HansaMatrix — AGM Information 2021

May 11, 2021

---

author: "Gediminas Sipas"
date: 2021-05-10 10:02:00+00:00
processor: python-docx+mammoth
status: success

---

BALSOJUMA VEIDLAPA / VOTING FORM

I. Emitenta dati / Issuer data

1. Emitenta nosaukums / Issuer’s name	Akciju Sabiedrība Hansamatrix
2. Emitenta reģistrācijas numurs / Issuer’s registration number	40003454390
3. Sapulces datums un laiks / Meeting date and time	2021.gada 26.maijs, plkst.14:00 / 26 May, 2021 at 2.00p.m.
4. Sapulces veids / The meeting	Kārtējā / Annual General Meeting Ārkārtas / Extraordinary General Meeting
5. ISIN kods / ISIN code

II. Akcionāra dati / Shareholder data

6. Akcionāra nosaukums / Name of shareholder
7. Akcionāra reģistrācijas numurs vai personas kods / Shareholder’s registration number or personal code
8. Deklarētā adrese vai juridiskā adrese / Place of residence or legal address
9. Akcionāra e-pasts / Shareholder’s e-mail
10. Pilnvarotās personas vai citas akcionāra ieceltas trešās personas nosaukums (ja ir pieemērojams) / Name of proxy or other third party nominated by shareholder (if applicable)
11. Pilnvarotās personas vai citas akcionāra ieceltas trešās personas reģistrācijas numurs vai personas kods (ja ir piemērojams) / Proxy or other third party nominated by shareholder registration number or personal code (if applicable)
12. Deklarētā adrese vai juridiskā adrese / Place of residence or legal address
13. Pilnvarotās personas e-pasts / Proxy e-mail
14. Piederošo akciju skaits / Number of shares owned
15. Dalības veids / Method of participation

