Accentis nv — Proxy Solicitation & Information Statement 2022

Mar 1, 2022

ACCENTIS NAAMLOZE VENNOOTSCHAP GENOTEERDE VENNOOTSCHAP IN DE ZIN AN ARTIKEL 1:11 WVV Met zetel te Noorderlaan 139, 2030 Antwerpen RPR Antwerpen, afdeling Antwerpen, 0454.201.411 (de Vennootschap)

VOLMACHT BUITENGEWONE ALGEMENE VERGADERING te houden op donderdag 31 maart 2022 om 10u30

Deze volmacht is bestemd voor de aandeelhouders van Accentis NV die een volmachtdrager willen aanstellen om hen te vertegenwoordigen op de buitengewone algemene vergadering. Een ondertekend en ingevuld exemplaar van deze volmacht moet uiterlijk op vrijdag 25 maart 2022 om 24:00 uur (Belgische tijd) worden afgeleverd aan de Vennootschap op het adres van de vennootschap te Noorderlaan 139 (level 3), 2030 Antwerpen (ter attentie van Evelien Devlieger CFO) of – bij absolute voorkeur – per e-mail aan investor.relations@accentis.com. Aandeelhouders die per volmacht vertegenwoordigd wensen te worden, moeten in elk geval de toelatingsvoorwaarden naleven om te kunnen deelnemen aan de vergadering zoals in de oproeping tot de vergadering is uiteengezet.

U dient een kopie van uw identiteitskaart, alsook een bewijs van aandeelhouderschap mee te sturen met deze volmacht.

______________________________________________________________________________________________________________,

______________________________________________________________________________________________________________,

______________________________________________________________________________________________________________,

______________________________________________________________________________________________________________,

______________________________________________________________________________________________________________,

______________________________________________________________________________________________________________,

______________________________________________________________________________________________________________,

De ondergetekende (volmachtgever-rechtspersoon):

Benaming en rechtsvorm:

Zetel:

Ondernemingsnummer:

Vertegenwoordigd door: Voor- en achternaam:

Hoedanigheid:

Voor- en achternaam:

Hoedanigheid:

OF

De ondergetekende (volmachtgever natuurlijke persoon):

Voor- en achternaam:

Domicilieadres:

Eigenaar/eigenares van __________ aandelen van de naamloze vennootschap "ACCENTIS" met zetel te B-2030 Antwerpen, Noorderlaan 139, ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen onder nummer 0454.201.411 (rechtspersonenregister Antwerpen, afdeling Antwerpen) verklaart bij deze:

______________________________________________________________________________________________________________,

______________________________________________________________________________________________________________,

I. volmacht te geven aan de onafhankelijke volmachthouder aangeduid door de raad van bestuur, d.i. mevrouw DE SCHUTTER Petra Maria Danny, medewerker van notariskantoor Van Laere & Hennissen, wonende te 2620 Hemiksem, Merellaan 10, welke woonstkeuze doet op het notariskantoor Van Laere & Hennissen te Antwerpen, Jan van Rijswijcklaan 162 bus 2,

teneinde hem/haar te vertegenwoordigen op de buitengewone algemene vergadering van de naamloze vennootschap "ACCENTIS", met zetel te 2030 Antwerpen, Noorderlaan 139, ingeschreven in de Kruispuntbank voor Ondernemingen onder nummer 0454.201.411, RPR Antwerpen, afdeling Antwerpen, waarvan de agenda hierna is vermeld, die zal worden gehouden op de zetel van de Vennootschap, op donderdag 31 maart 2022 om 10:30 uur (Belgische tijd) en te dien einde, alle akten, notulen, stukken, processen-verbaal te tekenen en te bekrachtigen, woonstkeuze te doen, in de plaats te stellen en in het algemeen alles te doen wat nodig zal zijn;

II. de gevolmachtigde volgende steminstructies te geven:

De agenda bevat de volgende punten, zoals vermeld in de oproeping tot deze vergadering.

AUTHENTIEKE AKTE STATUTENWIJZIGING

De agenda bevat de volgende punten, zoals vermeld in de oproeping tot deze vergadering.

1. Reële kapitaalvermindering

Reële kapitaalvermindering met een bedrag van vierenveertig miljoen vijfhonderdduizend euro (€ 44.500.000,00) om het kapitaal te brengen van zeventig miljoen euro (€ 70.000.000,00) naar vijfentwintig miljoen vijfhonderdduizend euro (€ 25.500.000,00).

Voorstel tot besluit:

"De vergadering beslist het kapitaal te verminderen met een bedrag van vierenveertig miljoen vijfhonderdduizend euro (€ 44.500.000,00) om het kapitaal te brengen van zeventig miljoen euro (€ 70.000.000,00) naar vijfentwintig miljoen vijfhonderdduizend euro (€ 25.500.000,00). Deze kapitaalvermindering heeft tot doel, onder de voorwaarden van de artikelen 7:208 en 7:209 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen, (i) de kapitaalstructuur van de vennootschap af te stemmen op de economische noden van de vennootschap, zonder daarbij de activiteiten of de doelstellingen van de vennootschap in enige mate te belemmeren en rekening houdend met de financiële mogelijkheden die de vennootschap heeft en (ii) een deel van het kapitaal ten belope van vier eurocent (€ 0,04) (afgerond) per aandeel (en rekening houdend met de voorgestelde vernietiging van vier miljoen achthonderdeenennegentig duizend tweehonderddrieëntwintig (4.891.223) ingekochte aandelen), in geld te laten terugvloeien naar de aandeelhouders, in het belang van de lange termijn waarde creatie voor de aandeelhouders van de vennootschap.

