AI assistant
Chashma Sugar Mills Limited Proxy Solicitation & Information Statement 2025
71745_rns_2025-03-10_fbf9cbfb-7f80-4dc5-bf0f-22355728c47d.pdf
Proxy Solicitation & Information Statement
Open in viewerOpens in your device viewer
CHASHMA SUGAR MILLS LIMITED Notice of Extra Ordinary General Meeting
NOTICE IS HEREBY GIVEN THAT Extra Ordinary General Meeting (EOGM) of the shareholders of CHASHMA SUGAR MILLS LIMITED (the Company) will be held on Monday, March 31, 2025 at 11:00 AM at the Registered Office of the Company at Nowshera Road, Mardan for transacting the following business:
ORDINARY BUSINESS:
-
- To confirm the Minutes of the Annual General Meeting of the shareholders of the Company held on February 26, 2025.
-
- To elect seven (7) Directors as fixed by the Board of Directors in accordance with the provision of Section 159 of the Companies Act, 2017 for a term of three (3) years commencing from the date of EOGM. The names of retiring Directors are as follows:
- (i) Begum Laila Sarfaraz (ii) Mr. Abbas Sarfaraz Khan (iii) Ms. Zarmine Sarfaraz
- (iv) Mr. Iskander M. Khan (v) Mr. Riswan Ullah Khan (vi) Mr. Feisal Kemal Khan (vii) Ms. Samia Liaquat Ali Khan
The existing retiring Directors are interested to the extent that they are also eligible for re-election as Directors of the Company.
The profiles of the above-named persons have been placed on the website of the Company https://chashmasugarmills.com.
The independent directors will be selected on the basis of their experience, competencies, diversity, skills and knowledge in compliance with the requirements of Section 166 of the Companies Act, 2017 and the Companies (Manner and Selection of Independent Directors) Regulations, 2018.
SPECIAL BUSINESS:
-
- To consider and if thought fit to pass the following resolutions, with or without amendment(s), as Special Resolutions:
- a) RESOLVED THAT the Board of Directors hereby authorizes to increase the authorized share capital of the Company from Rs. 500 million divided into 50,000,000 ordinary shares of Rs. 10 each to Rs. 5,000 million divided into 500,000,000 ordinary shares of Rs. 10 each, to accommodate future requirements, subject to the approval of the shareholders and compliance with all applicable regulatory requirements.
FURTHER RESOLVED THAT Clause V of the Memorandum of Association and the relevant provisions of the Articles of Association of the Company shall be amended upon shareholder approval to reflect the increase in authorized share capital and to incorporate any necessary requirements, subject to compliance with all applicable regulatory requirements.
b) RESOLVED THAT the Board of Directors of the Company hereby authorizes the Company to purchase 19,600,000 shares of Ultimate Whole Foods (Pvt.) Limited in terms of section 199 of the Companies Act, 2017, as an equity investment at a value of PKR 10 per share, as held by the directors of the Company.
FURTHER RESOLVED THAT through this acquisition, Ultimate Whole Foods (Pvt.) Limited will become a Wholly Owned Subsidiary of Chashma Sugar Mills Limited.
FURTHER RESOLVED THAT Mr. Iskander M. Khan-Director with Mr. Mujahid Bashir-Company Secretary jointly be and are hereby authorized and empowered to take all necessary steps, execute documents, and fulfill all legal and regulatory requirements to complete this transaction in compliance with the laws of Pakistan.
FURTHER RESOLVED THAT a true copy of the resolution, certified by the Company Secretary, be delivered to the Concerned Authority (ies)."
- To transact any other business of the Company as may be permitted by the Chair.
The Share transfer books of the Company will remain closed from March 24, 2025 to March 31, 2025 (both days inclusive).
By Order of the Board (MUJAHN BASHIR) Company Secret
Mardan; March 07, 2025
Notes:
1.
- A member, eligible to attend and vote at this meeting, may appoint another member as his/her proxy to attend, speak and vote instead of himself/herself. Proxies in order to be effective must be valid and received by the Company not less than 48 hours before the time for holding of the Meeting and must be duly stamped, signed and witnessed. A member shall not be entitled to appoint more than one proxy.
- Members are requested to notify the Shares Registrar of the Company of any change in their addresses $2.$ immediately.
-
- CDC shareholders are requested to bring their original Computerized National Identity Card (CNIC) or Original Passport, account, sub account number and participant's number in the Central Depository System for identification purpose for attending the Meeting. In case of a corporate entity, the Board of Directors' resolution/power of attorney with specimen signature of the nominee shall be produced (unless it has been provided earlier) at the time of the Meeting.
Video-Link Facility 4.
The SECP vide circular no 4 of 2021 has advised to provide participation of the members through electronic means. Members interested to participate in the EOGM are requested to email their Name, Folio Numbers, Number of Shares held in their name. Cell Number, CNIC Number (along with valid copy of both sides of CNIC) with subject "Registration for Participation in EOGM" at [email protected].
Video link and login credentials shall be shared with only those members whose emails, containing all the required particulars, are receive by the close of business hours (till 11:00 am) on Friday March 28, 2025.
5. Election of Directors
Any person who intends to contest the election for the office of the Directors or otherwise, shall file with the Company at its Registered Office not later than fourteen (14) days before the date of the Extra Ordinary General Meeting, a notice of his/her intention to offer himself/herself for election as Director in terms of Section 159(3) of the Companies Act, 2017 along with
- (a) consent to act as director on Form 9, duly completed and signed by the candidate;
- (b) a detailed profile along with office address for placement on the Company's website seven days prior to the date of EOGM, in terms of SRO 634(i) of July 10, 2014; and
- (c) declarations in respect of being compliant with the requirements of the Listed Companies (Code of Corporate Governance) Regulations, 2017 and the eligibility criteria as set out in the Companies Act, 2017.
