Beijing eGOVA Co., Ltd — Audit Report / Information 2011

Apr 10, 2012

招商证券股份有限公司

关于北京数字政通科技股份有限公司

《2011 年度内部控制的自我评价报告》的核查意见

招商证券股份有限公司（以下简称“保荐机构”、“招商证券”）作为北京数 字政通科技股份有限公司（简称“公司”、“数字政通”）首次公开发行股票并在 创业板上市的保荐机构，根据《证券发行上市保荐业务管理办法》、《深圳证券交 易所创业板股票上市规则》以及《深圳证券交易所创业板上市公司规范运作指引》 等法规和规范性文件的要求，对数字政通2011年度内部控制情况进行了核查，具体 情况如下：

一、数字政通内部控制情况

（一）控制环境

1、对诚信和道德价值观念的沟通与落实

诚信和道德价值观念是控制环境的重要组成部分，影响到公司重要业务流程的 设计和运行。公司一贯重视这方面氛围的营造和保持，建立了《员工行为规范》、 《员工工作手册》等一系列的内部规范，并通过严厉的处罚制度和高层管理人员的 身体力行将这些多渠道、全方位地得到有效地落实。

2、对胜任能力的重视

公司管理层高度重视特定工作岗位所需的用途能力水平的设定，以及对达到该 水平所必需的知识和能力的要求。（描述公司员工学历、技术职称的情况）。公司 还根据实际工作的需要，针对不同岗位展开多种形式的后期培训教育，使员工们都 能胜任目前所处的工作岗位。

3、治理层的参与程度

公司治理层的职责在公司的章程和政策中已经予以了明确规定。治理层通过其 自身的活动并在审计委员会的支持下，监督公司会计政策以及内部、外部的审计工 作和结果。治理层的职责还包括了监督用于复核内部控制有效性的政策和程序设计 是否合理，执行是否有效。

4、管理层的理念和经营风格

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公司的经营宗旨为：求创新协作进取，重诚信政通人和。

公司的经营理念为：以经验为基础、以技术为核心、以服务为根本，紧随用户 需求和科技进步，推进行业延伸和功能拓展。

（二）组织机构

按照《公司章程》的规定，公司高级管理人员即总裁、常务副总裁、副总裁、财 务负责人、董事会秘书等由董事会聘任和解聘。总裁是公司管理层的负责人，在大 额资金借贷和现金支付、项目合同的签订等方面，由董事会授权总裁在一定限额内 做出决定。常务副总裁、副总裁由总裁提请董事会聘任或解聘，并在总裁的领导下 负责处理分管的工作。

公司监事会作为监督机构，对公司高管人员的经营行为能够实施有效的监督，有 效地预防了高管人员的舞弊行为的出现。公司总部定期派专人去控股子公司、分公 司的财务情况进行检查，确保了财务制度的有效执行。

公司建立的管理架框体系包括总裁办公室、数字城管事业部、规划与国土事业部、 移动测量技术与应用事业部、企管部、市场部、商务部、证券投资部、财务部、内 审部、研发中心，并明确规定了各部门的主要职责，形成各司其职、各负其责、相 互配合、相互制约的内部控制体系，为公司组织经营、扩大规模、提高质量、增加 效益、确保安全等方面都发挥了至关重要的作用。

（三）控制制度

公司已制订《股东大会议事规则》、《董事会议事规则》、《监事会议事规则》、 《关联交易决策制度》、《内部审计制度》、《独立董事工作制度》、《对外投资 管理办法》、《募集资金管理制度》、《控股股东行为规范》、《累计投票制度实 施细则》、《信息披露管理制度》、《对外担保管理制度》、《总经理工作细则》、 《投资者关系管理制度》、《提名委员会工作细则》、《战略委员会工作细则》、 《薪酬考核委员会工作细则》、《审计委员会工作细则》、《董事会秘书工作细则》、 《重大信息内部保密制度》等内控制度。相关制度的制订、修订及实施使数字政通 的内部控制体系进一步完善，有效提高公司的治理水平。

报告期内，公司根据监管部门的最新要求和公司实际情况的变化，制定了《年 报信息披露重大差错责任追究制度》、《内幕信息知情人登记管理制度》、《董事、

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监事、高级管理人员持有本公司股票及其变动管理办法》、《规范与关联方资金往 来管理制度》、《股东大会网络投票实施细则》、《外部信息使用人管理制度》、 《独立董事及审计委员会年报工作规程》、《股票期权激励计划实施考核办法》等 内部控制制度，修订了《公司章程》等文件。通过一系列的制度建设工作搭建了公 司法人治理结构内控制度体系，从制度上明确了各管理层应履行的职责和义务，从 而为公司的规范运作提供了有力的制度保障。

