AI assistant
Endúr Proxy Solicitation & Information Statement 2010
3593_rns_2010-06-04_8a6e7203-dd19-4d6a-b581-327cb5950538.pdf
Proxy Solicitation & Information Statement
Open in viewerOpens in your device viewer
4028264/1
Office translation:
INNKALLING TIL ORDINÆR GENERALFORSAMLING I BERGEN GROUP ASA
Til aksjeeierne i Bergen Group ASA
Ordinær generalforsamling i Bergen Group ASA holdes på selskapets forretningsadresse i Austevoll:
Adresse: Alfabygget, 5392 Storebø 29 juni 2010 kl 12.00
Generalforsamlingen vil bli åpnet av styrets leder Magnus Stangeland.
Styret foreslår følgende dagsorden:
- Valg av møteleder
- Godkjenning av innkalling og dagsorden
- Valg av minst én person til å medundertegne protokollen
- Godkjenning av årsregnskapet og årsberetningen for regnskapsåret 2009
- Fastsettelse av godtgjørelse til styrets medlemmer og valgkomité
- Godkjenning av revisors godtgjørelse
- Valg av styre
- Behandling av styrets erklæring om fastsettelse av lønn og annen godtgjørelse til ledende ansatte etter allmennaksjeloven § 6-16 a.
- Valg av medlemmer til valgkomité
- Fullmakt til erverv av selskapets egne aksjer
- Fullmakt til styret til å forhøye aksjekapitalen
- Vedtektsendringer
NOTICE OF ANNUAL GENERAL MEETING IN BERGEN GROUP ASA
To the shareholders of Bergen Group ASA.
Annual General Meeting in Bergen Group ASA is to be held at the Company's business address in Austevoll:
Address: Alfabygget, 5392 Storebø 29th of June 2010 at 12.00 pm
The General Meeting will be opened by the Chairman of the Board of Directors Mr. Magnus Stangeland.
The Board of Directors proposes the following agenda:
- Appointment of a Chairman of the General Meeting
- Approval of the Notice and the agenda for the General Meeting
- Appointment of at least one person to co-sign the Minutes from the General Meeting
- Approval of the Annual Accounts and Report of the Board of Directors for the Financial Year 2009
- Remuneration to the members of the Board of Directors and the Nomination Committee
- Remuneration to the Auditor
- Election of the Board of Directors
- Handling of the Board's statement regarding the specification of salaries and other remuneration to the management pursuant to section 6-16 a of the Public Limited Liabilities Companies Act
- Election of members of the Nomination Committee
- Power of attorney to acquire own shares
- Power of attorney to the Board of Directors for the increase of the share capital
- Amendment of the Articles of Association
I henhold til selskapets vedtekter § 10 har styret bestemt at de aksjeeiere som ønsker å delta i generalforsamlingen (enten selv eller ved fullmektig), må melde fra om dette ved å sende vedlagte påmeldingsskjema til selskapet pr post/ telefaks eller e-post. Meldingen må være mottatt senest 25. juni 2010 kl 16.00. Aksjeeiere som ikke foretar slik forhånds- påmelding eller som oversitter ovennevnte frist, kan nektes adgang på generalforsamlingen og vil heller ikke kunne stemme for sine aksjer.
Pursuant to Section 10 of the Articles of Association, the Board of Directors has decided that the shareholders (or their proxies) wishing to attend the General Meeting must give notice by sending the enclosed registration form to the company by mail/fax or email. The notice of attendance must have been received by the company no later than 25th of June 2010 at 16.00 pm. Shareholders who do not provide such notice of attendance or do not meet the deadline stated above, may be denied attendance to the General Meeting and may hence not be able to vote for their shares.
Aksjeeiere som ikke har anledning til selv å møte, kan møte ved fullmektig. Skjema for tildeling av fullmakt, med nærmere instruksjoner for bruken av fullmaktsskjemaet, er vedlagt. Fullmakt kan om ønskelig gis til selskapet ved styrets leder Magnus Stangeland.
Shareholders who are prevented from attending can be represented by a proxy. The proxy form, including detailed instructions for the use of the form, is enclosed. If desirable, proxy may be given to the Chairman of the Board of Directors, Magnus Stangeland.
Bergen Group ASA er et allmennaksjeselskap underlagt allmennaksjelovens regler. Selskapet har pr dagen for denne innkallingen utstedt 48 805 500 aksjer og hver aksje har én stemme. Aksjene har også for øvrig like rettigheter. Selskapet har pr dagen for denne innkallingen en beholdning på 36 789 egne aksjer det ikke kan avgis stemmer for.
Bergen Group ASA is a public limited company subject to the rules of the Norwegian Public Limited Companies Act. As of the date of this notice, the Company has issued 48.805.500 shares, each of which represents one vote. The shares have equal rights also in all other respects. As of the date of this notice, the company holds 36.789 own shares, for which votes cannot be cast.
En aksjeeier har rett til å få behandlet spørsmål på generalforsamlingen som han eller hun melder skriftlig til styret sammen med et forslag til beslutning eller en begrunnelse for at spørsmålet settes på dagsorden, innen 28 dager før generalforsamlingen skal avholdes.
A shareholder has the right to have questions addressed at the General Meeting provided that these are submitted in writing with a proposal to resolution, or the grounds for raising the question, to the Board of Directors, at least 28 days prior to the General Meeting.
