvaldības principu. Sabiedrība uzskata, ka veiksmīgas darbības pamatā ir motivēta un ieinteresēta organizācija, kuras darba un sadarbības kultūra atbilst veicamo uzdevumu un darbības sarežģītībai un mērķiem. Lai nodrošinātu savu mērķu sasniegšanu un efektīvu ilgtermiņa darbību, Sabiedrība izveidojusi starptautiskajiem standartiem ISO9001, ISO13485, ISO14001 atbilstošu sertificētu organizācijas vadības sistēmu. Sistēma nodrošina nepārtrauktu organizācijas darbības mērķu definēšanu, vadības procedūru izstrādi un to ievērošanas uzraudzību, regulāru iekšējo un ārējo auditu noriti, dokumentu vadības sistēmu, un citas procedūras. Papildus tam ir organizācijā definēti virkne kontroles principu un kontroles procesu, piemēram, 4- acu princips ikdienas biznesa transakciju veikšanai, atbildības deleģēšana un to limitu noteikšana.

HansaMatrix līdzšinējā darbība ir pierādījusi esošo kontroles procedūru un sistēmas efektīvu darbību, tomēr Sabiedrība papildus plāno 2021 gadā izstrādāt un apstiprināt risku pārvaldības politiku.

11.2. Risku vadības mērķis ir nodrošināt ar Emitenta komercdarbību saistītu risku apzināšanu un uzraudzīšanu. Lai nodrošinātu efektīvu risku vadību, ir nepieciešams definēt risku vadības pamatprincipus. Ir ieteicams raksturot būtiskākos ar Emitenta darbību saistītos potenciālos un esošos riskus.

HansaMatrix ievēro šo korporatīvās pārvaldības principu.

11.3. Revidentam jānodrošina pieeja tā pienākumu veikšanai nepieciešamajai informācijai un iespēja apmeklēt padomes un valdes sēdes, kurās tiek skatīti finanšu rezultāti vai citi jautājumi.

HansaMatrix ievēro šo korporatīvās pārvaldības principu.

11.4. Revidentam savā darbībā ir jābūt neatkarīgam, un tā uzdevums ir sniegt Emitentam neatkarīgus un objektīvus revīzijas un konsultatīva rakstura pakalpojumus, lai veicinātu Emitenta darba efektivitāti un sniegtu atbalstu Emitenta vadībai izvirzīto mērķu sasniegšanā, piedāvājot sistemātisku pieeju risku vadības un kontroles procesu izvērtēšanai un uzlabošanai.

HansaMatrix ievēro šo korporatīvās pārvaldības principu.

11.5. Vismaz reizi gadā ir ieteicams veikt neatkarīgu iekšējo pārbaudi, kas novērtētu Emitenta darbību, tai skaitā tās atbilstību Emitenta apstiprinātajām procedūrām.

HansaMatrix ievēro šo korporatīvās pārvaldības principu.

11.6. Apstiprinot revidentu, būtu vēlams, lai viena revidenta pilnvaru laiks nesakristu ar valdes pilnvaru laiku.

HansaMatrix ievēro šo korporatīvās pārvaldības principu.

12.Emitenta Revīzijas komiteja

Revīzijas komiteja tiek izveidota ar Emitenta akcionāru sapulces lēmumu, atbilstoši tiesību aktu prasībām nosakot tās darbības principus un atbildības apjomu.

12.1. Revīzijas komitejas funkcijas un atbildība būtu nosakāmas komitejas nolikumā vai tam pielīdzinātā dokumentā.

HansaMatrix nav ieviesis šo korporatīvās pārvaldības principu. HansaMatrix nav atsevišķas revīzijas komitejas, bet tās funkcijas, saskaņā ar akcionāru sapulces lēmumu ir uzticētas Sabiedrības Padomei.

