AI assistant
Al-Ghazi Tractors Limited Proxy Solicitation & Information Statement 2025
71473_rns_2025-09-29_c13f0522-c56f-49ae-9c9f-2df7d65858b4.pdf
Proxy Solicitation & Information Statement
Open in viewerOpens in your device viewer
The General Manager Pakistan Stock Exchange Limited Stock Exchange Building Road Stock Exchange Road Karachi
Executive Director/HOD Offsite II Department, Supervision Division Securities & Exchange Commission of Pakistan NIC Building, 63 Jinnah Avenue, Blue Area, Islamabad
Subject: Notice of Extraordinary General Meeting and Ballot Paper
Dear Sirs,
$\zeta$
Enclosed please find the Notice of the Extraordinary General Meeting (EOGM) of Al-Ghazi Tractors Limited (the "Company"), scheduled to be held on Tuesday, November 04, 2025, at 3:00 PM at Pearl Continental Hotel, Karachi, and also through video conference facility. A copy of the Ballot Paper is also enclosed with the Notice of FOGM.
The share transfer books of the Company will remain closed from October 28, 2025 to November 04, 2025 (both days inclusive). Transfers received in order at the office of our Share Registrars, M/s FAMCO Share Registration Services (Pvt) Limited, situated at 8-F, Next to Hotel Faran, Nursery, Block 6, P.E.C.H.S., Shahrah-e-Faisal, Karachi, by the close of business on October 27, 2025 will be treated in time for the purpose to attend and vote at the meeting.
Notice of EOGM along with Ballot Paper shall also be made available on the Company's website: https://www.alghazitractors.com. Furthermore, the Notice of the EOGM, along with the Ballot Paper, will be dispatched/emailed to the Members of the Company and published in both English and Urdu language newspapers in due course.
Additionally, in accordance with Regulation 4 of the Companies (Postal Ballot) Regulations, 2018, an e-voting facility will also be provided to the Members. Instructions regarding e-voting, as prescribed under the aforementioned Regulations, will be shared with the Members by the Company's Share Registrar, M/s FAMCO Share Registration Services (Private) Limited, at their registered email addresses.
You are requested to kindly inform the Trading Right Entitlement Certificate Holders of the Exchange accordingly.
| Sincerely, | |||
|---|---|---|---|
| For Al-Ghazi Tractors Limited | |||
| m | |||
| Mansoor Khan | |||
| Company Secretary | |||
| Enclosed: as above. | AL FUTTAIM | AGTL OUALITY MANAGEMENT RPAND STRENGTH |
NEW HOLLAND |
LAHORE: Corporate Office - 9th Floor, Askari Corporate Tower, 75/76 D-1, Main Boulevard, Gulberg III, Lahore, Pakistan. Tel: (92-042) 36400484-99.
KARACHI: Registered Office - Tractor House, Plot No. 102-B, 16th East Stree
Notice of Extraordinary General Meeting
AL.GHAZITRACTORSLTD.
Al-Ghazi Tractors Limited
Empowering Farmers with Reliable Performance
Tractor House, Plot No.102-B, 16th East Street, DHA Phase-1, Off. Korangi Road, Karachi, Pakistan | www.alghazitractors.com
NOTICE OF EXTRAORDINARY GENERAL MEETING
Notice is hereby given that the Extraordinary General Meeting of Al-Ghazi Tractors Limited ("the Company") will be held on Tuesday, November 04, 2025, at 3:00 PM, at Pearl Continental Hotel, Karachi to transact the following business:
Ordinary Business:
- To confirm the minutes of the last annual general meeting held on April 24, 2025.
Special Business:
- To consider and, if deemed fit, approve the change of the Province in connection with the change of the Company's Registered Office, and to approve the consequent amendments to the Memorandum of Association of the Company, subject to obtaining requisite approvals, if any.
The proposed special resolutions to be passed by the requisite majority of the members of the Company are as follows:
- "RESOLVED THAT the registered office of the Company be and is hereby changed from the Province of Sindh to the Province of Punjab in terms of Section 21 and Section 32 of the Companies Act, 2017.
- FURTHER RESOLVED THAT the Registered Office of the Company be and is hereby changed from "Tractor House, Plot No.102-B16th East Street, DHA Phase I, Off. Korangi Road Karachi" to "Al-Ghazi Tractors Limited, 10 KM Sheikhupura Road, Lahore".
- FURTHER RESOLVED THAT Clause II of the Memorandum of Association of the Company be and is hereby substituted and shall be read as follows:
The Registered Office of the Company will be situated in the Province of Punjab.
- FURTHER RESOLVED THAT the Company Secretary be and is hereby authorized to take all necessary steps, execute and submit all documents, and do all acts, deeds and things as may be required to give full effect to the foregoing resolutions, including making any corrections, modifications or alterations as may be required or directed by the Securities and Exchange Commission of Pakistan and/or the Registrar of Companies."
-
- Any other business with the permission of the Chair.
A statement of material facts concerning the above-mentioned special business, as required under Section 134(3) of the Companies Act, 2017, is annexed to the Notice being sent to members of the Company and is also available at the website i.e., https://www.alghazitractors.com/
By Order of the Board
-Sd- Mansoor Khan
September 26, 2025 Company Secretary
NOTES:
-
- The share transfer books of the Company will remain closed from October 28, 2025 to November 04, 2025 (both days inclusive). Transfers received in order at the office of our Share Registrars, M/s FAMCO Share Registration Services (Pvt) Limited, situated at 8-F, Next to Hotel Faran, Nursery, Block 6, P.E.C.H.S., Shahrah-e-Faisal, Karachi, by the close of business on October 27, 2025 will be treated in time for the purpose to attend and vote at the meeting.
