Global Cosmed S.A. — Proxy Solicitation & Information Statement 2025

Jun 3, 2025

KLAUZULA INFORMACYJNA DLA AKCJONARIUSZY NEXITY GLOBAL S.A. BĘDĄCYCH OSOBAMI FIZYCZNYMI I PEŁNOMOCNIKÓW AKCJONARIUSZY DOTYCZĄCA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

Na podstawie Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) ("RODO"), Zarząd NEXITY GLOBAL S.A. ("Spółka" lub "Administrator") informuje, że w związku ze zwoływaniem Walnych Zgromadzeń ("WZ", "WZA") w Spółce, Spółka będzie przetwarzała dane osobowe akcjonariuszy Spółki, pełnomocników uprawnionych do głosowania, innych osób uprawnionych do wykonywania prawa głosu na WZA oraz dane osobowe ujawniane w trakcie WZA (dalej łącznie: "Akcjonariusze" lub "Państwo"). W związku z powyższym, Spółka oświadcza, że:

1. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych Akcjonariuszy Spółki jest NEXITY GLOBAL S.A. z siedzibą w Krakowie (adres: ul. Zygmunta Augusta 5/2 , 31-504 Kraków), zarejestrowana w rejestrze przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Krakowa – Śródmieścia w Krakowie, XI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000301483, REGON: 020684224, NIP: 8971739404, o kapitale zakładowym wynoszącym 6.000.000,00 zł, w całości opłaconym. We wszystkich sprawach związanych z ochroną danych osobowych należy kontaktować się:

a) w formie pisemnej za pośrednictwem adresu wskazanego w powyższym akapicie, lub

b) w formie elektronicznej za pośrednictwem adresu e-mail: biuro@nexity.com.pl.

2. Podstawa prawna

Dane osobowe Akcjonariuszy Spółki będą przetwarzane na podstawie:

a) art. 6 ust. 1 lit. c) Rozporządzenia RODO – obowiązek wynikający z powszechnie obowiązujących przepisów prawa, w tym przepisów Kodeksu spółek handlowych dotyczący: (i) sporządzania i przechowywania list akcjonariuszy oraz list obecności na WZ, (ii) umożliwienia głosowania poprzez pełnomocnika oraz (iii) umożliwienia Akcjonariuszom wykonywania ich praw w stosunku do Spółki (przykładowo zgłaszania określonych spraw do porządku obrad),

b) art. 6 ust. 1 lit. f) Rozporządzenia RODO – uzasadniony interes Spółki w postaci: (i) umożliwienia kontaktu z Akcjonariuszami oraz weryfikacji ich tożsamości oraz (ii) dochodzenia ewentualnych roszczeń lub obrony przed roszczeniami.

3. Cel przetwarzania danych osobowych

Dane osobowe są przetwarzane przez Spółkę w celu wypełnienia przez Spółkę obowiązków wynikających z przepisów Kodeksu spółek handlowych, obowiązków informacyjnych nałożonych na Spółkę jako spółkę publiczną w związku ze zwołaniem WZ, umożliwienie Akcjonariuszom wykonywania swoich praw w stosunku do Spółki, w tym sporządzenia listy osób uprawnionych do uczestnictwa w WZ oraz weryfikacji uprawnienia do osobistego uczestnictwa lub do reprezentowania osoby uprawnionej, w tym akcjonariusza na WZ, na podstawie art. 6 ust. 1 lit c) Rozporządzenia RODO a także na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń w związku z WZ, co stanowi prawnie uzasadniony interes realizowany przez Administratora lub strony trzeciej.

4. Kategorie danych osobowych

Kategorie danych osobowych przetwarzanych przez Spółkę:

a) dane umieszczone na liście akcjonariuszy uprawnionych do wzięcia udziału w WZ,

b) dane akcjonariuszy i ich pełnomocników umieszczone na liście akcjonariuszy obecnych na WZ,

c) dane pełnomocników akcjonariuszy zawarte w pełnomocnictwie do reprezentowania akcjonariusza podczas WZ,

d) dane akcjonariuszy i ich pełnomocników umieszczone w formularzu zawiadomienia o udzieleniu pełnomocnictwa w postaci elektronicznej,

e) dane akcjonariuszy i ich pełnomocników wskazane w żądaniu zwołania WZ,

f) dane akcjonariuszy i ich pełnomocników wskazane we: (i) wniosku o udostępnienie odpisów list akcjonariuszy, (ii) wniosku w sprawach objętych porządkiem obrad WZ, (iii) we wniosku o umieszczenie sprawy w porządku obrad zwołanego WZ lub (iv) wniosku zawierającym projekt uchwały WZ.