（四）业务控制制度

1、基础管理方面

公司制定了各项管理制度，以规范日常经营活动。从内控环境、会计系统、控 制程序等方面建章立制、严格管理，初步建立起一套完整、严密、合理、有效的内 部控制制度。

2、采购供应管理方面

针对公司的经营特点和外购的物资品种，相应制定了研发物资和项目实施物资 采购供应管理制度等内控管理制度。对公司的物资采购、物资供应范围、品种、采 购的职责及工作程序等都作了明确的规定，既保证了公司物资供应不脱节，又节约 了采购成本。

3、项目管理方面

根据实际工作需要公司对项目控制采取年度、季度、月度、周项目实施计划组 织项目实施，及时收集相关信息根据项目开展情况及时调整计划，充分满足客户需 要。公司制定有产品研发和实施规程，并严格执行，对研发过程进行严格的方案评 审，严格控制研发条件，确保产品质量。到资产负债表日，公司将项目实施计划同 实际实施进度进行对比，由客户最终确定完工情况。

4、质量管理方面

在产品研发方面，公司各事业部均设有专门的测试团队，测试团队对本事业部 内的研发成果进行全面测试，从而保证公司产品可满足客户需求，达到较高质量水 平。

在项目实施方面，公司设立了商务部，由专人负责监督项目实施质量，保证了

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项目实施的质量，项目完工严格按照《验收大纲》及国家有关单位的项目验收制度 执行。

5、销售管理方面

公司本着集约化、统一化管理市场的原则，制定了《销售管理办法》。该办法 确定公司的市场管理由市场部组织实施，并明确具体工作内容为：目标分解及执行、 指导、协调；市场策划和管理；应收账款风险控制；市场服务及客户维护；市场信 息处理；客户的管理。销售业务人员按片区实行块块管理，根据销售额、市场潜力 和市场开发程度、货款回收情况分别制定不同的奖惩办法和激励措施，调动销售人 员的工作积极性和开拓性，保证公司产品的市场占有率的不断提高。

根据《合同法》等有关法律法规的规定，公司制定了《经济合同管理办法》， 对公司与其他主体签订的经济合同和技术合同，实行集中管理、统一审查、承办单 位全面负责履行的合同管理制度，加强了签订合同前的评审，规范了合同章的使用。 对合同代理人进行资格审查，统一培训，按年年审。

（五）资产管理控制制度

1、货币资金控制

（1）货币资金包括现金、银行存款和其他货币资金。

（2）建立了出纳岗位责任制，明确其职责权限，出纳人员不得兼任稽核、会计 档案保管和收入、支出、费用、债权债务账目的登记工作。

（3）对货币资金建立严格的授权批准制度，审批人在授权范围内进行审批，不 得超越权限，按照支付申请、支付审批、支付复核等程序办理货币资金支付业务。 （4）不得坐支现金，超过库存现金限额及时存入银行。

（5）每个工作日盘点现金，确保现金账面余额与实际库存相符，做到日清月结。

（6）公司指定专人定期核对银行账户，每月至少核对一次，编制银行存款余额 调节表，使银行存款账面余额与银行对账单相符。如发现调节不符，查明原因及时 处理。

• （7）公司加强银行预留印鉴的管理，财务专用章由专人保管，个人名章由授权

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人员保管，两者分开保管。按规定需要有关负责人签字或盖章的经济业务，严格履 行签字或盖章手续。

2、存货和付款控制

（1）存货包括研发设备、修理用备件、包装物、低值易耗品以及已投入项目但 尚未结转成本的人工投入。

（2）按照不相容职务分离以及相互牵制的控制要求，采购、验收、存储、付款 等各项职能分别由企管部、相关事业部、财务部不同人员分别完成。对于项目采购 由商务部负责，购货前需填写采购计划单；货物入库时，由事业部的技术人员先行 点验和检查，然后商务部签收，填写收货单，同时将一联收货单交财务部记账。出 库时，领用人员填制出货单，并将出货单交财务部记账。对于公司日常工作所需采 购由企管部负责，购货前需填写采购计划单；货物入库时，由企管部及财务部人员 点验检查，然后企管部签收，填写收货单，同时将一联收货单交财务部记账。出库 时，领用人员填写领用单，并将领用单交财务部记账。

