Beijing Advanced Digital Technology Co.,Ltd. — Audit Report / Information 2019

Apr 23, 2020

北京先进数通信息技术股份公司 2019 年度内部控制自评报告

北京先进数通信息技术股份公司2019年度

内部控制自评报告

北京先进数通信息技术股份公司全体股东：

根据《企业内部控制基本规范》及其配套指引的规定和其他内部控制监管要求（以下简 称企业内部控制规范体系），结合本公司（以下简称“公司”或“本公司”）内部控制制度和 评价办法，在内部控制日常监督和专项监督的基础上，我们对公司2019年12月31日（内部控 制评价报告基准日）的内部控制有效性进行了自我评价。

一、重要声明

按照企业内部控制规范体系的规定，建立健全和有效实施内部控制，评价其有效性，并 如实披露内部控制评价报告是公司董事会的责任。监事会对董事会建立和实施内部控制进行 监督。经理层负责组织领导企业内部控制的日常运行。公司董事会、监事会及董事、监事、 高级管理人员保证本报告内容不存在任何虚假记载、误导性陈述或重大遗漏，并对报告内容 的真实性、准确性和完整性承担个别及连带法律责任。

公司内部控制的目标是合理保证经营管理合法合规、资产安全、财务报告及相关信息真 实完整，提高经营效率和效果，促进实现发展战略。由于内部控制存在的固有局限性，故仅 能为实现上述目标提供合理保证。此外，由于情况的变化可能导致内部控制变得不恰当，或 对控制政策和程序遵循的程度降低，根据内部控制评价结果推测未来内部控制的有效性具有 一定的风险。

二、内部控制评价结论

根据公司财务报告内部控制重大缺陷的认定情况，于内部控制评价报告基准日，不存在 财务报告内部控制重大缺陷，董事会认为，公司已按照企业内部控制规范体系和相关规定的 要求在所有重大方面保持了有效的财务报告内部控制。

根据公司非财务报告内部控制重大缺陷认定情况，于内部控制评价报告基准日，公司未

==> picture [61 x 28] intentionally omitted <==

• 3 -

北京先进数通信息技术股份公司 2019 年度内部控制自评报告

发现非财务报告内部控制重大缺陷。

自内部控制评价报告基准日至内部控制评价报告发出日之间未发生影响内部控制有效性评价 结论的因素。

三、内部控制评价工作情况

（一）内部控制评价范围

公司按照风险导向原则确定纳入评价范围的主要单位、业务和事项以及高风险领域。纳 入评价范围的主要单位包括：本公司及控股子公司，纳入评价范围单位资产总额占公司合并 财务报表资产总额的100%，营业收入合计占公司合并财务报表营业收入总额的100%；

纳入评价范围的主要业务包括: IT 基础设施建设、软件解决方案和IT 运维服务；

纳入评价范围的主要事项包括: 采购和费用及付款控制、销售与收款控制、固定资产管 理控制、研发管理控制、财务管理与报告活动控制、对控股子公司的管理控制、关联交易的 控制以及重大投资的控制、募集资金存放与使用的监管；

重点关注的高风险领域主要包括：市场竞争风险、服务对象的行业及客户相对集中的风 险、核心技术人员流失的风险、公司全面信息安全风险、应急预案管理风险等。

上述纳入评价范围的单位、业务和事项以及高风险领域涵盖了公司经营管理的主要方面， 不存在重大遗漏。

（二)内部控制评价工作依据及内部控制缺陷认定标准

公司依据企业内部控制规范体系及证监会和财政部联合发布的《公开发行证券的公司信 息披露编报规则第21 号——年度内部控制评价报告的一般规定》和公司批准的《内部控制制 度》组织开展内部控制评价工作。

公司董事会根据企业内部控制规范体系对重大缺陷、重要缺陷和一般缺陷的认定要求， 结合公司规模、行业特征、风险偏好和风险承受度等因素，区分财务报告内部控制和非财务 报告内部控制，研究确定了适用于本公司的内部控制缺陷具体认定标准，并与以前年度保持 一致。公司确定的内部控制缺陷认定标准如下：