As required under the Listed Companies (Code of Corporate Governance) Regulations, 2019 (the "Regulations"), the voting for the purposes of the Election of Directors of the Company will be held separately in the following three (3) categories for the specified number of seats:
| S. No. | Category | No. of Seat(s) |
|---|---|---|
| Independent Director(s) | ||
| Female Director | ||
| Other Director(s) | ||
| Total Seats |
In order to elect Director, the following schedule has been approved by the Board;
| Last date of filing of Nomination documents | March 18, 2025 |
|---|---|
| Notification of Names of Candidates | March 25, 2025 |
| Election/Polling of Candidates in EOGM | March 31, 2025 |
The Candidates who would file the Nomination papers for the office of Directors may at any time before the holding of elections withdraw his / her nomination at his own choice.
Postal Balloting / E-Voting 6.
$\circ$ $\circ$ $\circ$
For voting through post for the special business at the Extra Ordinary General Meeting of "Chasma Sugar Mills Limited" to be held on Monday, March 31, 2025 at 11:00 AM (PST) at Nowshera Road, Mardan. Designated email address of the Company Secretary at which the duly filled in ballot paper may be sent: [email protected] Annexure of postal balloting available on website and attached with notice as well. Postal ballot for election of directors will be upload seven days before the date of EOGM.
Procedure for voting through postal ballot paper
The members shall ensure that duly filled and signed ballot paper along with copy of Computerized National Identity Card (CNIC) should reach the Chairman of the meeting through post on the Company's address at The Company Secretary, Chashma Sugar Mills Limited, Kings Arcade, 20-A Markaz F-7, Islamabad.or email [email protected] one day before the day of poll, during working hours. The signature on the ballot paper shall match with the signature on CNIC.
Procedure for Electronic Voting
- a) Details of the e-voting facility will be shared through an e-mail with those members of the Company who have their valid CNIC numbers, cell numbers, and e-mail addresses available in the register of members of the Company by the close of business on March 26, 2025.
- b) The web address, login details, and password, will be communicated to members via email. The security codes will be communicated to members through SMS by the Share Registrar (being the e-voting service provider).
- c) Identity of the Members intending to cast vote through e Voting shall be authenticated through electronic signature or authentication for login.
- d) Members shall cast vote online at any time from March 26, 2025, 9:00 a.m. to March 28, 2025. Voting shall close on March 28, 2025, at 5:00 p.m. Once the vote on the resolution is cast by a Member, he/she shall not be allowed to change it subsequently.
7. Appointment of Scrutinizer
In accordance with Regulation No. 11 of the Companies (Postal Ballot) Regulations, 2018 the Board of the Company has appointed M/s. ShineWing Hameed Chaudhri and Co., Chartered Accountants, to act as scrutinizer of the Company for Election of Directors and investment in associated company to undertake other responsibilities as defined in Regulation No. 11A.
8. Code pf conducts for shareholders in Annual General Meeting
Section 215 of the Companies Act, 2017 and the Regulation 55 of the Companies Regulations, 2024 "Conduct of Shareholders at Meetings" state as follows:
- shall not bring such material that may cause threat to participants or premises where $i)$ meeting is being held;
- ii) shall confine themselves to the agenda items covered in the notice meeting;
- iii) shall keep comments and discussion restricted to the affairs of the company; and
- iv) shall not conduct in a manner to disclose any political affiliation or offend religious susceptibility of other members
Additionally in compliance with section 185 of the Act, the Company is not permitted to distribute gifts in any form to its members in its meeting.
STATEMENT OF MATERIAL FACET UNDER SECTION 166 (3) OF THE COMPANIES ACT, 2017 RELATING TO JUSTIFICATION FOR CHOOSING THE APPOINTEE FOR APOINTMENT AS INDEPENDENT DIRECTOR
In compliance with Section 166(3) of the Companies Act, 2017 for an Independent Director, consent papers will be accepted from those persons who are in compliance with section 166 of the Act and their names are appearing in databank of Independent Directors maintained by Pakistan Institute of Corporate Governance.
STATEMENT OF MATERIAL FACTS UNDER SECTION 134 (3) OF THE COMPANIES ACT, 2017 REGARDING SPECIAL BUSINESS
This Statement sets out the material facts pertaining to special business.
(Material Fact A)
-INCREASED IN AUTHORISED CAPITAL
The Share Capital of the Company is being increased to cater for any future need of issue of capital.
- CLAUSE V OF THE MEMORANDUM OF ASSOCIATION
The Capital of the Company is 500,000,000 (Rupees Five Hundred Million Only) divided into 50,000,000 ordinary shares each. The Company shall have powers to increase or reduce the capital of the Company and divided shares in the capital for the time being into several classes.
A copy of Memorandum and Articles of Association of the Company is available at the Company's Registered Office for inspection during working hours.
The Secretary of the Company be and is hereby authorized to comply with all formalities in this regard.
The directors of the Company do not have any interest in the special resolution that would require disclosure.
