Proxy Solicitation & Information Statement • Feb 21, 2024
Proxy Solicitation & Information Statement
Open in ViewerOpens in native device viewer
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
(*) Voor natuurlijke personen: naam, voornaam, adres en rijksregisternummer - Voor rechtspersonen: maatschappelijke naam, rechtsvorm, en maatschappelijke zetel en ondernemingsnummer alsook naam en functie van de natuurlijke personen die rechtsgeldig de volmacht ondertekenen namens de rechtspersonen. (*) As to individuals: name, first name and address and National ID or Social Security number – As to corporate entities: corporate name, corporate form, registered office and corporate registration number as well as the name and function of the individuals duly signing the power of attorney on behalf of the corporate entities.
Handelend /Acting (invullen wat van toepassing is aub/To be completed as applicable)
* als eigenaar van / as owner of:
aandelen van /shares of BARCO NV
* voor naam en voor rekening van de aandeelhouders waarvan de volledige identiteit en het aantal Barco NV aandelen waarvan zij eigenaar zijn, is weergegeven in de onderstaande en/of de bijgevoegde lijst
in the name and for the account of the shareholders whose full identity and the number of Barco NV shares owned by them are stated in the list below and/or in the attached list
| Naam / Name | Adres / Address | Aantal aandelen Number of shares |
|---|---|---|
stelt de Vennootschapssecretaris van Barco NV (met recht van indeplaatsstelling) aan als bijzondere gevolmachtigde (stemming bij volmacht), aan wie alle machten worden verleend teneinde de ondergetekende te vertegenwoordigen op
die gehouden wordt in de kantoren van de vennootschap, Beneluxpark 21, 8500 Kortrijk (België), in naam van de ondergetekende deel te nemen aan alle beraadslagingen en te stemmen of zich te onthouden met de aandelen hierboven vermeld betreffende onderstaande agenda volgens de steminstructies hieronder, notulen en aanwezigheidslijst te ondertekenen, alle verklaringen te doen, in de plaats te stellen en in het algemeen alles te doen wat nuttig of nodig is, zelfs indien niet uitdrukkelijk in deze vermeld.
appoints the Company Secretary of Barco NV (with right of substitution) as special proxy (proxy vote), to whom all powers are granted to represent the undersigned at
to be held in the offices of the company, Beneluxpark 21, 8500 Kortrijk (Belgium), to participate in all deliberations on behalf of the undersigned and to vote or to refrain with the shares mentioned above regarding the agenda below according to the voting instructions below, to sign minutes and the attendance list, to make all statements, in to set the place and generally do whatever is useful or necessary, even if not off expressly stated in these.
wenst alle stemmen verbonden aan de aandelen hierboven vermeld als volgt uit te brengen (stemming per brief) met betrekking tot
die gehouden wordt in de kantoren van de vennootschap, Beneluxpark 21, 8500 Kortrijk (België), met onderstaande agenda.
wishes to cast all the votes attached to the shares mentioned above as follows (vote by letter) in respect of
* the first extraordinary general meeting of Barco NV to be held on Friday, March 22, 2024 at 2 p.m., and, if at this meeting the quorum required to deliberate and decide validly is not met,
* the second extraordinary general meeting of Barco NV on Thursday, April 25, 2024 at 3.45 p.m.
to be held at the company's offices, Beneluxpark 21, 8500 Kortrijk (Belgium), with the agenda below.
1. Hernieuwing machtiging inzake verkrijging en vervreemding van eigen aandelen Voorstel tot besluit (stemronde 1):
De Raad van Bestuur is gemachtigd om, met inachtneming van de toepasselijke wettelijke voorwaarden, gedurende een periode van vijf (5) jaar te rekenen vanaf de bekendmaking in de Bijlage bij het Belgisch Staatsblad van dit machtigingsbesluit het maximaal toegelaten aantal eigen aandelen te verkrijgen voor een prijs die minimaal gelijk is aan één euro (€ 1,00) en maximaal gelijk is aan de gemiddelde slotnotering van het aandeel over de laatste dertig (30) kalenderdagen voorafgaand aan de verrichting, verhoogd met vijftien procent (15 %), en om eigen aandelen te vervreemden, en dit voor een prijs die minimaal gelijk is aan de gemiddelde slotnotering van het aandeel over de laatste dertig (30) kalenderdagen voorafgaand aan de verrichting, verminderd met tien procent (10 %), en maximaal gelijk is aan de gemiddelde slotnotering van het aandeel over de laatste dertig (30) kalenderdagen voorafgaand aan de verrichting, verhoogd met tien procent (10 %).