• 1.财务报告内部控制缺陷认定标准

• （1）公司确定的财务报告内部控制缺陷评价的定量标准如下：

定量标准以营业收入、资产总额作为衡量指标。如果该缺陷单独或连同其他缺陷可能导 致的财务报告错报金额小于营业收入的1%，则认定为一般缺陷；如果超过营业收入的1%但小

==> picture [61 x 28] intentionally omitted <==

• 4 -

北京先进数通信息技术股份公司 2019 年度内部控制自评报告

于2%，则认定为重要缺陷；如果超过营业收入的2%，则认定为重大缺陷；如果该缺陷单独或 连同其他缺陷可能导致的财务报告错报金额小于资产总额的1%，则认定为一般缺陷；如果超 过资产总额的1%但小于2%，则认定为重要缺陷；如果超过资产总额2%，则认定为重大缺陷； 一般缺陷为重大缺陷、重要缺陷以外的缺陷。

• （2）公司确定的财务报告内部控制缺陷评价的定性标准如下：

• ① 公司董事、监事和高级管理人员的舞弊行为；

• ② 公司更正已公布的财务报告；

• ③ 注册会计师发现的却未被公司内部控制识别的当期财务报告中的重大错报；

• ④ 审计委员会和审计部门对公司的对外财务报告和财务报告内部控制监督无效。

• （3）财务报告重要缺陷的迹象包括：

• ① 未依照公认会计准则选择和应用会计政策；

• ② 未建立反舞弊程序和控制措施；

• ③ 对于非常规或特殊交易的账务处理没有建立相应的控制机制或没有实施且没有相应

• 的补偿性控制；

④ 对于期末财务报告过程的控制存在一项或多项缺陷且不能合理保证编制的财务报表 达到真实、完整的目标。

• 2.非财务报告内部控制缺陷认定标准

• （1）公司确定的非财务报告内部控制缺陷评价的定量标准如下：

非财务报告内部控制缺陷评价的定量标准参照财务报告内部控制缺陷的定量标准执行。

（2）公司确定的非财务报告内部控制缺陷评价的定性标准如下：

非财务报告缺陷认定主要以缺陷对业务流程有效性的影响程度、发生的可能性作判定。 如果缺陷发生的可能性高，会严重降低工作效率或效果、或严重加大效果的不确定性、 或使之严重偏离预期目标为重大缺陷；

如果缺陷发生的可能性较高，会显著降低工作效率或效果、或显著加大效果的不确定性、 或使之显著偏离预期目标为重要缺陷；

如果缺陷发生的可能性较小，会降低工作效率或效果、或加大效果的不确定性、或使之 偏离预期目标为一般缺陷。

（三）公司内部控制基本情况

==> picture [61 x 28] intentionally omitted <==

• 5 -

北京先进数通信息技术股份公司 2019 年度内部控制自评报告

1、内部控制的目标

合理保证公司经营管理合法合规、资产安全、财务报告及相关信息真实、公允、准确、 完整，提高经营效率和效果，促进公司实现发展目标。

2、公司内部控制建立和实施的原则

• （1）全面性原则。内部控制贯穿了决策、执行和监督全过程，覆盖公司的各种业务、事

• 项和人员，任何个人都无超越内控制度的权力；

• （2）重要性原则。内部控制在全面控制的基础上，关注重要业务事项和高风险领域；

• （3）制衡性原则。内部控制在治理结构、机构设置及权责分配、业务流程等方面形成相

• 互制约、相互监督，同时兼顾运营效率；

• （4）适应性原则。内部控制与公司经营规模、业务范围、竞争状况和风险水平等相适应，

• 并随着情况的变化及时调整；

（5）成本效益原则。内部控制在权衡实施成本与预期效益时，以适当的成本实现有效控 制。

3、公司内部控制责任主体

公司董事会负责内部控制的建立健全和有效实施，监事会对董事会建立与实施内部控制 进行监督。董事会下设的审计委员会负责审查公司内部控制，监督内部控制的有效实施，进 行内部控制自我评价，协调内部控制审计及其他相关事宜等。公司经营层负责内部控制的贯 彻、执行，公司全体员工参与内部控制的具体实施。