12.2. Lai nodrošinātu efektīvu Revīzijas komitejas darbību vēlams, lai tās sastāvā būtu vismaz trīs locekļi, kuriem ir pietiekamas zināšanas grāmatvedības kārtošanā un finanšu pārskatu sagatavošanā, jo viena no Revīzijas komitejas galvenajām darbības jomām ir jautājumi, kuri saistīti ar Emitenta finanšu atskaitēm un kontroli.

HansaMatrix ievēro šo korporatīvās pārvaldības principu.

12.3. Visiem Revīzijas komitejas locekļiem ir jābūt pieejamai informācijai par Emitenta lietotajām grāmatvedības uzskaites metodēm. Valde informē Revīzijas komiteju par metodēm, kas tiek lietotas, novērtējot nozīmīgus un neparastus darījumus, kur novērtējumam var tikt piemērotas atšķirīgas metodes, kā arī nodrošina, ka Revīzijas komitejai ir pieejama visa ar tiesību aktiem noteiktā informācija.

HansaMatrix ievēro šo korporatīvās pārvaldības principu.

12.4. Emitentam ir jānodrošina, ka Revīzijas komitejai ir iespējams iegūt no Emitenta amatpersonām, valdes locekļiem un citiem darbiniekiem komitejas darbības nodrošināšanai nepieciešamo informāciju, kā arī tiesības veikt neatkarīgu izmeklēšanu, lai savas kompetences ietvaros atklātu pārkāpumus Emitenta darbībā.

HansaMatrix ievēro šo korporatīvās pārvaldības principu.

12.5. Revīzijas komiteja pieņem lēmumus savas kompetences ietvaros un par savu darbību atskaitās akcionāru sapulcei.

HansaMatrix ievēro šo korporatīvās pārvaldības principu.

ATALGOJUMA POLITIKA

13.Atalgojuma noteikšanas vispārējie principi, veidi un kritēriji

Valdes un padomes locekļu atalgojuma politika – atalgojuma forma, struktūra un apjoms - ir viena no tām jomām, kurā iesaistītajām personām ir potenciāli lielāks risks nonākt interešu konflikta situācijā. Lai to novērstu, Emitents izstrādā atalgojuma politiku, kurā nosaka valdes un padomes locekļiem piešķiramā atalgojuma vispārējos principus, veidus un kritērijus.

13.1. Emitents izstrādā atalgojuma politiku, kurā norāda vispārējos atalgojuma noteikšanas principus, iespējamās atalgojuma shēmas un citus ar to saistītus būtiskus jautājumus. Izstrādājot atalgojuma politiku, būtu jānodrošina, ka valdes un padomes locekļiem noteiktā atlīdzība ir samērīga ar pārējo Emitenta amatpersonu un darbinieku atlīdzību.

HansaMatrix daļēji ievēro šo korporatīvās pārvaldības principu. Sabiedrība ievēro minētos atalgojuma principus, un 2019. gada 29. oktobrī apstiprināja HansaMatrix ārkārtas akcionāru sapulce apstiprināja valdes un padomes locekļu atalgojuma politikas dokumentu, ar ko var iepazīties mājas lapā www.hansamatrix.com. HansaMatrix nav sagatavojusi un publicējusi vispārējo atalgojuma politiku.

13.2. Neierobežojot to Emitenta pārvaldes institūciju, kas atbildīgas par padomes un valdes locekļu atalgojuma noteikšanu, lomu un darbību, atalgojuma politikas projekta izstrāde ir nododama Emitenta valdes pārziņā, kura tās projekta sagatavošanas laikā konsultējas ar Emitenta padomi. Nolūkā novērst interešu konfliktus un lai uzraudzītu valdes darbību atalgojuma politikas sakarā, Emitentam vēlams iecelt par atalgojuma politikas izstrādi atbildīgo darbinieku, kam ir pietiekama pieredze un zināšanas atlīdzības noteikšanas jomā.

HansaMatrix ievēro šo korporatīvās pārvaldības principu.