En aksjeeier har rett til å fremsette forslag til beslutninger i saker på dagsorden og til å kreve at styremedlemmer og daglig leder på generalforsamlingen gir tilgjengelige opplysninger om forhold som kan innvirke på bedømmelsen av: (i) godkjenningen av årsregnskapet og årsberetningen, (ii) saker som er forelagt aksjeeierne til avgjørelse, og (iii) selskapets økonomiske stilling, herunder
A shareholder has the right to propose resolutions to the matters on the agenda and request that Board members and the Chief Executive Officer disclose, in the General Meeting, available information with regard to any circumstances that may impact on the deliberation of: (i) the approval of the annual accounts and the annual report; (ii) any matters presented to the shareholders for their resolution; and (iii) the financial position of the
4028264/1
virksomheten i andre selskaper som selskapet deltar i, og andre saker som generalforsamlingen skal behandle, med mindre de opplysninger som kreves, ikke kan gis uten uforholdsmessig skade for selskapet.
Denne innkallingen med vedlegg, samt selskapets vedtekter, er også tilgjengelige på selskapets hjemmeside: www.bergengroup.no.
bergen, 4. juni 2010
For styret i Bergen Group ASA
company, including the activities of any other companies in which the company holds interests; as well as any other matters to be deliberated by the General Meeting, unless the disclosure of the requested information would have a disproportionate negative impact on the company.
This notice and its appendices, as well as the company's Articles of Association, are also available at the company's homepage: www.bergengroup.no
Bergen, 4th of June 2010
On behalf of the Board of Directors of Bergen Group ASA
Magnus Stangeland
Styrets leder / Chairman of the Board of Directors
Vedlegg 1: Skjema for påmelding og fullmakt til generalforsamling
Vedlegg 2: Begrunnelse for og forslag til vedtak
Vedlegg 3: CV på forslag til ny styreleder og styremedlem
Vedlegg 4: Årsregnskap, årsberetning og revisors beretning for regnskapsåret 2009.
Appendix 1: Form for registration and proxy to the General Meeting
Appendix 2: Grounds for, and proposals as to resolutions
Appendix 3: CV on suggested new Chairman and new Board member (in Norwegian only)
Appendix 4: Annual accounts, annual report and the auditor's report for the financial year 2009.
4028264/1
4028264/1
PÅMELDING – GENERALFORSAMLING 29 JUNI 2010 I BERGEN GROUP ASA
Varsel om at De vil delta i den ordinære generalforsamlingen 29. juni 2010 kan gis på denne møteseddel.
Melding må være Bergen Group ASA i hende senest 25. juni 2010 kl 16.00. Adresse: Bergen Group ASA c/o Berith Nedreaas, Thormøhlensgate 53c, 5006 Bergen, telefaks 55 54 25 01, [email protected]. Dersom De etter påmelding skulle bli forhindret fra å møte, kan skriftlig og datert fullmakt leveres i generalforsamlingen.
Undertegnede vil møte i den ordinære generalforsamlingen i Bergen Group ASA den 29. juni 2010 og (sett kryss):
☐ Avgi stemme for mine/våre aksjer
☐ Avgi stemme for aksjer i følge vedlagte fullmakt(er)
| dato | sted | aksjeeiers underskrift |
|---|---|---|
| tlf nr | navn med blokkbokstaver |
Office translation:
REGISTRATION – GENERAL MEETING 29 JUNE 2010 BERGEN GROUP ASA
Notice of attendance at the ordinary general meeting on 29 June 2010 can be sent using this attendance slip. The notice must have been received by Bergen Group ASA no later than 25th of June 2010 at 16.00 p.m. Address: Bergen Group ASA c/o Berith Nedreaas, Thormøhlensgate 53c, 5006 Bergen, fax +47 55 54 25 01, [email protected]. If you are unable to attend after you have registered, a written and dated proxy can be submitted at the General Meeting.
The undersigned will attend the ordinary General Meeting of Bergen Group ASA 29th of June 2010 and (check-off):
☐ Vote for my/our shares
☐ Vote for shares pursuant to the enclosed proxy(ies)
| Date | Place | The signature of the shareholder |
|---|---|---|
| Tel.no | Name in Block Letters |
4
5
FULLMAKT – GENERALFORSAMLING 29 JUNI 2010 I BERGEN GROUP ASA
Hvis De selv ikke møter i den ordinære generalforsamlingen 29 juni 2010, kan De møte ved fullmektig. De kan da benytte dette fullmaktskjema.
Undertegnede aksjonær i Bergen Group ASA gir herved (sett kryss):
☐ Styrets leder Magnus Stangeland eller den han/hun bemyndiger
☐ Navn på fullmektig
fullmakt til å møte og avgi stemme for mine/våre aksjer på generalforsamling i Bergen Group ASA den 29. juni 2010. Dersom det er sendt inn fullmakt uten å navngi fullmektigen, anses fullmakten gitt til styrets formann eller den han/hun bemyndiger.
Stemmegivningen skal skje i henhold til instruksjonene nedenfor. Merk at dersom det ikke er krysset av i rubrikkene nedenfor, vil dette anses som en instruks om å stemme "for" forslagene i innkallingen, likevel slik at fullmektigen avgjør stemmegivningen i den grad det blir fremmet forslag i tillegg til eller til erstatning for forslagene i innkallingen.