(Material Fact B)
To seeking approval for Further equity investment in Ultimate Whole Foods Private Limited under section 199 of the Companies Act, 2017 read with Companies (Investment in Associated Companies or Associated Undertakings) Regulations, 2017
چشمہ شوگر ملز لمیٹڈ (کمپنی) کے شیئر ہولڈرز کا غیر معمولی اجلاس عام (ای او جی ایم) بروز پیر 31 مارچ 2025 ء کو صبح 11 بجے نوشہرہ روڈ مردان میں کمپنی کے رجسٹرڈ آفس میں منعقد ہوگا جس میں مندرجہ ذیل معاملات پہ غورکیا جانے گا:
عمومی امور:
- 26 فروری، 2025 کو منعقد ہونے والی کمپنی کی سالانہ جنرل میٹنگ کے منٹس کی تصدیق کی جاتی ہے. $\cdot$ 1
- ای او جی ایم کی تاریخ سے شروع ہونے والے تین (3) سال کی مدت کے لئے کمپنیز ایکٹ 2017 کی دفعہ 159 کی شق $\cdot$ .2 کے مطابق بورڈ آف ڈائریکٹرز کی طرف سے مقرر کردہ سات (7) ڈائریکٹرز کا انتخاب کرنا۔ ریٹائر ہونے والے ڈائریکٹرز کے نام درج ذیل ہیں:
2) جناب عباس سرفراز خان صاحب 3) محترمہ زرمینہ سرفراز 4) جناب اسکندر محمد خان 1) بیگم لیلہ سرفراز 7) محتر مہ سمیعہ لیاقت علی خان 5) جناب رضوان الله خان 6) جناب فيصل كمال خان
موجودہ ریٹانر ہونے والے ڈائریکٹرز اس حد تک دلچسپی رکھتے ہیں کہ وہ کمپنی کے ڈائریکٹر کے طور پر دوبارہ انتخاب کے اہل بھی ہیں۔ مذکور ہ افراد کے پروفائل کمپنی https://chashmasugarmills.com کی ویب سائٹ پر ڈال دیئے گئے ہیں ۔
انڈیپینڈنٹ ڈائریکٹرز کا انتخاب کمپنیز ایکٹ 2017 کی دفعہ 166 اور کمپنیز (انڈیپینڈنٹ ڈائریکٹرز کا طریقہ کار اور انتخاب) ریگولیشنز 2018 کی تعمیل میں ان کے تجربے، قابلیت، تنوع، مہارت اور علم کی بنیاد پر کیا گیا ہے۔
خصوصی کاروبار :
- مندرجہ ذیل قرارِ دادوں کو ترمیم کے ساتھ یا اس کے بغیر منظور کرنے کو خصوصی قراردادوں کے طور پر $\cdot$ 3 غور کرنا اور اگر مناسب سمجها جائے تو:
- بورڈ آف ڈائریکٹرز کمپنی کے مجاز حصص کے سرمائے کو 50 0 ملین روپے سے بڑھا کر 10 روپے کے الف. 50,000,000 عام حصص میں تقسیم کرکے 5,000 ملین روپے کرنے کا اختیار دیتا ہے جو مستقبل کی ضروریات کو پورا کرنے کے لئے 500,000,000 عام حصص میں تقسیم کیا جاتا ہے۔، شیئر ہولڈرز کی منظور ی اور تمام قابل اطلاق ریگولیٹری ضروریات کی تعمیل سے مشروط ہے۔
مزید طے کیا گیا کہ میمورنڈم آف ایسوسی ایشن کی شق نمبر پانچ اور کمپنی کے آرٹیکلز آف ایسوسی ایشن کی متعلقہ شقوں میں شینر ہولڈرز کی منظوری کے بعد ترمیم کی جانے گی تاکہ مجاز حصص کے سرمانے میں اضافے کی عکاسی کی جاسکے اور تمام قابل اطلاق ریگولیٹری تقاضوں کی تعمیل سے مشروط کسی بھی بندیادی ضرورت کو مد نظر رکھ کر شامل کی جاسکے گی۔
مزید یہ کہ چشمہ شوگر ملز لمیٹڈ ("کمپنی") کے بورڈ آف ڈائریکٹرز کمپنیز ایکٹ 2017 ء کے سیکشن 199 ب). کے مطابق الٹی میٹ بول فوڈز (پرائیوٹ) لمیٹڈ کے 19,600,000 حصص کمپنی کے ڈائریکٹر کے پاس $\,$ 10 $\,$ روپے فی حصص کی قیمت پر ایکویٹی سرمایہ کاری کے طور پر خریدنے کا اختیار دیتے ہیں۔
مزید یہ کہ اس حصول کے ذریعے الٹی میٹ ہول فوڈز (پرائیوٹ) لمیٹڈ چشمہ شوگر ملز لمیٹڈ ("کمپنی") کی مکمل ملکیت کا ماتحت ادارہ بن جانے گا۔
مزید یہ کہا گیا کہ ڈائریکٹر جناب اسکندر ایم خان اور کمپنی سیکرٹری جناب مجاہد بشیر مشترکہ طور پر تمام ضروری اقدامات کرنے، دستاویزات پر عمل درآمد کرنے اور پاکستان کے قانون کے مطابق اس لین دین کو مکمل کرنے کے لئے قانونی اور ریگولیٹری تقاضوں کو پورا کرنے کے مجاز اور بااختیار ہیں۔
مزید یہ بھی طے کیا گیا کہ قرار داد کی ایک حقیقی کاپی، جس کی تصدیق کمپنی سیکریٹر ی کی جانب سے کی گئی ہے، منعلقہ اتھارٹی کو فراہم کی جائے۔ کمپنی کے کسی دوسرے کاروبار کو لین دین کرنا جس کی چیئرمینؒ کی طرف سے اجازت دی جائے۔ کمپنے کی شیئر ٹرانسفر بکس 24 مارچ 2025 سے 31 مارچ 2025 (دونوں دن بشمول) بند رہیں گی۔
بورڈ کے حکم سے (مجابلاً(بشبر كميني سيكريثرى
نوٿ: $\cdot$ 1
ایک رکن، جو اس اجلاس میں شرکت اور ووٹ دینے کا اہل ہے، اپنے بجائے کسی دوسرے رکن کو شرکت، بولنے اور ووٹ دینے کے لئے اپنے پراکسی کے طور پر مقرر کرسکتا ہے۔ مؤثر ہونے کے لئے پراکسیز کو جانز ہونا چاہنے اور اجلاس کے انعقاد کے وقت سے کم از کم 48 گھنٹے پہلے کمپنی کی طرف سے وصول کیا جانا چاہئے اور مناسب طور پر مہر ، دستخط اور گواہی دی جانی چاہئے۔ ایک رکن ایک سے زیادہ پراکسی مقرر کرنے کا حق دار نہیں ہوگا۔
مردان
مارچ 7, 2025
- ممبران سے درخواست کی جاتی ہے کہ وہ اپنے پتوں میں کسی بھی تبدیلی کے بارے میں کمپنی کے شیئرز $\cdot$ 2 رجسٹرار کو فوری طور پر مطلع کریں۔
- سی ڈی سی کے شیئر ہولڈرز سے درخواست کی جاتی ہے کہ وہ اجلاس میں شرکت کے لیے اپنا اصل $\cdot$ 3 کمپیوٹرانزڈ قومی شناختی کارڈ (سی این آنی سی) یا اصل پاسپورٹ، اکاؤنٹ، ذیلی اکاؤنٹ نمبر اور شرکاء کا نمبر سینٹرل ڈپازٹری سسٹم میں لائیں۔ کارپوریٹ ادارے کی صورت میں، بورڈ آف ڈائریکٹرز کی قرارداد / پاور آف اٹارنی جس پر نامزد کے نمونے کے دستخط ہوں گے (بشرطیکہ یہ پہلے فراہم نہ کیا گیا ہو)۔
- ویڈیو لنک کی سہولت $.4$ ایس ای سی پی نے 2021 کے سرکلر نمبر 4 کے ذریعے ممبران کی شرکت الیکٹرانک ذرائع سے فراہم کرنے
کا مشورہ دیا ہے۔ ای او جی ایم میںِ حصہ لینے کے خواہشمند ارکان سے درخواست کی جاتی ہے کہ وہ اپنا نام، فولیو نمبر ، ان کے نام پر رکھے گئے حصص کی تعداد ای میل کریں۔ سیل نمبر ، شناختی کارڈ نمبر (شناختی کارڈ کے دونوں اطراف کی درست کاپی کے ساتھ) جس کا موضوع "ای او جی ایم میں شرکت کے لئے رجسٹریشن" [email protected].
