Fortefabryki Mebli Forte S.A. — AGM Information 2021

Dec 8, 2021

Ogłoszenie o zwołaniu Nadzwyczajnego Walnego Zgromadzenia FABRYK MEBLI "FORTE" Spółki Akcyjnej na dzień 4 stycznia 2022 roku

Zarząd FABRYK MEBLI "FORTE" S.A. z siedzibą w Ostrowi Mazowieckiej przy ul. Białej 1, wpisanej do Rejestru Przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy w Białymstoku, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS 0000021840, działając na podstawie art. 399 § 1, art. 402¹i art. 402²w związku z art. 398 Kodeksu Spółek Handlowych, zwołuje na dzień 4 stycznia 2022 roku na godzinę 10⁰⁰, w Ostrowi Mazowieckiej, w siedzibie Spółki, w sali konferencyjnej przy ul. Białej 1, Nadzwyczajne Walne Zgromadzenie.

I. Porządek obrad:

• 1. Otwarcie obrad Nadzwyczajnego Walnego Zgromadzenia.
• 1. Wybór Przewodniczącego Nadzwyczajnego Walnego Zgromadzenia.
• 1. Stwierdzenie prawidłowości zwołania Nadzwyczajnego Walnego Zgromadzenia i jego zdolności do podejmowania uchwał.
• 1. Przyjęcie porządku obrad Nadzwyczajnego Walnego Zgromadzenia.
• 1. Wybór Komisji Skrutacyjnej.
• 1. Zmiany w składzie Rady Nadzorczej.
• 1. Zamknięcie obrad.

II. Informacje dla Akcjonariuszy

1. Prawo do uczestnictwa w Nadzwyczajnym Walnym Zgromadzeniu

Zarząd Spółki informuje, że prawo uczestnictwa w Nadzwyczajnym Walnym Zgromadzeniu mają, stosownie do art. 406¹ KSH, wyłącznie osoby będące Akcjonariuszami Spółki na 16 (szesnaście) dni przed datą Nadzwyczajnego Walnego Zgromadzenia, tj. w dniu 19 grudnia 2021 roku (dzień rejestracji uczestnictwa w Nadzwyczajnym Walnym Zgromadzeniu, zwany dalej "Dniem Rejestracji") pod warunkiem, że przedstawią podmiotowi prowadzącemu ich rachunek papierów wartościowych żądanie wystawienia imiennego zaświadczenia o prawie uczestnictwa w Nadzwyczajnym Walnym Zgromadzeniu w okresie od ogłoszenia o zwołaniu Nadzwyczajnego Walnego Zgromadzenia do pierwszego dnia powszedniego po Dniu Rejestracji, tj. do dnia 20 grudnia 2021 roku.

Lista Akcjonariuszy uprawnionych do udziału w Nadzwyczajnym Walnym Zgromadzeniu zostanie sporządzona na podstawie wykazu udostępnionego przez podmiot prowadzący depozyt papierów wartościowych (Krajowy Depozyt Papierów Wartościowych S.A. w Warszawie) i zostanie wyłożona w Sekretariacie Nadzwyczajnego Walnego Zgromadzenia: ul. Biała 1, 07-300 Ostrów Mazowiecka, w Biurze Prawnym, w godzinach od 8⁰⁰ do 16⁰⁰ przez 3 (trzy) dni powszednie przed odbyciem Nadzwyczajnego Walnego Zgromadzenia, tj. w dniach 30, 31 grudnia 2021 roku oraz 3 stycznia 2022 roku.

Akcjonariusz Spółki może żądać przysłania mu listy Akcjonariuszy nieodpłatnie pocztą elektroniczną, podając adres, na który lista powinna być wysłana. Żądanie powinno zostać sporządzone w formie pisemnej, podpisane przez Akcjonariusza lub przez osoby uprawnione do reprezentowania Akcjonariusza oraz przesłane za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres: zwz@forte.com.pl w formacie PDF. Do żądania powinny zostać dołączone kopie dokumentów potwierdzających tożsamość Akcjonariusza lub osób działających w imieniu Akcjonariusza, w tym:

• a) w przypadku Akcjonariusza będącego osobą fizyczną kopia dowodu osobistego, paszportu lub innego urzędowego dokumentu tożsamości Akcjonariusza lub
• b) w przypadku Akcjonariusza innego niż osoba fizyczna kopia odpisu z właściwego rejestru lub innego dokumentu potwierdzającego upoważnienie osoby fizycznej (osób fizycznych) do reprezentowania Akcjonariusza na Nadzwyczajnym Walnym Zgromadzeniu lub
• c) w przypadku zgłoszenia żądania przez pełnomocnika kopia dokumentu pełnomocnictwa podpisana przez Akcjonariusza lub przez osoby uprawnione do reprezentowania Akcjonariusza oraz kopia dowodu osobistego, paszportu lub innego urzędowego dokumentu tożsamości pełnomocnika lub w przypadku pełnomocnika innego niż osoba fizyczna - kopia odpisu z właściwego rejestru lub innego dokumentu potwierdzającego upoważnienie osoby fizycznej (osób fizycznych) do reprezentowania pełnomocnika na Nadzwyczajnym Walnym Zgromadzeniu oraz dowodu osobistego, paszportu lub innego urzędowego dokumentu tożsamości osoby fizycznej (osób fizycznych) upoważnionej do reprezentowania pełnomocnika na Nadzwyczajnym Walnym Zgromadzeniu.

2. Wybrane uprawnienia Akcjonariuszy

Akcjonariusz lub Akcjonariusze reprezentujący, co najmniej 1/20 (jedną dwudziestą) kapitału zakładowego Spółki są uprawnieni do:

• a) żądania umieszczenia określonych spraw w porządku obrad Nadzwyczajnego Walnego Zgromadzenia; żądanie takie powinno zostać zgłoszone Zarządowi Spółki nie później niż na 21 (dwadzieścia jeden) dni przed terminem Nadzwyczajnego Walnego Zgromadzenia, tj. najpóźniej do dnia 14 grudnia 2021 roku. Żądanie powinno być sporządzone w języku polskim, zawierać uzasadnienie lub projekt uchwały dotyczącej proponowanego punktu porządku obrad; żądanie może zostać złożone za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres: zwz@forte.com.pl bądź w formie pisemnej na adres Spółki: Sekretariat Nadzwyczajnego Walnego Zgromadzenia, ul. Biała 1, 07-300 Ostrów Mazowiecka;
• b) zgłoszenia Spółce, przed terminem Nadzwyczajnego Walnego Zgromadzenia, projektów uchwał dotyczących spraw wprowadzonych do porządku obrad Nadzwyczajnego Walnego Zgromadzenia lub spraw, które mają zostać wprowadzone do porządku obrad Nadzwyczajnego Walnego Zgromadzenia, w języku polskim, osobno dla każdego projektu uchwały, za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres: zwz@forte.com.pl bądź w formie pisemnej na adres Spółki: Sekretariat Nadzwyczajnego Walnego Zgromadzenia, ul. Biała 1, 07-300 Ostrów Mazowiecka.

Do ww. żądań powinny zostać dołączone kopie dokumentów potwierdzających tożsamość Akcjonariusza lub osób działających w jego imieniu, w tym:

• a) zaświadczenie lub świadectwo depozytowe wydane przez podmiot prowadzący rachunek papierów wartościowych, na którym zapisane są akcje Spółki posiadane przez Akcjonariusza potwierdzające, że jest on faktycznie Akcjonariuszem Spółki oraz fakt, że reprezentuje on co najmniej 1/20 (jedną dwudziestą) kapitału zakładowego Spółki,
• b) w przypadku Akcjonariusza będącego osobą fizyczną kopia dowodu osobistego, paszportu lub innego urzędowego dokumentu tożsamości Akcjonariusza lub
• c) w przypadku Akcjonariusza innego niż osoba fizyczna kopia odpisu z właściwego rejestru lub innego dokumentu potwierdzającego upoważnienie osoby fizycznej (osób fizycznych) do reprezentowania Akcjonariusza na Nadzwyczajnym Walnym Zgromadzeniu lub
• d) w przypadku zgłoszenia żądania przez pełnomocnika kopia dokumentu podpisana przez Akcjonariusza lub przez osoby uprawnione do reprezentowania Akcjonariusza oraz kopia dowodu osobistego, paszportu lub innego urzędowego dokumentu tożsamości pełnomocnika lub w przypadku pełnomocnika innego niż osoba fizyczna - kopia odpisu z właściwego rejestru lub innego dokumentu potwierdzającego upoważnienie osoby fizycznej (osób fizycznych) do reprezentowania pełnomocnika na Nadzwyczajnym Walnym Zgromadzeniu oraz dowodu osobistego, paszportu lub innego urzędowego dokumentu tożsamości osoby fizycznej (osób fizycznych) upoważnionej do reprezentowania pełnomocnika na Nadzwyczajnym Walnym Zgromadzeniu.

