bpost SA/NV — Proxy Solicitation & Information Statement 2026

Apr 10, 2026

bpost

Naamloze vennootschap van publiek recht

Anspachlaan 1 bus 1, 1000 Brussel

Ondernemingsnr. 214.596.464 (RPR Brussel – Franstalige afdeling)

(de "Vennootschap")

OPROEPING TOT DE GEWONE ALGEMENE VERGADERING VAN AANDEELHOUDERS VAN 13 MEI 2026 OM 10.00 UUR (BELGISCHE TIJD)

De Raad van Bestuur van de Vennootschap nodigt hierbij haar aandeelhouders uit om de Gewone Algemene Vergadering van aandeelhouders van de Vennootschap (de "Vergadering") bij te wonen, die op woensdag 13 mei 2026 om 10.00 uur (Belgische tijd) op de zetel van de Vennootschap, Anspachlaan 1, 1000 Brussel (België), zal worden gehouden.

Een plan van de locatie van de zetel is beschikbaar op de website van de Vennootschap. Personen die de Vergadering bijwonen, worden verzocht om aanwezig te zijn om 9.00 uur (Belgische tijd) om de toelatingsformaliteiten te vervullen.

Aandeelhouders kunnen er ook voor kiezen om bij volmacht deel te nemen of vooraf te stemmen per brief (zie verderop in deze oproeping voor meer informatie).

De agenda en de voorstellen tot besluit, die, indien nodig, aangevuld en/of gewijzigd kunnen worden tijdens de Vergadering door de Raad van Bestuur, zijn als volgt:

1. Jaarverslag van de Raad van Bestuur over het boekjaar afgesloten op 31 december 2025.
   Dit agendapunt vereist geen besluit van de Algemene Vergadering van aandeelhouders.

2. Verslag van het College van Commissarissen over het boekjaar afgesloten op 31 december 2025.
   Dit agendapunt vereist geen besluit van de Algemene Vergadering van aandeelhouders.

3. Voorstelling van de geconsolideerde jaarrekening van de groep per 31 december 2025, het jaarverslag van de Raad van Bestuur, inclusief de geconsolideerde duurzaamheidsrapportering, de verslagen van het College van Commissarissen, inclusief de assurance van de geconsolideerde duurzaamheidsrapportering.
   Dit agendapunt vereist geen besluit van de Algemene Vergadering van aandeelhouders.

4. Goedkeuring van de enkelvoudige jaarrekening van de Vennootschap per 31 december 2025, met inbegrip van de bestemming van het resultaat.
   Voorstel tot besluit: de Algemene Vergadering van aandeelhouders besluit om de enkelvoudige jaarrekening van de Vennootschap met betrekking tot het boekjaar afgesloten op 31 december 2025 goed te keuren, met inbegrip van de bestemming van het daarin uitgedrukte resultaat.

---

1. Adviserende stem over het remuneratieverslag over het boekjaar afgesloten op 31 december 2025.

Voorstel tot besluit: de Algemene Vergadering van aandeelhouders besluit om het remuneratieverslag over het boekjaar afgesloten op 31 december 2025 goed te keuren.

1. Kwijting aan de bestuurders.

Voorstel tot besluit: de Algemene Vergadering van aandeelhouders besluit om kwijting te verlenen aan de bestuurders voor de uitoefening van hun mandaat tijdens het boekjaar afgesloten op 31 december 2025.

1. Kwijting aan de commissarissen.

Voorstel tot besluit: de Algemene Vergadering van aandeelhouders besluit om kwijting te verlenen aan de commissarissen voor de uitoefening van hun mandaat tijdens het boekjaar afgesloten op 31 december 2025.

1. Bestuurders – Benoemingen.

Aan het einde van deze Algemene Vergadering van aandeelhouders vervallen de mandaten van David Cunningham en Michael Stone als onafhankelijke bestuurders.

Op aanbeveling van het Bezoldigings- en Benoemingscomité stelt de Raad van Bestuur unaniem voor om (i) Helena Jansson te benoemen als onafhankelijk bestuurder voor een termijn van vier jaar en (ii) Xavier Garijo te benoemen als onafhankelijk bestuurder voor een termijn van vier jaar. Uit de informatie ter beschikking gesteld aan de Vennootschap blijkt dat deze kandidaten voldoen aan de algemene onafhankelijkheidscriteria bepaald in artikel 7:87 van het Belgische Wetboek van vennootschappen en verenigingen en aan de specifieke onafhankelijkheidscriteria bepaald in artikel 3.5 van de Belgische Corporate Governance Code 2020. De Raad van Bestuur bevestigt dat hij geen indicatie heeft van enig element dat hun onafhankelijkheid in de zin van artikel 7:87 van het Belgische Wetboek van vennootschappen en verenigingen in twijfel zou kunnen trekken.