ویڈیو لنک اور لاگ ان اسناد صرف ان ممبروں کے ساتھ شیئر کی جائیں گی جن کے ای میلز ، جن میں تمام مطلوبہ تفصیلات شامل ہوں ، جمعہ 28 مارچ ، 2025 کو کاروباری اوقات کے اختتام (صبح 11:00 بجے تک) تک موصول ہونی چاہیے۔
ڈائریکٹرز کا انتخاب
$.5$
کوئی بھی شخص جو ڈائریکٹرز کے عبدے کے لئے انتخاب لڑنے کا ارادہ رکھتا ہے یا کسی اور طرح سے ، کمپنی کے رجسٹرڈ دفتر میں اضافی عام جنرل میٹنگ کی تاریخ سے چودہ (14) دن پہلے ، کمپنی ایکٹ کی دفعہ 159 (3) کے مطابق ڈائریکٹر کے انتخاب کے لئے خود کو پیش کرنے کے ارادے کا نوٹس درج کرائے گا، 2017 کے ساتھ
- (الف) فارم 9 پر ڈائریکٹر کے طور پر کام کرنے کی رضامندی، جو امیدوار کی طرف سے باقاعدہ طور پر مکمل اور دستخط شده بو ؛
- (ب) 10 جولائی 2014 کے ایس آر او 634 (آئی) کے لحاظ سے ای او جی ایم کی تاریخ سے سات دن پہلے کمپنی کی ویب سائٹ پر جگہ دینے کے لئے دفتر کے پتے کے ساتھ ایک تفصیلی پروفائل؛ اور
- (ج) لسٹڈ کمپنیز (کوڈ آف کارپوریٹ گورننس) ریگولیشنز، 2017 کی ضروریات اور کمپنیز ایکٹ، 2017 میں بیان کردہ اہلیت کے معیار کے مطابق ہونے کے سلسلے میں اعلانات۔
جیسا کہ لسٹڈ کمپنیز (کوڈ آف کارپوریٹ گورننس) ریگولیشنز ، 2019 ("ریگولیشنز") کے تحت ضروری ہے، کمپنی کے ڈائریکٹرز کے انتخاب کے مقاصد کے لئے ووٹنگ نشستوں کی مخصوص تعداد کے لئے مندرجہ ذیل تین (3) ز مروں میں الگ سے منعقد کی جانے گی:
| سیٹ س ک ی تعداد | کیٹی گر ی | سيريل نمبر | |
|---|---|---|---|
| آزاد ڈ ائریکٹر(ز) خاتون ڈائریکٹر |
|||
| دیگر ڈائریکٹر(ز) | |||
| كل نشستيں |
ڈائریکٹر کے انتخاب کے لئے، بورڈ کی طرف سے مندرجہ ذیل شیڈول کی منظور ی دی گئی ہے؛
کاغذات نامز دگی جمع کر انے کی آخر ی تاریخ $\cdot$ 1 18 مارچ 2025 امیدواروں کے ناموں کا نوٹیفکیشن $\cdot$ .2 25 مارچ 2025 ای او جی ایم میں امیدو اروں کی پولنگ $.3$ مارچ 31, 2025
وہ امیدوار جو ڈائریکٹرز کے عہدے کے لئے کاغذات نامزدگی جمع کر ائیں گے وہ انتخابات کے انعقاد سے پہلے کسی بھی وقت اپنی مرضی سے اپنے کاغذات نامزدگی واپس لے سکتے ہیں۔
یوسٹل بیلٹنگ / ای ووٹنگ .6
31 مارچ 2025ء بروز پیر صبح 11 بجے نوشہرہ روڈ مردان میں منعقد ہونے والے چشمہ شوگر ملز لمیٹڈ کے غیر معمولی جنرل اجلاس میں خصوصی کاروبار کے لیے ڈاک کے ذریعے ووٹنگ کے لیے ووٹنگ کی جانے گی۔ کمپنی سکریٹر ی کا نامزد ای میل ایڈریس جس پر مناسب طریقے سے بھر ا ہوا بیلٹ پیپر بھیجا جاسکتا ہے: [email protected] پوسٹل بیلٹنگ کا ضمیمہ ویب سائٹ پر دستیاب ہے اور نوٹس کے ساتھ بھی منسلک ہے۔ ڈائر پکٹر ز کے انتخاب کے لئے پوسٹل بیلٹ ای او جی ایم کی تاریخ سے سات دن پہلے اپ لوڈ کیا جائے گا۔
پوسٹل بیلٹ پیپر کے ذریعے ووٹنگ کا طریقہ کار
ممبر ان اس بات کو یقینی بنائیں گے کہ کمپیوٹرائزڈ قومی شناختی کارڈ (سی این آئی سی) کی کاپی کے ساتھ باقاعدہ طور پر بھرے ہوئے اور دستخط شدہ بیلٹ پیپر کمپنی کے پتے پر کمپنی کے پتے پر ڈاک کے ذریعے چیئرمین تک پہنچیںیا ۔ پولنگ کے دن سے ایک دن پہلے، کام کے اوقات کے دوران [email protected] ای میل کریں۔ بیلٹ پیپر پر دستخط شناختی کار ڈ پر دستخط کے ساتھ میل کھائیں گے۔
الیکٹرانک ووٹنگ کا طریقہ کار
- ای ووٹنگ کی سہولت کی تفصیلات کمپنی کے ان ممبروں کے ساتھ ای میل کے ذریعے شیئر الف) کی جائیں گی جن کے پاس 26 مارچ 2025 کو کاروبار کے اختتام تک کمپنی کے ممبروں کے ر جسٹر میں ان کے درست شناختی کارڈ نمبر ، سیل نمبر اور ای میل پتے دستیاب ہیں۔
- ویب ایڈریس ، لاگ ان کی تفصیلات ، اور پاس ورڈ ، ممبروں کو ای میل کے ذریعہ مطلع کیا ب) جائے گا۔ شیئر رجسٹرار (ای ووٹنگ سروس فراہم کنندہ ہونے کی حیثیت سے) کے ذریعہ ممبروں کوایس ایم ایس کے ذریعہ سیکورٹی کوڈ سے آگاہ کیا جائے گا۔
- ای ووٹنگ کے ذریعے ووٹ ڈالنے کا ارادہ رکھنے والے اراکین کی شناخت الیکٹر انک دستخط یا لاگ (چ ان کی تصدیق کے ذریعے تصدیق کی جائے گی۔
- ممبران 26 مارچ 2025، صبح 9:00 بجے سے 28 مارچ، 2025 تک کسی بھی وقت اُن لائن ووٹ ڈالیں $\epsilon$ گے۔ ووٹنگ 28 مارچ 2025 کو شام 5:00 بجے ختم ہوگی۔ ایک بار جب کسی رکن کی طرف سے قرارداد پر ووٹ ڈال دیا جاتا ہے تو ، اسے بعد میں اسے تبدیل کرنے کی اجازت نہیں دی جائے گی۔
جانج پڑتال کرنے والے کا تقرر $\cdot$ 7
کمپنیز (پوسٹل بیلٹ) ریگولیشنز ، 2018 کے ریگولیشن نمبر 11 کے مطابق کمپنی کے بورڈ نے میسرز شانن ونگ حمید چوہدری اور کمپنی چارٹرڈ اکاؤنٹٹٹس کو مقرر کیا ہے کہ وہ ریگولیشن نمبر 11 اے میں بیان کردہ دیگر ذمہ داریوں کو نبھانے کے لئے متعلقہ کمپنی میں ڈائریکٹرز اور سرمایہ کاری کے انتخاب کے لئے کمپنی کی جانچ پڑتال کا کام کریں۔ سالانہ جنرل میٹنگ میں شیئر ہولڈرز کے لئے ضابطہ اخلاق