-
- Members holding in aggregate 10% or more shareholding residing at a geographical location other than Karachi, may participate in the meeting through video conference by submitting their application to the Company Secretary at least seven days prior to the date of the meeting. The Company will arrange video conference facility in the requested city subject to availability of such facility in that city. The Company will intimate members regarding the venue of the video conference facility at least 5 days before the date of the general meeting along with complete information necessary to enable them to access such facility.
-
- The shareholders of the Company desirous to attend the meeting through video conferencing facility may inform the Company and provide their relevant information including Name, copy of the CNIC, Folio No./ CDC Account, cell phone number and email address before close of business on October 27, 2025 at the company's dedicated email "[email protected]".
-
- A member entitled to attend, and vote may appoint a proxy to attend and vote on his/her behalf. Proxies, in order to be effective, must be received at the Registered Office of the Company duly stamped and signed not less than 48 hours before the time of the meeting. Proxies may also be appointed by emailing a scanned copy of signed form by the shareholder authorizing proxy along with email address of proxy and relevant details (as stated above) to "[email protected]".
The Form of Proxy in English and Urdu is attached and should be witnessed by two persons whose names, addresses and CNIC Numbers should be mentioned on the forms. For CDC shareholders, attested copies of CNIC or the passport of the beneficial owners and the proxy shall be furnished with the proxy form; and in case of corporate entity, the Board of Directors' resolution / power of attorney and attested copy of valid CNIC of the person nominated to represent and vote on behalf of the corporate entity, shall be submitted (unless provided earlier) along with proxy form to the Company. The Notice of Meeting along with Form of Proxy is also available on Company's website.
-
- Shareholders or their proxies are requested to bring with them or otherwise furnish their Computerized National Identity Card or Passport along with the folio number or participants ID number and their account number at the time of attending the Annual General Meeting physically or through videoconference in order to facilitate their identification. The representatives of corporate bodies should provide attested copies of Board of Directors' resolution/powers of attorney and/or all such documents as are required under Circular No.1 dated 26 January 2000 issued by the Securities and Exchange Commission of Pakistan ("SECP") for the purpose.
-
- Members (non-CDC) are requested to promptly communicate to the Share Registrars of the Company any change in their addresses. CDC shareholders should submit any change in their addresses to the
CDC. The individual members who have not yet submitted photocopy of their valid CNICs and corporate entities who have not yet submitted their NTNs are once again reminded to have these details updated with their respective CDS participants, in case of CDC account holders and to send the same at the earliest directly to the Company's Share Registrars at the address given here-in-above, in case of physical shareholders. Please provide folio numbers with a copy of CNIC/NTN.
- Shareholders who could not collect their previous dividend/shares are advised to contact our Share Registrars to claim their unclaimed dividend or shares, if any. The Unclaimed shares, Dividend which remain so unclaimed or unpaid for a period of three years from the date it is due and payable shall be dealt with in accordance with the requirements of the Companies Act.
As per the provisions of Section-242 of the Companies Act, 2017 and directives of Securities & Exchange Commission of Pakistan vide Circular no. 18 dated August 01, 2017, after October 31, 2017 the cash dividends will only paid through electronic mode directly in the bank accounts of the shareholders, therefore the Shareholders are requested to provide copies of their valid CNICs and Dividend Mandate including Name, Bank Account Number, Bank and Respective Branch addresses to the Company in order to enable the Company to pay cash dividend electronically. The Dividend Mandate Form is attached with printed Annual Report and also placed on Company's website.
-
- As per Section-72 of the Companies Act, 2017, all listed companies are required to replace its physical shares with book-entry form within four years from the promulgation of the Companies Act, 2017. Further SECP vide its letter dated March 26, 2021, had advised to comply with Section 72 of the Act and encourage shareholders to convert their physical shares into book-entry form. Accordingly, all shareholders of the Company having physical shares are requested to convert their shares into bookentry form at the earliest. The shareholders may contact the Company's Share Registrar, M/s. FAMCO Associates (Private) Limited for the conversion of physical shares into book-entry form. Furthermore, the withdrawal requests from shareholders holding shares in electronic form in CDC for conversion into physical form, will not be entertained.
-
- Pursuant to the Companies (Postal Ballot) Regulations, 2018 read with Sections 143 and 144 of the Companies Act, 2017, Members will be allowed to exercise their right to vote through postal ballot, that is voting by post or electronic mode, in accordance with the requirements and procedure contained in the aforesaid Regulations. Detailed procedures for voting by postal ballot are provided on the ballot paper annexed herewith, while instructions for electronic voting will be sent to the Members by the Company's Share Registrar on their registered email address/ mobile phones.
-
- Pursuant to S.R.O. 452(I)/2025 dated March 17, 2025, the shareholders are hereby informed that no gifts, in any form whatsoever, shall be distributed at the meeting. Shareholders are therefore requested to kindly refrain from demanding or expecting any gifts, including but not limited to tokens, coupons, takeaway packages, or similar items. Any non-compliance with this directive shall constitute a punishable offence, and the Company may be subject to enforcement actions and penalties in case of any violation.
-
- Shareholders are requested to adhere to the conduct prescribed under Regulation 55(2) of the Companies Regulations, 2024 and comply with the SECP's Guidelines for Professional Conduct in General Meetings during their participation in the meeting.
