CÔNG TY CỔ PHẦN S.P.M

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Số: 18/2021/SPM/CBTT

Tp.HCM, Ngày 18 tháng 05 năm 2021

CÔNG BỐ THÔNG TIN BỔ SUNG

Kính gửi: Ủy Ban Chứng Khoán Nhà nước
Sở Giao Dịch Chứng Khoán TP.HCM

Tên Công ty : CÔNG TY CỔ PHẦN S.P.M

Mã chứng khoán: SPM

Địa chỉ : Lô 51, Đường số 2, KCN Tân Tạo, P. Tân Tạo A, Q. Bình Tân, TP.HCM

Điện thoại : (84-8) 3750 7496
Fax: (84-8) 3877 1010

Website : www.spm.com.vn
email: [email protected]

Người công bố thông tin: Ông Bùi Công Sơn
Loại thông tin công bố: bất thường.

Nội dung công bố bổ sung:

Bổ sung Tờ trình và Phụ lục 01 Quy chế hướng dẫn tham dự họp Đại hội đồng cổ đông trực tuyến và thực hiện bỏ phiếu điện tử vào Quy chế nội bộ về quản trị Công ty.

Tài liệu này được đăng trên website của Công ty Cổ phần S.P.M ngày 18/05/2021, địa chỉ www.spm.com.vn, mục “Quan hệ cổ đông”.

Chúng tôi cam kết thông tin công bố trên đây là đúng sự thật và chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung các thông tin đã công bố.

Lưu:
- Như trên
- VP SPM

Tài liệu đính kèm:
1. Phụ lục 01 quy chế hướng dẫn
2. Tờ trình

BÙI CÔNG SƠN

Hồ sơ lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản
1/1

CÔNG TY CỔ PHẦN S.P.M
Số: 110/TTTr-HĐQT
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
TP. HCM, ngày 19 tháng 6 năm 2021

TỜ TRÌNH

(Về việc bổ sung Phụ lục 01 Quy chế hướng dẫn tham dự họp Đại hội đồng cổ đông trực tuyến và thực hiện bỏ phiếu điện tử vào quy chế quản trị nội bộ Công ty)

Kính gửi: Đại hội đồng cổ đông Công ty Cổ phần S.P.M

Căn cứ:

Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14, ngày 17/06/2020;
Công văn 1916/UBCK-GSDC của Ủy ban Chứng khoán Nhà nước kỳ ngày 20/03/2020 về việc tổ chức Đại hội đồng cổ đông thường niên năm 2020;
Điều lệ tổ chức và hoạt động của Công ty Cổ phần S.P.M;
Quy chế nội bộ về quản trị Công ty Cổ phần S.P.M.

Hội đồng quản trị kính trình Đại hội đồng cổ đông thông qua tờ trình về việc bổ sung Phụ lục 01 Quy chế hướng dẫn tham dự họp Đại hội đồng cổ đông trực tuyến và thực hiện bỏ phiếu điện tử vào Quy chế nội bộ về quản trị Công ty.

Việc thông qua tờ trình về việc bổ sung Phụ lục 01 Quy chế hướng dẫn tham dự họp Đại hội đồng cổ đông trực tuyến và thực hiện bỏ phiếu điện tử vào Quy chế nội bộ về quản trị Công ty này, Đại hội đồng cổ đông ủy quyền cho Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát, Ban Tổng Giám đốc Công ty áp dụng thi hành và đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật kể từ ngày tờ trình được thông qua.

Hội đồng quản trị kính trình Đại hội đồng cổ đông xem xét thông qua.

Nơi nhận:

Như trên;
Lưu HĐQT.

Scanned with CamScanner

PHỤ LỤC 01
QUY CHẾ HƯỚNG DẪN
THAM DỰ HỌP ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG TRỰC TUYẾN
VÀ THỰC HIỆN BỔ PHIẾU ĐIỆN TỬ
CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN S.P.M

(Phụ lục này là 01 phần không thể tách rời với Quy chế nội bộ về quản trị Công ty đã được Đại hội cổ đông thông qua theo Nghị quyết ĐHĐCĐ ngày .. tháng .. năm 2021 của Công ty Cổ phần S.P.M)

CHƯƠNG I

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi và đối tượng áp dụng

Quy chế này quy định về việc tham dự Đại hội đồng cổ đông trực tuyến và bỏ phiếu điện tử của đại biểu tại cuộc họp Đại hội đồng cổ đông thường niên/Đại hội đồng cổ đông bất thường của Công ty Cổ phần S.P.M (sau đây gọi là Công ty).