کمپنیز ایکٹ 2017 کی دفعہ 215 اور کمپنیز ریگولیشنز 2024 کے ریگولیشن 55 "اجلاسوں میں شیئر ہولڈرز کا طرز عمل" درج ذیل ہے:
- i) ایسا مواد نہیں لائے گا جو شرکاء یا احاطے کے لئے خطرہ بن سکتا ہے جہاں اجلاس منعقد کیا جا رہا
- (ii) خود کو نوٹس میٹنگ میں شامل ایجنڈا اَنٹمز تک محدود رکھیںؓ گے۔ ...
iii) تبصر ے اور بحث کو کمپنی کے معاملات تک محدود رکھیں گے۔ اور - iv) کسی بھی سیاسی وابستگی کو ظاہر کرنے یا دوسرے ارکان کی مذہبی حساسیت کو ٹھیس پہنچانے کے طریقے سے کام نہیں کرے گا۔
مزید برآں ایکٹ کی دفعہ 185 کی تعمیل میں کمپنی کو اپنے اجلاس میں اپنے اراکین کو کسی بھی شکل میں تحائف تقسیم کرنے کی اجازت نہیں ہے۔
کمپنیز ایکٹ، 2017 کی دفعہ 166 (3) کے تحت مادی پہلو کا بیان آزاد ڈائریکٹر کے طور پر تقرری کے لئے تقرری کے جواز سے متعلق ہے۔
کمپنیز ایکٹ 2017 ء کی دفعہ 166(3) کے تحت انڈیپینڈنٹ ڈائریکٹر کے لیے رضامندی کے کاغذات ان افراد سے قبول کیے جائیں گے جو ایکٹ کی دفعہ 166 کی تعمیل میں ہیں اور ان کے نام پاکستان انسٹی تیوٹ آف کارپوریٹ گورننس کے زیر انتظام انڈیپینڈنٹ ڈائریکٹرز کے ڈیٹا بینک میں موجود ہیں۔
خصوصی کاروبار کے بارے میں کمپنیز ایکٹ 2017 کی دفعہ 134 (3) کے تحت مادی حقائق کا بیان
یہ بیان خصوصی کاروبار سے متعلق مادی حقائق کو بیان کرتا ہے۔
(مادی حقانق اے)
۔ مجاز سرمانے میں اضافہ
مستقبل میں سرمائے کے اجراء کی کسی بھی ضرورت کو پورا کرنے کے لئے کمپنی کے حصص کے سرمائے میں اضافہ کیا جارہا ہے۔
۔ میمورنڈم آف ایسوسی ایشن کی شق پنجم
کمپنی کا سرمایہ 500,000,000 (صرف پانچ سو ملین روپے) ہے جسے 50,000,000 عام حصص میں تقسیم کیا گیا ہے۔
کمپنی کے پاس کمپنی کے سرمائے کو بڑ ھانے یا کم کرنے کے اختیارات ہوں گے اور فی الحال سرمائے میں حصص کو
کئی طبقات میں تقسیم
کمپنی کے میمورنڈم اور آرٹیکلز آف ایسوسی ایشن کی ایک کاپی کام کے اوقات کے دوران معائنہ کے لئے کمپنی کے ر جسٹر ڈ آفس میں دستیاب ہے۔
کمپنی کا سیکرٹر ی اس سلسلے میں تمام رسمی کارروائیوں پر عمل کرنے کا مجاز ہے۔
کمپنی کے ڈائریکٹرز کو خصوصی قرارداد میں کوئی دلچسپی نہیں ہے جس کے انکشاف کی ضرورت ہوگی۔
(مادى حقائق ب)
کمپنیز ایکٹ، 2017 کی دفعہ 199 کے تحت الٹیمیٹ بول فوڈز پرائیویٹ لمیٹڈ میں مزید ایکویٹی سرمایہ کاری کے لئے
منظوری حاصل کرنا کمپنیوں (ایسوسی ایٹڈ کمپنیوں یا ایسوسی ایٹڈ انڈرٹیکنگز میں سرمایہ کاری) ریگولیشنز، 2017 کے ساتھ پڑھیں
| NATURE OF INFORMATION REQUIRED TO BE DISCLOSED PURSUANT TO THE COMPANIES (INVESTMENTS IN ASSOCIATED COMPANIES OR UNDERTAKINGS) REGULATIONS, 2017 |
RELEVANT INFORMATION | ||
|---|---|---|---|
| Disclosure for all types of investments (Regulation 3(a) | |||
| (A) | Regarding associated company or associated undertaking: - |
||
| $\mathbf{i}$ | Name of Investee Company | Ultimate Whole Foods (Pvt.) Limited (UWFPL) | |
| ii | Relationship with associated company |
Subsidiary Company of Chashma Sugar Mills Limited with 84% shareholding and Common Directorship. |
|
| iii | Earnings per share for the last three years |
N/A. (newly incorporated company with first year of Operations) |
|
| iv | Breakup Value per Share | Rs. 8.85 | |
| $\mathbf v$ | Financial Position | Statement of Financial Position (June 30, 2024) |
(Rs in M) |
| Non-current Assets | 3,726.12 | ||
| Current Assets | 1,216.35 | ||
| Shareholder's Equity | 1,083.78 | ||
| Non-current Liabilities | 1,570.52 | ||
| Current Liabilities | 2,288.17 | ||
| Statement of Profit or Loss (June 30, 2024) |
(Rs in M) | ||
| Revenue | 4,408.84 | ||
| Cost of Sales | (4,635.87) | ||
| Gross Loss | (227.02) | ||
| In case of investment in relation to vi |
Loss for the year | (534.19) | |
| a project of associated company or associated undertaking that has not commenced operations, following further information, namely: a) Description of the project and its history; b) Starting date of Work; c) Expected date of completion of work; d) Time by which such project shall become commercially operational; e) Expected time by which the project shall start paying return on |
