Luka Koper

Pre-Annual General Meeting Information • May 14, 2021

Skladno z določilom četrtega odstavka 297. člena Zakona o gospodarskih družbah (Uradni list RS, št. 65/09 - uradno prečiščeno besedilo, 33/11, 91/11, 32/12, 57/12, 44/13 - odl. US, 82/13, 55/15, 15/17 in 22/19 - ZPosS) in določila 10.a člena statuta delniške družbe Luka KOPER, d.d., je uprava družbe na svoji seji št. R 253/2021 dne 13.4.2021 sprejela naslednja:

PRAVILA POSTOPKA ZA UDELEŽBO IN GLASOVANJE NA ELEKTRONSKI SKUPŠČINI družbe LUKA KOPER d.d.

1. Splošna pravila za uresničevanje pravic delničarjev na elektronski skupščini

• 1.1. Delničarji ali njihovi pooblaščenci se lahko udeležijo skupščine družbe fizično na kraju zasedanja skupščine. Elektronska skupščina je dodatna možnost udeležbe in uresničevanja pravic na skupščini družbe brez fizične prisotnosti delničarja ali njegovega pooblaščenca s pomočjo elektronskih sredstev. Delničar oziroma njegov pooblaščenec prosto izbira med udeležbo na skupščini s svojo fizično prisotnostjo in udeležbo brez svoje fizične prisotnosti z uporabo elektronskih sredstev. Elektronska skupščina bo izvedena s prenosom slike in tona celotne skupščine v realnem času preko spletnega portala oziroma digitalnega okolja za izvajanje elektronske skupščine, delničar ali njegov pooblaščenec pa bo pravico do udeležbe in glasovanja ter ostale pravice lahko izvrševal na elektronski skupščini v skladu s temi pravili. Z udeležbo na elektronski skupščini delničar pristaja na določene pogoje in omejitve, povezane z elektronsko skupščino, kot izhajajo iz teh pravil. Če ni s posameznim pravilom izrecno drugače določeno, ta pravila ne posegajo v splošna pravila glede uveljavljanja članskih pravic delničarja, ki izhajajo iz imetništva delnice.
• 1.2. Za uspešno udeležbo na elektronski skupščini (ter za videoelektronsko identifikacijo pred tem) bo delničar oziroma pooblaščenec potreboval dobro internetno povezavo, ustrezno programsko opremo oziroma ustrezen spletni brskalnik za oddaljeni dostop do programske opreme in ustrezne naprave (npr. osebni računalnik, tablični računalnik ali pametni telefon) za spremljanje prenosa in prenos slike in tona v realnem času (torej opremljen z mikrofonom in kamero), telefonsko številko in telefonsko napravo, ki ju uporablja le delničar oziroma pooblaščenec in ki mu omogoča sprejem kratkih sporočil (sms) ter elektronski naslov (svetujemo, da takega, ki ga redno uporablja). Delničar oziroma pooblaščenec, ki v skladu z navodili iz sklica skupščine pravilno in pravočasno poda prijavo na skupščino, naj ima ob predhodni videoelektronski identifikaciji za sodelovanje na elektronski skupščini pripravljen tudi veljaven uradni osebni dokument (ki je javna listina), opremljen z njegovo fotografijo, pooblaščenec pa tudi ustrezno pisno pooblastilo, pri čemer je lahko slednje podpisano lastnoročno ali z elektronskim podpisom, naprednim elektronskim podpisom ali žigom, ki temelji na kvalificiranem potrdilu za elektronski podpis ali žig, ali s kvalificiranim elektronskim podpisom ali žigom (pooblastila ni treba pošiljati na družbo, ampak bo posneto in preverjeno v postopku videoelektronske identifikacije v skladu z 11. točko teh pravil). Če pooblaščenec nadomešča pooblaščenca, ki v skladu z navodili iz sklica skupščine pravilno in pravočasno poda prijavo na skupščino, mora pooblastilo obvezno posredovati družbi tudi na elektronski naslov ali po redni pošti. Ustrezno opremo in naprave si delničar oziroma pooblaščenec zagotovi sam, kar je tehnični predpogoj za učinkovito udeležbo in glasovanje na elektronski skupščini (ter za videoelektronsko identifikacijo pred tem).
• 1.3. Delničar oziroma pooblaščenec s prijavo in z udeležbo na elektronski skupščini izrecno privoli v videoelektronsko identifikacijo ter obdelavo in hrambo osebnih podatkov.

