Comarch S.A. — Governance Information 2021

Apr 30, 2021

1 OŚWIADCZENIE ZARZĄDU COMARCH S.A. O STOSOWANIU ŁADU KORPORACYJNEGO W 2020 ROKU 2 Spis treści 1. Określenie zbioru zasad ładu korporacyjnego, któremu podlega emitent ............ 3 2. Postanowienia zbioru zasad ładu korporacyjnego, od których emitent odstąpił i wyjaśnienie przyczyn tego odstąpienia ........................................................... 3 3. Akcjonariusze posiadający bezpośrednio lub pośrednio znaczne pakiety akcji wg stanu na dzień 30 kwietnia 2021 r. ............................................................ 5 4. Posiadacze papierów wartościowych, które dają specjalne uprawnienia kontrolne wraz z opisem tych uprawnień ......................................................... 5 5. Wszelkie ograniczenia odnośnie do wykonywania prawa głosu, takie jak ograniczenie wykonywania prawa głosu przez posiadanie określonej części lub liczby głosów, ograniczenia czasowe dotyczące prawa głosu lub zapisy, zgodnie z którymi, przy współpracy spółki, prawa kapitałowe związane z papierami wartościowymi są oddzielone od posiadania papierów wartościowych .............................................................................................. 5 6. Wszelkie ograniczenia dotyczące przenoszenia prawa własności papierów wartościowych emitenta ................................................................................. 5 7. Zasady dotyczące powoływania i odwoływania osób zarządzających oraz ich uprawnień, w szczególności prawo do podjęcia decyzji o emisji lub wykupie akcji ............................................................................................................. 6 8. Opis zasad zmiany statutu lub umowy spółki emitenta ...................................... 6 9. Sposób działania walnego zgromadzenia i jego zasadnicze uprawnienia oraz opis praw akcjonariuszy i sposobu ich wykonywania, w szczególności zasady wynikające z regulaminu walnego zgromadzenia oraz walnego zgromadzenia przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, jeżeli taki regulamin został uchwalony, o ile informacje w tym zakresie nie wynikają wprost z przepisów prawa ........................................................................................... 6 10. Skład osobowy i zmiany, które w nim zaszły w ciągu ostatniego roku obrotowego, oraz opis działania organów zarządzających, nadzorujących lub administrujących emitenta oraz ich komitetów ................................................. 8 11. Opis głównych cech stosowanych w przedsiębiorstwie emitenta systemów kontroli wewnętrznej i zarządzania ryzykiem w odniesieniu do procesu sporządzania sprawozdań finansowych i skonsolidowanych sprawozdań finansowych ................................................................................................ 19 12. Opis polityki różnorodności ........................................................................... 19 3 Oświadczenie Zarządu Comarch S.A. dotyczące stosowania w spółce zasad ładu korporacyjnego sporządzone zgodnie z § 70 ust. 6 pkt 5) Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 marca 2018 roku w sprawie informacji bieżących i okresowych przekazywanych przez emitentów papierów wartościowych oraz warunków uznawania za równoważne informacji wymaganych przepisami prawa państwa niebędącego państwem członkowskim (tekst jednolity - Dz.U. z 2018, poz. 757). 1. Określenie zbioru zasad ładu korporacyjnego, któremu podlega emitent Comarch S.A., Spółka notowana na Giełdzie Papierów Wartościowych w Warszawie S.A., podlegała w 2020 roku zasadom ładu korporacyjnego określonym w dokumencie „Dobre Praktyki Spółek Notowanych na GPW 2016” (załącznik do uchwały Rady Giełdy Nr 26/1413/2015 z 13 października 2015 r.). Treść zasad jest dostępna na stronie internetowej https://www.gpw.pl/pub/GPW/files/PDF/GPW_1015_17_DOBRE_PRAKTYKI_v2.pdf, która jest oficjalną stroną Giełdy Papierów Wartościowych w Warszawie poświęconą tym zagadnieniom. Dokument dzieli się na sześć części: ■ Polityka informacyjna i komunikacja z inwestorami, ■ Zarząd i Rada Nadzorcza, ■ Systemy i funkcje wewnętrzne, ■ Walne zgromadzenie i relacje z akcjonariuszami, ■ Konflikt interesów i transakcje z podmiotami powiązanymi, ■ Wynagrodzenia. Ponadto, w dniu 29 kwietnia 2016 r., Zarząd Comarch S.A. przekazał Informację na temat stanu stosowania przez Spółkę rekomendacji i zasad zawartych w Zbiorze Dobre Praktyki Spółek Notowanych na GPW 2016, która jest także dostępna na stronie http://www.comarch.pl/relacje-inwestorskie/lad- korporacyjny/. W dniu 29 marca 2021 r. Rada Giełdy Papierów Wartościowych na wniosek Zarządu Giełdy przyjęła nowe zasady ładu korporacyjnego dla spółek notowanych na Głównym Rynku GPW – „Dobre Praktyki Spółek Notowanych na GPW 2021”, które wejdą w życie 1 lipca 2021 r. 2. Postanowienia zbioru zasad ładu korporacyjnego, od których emitent odstąpił i wyjaśnienie przyczyn tego odstąpienia a) Rekomendacje dotyczące dobrych praktyk spółek giełdowych IV.R.2. Jeżeli jest to uzasadnione z uwagi na strukturę akcjonariatu lub zgłaszane spółce oczekiwania akcjonariuszy, o ile spółka jest w stanie zapewnić infrastrukturę techniczną niezbędna dla sprawnego przeprowadzenia walnego zgromadzenia przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, powinna umożliwić akcjonariuszom udział w walnym zgromadzeniu przy wykorzystaniu takich środków, w szczególności poprzez: 1) transmisję obrad walnego zgromadzenia w czasie rzeczywistym, 2) dwustronną komunikację w czasie rzeczywistym, w ramach której akcjonariusze mogą wypowiadać się w toku obrad walnego zgromadzenia, przebywając w miejscu innym niż miejsce obrad walnego zgromadzenia, 3) wykonywanie, osobiście lub przez pełnomocnika, prawa głosu w toku walnego zgromadzenia. Zasada w 2020 roku została w pełnym zakresie zastosowana przez Spółkę. Akcjonariusz mógł uczestniczyć w Walnym Zgromadzeniu oraz wykonywać prawo głosu osobiście lub przez pełnomocnika. Pełnomocnictwo do uczestniczenia w Walnym Zgromadzeniu i wykonywania prawa głosu mogło być udzielone na piśmie lub w postaci elektronicznej. Udzielenie pełnomocnictwa w postaci elektronicznej nie wymagało opatrzenia bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Spółka umożliwiła głosowanie przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej oraz uczestniczenie w Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji 4 elektronicznej, zapewniła również transmisję obrad Walnego Zgromadzenia w czasie rzeczywistym i dwustronną komunikację w czasie rzeczywistym. Spółka nie zadeklarowała jednak stałego stosowania niniejszej rekomendacji, a jej pełne wypełnianie uzależnia m.in. od sytuacji epidemiologicznej występującej w czasie organizacji walnego zgromadzenia. b) Zasady szczegółowe dotyczące dobrych praktyk spółek giełdowych VI.Z.4. Spółka w sprawozdaniu z działalności przedstawia raport na temat polityki wynagrodzeń, zawierający co najmniej: 1) ogólną informację na temat przyjętego w spółce systemu wynagrodzeń, 2) informacje na temat warunków i wysokości wynagrodzenia każdego z członków zarządu, w podziale na stałe i zmienne składniki wynagrodzenia, ze wskazaniem kluczowych parametrów ustalania zmiennych składników wynagrodzenia i zasad wypłaty odpraw oraz innych płatności z tytułu rozwiązania stosunku pracy, zlecenia lub innego stosunku prawnego o podobnym charakterze – oddzielnie dla spółki i każdej jednostki wchodzącej w skład grupy kapitałowej, 3) informacje na temat przysługujących poszczególnym członkom zarządu i kluczowym menedżerom pozafinansowych składników wynagrodzenia, 4) wskazanie istotnych zmian, które w ciągu ostatniego roku obrotowego nastąpiły w polityce wynagrodzeń, lub informację o ich braku, 5) ocenę funkcjonowania polityki wynagrodzeń z punktu widzenia realizacji jej celów, w szczególności długoterminowego wzrostu wartości dla akcjonariuszy i stabilności funkcjonowania przedsiębiorstwa. Spółka w zakresie