STATEMENT OF MATERIAL FACTS UNDER SECTION 134(3) OF THE COMPANIES ACT, 2017
The following statement sets out the material facts pertaining to Special Business to be transacted at the Extraordinary General Meeting of the Company:
The Company's plant is located in the Province of Punjab, where the majority of its vendors also operate. Accordingly, the Board has resolved to shift the registered office to the Company's office at 10 KM Sheikhupura Road, Lahore, and has proposed Special Resolutions, with or without modification, for approval of the members to effect the change of the registered office from the Province of Sindh to the Province of Punjab and consequent amendments in the Memorandum of Association of the Company accordingly.
None of the Directors of the Company have any personal interest in the aforesaid Special Resolutions except in their capacity as Shareholders or Directors of the Company.
BALLOT PAPER FOR VOTING THROUGH POST
Al-Ghazi Tractors Limited
Registered Office: Tractor House, Plot No.102-B, 16th East Street, DHA Phase I, Off. Korangi Road, Karachi. Phone: (92-21)35318901-5 Email: [email protected]; Website: https://www.alghazitractors.com/
Ballot paper for voting through post for the poll to be held at the Extraordinary General Meeting of the Company scheduled on Tuesday, November 04, 2025, at 3:00 PM, at Pearl Continental Hotel, Karachi.
Contact Details of the Chairman at which the duly filled-in ballot paper may be sent: [email protected]
| Name of shareholder/joint shareholders | |
|---|---|
| Registered Address | |
| Number of shares held and folio number | |
| CNIC Number (copy to be attached) | |
| Additional Information and enclosures (In case of representative of body corporate, corporation and Federal Government.) |
SPECIAL RESOLUTIONS:
"RESOLVED THAT the registered office of the Company be and is hereby changed from the Province of Sindh to the Province of Punjab in terms of Section 21 and Section 32 of the Companies Act, 2017.
FURTHER RESOLVED THAT the Registered Office of the Company be and is hereby changed from "Tractor House, Plot No.102-B16th East Street, DHA Phase I, Off. Korangi Road Karachi" to "Al-Ghazi Tractors Limited, 10 KM Sheikhupura Road, Lahore".
FURTHER RESOLVED THAT Clause II of the Memorandum of Association of the Company be and is hereby substituted and shall be read as follows:
"The Registered Office of the Company will be situated in the Province of Punjab."
FURTHER RESOLVED THAT the Company Secretary be and is hereby authorized to take all necessary steps, execute and submit all documents, and do all acts, deeds and things as may be required to give full effect to the foregoing resolutions, including making any corrections, modifications or alterations as may be required or directed by the Securities and Exchange Commission of Pakistan and/or the Registrar of Companies."
Instructions for Poll:
i. Please indicate your vote by ticking (√) the relevant box.
ii. In case if both the boxes are marked as (√) your poll shall be treated as "Rejected".
I/we hereby exercise my/our vote in respect of the following resolutions through postal ballot by conveying $my/our$ assent or dissent to the following resolution by placing tick $(J)$ mark in the appropriate box below:
| Sr. No. |
Nature and Description of resolutions |
No. of ordinary shares for which votes cast |
I/We assent to the Resolutions (FOR) |
I/We dissent to the Resolutions (AGAINST) |
|---|---|---|---|---|
| 01 | Special Resolutions as per Agenda Item 2 (as provided above) |
Signature of shareholder(s)/ Proxy Holder
(in case of body corporate, please affix company stamp)
| Place: | |
|---|---|
Date:
NOTES:
- $\overline{1}$ . Duly filled in postal ballot should be sent the Chairman, Al-Ghazi Tractors Limited, Tractor House, Plot No.102-B16th East Street, DHA Phase I, Off. Korangi Road Karachi or through email at [email protected]
- $\overline{2}$ . Copy of CNIC/passport (in case of foreigner) should be enclosed with the postal ballot form.
- Postal ballot forms should reach Chairman of the meeting on or before November 03, 2025 (last $\overline{3}$ date of receiving postal ballot). Any postal ballot received after this date, will not be considered for voting.
- $\overline{4}$ . Signature on postal ballot should match with signature on CNIC/Passport.
- Incomplete, unsigned, incorrect, defaced, torn, mutilated, over written Ballot Form will be rejected. $5.$
-
- In case of representative of a body corporate, corporation or Federal Government the Ballot Form must be accompanied by a copy of the CNIC of an authorized person, an attested copy of Board Resolution, Power of Attorney, Authorization Letter etc., in accordance with Section(s) 138 or 139 of the Companies Act, 2017 as applicable. In case of foreign body corporate etc., all documents must be attested by the Counsel General of Pakistan having Jurisdiction over the member. Ballot Paper Form has also been placed on the website of the company at https://www.alghazitractors.com/
| 1/We______ | ||
|---|---|---|
| a member(s) of Al-Ghazi Tractors Limited and holding | ||
| as per Registered Folio_____ | ||
| hereby appoint ______ | ||
| or failing him, ______ | ||
| and on my/our behalf at the Extraordinary General Meeting of Al-Ghazi Tractors Limited | ||
| to be held on Tuesday, November 04, 2025 at 3:00 PM at Pearl Continental Hotel, Karachi | ||
| as well as through video-link arrangement. | ||
| Signed on this __ day of _______, 2025 in the presence of: | ||
| Signature of Revenue Stamp of appropriate |
||
| value | ||
| 1. Signature: ______ | ||
| Name: | Name: | |
| Address: Address: Address: Address: Address: Address: Address: Address: Address: Address: Address: A | member(s) across 2. Signature: ______ Address: _____ |
|
Important:
-
- A member entitled to attend a General Meeting is entitled to appoint a proxy to attend and vote instead of him. No person shall act as proxy (except for a corporation) unless he is entitled to be present and vote in his own right.
