Công ty Cổ phần S.P.M — Governance Information 2024

Jun 25, 2024

CÔNG TY CỔ PHẦN S.P.M
Số: ...
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
TP. Hồ Chí Minh, ngày 28 tháng 06 năm 2024

QUY CHẾ LÀM VIỆC

ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG THƯỜNG NIÊN NĂM 2024

CÔNG TY CỔ PHẦN S.P.M

Căn cứ:

• Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14 được Quốc hội Nước Cộng Hòa Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam thông qua ngày 17/06/2020;
• Luật Chứng khoán số 54/2019/QH14 được Quốc hội Nước Cộng Hòa Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam thông qua ngày 26/11/2019;
• Nghị định 155/2020/NĐ-CP Quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Chứng khoán thông qua ngày 31/12/2020;
• Điều lệ Công ty cổ phần S.P.M.
• Quy chế nội bộ về quản trị Công ty cổ phần S.P.M.

Nhằm đảm bảo Đại hội đồng cổ đông thường niên năm 2024 của Công ty cổ phần S.P.M diễn ra thành công tốt đẹp, Hội đồng quản trị xây dựng quy chế, nguyên tắc làm việc, ứng xử, biểu quyết trong Đại hội như sau:

Điều 1. Mục đích:

• Đảm bảo trình tự, nguyên tắc ứng xử, biểu quyết tại ĐHĐCĐ thường niên của Công ty cổ phần S.P.M diễn ra đúng quy định và thành công tốt đẹp.
• Các nghị quyết của ĐHĐCĐ thể hiện ý chí thống nhất của ĐHĐCĐ, đáp ứng nguyện vọng quyền lợi của cổ đông và đúng pháp luật.

Điều 2. Đối tượng và phạm vi

• Đối tượng áp dụng: Tất cả các cổ đông, người đại diện (người được ủy quyền) của cổ đông đang sở hữu cổ phiếu Công ty cổ phần S.P.M và khách mời tham dự ĐHĐCĐ thường niên Công ty cổ phần S.P.M đều phải chấp hành, tuân thủ các quy định tại Quy chế này, Điều lệ Công ty và quy định hiện hành của pháp luật.
• Phạm vi áp dụng: Quy chế này được sử dụng cho việc tổ chức họp ĐHĐCĐ thường niên năm 2024 của Công ty cổ phần S.P.M.

Điều 3. Giải thích thuật ngữ/từ viết tắt

• Công ty : Công ty cổ phần S.P.M
• HĐQT : Hội đồng quản trị

---

Quy chế làm việc trực tuyến tại Đại hội đồng cổ đông thường niên 2024

• BKS : Ban Kiểm soát
• BTC : Ban tổ chức
• ĐHĐCĐ : Đại hội đồng cổ đông
• Đại biểu : Cổ đông, người đại diện (người được ủy quyền)
• Hệ thống livestream : Hệ thống phát sóng video cuộc họp ĐHĐCĐ trực tiếp trên website ezgsm.fpts.com và www.youtube.com

Điều 4. Điều kiện tiến hành Đại hội đồng cổ đông

• Cuộc họp Đại Hội Đồng Cổ Đông được tiến hành khi có số cổ đông dự họp đại diện trên 50% tổng số cổ phần có quyền biểu quyết¹.
• Trường hợp cuộc họp lần thứ nhất không đủ điều kiện tiến hành theo quy định tại khoản 1 Điều 19 Điều lệ Công ty thì thông báo mời họp lần thứ hai được gửi trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày dự định họp lần thứ nhất. Cuộc họp Đại hội đồng cổ đông lần thứ hai được tiến hành khi có số cổ đông dự họp đại diện từ 33% tổng số phiếu biểu quyết trở lên.
• Trường hợp cuộc họp lần thứ hai không đủ điều kiện tiến hành theo quy định tại khoản 2 Điều 19 Điều lệ Công ty thì thông báo mời họp lần thứ ba phải được gửi trong thời hạn 20 ngày kể từ ngày dự định họp lần thứ hai. Cuộc họp Đại hội đồng cổ đông lần thứ ba được tiến hành không phụ thuộc vào tổng số phiếu biểu quyết của các cổ đông dự họp.