ujawniania wynagrodzeń stosuje powszechnie obowiązujące przepisy prawa. Spółka spełnia zasadę VI.Z.4 częściowo. Comarch S.A. posiada politykę wynagrodzeń, która określa formę, strukturę i poziom wynagrodzeń pracowników Spółki, w tym członków organów zarządzających i nadzorczych. Wynagrodzenie dla członków zarządu Spółki ustala Rada Nadzorcza w oparciu o kwalifikacje, doświadczenie oraz zakres obowiązków członka zarządu. Wynagrodzenia członków zarządu zawierają zmienne składniki, których wysokość jest uzależniona od osiągniętych wyników finansowych oraz od stopnia realizacji wyznaczonych przez Radę Nadzorczą celów. Wynagrodzenie członków zarządu jest wypłacane przez Spółkę oraz przez jednostki zależne, w zależności od stopnia zaangażowania danego członka zarządu w działalność operacyjną poszczególnych jednostek zależnych. Wynagrodzenie członków Rady Nadzorczej określa Walne Zgromadzenie, nie zawiera ono składników zmiennych. Spółka w sprawozdaniu z działalności przedstawia wysokość łącznego wynagrodzenia członków zarządu (bez podziału na składniki stałe i zmienne) oraz rady nadzorczej, w podziale na wypłacone przez Spółkę oraz łącznie przez pozostałe jednostki Grupy. 5 3. Akcjonariusze posiadający bezpośrednio lub pośrednio znaczne pakiety akcji wg stanu na dzień 30 kwietnia 2021 r. Akcjonariusze Ilość akcji % kapitału zakładowego Liczba głosów na WZA Spółki % głosów na WZA Spółki Janusz Filipiak 1 997 027 24,55 5 569 027 36,82 Elżbieta Filipiak 846 000 10,40 4 230 000 27,96 Pozostali członkowie Zarządu 85 366 1,05 122 966 0,81 NN OFE + DFE 846 571 10,41 846 571 5,60 MetLife OFE 841 097 10,34 841 097 5,56 Inni akcjonariusze 3 517 288 43,25 3 517 288 23,25 Razem 8 133 349 100,00 15 126 949 100,00 4. Posiadacze papierów wartościowych, które dają specjalne uprawnienia kontrolne wraz z opisem tych uprawnień Janusz Filipiak, Prezes Zarządu Comarch S.A., jest posiadaczem 893 000 akcji uprzywilejowanych co do głosu (1:5). Przysługuje z nich 4 465 000 głosów na walnym zgromadzeniu Spółki. Elżbieta Filipiak, Przewodniczący Rady Nadzorczej Comarch S.A. jest posiadaczem 846 000 akcji uprzywilejowanych co do głosu (1:5). Przysługuje z nich 4 230 000 głosów na walnym zgromadzeniu Spółki. Paweł Prokop, Wiceprezes Zarządu Comarch S.A. jest posiadaczem 9 400 akcji uprzywilejowanych co do głosu (1:5). Przysługuje z nich 47 000 głosów na walnym zgromadzeniu Spółki. 5. Wszelkie ograniczenia odnośnie do wykonywania prawa głosu, takie jak ograniczenie wykonywania prawa głosu przez posiadanie określonej części lub liczby głosów, ograniczenia czasowe dotyczące prawa głosu lub zapisy, zgodnie z którymi, przy współpracy spółki, prawa kapitałowe związane z papierami wartościowymi są oddzielone od posiadania papierów wartościowych Nie dotyczy. 6. Wszelkie ograniczenia dotyczące przenoszenia prawa własności papierów wartościowych emitenta Zgodnie z treścią art. 8 pkt 7 statutu Comarch S.A. „7. Zbycie akcji imiennych wymaga zgody Zarządu udzielonej w formie pisemnej. W przypadku odmowy zbycia, Zarząd w terminie 2 miesięcy od zgłoszenia Spółce zamiaru przeniesienia akcji wyznacza nabywcę oraz cenę akcji. Cena akcji nie może być niższa niż średnia cena giełdowa z trzech ostatnich miesięcy poprzedzających miesiąc zgłoszenia, pod warunkiem, że akcje Spółki będą w obrocie giełdowym. W przeciwnym przypadku cena akcji nie może być niższa niż wartość księgowa przypadająca na akcję na ostatni dzień bilansowy. Cena jest płatna w terminie jednego miesiąca od dnia uchwały Zarządu wskazującej nabywcę akcji.” 6 7. Zasady dotyczące powoływania i odwoływania osób zarządzających oraz ich uprawnień, w szczególności prawo do podjęcia decyzji o emisji lub wykupie akcji a) Zasady powoływania i odwoływania Zgodnie z treścią statutu Spółki Zarząd Spółki składa się z 2 do 8 osób powoływanych i odwoływanych przez Walne Zgromadzenie. Członków Zarządu powołuje się na okres wspólnej kadencji trwającej trzy lata. Walne Zgromadzenie ustala zasady i regulaminy wynagrodzenia dla członków Zarządu, przy czym kompetencja ta może zostać przekazana częściowo lub w całości Radzie Nadzorczej. Rada Nadzorcza może z ważnych powodów zawiesić w czynnościach poszczególnych lub wszystkich członków Zarządu oraz może delegować członków Rady Nadzorczej na okres nie dłuższy niż 3 miesiące do czasowego wykonywania czynności członków Zarządu, którzy zostali odwołani, złożyli rezygnację lub z innych przyczyn nie mogą sprawować swoich czynności. b) Uprawnienia zgodnie z art. 9, 20 - 22 Statutu Comarch S.A. i Kodeksem Spółek Handlowych (KSH) ■ Zarząd może ustanawiać prokurentów. ■ Do składania oświadczeń w imieniu Spółki oraz reprezentowania Spółki przed Sądem i poza Sądem upoważnieni byli w 2020 roku jednoosobowo Prezes Zarządu albo dwóch członków Zarządu działających łącznie lub też jeden członek Zarządu działający łącznie z prokurentem. ■ W umowach pomiędzy Spółką, a członkami Zarządu oraz w sporach z nimi reprezentuje Spółkę Rada Nadzorcza lub pełnomocnik powołany uchwałą Walnego Zgromadzenia. Rada Nadzorcza może upoważnić w drodze uchwały jednego lub więcej członków Rady Nadzorczej do dokonywania takich czynności prawnych. ■ Organizację wewnętrzną Spółki określa Zarząd. ■ Zgodnie z art. 445 i art. 446 Kodeksu Spółek Handlowych walne zgromadzenie podejmuje uchwałę w sprawie zmiany statutu przewidującą upoważnienie zarządu do podwyższenia kapitału zakładowego w granicach kapitału docelowego. Zgodnie z art. 9 ust. pkt 5 Statutu Comarch S.A. w ramach kapitału docelowego Zarząd Spółki może wydawać akcje tylko w zamian za wkłady pieniężne oraz nie może wydawać akcji uprzywilejowanych lub przyznawać akcjonariuszowi osobistych uprawnień, o których mowa w art. 354 Kodeksu Spółek Handlowych. W zakresie wszystkich spraw związanych z podwyższeniem kapitału zakładowego w ramach kapitału docelowego, w szczególności w sprawie wyłączenia lub ograniczenia prawa poboru oraz ustalenia ceny emisyjnej, wymagane jest uzyskanie zgody Rady Nadzorczej. 8. Opis zasad zmiany statutu lub umowy spółki emitenta Podejmowanie uchwał w sprawie zmian w statucie, w tym podwyższenia lub obniżenia kapitału zakładowego oraz uchwały o istotnej zmianie przedmiotu działalności Spółki należy do kompetencji walnego zgromadzenia. 9. Sposób działania walnego zgromadzenia i jego zasadnicze uprawnienia oraz opis praw akcjonariuszy i sposobu ich wykonywania, w szczególności zasady wynikające z regulaminu walnego zgromadzenia, jeżeli taki regulamin został uchwalony, o ile informacje w tym zakresie nie wynikają wprost z przepisów prawa Walne zgromadzenie Comarch S.A. działa na podstawie przepisów Kodeksu Spółek Handlowych, Statutu, zasad Dobrych Praktyk Spółek Notowanych na GPW obowiązujących w Spółce, Regulaminu Walnego Zgromadzenia spółki Comarch S.A. z siedzibą w Krakowie uchwalonego dnia 28 czerwca 2010 r. przez Walne Zgromadzenie Akcjonariuszy (wraz z późniejszymi zmianami) oraz Regulaminu 7 określającego szczegółowe zasady udziału w Walnym Zgromadzeniu Comarch S.A. przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej przyjętego uchwałą nr 11/05/2020 Rady Nadzorczej Comarch S.A. z dnia 26 maja 2020 roku. Szczegółowy opis działania Walnego Zgromadzenia spółki znajduje się w powyższych dokumentach. 1. Walne Zgromadzenia są zwyczajne i nadzwyczajne. 2. Zwyczajne Walne Zgromadzenie Zarząd zwołuje najpóźniej do końca czerwca każdego roku. 3. Zgromadzenia odbywają się w siedzibie Spółki. 4. W Walnym Zgromadzeniu powinno uczestniczyć co najmniej dwóch członków Zarządu Spółki i co najmniej dwóch członków Rady Nadzorczej. 5. Na Walnym Zgromadzeniu obecny jest biegły rewident, jeżeli przedmiotem obrad Walnego Zgromadzenia są sprawy finansowe Spółki. 6. Dopuszczalny jest udział w Walnym Zgromadzeniu przedstawicieli mediów jako publiczności. 7. Prawo uczestniczenia w Walnym Zgromadzeniu Spółki przysługuje osobom będącym akcjonariuszami Spółki na 16 (szesnaście) dni przed datą Walnego Zgromadzenia. 