Pravila videoelektronske identifikacije so v točki 11. teh pravil.

2. Prijava na elektronsko skupščino

2.1. Za prijavo na elektronsko skupščino veljajo splošna pravila glede prijave, če ni s temi pravili drugače določeno. Delničar družbe, ki želi sodelovati na elektronski skupsčini, mora v prijavi na skupščino to izrecno navesti (označiti) in navesti tudi elektronski naslov ter telefonsko številko, na katero je možno njemu ali njegovemu pooblaščencu poslati kratko sporočilo (sms). Delničar oziroma pooblaščenec na elektronski naslov, ki je bil naveden v prijavi na skupščino, prejme podatke za dostop do spletnega portala oziroma do digitalnega okolja za izvajanje elektronske skupščine.

3. Predhodna videoelektronska identifikacija; Registracija za udeležbo na elektronski skupščini

• 3.1. V časovnem okviru in v skladu z napotki, kot bo določeno v sklicu skupščine, mora delničar oziroma pooblaščenec, ki je v prijavi na skupščino navedel, da želi sodelovati na elektronski skupščini, opraviti videoelektronsko identifikacijo v skladu s točko 11. teh pravil.
• 3.2. Po uspešno opravljeni videoelektronski identifikaciji prejme delničar oziroma pooblaščenec po telefonu (v obliki sms) PIN številko za registracijo na elektronski skupščini. Prejem PIN številke po telefonu (v obliki sms) hkrati potrjuje uspešno zaključeno prijavo na elektronsko skupščino. S podatki, ki jih je delničar ali njegov pooblaščenec prejel na elektronski naslov (povezavo na spletni portal oziroma digitalno okolje za izvajanje elektronske skupščine) ter po telefonu v obliki sms (PIN številko), se le-ta neposredno pred začetkom skupščine registrira v spletni portal oziroma v digitalno okolje za izvajanje elektronske skupščine. Svetuje se dovolj zgodnjo registracijo, saj v takem primeru obstaja možnost za odpravo morebitnih tehničnih motenj. V sklicu skupščine bo navedeno, od katerega časovnega trenutka dalje bo možna registracija (ki omogoči vstop v digitalno okolje, v katerem se bo izvajala elektronska skupščina).
• 3.3. Izvedba zgoraj opisanih korakov je predpogoj za izvrševanje glasovalne pravice in drugih pravic na elektronski skupščini.

4. Glasovanje

• 4.1. Glasovanje o posameznih predlogih sklepov poteka v realnem času, kot jih daje na glasovanje predsednik skupščine. Glasovanje je tajno. Delničar ima pri posameznemu sklepu možnost glasovati ZA ali PROTI ali VZDRŽAN z ustreznim klikom na ekranu, po izbiri pa obvezno klikne še POTRDI. Dokler izbire ne potrdi, jo lahko spremeni. Če ne izbere ničesar ali če izbire ne potrdi, se šteje, da glas ni bil oddan.
• 4.2. Družba delničarjem, ki sodelujejo na elektronski skupščini, v realnem času (takoj po glasovanju) na elektronski naslov, ki so ga podali ob prijavi, pošlje povratnico o tem, ali in kako je bil pri posameznih sklepih upoštevan njihov glas, vendar najkasneje do zaključka zasedanja skupščine.

5. Postavljanje vprašanj; Razprava

5.1. Delničar lahko postavlja vprašanja po svoji izbiri v realnem času (v času zasedanja skupščine) s prenosom tona ter slike in/ali predhodno (pred skupščino) po elektronski

poti (tako da vprašanje pošlje na elektronski naslov, ki bo naveden v sklicu).

• 5.2. Vprašanja delničarjev morajo biti po elektronski poti posredovana družbi najmanj dva delovna dneva pred zasedanjem skupščine, sicer družba nanje ni dolžna odgovoriti. Na katera vprašanja delničarjev, ki so predložena družbi predhodno po elektronski poti, in na kakšen način bo družba nanje odgovorila, presodi uprava družbe po prostem preudarku, ki ga uporabi s predpisano skrbnostjo (npr. če se vprašanja delničarjev ponavljajo ali so podobna, lahko družba na vsa taka vprašanja odgovori z enim odgovorom). Uprava družbe pri podaji odgovora navede, na vprašanje katerega delničarja/delničarjev podaja odgovor.
• 5.3. Če želi delničar razpravljati in/ali postavljati vprašanja na sami skupščini z uporabo elektronskih sredstev s prenosom tona in slike v realnem času, mora to sporočiti družbi vsaj en delovni dan pred zasedanjem skupščine ter po potrebi sodelovati z družbo (oziroma njenim tehničnim izvajalcem) pri pripravah za tak prenos. Kolikor delničar ne ravna v skladu s prejšnjim stavkom, mu družba ni dolžna omogočiti postavljanja vprašanj/razprave s prenosom tona in slike v realnem času. Pri posamezni točki dnevnega reda, kjer delničar želi postaviti vprašanje ali razpravljati v realnem času, mora delničar med samo skupščino pri tej točki z ustreznim klikom na ekranu »dvigniti roko«. Ko z ustreznim klikom na ekranu delničar »dvigne roko«, mu predsednik skupščine oziroma po njegovem pooblastilu administrator omogoči vklop s prenosom tona in slike v realnem času.