Steminstructie:
| VOOR | TEGEN | ONTHOUDING |
|---|---|---|
| -------- | --------- | -------------- |
Proposal of resolution (1st vote):
The Board of Directors is authorized, subject to the applicable legal conditions, to acquire the maximum permissible amount of own shares over a period of five (5) years for a price of not less than one euro (€ 1.00) and not more than the average closing price of the share over the previous thirty (30) calendar days prior to the transaction, increased by fifteen percent (15%), and to alienate own shares, and this for a price of not less than the average closing price of the share over the previous thirty (30) calendar days prior to the transaction, decreased by ten percent (10%), and not more than the average closing price of the share over the previous thirty (30) calendar days prior to the transaction increased by ten percent (10%).
Voting instruction:
| FOR | AGAINST | ABSTAIN |
|---|---|---|
Dit agendapunt vereist geen besluit.
This agenda item does not require a resolution.
Voorstel tot besluit (stemronde 2):
"De raad van bestuur is bevoegd om het kapitaal in een of meer malen te verhogen met een bedrag dat maximum gelijk kan zijn aan vijftig procent (50%) van het kapitaal. Hierbij kan maximaal tien procent (10%) van het kapitaal aangewend worden voor kapitaalverhogingen met opheffing van het voorkeurrecht van de bestaande aandeelhouders of voor inbrengen in natura voor andere doeleinden dan het vergoeden van een keuzedividend.
De raad van bestuur kan deze bevoegdheid uitoefenen gedurende vijf jaar na de bekendmaking van de statutenwijziging beslist door de buitengewone algemene vergadering van aandeelhouders van 22 maart 2024(*).
De kapitaalverhogingen waartoe krachtens deze machtiging worden besloten kunnen geschieden overeenkomstig de door de raad van bestuur te bepalen modaliteiten zoals onder meer door middel van inbreng in geld of in natura binnen de door het WVV toegestane grenzen als door omzetting van reserves en uitgiftepremies, met of zonder uitgifte van nieuwe aandelen met of zonder stemrecht of door uitgifte van al dan niet achtergestelde converteerbare obligaties, of door uitgifte van inschrijvingsrechten of van obligaties waaraan inschrijvingsrechten of andere roerende waarden zijn verbonden, of van andere effecten, zoals aandelen in het kader van een aandelenoptieplan.
Deze bevoegdheden kunnen worden hernieuwd overeenkomstig de geldende wettelijke bepalingen.
De raad van bestuur kan, in het belang van de vennootschap, binnen de perken en overeenkomstig de voorwaarden voorgeschreven door het WVV, het voorkeurrecht van de aandeelhouders beperken of opheffen, wanneer een kapitaalverhoging geschiedt binnen de grenzen van het overeenkomstig dit artikel toegestane kapitaal. Deze beperking of opheffing kan eveneens gebeuren ten gunste van een of meer bepaalde personen, al dan niet personeelsleden van de vennootschap of van haar dochterondernemingen.
Voor het geval dat naar aanleiding van een kapitaalverhoging beslist door de raad van bestuur of naar aanleiding van de conversie van obligaties of de uitoefening van inschrijvingsrechten of van rechten op andere waarden, een uitgiftepremie wordt betaald, wordt deze niet in aanmerking genomen voor de berekening van het gebruik van het toegestane kapitaal.
De machtiging toegestaan kapitaal kan niet aangewend worden als een afweermechanisme tegen een openbaar overnamebod.
De raad van bestuur is bevoegd, met mogelijkheid tot indeplaatsstelling, na elke kapitaalverhoging tot stand gekomen binnen de grenzen van het toegestane kapitaal, de statuten in overeenstemming te brengen met de nieuwe kapitaal- en aandelentoestand."
Bijgevolg besluit de algemene vergadering om, vanaf de bekendmaking van deze beslissing in de Bijlagen bij het Belgisch Staatsblad, in het tweede lid van artikel 6 van de statuten de woorden "29 april 2021" te vervangen door de woorden "22 maart 2024"* en het laatste lid van genoemd artikel te schrappen.
(*) Indien op de buitengewone algemene vergadering van 22 maart 2024 het vereiste quorum om geldig te beraadslagen en te besluiten niet wordt bereikt, dan dient de datum "22 maart 2024" te worden gelezen als "25 april 2024".
Voor alle duidelijkheid, indien het voorstel van besluit niet wordt aangenomen zal de bestaande machtiging om het kapitaal te verhogen blijven gelden.
| VOOR | TEGEN | ONTHOUDING |
|---|---|---|
Proposal of resolution (2nd vote):
"The board of directors is authorized to increase the capital of the Company in one or more steps with an amount not to exceed fifty percent (50%) of the capital. A maximum of ten percent (10%) of the capital can hereby be used for capital increases with suspension of the preferential right of existing shareholders or for contributions in kind for other purposes than the distribution of an optional dividend.
The board of directors can use this authorization for a period of five years from the publication of the change of the by-laws decided by the extra-ordinary meeting of shareholders of 22 March 2024(*).