8. Akcjonariusz będący osobą fizyczną może uczestniczyć w Walnym Zgromadzeniu oraz wykonywać prawo głosu osobiście lub przez pełnomocnika. 9. Akcjonariusz nie będący osobą fizyczną może uczestniczyć w Walnym Zgromadzeniu oraz wykonywać prawo głosu przez osobę uprawnioną do składania oświadczeń woli w jego imieniu lub przez pełnomocnika. 10. Przewodniczący Walnego Zgromadzenia kieruje obradami, podejmuje decyzje w sprawach proceduralnych i porządkowych oraz jest uprawniony od interpretowania niniejszego Regulaminu. 11. Do czynności Przewodniczącego Walnego Zgromadzenia należy m.in.: ■ czuwanie nad sprawnym przebiegiem obrad zgodnie z ustalonym porządkiem i procedurą, ■ udzielanie głosu, ■ przyjmowanie wniosków i projektów uchwał, poddawanie ich pod dyskusję oraz ■ zarządzanie i przeprowadzanie głosowań. 12. Walne Zgromadzenie dokonuje wyboru trzyosobowej Komisji Skrutacyjnej spośród kandydatów zgłoszonych przez Przewodniczącego Zgromadzenia. Do jej obowiązków należy czuwanie nad prawidłowym przebiegiem każdego głosowania, nadzorowanie obsługi głosowania oraz sprawdzanie i ogłaszanie wyników. W przypadku gdy w Walnym Zgromadzeniu bierze udział niewielka ilość akcjonariuszy nie przeprowadza się wyborów Komisji Skrutacyjnej, chyba że akcjonariusz lub pełnomocnik zgłosi wniosek o dokonanie wyboru Komisji Skrutacyjnej. W przypadku nie przeprowadzenia wyborów Komisji Skrutacyjnej jej uprawnienia wykonuje Przewodniczący Walnego Zgromadzenia. 13. Walne Zgromadzenie podejmuje decyzje w formie uchwał, przyjmowanych w głosowaniu jawnym z następującym zastrzeżeniem, że tajne głosowanie zarządza się w przypadku: ■ głosowania nad wyborem lub odwołaniem członków organów Spółki lub likwidatorów, ■ wniosków o pociągnięcie do odpowiedzialności członków organów Spółki lub likwidatorów, ■ w sprawach osobowych, ■ żądania zgłoszonego przez choćby jednego akcjonariusza, ■ w innych przypadkach określonych w obowiązujących przepisach. 14. Akcjonariusze zgłaszają kandydatów na członków Rady Nadzorczej Przewodniczącemu Walnego Zgromadzenia na piśmie lub ustnie. 15. Zgłaszający kandydaturę na członka Rady Nadzorczej powinien ją szczegółowo uzasadnić, wskazując w szczególności na wykształcenie i doświadczenie zawodowe kandydata. 8 16. Przed podjęciem uchwał o wyborze członków Rady Nadzorczej, Walne Zgromadzenie podejmuje uchwałę o ilości członków Rady Nadzorczej. 17. Spółka może zorganizować Walne Zgromadzenie w sposób umożliwiający akcjonariuszom udział w Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. 18. O możliwości udziału w Walnym Zgromadzeniu Spółki przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej postanawia zwołujący Walne Zgromadzenie. 19. Udział akcjonariusza w Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej obejmuje: a) dwustronną komunikację w czasie rzeczywistym wszystkich osób uczestniczących w Walnym Zgromadzeniu, w ramach której mogą one wypowiadać się w toku obrad Walnego Zgromadzenia, przebywając w innym miejscu niż miejsce obrad Walnego Zgromadzenia, b) wykonywanie osobiście lub przez pełnomocnika prawa głosu w toku Walnego Zgromadzenia za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej. 10. Skład osobowy i zmiany, które w nim zaszły w ciągu ostatniego roku obrotowego, oraz opis działania organów zarządzających, nadzorujących lub administrujących emitenta oraz ich komitetów a) Rada Nadzorcza wg stanu na dzień 31 grudnia 2020 r.: Imię i nazwisko Funkcja Elżbieta Filipiak Przewodniczący Rady Andrzej Pach Wiceprzewodniczący Rady Danuta Drobniak Członek Rady Łukasz Kalinowski Członek Rady Joanna Krasodomska Członek Rady Anna Pruska Członek Rady Tadeusz Włudyka Członek Rady Rada Nadzorcza Comarch S.A. sprawuje stały nadzór nad działalnością Spółki we wszystkich dziedzinach jej działalności. Rada Nadzorcza Spółki działa na podstawie przepisów Kodeksu Spółek Handlowych, Statutu, zasad Dobrych Praktyk Spółek Notowanych na GPW obowiązujących w Spółce oraz Regulaminu Rady Nadzorczej Spółki uchwalonego dnia 30 czerwca 2003 r. przez Walne Zgromadzenie Akcjonariuszy (wraz z późniejszymi zmianami). Szczegółowy opis działania Rady Nadzorczej znajduje się w powyższych dokumentach. b) Główne zapisy Regulaminu Rady Nadzorczej Comarch S.A.: 1. Rada Nadzorcza składa się z 3 - 7 osób, z zastrzeżeniem przepisów szczególnych dotyczących spółek publicznych, wybieranych przez Walne Zgromadzenie. Walne Zgromadzenie ustala, w drodze uchwały, przed głosowaniem nad kandydatami na członków Rady Nadzorczej, liczbę członków Rady Nadzorczej. 2. Członków Rady Nadzorczej powołuje się na okres wspólnej kadencji trwającej trzy lata. 3. Członkowie Rady Nadzorczej wykonują swoje czynności osobiście. Każdy z członków Rady Nadzorczej może być odwołany przed upływem kadencji. Członkowie Rady Nadzorczej mogą być wybierani ponownie. 9 4. Walne Zgromadzenie wybiera spośród członków Rady Nadzorczej – Przewodniczącego, Wiceprzewodniczącego, a w miarę potrzeb także Sekretarza Rady. 5. Przewodniczący Rady Nadzorczej: ■ zwołuje posiedzenia Rady Nadzorczej; ■ prowadzi posiedzenia Rady Nadzorczej; oraz ■ otwiera obrady Walnego Zgromadzenia Spółki. 6. W razie nieobecności Przewodniczącego funkcję tę sprawuje Wiceprzewodniczący Rady Nadzorczej, a w razie również jego nieobecności uprzednio wyznaczony członek Rady Nadzorczej. 7. Spośród swoich członków Rada Nadzorcza może wybierać komitety nadzorujące określony zakres działalności Spółki, w szczególności Komitet Audytu. 8. Komitety te mogą odbywać odrębne posiedzenia. Komitety mogą podejmować uchwały, których przedmiotem mogą być wnioski pokontrolne dotyczące funkcjonowania Spółki. 9. Posiedzenia Rady Nadzorczej zwołuje Przewodniczący Rady Nadzorczej. Zarząd lub inny członek Rady Nadzorczej może żądać od Przewodniczącego Rady Nadzorczej zwołania posiedzenia Rady Nadzorczej, podając proponowany porządek posiedzenia. Przewodniczący Rady Nadzorczej zobowiązany jest do zwołania posiedzenia w terminie 2 tygodni od otrzymania wniosku. Jeżeli posiedzenie nie zostanie zwołane zgodnie z powyższymi postanowieniami wnioskodawca może zwołać posiedzenie samodzielnie. 10. Porządek posiedzenia Rady Nadzorczej jest ustalany przez podmiot zwołujący posiedzenie Rady Nadzorczej i wraz z materiałami jest przekazywany członkom Rady Nadzorczej 3 (trzy) dni przed planowaną datą posiedzenia, chyba że zachodzą okoliczności uzasadniające skrócenie tego terminu. 11. Porządek posiedzenia Rady Nadzorczej może być zmieniony lub uzupełniony. 12. Posiedzenia Rady Nadzorczej powinny odbywać się co najmniej cztery razy w roku obrotowym. 13. Posiedzenia Rady Nadzorczej mogą się również odbywać przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, w szczególności w formie telekonferencji, wideokonferencji, z wykorzystaniem poczty elektronicznej, Internetu lub innych dostępnych środków komunikacji elektronicznej. W takim przypadku przyjmuje się, że miejscem odbycia posiedzenia i sporządzenia protokołu jest miejsce pobytu Przewodniczącego Rady Nadzorczej albo Wiceprzewodniczącego, jeżeli posiedzenie odbywa się pod jego przewodnictwem. 14. Posiedzenia Rady Nadzorczej mogą być rejestrowane w postaci audio lub audio-wideo, jeśli wszyscy uczestniczący w posiedzeniu Rady Nadzorczej wyrażą na to zgodę. 15. Uchwały Rady Nadzorczej podejmowane na posiedzeniu zapadają większością głosów obecnych, a w przypadku posiedzeń odbywających się przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość – większością głosów uczestniczących w posiedzeniu. W przypadku równej ilości głosów decydujący jest głos Przewodniczącego. 16. Uchwała Rady Nadzorczej jest ważnie podjęta, jeżeli do udziału w posiedzeniu Rady Nadzorczej zostali zaproszeni wszyscy jej członkowie i w posiedzeniu uczestniczy więcej niż połowa członków Rady Nadzorczej, w tym Przewodniczący lub Wiceprzewodniczący Rady Nadzorczej. 17. Uchwały Rady Nadzorczej mogą być podjęte także bez odbycia posiedzenia w drodze pisemnego głosowania lub przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. 