Dokumenty potwierdzające tożsamość przesyłane drogą elektroniczną powinny być przesłane w formacie PDF. Przesłanie ww. dokumentów do Spółki nie stanowi zwolnienia z obowiązku przedstawienia dokumentów przy sporządzaniu listy obecności Akcjonariuszy uprawnionych do udziału w Nadzwyczajnym Walnym Zgromadzeniu.

O właściwym terminie złożenia żądania przez Akcjonariusza świadczyć będzie data jego wpływu do Spółki, a w przypadku wykorzystania formy elektronicznej data umieszczenia żądania w systemie poczty elektronicznej Spółki (wpłynięcia na serwer pocztowy Spółki).

Żądania, przekazane przez Akcjonariuszy korzystających ze środków komunikacji elektronicznej w inny sposób niż za pośrednictwem wskazanego wyżej adresu poczty elektronicznej lub bez dochowania wymogów określonych powyżej, nie będą wywoływać skutków prawnych wobec Spółki i jako takie nie zostaną uwzględnione.

Każdy Akcjonariusz Spółki może podczas Nadzwyczajnego Walnego Zgromadzenia zgłaszać projekty uchwał dotyczące spraw wprowadzonych do porządku obrad. Propozycje, o których mowa, powinny być sporządzone na piśmie, w języku polskim, osobno dla każdego projektu uchwały i zawierać imię i nazwisko albo firmę Akcjonariusza oraz projektowaną treść uchwały. Każdy Akcjonariusz Spółki może zadawać pytania dotyczące spraw umieszczonych w porządku obrad podczas obrad Nadzwyczajnego Walnego Zgromadzenia, jak i przed Nadzwyczajnym Walnym Zgromadzeniem, w formie pisemnej lub elektronicznej, wysyłając wiadomość na adres e-mail: zwz@forte.com.pl.

3. Sposób uczestnictwa w Nadzwyczajnym Walnym Zgromadzeniu oraz wykonywanie prawa głosu

Akcjonariusz będący osobą fizyczną może uczestniczyć w Nadzwyczajnym Walnym Zgromadzeniu oraz wykonywać prawo głosu osobiście lub przez pełnomocnika. Akcjonariusz inny niż osoba fizyczna może uczestniczyć w Nadzwyczajnym Walnym Zgromadzeniu oraz wykonywać prawo głosu przez osobę uprawnioną do składania oświadczeń woli w jego imieniu lub przez pełnomocnika.

Pełnomocnictwo powinno być sporządzone na piśmie lub w formie elektronicznej. W przypadku udzielenia pełnomocnictwa na piśmie, należy pełnomocnictwo podpisane przez Akcjonariusza, bądź w przypadku Akcjonariuszy innych niż osoby fizyczne, przez osoby uprawnione do reprezentowania Akcjonariusza, przesłać na adres Spółki: Sekretariat Nadzwyczajnego Walnego Zgromadzenia, ul. Biała 1, 07-300 Ostrów Mazowiecka. Pełnomocnictwo udzielone w formie pisemnej powinno zostać złożone najpóźniej w chwili podpisywania listy obecności przez Przewodniczącego Nadzwyczajnego Walnego Zgromadzenia.

Udzielenie pełnomocnictwa w formie elektronicznej może nastąpić z wykorzystaniem formularza pełnomocnictwa zamieszczonego na stronie internetowej Spółki pod adresem www.forte.com.pl w zakładce RELACJE INWESTORSKIE/WALNE ZGROMADZENIE.