6. Napoved izpodbijanja; Nasprotni predlogi

• 6.1. Delničar lahko napove izpodbijanje v realnem času (v času zasedanja skupščine) pisno z vnosom napovedi izpodbijanja v rubriko NAPOVED IZPODBIJANJA in klikom na POTRDI. Predsednik skupščine glasno prebere napoved izpodbijanja in navede osebo, ki je vložila napoved izpodbijanja.
• 6.2. Delničar lahko vloži nasprotni predlog po svoji izbiri predhodno po elektronski poti v skladu s pravili iz sklica skupščine in/ali v realnem času pisno z vnosom nasprotnega predloga v rubriko NASPROTNI PREDLOG in klikom POTRDI. Predsednik skupščine nasprotni predlog glasno prebere, navede predlagatelja in določi vrstni red glasovanja. Nasprotni predlogi, ki se vlagajo po elektronski poti, morajo biti posredovani družbi najmanj dva delovna dneva pred zasedanjem skupščine v skladu s pravili iz sklica skupščine, sicer jih družba ni dolžna upoštevati. Če je tako določeno v sklicu, lahko delničar v realnem času (v času zasedanja skupščine) vloži veljavno podpisan pisni nasprotni predlog v poseben elektronski predal, ki se navede v sklicu.

7. Splošni napotki

7.1. Podatke, ki jih delničar ali pooblaščenec prejme za dostop do glasovanja, naj s skrbnostjo varuje pred nepooblaščenimi tretjimi in pazi, da s temi podatki do spletnega portala oziroma digitalnega okolja za izvajanje elektronske skupščine ne dostopa nepooblaščena tretja oseba. Kolikor obstaja sum na zlorabo podatkov, delničar ali njegov pooblaščenec nemudoma obvesti družbo na telefonsko številko, določeno v sklicu skupščine. Kolikor delničar ali njegov pooblaščenec izgubi PIN številko, kontaktira telefonsko številko iz sklica skupščine za dodelitev nove PIN številke.

8. Povratnice delničarju

• 8.1. Delničarju, ki je v prijavi na skupščino delničarjev navedel, da se želi udeležiti elektronske skupščine, družba pošlje po redni priporočeni pošti potrdilo, da se je prijavil na elektronsko skupščino in informacijo o tem, kateri elektronski naslov in telefonsko številko je navedel v prijavi.
• 8.2. Delničar po uspešno izvedeni videoelektronski identifikaciji prejme povratnico o uspešno zaključeni prijavi na elektronsko skupščino na način, da mu je po telefonu (v obliki sms) poslana PIN številka, s katero mu je neposredno pred skupščino po vnosu v polje za geslo omogočena registracija in glasovanje.
• 8.3. Delničar prejme povratnico o glasovanju (o upoštevanju njegovega glasu pri posameznih sklepih, ki jih je sprejela skupščina) v realnem času (takoj po oddaji glasu) oziroma najkasneje do konca zasedanja skupščine na elektronski naslov, ki ga je navedel v prijavi na skupščino.

9. Izključitev odgovornosti

• 9.1. Družba za zagotavljanje učinkovite izvedbe elektronske skupščine in varstvo (osebnih) podatkov uporablja tehnične in organizacijske ukrepe, ki ustrezajo modernim standardom in predpisom. Glede na sedanje stanje tehnike lahko vseeno prihaja do tehničnih motenj in nihanj. Družba nima vpliva na delovanje telekomunikacijskih zvez in ravnanje/storitve ponudnikov interneta in omrežja.
• 9.2. Družba zato ne daje nobenega jamstva in ne prevzema odgovornosti za delovanje, dostopnost, stabilnost in zanesljivost portala, preko katerega poteka elektronska skupščina.
• 9.3. Družba ne prevzema odgovornost za delovanje internetnih in mrežnih povezav. Družba tudi ne prevzema odgovornosti v povezavi z opremo, ki jo uporablja delničar (ali pooblaščenec).
• 9.4. Izključitev odgovornosti ne velja, če so tehnične motnje posledica hude malomarnosti ali naklepa na strani družbe.