18. Uchwały podjęte na posiedzeniu, które odbywa się zgodnie z pkt 13 lub pkt 17 będą ważne, gdy wszyscy członkowie Rady Nadzorczej zostali powiadomieni o treści projektu uchwały oraz co najmniej połowa członków Rady Nadzorczej, w tym Przewodniczący lub Wiceprzewodniczący Rady, wzięła udział w podejmowaniu uchwały 19. Członkowie Rady Nadzorczej mogą brać udział w podejmowaniu uchwał Rady Nadzorczej oddając swój głos na piśmie za pośrednictwem innego członka Rady Nadzorczej. Oddanie głosu na piśmie nie może dotyczyć spraw wprowadzonych do porządku obrad na posiedzeniu Rady Nadzorczej. 10 20. Rada Nadzorcza może podejmować uchwały w trybie pisemnym lub przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość także w sprawach, dla których Statut Spółki przewiduje głosowanie tajne, o ile żaden z członków Rady Nadzorczej nie zgłosi sprzeciwu. 21. Uchwały, po ich podjęciu, są podpisywane przez wszystkich członków Rady Nadzorczej uczestniczących w głosowaniu, przy czym w przypadku uchwał podjętych przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość uchwały takie mogą być również potwierdzane przez Przewodniczącego lub zastępującego go Wiceprzewodniczącego Rady Nadzorczej, który odbiera głosy od pozostałych członków Rady Nadzorczej. Potwierdzenie uchwały następuje poprzez odnotowanie w uchwale trybu jej podjęcia oraz głosów oddanych przez członków Rady Nadzorczej. 22. W posiedzeniach Rady Nadzorczej mogą brać udział członkowie Zarządu. Zarząd Spółki jest zawiadamiany o terminie i porządku obrad posiedzenia Rady Nadzorczej. 23. Rada Nadzorcza może zapraszać wskazanych członków Zarządu do uczestniczenia w danym posiedzeniu. 24. Na każdym posiedzeniu Rada Nadzorcza jest informowana przez Spółkę o bieżących wynikach finansowych jednostkowych i skonsolidowanych oraz o istotnych sprawach dotyczących działalności Spółki, w tym - jeśli uzasadnia to sytuacja Spółki - o ryzyku związanym z działalnością i sposobach zarządzania tym ryzykiem. 25. Członkowie Zarządu nie uczestniczą w tych częściach posiedzeń Rady Nadzorczej, które dotyczą odwołania, odpowiedzialności oraz ustalania wynagrodzenia członków Zarządu. 26. Posiedzenia Rady Nadzorczej są protokołowane. Protokół powinien zawierać ustalony porządek obrad, imiona i nazwiska członków Rady Nadzorczej uczestniczących w posiedzeniu oraz wyniki głosowania nad poszczególnymi uchwałami. 27. Rada Nadzorcza sprawuje stały nadzór nad działalnością Spółki. 28. Do szczególnych kompetencji Rady Nadzorczej należy: ■ ocena rocznego sprawozdania finansowego Spółki oraz skonsolidowanego sprawozdania finansowego Grupy Kapitałowej Comarch; ■ ocena sprawozdania Zarządu z działalności Spółki i z działalności Grupy Kapitałowej Comarch oraz wniosków Zarządu Spółki co do podziału zysku albo pokrycia strat; ■ składanie Walnemu Zgromadzeniu pisemnego sprawozdania z wyników czynności, o których mowa w punktach powyżej; ■ nadzorowanie wykonania przez Zarząd uchwał Walnego Zgromadzenia; ■ dokonywanie wyboru firmy audytorskiej uprawnionej do badania sprawozdania finansowego Spółki i Grupy Kapitałowej Comarch; Rada Nadzorcza może podjąć uchwałę w przedmiocie określenia ostrzejszych niż wymagane przepisami prawa kryteriów niezależności biegłego rewidenta; ■ zawieszanie, z ważnych powodów, w czynnościach poszczególnych lub wszystkich członków Zarządu oraz delegowanie członków Rady Nadzorczej na okres nie dłuższy niż 3 miesiące do czasowego wykonywania czynności członków Zarządu, którzy zostali odwołani, złożyli rezygnację lub z innych przyczyn nie mogą sprawować swoich czynności; ■ wyrażanie zgody na podwyższenie kapitału zakładowego w ramach kapitału docelowego; ■ wyrażanie zgody na nabycie i zbycie nieruchomości, użytkowania wieczystego lub udziału w nieruchomości; ■ wyrażanie zgody na zawarcie z subemitentem umowy, o której mowa w art. 433 § 3 Kodeksu Spółek Handlowych; ■ wykonywanie względem członków Zarządu w imieniu Spółki uprawnień wynikających ze stosunków pracy; ■ zatwierdzanie strategii rozwoju Spółki; ■ opiniowanie przedkładanych przez Zarząd i akcjonariuszy projektów uchwał Walnego Zgromadzenia; 11 ■ wyrażanie zgody na zasiadanie członków Zarządu Spółki w zarządach lub radach nadzorczych spółek spoza Grupy Kapitałowej Comarch; ■ wyrażanie zgody na zawarcie przez Spółkę istotnej umowy z akcjonariuszem posiadającym co najmniej 5% ogólnej liczby głosów w Spółce lub podmiotem powiązanym; ■ sporządzanie corocznego sprawozdania o wynagrodzeniach Zarządu i Rady Nadzorczej Spółki; ■ realizacja oraz monitorowanie wykonania obowiązków wynikających z Dobrych Praktyk Spółek Notowanych na GPW. 29. Raz w roku Rada Nadzorcza podejmuje uchwałę, w której zawarte są ocena sytuacji Spółki, sprawozdanie z działalności Rady Nadzorczej, ocena sposobu wypełniania przez Spółkę obowiązków informacyjnych dotyczących stosowania zasad ładu korporacyjnego, ocena racjonalności prowadzonej przez Spółkę polityki w zakresie działalności sponsoringowej, charytatywnej lub innej o zbliżonym charakterze. Dokument ten Rada Nadzorcza przedkłada Walnemu Zgromadzeniu. 30. W celu wykonywania swoich obowiązków Rada Nadzorcza ma prawo badać wszystkie dokumenty Spółki, żądać od Zarządu i pracowników Spółki sprawozdań i wyjaśnień oraz dokonywać rewizji stanu majątku Spółki. Rada Nadzorcza ma prawo żądania dla swoich potrzeb wykonywania niezbędnych ekspertyz i badań w zakresie spraw będących przedmiotem nadzoru i kontroli. 31. Rada Nadzorcza wykonuje swe czynności kolegialnie. Może jednak delegować członków Rady Nadzorczej do indywidualnego wykonywania poszczególnych czynności nadzorczych. 32. Członek Rady Nadzorczej powinien mieć przede wszystkim na względzie interes Spółki. Członek Rady Nadzorczej powinien unikać podejmowania aktywności zawodowej lub pozazawodowej, która mogłaby prowadzić do powstawania konfliktu interesów lub wpływać negatywnie na jego reputację jako członka organu Spółki, a w przypadku powstania konfliktu interesów powinien niezwłocznie go ujawnić. 33. Członek Rady Nadzorczej zobowiązuje się do informowania pozostałych członków Radny Nadzorczej o zaistniałym konflikcie interesów oraz nie uczestniczy w obradach dotyczących danej sprawy. W przypadku wątpliwości Rada Nadzorcza podejmuje uchwałę w przedmiocie istnienia konfliktu interesów. 34. Członkowie Rady Nadzorczej zobowiązani są do zachowania w tajemnicy wszelkich informacji na temat działalności Spółki lub podmiotów wchodzących w skład Grupy Kapitałowej Comarch uzyskanych w związku z pełnioną funkcją. 35. Każdy z członków Rady Nadzorczej w terminie 14 dni od dnia wyboru powinien złożyć pisemne oświadczenie o spełnianiu lub niespełnianiu kryteriów niezależności członka Rady Nadzorczej. W przypadku osiągnięcia przez jakikolwiek podmiot co najmniej 5% głosów na Walnym Zgromadzeniu Spółki, Zarząd informuje o tym członków Rady Nadzorczej na piśmie na najbliższym posiedzeniu Rady Nadzorczej. W takiej sytuacji członkowie Rady Nadzorczej zobowiązani są do złożenia pisemnej informacji o powiązaniach z takim podmiotem w terminie 14 dni od dnia posiedzenia, na którym otrzymali informację Zarządu. Członek Rady Nadzorczej ma obowiązek bez wezwania Spółki aktualizować przekazane wcześniej oświadczenie w terminie 14 dni od zaistnienia zmiany w zakresie spełniania lub niespełniania kryteriów niezależności. 36. Członek Rady Nadzorczej delegowany do stałego i indywidualnego sprawowania nadzoru nie może bez zgody Spółki zajmować się interesami konkurencyjnymi ani też uczestniczyć w spółce konkurencyjnej jako wspólnik, lub członek organu spółki kapitałowej, bądź uczestniczyć w innej osobie prawnej jako członek organu. Zakaz ten obejmuje także udział w konkurencyjnej spółce kapitałowej, w przypadku posiadania w niej przez członka Rady Nadzorczej co najmniej 10% udziałów lub akcji bądź prawa do powoływania co najmniej jednego członka zarządu. 