Hagar — Proxy Solicitation & Information Statement 2024

May 8, 2024

HAGAR HF.
Aðalfundur 2024
30. maí 2024

LEIÐBEININGAR TIL HLUTHAFA UM PÓSTATKVÆÐAGREIÐSLU

Með vísan til 80. gr. a laga um hlutafélög, nr. 2/1995, er hluthófum Haga hf. gefinn kostur á að greiða atkvæði um dagskrármál og taka bréflega þátt í atkvæðagreiðslu á aðalfundi félagsins 2024, sjái þeir sér ekki fært að mæta til fundar í eigin persónu. Stjórn Haga hf. hefur samþykkt eftirfarandi leiðbeiningar til þeirra hluthafa sem kjósa að nýta sér þessa aðferð í stað þess að heimila öðrum aðila að mæta á aðalfund félagsins í þeirra umboði:

• Hluthafi skal prenta út eyðublaðið „Póstatkvæði“ á heimasíðu félagsins (https://www.hagar.is/fjarfestar/hluthafafundir/2024/). Atkvæði á öðru formi verða ekki tekin gild.
• Atkvæði er hægt að greiða bréflega hvenær sem er fyrir aðalfund félagsins. Vinsamlega athugið að ef atkvæðaseðill er póstlagður áður en boðað hefur verið til fundarins með endanlegri dagskrá getur hluti atkvæðisins talist ógildur, ef misræmi er milli endanlegrar dagskrár fundarins og greidds atkvæðis.
• Hluthafa ber að tryggja að allar umbeðnar upplýsingar á atkvæðaseðlinum séu réttar og skýrar svo atkvæðið verði gilt, þar á meðal upplýsingar um fjölda hluta viðkomandi hluthafa í Högum hf. á þeim degi sem kosið er.
• Hluthafi skal skrifa nöfn þeirra frambjóðenda til stjórnar félagsins sem hann vill greiða atkvæði sitt. Ef nöfn frambjóðenda til stjórnar félagsins eru jafnmörg fjölda stjórnarmanna félagsins, og sjálfkjörð er þar með í stjórn félagsins, verður sá hluti atkvæðaseðilsins ekki notaður.
• Hluthafi skal skrifa nöfn þeirra frambjóðenda í tilnefningarnefnd sem hann vill greiða atkvæði sitt. Ef nöfn frambjóðenda í tilnefningarnefnd eru jafnmörg fjölda nefndarmanna, og sjálfkjörð er þar með í nefndina, verður sá hluti atkvæðaseðilsins ekki notaður.
• Hluthafi skal skrifa nafn þess frambjóðenda í endurskoðunarnefnd sem hann vill greiða atkvæði sitt. Ef aðeins einn frambjóðandi er í endurskoðunarnefnd, og þar með sjálfkjörð, verður sá hluti atkvæðaseðilsins ekki notaður.
• Kostirnir sem nota skal vegna annarra dagskrármála eru: JÁ, NEI og SITUR HJÁ. Hið sama gildir um önnur dagskrármál og kosningu stjórnar, að ef dagskrármál er samþykkt án atkvæðagreiðslu á fundinum, verður sá hluti atkvæðaseðilsins ekki notaður.
• Atkvæðaseðillinn skal vera dagsettur og undirritaður af viðkomandi hluthafa. Nafn hluthafans skal jafnframt ritað prentstöfum á atkvæðaseðilinn. Sé viðkomandi hluthafi lögaðili skal atkvæðaseðillinn undirritaður af þar til bærum aðila lögaðilans, til þess að teljast gildur.

---

• Þegar atkvæðaseðill hefur verið löglega útfylltur skal hann sendur í ábyrgðarpóstí merktur:

Hagar hf.
Aðalfundur 2024
Holtavegi 10, Holtagörðum
104 Reykjavík

• Atkvæðaseðill verður að hafa borist Högum hf. áður en fundur er settur til að teljast gildur.
• Félagið er ekki ábyrgt að nokkru leyti fyrir töfum sem kunna að verða í sendingu atkvæðaseðils.
• Félagið áskilur sér allan rétt til að óska staðfestingar á öllum mótteknum atkvæðaseðlum á tölvupóstí, þar á meðal en ekki takmarkað við, að óska staðfestingar viðkomandi hluthafa með hvaða hætti sem félagið telur viðunandi. Vakni efasemdir um lögmæti mótteknus atkvæðaseðils er heimilt að setja hann til hliðar þar til fullvissa er fengin um lögmæti hans. Fáist ekki fullvissa um lögmæti atkvæðaseðils er í slíkum tilvikum heimilt að telja hann ógildan.

Stjórn Haga hf.