O udzieleniu pełnomocnictwa w postaci elektronicznej należy zawiadomić Spółkę, nie później niż 1 (jeden) dzień roboczy przed terminem Nadzwyczajnego Walnego Zgromadzenia, tj. do dnia 3 stycznia 2022 roku, za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres: zwz@forte.com.pl, poprzez przesłanie na powyższy adres dokumentu pełnomocnictwa w formacie PDF podpisanego przez Akcjonariusza bądź, w przypadku Akcjonariuszy innych niż osoby fizyczne, przez osoby uprawnione do reprezentowania Akcjonariusza. W przypadku Akcjonariuszy, którym przepisy prawa przyznają osobowość prawną lub jednostek organizacyjnych nie posiadających osobowości prawnej, wraz z pełnomocnictwem należy przesłać odpis aktualny z właściwego rejestru w formacie PDF.

Pełnomocnictwo sporządzone w formie elektronicznej nie wymaga opatrzenia bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu.

Powyższy sposób zawiadamiania ma na celu, jakkolwiek ograniczoną, identyfikację Akcjonariusza i jego pełnomocnika oraz weryfikację ważności pełnomocnictwa. Weryfikacja może również polegać na zwrotnym pytaniu skierowanym elektronicznie lub telefonicznie do Akcjonariusza lub pełnomocnika w celu potwierdzenia pełnomocnictwa i jego zakresu. Spółka nie może zagwarantować, że będzie w stanie zweryfikować tożsamość Akcjonariuszy udzielających pełnomocnictwa w dniu Nadzwyczajnego Walnego Zgromadzenia.

Procedurę powyższą stosuje się odpowiednio do odwołania pełnomocnictwa.

W celu identyfikacji Akcjonariusza udzielającego pełnomocnictwa, zawiadomienie o udzieleniu pełnomocnictwa w postaci elektronicznej powinno zawierać (jako załącznik w formacie PDF):

• w przypadku Akcjonariusza będącego osobą fizyczną – kopię dowodu osobistego, paszportu lub też innego urzędowego dokumentu poświadczającego tożsamość Akcjonariusza;

• w przypadku Akcjonariusza innego niż osoba fizyczna (osoba prawna, jednostka organizacyjna nie posiadająca osobowości prawnej) – kopię odpisu z właściwego rejestru lub innego dokumentu potwierdzającego upoważnienie osoby fizycznej (lub osób fizycznych) do reprezentowania Akcjonariusza oraz kopię dowodu osobistego, paszportu lub też innego urzędowego dokumentu poświadczającego tożsamość osób uprawnionych do reprezentowania Akcjonariusza podpisanych na pełnomocnictwie.

W przypadku wątpliwości, co do prawidłowości kopii wyżej wymienionych dokumentów, Spółka zastrzega sobie prawo do żądania od pełnomocnika okazania przy sporządzeniu listy obecności:

• w przypadku Akcjonariusza będącego osobą fizyczną – kopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem przez notariusza lub inny podmiot upoważniony do potwierdzania za zgodność z oryginałem dowodu osobistego, paszportu lub innego urzędowego dokumentu tożsamości Akcjonariusza;

• w przypadku Akcjonariusza innego niż osoba fizyczna (osoba prawna, jednostka organizacyjna nie posiadająca osobowości prawnej) – oryginału lub kopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem przez notariusza lub inny podmiot upoważniony do potwierdzania za zgodność z oryginałem odpisu z właściwego rejestru lub innego dokumentu.

Formularz, o którym mowa w art. 402³§ 1 pkt 5 KSH, pozwalający na wykonywanie prawa głosu przez pełnomocnika jest udostępniony na stronie internetowej Spółki www.forte.com.pl w zakładce RELACJE INWESTORSKIE/WALNE ZGROMADZENIE. Spółka nie ponosi odpowiedzialności za błędy w wypełnieniu formularza pełnomocnictwa.

Jednocześnie Zarząd Spółki informuje, iż w przypadku udzielenia przez Akcjonariusza pełnomocnictwa wraz z instrukcją do głosowania, Spółka nie będzie weryfikowała czy pełnomocnicy wykonują prawo głosu zgodnie z instrukcjami, które otrzymali od Akcjonariuszy. W związku z powyższym, Zarząd Spółki informuje, że instrukcja do głosowania powinna być przekazana jedynie pełnomocnikowi.