- The instrument appointing a proxy should be signed by the member or by his attorney duly authorized in $\overline{2}$ writing. If the member is a corporation, its common seal (if any) should be affixed to the instrument.
-
- The proxies shall be deposited at the Registered Office of the Company not less than 48 hours before the time of the meeting
Fold Here
میں / ہم ذیل میں مناسب پاکس میں نک ( V) کا نشان لگا کر مندرجہ ذیل قرارداد پر اپنی رضامندی یا اختلاف کا اظہار کرکے پوسٹل بیلٹ کے ذریعے درجٰ ذیل قراردادوں کے سلسلے میں اپنے ووٹ کا استعمال کرتا ہوں:
| میں / ہم قراردادوں سے ا اختلاف کرتے ہیں (خلاف) |
عام حصص کی تعداد جن میں / ہم قراردادوں سے کے لیے ووٹ ڈالے گئے اتفاق کرتے ہیں (FOR) |
قراردادوں کی نوعیت اور تفصیل | نمبرشد |
|---|---|---|---|
| ایجنڈا آئٹم2 کے مطابق خصوصی قراردادیں (جیسا کہ اوپر فراہم کیا |
01 |
شیئر ہولڈر / پراکسی ہولڈر کے دینتخط
(باڈی کارپوریٹ کی صورت میں، براہ کرم سمپنی کی مہر چیپاں کریں)
جگه: تاريخ:
نوب:
- 1۔ با قاعدہ طور پر بھرے ہوئے پوسٹل بیاٹ چیئر ممین الغازی ٹریکٹرز کمیٹڈ، ٹریکٹر ہاؤس، پلاٹ نمبر -102 ٹی 16 ایسٹ اسٹریٹ، ڈی
انٹھ اے فیز ون، آف کور گلی روڈ کراچی کو بھیجیے جائیں یا ای میل کے ذریعے agtl.shareholders@alghazitr - 2۔ سی این آئی سی / پاسپورٹ کی کاپی (غیر ملکی کی صورت میں) پوٹل بیلٹ فارم کے ساتھ منسلک کیا جانا چاہئے۔
- 3۔ پو سٹل بیلٹ فارم 3 نومبر 2025کو یا اس سے پہلے (پو سٹل بیلٹ وصول کرنے کی آخری تاریخ) کو اجلاس کے چیئر مین تک پہنچنا
چاہیے۔ اس تاریخ کے بعد موصول ہونے والے کسی بھی پو سٹل بیلٹ پر وو ٹنگ کے لیے غور نہیں کیا جائے گا۔ - 4۔ یوسٹل بیلٹ پر دستخط تک این آئی تک/یاسپورٹ پر دستخط کے ساتھ مماثل ہونا چاہیے۔
- 5۔ نامکمل ، غیر دستخط شدہ ، غلط ، مسخ شدہ ، پچٹا ہوا ، تحریری بیلٹ فارم مستر د کردیا جائے گا۔
- 6۔ کسی باڈی کارپوریٹ، کارپوریشن یا وفاقی حکومت کے نمائندے کی صورت میں بیاٹ فارم کے ساتھ کسی مجاز کھنھن کے شاختی کارڈ کی
کاپی، یورڈ کی قرارداد، پاور آف اٹارنی، اجازت نامہ وغیرہ کی تصدیق شِدہ کاپی ہوئی چاہیے، جیسا کہ قابل ا ئے سیکشن 138 یا 139 کے مطابق ہونا چاہیے۔ غیر ملکی ادارے کی کارپوریٹ وغیرہ کی صورت میں تمام دستاویزات کو ممبر پر دائرہ اختیار رکھنے والے قوتصل جزل آف پاکتتان سے تصدیق ہونا ضروری ہے۔ بیک پیر فارم بھی سمپنی کی دیب سائٹ پر ڈال دیا گیا ہے /https://www.alghazitractors.com
| فارم برائے پراکسی | ||||
|---|---|---|---|---|
| میں /ہم _____ | ||||
| پاس ______ | ||||
| بذریعہ اس پراکنی کے مستقیمات کے است کے دلد کے مطلب کے ایک مقدم کی اس کی ایک شہر موجود گی میں اس کے غیر موجود گ | ||||
| _______ | ||||
| سہ پہر 3:00 ہے پرل کا نٹی نیٹل ہوٹل، کراچی میں اور ساتھ ہی ویڈیولنگ کے ذریعے منعقد ہونے والے الغازی ٹریکٹر زلمیٹڈ کے غیر معمولی اجلاس عام میں میری کی اہماری | جانب سے شر کت اور ووٹ دے سکیں۔ | |||
| اس______ | ||||
| وستخط | محوابان: | |||
| نام: ______ _______ |
$-$ دستخط: $-2$ | نام: ______ | l - رسخط: ______ ________ |
|
| شاختى كارڈياپاسپورٹ نمبر ______ | ||||
| شاختی کارڈیا پاسپورٹ نمبر ۔۔۔۔۔۔۔۔۔۔۔۔۔۔۔۔۔۔۔۔۔۔۔۔۔۔۔۔۔۔۔۔۔۔۔۔ |
اہم ہدایات: | |||
| کوئی بھی رکن جوعام اجلاس میں شرکت کااہل ہے،وہ اپنی جگہ کسی اور کولیور پراکن مسلم است اس کی سے سے میں کشک کی شکس میں اسک کے طور پر کام | نہیں کر سکنا(سوائے کسی) رپوریٹ ادارے کے )جب تک کہ وہ بذاتِ خود احلاس میں شریک ہونے اور ووٹ دینے کا اہل تہ ہو۔ | |||
| پراکنی مقرر کرنے والا دستاویزر کن کے دستخط سے پان کے مجاز و تیل (جو تحریر کی جائزہ اور اس کی پار کے پاک کے انداز کی کارپوریٹ ادارہ ہے تواس پر ادارے کی | عمومی مہر (اگر ہو) ثبت ہونی جاہیے۔ | $\cdot$ |