13.3. Ja atalgojuma politikā nosakot atalgojuma struktūru, tiek paredzēta arī atalgojuma mainīgā daļa, kurā kā atlīdzība paredzētas Emitenta akcijas vai akciju opcijas vai jebkādi citi papildus maksājumi, t.sk. prēmijas, tā būtu piesaistāma iepriekš noteiktiem īstermiņa un ilgtermiņa

mērķiem un to izpildes kritērijiem. Atalgojuma mainīgās daļas piesaiste tikai īstermiņa rezultātiem neveicinās ieinteresētību uzņēmuma ilgtermiņa izaugsmē un rezultātu uzlabošanā. Atalgojuma apjomam un struktūrai jābūt atkarīgai no uzņēmuma darbības rezultātiem, akciju cenas un citiem ar Emitentu saistītiem notikumiem.

HansaMatrix ievēro šo korporatīvās pārvaldības principu. Sabiedrība ievēro minētos atalgojuma principus, un 2019. gada 29. oktobrī ārkārtas akcionāru sapulcē apstiprināja valdes un padomes locekļu atalgojuma politikas dokumentu, ar ko var iepazīties mājas lapā www.hansamatrix.com. HansaMatrix nodrošina, ka valdes locekļu atalgojuma mainīgās daļas apjoms ir atkarīgs no sasniegtajiem, gan īstermiņa, gan arī ilgtermiņa rezultātiem, kuru izpildes sasniegšanas indikatorus apstiprina HansaMatrix padome.

13.4. Nosakot atalgojuma mainīgo daļu, būtu nosakāms šīs mainīgās daļas maksimālais pieļaujamais apmērs, turklāt ievērojot nosacījumu par šīs mainīgās daļas samērojamību ar atlīdzības nemainīgo daļu, lai nepieciešamības gadījumā būtu iespējams ieturēt iepriekš izmaksāto atalgojuma mainīgo daļu.

HansaMatrix ievēro šo korporatīvās pārvaldības principu.

13.5. Ja kā atalgojuma mainīgā daļa tiek paredzētas Emitenta akcijas, akciju opcijas vai jebkuras citas tiesības iegūt Emitenta akcijas, būtu vēlams noteikt minimālo termiņu, kura laikā tās nav izmantojamas.

HansaMatrix ievēro šo korporatīvās pārvaldības principu. 2018.gada 16.februārī uzņēmuma akcionāru sapulce apstiprināja personāla opciju izlaišanas noteikumus, kuros paredzēts minimālais termiņš, kura laikā tiesības iegūt Uzņēmuma akcijas nav izmantojamas.

13.6. Atalgojuma politikā būtu iekļaujami nosacījumi, kuri nosaka, ka Emitentam ir tiesības pieprasīt atmaksāt to atlīdzības mainīgo daļu, kas tikusi piešķirta pamatojoties uz izpildes kritērijiem, kuru aprēķinā izmantotie dati izrādījušies acīmredzami nepareizi. Šajā punktā minētais nosacījums būtu iekļaujams arī darba līgumos, ko Emitents slēdz ar attiecīgajām amatpersonām.

HansaMatrix nav ieviesis šo korporatīvās pārvaldības principu. Sabiedrība atlīdzības mainīgas daļas aprēķinam izmanto pārbaudītus un drošus uzskaites datus.

13.7. Atalgojuma shēmas, kurās kā atlīdzība paredzētas Emitenta akcijas, teorētiski var radīt zaudējumus Emitenta esošajiem akcionāriem, jo jaunas akciju emisijas dēļ ir iespējama akciju cenas pazemināšanās. Tādēļ pirms jebkādas šāda veida atalgojuma shēmas izstrādes un apstiprināšanas ir nepieciešams izvērtēt iespējamos ieguvumus vai zaudējumus.