De Raad van Bestuur beveelt, op aanbeveling van het Bezoldigings- en Benoemingscomité, aan om voor de voorgestelde besluiten te stemmen.

De curricula vitae en, indien van toepassing, andere informatie over de voorgestelde leden van de Raad van Bestuur zijn beschikbaar op de website van de Vennootschap:
https://bnode.com/nl/investeerders/governance/algemene-vergaderingen-van-aandeelhouders.

De Raad van Bestuur stelt voor om het mandaat van de bestuurders te vergoeden in overeenstemming met het Bezoldigingsbeleid goedgekeurd door de Algemene Vergadering van aandeelhouders op 23 november 2023 (zoals publiek beschikbaar op https://bnode.com/nl/wie-we-zijn/statuten-en-charters).

Voorstellen tot besluit:

8.1. De Algemene Vergadering van aandeelhouders benoemt Helena Jansson als onafhankelijk bestuurder voor een termijn van vier jaar tot de sluiting van de jaarlijkse Algemene Vergadering van aandeelhouders van 2030. De Algemene Vergadering van aandeelhouders besluit dat haar mandaat zal worden vergoed overeenkomstig het Bezoldigingsbeleid.

8.2. De Algemene Vergadering van aandeelhouders benoemt Xavier Garijo als onafhankelijk bestuurder voor een termijn van vier jaar tot de sluiting van de jaarlijkse Algemene Vergadering van aandeelhouders van 2030. De Algemene Vergadering van aandeelhouders besluit dat zijn mandaat zal worden vergoed overeenkomstig het Bezoldigingsbeleid.

---

1. Toepassing van artikel 7:151 van het Belgische Wetboek van vennootschappen en verenigingen.

Voorstel tot besluit:

De Algemene Vergadering van aandeelhouders besluit, overeenkomstig artikel 7:151 van het Belgische Wetboek van vennootschappen en verenigingen, om de volgende bepalingen inzake controlewijziging goed te keuren en, voor zover vereist, te bekrachtigen:

• voorwaarde 5(c) (Terugbetaling naar keuze van Obligatiehouders bij een Controlewijziging) van de algemene voorwaarden van de EUR 750 miljoen 3,479 procent vastrentende obligaties met vervaldatum 19 juni 2032 (ISIN BE0390226927);
• elke andere bepaling van de bovenvermelde algemene voorwaarden die rechten toekent aan derden in de zin van artikel 7:151 van het Belgische Wetboek van vennootschappen en verenigingen; en
• clausule 22.2, §8 van de cash pooling overeenkomst met Bank Mendes Gans.

De Algemene Vergadering van aandeelhouders besluit verder om een bijzondere volmacht te verlenen aan Ross Hurwitz en Hélène Mespouille, elk individueel handelend en met recht van indeplaatsstelling, om de Vennootschap te vertegenwoordigen met het oog op (i) de neerleggingsformaliteiten die vervuld moeten worden overeenkomstig artikel 7:151 van het Belgische Wetboek van vennootschappen en verenigingen en (ii) de daaruit voortvloeiende bekendmaking van het onderwerp van deze besluiten in de Bijlagen tot het Belgisch Staatsblad overeenkomstig de bepalingen van het Belgische Wetboek van vennootschappen en verenigingen. Elk van de gevolmachtigden is in dit opzicht gemachtigd om alle acties te ondernemen die nodig of nuttig zijn om aan de formaliteiten in verband met de hogervermelde neerleggingsvereiste en de daaruit voortvloeiende bekendmaking te voldoen.

1. Volmacht.

Voorstel tot besluit: de Algemene Vergadering van aandeelhouders besluit om een bijzondere volmacht toe te kennen aan Ross Hurwitz en Hélène Mespouille, om, elk individueel handelend en met recht van indeplaatsstelling en sub-delegatie, de Vennootschap te vertegenwoordigen met het oog op de vereiste neerleggings- en bekendmakingsformaliteiten voortvloeiend uit bovenvermelde besluiten. Elk van de gevolmachtigden is in dit opzicht gemachtigd om alle acties te ondernemen die nodig of nuttig zijn om aan de formaliteiten in verband met de hogervermelde neerleggingsvereiste en de daaruit voortvloeiende bekendmaking te voldoen.