（四）公司内部控制的建立与运行情况

1、内部环境

• （1）公司治理与组织架构

公司严格按照《公司法》、《证券法》、《上市公司治理准则》等法律法规的要求，建立和 完善法人治理结构，建立现代企业制度、规范公司运作，制定或修订了《公司章程》、《股东 大会议事规则》、《董事会议事规则》、《监事会议事规则》、《独立董事制度》等规章制度，制 定了重大事项的决策方法。完善的法人治理结构保障了公司规范、高效运作，符合中国证监 会有关法人治理结构的规范要求。公司治理的具体情况如下：

股东与股东大会：股东大会是公司最高权力机构。公司严格按照《公司章程》和《股东 大会议事规则》的要求召开股东大会，确保所有股东享有平等的地位并能充分行使相应的权

==> picture [61 x 28] intentionally omitted <==

• 6 -

北京先进数通信息技术股份公司 2019 年度内部控制自评报告

利。股东大会作出普通决议，由出席股东大会的股东(包括股东代理人)所持表决权的二分之 一以上通过；股东大会作出特别决议，由出席股东大会的股东(包括股东代理人)所持表决权 的三分之二以上通过，充分保护全体股东的权益。公司股东大会还聘请律师出席并进行见证， 运作规范。

董事和董事会：公司严格按照《公司法》和《公司章程》的有关规定选举产生董事，独 立董事占全体董事的三分之一，董事会的人员构成符合法律、法规和《公司章程》的要求。 公司董事会严格按照《公司章程》、《董事会议事规则》开展工作。

监事和监事会：公司严格按照《公司法》和《公司章程》的有关规定选举产生监事，监 事会的人员构成符合法律、法规和《公司章程》的要求。公司监事会按照法律法规和《公司 章程》的要求履行职责，强化对公司董事、高级管理人员和财务的监督职能，维护了公司和 全体股东的权益。

公司为有效地计划、协调和控制经营活动，已合理地确定了组织单位的形式和性质，并 贯彻不相容职务相分离的原则，合理划分了每个组织单位内部的责任权限，形成相互制衡机 制。公司组织架构如下：

==> picture [458 x 137] intentionally omitted <==

（2）内部审计机构设置

公司已按《创业板上市公司规范运作指引》的要求，为确保公司财产安全、保证公司利 益不受侵犯，设置公司审计部，制订了《数通内部审计制度》、《内审工作流程及内容》等内 审制度、规范。在董事会审计委员会的直接领导下依法独立开展内部审计、监督、检查工作， 行使审计职能，不受其他部门和个人的干涉，各相关部门对审计部的工作均必须进行支持和 配合。负责审查企业内部控制，监督内部控制的有效实施，协调内部控制审计及其他相关事 宜。负责公司各部门、各事业部的经营管理、财务、内控执行及募集资金等情况的内部审计，

==> picture [61 x 28] intentionally omitted <==

• 7 -

北京先进数通信息技术股份公司 2019 年度内部控制自评报告

并实行专项审计和定期审计相结合，对其经济效益的真实性、合理性、合法性、实施过程控 制做出合理评价，提出意见和建议，按照《内部审计工作流程》编制工作底稿和审计报告， 对 监督检查中发现的内部控制重大缺陷，直接向董事会及其审计委员会报告。

2019年审计部按年度工作计划开展工作，包括对定期财务报告进行审阅、募集资金存放 与使用及结项情况审计、固定资产管理审计、以及公司相关内控的检查和评价工作等，对存 在的问题已与相关负责人沟通并得到有效整改。

（3）企业文化

企业文化是企业建立和完善内部控制的重要基础，是企业的最大精神财富。本公司秉承 诚信为本、艰苦奋斗、荣辱与共的核心价值观，策略在先，谋定后动。凭着对金融客户需求 的深刻理解和客户关系的深厚积累、凭着稳定的核心团队和敬业创新的工作精神、凭着具有 独立知识产权的原创性的产品，公司发展并巩固了核心竞争能力。