Lưu ý: Tỷ lệ cổ đông dự họp ĐHĐCĐ theo hình thức trực tuyến được xác định khi đại biểu đã thực hiện “Xác nhận tham dự ĐHĐCĐ trực tuyến” tại hệ thống bỏ phiếu điện tử theo quy định tại Điều 5 Quy chế này.

Điều 5. Đại biểu tham gia Đại hội đồng cổ đông thường niên năm 2024

• Tất cả cổ đông của Công ty theo danh sách chốt ngày 28/05/2024 đều có quyền tham dự hoặc ủy quyền cho đại diện của mình tham dự ĐHĐCĐ trực tuyến thông qua Hệ thống bỏ phiếu điện tử. Trường hợp có nhiều hơn một người đại diện được ủy quyền theo quy định của pháp luật được cử tham dự thì phải xác định cụ thể số cổ phần và số phiếu bầu của mỗi người đại diện.
• Khi tham dự trực tuyến, đại biểu lưu ý:
• Yêu cầu kỹ thuật: Cổ đông cần có thiết bị điện tử kết nối internet (ví dụ máy vi tính, máy tính bảng, điện thoại di động, thiết bị điện tử khác có kết nối internet).
• Cách thức thực hiện: Đại biểu truy cập đường dẫn, đăng nhập theo các thông tin được cung cấp quy định để tham dự ĐHĐCĐ trực tuyến và thực hiện bỏ phiếu điện tử.

¹ Khoản 1 Điều 19 Điều lệ Công ty

---

Quy chế làm việc trực tuyến tại Đại hội đồng cổ đông thường niên 2024

• Cách thức ghi nhận Đại biểu tham dự Đại hội đồng cổ đông trực tuyến: Đại biểu được hệ thống bỏ phiếu điện tử ghi nhận là tham dự Đại hội đồng cổ đông trực tuyến khi Đại biểu thực hiện truy cập vào hệ thống bằng các thông tin truy cập đã được cung cấp trong thông báo mời họp và đã thực hiện “Xác nhận tham dự ĐHĐCĐ trực tuyến” tại hệ thống bỏ phiếu điện tử.

Điều 6. Khách mời tại Đại hội

• Là các chức danh quản lý của Công ty, khách mời, thành viên trong BTC Đại hội không phải là cổ đông Công ty nhưng được mời tham dự Đại hội.
• Khách mời không tham gia phát biểu tại Đại hội (trừ trưởng hợp được Chủ tọa Đại hội mời, hoặc có đăng ký trước với BTC Đại hội và được Chủ tọa Đại hội đồng ý).

Điều 7. Chủ tọa và Đoàn chủ tọa

• Chủ tịch Hội đồng quản trị làm chủ tọa các cuộc họp do Hội đồng quản trị triệu tập.
• Đoàn chủ tọa bao gồm 01 Chủ tọa và các Thành viên. Chủ tịch Hội đồng quản trị làm chủ tọa các cuộc họp do Hội đồng quản trị triệu tập hoặc chủ tịch Hội đồng quản trị ủy quyền cho thành viên Hội đồng quản trị khác làm Chủ tọa Đại hội. Cụ thể như sau:

STT	Tên thành viên	Chức vụ
1	Ông Đào Hữu Hoàng	Chủ tịch Hội đồng quản trị
2	Ông Nguyễn Thế Quyền	Tổng Giám Đốc
3	Ông Bùi Công Sơn	Ban kiểm soát