The capital increases which may be implemented pursuant to this authorization in accordance with the terms to be decided by the board of directors such as, among others, a contribution in cash or in kind with the limits set by the CCA, incorporation of reserves or share premiums, with or without issuance of new shares with or without voting rights or by issuance of subordinated convertible notes, or by issuance of warrants or of notes to which warrants or other rights may be attached, or other instruments, such as shares in the frame of a share option plan.
These authorizations can be renewed in accordance with the applicable regulations.
In the interest of the company, the board of directors can, within the limits and in accordance with the conditions prescribed by the CCA, limit or suspend the preferential right of shareholders, when the capital increase occurs within the limits of the capital authorized pursuant to this article This limit or suspension can also apply to the benefit of one or more persons, which may or may not be employees of the company or its subsidiaries.
If, pursuant to a capital increase decided by the board of directors or following the conversion of notes or the exercise of warrants or other similar rights, a share premium is paid, it will not be considered for the calculation of the use of the authorized capital.
The mandate authorized capital cannot be used as a defensive mechanism against a public take-over bid.
The board of directors has the authority, with the possibility to delegate, after every capital increase realized within the limits of the authorized capital, to update the by-laws with the new status of capital and shares."
Consequently, the general meeting decides, as of the publication of this decision in the Annexes to the Belgian Official Gazette, to replace the words "29 April 2021" with the words "22 March 2024"* in the second paragraph of Article 6 of the by-laws and to delete the last paragraph of the said article.
(*) If at the extra-ordinary general meeting of 22 March 2024 the required quorum to deliberate and decide validly is not met, the date of "22 March 2024" must be read as "25 April 2024".
For the avoidance of doubt, if the proposed resolution is not adopted, the existing authorization to increase the capital will continue to apply.
Voting instruction:
| FOR AGAINST ABSTAIN |
|---|
| --------------------------------- |
De bijzonder gevolmachtigde is ook gemachtigd om te stemmen over de nieuw te behandelen onderwerpen die op de agenda zijn opgenomen:
Ja/Nee (schrappen wat niet past)
Indien nee dient de volmachthouder zich te onthouden van de stemming over de nieuwe agendapunten.
The special attorney is authorized to vote over new topics to be discussed which have been added to the agenda:
Yes/No (delete what is not applicable)
If no, special attorney must abstain from voting on the new agenda topics.
Aldus getekend te / In Witness whereof this instrument is signed at ____________________ op/on __________________________ 2024.
(*)Datum en handtekening met eigenhandig geschreven melding "Goed voor volmacht" a.u.b (*)Date and signature with handwritten "good for proxy"
De aandeelhouders die zich wensen te laten vertegenwoordigen, dienen gebruik te maken van de volmachtformulieren die de vennootschap ter beschikking stelt op haar bedrijfszetel of via de website www.barco.com. Andere volmachten zullen niet aanvaard worden.
Verzamelvolmachten, volmachten die bij substitutie worden verleend, of volmachten die worden verleend door financiële instellingen, trusts, fondsenbeheerders of rekeninghouders voor naam en voor rekening van meerdere aandeelhouders, dienen vergezeld te zijn van een lijst die vermeldt: de identiteit van iedere individuele aandeelhouder, de identiteit van de volmachthouder(s) en, voor iedere individuele aandeelhouder, het aantal aandelen waarmee aan de stemming zal worden deelgenomen.
De volmachten dienen in origineel ten laatste op donderdag 21 maart 2024 binnen de kantooruren neergelegd te worden op de bedrijfszetel van de vennootschap (ter attentie van de Juridische Dienst), Beneluxpark 21, 8500 Kortrijk.
Volmachten die aan de vennootschap zouden zijn bezorgd voor de bekendmaking van een gebeurlijk aangevulde agenda (zie hierboven onder "Toevoeging van agendapunten") zullen geldig blijven met betrekking tot de agendapunten waarvoor zij gelden, onverminderd het recht voor de betrokken volmachtgever om deze volmacht in te trekken en/of te vervangen door een nieuwe volmacht op basis van de aangevulde agenda.
Shareholders, who wish to be represented, should use the power of attorney form which is available at the company's headquarters or can be downloaded from the company's website www.barco.com. No other forms will be accepted.
Collective proxies, proxies by substitution, or proxies granted by financial institutions, trusts, fund managers or accountholders in the name and for the account of several shareholders have to specify: the identity of each individual shareholder, the identity of the proxy holder(s) and, for each individual shareholder, the number of shares the proxy holder will be voting with.
Powers of attorney should be delivered in original copy by not later than Thursday March 21, 2024 within the office hours to the company (to the attention of the Legal Department), Beneluxpark 21, 8500 Kortrijk, Belgium.
Powers of attorney submitted to the company prior to the publication of an updated agenda (see above under "Addition of agenda topics"), if applicable, shall remain valid with respect to those topics of the agenda to which they relate, without prejudice to the right of the principal to withdraw its power of attorney and/or replace it with a new power of attorney based upon the updated agenda.
Building tools?
Free accounts include 100 API calls/year for testing.
Have a question? We'll get back to you promptly.