Điều 2. Giải thích từ ngữ

a. “Đại biểu” là Cổ đông, đại diện ủy quyền (người đại diện theo ủy quyền).

b. “Đại hội đồng cổ đông trực tuyến” là các cuộc họp Đại hội đồng cổ đông thường niên hoặc Đại hội đồng cổ đông bất thường được tổ chức dưới hình thức các Đại biểu có thể lựa chọn tham gia trực tiếp hoặc thông qua mạng internet để thực hiện các quyền biểu quyết/bầu cử của mình.

c. “Bỏ phiếu điện tử” là việc Đại biểu kết nối internet và thực hiện biểu quyết/bầu cử thông qua Hệ thống bỏ phiếu điện tử do Công ty quy định và thông báo.

d. “Hệ thống bỏ phiếu điện tử” là hệ thống cung cấp cho đại biểu các công cụ để thực hiện các quyền liên quan khi tham dự đại hội đồng cổ đông trực tuyến.

e. “Yếu tố định danh” là những thông tin cần thiết để xác định chính xác một đối tượng trong một hoàn cảnh.

f. “Xác thực” là để kiểm tra, xác minh các thông tin của đối tượng có đúng là những thông tin mà đối tượng cung cấp, hoặc khai báo.

g. “Sự kiện bất khả kháng” là những sự kiện xảy ra ngoài ý chí của người triệu tập đại hội không thể lường trước và khắc phục được mặc dù đã áp dụng các biện pháp cần thiết, khả năng cho phép.

h. “Bầu dồn đều” là cách thực hiện của phương thức Bầu dồn phiếu mà đại biểu dồn số phiếu cho 01 ứng cử viên hoặc chia đều số phiếu bầu cho nhiều ứng cử viên tương ứng. Sau khi chia đều, số Phiếu bầu tương ứng cho từng ứng viên được làm tròn xuống tính đến hàng đơn vị. Phiếu bầu là còn lại (nếu có) sẽ bỏ.

i. “Bầu ghi sổ” là cách thực hiện của phương thức Bầu dồn phiếu mà Đại biểu sẽ ghi cụ thể số phiếu bầu cho từng ứng cử viên sao cho tổng số phiếu bầu của các ứng cử viên được bầu bằng tổng số phiếu bầu của Đại biểu đại diện.

Scanned with CamScanner

CHƯƠNG II

QUY ĐỊNH CỤ THỂ

Điều 3. Điều kiện, cách thức Đại biểu tham dự đại hội đồng cổ đông trực tuyến và bỏ phiếu điện tử

a. Điều kiện tham gia:
- Có tên trong danh sách cổ đông (DSCD) có quyền dự họp Đại hội đồng cổ được lập theo thông báo thực hiện quyền của Công ty.
- Đại diện ủy quyền đủ điều kiện tham dự theo quy định của pháp luật và điều lệ công ty.

b. Yêu cầu kỹ thuật:
- Đại biểu cần có thiết bị điện tử kết nối internet (ví dụ: máy tính, máy tính bảng, điện thoại di động, thiết bị điện tử khác có kết nối internet...).

c. Cách thức thực hiện:
- Đại biểu truy cập đường dẫn, đăng nhập theo các thông tin được cung cấp quy định tại Điều 4 Quy chế này để tham dự đại hội đồng cổ đông trực tuyến và thực hiện bỏ phiếu điện tử trên hệ thống bỏ phiếu điện tử.

Điều 4. Cung cấp thông tin đăng nhập và thực hiện bỏ phiếu điện tử

a. Thông tin đường dẫn truy cập vào hệ thống bỏ phiếu điện tử, tên đăng nhập, mật khẩu truy cập và các yếu tố định danh khác (nếu có) nhằm tham dự Đại hội đồng cổ đông trực tuyến sẽ được cung cấp trong thông báo mời họp (hoặc hình thức thông báo thông tin đăng nhập do Hội đồng quản trị quy định). Đại biểu phải có trách nhiệm bảo mật tên đăng nhập, mật khẩu và các yếu tố định danh khác được cấp để đảm bảo rằng chỉ có Đại biểu mới có quyền thực hiện việc bỏ phiếu trên hệ thống bỏ phiếu điện tử và chịu hoàn toàn trách nhiệm đối với các thông tin đã đăng ký này.

b. Khi Đại biểu có yêu cầu cung cấp lại thông tin đăng nhập, Ban tổ chức Đại hội có thể thông báo thông qua các hình thức: trực tiếp hoặc email/điện thoại. Hình thức cung cấp thông tin đăng nhập qua email hoặc điện thoại chỉ được thực hiện dựa trên thông tin cổ đông từ danh sách cổ đông có quyền bỏ phiếu do Trung tâm lưu ký chứng khoán Việt Nam lập theo thông báo thực hiện quyền của Công ty.

c. Đại biểu sử dụng tên đăng nhập, mật khẩu truy cập hoặc các yếu tố định danh khác (nếu có) truy cập vào hệ thống bỏ phiếu điện tử và thực hiện bỏ phiếu điện tử Theo nội dung của Chương trình cuộc họp đại hội đồng cổ đông trực tuyến.