HansaMatrix ievēro šo korporatīvās pārvaldības principu. 2018.gada 16.februāra lēmums par uzņēmuma akciju personāla opciju piešķiršanas kārtību tika apstiprināts un izdiskutēts HansaMatrix akcionāru sapulcē.

13.8. Ja atalgojuma politikā paredzēta mainīgā daļa, kurā kā atlīdzība paredzētas Emitenta akcijas vai akciju opcijas, ir norādāms, kā apstiprināto atalgojuma shēmu ietvaros ir plānots nodrošināt nepieciešamo Emitenta akciju daudzumu – vai tās tiek plānots iegūt, pērkot regulētā tirgū, vai arī veicot jaunu akciju emisiju.

HansaMatrix ievēro šo korporatīvās pārvaldības principu. Sabiedrība ievēro minētos atalgojuma principus, kā arī ir izstrādāts valdes un padomes atalgojuma politikas dokuments. 2018.gada 16.februārī uzņēmuma akcionāru sapulce apstiprināja personāla opciju izlaišanas noteikumus, kuri nosaka, ka nepieciešamais Emitenta akciju daudzums opciju atalgojuma nodrošināšanai tiek emitēts no jauna.

13.9. Izstrādājot atalgojuma politiku un paredzot tādu akciju opciju piešķiršanu, kas dod tiesības iegūt Emitenta akcijas, jāievēro Biržas noteikumos noteiktie akciju opciju piešķiršanas nosacījumi.

HansaMatrix ievēro šo korporatīvās pārvaldības principu. Sabiedrība ievēro minētos atalgojuma principus, kā arī ir izstrādāts valdes un padomes atalgojuma politikas dokuments. 2018.gada 16.februārī uzņēmuma akcionāru sapulce apstiprināja personāla opciju izlaišanas noteikumus, kuri nosaka, ka nepieciešamais Emitenta akciju daudzums opciju atalgojuma nodrošināšanai tiek emitēts no jauna.

13.10. Nosakot principus pēc kādiem atalgojums piešķirams padomes un valdes locekļiem ir jāparedz arī vispārējie principi pēc kādiem tiks veikta jebkādu kompensāciju vai cita veida atlīdzības izmaksa, ja tādu vispār plānots piemērot, gadījumos, kad tiek lauzti ar minētajām amatpersonām noslēgtie līgumi (darba attiecību izbeigšanas maksājumi). Ja darba attiecības tiek izbeigtas neatbilstošu darba rezultātu dēļ, nebūtu pieļaujama jebkādu darba attiecību izbeigšanas maksājumu izmaksa.

HansaMatrix ievēro šo korporatīvās pārvaldības principu.

13.11. Ieteicams, ka darba attiecību izbeigšanas maksājumiem tiek noteikts samērojams maksimālais apmērs. Lai maksājums varētu tikt uzskatīts par samērojamu, to nebūtu jānosaka lielāku kā atlīdzības nemainīgā daļa par divu kalendāro gadu periodu.

HansaMatrix ievēro šo korporatīvās pārvaldības principu.

14.Paziņojums par atalgojuma politiku

Akcionāriem jābūt nodrošinātiem ar skaidru un izsmeļošu pārskatu par Emitenta pārvaldes institūciju locekļiem piemērojamo atalgojuma politiku. Minētās informācijas publiskošana ļautu esošajiem un potenciālajiem akcionāriem vispusīgi izvērtēt Emitenta pieeju atlīdzības jautājumiem, līdz ar ko reizi gadā Emitenta atbildīgā institūcija sagatavo un publisko Atalgojuma ziņojumu.

14.1. Emitentam ir pienākums publiskot izsmeļošu pārskatu par Emitenta pārvaldes institūciju locekļu atalgojuma politiku - Atalgojuma ziņojumu. Atalgojuma ziņojums var tikt noformēts kā atsevišķs dokuments vai arī iekļauts kā atsevišķa sadaļa Ziņojumā, kuru Emitents sagatavo saskaņā ar šo Ieteikumu Ievada 9.punkta noteikumiem. Sagatavotais Atalgojuma ziņojums ir ievietojams arī Emitenta mājas lapā internetā.