（4）人力资源、行政管理

本公司制定和实施了有利于企业可持续发展的人力资源政策。包括：员工的聘用、培训、 辞退与辞职；员工的薪酬 、考核、培训、晋升与奖惩；员工请假、休假等规定；公司人才推 荐奖励制度等。

公司注重人才的选拔与培养，将职业道德修养和专业胜任能力作为选拔和聘用员工的重 要标准，提供公平的晋升机会。公司建立了全员年度考核制度，从业务知识、工作能力、工 作态度、学习能力、企业归属感等全方面多维度进行考评。正确评价员工一年中的工作情况， 在此基础上合理开发和使用员工的能力，发现问题、改进问题，实现激励，达到员工与企业 共赢的组织目标。

2019年公司修订了《公章、投标专用章管理细则》、《公司宿舍管理办法》，制定了《招聘 绩效管理办法》并保障了已颁布各项规章的有效实施。

2、风险评估

公司自成立以来，十分重视对风险的评估，公司有效的建立了风险的识别和评估过程， 关注引起风险的主要因素，能够准确识别与实现控制目标有关的内部风险和外部风险，并能 够对风险发生的可能性及其影响程度进行评估，确保风险分析结果的准确性，以保证公司的 可持续发展。

3、重点控制活动

公司的主要控制措施包括：不相容职务分离控制、授权审批控制、会计系统控制、财产

==> picture [61 x 28] intentionally omitted <==

• 8 -

北京先进数通信息技术股份公司 2019 年度内部控制自评报告

保护控制、内部审计监督等。公司将上述控制措施在下列主要业务活动中综合运用： （1）采购和费用及付款活动控制

为了规范采购、费用报销及付款活动，公司制定了《资金管理制度》、《资金预算管理办 法》、《付款审批管理规范》、《借款与费用报销管理制度》、《保证金管理规范》、《采购合同管 理制度》、《付款种类和流程规范》等相关管理制度，合理设置了采购与付款业务的机构和岗 位，建立和完善了采购与付款的控制程序,商务部采购人员以合同管理系统销售合同评审配置 和成本为标准，从原厂和总代等正规渠道采购，做到了比质比价采购，采购决策透明，并建 立了价格监督机制，本着节约成本，维护公司利益的原则，尽可能堵塞了采购环节的漏洞。 在采购付款环节，公司对应付账款和预付账款的支付，必须在合同管理系统提起相应付款申 请，经相关领导逐级审批通过后，才能办理付款。为了保证对付款计划的有序开展，商务部 每月做货款预算计划给财务，总经理审核审批，做到按月按计划付款。在付款方式控制方面， 货款一般通过银行电汇（网银）、支票、商业承兑汇票等方式结算。财务部定期与商务部进行 往来账核对，确保了应付、应收账款数据的准确。

各部门制定了预算与费用报销管理规定，明确了各级管理人员的权限，通过OA费用报销 审批流程，费用报销执行分析、预算执行分析，财务部每月及时出具公司各部门费用表准确 反应公司费用执行情况，确保了公司经营管理的正常运行，有利于公司达成经营目标，实现 利润计划。

（2）销售与收款活动控制

为了促进公司销售稳定增长，扩大市场份额，规范销售行为，防范销售风险，公司制定 了《产品销售、货款回收管理制度》、《合同执行管理规定》、《合同用印管理规范》等相关管 理制度。根据上述制度，结合公司实际情况，公司已制定了较为可行的销售政策，对定价原 则、信用标准和信用条件、收款方式以及销售人员的职责权限等相关内容作了明确规定。公 司规范了从接受客户订单到安排组织货源、发货、确认收入的流程。同时公司为了加强对应 收账款的管理，保证账款及时收回，制定并发布了《应收账款考核管理办法》来管理应收账 款的一系列工作，公司和下属企业将收款责任落实到销售部门，将销售货款回收情况作为主 要考核指标之一，保证了公司销售业务的正常开展和货款及时安全回收。

（3）固定资产管理控制

公司进行了内部控制体系的建设并制定了《固定资产管理规范》、《固定资产登记表》等， 对固定资产的管理进行了规范。按照归口管理原则，实行由使用部门、管理部门、财务部门