کمپنیز ایکٹ 2017 کی دفعہ 242 اور سکیور ٹیز اینڈ ایکھینج کمیشن آف پاکستان کی ہدایات (سر کلرنمبر 18 مور نیہ 10 اگت 2017 ) کے تحت، 31 اکتوبر 2017 کے بعد نقد منافع صرف الیکٹر انک طریقے سے حصص یافتگان کے بینک اکاؤنٹس میں براہِ راست ادا کیاجائے گا۔لہٰذا حصص یافتگان سے گزارش ہے کہ وہ کمپنی کواپنے درست قومی شاختی کارڈ کی کاپیاں اور منافع منڈیت (Dividend Mandate) بشمول نام، بینک اکاؤنٹ نمبر ، بینک کانام اور متعلقہ برانچ کا پیتہ فراہم کریں تاکہ کمپنی انہیں نقذ منافع ایکٹر انک طور پر اداکر سکے۔منافع منڈیت فارم طباعتی سالانہ رپورٹ کے ساتھ منسلک ہے اور کمپنی کی ویب سائٹ پر بھی دستیاب ہے۔
-
- منتقل کریں۔ مزید بر آں، سکیور ٹیزاینڈ ایکھینچ کمیشن آف پاکستان(ایس ای سی)نے اپنے خط مورَ نیہ 26 مارچ2021 کے ذریعے اس دفعہ 72 پر عمل درآ مد کی ہدایت کی ہے اور حصص یافتگان کو ترغیب دی ہے کہ وہ اپنے فزیکل حصص کو ئک انثر ی فارم میں منتقل کریں۔لہٰذا، حمینی کے وہ تمام حصص یافتگان جن کے پاس فزیکل حصص موجود ہیں، سے گزارش ہے کہ وہ اپنے حصص کو حلد از حلد لیگ انٹری فارم میں تبدیل کرکیں۔حصص یافتگان اس مقصد کے لیے کمپنی کے شیئر رجسٹرار،میسرز فیمکوایسو سی ایٹس (پرائیویٹ)لمیٹڈرسے رابطہ کرسکتے ہیں۔مزید پہ کہ وہ حصص بافتگان جن کے حصص سی ڈی سی میں الیکٹر انک صورت میں موجود ہیں،اگر وہ انہیں دوبارہ فزیکل حصص میں تبدیل کرنے کی درخواست دیں گے توایس درخواستیں قبول نہیں کی
-
- ذریعے اپنادوٹ ڈال سکیں، یعنی بذریعہ ڈاک پاالیکٹر انک طریقے سے، جیسا کہ مذ کورہ ریگولیشنز میں طے شدہ شر اکظ وطريقہ کار کے مطابق ہے۔ یو سل بیلٹ کے ذریعے ووٹ ڈالنے کا تفصیل طریقہ کار منسلک بیلٹ پیپر پر درج ہے، جبکہ الیکٹر انک ووٹنگ کی ہدایات کمپنی کے شیئر رجسٹرار کی جانب سے اراکین کے رجسٹر ڈای میل ایڈریس / موبائل نمبر زیر ارسال کی جائیں گی۔
- 10 . 2025/(1)S.R.O.452 مور خد 17 مارچ 2025 کے تحت حصص يافتگان کو مطلع کيا جاتا ہے کہ اجلاس میں کسی بھی صورت میں کوئي تخفيه تقسيم نہیں کیاجائے گا۔لہٰذا حصص بافتگان سے مودیانہ گزارش ہے کہ وہ کسی بھی قسم کے تجائف بشمول ٹوکن، کیچی بااس نوعیت کی دیگر اشاءکا تقاضا ہا توقع نہ کریں۔اس ہدایت کی خلاف درزی قابل سز اجرم ہو گیاور کسی بھی خلاف درزی کی صورت میں کمپنی کے خلاف نفاذی کارر وائی عمل میں لائی جاسکتی ہے اور جرمانے بھی عائد کیے جاسکتے ہیں۔
-
- تصص یافتگان سے گزارش ہے کہ وہ اجلاس میں شر کت کے دوران کمپنیز ریگولیشنز 2024 کے ریگولیشن55(2) کے تحت مقررہ ضوابط پر عمل کریں اور ایس ای سی پی کے جاری کر دہ چز ل میٹنگز میں پیشہ ورانہ روتے کے رہنمااصولوں کی مکمل پاسداری کریں۔
مادي حقائق کا بيان کمپنیز ایکٹے 2017 کی دفعہ 134 (3) کے تحت
مند رحبہ ذیل بیان ان مادی حقائق کو داضح کرتاہے جو کمپنی کے غیر معمولی عام احلاس میں زیر غور آنے والے خصوصی کاروبار سے متعلق ہیں:
۔
تمپنی کا پلانٹ صوبہ پنجاب میں واقع ہے جہاں تمپنی کے زیادہ تر وینڈرز بھی کام کرتے ہیں۔ ای مناسبت سے بورڈ آف ڈائر یکٹرز نے فیصلہ کیاہے کہ تمپنی کا ر جسٹر ڈ دفتر صوبہ سندھ سے منتقل کر کے لاہور،10 کلومیٹر شیخو یورہ روڈ پر تائم کی انکا جائے۔اس مقصد کے لیے بورڈنے اراکین کی منظوری کے لیے خصوصی قراردادیں(ضرورت پڑنے پر ترمیم پا تبدیلی کے ساتھ) پیش کرنے کی تجویز دی ہے تاکہ رجسٹرڈ دفتر کی منتقلی اور سمپنی کے میمورنڈم آف ایسوسی ایشن میں ضر وری ترامیم کی حاسکیں۔
مزید وضاحت کی حاتی ہے کہ کمپنی کے کسی بھی ڈائر یکٹر کی ان قرار دادوں میں کوئی ذاتی دلچپی نہیں ہے،سوائے اس حیثیت کے جووہ بطور ڈائریکٹر یاحصص یافتہ
ڈاک کے ذریعے ووٹنگ کے لیے بیلٹ پیپر
الغازي ٹريكٹرز لمپٹڈ رجسٹرڈ دفتر: ٹریکٹر ہاؤس، بلاٹ تمبر -102 ٹی 16 ایسٹ اسٹریٹ، ڈی انٹکا ے فیرزون، آف کورنگی روڈ، کراچی .