（3）对存货核算实行永续盘存制，会计部门和采购部门定期核对，及时查明差 异原因。

（4）建立存货定期和不定期盘点制度，大宗物资按月进行盘点，其他存货按年 进行盘点，对存货盘盈盘亏数量，上报企管和财务部，按规定程序经批准后进行处 理。

（5）建立采购付款审批制度。采购部门采购物资要有完备的付款凭证，按照采 购计划和公司规定的付款期限，由采购部门经办人员、商务部主管/企管部主管审核， 分管的事业部领导、财务总监审批。特殊情况下，由公司总裁审批才能付款。

• 3、固定资产、在建工程、无形资产控制

• （1）固定资产包括房屋、研发设备、电子设备、运输工具及其他设备。

• （2）对固定资产购置实行授权批准制度，严格履行审批手续。

• （3）对固定资产的取得、记录、保管、使用、维修、处置等由专门部门和专人

• 负责。建立固定资产清查盘点制度，每年清查盘点一次。完善固定资产处置报废制 度，由使用部门提出报废申请，经鉴定，按规定程序审批后才能进行报废处理。

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• （4）建立了固定资产日常维护和定期检修的维护保养制度。

• （5）固定资产的折旧按照企业会计制度规定的折旧率计提。

• （6）建立在建工程的计划和预算管理制度。

• （7）建立了研发费用资本化制度。

（六）其他管理制度

• 1、对外投资管理制度

• （1）公司综合考虑效率和安全性，针对对外投资的决定权限，进行了明确的划

• 分；

（2）按照不相容职务相互分离控制的要求，投资业务的授权、执行、会计记录 以及投资资产的保管分别由不同部门不同人员完成。以货币资金投资的，坚持钱账 分管，出纳会计分管、审批与经办分管；以实物投资的，坚持账物分离、资产评估 作价与审批分管，一切物资的出入都必须办理严格的手续；

• （3）对收回投资所收到的资金和收益，要办理相应的手续并及时入账。 2、对外担保制度

• （1）公司对对外担保对象的资格进行严格规定，并要求审核对外担保对象的相

• 关文件，从而确定对外担保对象情况；

  • （2）针对不同的担保额度，公司股东大会以及董事会进行了明确的授权；

• （3）在对外担保事务中，该制度对对外担保管理工作进行了明确的规定，并对

• 发生损失后的责任追究进行了细化；

  • （4）如公司发生对外担保事项，明确了公司披露对外担保事项的义务。

  • 3、关联交易控制制度

• （1）对关联方进行了明确的界定，并说明对关联关系应当从关联人对公司进行

• 控制或影响的具体方式、途径及程度等方面进行实质判断；

（2）对关联交易的范围进行了明确的界定，并说明公司进行关联交易所必须坚 持的原则；

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（3）明确说明关联交易的决策程序，包括相关的回避措施、授权董事会的决策 权限、独立董事和外部财务顾问的工作等；

（4）明确公司发生关联交易后的信息披露工作及程序。

二、数字政通对内部控制的自我评价

公司管理层认为：公司于2011年12月31日在所有重大方面保持了按照财政部颁 布的《企业内部控制基本规范》的有关规范标准中与财务报表相关的有效的内部控 制。

三、保荐机构对数字政通《2011年度内部控制自我评价报告》的核查意见

在2011年度对数字政通的持续督导期间内，保荐机构招商证券主要通过以下方 式对数字政通内部控制的合规性和有效性进行了核查：（1）审阅数字政通的各项业 务制度及内部管理制度；（2）审阅数字政通三会会议通知、议案、决议、会议记录 等文件；（3）抽查会计账册，考察公司采购付款、研发费用支出等业务环节内控运 行情况；（4）与数字政通的董事、监事、高级管理人员、内部审计人员及会计师沟 通，了解其内控制度、各职能部门的设置及运行情况。

经核查，招商证券认为，数字政通的法人治理结构完善，股东大会、董事会、 监事会及其他内部控制机制运行有效，符合《企业内部控制基本规范》、《深圳证 券交易所上市公司内部控制指引》及《深圳证券交易所创业板上市公司规范运作指 引》等相关规范性文件的要求，数字政通在涉及经营管理的重大方面保持了有效的 内部控制，数字政通的《2011年度内部控制自我评价报告》基本反映了其内部控制 制度的建设及运行情况。

（此页无正文）

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（此页无正文，为《招商证券股份有限公司关于北京数字政通科技股份有限公司 《2011年度内部控制自我评价报告》的核查意见》之签署页）

保荐代表人：周晋峰、蔡玉洁

招商证券股份有限公司

2012 年 4 月 9 日

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