37. Zgodę na prowadzenie działalności konkurencyjnej przez członka Rady Nadzorczej delegowanego do stałego i indywidualnego sprawowania nadzoru podejmuje Rada Nadzorcza. 12 38. Członek Rady Nadzorczej nie może przyjmować korzyści, które mogłyby mieć wpływ na bezstronność i obiektywizm przy podejmowaniu przez niego decyzji lub rzutować negatywnie na ocenę niezależności jego opinii i sądów. 39. W przypadku uznania przez członka Rady Nadzorczej, że decyzja Rady Nadzorczej, stoi w sprzeczności z interesem Spółki, może on zażądać zamieszczenia w protokole posiedzenia rady nadzorczej jego stanowiska na ten temat. 40. Obowiązki członków Rady Nadzorczej ■ Członkowie Rady Nadzorczej są zobowiązani do sporządzenia listy osób blisko z nimi związanych oraz do przekazania jej Spółce niezwłocznie, nie później niż w terminie 7 dni. ■ Członkowie Rady Nadzorczej oraz osoby blisko z nimi związane są zobowiązani do przekazywania Spółce oraz Komisji Nadzoru Finansowego informacji o każdej transakcji zawieranej na ich własny rachunek w odniesieniu do akcji lub instrumentów dłużnych Spółki lub do instrumentów pochodnych bądź innych powiązanych z nimi instrumentów finansowych – jeśli wartość takiej transakcji lub suma wartości transakcji przekracza 5 000 euro. Obowiązek powiadomienia o transakcji ma zastosowanie do każdej kolejnej transakcji, gdy zostanie osiągnięta łączna kwota 5 000 euro w trakcie jednego roku kalendarzowego. Próg w wysokości 5 000 euro oblicza się poprzez dodanie bez kompensowania pozycji wszystkich transakcji. Członkowie Rady Nadzorczej zobowiązani są do przekazywania informacji o transakcjach niezwłocznie, jednak nie później niż w ciągu dwóch dni roboczych po dniu transakcji. Członkowie Rady Nadzorczej są zobowiązani do pisemnego powiadomienia osób blisko z nimi związanych o ich obowiązkach wynikających z treści powyżej oraz do przechowywania kopii tego powiadomienia. W przypadku pojawienia się nowych osób blisko związanych, członek Rady Nadzorczej jest zobowiązany do pisemnego powiadomienia ich o obowiązkach wynikających z treści wyżej oraz sankcjach za naruszenie tych obowiązków, a także do przechowywania kopii tego powiadomienia. Oświadczenie podpisane przez osobę blisko związaną należy przekazać do Spółki niezwłocznie, jednak nie później niż w terminie 7 dni. ■ Członek Rady Nadzorczej oddelegowany do stałego pełnienia nadzoru zobowiązany jest co miesiąc składać Radzie Nadzorczej pisemne sprawozdania z pełnionej funkcji. ■ Członek Rady Nadzorczej nie powinien rezygnować z pełnienia tej funkcji w trakcie kadencji, jeżeli mogłoby to uniemożliwić działanie Rady Nadzorczej, a w szczególności, jeśli mogłoby to uniemożliwić terminowe podjęcie istotnej dla Spółki uchwały. ■ Członkowie Rady Nadzorczej są wynagradzani za swe czynności według zasad określonych przez Walne Zgromadzenie. ■ Dwóch członków Rady Nadzorczej zobowiązanych jest do uczestniczenia w obradach Walnego Zgromadzenia. Członkowie Rady Nadzorczej wskazują między sobą osoby, które będą reprezentowały Radę Nadzorczą na Walnym Zgromadzeniu. ■ Członek Rady Nadzorczej powinien dokładać wszelkich starań, aby uczestniczyć w posiedzeniach Rady Nadzorczej. ■ W przypadku wyboru członków Rady Nadzorczej w drodze głosowania oddzielnymi grupami, każda grupa ma prawo delegować jednego spośród wybranych przez siebie członków Rady Nadzorczej do stałego, indywidualnego wykonywania czynności nadzorczych. ■ Członkowie delegowani do stałego i indywidualnego wykonywania czynności nadzorczych mają prawo uczestniczenia w posiedzeniach Zarządu. ■ Wynagrodzenie członków Rady Nadzorczej delegowanych do stałego i indywidualnego wykonywania nadzoru ustala Rada Nadzorcza. 41. Koszty działalności Rady Nadzorczej pokrywa Spółka. 42. Rada Nadzorcza korzysta z pomieszczeń biurowych, urządzeń i materiałów Spółki. 43. Obsługę administracyjno-techniczną Rady Nadzorczej zapewnia Zarząd Spółki. 13 c) Komitety W 2020 roku w skład Komitetu Audytu (odpowiednik Komisji Rewizyjnej w rozumieniu załącznika I do Zalecenia Komisji Europejskiej z dnia 15 lutego 2005 r. dotyczącego roli dyrektorów niewykonawczych (…) ), wchodzili Pani Joanna Krasodomska jako Przewodnicząca Komitetu Audytu, Pani Danuta Drobniak jako Członek Komitetu Audytu oraz Pan Andrzej Pach jako Członek Komitetu Audytu. W 2020 roku Komitet Audytu odbył 4 posiedzenia. Zgodnie z informacjami posiadanymi przez spółkę dwóch członków Komitetu Audytu spełnia ustawowe kryteria niezależności (Pani Joanna Krasodomska oraz Pan Andrzej Pach). Wiedzę w zakresie rachunkowości lub badania sprawozdań finansowych posiadają Pani Joanna Krasodomska (doktor habilitowany w dziedzinie Nauk Ekonomicznych, dyplomowany księgowy, nauczyciel akademicki, od 2016 roku jako Profesor nadzwyczajny na Wydziale Finansów i Prawa w Katedrze Rachunkowości Finansowej Uniwersytetu Ekonomicznego w Krakowie prowadzi badania naukowe, działalność dydaktyczną, promotorstwo i recenzowanie prac magisterskich i doktorskich, działalność organizacyjną na rzecz Uczelni i Katedry) oraz Pani Danuta Drobniak (biegły rewident nr w rejestrze 9578). Wiedzę w zakresie branży IT posiada Pan Andrzej Pach (profesor nauk technicznych, autor ponad 250 publikacji naukowych z zakresu modelowania i analizy sieci komputerowych oraz sieci radiowych, uczestnik i kierownik wielu projektów badawczych, profesor zwyczajny w Katedrze Telekomunikacji AGH, której kierownikiem był w latach 1998 – 2016, obecnie pełni funkcję Prorektora ds. Nauki AGH oraz jest członkiem Komitetu Elektroniki i Telekomunikacji PAN). d) Główne zapisy Regulaminu Komitetu Audytu Comarch S.A.: 1. Komitet Audytu działa zgodnie z Regulaminem Komitetu Audytu Rady Nadzorczej Comarch S.A. przyjętym 27 listopada 2017 r. Uchwałą nr 2/11/2017 Komitetu Audytu Comarch S.A. (wraz z późniejszymi zmianami). 2. Składa się z co najmniej trzech członków, w tym z Przewodniczącego Komitetu Audytu, powołanych lub odwoływanych przez Radę Nadzorczą na okres jej kadencji spośród członków Rady Nadzorczej. 3. Większość członków Komitetu Audytu, w tym Przewodniczący jest niezależna od Spółki tj. spełnia kryteria niezależności. 4. Przynajmniej jeden członek Komitetu Audytu posiada wiedzę i umiejętności w zakresie rachunkowości lub badania sprawozdań finansowych. 5. Przynajmniej jeden członek Komitetu Audytu posiada wiedzę i umiejętności z zakresu branży, w której działa Comarch S.A. lub poszczególni członkowie w określonych zakresach posiadają wiedzę i umiejętności z zakresu tej branży. 6. Komitet sprawuje swoje funkcje kolegialnie. 7. Posiedzenia Komitetu odbywają się w siedzibie Spółki lub innym miejscu wskazanym przez osobę zwołującą posiedzenie. 8. Przewodniczący Komitetu Audytu może zapraszać na posiedzenia Komitetu Audytu pozostałych członków Rady Nadzorczej, członków Zarządu i pracowników Spółki, biegłego rewidenta oraz inne osoby, których udział w posiedzeniach Komitetu uznaje za ważny z punku widzenia realizacji zadań Komitetu. 9. Komitet obraduje tak często jak jest to konieczne do skutecznej realizacji swoich zadań, ale nie rzadziej niż cztery razy w roku obrotowym. 10. Prawo wnoszenia spraw na posiedzenia Komitetu przysługuje każdemu jego członkowi, a także członkom Rady Nadzorczej oraz Zarządu. 11. Uchwała Komitetu Audytu jest ważnie podjęta, jeżeli na posiedzenie Komitetu Audytu zostali zaproszeni wszyscy jej członkowie i w posiedzeniu uczestniczy co najmniej połowa członków Komitetu Audytu. 14 12. Posiedzenia Komitetu Audytu mogą się również odbywać przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, w szczególności w formie telekonferencji, wideokonferencji, z wykorzystaniem poczty elektronicznej, Internetu lub innych dostępnych środków komunikacji elektronicznej. W takim przypadku przyjmuje się, że miejscem odbycia posiedzenia i sporządzenia protokołu jest siedziba Spółki. 