---

Informatie voor de aandeelhouders

1. Vragen over de agendapunten

Aandeelhouders worden verzocht om hun vragen met betrekking tot de agendapunten schriftelijk vóór de Vergadering over te maken. Deze vragen moeten uiterlijk op donderdag 7 mei 2026 toekomen bij de Vennootschap, zij het per brief (gericht aan de zetel, Anspachlaan 1 bus 1, 1000 Brussel, t.a.v. Antoine Lebecq) of per e-mail (GeneralMeeting@bpost.be).

Bovendien zullen de aandeelhouders die in persoon deelnemen, ook de mogelijkheid hebben om tijdens de Vergadering vragen te stellen die verband houden met de agendapunten.

Vragen die op een geldige manier aan de Vennootschap zijn gericht, zullen tijdens de Vergadering worden beantwoord. Vragen die worden overgemaakt door een aandeelhouder, zullen slechts in aanmerking worden genomen indien deze heeft voldaan aan alle toelatingsformaliteiten zoals beschreven in Punt 3 hieronder.

2. Wijziging van de agenda

Aandeelhouders die individueel of gezamenlijk minstens 3% van het kapitaal van de Vennootschap bezitten, kunnen tot uiterlijk dinsdag 21 april 2026 nieuwe onderwerpen op de agenda laten plaatsen of voorstellen tot besluit indienen (met betrekking tot in de agenda opgenomen of daarin op te nemen onderwerpen) (artikel 7:130 van het Belgische Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen).

Dergelijk verzoek zal slechts geldig zijn indien het, wanneer het schriftelijk bij de Vennootschap wordt ingediend, vergezeld is van een relevant document dat het bezit aantoont van het hierboven vermelde aandelenbezit (d.i. voor aandelen op naam, een certificaat waaruit blijkt dat de desbetreffende aandelen zijn ingeschreven in het aandelenregister van de Vennootschap; voor gedematerialiseerde aandelen, een door een erkende rekeninghouder of een centrale effectenbewaarinstelling opgesteld attest waaruit blijkt dat de aandelen op een of meer rekeningen zijn ingeschreven).

Het verzoek, met daarin de tekst van de nieuwe agendapunten of de nieuwe voorstellen tot besluit, door de verzoekende aandeelhouder(s) ondertekend, dient bij de Vennootschap toe te komen uiterlijk op dinsdag 21 april 2026, per brief (gericht aan de zetel, Anspachlaan 1 bus 1, 1000 Brussel, t.a.v. Antoine Lebecq) of per e-mail (naar GeneralMeeting@bpost.be). De Vennootschap zal binnen 48 uur na de ontvangst, deze ontvangst bevestigen op het door de aandeelhouder(s) opgegeven adres.

In voorkomend geval zal de Vennootschap ten laatste op dinsdag 28 april 2026 een gewijzigde agenda bekendmaken, en een aangepast volmachtformulier en een aangepast formulier voor het stemmen per brief ter beschikking stellen op haar website (https://bnode.com/nl/investeerders/governance/algemene-vergaderingen-van-aandeelhouders). Volmachten die de Vennootschap ontvangen heeft vóór de bekendmaking van de gewijzigde agenda, blijven geldig voor de reeds in de agenda opgenomen onderwerpen.

Onderwerpen of voorstellen tot besluit die door één of meer aandeelhouders werden ingediend, zullen enkel worden behandeld door de Vergadering indien alle toelatingsformaliteiten zoals beschreven in Punt 3 hieronder door de betrokken aandeelhouder(s) werden nageleefd.

3. Toelatingsformaliteiten

Het recht van een aandeelhouder om deel te nemen en om te stemmen op de Vergadering is onderworpen aan de vervulling van alle hieronder beschreven formaliteiten:

3.1. Registratie. De registratie van de eigendom van de aandelen op naam van de aandeelhouder op woensdag 29 april 2026 (24.00 uur - Belgische tijd) (de "Registratiedatum"), op de volgende

---

wijze:

• voor gedematerialiseerde aandelen, door de inschrijving ervan op naam van de aandeelhouder in de rekeningen van een erkende rekeninghouder of van een centrale effectenbewaarinstelling; of
• voor aandelen op naam, door de inschrijving ervan op naam van de aandeelhouder in het aandelenregister van de Vennootschap (die inschrijving zal onmiddellijk door de Vennootschap worden gecontroleerd).

