AGM Information • Apr 22, 2021
AGM Information
Open in ViewerOpens in native device viewer
De raad van bestuur nodigt de aandeelhouders uit om deel te nemen aan de gewone algemene vergadering die wordt gehouden op dinsdag 25 mei 2021 om 14.00 uur op de zetel van de vennootschap, Begijnenvest 113 te Antwerpen.
Gelet op de thans geldende overheidsmaatregelen genomen ter bestrijding en inperking van de COVID-19 pandemie, is het zeer waarschijnlijk dat wij de fysieke deelname aan de algemene vergadering niet, of slechts in beperkte mate, zullen kunnen toestaan. Wij bevelen onze aandeelhouders dan ook aan om gebruik te maken van de hierna volgende alternatieve deelnamemogelijkheden:
Indien fysieke deelname toch mogelijk zou zijn, zal dit in elk geval gebeuren met inachtneming van de dan geldende gezondheids- en veiligheidsmaatregelen. Wij zullen de aandeelhouders in elk geval informeren, via onze website, over eventuele bijkomende maatregelen en richtlijnen met betrekking tot (de organisatie van) de vergadering.
Indien u voldoet aan de hierboven vermelde toelatingsvoorwaarden, kan u ofwel persoonlijk deelnemen aan, en stemmen op, de fysieke of virtuele vergadering ofwel kan u zich laten vertegenwoordigen door een volmachtdrager zoals hieronder toegelicht. Gelet op de COVID-19 pandemie en de geldende overheidsrestricties raden wij u aan om gebruik te maken van de alternatieve deelna-
memodaliteiten en niet te opteren voor deelname (persoonlijk of via volmachtdrager) aan de fysieke vergadering. Iedere natuurlijke persoon die als aandeelhouder, volmachtdrager of orgaan van een rechtspersoon deelneemt aan de vergadering
moet zijn of haar identiteit kunnen bewijzen. De vertegenwoordigers van rechtspersonen dienen tevens hun hoedanigheid als orgaan of bijzondere volmachtdrager te kunnen aantonen.
Het verkrijgen door de aandeelhouders, of volmachtdragers, van de persoonlijke login gegevens in het kader van hun deelname aan de virtuele vergadering via het AGM+ platform geldt als volwaardig bewijs van identiteit in voormelde zin.
Indien u voldoet aan de hierboven vermelde toelatingsvoorwaarden, mag u zich op de algemene vergadering laten vertegenwoordigen door één volmachtdrager. De secretaris van de vergadering zal als volmachtdrager tussenkomen indien de toegang tot de fysieke vergadering wordt beperkt.
U dient hiervoor gebruik te maken van het volmachtformulier op onze website. U kan dit formulier ook steeds bij ons opvragen. Dit formulier doet tevens dienst als deelnamebevestiging.
U moet ons uw ondertekende volmacht per e-mail of post bezorgen. Wij moeten uw volmacht uiterlijk op 19 mei 2021 ontvangen.
Indien u gebruik maakt van het AGM+ platform kunt u tevens een elektronische volmacht (met steminstructies) geven. Dit dient uiterlijk op 19 mei 2021 gebeurd te zijn. Indien u een volmacht hebt toegekend en toch het verloop van de algemene vergadering virtueel wenst te volgen, kunt u, na registratie, als gast deelnemen aan de virtuele algemene vergadering. Meer informatie hieromtrent is beschikbaar op onze website.
Wenst u deel te nemen aan, en te stemmen tijdens, de virtuele algemene vergadering?
Indien u voldoet aan de hierboven vermelde toelatingsvoorwaarden, kunt u, of uw volmachtdrager, deelnemen aan, en stemmen tijdens, de virtuele algemene vergadering. Wij doen hiervoor beroep op een platform dat wordt verzorgd door een externe partij, Lumi. Indien u hiervan gebruikt wilt maken, dient u eerst uw deelname te registreren via het AGM+ platform. U zult dan de procedure en inloggegevens ontvangen om deel te nemen aan de virtuele vergadering. Meer informatie hieromtrent is beschikbaar op de website van Lumi (https://www.lumiglobal.com) en onze website. Indien u persoonlijk deelneemt aan, en stemt tijdens, de virtuele algemene vergadering hoeft u geen volmacht te geven. Aandeelhouders dienen zich ervan te verzekeren dat hun toestel en de internetverbinding die ze gebruiken adequaat en stabiel zijn, om virtueel te kunnen deelnemen aan de vergadering zoals het hoort en alle voorgestelde functionaliteiten te kunnen benutten.