Điều 5. Cách thức ghi nhận Đại biểu tham dự đại hội đồng cổ đông trực tuyến

Đại biểu được hệ thống bỏ phiếu điện tử ghi nhận là tham dự đại hội đồng cổ đông trực tuyến khi Đại biểu đó thực hiện truy cập vào hệ thống bằng các thông tin truy cập đã được cung cấp theo quy định tại Điều 4 Quy chế này và đã thực hiện bỏ phiếu điện tử với bất kỳ vấn đề nào của nội dung Chương trình cuộc họp đại hội đồng cổ đông trực tuyến.

Điều 6. Quy định về ủy quyền trực tuyến

a. Việc ủy quyền thực hiện theo quy định tại Điều 15 Điều lệ Công ty.

Scanned with CamScanner

b. Các cổ đông cần tuân thủ cung cấp đầy đủ các thông tin để thực hiện ủy quyền, đặc biệt cung cấp thông tin của bên nhận ủy quyền: số điện thoại, địa chỉ liên lạc và địa chỉ email. Đây là cơ sở để cấp tên đăng nhập, mật khẩu truy cập và các yếu tố định danh khác (nếu có) đối với bên nhận ủy quyền.

c. Hiệu lực của ủy quyền: việc ủy quyền chỉ có hiệu lực pháp lý khi thỏa mãn các điều kiện sau:

Khi cổ đông điền đầy đủ các thông tin theo mẫu ủy quyền trực tuyến và hoàn thành thực hiện ủy quyền trực tuyến.
Giấy ủy quyền được in ra theo mẫu ủy quyền trực tuyến có đầy đủ chữ ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu (nếu là tổ chức) của bên ủy quyền và cả bên nhận ủy quyền.
Công ty nhận được Giấy ủy quyền bàn chính gửi về trước lúc đại hội khai mạc chính thức.

d. Hủy bỏ ủy quyền đối với cổ đông đã ủy quyền trực tuyến: cổ đông gửi văn bản chính thức đề nghị hủy ủy quyền trực tuyến cho công ty trước lúc đại hội khai mạc chính thức. Lưu ý thời gian ghi nhận việc hủy ủy quyền có hiệu lực được tính theo thời gian Công ty nhận được văn bản chính thức đề nghị hủy ủy quyền trực tuyến.

e. Hủy bỏ ủy quyền sẽ bị vô hiệu lực nếu đại diện ủy quyền đã tiến hành bỏ phiếu biểu quyết/bầu cử với bất kỳ vấn đề nào của nội dung Chương trình cuộc họp đại hội đồng cổ đông trực tuyến.

Điều 7. Cách thức bỏ phiếu điện tử

a. Cách thức bỏ phiếu biểu quyết:

Đại biểu chọn lựa một trong ba phương án biểu quyết Tán thành, Không tán thành hoặc không ý kiến với mỗi vấn đề được đưa ra biểu quyết tại Đại hội đã được cài đặt tại hệ thống bỏ phiếu điện tử.
Sau đó, Đại biểu tiến hành xác nhận biểu quyết để hệ thống bỏ phiếu điện tử ghi nhận kết quả.

b. Cách thức bỏ phiếu bầu cử:

Bầu cử theo phương thức bầu dồn phiếu: Nếu điều lệ Công ty không có quy định khác việc biểu quyết bầu thành viên Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát phải thực hiện theo phương thức bầu dồn phiếu (bầu dồn đều hoặc bầu ghi sổ). Theo đó, Đại biểu thực hiện việc bầu cử bằng cách đánh dấu vào ô “Bầu dồn đều phiếu” hoặc ghi rõ số phiếu bầu vào ô “Số phiếu bầu” của các ứng viên tương ứng trên Phiếu bầu cử đã được cài đặt tại hệ thống bỏ phiếu điện tử. Sau đó, Đại biểu tiến hành xác nhận bầu cử để hệ thống bỏ phiếu điện tử ghi nhận kết quả.
Bầu cử theo phương thức biểu quyết (nếu có): Thực hiện theo quy định bỏ phiếu biểu quyết nêu tại Khoản a Điều này.

c. Một số quy định khác khi thực hiện bỏ phiếu điện tử:

Trường hợp Đại biểu không thực hiện hết các vấn đề biểu quyết, bầu cử theo nội dung chương trình Đại hội thì các vấn đề chưa được biểu quyết, bầu cử được xem như Đại biểu không tiến hành bỏ phiếu biểu quyết, bầu cử vấn đề đó.

