Dongfang Electronics Co.,Ltd — Audit Report / Information 2011

Mar 29, 2012

东方电子股份有限公司2011 年度内部控制自我评价报告

2011 年度，公司根据财政部会同证监会、审计署、银监会、保监会《企业 内部控制基本规范》制定的18 项《企业内部控制应用指引》、《企业内部控制评 价指引》和《企业内部控制审计指引》的相关要求，结合公司实际，对现有的内 部控制体系进行了全面梳理和完善。在公司内部形成了良好的控制环境、培育了 风险管理意识、明确了契合公司生产经营特点的控制活动、建立了有效的信息沟 通机制与渠道，以及制衡、监督机制，规范公司管理行为，管控各类风险，提高 公司经营管理水平。

公司的内部控制体系是一个动态调整的系统，通过每年对内部控制有效性的 自我评价，并依据评价情况进行改进、完善，使其能适应不断变化的内、外部环 境。2011 年度公司内部控制自我评价的情况如下：

一、公司内部控制综述

公司实施内部控制的总体目标是：确保企业经营管理合法、合规；资产安全； 财务报告及相关信息的真实与完整；提高经营管理的效率与效果，最终促进企业 战略目标的实现。

公司建立与实施内部控制，遵循下列原则：全面性原则、重要性原则、制 衡性原则、适应性原则、成本效益原则。

由于内部控制存在固有局限性，故仅能对达到上述目标提供合理保证；而且， 内部控制的有效性亦可能随公司内、外部环境及经营情况的改变而改变。公司内 部控制设有检查监督机制，内控缺陷一经识别，本公司将立即采取整改措施。 （一）公司内部控制的组织架构

内部控制是由公司董事会、监事会、经理层和全体员工共同实施的，旨在实 现控制目标的过程。建立健全并有效实施内部控制是本公司董事会的责任，监事 会对董事会建立与实施内部控制的情况进行监督，经理层负责组织领导公司内部 控制的日常运行。

根据《公司法》、《公司章程》的规定，公司建立了股东大会、董事会、监事 会和经理层“三会一层”的法人治理结构，制定了各层级议事规则，明确了决策、 执行、监督的职责权限，形成科学有效的职责分工和制衡机制。“三会一层”各 司其职、规范运作。 同时，董事会下设战略与投资委员会、审计委员会、提名

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委员会、薪酬与考核委员会。公司根据职责划分并结合公司生产经营的流程，设 置了若干职能部门，并建立了《职能部门设置及岗位职责》，明确岗位权限与职 责。各职能部门分工明确、各负其责，相互协作和监督。

（二）内部控制制度建设情况

公司的内部控制制度贯穿于生产经营活动的各个方面。以精进模式为中心， 公司制订了《精进营销实施办法》、《精进研发管理办法》、《精进销产存管理办法》、 《精进人力资源管理手册》、《精进质量》、《精进制造》、《精进财务》等各环节的 精进管理办法。包括但不限于采购、存储、销售等经营环节的流程控制；财务核 算、资金风险管理等财务活动控制；生产、服务和质量体系流程控制；内部审计、 人力资源、信息安全等其他控制；控股子公司管理、关联交易、信息披露、重大 投资等重点控制活动的控制。

（三）审计部门的设立、人员配置及工作情况

公司的内部审计部门配备了专业人员，内部稽核、内控体系比较完备、有效。 依据公司的《内部审计基本准则》、《内部审计制度》等规章制度，审计部门对各 分公司、子公司开展产供销的流程审计，财务核算、绩效考核、往来清收、基建 及维修工程的项目审计等日常内部审计工作。审计部门对在监督监察过程中发现 的问题，及时提出控制管理建议，并督促相关部门及时解决整改，确保了内部控 制制度的有效实施，保障了公司的发展。