III. Sapulces darba kārtība / Agenda items

1. Valdes un Padomes ziņojumu apstiprināšana par 2020. gada finanšu pārskatu / Approval of report of the Management Board and the Supervisory Council on results of financial year 2020. Lēmums. Apstiprināt Valdes un Padomes ziņojumus par 2020. finanšu gada darbības rezultātiem. Resolution. To approve report of the Management Board and the Supervisory Council on results of Financial year 2020.
Balsojums / Vote		Par / For Pret / Against Atturēties / Abstain
Akciju skaits / Number of shares voted
2. 2020. Finanšu gada pārskata apstiprināšana / Approval of the annual report for the financial year 2020. Lēmums. Apstiprināt AS HansaMatrix konsolidēto un mātes Sabiedrības gada finanšu pārskatu par 2020. finanšu gadu. Resolution. To approve the Audited Consolidated Annual Report of AS HansaMatrix Group and Parent Company for financial year 2020.
Balsojums / Vote	Par / For Pret / Against Atturēties / Abstain
Akciju skaits / Number of shares voted
3. Valdes un Padomes atalgojuma ziņojuma par 2020. gadu apstiprināšana / Approval of year 2020 Management Board and Council Directors Remuneration Report. Lēmums. Apstiprināt Valdes un Padomes atalgojuma ziņojumu par 2020. gadu. Resolution. To approve the Management Board and Council Directors Remuneration Report for the year 2020.
Balsojums / Vote	Par / For Pret / Against Atturēties / Abstain
Akciju skaits / Number of shares voted
4. Par dividenžu izmaksu / The payment of dividends. Lēmums. 1. izmaksāt dividendēs no iepriekšējo gadu nesadalītās peļņas 0,03 EUR (trīs centi) par vienu AS HansaMatrix akciju jeb kopā 54 881,43 EUR (piecdesmit četri tūkstoši astoņi simti astoņdesmit viens un 43/100 eiro) apmērā; 2. noteikt un paziņot 2021. gada 09. jūniju kā Ex-datumu, noteikt 2021. gada 10.jūniju, kā ieraksta datumu, un 2021. gada 11.jūniju, kā dividenžu izmaksas datumu 0,03 EUR (trīs centi) par vienu AS HansaMatrix akciju jeb kopā 54 881,43 EUR (piecdesmit četri tūkstoši astoņi simti astoņdesmit viens un 43/100 eiro) apmērā; Resolution: 1. to distribute dividends to shareholders from undistributed profits of previous years in the total amount of 54 881.43 EUR (fifty four thousand eight hundred eighty one and 43/100 euro) or in amount of 0.03 EUR (three cents) per share; 2. to set and announce June 09, 2021 as Ex-date, to set June 10, 2021, as a record date for dividends and June 11, 2021, as a date of payment of dividends in amount of 54 881.43 EUR (fifty four thousand eight hundred eighty one and 43/100 euro) or in amount of 0.03 EUR (three cents) per share;
Balsojums / Vote	Par / For Pret / Against Atturēties / Abstain
Akciju skaits / Number of shares voted
5. Sabiedrības revidenta iecelšana un atalgojuma noteikšana revidentam 2021. un 2022. finanšu gadiem / Appointment of the auditor for the financial years 2021 and 2022 and determination of reward for the auditor. Lēmums. 1. Apstiprināt SIA Deloitte Audits Latvia (Reģistrācijas Nr.40003606960) par AS HansaMatrix zvērinātu revidentu 2021. un 2022. gadiem. 2. Noteikt zvērināta revidenta kopējo atalgojumu 2021. un 2022. gadiem 130 000 EUR (viens simts trīsdesmit tūkstoši eiro), plus pievienotās vērtības nodoklis (65 000 EUR plus PVN gadā). Resolution. 1. to approve SIA Deloitte Audits Latvia (Registration No.40003606960) to be the certified auditor of AS HansaMatrix for financial reports of years 2021 and 2022. 2. To set 130 000 EUR (one hindred thirty thousand euro), plus Value Added Tax, as the total remuneration of certified auditor for audit of year 2021 and 2022 financial reports (65 000 EUR plus VAT par year).
Balsojums / Vote	Par / For Pret / Against Atturēties / Abstain
Akciju skaits / Number of shares voted
6. Statūtu grozījumu apstiprināšana / Approval of amendments to the Articles of Association. Lēmums. Izteikt Sabiedrības Statūtu punkta 6.1. esošo redakciju: “Padome sastāv no 5 (pieciem) locekļiem, kurus ievēl akcionāru sapulce. Padomes locekļi no sava vidus ievēlē padomes priekšsēdētāju un vienu priekšsēdētāja vietnieku”, šādā redakcijā: “Padome sastāv no 6 (sešiem) locekļiem, kurus ievēl akcionāru sapulce. Padomes locekļi no sava vidus ievēlē padomes priekšsēdētāju un vienu priekšsēdētāja vietnieku.” Apstiprināt Sabiedrības Statūtu jauno redakciju. Resolution. To express the current wording of Clause 6.1. of the Articles of Association: “The Supervisory Council consists of 5 (five) members elected by the General Meeting of Shareholders. Supervisory Council members shall elect from among themselves the Supervisory Council Chairman and one Deputy Chairman of the Supervisory Council”, as follows: “The Supervisory Council consists of 6 (six) members elected by the General Meeting of Shareholders. Supervisory Council members shall elect from among themselves the Supervisory Council Chairman and one Deputy Chairman of the Supervisory Council”. To approve new edition of the Articles of Association.