• Trường hợp Chủ tịch Hội đồng Quản trị vắng mặt hoặc tạm thời mất khả năng làm việc thì các thành viên Hội đồng quản trị còn lại bầu một người trong số họ làm Chủ tọa cuộc họp theo nguyên tắc đa số. Trường hợp không bầu được người làm Chủ tọa, Trưởng Ban Kiểm soát điều hành để Đại hội đồng cổ đông bầu chủ tọa cuộc họp trong số những người dự họp và người có phiếu bầu cao nhất làm Chủ tọa cuộc họp.
• Trong các trường hợp khác, người ký tên triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông sẽ điều hành để Đại hội đồng cổ đông bầu Chủ tọa cuộc họp và người có phiếu bầu cao nhất được cử làm Chủ tọa cuộc họp.
• Chủ tọa có quyền thực hiện các biện pháp cần thiết để điều khiển cuộc họp một cách hợp lý, có trật tự, đúng theo chương trình đã được thông qua và phản ánh được mong muốn của đa số người dự họp.
• Nhiệm vụ của Đoàn Chủ tọa:
• Điều khiển Đại Hội theo đúng nội dung chương trình nghị sự, các thế lệ quy chế đã được Đại Hội thông qua.
• Phân công, giới thiệu đại diện thành viên HĐQT, Ban Kiểm soát Công ty trình bày các báo cáo tại Đại hội;

---

Quy chế làm việc trực tuyến tại Đại hội đồng cổ đông thường niên 2024

• Giới thiệu thành phần Ban kiểm phiếu để Đại hội biểu quyết;
• Giới thiệu thành phần Đoàn chủ tọa để Đại hội biểu quyết (nếu có);
• Hướng dẫn Đại Hội thảo luận, lấy ý kiến biểu quyết các vấn đề nằm trong nội dung chương trình nghị sự của Đại Hội và các vấn đề có liên quan trong suốt quá trình Đại Hội.
• Trả lời và ghi nhận những vấn đề thuộc nội dung chương trình đã được Đại hội thông qua;
• Giải quyết các vấn đề nảy sinh trong suốt quá trình Đại Hội.
• Phê chuẩn, ban hành các văn bản, kết quả, biên bản, nghị quyết của Đại hội sau khi kết thúc Đại hội.
• Chủ tọa làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ và quyết định theo đa số.

Điều 8. Ban kiểm tra tư cách đại biểu

• Ban kiểm tra tư cách đại biểu của Đại hội bao gồm 01 Trưởng ban và các thành viên, chịu trách nhiệm trước Đoàn Chủ tọa, ĐHĐCĐ về nhiệm vụ của mình. Ban kiểm tra tư cách đại biểu do Chủ tọa giới thiệu cụ thể như sau:

STT	Tên thành viên	Chức vụ
1	Võ Thành Nhân	Kế toán trưởng
2	Bà Ôn Ngọc Lan	Thành viên BKS
3	Ông Dương Nguyễn Trường Huy	Thành viên BKS

• Nhiệm vụ:
• Nhận giấy tờ của cổ đông (nếu phát sinh), đối chiếu kiểm tra tính hợp lệ của cổ đông tham dự trực tuyến.
• Báo cáo trước ĐHĐCĐ về kết quả kiểm tra tư cách cổ đông trước khi ĐHĐCĐ chính thức tiến hành.
• Phối hợp với Ban kiểm phiếu để hướng dẫn, hỗ trợ và giám sát biểu quyết.

Điều 9. Ban Thư ký Đại hội:

• Ban thư ký của Đại hội bao gồm 02 người do Chủ tọa chỉ định, chịu trách nhiệm trước Đoàn Chủ tọa, ĐHĐCĐ về nhiệm vụ của mình và dưới sự điều hành của Đoàn Chủ tọa. Ban Thư ký do Chủ tọa giới thiệu cụ thể như sau:

STT	Tên thành viên	Ghi chú
1	Nguyễn Thị Ngọc Mỹ	Thư ký 1

---

Quy chế làm việc trực tuyến tại Đại hội đồng cổ đông thường niên 2024

2	Phạm Thị Ngọc	Thư ký 2

• Nhiệm vụ:
• Tiếp nhận, rà soát phiếu đăng ký phát biểu các ý kiến của các cổ đông, chuyển Đoàn Chủ tọa quyết định;
• Ghi chép Biên bản họp ĐHĐCĐ một cách đầy đủ, trung thực toàn bộ nội dung diễn biến Đại Hội và những vấn đề đã được các cổ đông thông qua hoặc còn lưu ý tại Đại Hội.
• Hỗ trợ Chủ tọa công bố dự thảo Biên bản họp Đại Hội và các Nghị quyết về các vấn đề đã được thông qua tại Đại Hội.

Điều 10. Ban kiểm phiếu

• Ban kiểm phiếu do Chủ tọa giới thiệu bao gồm 01 Trưởng Ban và các thành viên.
• Ban kiểm phiếu bao gồm:

STT	Tên thành viên	Ghi chú
1	Võ Thành Nhân	Trưởng ban
2	Bà Ôn Ngọc Lan	Thành viên
3	Ông Dương Nguyễn Trường Huy	Thành viên

• Nhiệm vụ:
• Ban kiểm phiếu phải lập Biên bản kiểm phiếu và chịu trách nhiệm trước Đoàn Chủ tọa, ĐHĐCĐ khi thực hiện nhiệm vụ của mình.
• Xác định chính xác kết quả biểu quyết về từng vấn đề xin biểu quyết tại Đại hội.
• Nhanh chóng thông báo kết quả biểu quyết cho thư ký.
• Xem xét và báo cáo Đại hội những trường hợp vi phạm thế lệ biểu quyết hoặc đơn thư khiếu nại về kết quả biểu quyết.

Điều 11. Thảo luận tại Đại hội

1. Nguyên tắc:

• Việc thảo luận chỉ được thực hiện trong thời gian quy định và thuộc phạm vi các vấn đề trình bày trong chương trình nội dung ĐHĐCĐ;
• Chỉ có Đại biểu mới được tham gia thảo luận;
• Đại biểu có ý kiến đăng ký nội dung thảo luận theo hình thức quy định như sau:
• Đại biểu có thể đặt câu hỏi tại mục Thảo luận trong giao diện tham dự đại hội trực tuyến tại đường link: ezgsm.fpts.com.vn hoặc gửi email (chỉ chấp nhận email gửi do

---

Quy chế làm việc trực tuyến tại Đại hội đồng cổ đông thường niên 2024

đại biểu đã đăng ký) về địa chỉ: son.bc@spm.com.vn (trước giờ thảo luận). (Các câu hỏi là hợp lệ khi được gửi từ email đã đăng ký trong danh sách cổ đông do Tổng Công ty lưu ký và Bù trừ Chứng khoán Việt Nam (VSDC) cung cấp hoặc email do Cổ đông đã đăng ký thông tin trong Giấy đăng ký dự họp hoặc ủy quyền đã được gửi bản cứng về Công ty)

• Ban Thư ký sẽ sắp xếp các nội dung câu hỏi của Đại biểu và chuyển lên cho Chủ tọa.

• Giải đáp ý kiến của các Đại biểu:

• Trên cơ sở Phiếu đặt câu hỏi của Đại biểu, chủ tọa hoặc thành viên do chủ tọa chỉ định sẽ giải đáp ý kiến Đại biểu;

• Trường hợp do giới hạn về thời gian tổ chức, các câu hỏi chưa được trả lời trực tiếp tại Đại hội sẽ được Công ty trả lời bằng hình thức khác.

Điều 12. Biểu quyết tại Đại hội

1. Nguyên tắc:

Tất cả các vấn đề trong chương trình và nội dung họp của Đại hội đều phải được ĐHĐCĐ thảo luận và biểu quyết, bầu cử công khai. Đại biểu có thể lựa chọn bỏ phiếu bằng cách bỏ phiếu điện tử tại đường link: ezgsm.fpts.com.vn

2. Bỏ phiếu điện tử:

• Cách thức bỏ phiếu biểu quyết:

• Đại biểu chọn lựa một trong ba phương án biểu quyết “Tán thành”, “Không tán thành” hoặc “Không có ý kiến” với mỗi vấn đề được đưa ra biểu quyết tại Đại hội đã được cài đặt tại hệ thống bỏ phiếu điện tử.