10. Snemanje skupščine in varstvo osebnih podatkov

• 10.1. Skupščina se snema za namen dokazovanja njenega poteka, njene vsebine in sprejemanja odločitev delničarjev. Obstaja možnost, da bo snemanje zajelo delničarja oziroma njegovega pooblaščenca, kar zlasti velja v primeru vključevanja delničarja oziroma pooblaščenca s prenosom zvoka in slike v razpravo, na kar delničar oziroma pooblaščenec pristane z udeležbo na elektronski skupščini. O privolitvi k snemanju je družba dolžna pridobiti informirano pisno privolitev delničarja oziroma pooblaščenca. Tonski in slikovni material, ki je pridobljen s snemanjem skupščine, varuje in hrani družba v skladu z GDPR in veljavnimi predpisi o varstvu osebnih podatkov, izključno z namenom zagotovitve sledi in dokazovanja vsebine in poteka skupščine, vendar ne dlje, kot je to nujno potrebno, in znotraj rokov, ki jih določajo veljavni predpisi.
• 10.2. Osebni podatki delničarjev ter njihovih pooblaščencev bodo zbrani, shranjeni, obdelani in uporabljeni izključno za namene prijave na skupščino in izvrševanje glasovalne pravice ter ostalih pravic v skladu z GDPR in veljavnimi predpisi o varstvu osebnih podatkov, dokler je to nujno potrebno in v okviru omejitev veljavnih

predpisov. Podatke hrani družba z namenom zagotovitve sledi in dokazovanja v zvezi s prijavo na skupščino ter vsebine in poteka skupščine. Morebiten zunanji izvajalec skupščine (kot pomočnik družbe) ne hrani nobenih zbranih osebnih podatkov. Po izvedeni skupščini izvajalec vse podatke, ki so pridobljeni v zvezi s prijavo na skupščino in s snemanjem skupščine, posreduje družbi.

10.3. Zvočno ali slikovno snemanje skupščine s strani ostalih oseb, razen s strani družbe, in uporaba (npr. posredovanje) posnetkov, brez pisne privolitve družbe in posameznikov, je prepovedano. Nepooblaščeno zvočno ali slikovno snemanje pomeni kaznivo dejanje neupravičenega slikovnega snemanja po 138. členu Kazenskega zakonika RS.

V primeru nepooblaščene pridobitve ali kakršnega koli posredovanja osebnih podatkov ali podatkov poslovne skrivnosti, ki so obravnavani na skupščini, le-to pomeni kršitev oziroma kaznivo dejanje s področja varstva osebnih podatkov oziroma poslovne skrivnosti.

• 10.4. Videoelektronska identifikacija se izvede z namenom preverjanja istovetnosti delničarja oziroma pooblaščenca, ki se je prijavil na elektronsko skupščino, na daljavo. Videoelektronsko identifikacijo bo izvedla družba, ki je upravljavec pridobljenih podatkov, in kot pomočniki družbe predstavniki zunanjega izvajalca storitve, ki bo naveden v sklicu skupščine. V postopku se lahko ponovno preveri pravilnost telefonske številke za posredovanje PIN številke.
• 10.5. Pri postopku videoelektronske identifikacije izvajalec zajame fotografijo delničarja in njegov uradni osebni dokument, pri pooblaščencu pa tudi pooblastilo ter pridobi zvočni posnetek pogovora. Zbrani in shranjeni bodo naslednji podatki delničarja oziroma pooblaščenca: ime in priimek, naslov stalnega prebivališča, naslov začasnega prebivališča, če obstaja, datum rojstva, št. ID dokumenta, fotografija sprednje in zadnje strani ID dokumenta, fotografija pisnega pooblastila, fotografija delničarja oziroma pooblaščenca med postopkom videoelektronske identifikacije, podatek o namenu, datumu in času izvedbe postopka, zvočni zapis razgovora ter številka mobilnega telefona.
• 10.6. V postopku videoelektronske identifikacije izvajalec preveri naslednje: vidno preverjanje obstoja optičnih zaščitnih znakov, vključno s holografskimi ali drugimi enakovrednimi zaščitnimi elementi; preverjanje formalnih znakov uradnega osebnega dokumenta in njihovo ujemanje glede na vrsto uradnega osebnega dokumenta (grafična zasnova, velikost znakov, razmik med znaki, tipografija in podobno); preverjanje ujemanja predhodno pridobljenih podatkov (na primer v prijavi na skupščino) s podatki , ki so razvidni iz uradnega dokumenta; preverjanje veljavnosti uradnega osebnega dokumenta in pravilnosti alfanumeričnih znakov njegove serijske številke; vidno preverjanje morebitne naknadne namestitve fotografije, nepoškodovanosti laminacije, ki obdaja uradni osebni dokument, ali drugih zaščitnih znakov, ki izkazujejo njegovo nepoškodovanost; preverjanje logične doslednosti podatkov, ki izhajajo iz osebnega dokumenta (na primer pravilnosti datuma izdaje in poteka veljavnosti, pravilnosti rojstnega datuma, njihovo medsebojno ujemanje in podobno) ter ustreznost namena delničarja oziroma pooblaščenca za uporabo postopka videoelektronske identifikacije, zaradi katere se izvaja storitev videoelektronske identifikacije; ter odziv delničarja oziroma pooblaščenca na vprašanja operaterja in njegovo vedenje med potekom videoelektronske identifikacije.