Scanned with CamScanner

Trong trường hợp phát sinh các vấn đề ngoài chương trình đại hội đã gửi, Đại biểu có thể biểu quyết, bầu cử bổ sung. Nếu Đại biểu không thực hiện biểu quyết, bầu cử với những vấn đề phát sinh thì xem như Đại biểu không tiến hành bỏ phiếu biểu quyết, bầu cử vấn đề phát sinh đó.
Đại biểu có thể thay đổi kết quả biểu quyết, bầu cử (nhưng không thể hủy kết quả biểu quyết, bầu cử); bao gồm cả kết quả biểu quyết, bầu cử bổ sung những vấn đề phát sinh ngoài chương trình Đại hội. Hệ thống trực tuyến chỉ ghi nhận kiểm phiếu đối với kết quả biểu quyết, bầu cử cuối cùng tại thời điểm kết thúc bỏ phiếu điện tử của từng đợt kiểm phiếu được quy định trong quy chế làm việc của đại hội.
Trong trường hợp, Đại biểu thực hiện bầu ghi sổ: Phiếu bầu không hợp lệ được quy định cụ thể tại quy chế làm việc tại Đại hội.

Điều 8. Thời gian bỏ phiếu điện tử

Thời gian bỏ phiếu điện tử được quy định cụ thể trong quy chế làm việc tại đại hội. Đại biểu có thể truy cập hệ thống bỏ phiếu điện tử và thực hiện bỏ phiếu 24 giờ trong ngày và 07 ngày trong tuần trừ trường hợp bảo trì hệ thống hoặc lý do khác nằm ngoài tầm kiểm soát của Công ty. Kết thúc thời gian bỏ phiếu, hệ thống không ghi nhận thêm kết quả bỏ phiếu điện tử từ Đại biểu.

Điều 9. Cách thức kiểm phiếu

Khi Đại biểu thực hiện biểu quyết/bầu cử, sổ phiếu biểu quyết, phiếu bầu đều được ghi nhận trên hệ thống theo nguyên tắc số tán thành, sổ không tán thành và sổ không ý kiến.

Điều 10. Thông báo kết quả kiểm phiếu

Căn cứ biên bản kiểm phiếu ghi nhận như quy định tại Điều 9 Quy chế này, Ban kiểm phiếu sẽ kiểm tra, tổng hợp và báo cáo Chủ tọa kết quả kiểm phiếu của từng vấn đề theo nội dung chương trình đại hội. Kết quả kiểm phiếu sẽ được Chủ tọa/Ban kiểm phiếu công bố ngay trước khi bế mạc cuộc họp.

Điều 11. Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông trực tuyến và hình thức thông qua

a. Địa điểm tổ chức được ghi trong biên bản Đại hội cổ đông trực tuyến là địa điểm Chủ tọa Đại hội có mặt để điều khiển Đại hội. Địa điểm này phải trên lãnh thổ Việt Nam.

b. Hình thức thông qua biên bản họp Đại hội đồng cổ đông được quy định cụ thể tại Quy chế làm việc của công ty tại kỳ họp Đại hội đồng cổ đông.

Điều 12. Quyền và nghĩa vụ của Đại biểu khi tham gia bỏ phiếu điện tử

a. Được biểu quyết, bầu cử tất cả các nội dung thuộc thẩm quyền của Đại hội theo quy định của pháp luật và Điều lệ tổ chức và hoạt động Công ty theo hình thức bỏ phiếu điện tử.

b. Đại biểu phải có trách nhiệm bảo mật các thông tin truy cập để đảm bảo rằng chỉ có Đại biểu mới có quyền thực hiện việc bỏ phiếu trên hệ thống bỏ phiếu điện tử. Mọi kết quả giao dịch bỏ phiếu của Đại biểu trên hệ thống bỏ phiếu điện tử sẽ được mặc nhiên coi là quyết định cuối cùng của Đại biểu. Đại biểu chịu mọi trách nhiệm trước pháp luật, trước Công ty về kết quả giao dịch bỏ phiếu điện tử đã được thực hiện của Đại biểu trên hệ thống bỏ phiếu điện tử.