Statut Spółki nie przewiduje możliwości uczestnictwa w Nadzwyczajnym Walnym Zgromadzeniu, wypowiadania się w trakcie Nadzwyczajnego Walnego Zgromadzenia ani wykonywania prawa głosu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. Statut Spółki nie przewiduje również możliwości wykonywania prawa głosu drogą korespondencyjną.

4. Dokumentacja dotycząca Nadzwyczajnego Walnego Zgromadzenia

Osoba uprawniona do uczestnictwa w Nadzwyczajnym Walnym Zgromadzeniu może uzyskać pełny tekst dokumentacji, która ma być przedstawiona na Nadzwyczajnym Walnym Zgromadzeniu, w tym projekty uchwał dotyczące spraw wprowadzonych do porządku obrad Nadzwyczajnego Walnego Zgromadzenia lub spraw, które mają zostać wprowadzone do porządku obrad przed terminem Nadzwyczajnego Walnego Zgromadzenia, na stronie internetowej Spółki www.forte.com.pl w zakładce RELACJE INWESTORSKIE/WALNE ZGROMADZENIE oraz w Sekretariacie Nadzwyczajnego Walnego Zgromadzenia: ul. Biała 1, 07-300 Ostrów Mazowiecka, w godzinach od 8⁰⁰ do 16⁰⁰ .

5. Rejestracja obecności na Nadzwyczajnym Walnym Zgromadzeniu

Osoby uprawnione do uczestnictwa w Nadzwyczajnym Walnym Zgromadzeniu proszone są o dokonanie rejestracji i pobranie karty uprawniającej do głosowania bezpośrednio przed salą obrad na 45 minut przed rozpoczęciem obrad Nadzwyczajnego Walnego Zgromadzenia. Rekomenduje się, aby osoby uprawnione do uczestnictwa posiadały ze sobą w dniu odbycia obrad Nadzwyczajnego Walnego Zgromadzenia wydane imienne zaświadczenie o prawie uczestnictwa stanowiące podstawę udziału w Nadzwyczajnym Walnym Zgromadzeniu.

6. Pozostałe informacje

Informacje dotyczące Nadzwyczajnego Walnego Zgromadzenia, w tym informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych Akcjonariuszy Spółki, udostępniane będą na stronie internetowej Spółki www.forte.com.pl w zakładce RELACJE INWESTORSKIE/WALNE ZGROMADZENIE.

Ryzyko związane z użyciem elektronicznej formy komunikacji, w szczególności żądanie umieszczenia określonych spraw w porządku obrad Nadzwyczajnego Walnego Zgromadzenia, zgłaszanie projektów uchwał dotyczących spraw wprowadzonych do porządku obrad lub spraw, które mają zostać wprowadzone do porządku obrad przed terminem Nadzwyczajnego Walnego Zgromadzenia oraz zawiadomienie Spółki o ustanowieniu pełnomocnika na adres email wskazany w niniejszym ogłoszeniu, leży po stronie Akcjonariusza.

Wszelkie dokumenty wysyłane przez Akcjonariuszy do Spółki powinny być sporządzone w języku polskim. Dokumenty sporządzone w języku obcym winny być przedstawione wraz z tłumaczeniem na język polski dokonanym przez tłumacza przysięgłego. Dokumenty sporządzone w języku obcym bez tłumaczenia przysięgłego nie będą wywoływać skutków prawnych.

Jednocześnie Zarząd Spółki informuje, że w sprawach nie objętych niniejszym ogłoszeniem stosuje się odpowiednio przepisy Kodeksu Spółek Handlowych, Statutu Spółki oraz Regulaminu Walnych Zgromadzeń i w związku z tym prosi Akcjonariuszy Spółki o zapoznanie się z powyższymi regulacjami.

W przypadku pytań lub wątpliwości związanych z uczestnictwem w Nadzwyczajnym Walnym Zgromadzeniu prosimy o kontakt ze Spółką na adres e-mail: zwz@forte.com.pl.