$N/A$ . |
$\label{eq:1} \begin{array}{c} \frac{2\pi}{\pi} \left( \frac{1}{\pi} \right) \ \frac{1}{\pi} \left( \frac{1}{\pi} \right) \end{array}$
| (B) | General Disclosure: - | |||
|---|---|---|---|---|
| Maximum amount of investment to be made |
Up to Rs. 196.00 million for the acquisition of shares. |
|||
| ii | Purpose, benefits likely to accrue to the investing company and its members from such investment and period of investment; |
This acquisition will make it a wholly owned subsidiary. |
||
| iii | Source of Funds | Company's own resources/internal cash generations. |
||
| iv | Salient features of the agreement(s), if any, with associated company or associated undertaking with regards to the |
N/A | ||
| $\mathbf{V}$ | proposed investment; Direct or indirect interest of directors, sponsors, majority shareholders and their relatives, if any, in the associated company or associated undertaking or the transaction under consideration; |
None of the directors, sponsors, majority shareholders and their relatives have any interest in the associated company or the proposed arrangement, except to the extent of their shareholding in the associated company or associated undertaking or the transa ction under consideration. |
||
| vi | In case any investment in associated company or associated undertaking has already been made, the performance review of such investment including complete information/justification for any impairment or write offs; |
N/A | ||
| $\, {\bf B}$ | In case of Equity Investment:- | |||
| $\mathbf i$ | Maximum price at which securities will be acquired; |
Shares will be subscribed to at par value of Rs. 10 per share. |
||
| ii | In case the purchase price is higher than market value in case of listed securities and fair value in case of unlisted securities, justification |
Shares are being purchased at par keeping in view of the potential growth and future profits |
||
| B | thereof; In case of Equity Investment: - |
|||
| $\mathbf{i}$ | Maximum price at which securities will be acquired; |
Shares will be subscribed to at par value of Rs. 10 per share. |
||
| ii | In case the purchase price is higher than market value in case of listed securities and fair value in case of unlisted securities, justification thereof; |
Shares are being purchased at par keeping in view of the potential growth and future profits. |
||
| iii | Maximum number of securities to be acquired |
Maximum number of securities shall be 19.60 million shares of UWFPL calculated at the rate of Rs. 10 per share. |
||
| iv | Number of securities and percentage thereof held before and after the proposed investment; |
Current shareholding in UWFPL is 102,900,000 securities at 84%. Proposed shareholding in UWFPL is 122,500,000 securities at 100%. |
||
| $\boldsymbol{\mathrm{v}}$ | Current and preceding twelve weeks weighted average market price where investment is proposed to be made in listed securities |
N/A | ||
| $\overline{\mathbf{v}}$ | determined for Fair value unlisted in investments securities. |
Investment is made at par value. | ||
| $\mathsf{C}$ | Except to the extent as mentioned above, the Directors of the Company have no direct or indirect interest in the above said special business except to the extent of their shareholding in the Company. |
|||
| $\mathbf D$ | The audited annual financial information for the year ended September 30, 2024 of Chashma Sugar Mills Limited, can be inspected from 10.00 a.m. to 11.00 a.m. in all working days up-to March 31, 2024 by the shareholders. |
CHASHMA SUGAR MILLS LIMITED BALLOT PAPER FOR VOTING THROUGH POST
For the Special Business at the Extra Ordinary General Meeting to be held on March 31, 2025 at 11:00 a.m. at Company's Registered Office, Nowshera Road, Mardan as well as through electronic means.