Balsojums / Vote	Par / For Pret / Against Atturēties / Abstain
Akciju skaits / Number of shares voted
7. Sabiedrības eošās Padomes sastāva atcelšana un jauna Padomes sastāva ievēlēšana / Revocation of the existing Council of the Company and election of the new Council. Lēmums. 1. Atcelt no amata pašreizējos Sabiedrības Padomes locekļus Andri Bērziņu, Ingrīdu Blūmu, Dagni Dreimani, Normundu Igolnieku un Baibu Andu Rubesu. 2. Ievēlēt jaunos Sabiedrības Padomes locekļus Ingrīdu Blūmu, Anders Lennart Borg, Dagni Dreimani, Normundu Igolnieku, Ilmāru Osmani un Baibu Andu Rubesu. Resolution. 1. To revoke current Council members Andris Bērziņš, Ingrīda Blūma, Dagnis Dreimanis, Normunds Igolnieks and Baiba Anda Rubesa. 2. To elect new Council members Ingrīda Blūma, Anders Lennart Borg, Dagnis Dreimanis, Normunds Igolnieks, Ilmārs Osmanis and Baiba Anda Rubesa.
1. Balsojums ATCELT / Vote TO REVOKE	Par / For Pret / Against Atturēties / Abstain
1. Balsojums IEVĒLĒT / Vote TO ELECT
Akciju skaits / Number of shares voted
8. Revīzijas komitejas uzdevumu pildīšanas uzticēšanas Padomei apstiprināšana / Approval of the appointment of the Audit Committee duties to the Supervisory Council. Lēmums. Nodot Sabiedrības revīzijas komitejas uzdevumu izpildi Sabiedrības pārraudzības institūcijai – Padomei. Resolution. To assign of Audit committee function to the Company supervising institution – Council.
Balsojums / Vote	Par / For Pret / Against Atturēties / Abstain
Akciju skaits / Number of shares voted
9. Padomes atalgojuma apstiprināšana 2021. gadam / Approval of the Council's remuneration for year 2021. Lēmums. 1. Apstiprināt neatkarīgajiem padomes locekļiem atalgojumu sekojošā apmērā: padomes priekšsēdētājam 2200 EUR brutto mēnesī, padomes loceklim ar pieredzi elektronikas nozarē 2100 EUR brutto, padomes loceklim 1000 EUR brutto mēnesī. Padomes locekļu atalgojums var tikt izmaksāts kā pašnodarbinātajai personai vai arī ar padomes locekli saistītam uzņēmumam. 2. Apstiprināt kopējo gada padomes atalgojuma budžeta rezervi 3000 EUR apmērā, kura var tikt izmantota padomes atalgojumam saskaņā ar Sabiedrības valdes un padomes locekļu atalgojuma politikas 2.10.punktu (dalībai semināros un apmācībās, ciktāl tas nepieciešams Sabiedrības statēģisko mērķu sasniegšanai), kā arī administratīvo izmaksu (viesnīcas, ceļa un sakaru izdevumi) segšanai ārvalstīs dzīvojošiem (ārpus Latvijas) padomes locekļiem dalībai klātienes padomes sēdēs pēc nepieciešamības. Ņemot vērā, ka Sabiedrībai ir izdevies piesaistīt Padomē pieredzējušu elektronikas nozares speciālistu, ar šo lēmumu tiek izdarīts izņēmums Sabiedrības Valdes un Padomes locekļu atalgojuma politikā sadaļā par fiksētā atalgojuma apmēriem šim Padomes loceklim (politika nosaka ka padomes locekļa atalgojums nevar būt lielāks kā 50% no padomes priekšsēdētāja atalgojuma). Resolution. 1. To approve the following remuneration of the independent members of the Council: Chairman of the Council 2200 EUR gross monthly, Council member with professional experience in electronics industry 2100 EUR gross montly, Council member 1000 EUR gross monthly. 2. To approve the total annual remuneration reserve of the Supervisory Council in the amount of 3000 EUR, which may be used for the Supervisory Council remuneration in accordance with Article 2.10. of the remuneration policy of the members of the Board of Directors and Supervisory Council (for participation in seminars and trainings insofar as is necessary to achieve the Company's strategic objectives) and which maybe used to cover Council members residing in foreign country (outside Latvia) administrative expenses (hotel, travel and communication) to participate in persons at the Coucil meetings as necessary. Taking into account that the Company has managed to attract an experienced electronics specialist in the Council, this decision makes an exception to the Remuneration policy for Board and Council members in the section on fixed remuneration (the policy stipulates that Council member fixed remuneration cannot exceed 50% of the Chairman of the Council).
Balsojums / Vote	Par / For Pret / Against Atturēties / Abstain
Akciju skaits / Number of shares voted
10. Akcionāru sapulču sasaukšanas un norises reglamenta apstiprināšana / Approval of Regulations for convening and conducting Shareholders' meetings. Lēmums. Apstiprināt Akcionāru sapulces reglamentu. Resolution. To approve the Rules of procedure of the Shareholders’ meeting.
Balsojums / Vote	Par / For Pret / Against Atturēties / Abstain
Akciju skaits / Number of shares voted