13. Uchwały Komitetu Audytu zapadają większością głosów obecnych, a w przypadku posiedzeń odbywających się przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość – większością głosów uczestniczących w posiedzeniu. W przypadku równej ilości głosów decydujący jest głos Przewodniczącego. 14. Uchwały Komitetu Audytu mogą być podjęte także bez odbycia posiedzenia w drodze pisemnego głosowania lub przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. 15. Protokoły z posiedzeń Komitetu Audytu wraz z wnioskami, zaleceniami i rekomendacjami Komitetu Audytu przedkładane są Radzie Nadzorczej, a także Zarządu Spółki. 16. Zadania i uprawnienia Komitetu Audytu: ■ monitorowanie procesu sprawozdawczości finansowej; ■ przedkładanie zaleceń mających na celu zapewnienie rzetelności procesu sprawozdawczości finansowej w Spółce; ■ monitorowanie wykonywania czynności rewizji finansowej; ■ kontrolowanie i monitorowanie niezależności biegłego rewidenta i firmy audytorskiej; ■ informowanie Rady Nadzorczej o wynikach badania; ■ dokonywanie oceny niezależności biegłego rewidenta oraz wyrażanie zgody na świadczenie przez niego dozwolonych usług niebędących badaniem w Spółce; ■ opracowywanie polityki wyboru firmy audytorskiej do przeprowadzania badania; ■ opracowywanie polityki świadczenia przez firmę audytorską przeprowadzającą badanie, przez podmioty powiązane z tą firmą audytorską oraz przez członka sieci firmy audytorskiej dozwolonych usług niebędących badaniem; ■ określanie procedury wyboru firmy audytorskiej przez Spółkę; ■ przedstawianie Radzie Nadzorczej rekomendacji dotyczącej wyboru firmy audytorskiej; ■ badanie kwestii będących powodem rezygnacji z usług rewidenta zewnętrznego i wydawanie zaleceń w sprawie wymaganych czynności; ■ monitorowanie skuteczności systemów kontroli wewnętrznej i systemów zarządzania ryzykiem oraz audytu wewnętrznego; ■ Komitet ma prawo badać każdą sprawę leżącą w zakresie jego odpowiedzialności. 17. Raz na pół roku przed terminem zatwierdzania sprawozdań rocznych i półrocznych, Komitet sporządza i składa Radzie Nadzorczej sprawozdanie ze swojej działalności. 18. Członek Komitetu Audytu powinien dokładać wszelkich starań, aby uczestniczyć w posiedzeniach Komitetu Audytu. Wg stanu na dzień 31 grudnia 2020 r. Rada Nadzorcza Comarch S.A. nie powołała komitetu ds. nominacji i komitetu ds. wynagrodzeń. e) Komitet Audytu a biegły audytor – polityki, procedury Na rzecz emitenta nie były świadczone przez firmę audytorską badającą jego sprawozdanie finansowe usługi niebędące badaniem. Rekomendacja dotycząca wyboru firmy audytorskiej do przeprowadzenia badania spełniała obowiązujące warunki ustawowe i była zgodna z zasadami zawartymi w dokumencie „Polityka i procedury wyboru firmy audytorskiej do badania ustawowego sprawozdania finansowego Spółki Comarch S.A. i Grupy Kapitałowej Comarch oraz polityka w zakresie świadczenia dodatkowych usług przez firmę audytorską, podmiot powiązany z firmą audytorską lub członka jego sieci przyjęte Uchwałą przez Komitet Audytu Comarch S.A.” dostępną na https://www.comarch.pl/files-pl/file_381/Polityka- wyboru-firmy-audytorskiej-27112017.pdf. Została sporządzona w następstwie zorganizowanej przez emitenta procedury wyboru spełniającej obowiązujące emitenta kryteria. 15 Główne założenia opracowanej polityki wyboru firmy audytorskiej do przeprowadzania badania oraz polityki świadczenia przez firmę audytorską przeprowadzającą badanie, przez podmioty powiązane z tą firmą audytorską oraz przez członka sieci firmy audytorskiej dozwolonych usług niebędących badaniem: Polityka Comarch S.A. w zakresie wyboru firmy audytorskiej do badania ustawowego sprawozdań finansowych 1. Zgodnie z regulacjami obowiązującymi Spółkę, wyboru firmy audytorskiej do badania dokonuje Rada Nadzorcza w formie uchwały, działając na podstawie rekomendacji Komitetu Audytu. 2. Zakazane jest wprowadzanie jakichkolwiek klauzul umownych, które nakazywałyby Radzie Nadzorczej wybór firmy audytorskiej spośród określonej kategorii lub wykazu podmiotów uprawnionych do badania. Klauzule takie są nieważne z mocy prawa. 3. Rada Nadzorcza podczas dokonywania wyboru, a Komitet Audytu w trakcie przygotowywania rekomendacji, kierują się następującymi wytycznymi dotyczącymi firmy audytorskiej: ■ Potwierdzenie bezstronności, niezależności oraz najwyższej jakości wykonywanych prac audytorskich, ■ Znajomość branży informatycznej, w której działają Spółki w Grupie Kapitałowej Comarch, ■ Prowadzenie przez firmę audytorską działającą w sieci międzynarodowej prowadzenia działalności w większości państw, w których działają Spółki Grupy Kapitałowej Comarch, ■ Dotychczasowe doświadczenie firmy audytorskiej w badaniu sprawozdań jednostek zainteresowania publicznego. ■ Możliwość zapewnienia świadczenia wymaganego zakresu usług, w terminach określonych przez Spółkę. ■ Kwalifikacje zawodowe i doświadczenie osób bezpośrednio zaangażowanych w prowadzone badanie, ■ Cena zaproponowana przez podmiot uprawniony do badania. 4. Umowa z firmą audytorską o badanie sprawozdania finansowego zawierana jest w terminie umożliwiającym firmie audytorskiej udział w inwentaryzacji znaczących składników majątkowych. 5. W przypadku badania ustawowego w rozumieniu art. 2 pkt 1 ustawy o biegłych rewidentach, pierwsza umowa o badanie sprawozdania finansowego jest zawierana z firmą audytorską na okres nie krótszy niż dwa lata z możliwością przedłużenia na kolejne co najmniej dwuletnie okresy. Koszty przeprowadzenia badania sprawozdania finansowego ponosi badana jednostka. 6. Maksymalny czas nieprzerwanego trwania zleceń badań ustawowych przeprowadzanych przez tę samą firmę audytorską lub firmę audytorską powiązaną z tą firmą audytorską lub jakiegokolwiek członka sieci działającej w państwach Unii Europejskiej, do której należą te firmy audytorskie, nie może przekraczać 5 lat. Kluczowy biegły rewident nie może przeprowadzać badania ustawowego w Spółce Comarch S.A. przez okres dłuższy niż 5 lat. Kluczowy biegły rewident może ponownie przeprowadzać badanie ustawowe Spółce po upływie co najmniej 3 lat od zakończenia ostatniego badania ustawowego. Procedura wyboru firmy audytorskiej do badania ustawowego sprawozdania finansowego Zapytanie ofertowe dla wyboru firmy audytorskiej do ustawowego badania sprawozdania finansowego Spółki Comarch S.A. i ustawowego badania sprawozdania skonsolidowanego Grupy Kapitałowej Comarch S.A. sporządzane jest przez Dyrektora Finansowego Comarch w terminie do końca marca roku podlegającego badaniu i podlega zamieszczeniu na stronie internetowej www.comarch.pl oraz przesłaniu do wybranych podmiotów świadczących usługi audytorskie. Spółki Grupy Kapitałowej Comarch S.A. działające poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej, powinny być badane w większości przez spółki danej firmy audytorskiej działającej w sieci międzynarodowej. W przypadkach innych niż przedłużenie umowy o badanie sprawozdań finansowych z dotychczasową firmą audytorską Spółka przeprowadza postępowanie przetargowe zgodnie z poniższymi procedurami. Przygotowana przez Comarch S.A. dokumentacja przetargowa dla zaproszonych firm audytorskich: ■ umożliwia tym firmom poznanie działalności Spółki oraz Grupy Kapitałowej Comarch S.A., 16 ■ zawiera wskazanie sprawozdań finansowych podlegających badaniu, ■ zawiera przejrzyste i niedyskryminujące kryteria wyboru, które są stosowane do oceny ofert złożonych przez firmy audytorskie. Nie wyklucza się z udziału w procedurze wyboru firmy audytorskiej firm, które uzyskały mniej niż 15% swojego całkowitego wynagrodzenia z tytułu badań od jednostek zainteresowania publicznego w danym państwie Unii Europejskiej w poprzednim roku kalendarzowym, zamieszczonych w wykazie firm audytorskich, o których mowa w art. 91 ustawy o biegłych rewidentach. Firmy audytorskie działające w sieci międzynarodowej, które badają jednostki zainteresowania publicznego składają oferty na ustawowe badanie sprawozdania finansowego Comarch S.A. i na ustawowe badanie sprawozdania skonsolidowanego Grupy Kapitałowej Comarch S.A. do