De kapitaalvermindering gaat niet gepaard met een vernietiging van bestaande aandelen van de vennootschap, maar zal door elk aandeel in dezelfde mate worden gedragen, en elk aandeel van de vennootschap zal na de kapitaalvermindering eenzelfde deel van het nieuwe kapitaal van de vennootschap vertegenwoordigen.

Op fiscaal vlak zal de vermindering uitsluitend worden aangerekend op het werkelijk gestorte kapitaal.

De raad van bestuur wordt gemachtigd om de procedure en de formaliteiten en de betaaldatum voor de uitkering van de kapitaalvermindering te bepalen overeenkomstig de toepasselijke wet - en regelgeving. De procedure en formaliteiten en de betaaldatum voor de uitkering van de kapitaalvermindering zullen worden meegedeeld door de vennootschap overeenkomstig de toepasselijke wet – en regelgeving.

Het recht tot terugbetaling van de kapitaalvermindering zal worden vertegenwoordigd door coupon nr. 1, met dienovereenkomstige regeling voor de gedematerialiseerde effecten en voor de effecten op naam."

Steminstructie

○	○	○
Voor	Tegen	Onthouding

2. Vernietiging van 4.891.223 ingekochte aandelen en opheffing van de corresponderende onbeschikbare reserve

Voorstel tot besluit:

"De vergadering beslist tot de vernietiging van vier miljoen achthonderdeenennegentig duizend tweehonderddrieëntwintig (4.891.223) ingekochte aandelen en de opheffing van de onbeschikbare reserve ten belope van tweehonderddrieëntachtigduizend driehonderddrieëntachtig euro negentig eurocent (€ 283.383,90)."

Steminstructie

○	Voor	○	Tegen	○	Onthouding

3. Wijziging van artikel 5 om deze in lijn te brengen met voorgaande beslissingen.

Voorstel tot besluit:

"De vergadering beslist om artikel 5 van de statuten als volgt te vervangen:

'Het kapitaal bedraagt vijfentwintig miljoen vijfhonderdduizend euro (€ 25.500.000,00). Het wordt vertegenwoordigd door één miljard tweehonderdtweeënzestig miljoen achthonderd vierenvijftigduizend en een (1.262.854.001) aandelen, met stemrecht, zonder aanduiding van den nominale waarde, die elk één/één miljard tweehonderdtweeënzestig miljoen achthonderd vierenvijftigduizend en eenste (1/1.262.854.001) vertegenwoordigen.'"

Steminstructie

○	Voor	○ Tegen	○	Onthouding

4. Machtiging tot coördinatie van de statuten.

Voorstel tot besluit:

"De vergadering verleent aan ondergetekende notaris alle machten om de gecoördineerde tekst van de statuten van de vennootschap op te stellen, te ondertekenen en neer te leggen in de daartoe voorziene elektronische databank, overeenkomstig de wettelijke bepalingen ter zake."

Steminstructie

○ Voor ○ Tegen ○ Onthouding
--------------------------------------------

5. Volmacht voor formaliteiten.

Voorstel tot besluit:

"De vergadering verleent een bijzondere volmacht aan elke bestuurder van de vennootschap, evenals aan de heer Bruno HOLTHOF en mevrouw Evelien DEVLIEGER, individueel handelend, om alle nuttige of noodzakelijke formaliteiten te vervullen en tot het afsluiten van alle overeenkomsten en akkoorden, die ten gevolge van deze akte nuttig of noodzakelijk zouden zijn, bij alle private en publiekrechtelijke instellingen en onder meer met betrekking tot de ondernemingsrechtbank, de Kruispuntbank van Ondernemingen, de ondernemingslokketten, de BTW administratie, de andere fiscale administraties en andere instanties, en ten dien einde in naam van de vennootschap alle documenten te ondertekenen."

Steminstructie

○ Voor ○ Tegen ○ Onthouding
--------------------------------------------

III. dat de gevolmachtigde zich moet onthouden bij de stemming over nieuw te behandelen onderwerpen die overeenkomstig artikel 7:130 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen op de agenda kunnen worden opgenomen op verzoek van een of meer aandeelhouders. Indien u de gevolmachtigde wel wenst te machtigen om te stemmen over dergelijke nieuw te behandelen onderwerpen op de agenda, dient u volgend vakje aan te duiden:

Ondergetekende(n)verkla(a)rt(en) uitdrukkelijk kennis te hebben genomen van alle in de agenda vermelde documenten.

Ondergetekende(n)verkla(a)rt(en) en beschouwt zich bovendien als regelmatig opgeroepen in zijn/haar hoedanigheid als aandeelhouder en verklaart hierbij uitdrukkelijk:

• te verzaken aan de oproepingsformaliteiten en termijnen evenals aan het ter beschikking stellen van de stukken zoals bepaald bij de artikelen 7:128 en 7:132 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen;
• te verzaken aan het instellen van een eventuele nietigheidsvordering wegens een onregelmatigheid naar de vorm overeenkomstig artikel 2:42 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen;
• voorafgaandelijk kennis te hebben genomen van de ontwerpakte van de voorziene vergadering.

***

ALDUS OPGEMAAKT OP (datum) ______________________________________________2022

("Goed voor volmacht" + naam + handtekening)1

¹ Gelieve alle pagina's te paraferen en de laatste pagina te ondertekenen.