Sak:
| For | Mot | Avstår | Fullmektigen avgjør stemmegivningen | |
|---|---|---|---|---|
| 1. Valg av Magnus Stangeland til møteleder. | ☐ | ☐ | ☐ | ☐ |
| 2. Godkjennelse av innkalling og dagsorden | ☐ | ☐ | ☐ | ☐ |
| 3. Valg av medundertegner | ☐ | ☐ | ☐ | ☐ |
| 4. Godkjennelse av årsregnskap og årsberetning, derunder utdeling av utbytte | ☐ | ☐ | ☐ | ☐ |
| 5. Fastsettelse av godtgjørelse til styrets medlemmer | ☐ | ☐ | ☐ | ☐ |
| 6. Godkjennelse av revisors godtgjørelse | ☐ | ☐ | ☐ | ☐ |
| 7. Valg av styre/styremedlemmer | ☐ | ☐ | ☐ | ☐ |
| Styrets leder Hans Olav Lindal | ☐ | ☐ | ☐ | ☐ |
| Styremedlem Oddvar Skjegstad | ☐ | ☐ | ☐ | ☐ |
| Styremedlem Magnus Stangeland | ☐ | ☐ | ☐ | ☐ |
| Styremedlem Eli Sætersmoen | ☐ | ☐ | ☐ | ☐ |
| Styremedlem Rune Skarveland | ☐ | ☐ | ☐ | ☐ |
| Styremedlem Monica Salthella | ☐ | ☐ | ☐ | ☐ |
| Varamedlem til styret Oddvar Stangeland | ☐ | ☐ | ☐ | ☐ |
| 8. Behandling av styrets erklæring om fastsettelse av lønn og annen godtgjørelse til ledende ansatte | ☐ | ☐ | ☐ | ☐ |
| 9. Valgkomité | ☐ | ☐ | ☐ | ☐ |
| Leder Pål W Lorentzen | ☐ | ☐ | ☐ | ☐ |
| Medlem Tore Dalseide | ☐ | ☐ | ☐ | ☐ |
| Medlem Oddvar Stangeland | ☐ | ☐ | ☐ | ☐ |
| 10. Fullmakt til styret til erverv av selskapets egne aksjer | ☐ | ☐ | ☐ | ☐ |
| 11. Fullmakt til styret til å forhøye aksjekapitalen | ☐ | ☐ | ☐ | ☐ |
| 12. Vedtektsendringer | ☐ | ☐ | ☐ | ☐ |
| § 11 | ☐ | ☐ | ☐ | ☐ |
| § 12 | ☐ | ☐ | ☐ | ☐ |
Aksjeeierens navn og adresse: ________
dato __ sted __
aksjeeiers underskrift ___
Office translation: PROXY – GENERAL meeting 29 of June 2010 of Bergen Group ASA
If you are not able to attend the ordinary general meeting 29th of June 2010, you can be represented by way of proxy. Please use this proxy form.
The undersigned shareholder in Bergen Group ASA hereby grants (check-off):
☐ The Chairman of the Board of Directors Magnus Stangeland or the person he appoints
☐ Name of proxy
proxy to meet and vote for my/your shares at the General Meeting of Bergen Group ASA 29th of June 2010. If the proxy form is submitted without stating the name of the proxy, the proxy will be deemed to have been given to the Chairman of the Board of Directors or the person he/she authorises.
The votes shall be cast in accordance with the instructions below. Please note that if the alternatives below are not ticked off, this will be deemed to be an instruction to vote "in favour" of the proposals in the notice, provided, however, that the proxy determines the voting to the extent proposals are put forward in addition to, or instead of, the proposals in the notice.
Items:
| In favour | Against | Abstention | At Proxy's discretion | |
|---|---|---|---|---|
| 1. Election of Magnus Stangeland as Chairperson of the meeting | ☐ | ☐ | ☐ | ☐ |
| 2. Approval of the notice and the agenda of the General Meeting | ☐ | ☐ | ☐ | ☐ |
| 3. Election of a person to co-sign the Minutes | ☐ | ☐ | ☐ | ☐ |
| 4. Approval of the annual accounts, annual report and distribution of dividends | ☐ | ☐ | ☐ | ☐ |
| 5. Approval of the remuneration to the Board members | ☐ | ☐ | ☐ | ☐ |
| 6. Approval of the remuneration to the auditor | ☐ | ☐ | ☐ | ☐ |
| 7. Election of the Board of Directors | ||||
| Chairman Hans Olav Lindal | ☐ | ☐ | ☐ | ☐ |
| Board member Oddvar Skjegstad | ☐ | ☐ | ☐ | ☐ |
| Board member Magnus Stangeland | ☐ | ☐ | ☐ | ☐ |
| Board member Eli Sætersmoen | ☐ | ☐ | ☐ | ☐ |
| Board member Rune Skarveland | ☐ | ☐ | ☐ | ☐ |
| Board member Monica Salthella | ☐ | ☐ | ☐ | ☐ |
| Deputy board member Oddvar Stangeland | ☐ | ☐ | ☐ | ☐ |
| 8. Approval of the Board's statement regarding stipulation of salaries and other remuneration to the management | ☐ | ☐ | ☐ | ☐ |
| 9. Nomination Committee | ☐ | ☐ | ☐ | ☐ |
| Chairman Pål W Lorentzen | ☐ | ☐ | ☐ | ☐ |
| Member Tore Dalseide | ☐ | ☐ | ☐ | ☐ |
| Member Oddvar Stangeland | ☐ | ☐ | ☐ | ☐ |
| 10. Power of attorney to acquire own shares | ☐ | ☐ | ☐ | ☐ |
| 11. Power of attorney to the Board of Directors for the increase of share capital | ☐ | ☐ | ☐ | ☐ |
| 12. Amendment of the Articles of Association | ☐ | ☐ | ☐ | ☐ |
| § 11 | ☐ | ☐ | ☐ | ☐ |
| § 12 | ☐ | ☐ | ☐ | ☐ |
The name and address of the shareholder: ________
Date ____ Place ____
Shareholder's signature _______
Vedlegg/Appendix 2
A) BEGRUNNELSER FOR OG FORSLAG TIL BESLUTNINGER
Til punkt 1 - Valg av møteleder
Styret foreslår at Magnus Stangeland velges til møteleder
Til punkt 4 - Godkjenning av årsregnskap og årsberetning for regnskapsåret 2009
Styret foreslår at det for regnskapsåret 2009 ikke utdeles utbytte.