1.14 - 15318901-5 - 101 ای میل: [email protected] دیب سائٹ: /https://www.alghazitractors.com
نیپنی کے غیر معمولی عام اجلاس میں یول کے لیے، جو منگل، 04 نومبر 2025 کو سہ پہر 3:00 بجے پرل کانٹی نینٹل ہوٹل، کراچی میں منعقد
چیئر مین کے رابطے کی تفصلات
دہ پتہ /ای میل جہاں باقاعدہ طور پر بھراہوا بیلٹ پیپر بھیجا جاسکتا ہے: [email protected]
| شیئر ہولڈر / مشتر کہ شیئر ہولڈرز کا نام |
|---|
| رجسٹرڈیتہ |
| حصص کی تعداد اور فولیو نمبر |
| شاختی کارڈ نمبر (کاپی منسلک کی جائے گی) |
| اضافی معلومات اور انکلوژرز (باڈی کارپوریٹ ، کارپوریشن اور وفاقی |
| حکومت کے نمائندے کی صورت میں) |
خصوصي قراردادين
یہ قرار دیا گیا کہ جمپنی کارجسٹرڈ دفتر، کمپنیز ایکٹ2017 کی دفعہ 21 اور دفعہ 32 کے تحت، صوبہ سندھ سے صوبہ پنجاب منتقل کیا جاتا ہے۔ مزید قرار دیا گیا کہ کمپنی کارجسٹر ڈ دفتر "ٹریکٹر ہاؤں، پلاٹ نمبر –102 بی، 16 ایسٹ اسٹریٹ، ڈی انتچاہے فیز دن، آف کور گلی روڈ، کراچی"سے تبدیل کر تے "الغازی ٹریکٹرز لمیٹڈ، 10 کلومیٹر شیمخویورہ روڈ، لاہور" کر دیا جاتا ہے۔
مزید قرار دیا گیا کہ کمپنی کے میمورنڈم آف ایسوسی ایشن کی شق دوم (Clause II) کو مندرجہ ذیل عبارت کے ساتھ منسوخ کر کے دوبارہ درج
" کمپنی کارجسٹر ڈ دفتر صوبہ پنجاب میں واقع ہو گا۔"
مزید قرار دیا گیا کہ سمپنی سکرٹری کو ٹکمل اختیار دیا جاتا ہے کہ وہ ان قراردادوں پر عمل درآمد کے لیے تمام ضروری اقدامات کرے، مطلوبہ دستاویزات پر دیشخط کرے اور جمع کرائے، اور ایسے تمام اقدامات، امور اور کارروائیاں کرے جو ان قراردادوں کے مکمل نفاذ کے لیے درکار ہوں؛ بشمول دہ ترانمیم، اصلاحات یا تبدیلیاں جو سیکیور ٹیزاینڈ ایسچینج کمیش آف پاکستان اور / پار جسٹرار کمپنیز کی طرف سے ہدایت یا تجویز کی جائیں۔
رائے شاری کے لئے ہدایات: ا۔ براہ کرم متعلقہ خانے ( کا پر نشان لگا کر اپنے ووٹ کی نشاندہی کریں۔ ب۔ اگر دونوںٰ خانوں کو ( V ) کے طور پر نشان زد کیا گیاہے تو ، آپ کے رائے شاری کو "مستر د شدہ" سمجھا جائے گا۔
الغازي ٹريكٹر زلمپٹڈ
یہ اطلاع دی جاتی ہے کہ الغازی ٹریکٹر زلمیٹڈ ("ممپنی") کاغیر معمولی اجلاسِ عام ، مور نیہ 04فومبر 2025ء، بروز منگل کوسہ پہر 3:00 بجے يرل کا نئی نينٹل ہو ٹل، کر اچی ميں منعقد ہو گا، جس کاايجنڈ ادرج ذيل ہو گا:
عام كاروبار:
1۔ 24اپریل2025 کومنعقدہ آخری سالانہ جزل میٹنگ کے منٹس کی توثیق۔
خصوصي كاروبار:
2۔ سمپنی کے رجسٹر ڈ دفتر کی منتقل کے سلسلے میں صوبے کی تبدیلی پر غور کرنااور،اگر مناسب سمجھاجائے،اس کی منظوری دینا؛ نیز اس کے نتیجے میں کمپنی کے میمور نڈم آف ایسو کی ایشن میں درکار ترامیم کی منظوری دینا، بشر طیکہ اس مقصد کے لیے تمام مجاز حکام سے ضر وری منظور کی حاصل کر لی جائے۔
۔
سمپنی کے اراکین کیا اکثریت سے منظور کیے جانے کے لیے مجوزہ خصوصی قرار دادیں حسب ذیل ہیں:
- ، سے قرار دیا گیا کہ کمپنی کار جسٹر ڈرفتن کمپنیزا یکٹ 2017 کی دفعہ 21 اور دفعہ 32 کے تحت،صوبہ سندھ سے صوبہ پنجاب منتقل کیاجاتا ہے۔