Designated email address of the Chairman at which the duly filled in ballot paper may be sent:
[email protected]
| Name of shareholder/joint shareholder(s) | |
|---|---|
| Registered Address: | |
| Folio /CDC Participant / Investor ID with sub-account No. |
|
| Number of shares held | |
| CNIC / Passport No. (in case of foreigner) (copy to be attached) |
|
| Additional Information and enclosures (In case of representative of body corporate, corporation and Federal Government) |
|
| Name of Authorized Signatory: | |
| CNIC / Passport No. (in case of foreigner) of Authorized Signatory – (copy to be attached) |
I/we hereby exercise my/our vote in respect of the following resolutions through postal ballot by conveying my/our assent or dissent to the following resolution by placing tick ( $\Box$ ) mark in the appropriate box below:
| Agenda No. |
Nature & Description of Resolution | of No. ordinary shares for which vote is cast |
I/We $assert$ the to Resolution(s) (FOR) |
I/We assent to the Resolution(s) (AGAINST) |
|---|---|---|---|---|
| Special Business | ||||
| INCREASE IN AUTHORISED CAPITAL |
||||
| 2. | INVESTMENT EOUITY IN FOODS ULTIMATE WHOLE (PRIVATE) LMITED |
NOTES:
Dully filled postal ballot should be sent to the Chairman of CHASHMA SUGAR MILLS LIMITED at Company's address i.e., Kings Arcade, 20-A Markaz F-7, Islamabad. or (Email: [email protected];).
-
- Copy of CNIC/ Passport No. (in case of foreigner) should be enclosed with the postal ballot form.
-
- Postal ballot forms should reach the Chairman within business hours by or before March 28, 2025. Any postal ballot received after this date, will not be considered for voting.
-
- Signature on postal ballot should match with signature on CNIC/ Passport No. (in case of foreigner).
-
- Incomplete, unsigned, incorrect, defaced, torn, mutilated, over written ballot paper will be rejected.
-
- This postal Poll paper is also available for download from the website of CHASHMA SUGAR MILLS LIMITED at https://www.chashmasugarmills.com. Shareholders may download the ballot paper from website or use the same ballot paper published in newspapers.
چشمہ شوگر ملز لمیٹڈ ۔
ڈاک کے ذریعے ووٹنگ کے لئے بیلٹ پیپر
31 مارچ 2025ء کو صبح 11:00 بجے کمپنی کے رجسٹرڈ آفس نوشہرہ روڈ مردان اور الیکٹرانک ذرائع سے منعقد ہونے والے ایکسٹرا آرڈینری
جنرل میٹنگ میں خصوصی کاروبار کے لئے۔
چیئر مین کا نامزد ای میل ایڈریس جس پر مناسب طریقے سے بھر ا ہوا بیلٹ پیپر بھیجا جاسکتا ہے:
| شيئر بولڈر / جواننٹ شيئر بولڈر کا نام |
|---|
| رجسٹرڈ ایڈریس: |
| فولیو / سی ڈی سی شراکت دار / سرمایہ کار آنی ڈی کے ساتھ ذیلی اكاولتْ لمبر. |
| حصص کی تعداد |
| شناختی کارڈ / پاسپورٹ نمبر (غیر ملکیوں کے معاملے میں) (کاپی منسلک کی جانے گی) |
| اضافی معلومات اور انکلوڑرز (باڈی کارپوریٹ، کارپوریشن اور وفاقی حکومت کے نمائندے کی صورت میں) |
| مجاز دستخط كننده كا نام: |
| شناختی کارڈ / پاسپورٹ نمبر مجاز دستخط کنندہ کے (غیر ملکی کے معاملے میں) ۔ (کاپی منسلک کی جانے گی) |
ہم مندرجہ ذیل قراردادوں کے سلسلے میں پوسٹل بیلٹ کے ذریعے اپنا ووٹ استعمال کرتے ہیں اور مندرجہ ذیل قرارداد پر اپنی رضامندی یا اختلاف کا اظہار کرتے ہیں ⊡اور مندرجہ ذیل مناسب باکس میں ٹک () کا نشان لگاتے ہیں:
| حيى/ ا ہم قرارداد سے اتفاق خلاف) |
ىبىن $\mu$ سربييں |
ہم فرارداد میں/ زايف . منظوری ببيں |
قرار داد کی نوعیت اور تفصیل | ايجنڈا نمبر۔ |
|---|---|---|---|---|
| خصوصي كاروبار مجاز سرمائے میں اضافہ |
||||
| الثيميث بول فوثز ای ڈی میں ای کوئٹی سرمایہ کاری |
نوٿ:
مکمل بھرا ہوا پوسٹل بیلٹ چشمہ شوگر ملز لمبیٹڈ کے چیئرمین کو کمپنی کے پتے یعنی کنگز آرکیڈ، 20 اے مرکز ایف 7، اسلام آباد یا (ای میل: [email protected];) پر بھیجا جانے۔
-
- ۔ شناختی کارڈ/ پاسپورٹ نمبر کی کاپی (غیر ملکی کی صورت میں) پوسٹل بیلٹ فارم کے ساتھ منسلک ہونا چاہئے۔
- پوسٹل بیلٹ فارم 28 مارچ 2025 تک یا اس سے پہلے کاروباری اوقات میں جیئرمین تک پہنچنا چاہئے۔ اس تاریخ کے بعد موصول ہونے والے $.2$ کسی بھی پوسٹل بیلٹ کو ووٹنگ کے لئے غور نہیں کیا جائے گا۔
- پوسٹل بیلٹ پر دستخط شناختی کارڈ / پاسپورٹ نمبر پر دستخط کے ساتھ میچ ہونا چاہئے۔ (غیر ملکیوں کے معاملے میں) $.3$
- $.4$ نامکمل، غیر دستخط شدہ، غلط، مسخ شدہ، ٹوٹے پھوٹے، مسخ شدہ، تحریری بیلٹ پیپر کو مسترد کردیا جائے گا۔
یه پوسٹل پول پیپر https://www.chashmasugarmills.com میں چشمه شوگر ملز لمیٹڈ کی ویب سائٹ سے ڈاؤن لوڈ کے لئے بھی .5 دستیاب ہے/tttps://www.chashmasugarmills.comـ شیئر ہولڈرز ویب سائٹ سے بیلٹ پیپر ڈاؤن لوڈ کرسکتے ہیں یا اخبارات میں شائع ہو نے والے اسی بیلٹ پیر کا استعمال کرسکتے ہیں۔
CHASHMA SUGAR MILLS LIMITED
Nowshera Road, Mardan.