Til punkt 5 - Fastsettelse av godtgjørelse til styrets medlemmer og valgkomité
Som godtgjørelse til styrets medlemmer for 2009 og 2010 foreslås opprettholdt de tidligere satser, nemlig kr 350.000 til styrets formann og kr 150.000 til styrets medlemmer.
For de ansatte styrerepresentanter foreslås samme satser som for de øvrige styremedlemmer. I den utstrekning vararepresentantene møter fast foreslås det at de mottar ordinær styregodtgjørelse. Ellers foreslås å opprettholde gjeldende sats kr 5 000 pr møte.
Følgende godtgjørelse foreslås til medlemmene av valg- og godtgjørelseskomiteen i perioden 2009 – 2010: Formann og medlemmer kr 20.000.
Til punkt 6 - Godkjenning av revisors godtgjørelse
Styret foreslår for generalforsamlingen å godkjenne revisjonshonoraret til BDO AS ved Trond-Morten Lindberg for regnskapsåret 2009 iht regning.
Til punkt 7 - Valg av styre/styremedlemmer og ansatterepresentanter til styret
Valgkomiteen har mottatt underretning om at Magnus Stangeland ønsker å fratre som styreformann. Han stiller seg imidlertid til disposisjon som vanlig styremedlem.
Valgkomiteen har tilsvarende blitt underrettet om at Svein Milford ønsker å tre ut av styret. Utover dette har valgkomiteen vurdert styrets sammensetning med utgangspunkt i den omstillingsprosess som konsernet fortsatt er inne i, sammensetningen av kompetanse i styret og behovet for fornyelse. Valgkomiteen mener det er behov for å styrke styrets kompetanse innenfor marked og strategi.
Valgkomiteen har vurdert kandidater til de ledige posisjonene og samtalt med disse. Valgkomiteen vil med dette som utgangspunkt foreslå at Hans Olav Lindal går inn i styret og etterfølger Magnus Stangeland som styreleder. Oddvar Skjegstad foreslås som nytt styremedlem. Endelig foreslås det at Magnus Stangeland etterfølger Geirulv Lode som styremedlem.
Det foreslås gjenvalg for to år av Rune Skarveland, Eli Sætersmoen og Monica Salthella.
Oddvar Stangeland foreslås gjenvalgt som vararepresentant.
Samtlige foreslåtte kandidater er kjente navn. CV for Hans Olav Lindal og Oddvar Skjegstad vedlegges.
Ordningen med nestleder i styret har vært en prøveordning. Etter tilbakemeldinger fra styret foreslås denne opphevet.
Til punkt 8 - Behandling av styrets erklæring om fastsettelse av lønn og annen godtgjørelse til ledende ansatte etter allmennaksjeloven § 6-16 a.
I samsvar med allmennaksjeloven § 6-16 a har styret i møte 31. mai 2010 utarbeidet og signert følgende erklæring om fastsettelse av lønn og annen godtgjørelse til ledende ansatte:
ERKLÆRING OM FASTSETTELSE AV LØNN OG ANNEN GODTGJØRELSE TIL DAGLIG LEDER OG ANDRE LEDENDE ANSATTE
Hovedprinsippene for Bergen Group ASAs lederlønnspolitikk er at ledende ansatte skal tilbys betingelser som er konkurransedyktige når lønn, naturalytelser, bonus og pensjonsordning sett under ett. Selskapet skal videre tilby et lønnsnivå som reflekterer lønnsnivået i tilsvarende selskaper notert på Oslo Børs.
Når det gjelder fastsettelse av lønn og annen godtgjørelse til ledende ansatte vil dette i inneværende år skje i samsvar med ovennevnte hovedprinsipper.
Som en retningslinje skal det for ledende ansatte kunne gis kontantgodtgjørelse i tillegg til basislønn (bonus), men da begrenset til en bestemt prosentandel av grunnlønnen og knyttet til oppnåelse av spesifikke mål. Retningslinjer for tildeling av bonus skal fastsettes av styret. Utbetalinger basert på eksisterende ordninger skal fastsettes av konsernsjef. Bonus til konsernsjef fastsettes av styret etter innstilling fra styrets kompensasjonskomité.