Scanned with CamScanner

c. Đại biểu phải thông báo ngay cho Công ty để kịp thời xử lý khi phát hiện tên truy cập, mật khẩu và/hoặc các yếu tố định danh khác bị mất, đánh cắp, bị lộ, hoặc nghi bị lộ bằng cách liên hệ với Công ty để thực hiện khóa tên truy cập, thiết bị bảo mật. Đại biểu phải chịu trách nhiệm về những thiệt hại, tổn thất và rủi ro khác xảy ra trước thời điểm Công ty nhận được thông báo của Đại biểu nếu như nguyên nhân là do Đại biểu.

Điều 13. Thảo luận tại Đại hội Đồng Cổ đông trực tuyến

a. Nguyên tắc:
- Việc thảo luận chỉ được thực hiện trong thời gian quy định và thuộc phạm vi các vấn đề trình bày trong nội dung chương trình Đại hội đồng cổ đông;
- Chỉ có Đại biểu mới Được tham gia thảo luận;
- Đại biểu có ý kiến đăng ký nội dung thảo luận theo hình thức quy định cụ thể tại quy chế làm việc của đại hội;
- Ban Thư ký sẽ sắp xếp các nội dung thảo luận của Đại biểu theo thứ tự đăng ký và chuyển lên cho Chủ tọa.

b. Giải đáp ý kiến của các Đại biểu:
- Trên cơ sở nội dung thảo luận của Đại biểu, Chủ tọa hoặc thành viên do Chủ tọa chỉ định sẽ giải đáp ý kiến của Đại biểu;
- Trường hợp do giới hạn về thời gian tổ chức, các câu hỏi chưa được trả lời trực tiếp tại Đại hội sẽ được Công ty trả lời sau.

Điều 14. Trường hợp xảy ra sự kiện bất khả kháng

a. Trong thời gian diễn ra việc tổ chức Đại hội cổ đông trực tuyến và bỏ phiếu điện tử, có thể xảy ra những sự kiện bất khả kháng (ngoài tầm kiểm soát của Công ty) tại địa điểm Chủ tọa điều hành Đại hội (không bao gồm các sự kiện bất khả kháng đối với một hay một số đại biểu tham dự) như: thiên tai, hỏa hoạn, mất điện hoặc mất kết nối đường truyền internet, sự cố kỹ thuật tại địa điểm Chủ tọa điều hành Đại hội, các yêu cầu hay chỉ thị của Chính phủ và các cơ quan nhà nước, người có thẩm quyền khác...

b. Trường hợp xảy ra các sự kiện bất khả kháng và không thể khắc phục để Đại hội có thể diễn ra tiếp tục trong thời gian 60 phút, Chủ tọa sẽ tuyên bố tạm dừng Đại hội, tất cả các vấn đề đã được biểu quyết thông qua trước khi tạm dừng (nếu có) sẽ bị hủy bỏ. Các vấn đề này sẽ được tiến hành biểu quyết lại trong Đại hội cổ đông được triệu tập gần nhất.

CHƯƠNG III

ĐIỀU KHOẢN KHÁC

Điều 15. Điều khoản khác

a. Các nội dung liên quan khác không đề cập trong quy chế này mặc nhiên thực hiện theo quy định tại Điều lệ Công ty, Quy chế quản trị Công ty và quy định pháp luật có liên quan.
b. Phụ lục này là 01 phần không thể tách rời với Quy chế nội bộ về quản trị Công ty.

Điều 16. Hiệu lực thi hành

a. Phụ lục này này gồm 3 chương, 16 điều và có hiệu lực từ ngày ban hành.

Scanned with CamScanner

b. Đại biểu, các cá nhân, tổ chức, phòng ban liên quan đến Đại hội đồng cổ đông trực tuyến của Công ty có trách nhiệm thực hiện theo Quy chế này.

Nơi nhận:
- HDQT, BKS, BTGD;
- Lưu HC.

TM. HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ
CHỦ TỊCH
DẪO HỮU HOÀNG

Scanned with CamScanner

AI assistant

Công ty Cổ phần S.P.M Governance Information 2021

66977_rns_2021-05-18_7331b57a-d392-4296-b76c-a13f09a9fbe3.pdf

CÔNG BỐ THÔNG TIN BỔ SUNG

TỜ TRÌNH

Căn cứ:

Nơi nhận:

CHƯƠNG I