AI assistant
Deceuninck NV Proxy Solicitation & Information Statement 2025
3938_rns_2025-12-05_21540c42-b94c-4563-aab1-9dea09406052.pdf
Proxy Solicitation & Information Statement
Open in viewerOpens in your device viewer
{0}------------------------------------------------
GEREGLEMENTEERDE INFORMATIE OPROEPING BIJZONDERE ALGEMENE VERGADERING
6 januari 2026
DECEUNINCK
Naamloze vennootschap
Genoteerde vennootschap in de zin van artikel 1:11 van het WVV Gevestigd in het Vlaamse Gewest Met zetel te 8830 Hooglede-Gits, Bruggesteenweg 360 RPR Gent afdeling Kortrijk BTW BE 0405.548.486
(de Vennootschap) --------
BIJEENROEPING BIJZONDERE ALGEMENE VERGADERING
De Raad van Bestuur nodigt de houders van aandelen, inschrijvingsrechten en de commissaris uit om deel te nemen aan de bijzondere algemene vergadering die zal worden gehouden op de zetel van de Vennootschap te 8830 Hooglede-Gits, Bruggesteenweg 360, op dinsdag 6 januari 2026, om 16:00 uur, met de hieronder vermelde agenda houdende voorstellen tot besluit.
A G E N D A
1. Ontslag van een bestuurder
Voorstel tot besluit:
Op voorstel van de Raad van Bestuur en na advies van het Remuneratie- en Benoemingscomité, beslist de algemene vergadering tot ontslag van Stefaan Haspeslagh BV, met als vaste vertegenwoordiger de heer Stefaan Haspeslagh
DEELNEMINGSFORMALITEITEN
Om op deze bijzondere algemene vergadering hun rechten te kunnen uitoefenen, moeten de houders van aandelen en de houders van inschrijvingsrechten de volgende bepalingen in acht nemen, beschreven in artikel 7:134, §2 van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen en artikel 29 van de statuten van de Vennootschap:
Registratieprocedure
Enkel personen die op de Registratiedatum, zijnde dinsdag 23 december 2025 om vierentwintig uur (Belgische tijd – GMT+1), aandeelhouder zijn, zijn gerechtigd deel te nemen aan en te stemmen op de bijzondere algemene vergadering.
Voor de houders van aandelen op naam
De houders van aandelen op naam dienen op de Registratiedatum ingeschreven te zijn in het register van aandelen op naam van Deceuninck NV voor het aantal aandelen waarmee zij aan de bijzondere algemene vergadering wensen deel te nemen.
Voor de houders van gedematerialiseerde aandelen
De gedematerialiseerde aandelen waarmee de aandeelhouders aan de bijzondere algemene vergadering wensen deel te nemen, dienen op de Registratiedatum ingeschreven te zijn op hun rekeningen bij een erkende rekeninghouder of bij een vereffeningsinstelling. Het bezit van het aantal gedematerialiseerde aandelen op de Registratiedatum zal worden vastgesteld op basis van de bevestiging die door de erkende rekeninghouder of de vereffeningsinstelling aan Degroof Petercam of de Vennootschap wordt overgemaakt, uiterlijk op woensdag 31 december 2025. Het bezit kan ook worden vastgesteld op basis van het attest dat de aandeelhouder bekwam bij de erkende rekeninghouder of vereffeningsinstelling en dat hij/zij overmaakt aan Degroof Petercam of de Vennootschap tegen uiterlijk woensdag 31 december 2025.
{1}------------------------------------------------
Melding
Naast de hierboven vermelde registratie moeten de aandeelhouders van wie effecten op de Registratiedatum geregistreerd zijn, uiterlijk op woensdag 31 december 2025 aan de Vennootschap melden dat ze aan de bijzondere algemene vergadering willen deelnemen (Deceuninck NV - T.a.v. Juridische dienst - Bruggesteenweg 360 – 8830 Hooglede-Gits of via e-mail: [email protected]). De houders van gedematerialiseerde aandelen kunnen desgevallend de erkende rekeninghouder of de vereffeningsinstelling verzoeken om de bevestiging van hun deelname tegelijkertijd te melden samen met de bevestiging van hun registratie.
Alleen personen die aandeelhouder zijn op de Registratiedatum en hun deelname aan de bijzondere algemene vergadering binnen de voorgeschreven termijn hebben gemeld aan de Vennootschap, zijn gerechtigd om aan de bijzondere algemene vergadering deel te nemen en er hun stem uit te oefenen. De houders van inschrijvingsrechten mogen de bijzondere algemene vergadering bijwonen, doch slechts met raadgevende stem.
Volmachten
In overeenstemming met artikel 7:143 van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen en artikel 31 van de statuten van de Vennootschap, mag elke aandeelhouder met stemrecht aan de vergadering deelnemen in eigen naam of kan zich laten vertegenwoordigen door een volmachtdrager. De aandeelhouders die zich op de bijzondere algemene vergadering willen laten vertegenwoordigen, moeten het volmachtformulier (verkrijgbaar op de zetel van de Vennootschap, bij Degroof Petercam of op http://www.deceuninck.com/en/shareholder-meetings.aspx) invullen en uiterlijk op woensdag 31 december 2025 aan de Vennootschap terugbezorgen (Deceuninck NV – T.a.v. Juridische dienst - Bruggesteenweg 360 – 8830 Hooglede-Gits of via e-mail: [email protected]).
Elke aanwijzing van een volmachtdrager dient te gebeuren conform de ter zake geldende Belgische wetgeving, met name inzake belangenconflicten en het bijhouden van een register van de steminstructies.