==> picture [61 x 28] intentionally omitted <==

• 9 -

北京先进数通信息技术股份公司 2019 年度内部控制自评报告

分工负责的原则，使用部门、管理部门对实物负直接管理责任，财务部门负责核算、监督、 考核、检查的责任。规定了购置、验收、使用维护、转移、报废等相关流程，每年年底进行 一次清查盘点，做到账、卡、物相符，确保资产安全完整，账实相符。

（4）研发管理控制

公司制定了《产品研发管理规范》，对研发项目立项、预算、实施、变更、研发费用管控、 评审、验收、技术资料保管和知识产权申请与保护等工作流程及授权审批作了详尽的规定， 强化了研发工作全过程的管理和控制。

公司高度重视研发工作，根据公司发展战略，结合市场开拓和技术进步的要求，不断加 大新产品、新技术的研发投入，积极建立技术交流、合作和应用推广平台，并将选拔和培养 核心技术人才作为企业的重要工作。鼓励新技术和新产品创新，激励优秀技术人才。

（5）财务管理及报告活动控制

根据财政部颁布的《企业会计准则》，结合公司的具体情况制定了公司的《财务管理制度》， 该制度对公司的会计核算原则、流动资产管理、固定资产管理、无形资产及其他资产的管理、 投资管理、筹资管理、成本和费用管理、营业收入管理、利润和利润分配管理、外币业务管 理、财务会计报告、财务分析制度、清算管理制度等作了明确规定和规范。公司配备了专业 的会计人员，制定了岗位职责说明书，明确了各环节的职责分工和岗位分离，各岗位能够起 到相互牵制的作用；公司运用了财务ERP系统来提高会计信息的完整性、准确性和及时性；财 务部每年组织财务人员学习新的会计政策，提升财务人员专业技能。

以上保证了公司按照国家会计准则相关规定定期编制会计报表、出具财务报告，保证公 司及时准确向公众披露公司的财务状况、经营成果和现金流量。并结合财务分析总结公司业 务运营过程中出现的问题，与各业务部门进行及时有效的沟通，保证了各项业务的正常进行。。 （6）对控股子公司的管理控制

为加强对子公司的管理，维护公司和全体投资者利益，公司制定了《子公司管理办法》。 该办法从规范运作、人事管理、财务管理、投资管理、信息管理、审计监督等方面进行了明 确。充分体现了公司对各子公司业务管理、控制与服务职能。对控股子公司在确保自主经营 的前提下，实施了有效的内部控制。确保了母公司投资的安全、完整以及企业集团合并财务 报表的真实可靠。

（7）关联交易的控制

公司关联交易的内部控制遵循诚实信用、平等、自愿、公平、公开、公允、不得损害公

==> picture [61 x 28] intentionally omitted <==

• 10 -

北京先进数通信息技术股份公司 2019 年度内部控制自评报告

司和其他股东的利益的原则。为规范关联方之间的经济行为，确保公司权益不受侵害，公司 制定了《关联交易管理办法》，明确了关联方的界定，关联交易的定价、审批、执行和信息披 露等内容。公司定期对关联方进行核查，并出具《关联方核查报告》，公司合同管理系统根据 关联方核查报告自动对涉及关联方的合同启动关联交易审批流程，能较严格的控制关联交易 的发生，与关联方之间的交易均签订了合同，切实做到了与公司控股股东的“五独立”，保证 了关联交易公允。

（8）重大投资的控制

为确保重大投资的安全和增值，加强公司投资的决策与管理，严格控制投资风险，公司 制定了《对外投资管理办法》，管理办法对公司对外投资的原则、形式、投资项目的提出、审 批、投资运作与管理、投资项目的监督等做出了明确的规定。公司实行重大投资决策的责任 制度，明确了投资的审批程序、采取不同的投资额分别由不同层次的权力机构决策的机制， 合理保证了对外投资的效率，保障了投资资金的安全和投资效益。