Bergen Group konsernet har utarbeidet en felles overordnet modell for bonusordning for konsernledelse og ledelsen for de ulike datterselskapene. Det er i modellen vektlagt at det skal være et felles rammeverk for alle deltakere i konsernet og at ordningen er balansert sammenlignet med tilsvarende selskaper.
Resultatbonus skal således være et viktig bidrag for å motivere den enkelte til sterkere fokus på kontinuerlig forbedring, fleksibilitet og samarbeid for resultatoppnåelse, resultatforbedring og knyttes til verdiskapning for aksjeeiere og resultatutvikling for bedriften over tid.
Deltakerne måles på oppnådde resultater KHMS og økonomi på ulike nivå i konsernet, og det er i modellen forutsatt at størrelse på resultatbonus ikke skal overstige 30 % av årslønn for deltakerne i ordningen. Det er videre begrensninger på resultatbonus ifht. oppnådde resultater i de ulike selskapene, og alle bonusbetalinger skal godkjennes av de respektive selskapenes styrer.
Eksisterende opsjonsordning for ledende ansatte vurderes erstattet med en ny ordning som en konsekvens av siste års turbulens i finansmarkedet. For beskrivelse av eksisterende ordning vises til note informasjon i årsregnskapet for 2009.
De ledende ansatte er medlemmer av selskapenes kollektive pensjonsordninger. Det kan i tillegg inngås avtaler om pensjon for den delen av lønnsgrunnlaget som overstiger 12 ganger folketrygdens grunnbeløp (G).
Konsernsjef har i tillegg til lønn rett på fri bil og bolig i Bergen til disposisjon. Administrerende direktør har videre fri telefon, aviser, medlemskaper, pensjonsordning og forsikringer.
8
Øvrige ledende ansatte har bilgodtgjørelse, fri telefon og bredbånd, men har ikke vesentlige naturalytelser utover dette.
Som en retningslinje skal selskapet ikke avtale etterlønn for ledende ansatte, med mindre dette er nødvendig for å sikre selskapet nødvendig kompetanse og for øvrig skjer i samsvar med hovedprinsippene for selskapets lederlønnspolitikk som angitt innledningsvis.
Retningslinjene som beskrevet over har også vært retningsgivende for lønnsfastsettelsen i 2009. Opplysninger om lønn og annen godtgjørelse til selskapets ledelse i 2009 er presentert i note 5 til årsregnskapet.
Bergen, 31. mai 2010
| Magnus Stangeland (sign)
Styreleder | Svein Milford (sign)
Nestleder | Monica Salthella (sign)
Styremedlem |
| --- | --- | --- |
| Rune Skarveland (sign)
Styremedlem | Eli Sætersmoen (sign)
Styremedlem | Anne-Gine Hestetun (sign)
Styremedlem |
| Geirulv Lode (sign)
Styremedlem | Ingunn Flytør (sign)
Styremedlem ansatterep. | Ove Iversen (sign)
Styremedlem ansaterepr. |
Arne Vindenes (sign)
Styremedlem ansatterepr.
Det skal på generalforsamlingen holdes en rådgivende avstemning om erklæringen.
Til punkt 9 - Valg av medlemmer til valgkomité
Medlemmene av valgkomiteen velges for et år ad gangen, hvilket innebærer at samtlige medlemmer er på valg. Etter selskapets retningslinjer for selskapsledelse og lederstyring bør det medlem av valgkomiteen som også er medlem av styret ikke gjenvelges. Dette innebærer at Rune Skarveland trer ut av valgkomiteen. Det foreslås at han erstattes av Oddvar Stangeland.
Det foreslås at Pål W Lorentzen fortsetter som valgkomiteens formann. Komiteen vil deretter bestå av Tore Dalseide, Oddvar Stangeland og Pål W Lorentzen.
Til punkt 10 - Fullmakt til styret til erverv av selskapets egne aksjer
På ekstraordinær generalforsamling 30. juni 2009 ble styret tildelt fullmakt til å erverve egne aksjer med et samlet pålydende tilsvarende inntil 10 % av selskapets aksjekapital. Selskapet har per innkallingstidspunkt ikke ervervet noen aksjer under denne fullmakten, men selskapet eier 36 789 aksjer (ca. 0,08 % av de utstedte aksjer) som er ervervet gjennom tidligere oppkjøp av datterselskaper. Styret er fremdeles av den oppfatning at det kan være fordelaktig for selskapet å kjøpe egne aksjer med et samlet pålydende inntil 10 % av selskapets aksjekapital. Aksjer som erverves i henhold til fullmakten, skal kunne benyttes for eventuell senere nedskriving av
aksjekapitalen med generalforsamlingens samtykke, som oppgjør i eventuelle oppkjøp av virksomhet eller i forbindelse med aksjeprogram eller opsjonsforpliktelser for ansatte, eventuelt til andre formål som bestemmes av styret.