Het recht om agendapunten toe te voegen en voorstellen tot besluit in te dienen
In overeenstemming met artikel 7:130 van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen, kunnen één of meer aandeelhouders die samen minstens 3% van het maatschappelijk kapitaal van de Vennootschap bezitten, uiterlijk tot maandag 15 december 2025 te behandelen onderwerpen op de agenda van de bijzondere algemene vergadering laten plaatsen en voorstellen tot besluit indienen met betrekking tot op de agenda opgenomen of daarin op te nemen te behandelen onderwerpen.
De aandeelhouder die dat recht uitoefent, moet aan de volgende twee voorwaarden voldoen:
- − kunnen aantonen dat hij op de datum van zijn verzoek in het bezit is van voornoemd percentage; en
- − kunnen aantonen dat hij op de Registratiedatum nog steeds aandeelhouder is ten belope van minstens 3% van het maatschappelijk kapitaal
(hetzij op grond van een certificaat van inschrijving van de aandelen in het register van de aandelen op naam van Deceuninck NV, hetzij aan de hand van een door een erkende rekeninghouder of vereffeningsinstelling opgesteld attest waaruit blijkt dat het desbetreffende aantal gedematerialiseerde aandelen op hun naam op rekening is ingeschreven).
De verzoeken kunnen schriftelijk (Deceuninck NV – T.a.v. Juridische dienst - Bruggesteenweg 360 – 8830 Hooglede-Gits of via e-mail: [email protected]) worden toegestuurd.
De Vennootschap zal binnen een termijn van 48 uur te rekenen vanaf de ontvangst, de ontvangst van de verzoeken per email of per brief bevestigen. In voorkomend geval zal de Vennootschap uiterlijk op maandag 22 december 2025 een aangevulde agenda bekendmaken.
Toch blijven de volmachten die ter kennis werden gebracht van de Vennootschap vóór de bekendmaking van een aangevulde agenda, geldig voor de op de agenda opgenomen te behandelen onderwerpen waarvoor zij gelden. Bij wijze van uitzondering op wat voorafgaat, kan de volmachtdrager, voor de op de agenda opgenomen te behandelen onderwerpen waarvoor nieuwe voorstellen tot besluit zijn ingediend, tijdens de bijzondere algemene vergadering afwijken van de eventuele instructies van de volmachtgever, indien de uitvoering van die instructies de belangen van de volmachtgever zou kunnen schaden. De volmachtdrager moet de volmachtgever daarvan in kennis stellen.
{2}------------------------------------------------
Het recht om vragen te stellen
In overeenstemming met artikel 7:139 van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen, kunnen aandeelhouders die voldoen aan de formaliteiten om toegelaten te worden tot de bijzondere algemene vergadering zowel mondeling (tijdens de vergadering) als schriftelijk (vóór de bijzondere algemene vergadering) vragen stellen aan de bestuurders en/of de commissaris.
Schriftelijke vragen kunnen worden gesteld in overeenstemming met artikel 7:134 van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen vanaf de publicatie van de oproeping tot de bijzondere algemene vergadering en dienen uiterlijk op woensdag 31 december 2025 aan de Vennootschap te worden bezorgd (Deceuninck NV – T.a.v. Juridische dienst - Bruggesteenweg 360 – 8830 Hooglede-Gits of via e-mail: [email protected]). Alleen de schriftelijke vragen die gesteld zijn door de aandeelhouders die voldoen aan de formaliteiten die vervuld moeten worden om tot de vergadering te worden toegelaten, en die aldus bewezen hebben dat ze op de Registratiedatum de hoedanigheid van aandeelhouder hebben en hun deelname aan de bijzondere algemene vergadering binnen de voorgeschreven termijn hebben gemeld aan de Vennootschap, worden tijdens de vergadering beantwoord.
Beschikbaarheid van documenten
In overeenstemming met artikelen 7:129 en 7:132 van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen, kunnen alle documenten die betrekking hebben op deze algemene vergadering en die overeenkomstig de wet ter beschikking moeten worden gesteld, vanaf heden worden geraadpleegd op de website van Deceuninck (www.deceuninck.com).
De aandeelhouders en houders van inschrijvingsrechten kunnen tevens vanaf heden tijdens de kantooruren op de maatschappelijke zetel (Bruggesteenweg 360, 8830 Hooglede-Gits) kosteloos een afschrift van deze stukken verkrijgen. Elke in deze oproeping vermelde uiterlijke datum betekent de uiterlijke datum waarop de desbetreffende melding door de Vennootschap moet worden ontvangen.
GEGEVENSBESCHERMING
De Vennootschap is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens die het ontvangt van, of verzamelt over, aandeelhouders, de houders van inschrijvingsrechten uitgegeven door de Vennootschap, en gevolmachtigden in de context van de algemene vergadering. De verwerking van dergelijke gegevens zal worden uitgevoerd met het oog op de organisatie en het verloop van de algemene vergaderingen. De gegevens omvatten onder meer identificatiegegevens, het aantal en het soort aandelen, inschrijvingsrechten uitgegeven door de Vennootschap, volmachten en steminstructies. Deze gegevens kunnen ook worden overgedragen aan derden met het oog op bepaalde diensten aan het bedrijf in verband met het voorgaande. De verwerking van dergelijke gegevens zal worden uitgevoerd, mutatis mutandis, in overeenstemming met het privacybeleid van Deceuninck, beschikbaar ophttp://www.deceuninck.com/en/terms-of-use.aspx. Voor meer informatie of klachten over de verwerking van persoonsgegevens door of namens de Vennootschap, kan de Vennootschap per e-mail worden gecontacteerd op [email protected].
De Raad van Bestuur