- مزید قرار دیاگیا که کمپنی کار جسٹر ڈ دفتر " ٹریکٹر ہاؤس، پلاٹ نمبر 102-بی، 16 ایسٹ اسٹریٹ، ڈی انٹی اے فیز ون، آف کور گی روڈ، کراچی" سے تبدیل کرکے "الغازی ٹریکٹر زلمیٹڈ، 10 کلومیٹر شیخویورہ روڈ،لاہور" کر دیاجاتا ہے۔
- ، محرید قرار دیا گیا کہ کپنی کے میمورنڈم آف ایسوسی ایشن کی شق دوم(Clausell) کو مندرجہ ذیل عبارت کے ساتھ منسوخ کرکے دوبارہ در برج کیاجائے:
" کمپنی کار جسٹر ڈ دفتر صوبہ پنجاب میں واقع ہو گا۔"
- ۔ مزید قرار دیا گیا کہ جمپنی سکرٹری کو مکمل اختیار دیاجاتاہے کہ وہ ان قرار دادوں پر عمل درآ مد کے لیے تمام ضر وری اقدامات کرے،مطلوبہ دستاویزات پر دیتخط کرے اور جمع کرائے،اور ایسے تمام اقدامات،امور اور کارروائیاں کرے جو ان قرار دادوں کے مکمل نفاذ کے لیے در کار ہوں؛ بشمول دہ ترامیم،اصلاحات یا تبدیلیاں جو سیکھیور ٹیزا بیٹیچنج کمیشن آف پاکستان اور کریا رجسٹر ار کمپنیز کی طرف سے ہدایت ہا تجویز کی جائیں۔
- 3۔ چیئر مین کی احازت سے کوئی اور کاروبار۔
مندر جہ ہالا خصوصی کاروبار سے متعلق مادی حقائق کا بیان،حبیبا کہ کمپنیزا یکٹ 2017 کی دفعہ 134(3) کے تحت در کارہے،اس نوٹس کے ساتھ تیپنی کے اراکین کوار سال کیاجار ہاہے اور یہ کمپنی کی ویب سائٹ پر بھی دستیاب ہے: یعنی https://www.alghazitractors.com/
بحكم بورڈ
نوٹس: [
-
- سمپنی کی حصص منتقلی کی کتابیں 28 اکتوبر 2025 ہے 04نومبر 2025 تک (دونوں دن بشمول) بند رہیں گی۔ دہ ستقلیاں جو 27 اکتوبر 2025 کے کاروباری او قات کے انقڈام تک کمپنی کے شیئر رجسٹر ار،میسر زقیمکو شیئر رجسٹریشن سر وسز (پرائیویٹ) لہیٹڈ، واقع8-ایف،ہوٹل فاران کے ساتھ، نر سری، بلاک6، پی۔ای۔ س۔انچ َ۔ایس، شاہر اوفیصل، کراچی، کے دفتر میں با قاعد وصول ہو جائیں گی،احلاس میں شر کت اور ووٹ دینے کے مقصد کے لیے بروقت تصور کی جائیں گی۔
-
- ایسے اراکین جو مجموعی طور پر 10 فیصد پااس سے زیادہ حصص رکھتے ہوں اور کراچی کے علاوہ کسی اور مقام پر مقیم ہوں، وہ اجلاس میں ویڈیو کا نفرنس کے ذریعے شر کت کرسکتے ہیں، بشر طیکہ وہ اجلاس کی تاریخ سے کم از کم سات دن پہلے کمپنی سیکر ٹری درخواست جمع کرائیں۔ سمپنی مطلوبہ شہر میں ویڈیو کانفرنس کی سہولت فراہم کرے گی،اس شرط کے ساتھ کہ اس شہر میں مذکورہ سہولت دستیاب ہو۔ کمپنی احلاس کی تاریخ سے کم از کم پانچ دن قبل اراکین کو ویڈیو کا نفرنس کے مقام اور اس تک رسائی سے متعلق تمام ضر وری معلومات فر اہم کرے گی۔
-
- ستسمینی کے وہ تصص بافتگان جو ویڈیو کانفرنسنگ سہولت کے ذریعے اجلاس میں شر کت کے خواہشند ہوں،وہ کمپنی کو مطلع کریں اور اپنی متعلقہ تفصیلات بشمول نام، قومی شاختی کارڈ کی کاپی، فولیونمبر / ی ڈی سی اکاؤنٹ نمبر، موبائل نمبر اور ای میل ایڈریس، 27 اکتوبر 2025 کے کاروباری او قات کے اغتنام سے قبل سمپنی کے مختص ای میل پتے "[email protected]" پرارسال کریں۔
-