Styret foreslår på denne bakgrunn at generalforsamlingen treffer følgende vedtak:
a) Styret gis fullmakt til på vegne av selskapet til å erverve selskapets egne aksjer opp til en samlet pålydende verdi på 4 880 550 kroner som er 10% av den nåværende aksjekapital.
b) Den høyeste og laveste kjøpesum som skal betales for aksjene er henholdsvis 100 kroner og 1 krone.
c) Erverv og avhendelse av egne aksjer kan skje slik styret finner hensiktsmessig, likevel ikke ved tegning av egne aksjer.
d) Hvis egne aksjer selges, omfatter fullmakten også kjøp av nye aksjer til erstatning for de solgte så lenge samlet beholdning ikke overstiger 10 % av selskapets aksjekapital.
e) Fullmakten er gyldig frem til den ordinære generalforsamlingen i 2011, dog ikke lenger enn 30. juni 2011
f) Fullmakten erstatter alle tidligere fullmakter til styret til erverv av egne aksjer.
Til punkt 11 – Fullmakt til styret til å forhøye aksjekapitalen
Styret foreslår at generalforsamlingen utsteder styrefullmakt til kapitalforhøyelse med inntil NOK 20 000 000 ved utstedelse av nye aksjer.
Begrunnelsen for utstedelse av styrefullmakt er for å sikre at selskapet har tilstrekkelig arbeidskapital, samt kapital for å finansiere ytterligere investeringer og oppkjøp og eventuelle aksjeprogram eller opsjonsforpliktelser rettet mot de ansatte.
Det er videre foreslått at aksjeeiernes fortrinnsrett skal kunne fravikes, da et av formålene med den foreslåtte aksjeutstedelsen er å kunne bruke fullmakten ved oppkjøp av selskap mot vederlag i aksjer.
På bakgrunn av dette foreslår styret at generalforsamlingen treffer følgende vedtak:
a) I henhold til allmennaksjeloven § 10-14 gis styret fullmakt til å forhøye selskapets aksjekapital med inntil kr 20 000 000 ved utstedelse av inntil 20 000 000 aksjer, hver pålydende kr 1.
b) Fullmakten gjelder frem til ordinær generalforsamling i 2011, som skal holdes senest 30. juni 2011.
c) Aksjeeiernes fortrinnsrett til de nye aksjer etter allmennaksjeloven § 10-4 skal kunne fravikes.
d) Fullmakten omfatter også kapitalforhøyelse mot innskudd i andre eiendeler enn penger mv, jf allmennaksjeloven § 10-2.
e) Fullmakten omfatter kapitalforhøyelse ved fusjon etter allmennaksjeloven § 13-5.
f) Fullmakten erstatter alle tidligere fullmakter til styret til å forhøye aksjekapitalen.
10
11
Til punkt 12 – Vedtektsendringer
Styret foreslår at generalforsamlingen treffer vedtak om å endre vedtektene i tråd med allmennaksjeloven § 5-11 a om unntak for krav om utsendelse av dokumenter som er lagt ut på selskapets internettsider, og allmennaksjeloven § 4-2 tredje ledd om innføring i aksjeeierregisteret som vilkår for å utøve aksjeeierrettigheter.
Styret foreslår at det i vedtektene inntas nye §§ 11 og 12 som skal lyde:
§ 11
"Dokumenter som gjelder saker som skal behandles på generalforsamlingen, derunder dokumenter som etter lov skal inntas i eller vedlegges innkallingen til generalforsamlingen, trenger ikke sendes til aksjeeierne dersom dokumentene er tilgjengelige på selskapets internettside. En aksjeeier kan likevel kreve å få tilsendt dokumenter som gjelder saker som skal behandles på generalforsamlingen."
§ 12
"Retten til å delta og stemme på generalforsamlingen kan bare utøves når ervervet er innført i aksjeeierregisteret den femte virkedagen før generalforsamlingsdagen."
12
Office translation:
A) DETAILS OF, AND REASONS FOR, THE PROPOSED RESOLUTIONS
Item 1 - Appointment of a Chairman of the General Meeting
The Board of Directors proposes that the Chairman of the Board of Directors, Magnus Stangeland, is elected to chair the meeting.
Item 4 - Approval of the Annual Accounts, Annual Report and distribution of dividends
The Board of Directors proposes that no dividends are distributed for the year 2009
Item 5 - Remuneration to the Board of Directors and Nomination Committee for 2009
Remuneration to the Board of Directors for 2009 and 2010 is suggested to be line with previous years, with NOK 350.000 to the Director of the Board and 150.000 to other Board Members.
It is suggested that Staff Representatives receive the same remuneration as other Board Members. In the event where Deputy Board Members meet at a regular basis, the suggestion is that they will receive ordinary remuneration. Otherwise they will receive remuneration in line with previous years at NOK 5.000 per meeting.
Suggestion of remuneration to the members of the election and remuneration committee in 2009 – 2010: Chairman and members NOK 20 000
Item 6 – Approval of the remuneration to the Auditor
The Board of Directors proposes that the General Meeting approves remuneration to the Auditor in accordance with the received invoice from BDO Noraudit OSLO AS by Trond-Morten Lindberg for the year 2009.
Item 7 – Election of the Board of Directors
The Nomination Committee has received information that Magnus Stangeland wants to vacate his position as chairman of the board. He is, however, willing to stand for election as an ordinary Board Member.
The Nomination Committee has also been informed that Svein Milford whishes to resign from the Board. In addition, the Nomination Committee has evaluated the composition of the Board based on the restructuring process still going on for the group, the composition of competence and the need for renewal. The Nomination Committee finds it appropriate to further strengthen the market and strategy competence within the Board of Directors.