（9）募集资金存放与使用的监管

公司为规范募集资金，确保其真实、准确、完整、不存在虚假记载，最大限度地保障投 资者的合法权益，公司依据有关法律、法规的规定，结合公司实际情况，制定了《募集资金 管理办法》，对募集资金的存放、使用、保管、变更与监督进行了明确的规定，开立了银行专 户存储，以保证募集资金的专款专用。公司、商业银行和保荐机构共同签署三方监管协议等； 公司财务部设立台账、详细记录募集资金的使用情况；公司内部审计部门每季度对募集资金 的使用进行检查审计，并及时向董事会审计委员会汇报。在使用上严格按照规定进行审批， 不存在变相变更募集资金用途以及违规使用的情形，做到专款专用、合理使用，募集资金的 管理制度得到有效的执行。

截至 2019 年 12 月 31 日，募投项目已经结项，且募集资金专户均按规定销户。 （10）信息披露的控制

公司信息披露工作在董事会秘书领导下，由公司董事会办公室负责各项具体工作。公司 严格依照《公司法》、《证券法》、《深圳证券交易所创业板股票上市规则》等法律、法规，深 圳证券交易所关于创业板上市公司信息披露的各项规范性文件以及公司《公司内幕信息知情 人登记备案制度》、《信息披露管理办法》等规定开展信息披露工作，做好内幕信息的保密工 作，确保公司信息披露的真实、准确、完整、及时、公平，维护全体股东的利益。

4、信息与沟通

==> picture [61 x 28] intentionally omitted <==

• 11 -

北京先进数通信息技术股份公司 2019 年度内部控制自评报告

为了促进公司有效实施内部控制，提高企业现代化管理水平，减少人为操纵因素，公司 建立了有效的信息与沟通机制。公司明确了专门的岗位，负责与各类监管部门、行业协会组 织、社会中介机构、业务往来单位及网络媒体等渠道，获取外部信息，及时反馈到公司各个 部门。公司日常业务及经营管理已基本实现信息化，公司设立运营管理中心负责公司信息系 统管理工作，由专人负责系统日常运营维护。公司员工根据工作需要随时可以通过公司信息 系统获取经授权的内部信息，公司也会通过各种途径，将信息推送给各级员工。信息化手段 的应用，保证了公司信息与沟通的高效性、及时性与安全性，并对公司日常业务提供了有力 的支持。

公司制定了《公司文件发布管理规定》、《信息安全管理体系手册》、《例会制度》等各项 内部管理制度，确保信息流畅，重大信息及时传递到管理层、董事会、监事会等决策机构， 确保各项决策科学、及时。

5、内部监督

本公司建立了监事会、董事会审计委员会、审计部组成的全方位多层次内部监督体系。 公司设监事会，对股东大会负责；对董事、高级管理人员执行公司职务的行为进行监督；发 现公司经营情况异常，可以进行调查，必要时，可以聘请会计师事务所、律师事务所等专业 机构协助其工作。董事会审计委员会是董事会设立的专门工作机构，主要负责审核公司的财 务信息及其披露；审查公司内部控制制度，对重大事项进行审计等。公司审计部根据已制定 的《内部审计制度》对本公司业务进行常规检查、专项检查和不定期抽查。对公司管理制度、 体系文件和流程文件的执行情况进行有效的监督，并对问题的整改情况进行跟踪，促使问题 得到及时解决。

（五）内部控制缺陷认定及整改情况

1.财务报告内部控制缺陷认定及整改情况

根据上述财务报告内部控制缺陷的认定标准，报告期内公司不存在财务报告内部控制重 大缺陷、重要缺陷。

2.非财务报告内部控制缺陷认定及整改情况

根据上述非财务报告内部控制缺陷的认定标准，报告期内未发现公司非财务报告内部控 制重大缺陷、重要缺陷。

四、其他内部控制相关重大事项说明

==> picture [61 x 28] intentionally omitted <==

• 12 -

北京先进数通信息技术股份公司 2019 年度内部控制自评报告

公司无其他内部控制相关重大事项说明。

公司将继续强化内控建设，完善与公司经营规模、发展状况及风险因素相匹配的内部控 制制度，实现内部控制目标。

北京先进数通信息技术股份公司 2020年4月23日

==> picture [61 x 28] intentionally omitted <==

• 13 -