AGM Information • Apr 25, 2019
AGM Information
Open in ViewerOpens in native device viewer
Wij bevelen u aan gebruik te maken van het volmachtformulier dat beschikbaar is op de website https://www. avh.be/nl/investors/shareholder-information/general-meetings/year/2019. Dit formulier kan tevens op eenvoudig verzoek verkregen worden via het telefoonnummer +32 (0)3 231 87 70.
De kennisgeving van de volmacht aan de vennootschap dient schriftelijk te gebeuren. U kunt dit doen per post (Begijnenvest 113, 2000 Antwerpen), per fax (+32 (0)3 225 25 33) of via e-mail ([email protected]). De vennootschap moet de volmacht uiterlijk op dinsdag 21 mei 2019 ontvangen. Indien u ons de volmacht per fax of per e-mail heeft bezorgd, verzoeken wij uw volmachthouder om het origineel af te geven uiterlijk bij aanvang van de gewone algemene vergadering.
Elke aanwijzing van een volmachthouder dient te gebeuren conform de Belgische wetgeving, met name inzake belangenconflicten en het bijhouden van een register. De aandeelhouders die zich wensen te laten vertegenwoordigen, moeten voornoemde registratie- en bevestigingsprocedure naleven (zie onder 1).
3. Agenderingsrecht
Een of meer aandeelhouders die samen minstens 3% bezitten van het maatschappelijk kapitaal van de vennootschap, kunnen te behandelen onderwerpen op de agenda van de gewone algemene vergadering laten plaatsen en voorstellen tot besluit indienen met betrekking tot op de agenda opgenomen of daarin op te nemen te behandelen onderwerpen.
De aandeelhouders die dit agenderingsrecht wensen uit te oefenen, moeten aan de volgende voorwaarden voldoen:
(i) bewijzen dat zij op de datum van hun verzoek in het bezit zijn van minstens 3% van het kapitaal, hetzij op grond van een certificaat van inschrijving van de desbetreffende aandelen in het register van de aandelen op naam van de vennootschap, hetzij aan de hand van een door de financiële instelling opgesteld attest waaruit blijkt dat het desbetreffende aantal gedematerialiseerde aandelen op hun naam op rekening is ingeschreven, en (ii) bewijzen dat zij op de Registratiedatum nog steeds eigenaar zijn van voornoemd aandelenpercentage.
De in het eerste lid bedoelde verzoeken worden schriftelijk geformuleerd en gaan naargelang van het geval vergezeld van de tekst van de te behandelen onderwerpen en de bijbehorende voorstellen tot besluit, of van de tekst van de op de agenda te plaatsen voorstellen tot besluit. Er wordt een post- of e-mailadres in vermeld waarnaar de vennootschap het bewijs van ontvangst van deze verzoeken stuurt.
De vennootschap moet deze verzoeken uiterlijk op zondag 5 mei 2019 ontvangen. Zij kunnen naar de vennootschap worden gezonden per e-mail op volgend adres: [email protected].
Desgevallend zal de vennootschap uiterlijk op vrijdag 10 mei 2019 een aangevulde agenda en volmachtformulier bekendmaken (op de website van de vennootschap, in het Belgisch Staatsblad en in de financiële pers).
De volmachten die aan de vennootschap ter kennis werden gebracht vóór publicatie van de aangevulde agenda, blijven geldig. Maar de volmachtdrager kan voor de nieuwe agendapunten tijdens de gewone algemene vergadering afwijken van de eventuele instructies van de volmachtgever indien de uitvoering van die instructies de belangen van de volmachtgever zou kunnen schaden. De volmachtdrager moet de volmachtgever daarvan in ken-
nis stellen. De volmacht moet vermelden of de volmachtdrager gemachtigd is om te stemmen over de nieuwe agendapunten, dan wel of hij zich over die nieuwe agendapunten moet onthouden.
De aandeelhouders hebben het recht om schriftelijk vragen te stellen aan de bestuurders en de commissaris met betrekking tot hun verslag of tot de agendapunten, voor zover de mededeling van gegevens of feiten niet van dien aard is dat zij nadelig zou zijn voor de zakelijke belangen van de vennootschap of voor de vertrouwelijkheid waartoe de vennootschap, haar bestuurders of de commissaris zich hebben verbonden.
Deze vragen zullen beantwoord worden tijdens de vergadering, voor zover de betrokken aandeelhouder voldoet aan de formaliteiten om tot de vergadering te worden toegelaten (zie onder 1).
De vragen kunnen voorafgaand aan de gewone algemene vergadering worden gesteld per post (Begijnenvest 113, 2000 Antwerpen), per fax (+32 (0)3 225 25 33) of via e-mail ([email protected]). De vennootschap dient deze vragen uiterlijk op dinsdag 21 mei 2019 te ontvangen.
Op de zetel van de vennootschap kan elke aandeelhouder tijdens de kantooruren kosteloos een kopie verkrijgen van de jaarrekening, het jaarverslag en het verslag van de commissaris, evenals van de agenda van de gewone algemene vergadering en het volmachtformulier. De verzoeken om een kosteloze kopie te verkrijgen kunnen ook worden verstuurd per e-mail aan [email protected] of per post (Ackermans & van Haaren NV, t.a.v. Brigitte Stockman, Begijnenvest 113, 2000 Antwerpen).
Alle relevante informatie met betrekking tot de gewone algemene vergadering is beschikbaar op https://www.avh.be/nl/investors/shareholder-information/general-meetings/year/2019.