PROXY FORM
| I/We | ||||
|---|---|---|---|---|
| Chashma Sugar Mills Limited and holding ordinary shares as per share register Folio/CDC | ||||
| Account No | ||||
| of | ||||
| failing him / her Mr. / Mrs | ||||
| CDC Accounts No | ||||
| for me/us and on my/our behalf at the Annual General Meeting of the Company to be held on | ||||
| March 31, 2025 and at any adjournment thereof. |
| Revenue Stamp Signature(Rs. 5.00) |
Signature of Shareholder (The signature should agree with the specimen registered with the Company) |
|
|---|---|---|
| Dated this day of 2025. | Signature of Proxy ______ | |
| 1. | Witness: | 2. Witness: |
| Name: 1000000000000000000000000000000000000 | Name: 2008 2010 2022 2023 2024 2022 2022 2023 2024 2022 2022 | |
| Signature: ______ | Signature: Contact Communication | |
| Address: 100000000000000000000000000000000000 | Address: No. 1996. Address: No. 1997. In the Second Line of the Second Line of the Second Line of the Second Line of the Second Line of the Second Line of the Second Line of the Second Line of the Second Line of the Second | |
| CNIC No: CNIC No: | CNIC No: _____ | |
Note: Proxies, in order to be effective, must reach the Company's Registered Office not less than 48 hours before the time for holding the meeting and must be duly stamped, signed and witnessed.
CDC Shareholders and their Proxies are each requested to attached an attested photocopy of their CNIC or Passport with the proxy form before submission to the Company.
چشمەشۇگرىلزىمىد نوشره روڈ مردان ئمائىدگى كافارم (پراكسى فارم)
کا کی مسیح میں کی چشمہ شرکر الز کمینیڈ اور بذرایہ جھس رجس کے ٿيرا ہم ـــــ حال ــــــــــــــــــــــــــــــ فوليۇنبىراسى ۋېسى اڭا دىن قبېر ___ فولينبرا ی ڈی ی اکا دَنٺ نمبر $516$ __ پابصورت دیگر کپنی کےاوررکن ___ پایا سپورٹ قمبر _____ شاخى كاردنس فسيستنسخ والمستنب $516$ فوليۇنبىرا ىۋى كاكا دىنەنمېر یا یا سپورٹ نمبر ____________________________________ شاخى كاردنمبر فسيستستست میں ،جو بتاریخ 31 مارچ 2025، منعقدہور ہاہے، پاکسی بھی ملتوی شدہ اجلاس میں حاضری اورحق رائے دہی کے استعمال کیلیے ابنائما تندہ (براسی) مقرر کر تا کرتے ہیں۔ حصص دارکے دستخط يانچ روپے کی ریونیو بنامپ (وتخط كينى مي رجم ونسوف مطابقت ركضة مون حاب) فمائنده كے دستخط: يتاردغ 2025 - مجينہ 2. گواہ 1. گواہ وعزلما دستخطأ نام: نام: $\sim$ $\ddot{z}$ شاخى كارؤنبر: شاختي كارۋنمبر:
توبي:
نمائندگی فارم(پراکسی فارم) کمپنی کے پاس کمپنی کے رجسڑ ڈپتہ نوشہرہ روڈ مردان پراجلاس کے وقت سے کم از کم48 تھنٹے پہلے موصول ہوجانا جا ہے ، بصورت ويكريد فارم موثر تصور ميس كياجات كا-
ی ڈی پی حصص یافتگان اوراکے ٹمائندول (پراکس) سے درخواست ہے کہ (پراکسی فارم) کمپنی کوجیح کروانے سے پہلے اس کے ساتھاپنے شاختى كارؤيا ياسپورٹ كى تصديق شده كاني لف كريں۔ www.jamapunji.pk
Key features:
- Ga Licensed Entities Verification
- m Scam meter*
- a Jamapunji games*
- Fax credit calculator*
- ※ Company Verification
- R Insurance & Investment Checklist
- h? FAOs Answered
Contract
www.jamapunji.pk
Learn about investing at
Be aware, Be alert,
- 4 Stock trading simulator
(based on live feed from KSE) - Ell Knowledge center
Be safe
- El Risk profiler*
- Financial calculator
- Subscription to Alerts (event
notifications, corporate and
regulatory actions) - Jamapunji application for
mobile device $\Box$ - ED Online Quizzes
Jamapunji.pk
@jamapunji_pk
*Mobile apps are also available for download for android and ios devices
BOOK POST PRINTED MATTER UNDER POSTAL CERTIFICATE
If undelivered please return to: CHASHMA SUGAR MILLS LIMITED KING'S ARCADE, 20-A, MARKAZ F-7, ISLAMABAD - PAKISTAN TEL: 051-2650805-7