• Sau đó, Đại biểu tiến hành xác nhận biểu quyết để hệ thống bỏ phiếu điện tử ghi nhận kết quả.

• Cách thức bỏ phiếu bầu cử (quy định cụ thể tại quy chế bầu cử);

• Một số quy định khác khi thực hiện bỏ phiếu điện tử:

• Trường hợp Đại biểu không thực hiện hết các vấn đề biểu quyết, bầu cử theo nội dung chương trình Đại hội thì các vấn đề chưa được biểu quyết, bầu cử được xem như Đại biểu không tiến hành bỏ phiếu biểu quyết, bầu cử vấn đề đó.

• Trường hợp phát sinh các vấn đề ngoài chương trình đại hội đã gửi, Đại biểu có thể biểu quyết, bầu cử bổ sung. Nếu Đại biểu không thực hiện biểu quyết, bầu cử với những vấn đề phát sinh thì xem như Đại biểu không tiến hành bỏ phiếu biểu quyết, bầu cử vấn đề phát sinh đó.

• Đại biểu có thể thay đổi kết quả biểu quyết, bầu cử (nhưng không thể hủy kết quả biểu quyết, bầu cử); bao gồm cả kết quả biểu quyết, bầu cử bổ sung những vấn đề phát sinh ngoài chương trình Đại hội. Hệ thống trực tuyến chỉ ghi nhận kiểm phiếu đối với kết quả biểu quyết, bầu cử cuối cùng tại thời điểm kết thúc bỏ phiếu điện tử của từng đợt kiểm phiếu được quy định trong quy chế làm việc của đại hội.

---

Quy chế làm việc trực tuyến tại Đại hội đồng cổ đông thường niên 2024

• Thời gian bỏ phiếu điện tử được quy định cụ thể như sau:
• Các nội dung biểu quyết lần thứ 01 (gồm Chương trình Đại hội; Quy chế làm việc tại Đại hội; Quy chế bầu cử; thông qua Đoàn Chủ tọa, Ban kiểm phiếu) Đại biểu thực hiện biểu quyết từ 17h00 ngày 26/06/2024 đến trước khi BTC thông báo kết thúc thời gian bỏ phiếu các nội dung biểu quyết lần 01.
• Các nội dung biểu quyết lần thứ 02 (gồm các Báo cáo của Ban Giám đốc về sản xuất kinh doanh năm 2023; Báo cáo hoạt động của Hội đồng quản trị năm 2023 và Kế hoạch 2024; Báo cáo hoạt động của Ban kiểm soát năm 2023 và thông qua nội dung các Tờ trình của Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát tại Đại hội): Đại biểu thực hiện biểu quyết từ 17h00 ngày 26/06/2024 đến trước khi BTC thông báo kết thúc thời gian bỏ phiếu các nội dung biểu quyết lần 02.
• Nội dung Bầu cử: Đại biểu thực hiện bầu cử từ 17h00 ngày 26/06/2024 đến trước khi BTC thông báo kết thúc thời gian bỏ phiếu bầu cử.
• Các nội dung biểu quyết lần thứ 03 (Thông qua Biên bản và Nghị quyết đại hội): Đại biểu thực hiện biểu quyết từ 17h00 ngày 26/06/2024 đến trước khi BTC thông báo kết thúc thời gian bỏ phiếu các nội dung biểu quyết lần 03.
• Đại biểu có thể truy cập hệ thống bỏ phiếu điện tử và thực hiện bỏ phiếu 24 giờ trong ngày và 07 ngày trong tuần trừ trường hợp bảo trì hệ thống hoặc lý do khác nằm ngoài tầm kiểm soát của Công ty. Kết thúc thời gian bỏ phiếu, hệ thống không ghi nhận thêm kết quả bỏ phiếu điện tử từ Đại biểu.