Dyrektora Finansowego Spółki Comarch S.A. w terminie zgodnym jak w zapytaniu ofertowym zamieszczonym na stronie internetowej Spółki. Zebrane oferty firm audytorskich działających w sieci międzynarodowej przedkładane są dla Członków Komitetu Audytu Spółki Comarch S.A. Członkowie Komitetu Audytu Spółki Comarch S.A. dokonują analizy złożonych ofert firm audytorskich, wyznaczają terminy spotkań z przedstawicielami tych firm audytorskich, które złożyły oferty i na podstawie tych działań dokonują rekomendacji wyboru firmy audytorskiej przez Radę Nadzorczą Comarch S.A. Komitet Audytu przedstawia Radzie Nadzorczej rekomendację dotyczącą wyboru firmy audytorskiej. W swojej rekomendacji członkowie Komitet Audytu: ■ Wskazują firmę audytorską, której proponują powierzyć badanie ustawowe, ■ Oświadczają, że rekomendacja jest wolna od wpływów stron trzecich, ■ Stwierdzają, że Spółka nie zawarła umów zawierających klauzule umowne, które nakazywałyby Radzie Nadzorczej wybór firmy audytorskiej spośród określonej kategorii lub wykazu podmiotów uprawnionych do badania. Rekomendacja zawiera przynajmniej dwie możliwości wyboru firmy audytorskiej wraz z uzasadnieniem oraz wskazanie uzasadnionej preferencji Komitetu Audytu wobec jednej z nich Comarch S.A. ocenia oferty złożone przez firmy audytorskie zgodnie z kryteriami wyboru określonymi w dokumentacji przetargowej oraz przygotowuje sprawozdanie zawierające wnioski z procedury wyboru zatwierdzane przez Komitet Audytu. Comarch S.A. oraz Komitet Audytu uwzględniają podczas przeprowadzania procedury wyboru firmy audytorskiej wszelkie ustalenia lub wnioski zawarte w rocznym sprawozdaniu, o którym mowa w art. 90 ust. 5 ustawy o biegłych rewidentach, mogące wpłynąć na wybór firmy audytorskiej. Jeżeli decyzja Rady Nadzorczej w zakresie wyboru firmy audytorskiej odbiega od rekomendacji Komitetu Audytu, Rada Nadzorcza uzasadnia przyczyny niezastosowania się do rekomendacji Komitetu Audytu oraz przekazuje takie uzasadnienie do wiadomości organu zatwierdzającego sprawozdanie finansowe. Zarząd przekazuje do widomości publicznej w formie raportu bieżącego decyzję Rady Nadzorczej o wyborze firmy audytorskiej. Rada Nadzorcza na podstawie rekomendacji Komitetu Audytu może przedłużyć umowę z dotychczasową firmą audytorską o badanie sprawozdań finansowych na kolejne co najmniej dwuletnie okresy bez konieczności przeprowadzania postępowania przetargowego z uwzględnieniem wynikających z przepisów prawa zasad rotacji firmy audytorskiej i kluczowego biegłego rewidenta. Polityka w zakresie świadczenia dodatkowych usług przez firmę audytorską, podmiot powiązany z firmą audytorską lub członka jego sieci Biegły rewident lub firma audytorska przeprowadzający ustawowe badania Spółki lub podmiot powiązany z firmą audytorską ani żaden z członków sieci, do której należy biegły rewident lub firma audytorska, nie świadczą bezpośrednio ani pośrednio na rzecz Spółki ani jednostek przez nią kontrolowanych żadnych zabronionych usług niebędących badaniem sprawozdań finansowych. 17 Usługami zabronionymi nie są usługi wskazane w art. 136 ust. 2 ustawy o biegłych rewidentach. Świadczenie usług, które nie są zabronione możliwe jest w zakresie niezwiązanym z polityką podatkową Spółki, po zatwierdzeniu przez Komitet Audytu poprzedzonym przeprowadzeniem przez Komitet Audytu oceny zagrożeń i zabezpieczeń niezależności firmy audytorskiej. W stosownych przypadkach Komitet Audytu wydaje wytyczne dotyczące usług, które nie są zabronione. f) Zarząd wg stanu na dzień 31 grudnia 2020 r.: Imię i nazwisko Funkcja Janusz Filipiak Prezes Zarządu Paweł Prokop Wiceprezes Zarządu Andrzej Przewięźlikowski Wiceprezes Zarządu Zbigniew Rymarczyk Wiceprezes Zarządu Konrad Tarański Wiceprezes Zarządu Marcin Warwas Wiceprezes Zarządu Zarząd Comarch S.A. prowadzi sprawy Spółki i działa na podstawie przepisów Kodeksu Spółek Handlowych, Statutu Comarch S.A., zasad Dobrych Praktyk Spółek Notowanych na GPW obowiązujących w Spółce, uchwał Rady Nadzorczej, uchwał Walnego Zgromadzenia, Regulaminu Zarządu Spółki z dnia 25 maja 2020 r. oraz powszechnie obowiązujących przepisów prawa. Szczegółowy opis działania walnego zgromadzenia znajduje się w powyższych dokumentach. g) Główne zapisy Regulaminu Zarządu Comarch S.A.: 1. Zarząd wykonuje swe obowiązki kolegialnie, podejmując uchwały na posiedzeniach Zarządu oraz w trybie określonym poniżej. 2. Posiedzenia Zarządu odbywają się co najmniej raz w miesiącu. Posiedzenia Zarządu odbywają się w budynku Spółki SSE4 w Krakowie, przy ul. Prof. Michała Życzkowskiego 23 Krakowie lub w innym miejscu wskazanym przez zwołującego posiedzenie. Posiedzenia Zarządu mogą odbywać się również przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, w szczególności w formie telekonferencji, wideokonferencji, z wykorzystaniem poczty elektronicznej, Internetu lub innych dostępnych środków komunikacji elektronicznej. W takim przypadku przyjmuje się, że miejscem odbycia posiedzenia i sporządzenia protokołu jest miejsce pobytu Prezesa Zarządu lub członka Zarządu zastępującego Prezesa Zarządu. W roku 2020 posiedzenia Zarządu odbywały się w budynku Spółki SSE4 w Krakowie, przy ul. Prof. Michała Życzkowskiego 23 Krakowie oraz przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. 3. Posiedzenia Zarządu zwołuje Prezes Zarządu lub w razie jego nieobecności członek Zarządu zastępujący Prezesa Zarządu. 4. Posiedzenie Zarządu może odbyć się również bez formalnego zwołania, jeżeli na posiedzeniu Zarządu są obecni wszyscy członkowie Zarządu. 5. Prezes Zarządu lub w razie jego nieobecności osoba zastępująca Prezesa Zarządu zwołuje posiedzenia Zarządu na żądanie każdego z członków Zarządu z porządkiem posiedzenia wskazanym przez wnioskodawcę. Na takim posiedzeniu Zarządu mogą być rozpoznawane również inne sprawy, o ile zostaną zamieszczone w porządku obrad. 6. Posiedzeniom Zarządu przewodniczy Prezes Zarządu lub osoba zastępująca Prezesa Zarządu albo osoba wskazana przez Prezesa Zarządu. 7. Zarząd podejmuje decyzje w formie uchwał w drodze głosowania jawnego. 8. Na żądanie chociażby jednego z uczestniczących w posiedzeniu członków Zarządu, przewodniczący posiedzenia zarządza głosowanie tajne. 18 9. Uchwały zapadają bezwzględną większością głosów oddanych. 10. Dla ważności uchwał podejmowanych na posiedzeniu Zarządu niezbędne jest aby w posiedzeniu Zarządu uczestniczyło co najmniej 4 członków Zarządu, a w tym Prezes Zarządu lub osoba zastępująca Prezesa Zarządu. 11. Zarząd może podejmować uchwały na posiedzeniu również przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. 12. Członkowie Zarządu mogą brać udział w podejmowaniu uchwał Zarządu, oddając swój głos na piśmie za pośrednictwem innego członka Zarządu 13. Zarząd może podjąć uchwałę poza posiedzeniem Zarządu w drodze: ■ głosowania pisemnego – w takim przypadku każdy z członków Zarządu oddaje głos na piśmie i przekazuje Prezesowi Zarządu lub osobie zastępującej Prezesa Zarządu; ■ głosowania pisemnego – w trybie obiegowym – przez każdego z członków Zarządu poprzez złożenie podpisu pod treścią uchwały i jej przekazania Prezesowi Zarządu lub osobie zastępującej Prezesa Zarządu; ■ głosowania przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, w tym poczty e-mail, komunikatorów, Internetu lub innych środków porozumiewania się na odległość; ■ Głosy oddane w sposób określony w punktach powyżej podlegają wpisaniu do księgi uchwał oraz są załączane do protokołów z posiedzeń Zarządu; ■ Do skutecznego podjęcia uchwały w sposób opisany tiret trzecim konieczne jest oddanie głosów przez wszystkich bezwzględną większość członków Zarządu, w tym Prezesa Zarządu. 14. W posiedzeniach Zarządu mogą brać udział osoby zaproszone. 