The Nomination Committee has evaluated and interviewed candidates to the vacant positions. The Nomination Committee will based on this suggest Hans Olav Lindal as new Chairman of the Board, replacing Magnus Stangeland. Oddvar Skjegstad is suggested as new Board Member. Finally it is suggested that Magnus Stangeland replaces Geirulv Lode as Board Member.
It is further suggested that Rune Skarveland, Eli Sætersmoen and Monica Salthella are re-elected for a new two year period.
Oddvar Stangeland is suggested re-elected as Deputy Board Member
All the suggested candidates are well known. CV for Hans Olav Lindal and Oddvar Skjegstad is attached.
The system with a Deputy Chairman has been a trial arrangement. After an evaluation, the Board of Directors has suggested to cancel this arrangement.
Item 8 - Handling of the Board's statement regarding the specification of salaries and other remuneration to the Management pursuant to section 6-16 a of the Public Limited Liabilities Companies Act
Pursuant to the Public Limited Companies Act section 6-16 a) the Board has in a meeting of the 31st of May 2010 prepared and signed the following statement regarding salary and other remuneration to the Management:
STATEMENT REGARDING DETERMINATION OF SALARIES AND OTHER REMUNERATION TO CEO AND OTHER EXECUTIVE MANAGEMENT
The main principles in Bergen Group ASAs management policies is that executive management shall be offered terms which is competitive when salary, bonus, pension and other remuneration is considered together. The group shall also offer a remuneration level which is comparable to equal companies on Oslo Stock Exchange.
The remuneration of the executive management will for the current year be based on the above principle.
As a guideline, the management may be given cash remuneration in addition to base salary (bonus), but always limited to a fixed proportion of the base salary and linked to specific goals. Guidelines for the award of bonuses shall be decided by the Board of Directors. Payments based on the existing arrangements shall be determined by the CEO. Bonus to the CEO is to be determined by the Board of Directors upon proposal by the Board's Compensation Committee.
Bergen Group has made a common model for bonus to executive management and management of subsidiaries. The model is focused on a mutual framework for all participants in this group, and also that the model is balanced compared to equal companies.
Result bonus will be an important contribution for motivating executive management for an even stronger focus on continuous improvement, flexibility and corporations for profit improvements, and is linked to value creations for share holders and profit improvement over time.
The participants are measured based on results within QHSE and financial performance on different levels in the group, and the model limits the result bonus to max 30% of yearly salary. The model is also limiting the result bonus according to achieved results in the different companies, and all bonuses shall be approved by the respective board of directors.
Existing stock option arrangements may be replaced by a new arrangement due to last year's turbulence in the financial markets. For more information on the current arrangement see the comments to the annual accounts of 2009.
The management is member of the company's general pension scheme. In addition there is a possibility to enter into additional agreements on pension for that part of the salary basis which exceeds 12 times the national insurance's base amount ("Folketrygdens Grunnbeløp") (G)
13
The CEO has in addition to salary, a car and accommodation in Bergen at his disposal. Furthermore, the CEO has free telephone, newspapers, memberships, pension schemes and insurances.
Other members of the management have fixed compensation for the use of car, telephone and broadband.
As a guideline, the company may not agree payments after the termination of employment for members of the management, unless this is necessary in order to secure necessary expertise or qualifications to the company, and is not contradicting to the fundamental principles for the salary policy of the executive management.
The guidelines described above have been normative for the remuneration of executive management in 2009. Information on the salary and other remuneration to the executive management of the company of 2009 is presented in note 5 to the annual accounts."
The General Meeting is to vote on the approval of this statement.
Item 9 – Election of Members of the Nomination Committee
The members of the Nomination Committee are elected for one year at a time, which imply that all members are up to election. After the company's guidelines for Corporate Governance, members of the Board should not be re-elected as member of the Nomination Committee. This implies that Rune Skarveland resigns from the Nomination Committee. Oddvar Stangeland is suggested as replacement.
It is suggested that Pål W Lorentzen continues as Chairman of the Nomination Committee. The committee will after this consist of Tore Dalseide, Oddvar Stangeland and Pål W Lorentzen.
Item 10 – Power of Attorney to the Board of Directors to acquire own shares
At the extraordinary general meeting 30 June 2009 the Board of Directors was granted the authority to purchase own shares with an aggregate par value corresponding to up to 10 % of the company's share capital. The company has as per today, not purchased any shares pursuant to this power of attorney. However, the company owns 36 789 shares (apx 0.081 % of the issued shares) which is purchased through previous purchases of subsidiary companies.
The Board is still positive to the purchase of own shares up to an aggregate par value of 10 % of the company's share capital. Shares purchased pursuant to the power of attorney, may be used to write-down the share capital on a later stage with the consent of the general meeting, as consideration in connection with acquisition of companies, or in connection with a share purchase arrangement or share option scheme for the employees/executive personnel, alternatively for other purposes determined by the Board of Directors.
On this basis the Board proposes that the general meeting make the following resolution:
a) The Board of Directors is given a Power of Attorney on behalf of the company to purchase own shares for a par value of not more than NOK 4 880 550, which is 10 % of the current share capital.
b) The highest payable amount per share is NOK 100 and the lowest NOK 1.
c) Purchase and sale of own shares can be done in the way the Board of Directors finds most suitable, however not subscription of own shares.
d) In the case of own shares being sold, the Power of Attorney also includes the purchase of new shares as substitute for the sold ones, provided always that the total shareholding of own shares do not exceed 10% of the company's share capital.
e) The Power of Attorney is valid until the ordinary General Meeting in 2011, however not later than 30 June 2011
f) The Power of Attorney replaces all previous Power of Attorneys to the Board of Directors for the purchase of own shares.