HansaMatrix ievēro šo korporatīvās pārvaldības principu. Sabiedrības Valdes un Padomes locekļiem izmaksātās darba samaksas ziņojums par 2020. gadu tiks publicēts kopā ar auditēto finansu pārskatru 2021. gada aprīlī.

• 14.2. Atalgojuma ziņojumam jāsatur vismaz šāda informācija:
  • 1) informācija par atalgojuma politikas piemērošanu Emitenta valdes un padomes locekļiem iepriekšējā finanšu gadā, īpaši norādot veiktos būtiskos grozījumus Emitenta atalgojuma politikā salīdzinājumā ar iepriekšējo pārskata gadu;
• 2) piemērojamā atalgojuma mainīgās un nemainīgās daļas īpatsvars attiecīgajai amatpersonu kategorijai izmaksājamajā atalgojumā, tai skaitā informācija par laika periodu, kurā persona nevar pilnvērtīgi izmantot tai piešķirtās akciju opcijas vai cita veida atalgojuma mainīgo daļu;
  • pietiekama informācija par atalgojuma piesaisti darba rezultātiem. Lai informācija varētu tikt uzskatīta par pietiekamu, vēlams ziņojumā ietvert: paskaidrojumu, kā izvēlētie izpildes kritēriji, pamatojoties uz kuriem ir tikusi piešķirta atalgojuma mainīgā daļa veicina Emitenta ilgtermiņa intereses;
  • paskaidrojumu par metodēm, kas izmantotas, lai noteiktu, vai ir ievēroti izpildes kritēriji;
• 3) informācija par Emitenta politiku attiecībā uz līgumu, kas tiek slēgti ar Emitenta pārvaldes institūciju locekļiem, nosacījumiem (par noslēgto līgumu termiņiem, iepriekšējās paziņošanas termiņiem par līguma darbības pārtraukšanu, tai skaitā līguma pārtraukšanas gadījumā veicamajiem maksājumiem);
• 4) informācija par piemērojamo prēmiju shēmu un jebkuru citu piešķiramo materiālo labumu galvenajiem parametriem un pamatojumu;
• 5) apraksts par jebkurām piemērojamām pensiju vai priekšlaicīgas pensionēšanās shēmām;
• 6) pārskats par katrai personai, kura attiecīgā pārskata gada laikā ieņēmusi padomes vai valdes locekļa amatu, izmaksāto atalgojumu un citiem atalgojuma veidā saņemtiem materiāliem labumiem, iekļaujot tajā vismaz šīs sadaļas 14.5., 14.6. un 14.7. punktā minēto informāciju.

HansaMatrix ievēro šo korporatīvās pārvaldības principu. Sabiedrības Valdes un Padomes locekļiem izmaksātās darba samaksas ziņojums par 2020. gadu tiks publicēts kopā ar auditēto finansu pārskatru 2021. gada aprīlī.

14.3. Lai izvairītos no informācijas dublēšanās, Emitents Atalgojuma ziņojumā var nenorādīt šīs sadaļas 14.2. punkta 1. līdz 7. apakšpunktā prasīto informāciju, ja tā jau ir minēta Emitenta atalgojuma politikā. Šādā gadījumā Atalgojuma ziņojumā dodama atsauce uz atalgojuma politiku un norāde uz to, kur Emitenta atalgojuma politika ir pieejama.

HansaMatrix ievēro šo korporatīvās pārvaldības principu. Sabiedrības Valdes un Padomes locekļiem izmaksātās darba samaksas ziņojums par 2020. gadu tiks publicēts kopā ar auditēto finansu pārskatru 2021. gada aprīlī.