15. Z posiedzeń Zarządu sporządza się protokół, który zawiera co najmniej: ■ datę i miejsce posiedzenia; ■ porządek posiedzenia; ■ imiona i nazwiska obecnych członków Zarządu; ■ imiona i nazwiska osób zaproszonych na posiedzenia Zarządu i obecnych na posiedzeniu; ■ dokładną treść uchwał; ■ liczbę głosów oddanych za lub przeciw uchwale oraz głosy wstrzymujące się; ■ informację o zagadnieniach będących przedmiotem dyskusji; ■ treść zgłoszonego zdania odrębnego; ■ podpisy obecnych na posiedzeniu członków Zarządu. 16. Protokoły z posiedzeń Zarządu gromadzone są w zbiorze protokołów posiedzeń Zarządu – zwanym Księgą Protokołów. Księgę Protokołów prowadzi Biuro Prezesa Zarządu. 17. Protokoły z posiedzeń Zarządu sporządzane są niezwłocznie przez Biuro Prezesa Zarządu. 18. Pełnienie funkcji w Zarządzie Spółki stanowi główny obszar aktywności zawodowej członka Zarządu. Dodatkowa aktywność zawodowa członka Zarządu nie może prowadzić do takiego zaangażowania czasu i nakładu pracy, aby negatywnie wpływać na właściwe wykonywanie pełnionej funkcji w Spółce. W szczególności członek Zarządu nie powinien być członkiem organów innych podmiotów, jeżeli czas poświęcony na wykonywanie funkcji w innych podmiotach uniemożliwia mu rzetelne wykonywanie obowiązków w Spółce. 19. W przypadku rezygnacji lub niemożności sprawowania czynności przez członka Rady Nadzorczej Zarząd Spółki niezwłocznie podejmuje odpowiednie działania w celu uzupełnienia lub dokonania zmiany w składzie Rady Nadzorczej. 20. Zarząd Spółki odpowiada za wdrożenie i utrzymanie skutecznych systemów kontroli wewnętrznej, zarządzania ryzykiem, compliance oraz funkcji audytu wewnętrznego. 21. Zarząd Spółki co najmniej raz w roku przedstawia Radzie Nadzorczej własną ocenę skuteczności funkcjonowania systemów i funkcji wraz z odpowiednim sprawozdaniem. 19 22. Członek Zarządu Spółki powinien unikać podejmowania aktywności zawodowej lub pozazawodowej, która mogłaby prowadzić do powstawania konfliktu interesów lub wpływać negatywnie na jego reputację jako członka organu Spółki. Członek Zarządu w przypadku bezpośredniej lub pośredniej sprzeczności interesów Spółki z interesami członka Zarządu ma obowiązek powiadomić Radę Nadzorczą Spółki o zaistniałym konflikcie. 23. Członek Zarządu nie może przyjmować korzyści, które mogłyby mieć wpływ na bezstronność i obiektywizm przy podejmowaniu przez niego decyzji lub rzutować negatywnie na ocenę niezależności jego opinii i sądów. 24. W przypadku uznania przez członka Zarządu, że decyzja Zarządu stoi w sprzeczności z interesem Spółki może on zażądać zamieszczenia w protokole posiedzenia Zarządu jego stanowiska na ten temat. 25. Dwóch członków Zarządu zobowiązanych jest do uczestniczenia w obradach Walnego Zgromadzenia. Członkowie Zarządu wskazują między sobą osoby, które będą reprezentowały Zarząd na Walnym Zgromadzeniu. 11. Opis głównych cech stosowanych w przedsiębiorstwie emitenta systemów kontroli wewnętrznej i zarządzania ryzykiem w odniesieniu do procesu sporządzania sprawozdań finansowych i skonsolidowanych sprawozdań finansowych Zarząd Spółki jest odpowiedzialny za prowadzenie rachunkowości Spółki zgodnie Ustawą z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity - Dz. U. z 2021 r. poz. 217) oraz zgodnie z przepisami Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 marca 2018 roku w sprawie informacji bieżących i okresowych przekazywanych przez emitentów papierów wartościowych oraz warunków uznawania za równoważne informacji wymaganych przepisami prawa państwa niebędącego państwem członkowskim (tekst jednolity - Dz.U. z 2018, poz. 757). Kontrola wewnętrzna i zarządzanie ryzykiem w odniesieniu do procesu sporządzania sprawozdań finansowych w Comarch S.A. są realizowane zgodnie z obowiązującymi w Spółce wewnętrznymi procedurami sporządzania i zatwierdzania sprawozdań finansowych. Spółka prowadzi dokumentację (zgodną z Ustawą o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r.) opisującą przyjęte przez nią zasady rachunkowości, która zawiera między innymi informacje dotyczące sposobu wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego, sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, systemu ochrony danych i ich zbiorów. Księgowania wszystkich zdarzeń gospodarczych są dokonywane przy użyciu komputerowego systemów ewidencji księgowej EGERIA i XL, które posiadają zabezpieczenia przed dostępem osób nieuprawnionych oraz funkcyjne ograniczenia dostępu. Zarówno sprawozdania jednostkowe jak i skonsolidowane sporządzane są wspólnie przez pracowników działów księgowości, rynku kapitałowego, controllingu, finansowego pod kontrolą Głównej Księgowej i Dyrektora Finansowego. Sprawozdania roczne jednostkowe i skonsolidowane podlegają badaniu natomiast sprawozdania półroczne przeglądowi przez niezależnego biegłego rewidenta wybieranego przez Radę Nadzorczą Spółki. 12. Opis polityki różnorodności W skład Grupy Comarch wchodzi 61 spółek zlokalizowanych w ponad 30 krajach na całym świecie, większość przychodów ze sprzedaży pochodzi z rynków zagranicznych, Comarch jest obecnie firmą międzynarodową z polskimi korzeniami. Wchodzenie na nowe rynki i sprawne na nich funkcjonowanie wymaga znajomości lokalnego prawa i zwyczajów, poszanowania kultury i tożsamości lokalnych społeczności. Nie byłoby to możliwe bez zatrudniania obywateli krajów, w których spółki Grupy Comarch prowadzą działalność. Comarch S.A. zatrudnia ok. 2,3% obcokrajowców. Zgodnie z Regulaminem pracy pracodawca jest zobowiązany m.in. „ przeciwdziałać dyskryminacji w zatrudnieniu, w szczególności ze względu na płeć, wiek, niepełnosprawność, rasę, religię, narodowość, przekonania polityczne, przynależność związkową, pochodzenie, etniczne, wyznanie, orientację seksualną ”. 20 Ponadto pracownicy Comarch S.A. „ powinni być równo traktowani w zakresie nawiązania i rozwiązania stosunku pracy, warunków zatrudnienia, awansowania oraz dostępu do szkolenia w celu podnoszenia kwalifikacji zawodowych, w szczególności bez względu na płeć, wiek, niepełnosprawność, rasę, religię, narodowość, przekonania polityczne, przynależność związkową, pochodzenie etyczne, wyznanie, orientację seksualną, a także bez względu na zatrudnienie na czas określony lub nieokreślony albo w pełnym lub w niepełnym wymiarze czasu pracy ”. Polityka Comarch S.A. nie stawia żadnych barier ze względu na płeć, poglądy, orientację seksualną, pochodzenie rasowe lub etniczne w zakresie zatrudniania i polityki kadrowej, nie przyczynia się do dyskryminacji bezpośredniej lub pośredniej, ze względu na płeć, wiek, niepełnosprawność, rasę, religię, narodowość, przekonania polityczne, przynależność związkową, pochodzenie etniczne, wyznanie czy orientację seksualną. Comarch S.A. dokłada także wszelkich starań, aby zapewnić zrównoważony udział kobiet i mężczyzn w wykonywaniu funkcji zarządu i nadzoru w poszczególnych przedsiębiorstwach. W składzie siedmioosobowej rady nadzorczej Comarch S.A. znajdują się cztery kobiety. W skład sześcioosobowego zarządu Comarch S.A. wchodzą wyłącznie mężczyźni, co związane jest przede wszystkim z charakterem prowadzonej przez Spółkę działalności i specyfiką branży IT, w której mężczyźni stanowią znaczącą większość. Należy również podkreślić, że obecni członkowie zarządu Comarch S.A. to osoby związane ze Spółką od wielu lat (stanowiska zarządcze pełnią powyżej 5 lat), posiadające szeroką wiedzę w zakresie wiedzy technologicznej z obszaru IT i kwalifikacje konieczne na sprawowanych stanowiskach. Comarch S.A. stale zwiększa procentowy udział zatrudnienia kobiet, jednak przy podejmowaniu decyzji o zatrudnieniu brane są pod uwagę przede wszystkim kwalifikacje pracownika a nie płeć. Panie stanowią ok. 27% pracowników zatrudnionych w Comarch S.A. i ok. 24% kadry kierowniczej Spółki, co stanowi wysoki udział kobiet w całości zatrudnienia, biorąc pod uwagę techniczny charakter działalności Comarch S.A. Struktura wiekowa Spółki jest bardzo zróżnicowana. Comarch S.A. zatrudnia bardzo dużo osób poniżej 30 roku życia, co charakterystyczne jest dla branży. Osoby na stanowiskach menedżerskich są przeważnie w grupie wiekowej 30-50 lat, co cechuje także zarząd i radę nadzorczą.