11. Personāla opciju izlaišanas noteikumu grozījumu apstiprināšana / Approval of amendments to the Regulation on the issuance of employee stock options. Lēmums. Izteikt Sabiedrības Personāla opciju izlaišanas noteikumu 8. nodaļas esošo redakciju: “8. PERSONĀLA OPCIJU KONVERSIJAS TERMIŅŠ UN APMAIŅAS PRET AKCIJĀM KĀRTĪBA 8.1. Personāla opciju turētājam ir tiesības izlietot tam piešķirtās personāla opcijas neierobežotā laikā no to piešķiršanas brīža. 8.2. Sabiedrības Valdei ir tiesības noteikt individuālu opciju konversijas termiņu personāla opciju saņēmējam, kas nav ilgāks par 3 gadiem. 8.3. Sabiedrības jaunās emisijas akcijas paredzēts iegrāmatot centrālā vērtspapīru depozitārija “Nasdaq CSD SE” uzskaites sistēmā. Akcionāram ir tiesības pārvest centrālajā vērtspapīru depozitārijā “Nasdaq CSD SE” iegrāmatotās Sabiedrības jaunās emisijas dematerializētās uzrādītāja akcijas uz savu finanšu instrumentu kontu.”, šādā redakcijā: “8. PERSONĀLA OPCIJU KONVERSIJAS TERMIŅŠ UN APMAIŅAS PRET AKCIJĀM KĀRTĪBA 8.1. Personāla opciju turētājam ir tiesības izlietot tam piešķirtās personāla opcijas neierobežotā laikā no to piešķiršanas brīža. 8.2. Sabiedrības Valdei ir tiesības noteikt personāla opciju saņēmējiem, Sabiedrības un 100% meitas Sabiedrības darbiniekiem, kas nav valdes locekļi, individuālu opciju konversijas termiņu, kas nav ilgāks par 3 gadiem. 8.3. Sabiedrības Padomei ir tiesības noteikt personāla opciju saņēmējiem, Sabiedrības valdes locekļiem un 100% meitas Sabiedrības valdes locekļiem individuālu opciju konversijas termiņu, kas nav ilgāks par 3 gadiem 8.4.Sabiedrības jaunās emisijas akcijas paredzēts iegrāmatot centrālā vērtspapīru depozitārija “Nasdaq CSD SE” uzskaites sistēmā. Akcionāram ir tiesības pārvest centrālajā vērtspapīru depozitārijā “Nasdaq CSD SE” iegrāmatotās Sabiedrības jaunās emisijas dematerializētās uzrādītāja akcijas uz savu finanšu instrumentu kontu.” Apstiprināt jauno Sabiedrības Personāla opciju izlaišanas noteikumu redakciju. Resolution. To express the current wording of Clause 8. of the Regulation on the issuance of employee stock options: “8. TIME PERIOD FOR CONVERSION OF EMPLOYEE STOCK OPTIONS AND PROCEDURES BY WHICH THEY SHALL BE EXCHANGED FOR STOCK 8.1. The holder of employee stock options has the right to exercise employee stock options granted to him/her for an unlimited period from the moment of their granting 8.2. The Board of the Company has the right to set an individual term for the conversion of options to the receiver of employee stock options which shall not be longer than 3 years. 8.3. The Company’s newly issued stocks are intended to be recorded in the accounting system of the central securities depository Nasdaq CSD SE. The shareholder has the right to transfer the Company’s newly issued dematerialized bearer stocks registered in the central securities depository Nasdaq CSD SE to his/her own financial instrument account.” as follows: “8. TIME PERIOD FOR CONVERSION OF EMPLOYEE STOCK OPTIONS AND PROCEDURES BY WHICH THEY SHALL BE EXCHANGED FOR STOCK 8.1. The holder of employee stock options has the right to exercise employee stock options granted to him/her for an unlimited period from the moment of their granting. 8.2. The Board of the Company has the right to set an individual term, not exceeding 3 years, for the conversion of options to the Company shares for the receiver of employee stock options, for the employees of the Company and employees of 100% subsidiaries of the Company, who are not board members. 8.3. The Council of the Company has the right to set an individual term, not exceeding 3 years, for the conversion of options to the Company shares for the Board members of the Company and for the Board members of the Company 100% subsidiaries. 8.4. The Company’s newly issued stocks are intended to be recorded in the accounting system of the central securities depository Nasdaq CSD SE. The shareholder has the right to transfer the Company’s newly issued dematerialized bearer stocks registered in the central securities depository Nasdaq CSD SE to his/her own financial instrument account.” To approve new edition of the Regulation on the issuance of employee stock options.
Balsojums / Vote	Par / For Pret / Against Atturēties / Abstain
Akciju skaits / Number of shares voted

IV. Papildus dati / Additional data

Balsojuma saņemšanas apstiprinājums / Vote Execution Confirmation*	Jā / Yes

* norāda, ka tiek pieprasīts balsojuma saņemšanas apstiprinājums un aizpilda tikai tad, ja balso pirms sapulces / indicates that a vote execution confirmation is requested, to be completed only if voting before the meeting

AKCIONĀRS / SHAREHOLDER:

		*	*
Vārds, Uzvārds / First name, last name	Amats (jurid.pers.) / Position (for legal persons)	Paraksts / Signature	Datums / Date

PILNVAROTĀ PERSONA / PROXY:

		*	*
Vārds, Uzvārds / First name, last name	Amats (jurid.pers.) / Position (for legal persons)	Paraksts / Signature	Datums / Date

*Nenorāda, ja paraksta elektroniski / * Not specified if signed electronically

ŠIS DOKUMENTS IR PARAKSTĪTS ELEKTRONISKI AR DROŠU ELEKTRONISKO PARAKSTU UN SATUR LAIKA ZĪMOGU / THIS DOCUMENT IS SIGNED ELECTRONICALLY WITH SAFE ELECTRONIC SIGNATURE AND CONTAIN TIME STAMP