14.4. Ja emitents uzskata, ka šo ieteikumu 14.2. punktā minētās informācijas publiskošanas rezultātā var tikt atklāta komerciāli jūtīga informācija, kas varētu kaitīgi ietekmēt Emitenta stratēģisko pozīciju, Emitents minēto informāciju neatklāj, minot attiecīgo iemeslu.

• 14.5. Attiecībā uz atalgojumu un/vai citiem ienākumiem, par katru padomes un valdes locekli atklājama šāda informācija:
  • 1) par pienākumu veikšanu izmaksātās vai pienākošās atlīdzības (algas) kopējo summu pārskata gada laikā;
  • 2) atalgojums un citas priekšrocības, kas saņemtas no jebkura ar Emitentu saistīta uzņēmuma. Šajā punktā lietotais termins "saistīts uzņēmums" atbilst Finanšu instrumentu tirgus likuma 1.pantā dotajam saistīta uzņēmuma termina skaidrojumam;
  • 3) atalgojums, kas izmaksāts peļņas sadales vai prēmiju izmaksas veidā un šādu maksājumu piešķiršanas pamatojumi;
  • 4) samaksa par papildus tiešajiem pienākumiem veikto darbību;
  • 5) kompensācijas un citi maksājumi, kas maksājami vai kurus saņēmis attiecīgajā pārskata gadā

amatu atstājušais padomes vai valdes loceklis;

6) kopējā jebkuru materiālo labumu vērtība, kas saņemta kā atalgojums un uz kuru nav attiecināmi iepriekš minētie šī punkta 1) līdz 5) apakšpunkti.

HansaMatrix ievēro šo korporatīvās pārvaldības principu. Sabiedrības Valdes un Padomes locekļiem izmaksātās darba samaksas ziņojums par 2020. gadu tiks publicēts kopā ar auditēto finansu pārskatru 2021. gada aprīlī.

• 14.6. Attiecībā uz akcijām un/vai akciju opcijām vai citām atalgojuma shēmām, saskaņā ar kurām iegūstamas Emitenta akcijas, atklājama šāda informācija:
  • 1) pārskata gada laikā Emitenta pārvaldes institūcijas loceklim piešķirto akciju vai akciju opciju, kas dod tiesības iegūt Emitenta akcijas, skaits un to izmantošanas nosacījumi;
  • 2) pārskata gada laikā izmantoto opciju, kas dod tiesībasiegūt Emitenta akcijas, skaits, par katru no tām norādot iegūto akciju skaitu un noteikto akcijas cenu vai pārvaldes institūcijas locekļa daļas vērtību ar akcijām saistītajā atalgojuma shēmā pārskata gada beigās;
  • 3) neizmantoto akciju opciju, kas dod tiesības iegūt Emitenta akcijas, skaits uz pārskata gada beigām, līgumā noteikto akcijas cenu, izpildes datumu un galvenos minētās opcijas izmantošanas noteikumus;
  • 4) informāciju par pārskata gada laikā veiktajāmizmaiņāmpiešķirto opciju, kas dod tiesības iegūt Emitenta akcijas, līgumu nosacījumos (piem. veiktas izmaiņas opcijas izmantošanas noteikumos, mainīts opcijas izmantošanas termiņš un tml.).

HansaMatrix ievēro šo korporatīvās pārvaldības principu. Sabiedrības Valdes un Padomes locekļiem izmaksātās darba samaksas ziņojums par 2020. gadu tiks publicēts kopā ar auditēto finansu pārskatru 2021. gada aprīlī.

14.7. Attiecībā uz uzkrājumiem vai iemaksām privāto pensiju fondu pensiju plānos, ir atklājama šāda informācija:

1) par personas labā pensiju plānā vai plānos Emitenta veikto iemaksu apjomu un pensiju kapitāla izmaksas noteikumiem;

2) par konkrētai personai piemērojamiem dalības, tajā skaitā dalības izbeigšanas noteikumiem attiecīgajā pensiju plānā.