- وہ ر کن جو اجلاس میں شر کت اور ووٹ دینے کامحاز ہو، اپنے نما ئندہ (پر اَکسی) کو متن ہے جو اس کی حانب سے اجلاس میں شر یک ہو اور ووٹ دے۔ یراکسی فارم مؤثر ہونے کے لیے لاز می ہے کہ وہ ہا قاعد داسٹامپ شدہ اور دستخط شدہ صورت میں احلاس کے وقت سے کم از کم48 گھنٹے قبل کمپنی کے رجسٹر ڈ دفتر میں موصول ہو۔ پراکسی کو بذریعہ ای میل بھی مقرر کیا جاسکتاہے،اس صورت میں حصص یافتہ اپنے دستخط شدہ فارم کی اسکین کا پی، پراکن کا ای میل پته اور دیگر متعلقه تفصیلات (حبیبا که اوپر درج بین) "[email protected] " پر ارسال کرے۔
یراکن فارم انگریزی اور اردو میں منسلک ہے اور اس پر دو گواہوں کے دستخط ہو نالاز می ہیں جن کے نام،پتے اور قومی شاختی کارڈ نمبر فارم پر درج کیے جائیں۔ سی ڈی سی تصص یافتگان کی صورت میں، مفید مالکان اور پراکسی کے قومی شاختی کارڈ یا یاسپورٹ کی مصد قہ نقول پراکس فارم کے ساتھ فراہم کی جائیں گی۔اگر ر کن کسی کارپوریٹ ادارے کا نمائندہ ہے توکار پوریٹ ادارے کے بورڈ آف ڈائریکٹر ز کی قرار داد ار دکات نامہ اور نامز د نمائندے کے درست قوی شاختی کارڈ کی مصدقہ کاپی بھی (اگر پہلے سے فراہم نہ کی گئی ہو) پراکسی فارم کے ساتھ جمع کرانالازم ہو گا۔اجلاس کانوٹس بمعہ پراکسی فارم گمپنی کی ویب سائٹ پر بھی دستیاب ہے۔
-
- صحص یافتگان یاان کے نمائندوں (پراکن) ہے درخواست ہے کہ وہ اجلاس میں بذاتِ خو دیاویڈیو کانفرنس کے ذریعے شر کت کے وقت اپنے کمپیوٹرائزڈ قومی شاختی کار ڈیاپاسپورٹ بمعہ فولیونمبریاپار سیپنیٹس آئی ڈی نمبر اور اپنے اکاؤنٹ نمبر ہمراہ لایک تاکر ان کی شاخت میں سہولت ہوسکے۔ کار پوریٹ اداروں کے نمائندوں کے لیے ضر وری ہے کہ وہ بورڈ آف ڈائریکٹر ز کی قرار داد /وکات نامہ اور /یاوہ تمام دستاویزات جوسکیور ٹیز اینڈ اینچنچ میشن آف پاکستان("ایسائ ی پی ") کے جاری کر دہ سر کلر نمبر 1 مؤر نیہ 26 جنوری2000 کے تحت مطلوب ہیں، کی مصد قہ نقول فراہم کریں۔
-
- غیر ی&ی ی(Non-CDC)اراکین سے گزارش ہے کہ دہ اپنے پتے میں کسی بھی تبدیلی کی صورت میں فوراً کمپنی کے شیئر رجسٹر ار کو مطلع کریں۔ س ڈی س کے حصص یافتگان کسی بھی پیتے کی تنبدیلی براہراست سی ڈی سی کو جمع کرائیں۔وہ انفرادی اراکین جنہوں نے تاحال اپنے درست قومی شاختی کارڈ کی فوٹو کاپی جمع نہیں کرائی اور وہ کار پوریٹ ادارے جنہوں نے تاحال اپنااین ٹی این جمع نہیں کرایا،انہیں ایک بار پھریاد دہانی کرائی جاتی ہے کہ وہ یہ تفصیلات اپنی متعلقہ ی ڈی ایس پار جیمبٹس کے ساتھ ( ی ڈی کی اکاؤنٹ ہولڈرز کی صورت میں) اور براہِ راست کمپنی کے شیئر رجسٹر ار کے پتے پر (فزیکل حصص یافتگان کی صورت میں) حلد از حلد جمع کرائیں۔ براہِ کرم قومی شاختی کارڈ /این ٹی این کی کاپی کے ساتھ اپنافولیونمبر بھی فراہم کریں۔
-
- وہ تصص یافتگان جنہوں نے اپنے سابقہ منافع / تصص وصول نہیں کیے،انہیں مشورہ دیاجاتاہے کہ دہ اپنے فیرومنافع یاتصص (اگر کوئی ہوں) کے دعویٰ کے لیے کمپنی کے شیئر رجسٹرار سے رابطہ کریں۔ وہ حصص یامنافع جو واجب الاداہونے کے بعد تین سال تک غیر وصول شدہ یاغیر اداشدہ ر ہیں،انہیں کمپنیز ایکٹ کے نقاضوں کے مطابق نمٹایاجائے گا۔
ﷺ اطلاع برائے غیر معمولی اجلاس عام
کسانوں کو بااعتماد کارکردگی کے ساتھ بااختیار بنانا
فريكٹر باؤس، بلاث نمبر 102-102، 16 ايست الشريت، ذي انتخاب فيز-1، آف كور كل روز، كراچى، باكتان | www.alghazitractors.com