Spółka przetwarza następujące kategorie danych osobowych Akcjonariuszy:

a) dane identyfikacyjne (imię, nazwisko, numer PESEL, numer i serię dowodu osobistego/paszportu), b) dane adresowe,

c) dane kontaktowe (numer telefonu, adres e-mail),

d) dane dotyczące akcji i wynikających z nich uprawnień, takie jak: (i) liczba, (ii) rodzaj akcji oraz (iii) liczba przysługujących głosów z akcji, (iv) kod akcji.

W przypadkach, w których kategorie danych wskazane powyżej okazałyby się niewystarczające do realizacji celów wskazanych w pkt 3 powyżej, w szczególności do weryfikacji statusu akcjonariusza lub pełnomocnika akcjonariusza – Administrator przetwarzał będzie także inne dane niezbędne do realizacji tych celów.

5. Udostępnienie danych osobowych

Dane osobowe Akcjonariuszy mogą być udostępniane przez Spółkę:

a) innym akcjonariuszom Spółki – w zakresie udostępniania listy akcjonariuszy zgodnie z art. 407 Kodeksu spółek handlowych,

b) upoważnionym pracownikom Administratora,

c) doradcom prawnym obsługującym WZ, w tym notariuszowi oraz

d) innym osobom działającym z upoważnienia Administratora.

6. Okres przechowywania danych osobowych

Państwa dane osobowe będą przechowywane nie dłużej niż jest to konieczne, tj. przez okres niezbędny do przeprowadzenia przez Spółkę WZ i jego prawidłowego udokumentowania, włącznie z okresem przechowywania dokumentacji, a po tym czasie przez okres wymagany przepisami prawa, a ponadto przez okres stosowny do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, jakie może podnosić Spółka i jakie mogą być podnoszone wobec Spółki.

7. Prawa przysługujące Akcjonariuszom

W związku z przetwarzaniem przez Spółkę Państwa danych osobowych, przysługuje Państwu:

• a) prawo dostępu do danych osobowych;
• b) prawo do sprostowania danych osobowych;

c) prawo do usunięcia danych osobowych (prawo do bycia zapomnianym);

• d) prawo do ograniczenia przetwarzania danych osobowych;
• e) prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych;

f) prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych

Informacja dot. prawa do wniesienia sprzeciwu:

Prawo do wniesienia sprzeciwu przysługuje z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją osoby wnoszącej sprzeciw wobec przetwarzania dotyczących jej danych osobowych opartego na art. 6 ust. 1 lit. f) RODO. Administratorowi nie wolno wówczas przetwarzać tych danych osobowych, chyba że wykaże on istnienie ważnych prawnie uzasadnionych podstaw do przetwarzania, nadrzędnych wobec interesów, praw i wolności osoby, której dane dotyczą, lub podstaw do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

8. Źródło pozyskania danych osobowych

Dane osobowe Akcjonariuszy są pozyskiwane z Krajowego Depozytu Papierów Wartościowych S.A. z siedzibą w Warszawie, ul. Książęca 4 oraz są przesyłane przez Akcjonariuszy, pełnomocników i przedstawicieli w szczególności w związku z koniecznością wykazania statusu akcjonariusza, posiadania odpowiedniej liczby akcji, prawa głosowania lub prawa reprezentowania w imieniu Akcjonariusza.

9. Wymóg podania danych

W przypadku przekazywania danych bezpośrednio Spółce, podanie danych jest wymagane przez przepisy Kodeksu spółek handlowych oraz w celu umożliwienia weryfikacji tożsamości Akcjonariusza, a ich niepodanie wiąże się z brakiem możliwości uczestnictwa w WZ. W przypadku adresu poczty elektronicznej oraz numeru telefonu podanie tych danych jest dobrowolne, lecz niezbędne do umożliwienia kontaktu pomiędzy Spółką, a Akcjonariuszem za pomocą poczty elektronicznej lub połączenia telefonicznego, a niepodanie tych danych wiąże się z brakiem możliwości podjęcia kontaktu tą drogą.

10. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji, w tym profilowanie oraz markeƟng bezpośredni

Dane osobowe Akcjonariuszy nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany, w tym przez profilowane. Nie przewiduje się ponadto przetwarzania danych na potrzeby markeƟngu bezpośredniego. W związku z tym związane z tym uprawnienia nie przysługują