Baoding Dongli Machinery Co., Ltd. — Governance Information 2025

Jul 16, 2025

保定市东利机械制造股份有限公司 董事会办公室档案管理制度

保定市东利机械制造股份有限公司 董事会办公室档案管理制度

（经2025年7月11日 第四届董事会第十四次会议审议通过）

第一章 总则

第一条 为切实做好保定市东利机械制造股份有限公司（以下简称“公司”） 董事会办公室档案管理工作，依据《中华人民共和国证券法》《中华人民共和 国保守国家秘密法》《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施条 例》和《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》等法律、法规、规范性 文件以及《保定市东利机械制造股份有限公司章程》（以下简称“《公司章 程》”）等有关规定，结合公司实际情况，特制定本制度。

第二章 立卷与归档

第二条 本公司档案管理工作立卷归档的范围：

（一）重要会议资料，包括但不限于《公司章程》、股东名册、股东会相关 资料、董事会相关资料等。

（二）融资资料，包括首次公开发行文件资料、再融资文件资料，再融资资料 按照再融资的方式归档，主要包括但不限于非公开发行股票、公司债等。

（三）关联方资料，包括但不限于公司与关联方之间发生的关联交易等文件 资料。

（四）投资者关系管理资料，包括但不限于公司通过接听投资者热线、接待 调研、网络互动平台回复等方式方法维护股东、债权人和潜在投资者之间的关系 形成的文件资料。

（五）专项资料，包括但不限于监管机构、会计师事务所、律师事务所、信 用评级机构、券商、银行、保险、基金、媒体等往来文件资料。

（六）其他资料，其他对公司各项活动具有参考价值的文件材料。

第三条 本公司档案管理工作立卷归档的要求：

（一）文件必须完整、准确、系统、真实，签署齐全。

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（二）为统一立卷规范，保证案卷质量，立卷工作由档案管理人员负责组卷、 编目。文件归档中应遵循文件材料形成规律和特点，保持文件间的相互联系，确定 类别、保管期限、排列、编号、固定位置等。

第四条 本公司档案管理工作归档流程管理：

（一）接收或形成的文件材料，应按规定及时整理，科学分类，及时入库上架， 存放在指定位置；同时对纸质文件扫描形成电子文件，存入指定位置，原则上做到 纸质文件和电子文件一并存储。

（二）应当制定本部门档案入库、出库登记表，用于档案文件的存取记录，档 案资料每半年盘点一次，对存在遗漏、缺失、毁损的文件资料，报主管领导妥善解 决。

第三章 档案保管与移交

第五条 档案保管一般规定：

（一）原则上应该指定专人负责档案的日常维护。

（二）纸质文件存储过程中需要防潮、防尘并定期检查，配备相应数量的档案 装具。

（三）电子文件是指在处理公务过程中，通过计算机等电子设备形成、处理、 传输和存储的文字、图标、音像、音频、视频等不同形式的信息记录。电子文件的 管理，参考国家档案局《电子公文归档管理暂行办法》执行。

（四）本部门对重要的纸质文件进行扫描备份，纸质文件和电子文件一并存储。 （五）档案管理人员离职之前应该将手中的档案资料全部移交完毕，方可离职。 第六条 档案保管的期限：

（一）档案保管期限定为永久和定期两种，定期分为30年、10年，在保证最低 保管期限要求的情况下，公司可自主设置保管期限的年限。

（二）本部门应依据国家及专业相关规定，结合本部门工作特征，编制本部门 各类文件材料的档案保管期限表，并结合公司实际情况及时进行修订和完善。

第四章 档案借阅

第七条 借阅要求：

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（一）借阅档案的人员，不得泄密、涂改、拆散档案，未经许可不得转借、复 印档案和携带档案外出。

（二）凡借阅的档案一律不得私自复印，对于外借的文件资料需要签署档案外 借保密承诺书，以避免经办人员有意或无意泄露文件内容，造成公司利益受损。 第八条 借阅流程：

档案管理人员应当了解单位或者个人借阅档案的目的和用途，评估借阅风险， 报请主管领导审批后，详细登记借阅单位或者个人信息，方可借阅。

第九条 外借档案追踪管理：

档案管理人员需追踪外借档案；尤其是对借阅超期的文件，档案管理人员需要 与借阅人取得联系，询问档案超期未归的原因并评估风险，及时向主管领导报告。

第五章 档案的鉴定和销毁

第十条 档案鉴定：

（一）依据《中华人民共和国保守国家秘密法》档案按密级分：绝密档案、机 密档案、秘密档案、一般（无密级）档案四个等级。

（二）结合公司实际情况本部门做出以下分类：绝密档案涉及最重要的公司秘 密，泄露会使公司安全和利益遭受特别严重的损害，保管期限为永久；机密档案和 秘密档案涉及一般的公司秘密，泄露会使公司安全和利益遭受损害，保管期限为30 年；一般档案（无密级）不涉及公司秘密，保管期限为10年。

第十一条 对于已到存储年限的档案，应该报主管领导审批，由一人执行 销毁程序，另一人负责全流程监销。在销毁之前需要遵循“保存从宽，销毁从 严”的原则再次确认资料的重要性程度，避免误销。

第六章 罚则

第十二条 公司相关人员违反本制度导致泄露公司档案秘密的，涂改、拆 散或未经批准转借、复印或携带档案外出的，视具体情况予以公司内通报批评 等处罚；如造成恶劣后果者，视情况严重程度追究其相关责任。

第十三条 公司相关人员违反本制度，不按借阅期限归还的，限期归还， 并视具体情况予以公司内通报批评等处罚。

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第十四条 公司相关人员遗失档案的，应立即报告，如因遗失档案，泄露 公司商业秘密，造成恶劣后果者，视情况严重程度追究其相关责任。

第十五条 档案管理人员丢失、未按本制度规定执行调阅流程或擅自提供 泄漏档案机密，应根据情节轻重程度追究其相关责任。

第七章 附则

第十六条 本制度未尽事宜，依照国家法律、法规、规范性文件以及《公 司章程》的有关规定执行。本制度如与国家日后颁布的法律法规、规范性文件 及《公司章程》相冲突，按国家有关法律法规、规范性文件及《公司章程》的 规定执行。

第十七条 本制度由董事会负责解释。

第十八条 本制度经公司董事会审议通过后实施。董事会有权根据有关法 律、法规和规范性文件的相关规定及公司实际情况，对本制度进行修订。

保定市东利机械制造股份有限公司 2025 年 7 月 11 日

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