3.2. Kennisgeving. De kennisgeving door de aandeelhouder van zijn/haar voornemen om aan de Vergadering deel te nemen, op de volgende wijze:

• voor gedematerialiseerde aandelen, de neerlegging van het attest dat werd afgeleverd door een erkende rekeninghouder of een centrale effectenbewaarinstelling waaruit blijkt hoeveel gedematerialiseerde aandelen de aandeelhouder bezit op de Registratiedatum en waarvoor hij/zij heeft aangegeven te willen deelnemen aan de Vergadering. Aandeelhouders worden verzocht hun financiële instelling te vragen om dit attest rechtstreeks per e-mail te bezorgen aan Euroclear Belgium (ebe.issuer@euroclear.com), uiterlijk op donderdag 7 mei 2026 om 16.00 uur (Belgische tijd); en
• voor aandelen op naam,

(i) de neerlegging van het door de aandeelhouder ondertekend papieren formulier (beschikbaar in de individuele oproeping), waarmee hij zijn/haar intentie te kennen geeft om aan de Vergadering deel te nemen, alsook het aantal aandelen waarmee hij/zij aan de Vergadering wenst deel te nemen (in welk geval het naar behoren ingevulde formulier ten laatste op donderdag 7 mei 2026 om 16.00 uur (Belgische tijd) per e-mail bij Euroclear Belgium (ebe.issuer@euroclear.com) moet toekomen), of
(ii) de neerlegging van een naar behoren ingevuld, gedateerd en ondertekend volmachtformulier of formulier om te stemmen per brief overeenkomstig de formaliteiten beschreven hieronder.

Alleen de personen die op de Registratiedatum aandeelhouder zijn van de Vennootschap, zijn gerechtigd deel te nemen aan en te stemmen op de Vergadering.

1. Uitoefening van stemrechten

Aandeelhouders die hun deelname geldig hebben gemeld in overeenstemming met Punt 3 hierboven, mogen stemmen op de Vergadering.

4.1. STEMMING OP VOORHAND PER BRIEF

Aandeelhouders kunnen op voorhand stemmen per brief door middel van het formulier dat de Vennootschap ter beschikking heeft gesteld op https://bnode.com/nl/investeerders/governance/algemene-vergaderingen-van-aandeelhouders. Dit naar behoren ingevulde, gedateerde en ondertekende formulier moet uiterlijk op donderdag 7 mei 2026 om 16.00 uur (Belgische tijd) per e-mail bij Euroclear Belgium (ebe.issuer@euroclear.com) toekomen.

4.2. AANDEELHOUDERS DIE BIJ VOLMACHT DEELNEMEN

Aandeelhouders kunnen zich op de Vergadering laten vertegenwoordigen door een volmachtdrager. De volmachtdrager moet worden aangeduid door middel van het volmachtformulier dat de Vennootschap ter beschikking heeft gesteld op https://bnode.com/nl/investeerders/governance/algemene-vergaderingen-van-aandeelhouders.

---

Het naar behoren ingevulde, gedateerde en ondertekende originele volmachtformulier moet uiterlijk op donderdag 7 mei 2026 om 16.00 uur (Belgische tijd) per e-mail bij Euroclear Belgium (ebe.issuer@euroclear.com) toekomen. Als niet aan deze vereisten is voldaan, dan zal dat ertoe leiden dat de Vennootschap de bevoegdheden van de volmachtdrager niet erkent.

4.3. AANDEELHOUDERS DIE IN PERSOON DEELNEMEN

Aandeelhouders die in persoon aan de Vergadering willen deelnemen, moeten de hierboven vermelde toelatingsvoorwaarden vervullen. De Vennootschap kan verder communiceren over deelname aan de Vergadering op haar website (https://bnode.com/nl/investeerders/governance/algemene-vergaderingen-van-aandeelhouders).