3. Thể lệ biểu quyết:

Cứ 01 (một) cổ phần tương đương với một quyền biểu quyết. Mỗi đại biểu tham dự đại diện cho một hoặc nhiều quyền biểu quyết.

• Tại ngày chốt danh sách cổ đông (ngày 28/05/2024) tổng số cổ phần có quyền biểu quyết của Công ty là: 13.770.000 cổ phần tương đương với 13.770.000 quyền biểu quyết.

Các vấn đề cần lấy biểu quyết tại Đại hội chỉ được thông qua khi được số cổ đông sở hữu trên 50% tổng số phiếu biểu quyết của tất cả cổ đông dự họp tán thành. Riêng một số trường hợp vấn đề biểu quyết được quy định tại Khoản 1 Điều 21 Điều lệ Công ty thì phải có sự đồng ý từ 65% tổng số phiếu biểu quyết trở lên của tất cả cổ đông dự họp tán thành.

• Lưu ý:
• Cổ đông/đại diện ủy quyền có lợi ích liên quan không có quyền biểu quyết đối với các hợp đồng và giao dịch có giá trị từ 35% tổng giá trị tài sản Công ty ghi trong báo cáo tài chính gần nhất; các hợp đồng hoặc giao dịch này chỉ được chấp thuận khi có số cổ đông/ đại diện ủy quyền chiếm từ 65% tổng số phiếu biểu quyết còn lại tán thành (theo Khoản 4, Điều 167, Luật Doanh nghiệp 2020).

7

---

Quy chế làm việc trực tuyến tại Đại hội đồng cổ đông thường niên 2024

4. Ghi nhận kết quả biểu quyết/bầu cử

• Ban kiểm phiếu sẽ kiểm tra, tổng hợp và báo cáo Chủ tọa kết quả kiểm phiếu của từng vấn đề theo nội dung chương trình đại hội. Kết quả kiểm phiếu sẽ được chủ tọa công bố ngay trước khi bố mạc cuộc họp.

Điều 13. Biên bản, Nghị Quyết họp Đại hội đồng cổ đông

Tất cả các nội dung tại Đại Hội Đồng Cổ Đông phải được Thư ký Đại Hội ghi vào Biên bản họp Đại Hội đồng cổ đông. Biên bản họp Đại Hội đồng cổ đông phải được đọc và thông qua trước khi bố mạc Đại Hội.

Điều 14. Bầu cử Thành viên Hội đồng quản trị nhiệm kỳ 2024-2029

Việc bầu cử thành viên HĐQT nhiệm kỳ 2024-2029 phải được thực hiện theo Quy chế bầu cử và được Đại hội đồng cổ đông biểu quyết thông qua.

Điều 14. Thi hành Quy chế

Quy chế tổ chức này được đọc công khai trước Đại Hội Đồng Cổ Đông thường niên năm 2024 và có hiệu lực thi hành ngay khi Đại Hội Đồng Cổ Đông của Công ty cổ phần S.P.M biểu quyết thông qua.

Cổ đông, đại diện theo ủy quyền và khách mời vi phạm Quy chế này thì tùy theo mức độ cụ thể Đoàn Chủ tọa sẽ xem xét và có hình thức xử lý theo Điều lệ Công ty và Luật Doanh nghiệp.

CÔNG TY CỔ PHẦN S.P.M

Digitally signed by CÔNG TY CỔ PHẦN S.P.M

DN: C=VN, S=HỒ CHÍ MINH, L=Quận Bình Tân, CN=CÔNG TY CỔ PHẦN S.P.M,

CID.0.9.2342.19200300.100.1.1=MST:0302271207

Reason: I am the author of this document

Location: your signing location here

Date: 2024-06-25 15:16:07