4、人力资源政策。建立《精进人力资源管理手册》，对人力资源管理体系架 构、人力资源战略与规划，涉及员工发展的员工职业生涯规划、员工激励、员工 流动管理，及绩效管理、薪酬管理等人力资源各个业务模块均进行了规定。发布 《职能部门绩效考核评价方法》、《工程技术部绩效考核管理办法》、《营销人员绩 效考核管理办法》、《权属企业经理层绩效管理办法》等，对各环节的人力资源管 理工作进行规范。

5、企业文化理念。 公司一贯注重企业文化的培育与建设，倡导“创新、激 情、协作、诚信”的企业精神，“平和、感恩”的企业文化，快乐工作、快乐生 活的创新环境，心善渊的企业家胸怀，勇于承担社会责任。企业文化培育的软实 力与“精确创新 持续进步”的敬业追求有机结合，为员工及广大社会经济体提 供了合作发展的价值创造平台。

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6、管控方法。 公司主要通过以下管控方法来实现整个公司经营活动的有效 控制和监督。（1）制定年度经营方针计划、编制年度总体预算；（2）公司定期获 取下属单位实际业绩与预算目标偏离的财务分析报告和经营工作报告；（3）调查 偏离期望值的差异，并及时采取适当的改善措施；（4）定期、不定期召开经济活 动专题会，总结工作成绩、分析经营过程中出现的重大问题，查找原因，制定有 关对策以加以改善。以上措施能合理保证公司总体经营目标的实现。

二、重点控制活动

（一）控股子公司控制结构及持股比例

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----- Start of picture text ----- 40％烟台东方纵横电子有限责任公司33.6％烟台海颐软件股份有限公司90％烟台东方电子科技发展有限公司东 30％方 烟台东方威思顿电气有限公司电 51％子烟台东方威智电子科技有限公司股份 51％有 烟台东方华瑞电气有限公司限 75％公龙口东立电线电缆有限公司司100％北京东方京海电子科技有限公司56.58％南京世纪东方电子有限公司65％北京东方天宏节能环保有限公司35%北京东方昊龙科技发展有限公司51%广州东方电科自动化有限公司100%烟台东方科技环保节能有限公司----- End of picture text -----

(二)对控股子公司的内部控制

目前公司实施以总部直属部门垂直管理和控股子公司独立开展经营业务相 结合的模式对控股子公司进行内部控制管理。公司向所属各子公司派驻董、监事

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和高级管理人员，各职能部门对各子公司的相应对口部门进行专业指导、监督及 支持；公司对各子公司实施重大决策控制制度；各子公司需定期向公司报送财务 报告；公司建立对各子公司的绩效考核机制；各子公司需向公司报送其董事会决 议、股东大会决议等重要文件，通报可能对公司股票价格产生重大影响的事项； 以此保证公司发展战略的实施推进。

（三）对关联交易的内部控制

公司制定了《公司规范关联交易行为制度》，对关联方、关联关系、关联交 易价格、关联交易的批准权限、关联交易的回避与决策程序、对控股股东的特别 限制、关联交易的信息披露、法律责任做了明确的规定，保证了公司与关联方之 间订立的关联交易合同符合公平、公开、公正的原则。

（四）对外但保的内部控制

公司制定了《公司对外担保制度》，《公司章程》中也中明确了股东大会、董 事会关于对外但保事项的审批权限。报告期内，公司严格执行相关规定，不存在 违规但保问题。

（五）募集资金使用的内部控制

公司制定了《募集资金管理及使用规则》，对募集资金的存放、使用、信息 披露等方面做了明确的规定。报告期内，公司未募集资金，也不存在前期募集资 金使用延续到本期的情况。

（六）重大投资的内部控制

公司严格按照有关规定及《公司章程》的要求，对于重大投资项目的报告、 审批权限、审议批准、研究评估、进度跟踪和责任追究等进行有效的控制，报告 期内不存在违反《上市公司内部控制指引》要求的情况。

（七）信息披露的内部控制

公司根据深交所《上市规则》等相关法律法规、规章制度，建立了《信息披 露规则》，以此约束和指导公司信息披露工作；公司建立了《内幕信息知情人登 记管理制度》。报告期内，公司及时、准确的完成信息披露工作，保障股东的合 法权益。