HansaMatrix ievēro šo korporatīvās pārvaldības principu. Sabiedrības Valdes un Padomes locekļiem izmaksātās darba samaksas ziņojums par 2020. gadu tiks publicēts kopā ar auditēto finansu pārskatru 2021. gada aprīlī.

14.8. Atalgojuma shēmas, saskaņā ar kurām atalgojums tiek noteikts, piešķirot Emitenta akcijas, akciju opcijas vai jebkādā citā veidā dodot tiesības iegūt Emitenta akcijas, ar savu lēmumu jāapstiprina kārtējai akcionāru sapulcei. Lemjot par atalgojuma shēmas apstiprināšanu, akcionāru sapulce nelemj par tās piemērošanu konkrētām personālijām.

HansaMatrix ievēro šo korporatīvās pārvaldības principu.

III PIELIKUMS

EMITENTA PADOMES LOCEKĻU NEATKARĪBAS KRITĒRIJI

Par neatkarīgu uzskatāms tāds Emitenta padomes loceklis, kurš:

• 1) nav bijis Emitenta, ar to saistīto uzņēmumu vai Emitentu kontrolējošā akcionāra padomes vai valdes loceklis iepriekšējos trīs gadus un neieņem minēto amatu arī laika posmā, kad ieņem padomes locekļa posteni. Ar Emitentu "saistītiem uzņēmumiem" tiek saprasti tādi uzņēmumi, kuri tiek iekļauti Emitenta konsolidētajā finanšu pārskatā vai kuru konsolidētajos finanšu pārskatos tiek iekļauts Emitents;
• 2) nav Emitenta, ar to saistīto uzņēmumu vai Emitentu kontrolējošā akcionāra darbinieks, izņemot gadījumus, kad attiecīgais padomes locekļa kandidāts ir ticis izvirzīts ievēlēšanai

padomē tieši kā Emitenta darbinieku pārstāvis;

• 3) papildus atalgojumam, ko tas saņem kā padomes loceklis, nesaņem vai nav saņēmis ievērojamu papildu atalgojumu no Emitenta, ar to saistītiem uzņēmumiem vai Emitentu kontrolējoša akcionāra;
• 4) ne tiešā, ne netiešā veidā nepārstāv Emitentu kontrolējošos akcionārus;
• 5) ne apstiprināšanas brīdī, ne pēdējā gada laikā pirms personas apstiprināšanas par padomes locekli, ne tiešā, ne netiešā veidā nav bijis nekādās nozīmīgās darījumu attiecībās ar Emitentu, ar to saistītiem uzņēmumiem vai Emitentu kontrolējošo akcionāru ne tieši, ne kā partnerim, akcionāram vai augstākā līmeņa vadītājam;
• 6) pēdējo trīs gadu laikā nav bijis iekšējais kontrolieris, revidents vai darbinieks sabiedrībā, kura veic ārējā revidenta funkcijas pie Emitenta, ar to saistītos uzņēmumos vai uzņēmumā, kas ir Emitentu kontrolējošs akcionārs;
• 7) nav valdes loceklis vai cits vadošs darbinieks citā uzņēmumā, kurā Emitenta valdes loceklis pilda padomes locekļa funkcijas, un tam nav arī citu būtisku saistību ar Emitenta valdes locekļiem, līdzdarbojoties citās sabiedrībās vai organizatoriskās vienībās (savstarpēji saistītas kontroles attiecības);
• 8) nav bijis Emitenta padomes loceklis vairāk nekā 10 (desmit) gadus pēc kārtas;
• 9) nav valdes locekļa vai personu, uz kurām attiecināmi šā pielikuma (1) līdz (8) apakšpunktos minētie kritēriji, ģimenes loceklis (par ģimenes locekļiem šī punkta izpratnē tiek uzskatīti laulātie, vecāki un bērni).