Aan welke voorwaarden moet u voldoen om een onderwerp op de agenda te plaatsen?
Indien u alleen of samen met andere aandeelhouders minstens 3% bezit van het kapitaal van de vennootschap, kunt u onder de voorwaarden voorzien in artikel 7:130 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen, onderwerpen op de agenda laten plaatsen en voorstellen tot besluit indienen met betrekking tot de op de agenda opgenomen of daarin op te nemen onderwerpen. U moet ons uw verzoeken schriftelijk (per e-mail of post) overmaken. Naargelang het geval, voegt u er de tekst van de te behandelen onderwerpen en de bijhorende voorstellen tot besluit bij, of van de tekst van de op de agenda te plaatsen voorstellen tot besluit. Wij moeten uw verzoeken uiterlijk op 3 mei 2021 ontvangen. Vergeet niet om een post- of e-mailadres te vermelden zodat wij u de ontvangst van uw verzoeken kunnen bevestigen. Desgevallend zullen wij uiterlijk op 10 mei 2021 een aangevulde agenda en volmachtformulier bekendmaken (op onze website, in het Belgisch Staatsblad en in de financiële pers). De toegevoegde onderwerpen en voorstellen tot besluit zullen slechts besproken worden tijdens de algemene vergadering indien de aandeelhouder(s) die (samen) ten minste 3% van het kapitaal van de vennootschap bezitten, de voormelde toelatingsformaliteiten hebben nageleefd.
U kunt naar aanleiding van de algemene vergadering uitsluitend vragen stellen aan de bestuurders en de commissaris met betrekking tot hun verslag of tot de agendapunten. Indien u voldoet aan de hierboven vermelde toelatingsvoorwaarden, zullen uw vragen worden beantwoord voor zover de mededeling van gegevens of feiten niet van die aard is dat ze de vennootschap schade kan berokkenen of in strijd is met de door de vennootschap, haar bestuurders of commissaris aangegane vertrouwelijkheidsverbintenissen. Vragen kunnen voorafgaand schriftelijk worden ingediend of kunnen tijdens de vergadering worden gesteld. Wij moeten uw schriftelijke vragen (per e-mail of post) uiterlijk op 19 mei 2021 ontvangen.
Indien u gebruik maakt van het AGM+ platform, kunt u uw schriftelijke vragen ook via dit platform indienen binnen voormelde uiterlijke termijn. Aandeelhouders die deelnemen aan de virtuele vergadering zullen ook tijdens de vergadering vragen kunnen stellen. Deze vragen zullen schriftelijk rechtstreeks via het platform worden gesteld. De aandeelhouders worden aangemoedigd om hun vragen voorafgaand aan de vergadering in te dienen zodat de antwoorden zo volledig en nauwkeurig mogelijk zijn.
Wenst u bevestiging van de registratie en telling van uw stem?
Indien u in persoon of via volmacht hebt gestemd op de algemene vergadering, kunt u na de vergadering een verzoek aan ons richten om bevestiging te krijgen dat uw stem op geldige wijze is geregistreerd en geteld. Dat verzoek moet ten hoogste drie maanden na de datum van de stemming worden ingediend.
Waar kunt u alle informatie vinden over deze algemene vergadering?
Alle relevante informatie met betrekking tot deze algemene vergadering is beschikbaar op onze website (https://www.avh.be/nl/ investors/shareholder-information/general-meetings/year/2021).
Voor verzending van formulieren en schriftelijke verzoeken of praktische vragen:
Ackermans & van Haaren is verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens die zij van aandeelhouders, vertegenwoordigers en volmachtdragers ontvangt in het kader van de algemene vergadering overeenkomstig de toepasselijke wetgeving betreffende gegevensbescherming. De verwerking van dergelijke persoonsgegevens zal in het bijzonder plaatsvinden voor de voorbereiding en organisatie van de algemene vergadering en het beheer van de aanwezigheids- en stemprocedure met betrekking tot de algemene vergadering en dit overeenkomstig de toepasselijke wetgeving en de privacyverklaring die u kan raadplegen op https://www.avh.be/nl/privacyverklaring.