三、信息与沟通

在与客户、合作伙伴和员工关系方面，公司已建立起较完整透明的沟通渠道，

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在完善沟通的同时发挥了对公司管理的监督作用。对客户，公司本着可赢利满足 客户需求的经营理念，设立了800 免费客服电话，对客户的投诉进行受理；对员 工，公司通过协同办公系统的论坛，保证沟通顺畅有效；对合作伙伴，倡导合作 共赢，通过定期沟通等多种方式，保持合作关系。

公司每月定期召开生产经营调度会，讨论本月公司各项经济指标的完成情 况，公司领导层及时了解各部门情况，确保各管理层级、各部门以及各基层单位 保持畅通的沟通渠道。

公司建立了办公信息管理系统，公司新发布的制度政策、新发生的重要事项 及各类信息都会在网上进行发布，公司重大事项或重要政策以公文形式通过该系 统传递给各部门员工。各部门均设有内、外线直拨电话，并将联系方法发放各部 门，确保各部门间信息沟通的畅通及时。

公司各部门之间及与各分子公司之间除采用电话、传真、快递沟通联系外， 还采用电子邮件、即时聊天通讯等方式传递信息，极大地节约了办公成本、提高 办公效率。各控股子公司每月以书面形式向总部报告上月财务、资金、生产、销 售等各方面情况，如有重大事项均第一时间向总部报告。

公司充分利用网络技术优势，建立了统一的财务核算体系、财务预算体系、 财务资金体系，提高公司综合分析和决策能力，提高公司的经营效率。

四、重点控制活动中的问题及整改计划

公司已经建立了较为完善的内部控制管理体系，但随着公司内外部环境的不 断变化，公司的内控体系还存在着一些薄弱环节， 内控管理制度的落实和执行 需要进一步的加强，内控监督机制需要进一步的完善。为此，2012 年按照《企 业内部控制应用指引》、《企业内部控制评价指引》和《企业内部控制审计指引》 的相关要求公司将深入开展内控建设工作，具体工作计划和内容见下文第六项。

五、内部控制情况的总体评价

目前公司已经按照《企业内部控制应用指引》、《企业内部控制评价指引》 和《企业内部控制审计指引》的相关要求，结合公司实际情况建立了较为完善的 内部控制管理体系，有效的防范了公司生产经营过程中的各种风险，保障了公司 健康、有序的发展。截止报告披露日，公司不存在内部控制重大缺陷，公司内部 控制制度设计和执行是有效的，公司各项经营活动与财务报告信息一致。

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六、公司2012 年内部控制工作计划和方案。

2012 年公司将成立以董事长为组长的内控项目组，根据上市公司实施企业 内部控制规范体系的具体要求，进一步修改和完善公司的内控制度建设。工作计 划如下：

1、项目启动会：建立项目组织架构，并明确各构成部门和人员在项目中的 职责和定位；确定项目进度管理、质量管理和沟通管理机制；召开项目动员会， 组织培训。

2、确定实施范围：形成内控实施范围清单，清单内容包括纳入范围的机构、 业务/管理流程。

3、风险识别和评估:包括流程梳理、风险识别、编制风险清单。

• 4、内控梳理：梳理公司现有的制度及流程，查找内控缺陷，编制风险控制

• 矩阵，并进行控制有效性测试，确定内控缺陷整改方案。

• 5、内控缺陷整改：实施缺陷整改工作，完善公司各项内部控制管理制度和

• 控制措施，并执行内控有效性的补充测试。

6、完善内控手册，汇报总结报告：对内控手册进行修改与完善，分析总结 内控体系建设过程中的经验。

7、根据五部委对开展内部控制的要求，公司聘请会计师事务所对公司内部 控制进行审计，出具披露内部控制审计报告。

东方电子股份有限公司董事会

2012 年3 月27 日

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