4.4. IDENTIFICATIE EN VERTEGENWOORDIGINGSBEVOEGDHEID

Om aan de Vergadering deel te nemen moeten de aandeelhouders en volmachtdragers ten laatste onmiddellijk vóór de aanvang van de Vergadering hun identiteit bewijzen en moeten de vertegenwoordigers van rechtspersonen documenten overhandigen waaruit hun identiteit en hun vertegenwoordigingsbevoegdheid blijkt. Bij gebreke hiervan kan de deelneming aan de Vergadering worden geweigerd.

5. Beschikbaarheid van de documenten

De documenten die aan de Vergadering zullen worden voorgelegd, alsook de agenda, het volmachtformulier, het formulier om te stemmen per brief en alle informatie die krachtens de wet ter beschikking van de aandeelhouders moet worden gesteld, kunnen worden geraadpleegd op de website van de Vennootschap (https://bnode.com/nl/investeerders/governance/algemene-vergaderingen-van-aandeelhouders). De aandeelhouders kunnen ook kosteloos een kopie van deze documenten verkrijgen op de zetel van de Vennootschap (Anspachlaan 1 bus 1, 1000 Brussel), op werkdagen en tijdens de normale kantooruren of door ze via e-mail aan te vragen.

6. Gegevensbescherming

De Vennootschap is de verwerkingsverantwoordelijke van uw persoonsgegevens en is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens die zij ontvangt van, of verzamelt over, aandeelhouders en volmachtdragers in het kader van de Vergadering.

De verwerking van deze gegevens zal worden uitgevoerd ten behoeve van de organisatie en het verloop van de Vergadering. De Vennootschap verwerkt de gegevens op basis van (i) de wettelijke verplichtingen van de Vennootschap (het Belgische Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen, wettelijke boekhoudkundige verplichtingen, antiwitwaswetgeving, enz.) of (ii) de gerechtvaardigde belangen van de Vennootschap, zoals fraudepreventie of om de Vennootschap in staat te stellen de Vergadering effectief te organiseren en uit te voeren.

De gegevens omvatten onder meer identificatiegegevens, het aantal en het type aandelen uitgegeven door de Vennootschap, volmachten en steminstructies. Persoonsgegevens van aandeelhouders en volmachtdragers zullen niet langer worden verwerkt dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor zij werden verzameld, zoals hierboven vermeld. Bijgevolg zullen de gegevens worden verwijderd na een periode van een jaar.

Deze gegevens kunnen ook worden overgedragen aan derden (e.g. ICT-dienstverleners) die diensten verlenen aan de Vennootschap in verband met de organisatie en het verloop van de Vergadering. Betrokkenen hebben het recht op toegang tot, rectificatie of wissing van hun persoonsgegevens, om beperking van de verwerking te verzoeken of bezwaar te maken tegen een dergelijke verwerking, om hun persoonsgegevens te ontvangen in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat (gegevensoverdraagbaarheid), om hun toestemming te allen tijde in te trekken wanneer de verwerking op toestemming is gebaseerd, en om een klacht in te dienen bij de bevoegde gegevensbeschermingsautoriteit

---

(https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/burger). Voor vragen, klachten of de uitoefening van uw rechten kunt u contact opnemen met de Data Protection Officer van de Venootschap:

• online via het daartoe bestemde webformulier (beschikbaar op https://www.bpost.be/nl/formulieren/persoonlijkegegevens/step1); of
• per brief (gericht aan de zetel, Anspachlaan 1 bus 1, 1000 Brussel, t.a.v. Data Protection Office).

De Vennootschap kan tijdens de Vergadering foto's en filmopnamen maken om de Vennootschap te promoten en toekomstige evenementen te ondersteunen, indien u hiervoor uw toestemming hebt gegeven, maar uitsluitend met het oog op het tonen van de algemene sfeer van de Vergadering te tonen. Deze beelden en opnames kunnen worden gebruikt op de website van de Vennootschap of op sociale media, indien u hiervoor uw toestemming hebt gegeven.

7. Mededelingen aan de Vennootschap

Aandeelhouders die meer informatie wensen over de praktische modaliteiten van de Vergadering, kunnen contact opnemen met de Vennootschap.

Beleggers

Website: https://bnode.com/nl/investeerders

Antoine Lebecq

T. +32 2 276 29 85

E-mail: GeneralMeeting@bpost.be

Pers

Website: https://press.bnode.com/

Veerle Van Mierlo

T. +32 472 92 02 29

E-Mail: press.relations@bnode.com

Brussel, 10 april 2026,

Voor de Raad van Bestuur van de Vennootschap

Françoise Roels, Voorzitster