Item 11 – Power of Attorney to the Board of Directors to increase the share capital
The Board proposes that the Board is given a Power of Attorney to increase the share capital with not more than NOK 20 000 000 by emission of new shares.
This is to secure that the company has sufficient working capital, and also capital to finance further purchasing of other companies and any share purchase arrangement or share option scheme for the employees/executive personnel.
It is proposed that the Board shall be able to deviate from the share owners' preference to the new shares. The reason for this option to deviate from the share owners' first option is amongst other to enable the Board to use the Power of Attorney when purchasing other companies.
On this basis the Board proposes that the General Meeting makes the following resolution:
a) In accordance with the Public Limited Companies Act § 10-14 the Board is given a Power of Attorney to raise the share capital with not more than NOK 20 000 000, by the emission of not more than 20 000 000 shares, each with a par value of NOK 1.
b) The Power of Attorney is valid until the ordinary General Meeting in 2011, which is to be held within 30 June 2011
c) The share owners' preference to the new shares in accordance with the Public Limited Companies Act § 10-4 may be deviated from.
d) The Power of Attorney includes the raise of the share capital against the contribution of other assets than money, cf the Public Limited Companies Act § 10-2
e) The Power of Attorney includes the raise of the share capital in connection with mergers pursuant to the Public Limited Companies Act § 13-5
f) The Power of Attorney replaces all previous Power of Attorneys to the Board of Directors to increase the share capital.
16
Item 12 – Amendment of the Articles of Association
The Board proposes that the General Meeting resolves to amend the Articles of Association pursuant to the Public Limited Companies Act § 5-11 a regarding exception for sending out documents which are presented at the company's website, and the Public Limited Companies Act § 4-2 (3) regarding entry in the Shareholders Register as a term for the exercise of shareholder rights.
The Board proposes that the General Meeting resolves to amend the Articles of Association by inserting a new § 11 and § 12, reading as follows:
§ 11
"Documents related to matters that are to be discussed at the company's general meeting, including documents which pursuant to law shall be included in or enclosed to the notice of the general meeting, are not required to be sent to the shareholders if such documents are available at the company's website. A shareholder may nevertheless request that documents which relate to matters to be discussed at the general meeting are being sent to him."
§ 12
"The right to participate and vote at the general meeting can only be exercised when the acquisition has been entered into the shareholder register the fifth workday prior to the day of the general meeting."
Vedlegg/Appendix 3
CV for Hans Olav Lindal
Partner
Arbeidserfaring
2009 - Partner, Bergenkontoret, Thommessen
2005 - Arbeidende styreleder, Viken Shipping AS, Viken Shipping AS
1993 - 2005 Partner, Bergenkontoret, Thommessen
1987 - 1992 Advokatfullmektig, Bergenkontoret, Thommessen
Bevilling og møterett
1996 Møterett for Høyesterett
1987 Advokatbevilling
Utdanning
1991 - 1992 Studier i internasjonal rett, King's College, University of London
1982 - 1987 Cand jur, Universitetet i Bergen
Språk
Engelsk
Verv
Leder, Representantakapet i Norwegian Hull Club
Leder, Valgkomiteen i Norwegian Hull Club
Styreleder, Viken Shipping AS
Styremedlem, Wallem Group Ltd, Hong Kong
Styremedlem, Unifob AS
Styremedlem, Bergen Rederiforening
Varamedlem styre, Norges Rederiforbund
Styreleder, Norges Rederiforbunds Fond v/NHH
Styremedlem, Wallem Shipmanagement Norway AS
Styremedlem, Christian Michelsen Research AS
Oddvar Skjegstad
Personopplysninger
Sivilstand: Gift, 2 voksne barn
- Nasjonalitet: Norsk
- Alder: 58 år
Utdanning
1971 - 1974 Norges Handelshøyskole 5000 Bergen
Siviløkonom
1974 – 1976 Norges Handelshøyskole 5000 Bergen
Siviløkonom HAE (høyere avdeling)
Yrkeserfaring
1972- 1973 Slåtthaug videreg.skole Bergen
Lærer
1975- 1976 Norges Handelshøyskole Bergen
Vitenskapelig assistent
1976- 1978 Ørskog Kommune Sjøholt
Rådmann
1978- 1981 Møre og Romsdal Distriktshøgskole Molde
Amanuensis
1981- 1982 Møre og Romsdal Fylkeskommune Molde
Førstekonsulent (nestleder i Fylkesrevisjonen - konstituert Fylkesrevisjonssjef i ca 5mndr.)
1982- 1986 Langsten Slip & Båtbyggeri AS Tomrefjord
Økonomisjef
1986- 1988 Den norske Creditbank Molde
Banksjef
1988- 2000 Langstengruppen Tomrefjord
Konsernsjef
2000- dd Selvstendig næringsdrivende Vestnes
Andre yrkesoppgaver
Styre og rådgivningsoppgaver i flere bedrifter innenfor industri, eiendom og handel.
18