• 10.7. Izvajalec postopek videoelektronske identifikacije z določenim delničarjem oziroma pooblaščencem zaključi z ugotovitvijo, ali je bila ugotovitev in potrditev istovetnosti delničarja oziroma pooblaščenca uspešna (pozitivna) ali neuspešna (negativna).
• 10.8. Izvajalec postopka videoelektronske identifikacije prekine postopek, ko so podane naslednje okoliščine: slabe svetlobne ali zvočne razmere pri delničarju oziroma pooblaščencu ali slaba kakovost prenosa slike ali zvoka ne omogočajo ugotavljanja in preverjanja istovetnosti; ni možna izdelava posnetka zaslona, ki bi bil ustrezen za vidno preverjanje delničarja oziroma pooblaščenca ali njegovega uradnega osebnega dokumenta ali v njem vsebovanih podatkov; obstaja negotovost glede istovetnosti delničarja oziroma pooblaščenca; ko obstaja verjetnost za morebitni vpliv tretjih oseb na izraženo voljo delničarja oziroma pooblaščenca in posledično veljavnost privolitve. Izvajalec razlog za prekinitev zapiše med zbrane podatke. Kolikor je časovno okno za preverjanje istovetnosti, kot je navedeno v sklicu skupščine, še odprto, se lahko kasneje preverjanje istovetnosti ponovi.
• 10.9. Družba zbrane osebne podatke delničarja oziroma pooblaščenca, ki se nanašajo na videoelektronsko identifikacijo, hrani v skladu z GDPR in veljavnimi predpisi o varstvu osebnih podatkov, izključno z namenom zagotovitve sledi in dokazovanja vsebine in poteka identifikacije. O privolitvi k zbiranju in obdelavi osebnih podatkov je družba dolžna pridobiti informirano pisno privolitev delničarja oziroma pooblaščenca. Zbrani osebni podatki se hranijo, dokler je to nujno potrebno, in znotraj rokov, ki jih določajo veljavni predpisi. Morebiten zunanji izvajalec videoelektronske identifikacije (kot pomočnik družbe) ne hrani nobenih zbranih osebnih podatkov. Po izvedeni videoelektronski identifikaciji izvajalec vse podatke, ki so pridobljeni pri oziroma v zvezi z videoelektronsko identifikacijo, posreduje družbi.
• 10.10.Vsi podatki, pridobljeni v okviru postopka videoelektronske identifikacije, se bodo obdelovali v skladu s predpisi o varstvu osebnih podatkov. Če oseba meni, da so z obdelavo podatkov kršene njene pravice, lahko poda pritožbo pri Informacijskemu pooblaščencu.

11. Končne določbe

• 11.1.Ta Pravila začnejo veljati, ko ga potrdi uprava in nanj poda soglasje nadzorni svet.
• 11.2. Ta Pravila se javno objavijo na spletni strani družbe.

Uprava Luke Koper d Predsednik uprave Dimitrij Zadel Član uprave Metod Podkrižnik Clanica upravel mag. Irma Gubaneo Član uprave-delavski direktor Vojko Rotar