De raad van bestuur - 21 maart 2019
Voorstel tot besluit: verlening van kwijting aan de bestuurders voor de vervulling van hun mandaat tijdens het boekjaar afgesloten op 31 december 2018.
5. Kwijting aan de commissaris
Voorstel tot besluit: verlening van kwijting aan de commissaris voor de vervulling van zijn opdracht tijdens het boekjaar afgesloten op 31 december 2018.
6. Herbenoeming van bestuurder(1)
Voorstel tot besluit: goedkeuring van de hernieuwing van het mandaat van de heer Julien Pestiaux voor een termijn van vier (4) jaar en dit als onafhankelijk bestuurder, gelet op het feit dat de betrokkene beantwoordt aan de onafhankelijkheidscriteria vermeld in artikel 526ter W.Venn. en in artikel 2.2.4 van het Corporate Governance Charter van de vennootschap.
Julien Pestiaux (°1979, Belg) studeerde af als burgerlijk ingenieur electromechanica, specialisatie energie (Université Catholique de Louvain - 2003) en behaalde eveneens een master in engineering management (Cornell University - Verenigde Staten). Julien Pestiaux is partner bij Climact, een bureau dat advies verleent rond energie- en klimaatthema's. Hij geeft nu leiding aan een team dat voor de Europese Commissie een model
ontwikkelt dat het potentieel van de EU-lidstaten beoordeelt om het energieverbruik en de broeikasgassen op de middellange tot lange termijn te verminderen. Hij was voordien 5 jaar actief als consultant en projectleider bij McKinsey & C°. Julien Pestiaux werd in 2011 benoemd tot bestuurder van Ackermans & van Haaren en is lid van het auditcomité en het remuneratiecomité.
Iedere bestuurder heeft recht op een jaarlijkse basisvergoeding van 30.000 euro en een zitpenning van 2.500 euro per deelname aan een vergadering van de raad van bestuur of een adviserend comité, met uitzondering van het benoemingscomité. Er geldt een bijkomende jaarlijkse vergoeding van 10.000 euro voor de voorzitter van het auditcomité, 5.000 euro voor leden van het auditcomité en 2.500 euro voor leden van het remuneratiecomité.
Voorstel tot besluit: op voordracht van het auditcomité, goedkeuring van de hernieuwing van het mandaat van Ernst & Young Bedrijfsrevisoren CVBA, met maatschappelijke zetel te 1831 Diegem, De Kleetlaan 2, die als permanente vertegenwoordigers aanduidt Rottiers & C° Bedrijfsrevisor BVBA, met maatschappelijke zetel te 2830 Tisselt, Beekstraat 125, vertegenwoordigd door de heer Patrick Rottiers en Wim Van Gasse BVBA, met maatschappelijke zetel te 8400 Oostende, Distellaan 84, vertegenwoordigd door de heer Wim Van Gasse, als commissaris van de vennootschap voor een termijn van drie (3) jaar en goedkeuring van de jaarlijkse vergoeding van 62.000 euro (excl. BTW en incl. onkosten, jaarlijks indexeerbaar).
Voorstel tot besluit: instemming met het remuneratieverslag.
(1) Het CV van de heer Julien Pestiaux is beschikbaar op de website www.avh.be en kan op eenvoudig verzoek verkregen worden via het nummer +32 (0)3 231 87 70.
Alleen de personen die op de Registratiedatum aandeelhouder zijn, zijn gerechtigd om deel te nemen aan en te stemmen op de algemene vergadering. De registratieprocedure verloopt als volgt:
Voor de houders van aandelen op naam:
De houders van aandelen op naam dienen op de Registratiedatum ingeschreven te zijn in het aandelenregister van de vennootschap voor minimaal het aantal aandelen waarmee zij wensen deel te nemen aan de gewone algemene vergadering. De vennootschap zal zelf het aandelenbezit op de Registratiedatum verifiëren op basis van de inschrijving in het register van de aandelen op naam.
Voor de houders van gedematerialiseerde aandelen:
De aandelen waarmee de aandeelhouder wenst deel te nemen aan de gewone algemene vergadering dienen op zijn/haar effectenrekening geboekt te zijn op de Registratiedatum. De aandeelhouders moeten hun financiële instelling (bank, erkende rekeninghouder of vereffeningsinstelling) verzoeken om:
Bovendien moeten de aandeelhouders uiterlijk op dinsdag 21 mei 2019 om 24u00, Belgische tijd uitdrukkelijk bevestigen dat zij wensen deel te nemen aan de gewone algemene vergadering als volgt:
Voor de houders van aandelen op naam:
De houders van aandelen op naam dienen uiterlijk op dinsdag 21 mei 2019 hun deelname te bevestigen aan de vennootschap met vermelding van het aantal aandelen waarmee zij aan de vergadering wensen deel te nemen. Zij kunnen dit doen per post (Begijnenvest 113, 2000 Antwerpen), per fax (+32 (0)3 225 25 33) of via e-mail ([email protected]).
Ackermans & van Haaren NV - Begijnenvest 113 - 2000 Antwerpen Tel. +32 3 231 87 70 - [email protected] - www.avh.be - BTW BE 0.404.616.494 - RPR Antwerpen
De raad van bestuur nodigt de aandeelhouders uit op de gewone algemene vergadering, die gehouden wordt op maandag 27 mei 2019 om 14.30 uur op de zetel van de vennootschap, Begijnenvest 113 te Antwerpen. De aandeelhouders zijn welkom vanaf 13.30 uur teneinde de formaliteiten inzake deelneming aan de vergadering vlot te laten verlopen.
Building tools?
Free accounts include 100 API calls/year for testing.
Have a question? We'll get back to you promptly.