De raad van bestuur dankt u bij voorbaat voor uw medewerking - 22 april 2021
Voorstel tot besluit: verlening van kwijting aan de bestuurders voor de vervulling van hun mandaat tijdens het boekjaar afgesloten op 31 december 2020.
Voorstel tot besluit: verlening van kwijting aan de commissaris voor de vervulling van zijn mandaat tijdens het boekjaar afgesloten op 31 december 2020.
6.1 Voorstel tot besluit: goedkeuring van de hernieuwing van het bestuursmandaat van de heer Luc Bertrand voor een periode van twee (2) jaar. Ofschoon Luc Bertrand de leeftijdsgrens, vermeld in artikel 2.3.3 van het Corporate Governance Charter van de vennootschap, reeds heeft bereikt, wenst de raad van bestuur Luc Bertrand voor te dragen voor herbenoeming gelet op zijn bijzondere expertise en jarenlange ervaring als investeerder in en bestuurder en manager van talloze bedrijven in verschillende sectoren, met inbegrip van de kernsectoren waarin de vennootschap actief is.
6.2 Voorstel tot besluit: goedkeuring van de hernieuwing van het bestuursmandaat van mevrouw Alexia Bertrand voor een periode van vier (4) jaar.
6.3 Voorstel tot besluit: goedkeuring van de hernieuwing van het bestuursmandaat van de heer Frederic van Haaren voor een periode van vier (4) jaar.
Iedere bestuurder heeft recht op een jaarlijkse basisvergoeding van 30.000 euro en een zitpenning van 2.500 euro per deelname aan een vergadering van de raad van bestuur of een adviserend comité, met uitzondering van het benoemingscomité. Er geldt een bijkomende jaarlijkse vergoeding van 60.000 euro voor de voorzitter van de raad van bestuur, 10.000 euro voor de voorzitter van het auditcomité, 5.000 euro voor leden van het auditcomité en 2.500 euro voor leden van het remuneratiecomité.
Indien Luc Bertrand wordt herbenoemd en de raad van bestuur vervolgens zijn voorzittersmandaat verlengt, zal hij recht hebben op een bijkomende vaste en indexeerbare vergoeding van 360.480 euro per jaar, als compensatie voor de voortzetting van zijn bestuursmandaten van verschillende groepsvennootschappen, zoals DEME, CFE, SIPEF, Delen Private Bank en Bank J.Van Breda & C°.
Voorstel tot besluit: instemming met het remuneratieverslag over boekjaar 2020. Deze stemming is adviserend. De vennootschap legt desgevallend in het volgende remuneratieverslag uit op welke wijze rekening werd gehouden met de stemming van de algemene vergadering.
Voorstel tot besluit: goedkeuring van het remuneratiebeleid van toepassing vanaf het boekjaar 2021.
(1) Het CV van de betrokken personen is beschikbaar op de website www.avh.be < Investors < Algemene vergadering. (2) Het remuneratiebeleid is opgenomen in Deel IV van het jaarverslag 2020 (p. 35).
Ackermans & van Haaren NV l Begijnenvest 113 l 2000 Antwerpen l Tel. +32 3 231 87 70 l [email protected] l www.avh.be BTW BE 0404.616.494 l RPR Antwerpen, Afdeling Antwerpen
Voor deze algemene vergadering kunnen aandeelhouders die dit wensen, gebruik maken van het Lumi AGM+ platform (https://lumiagm.com/) om de toelatingsformaliteiten te vervolledigen, om een elektronische volmacht te geven of om virtueel deel te nemen aan en te stemmen tijdens de algemene vergadering.
Aan welke voorwaarden moet u voldoen om aan de algemene vergadering
Enkel personen die op 11 mei 2021 (om 24u, Belgische tijd) aandeelhouder zijn, zullen het recht hebben deel te nemen aan en te stemmen op de algemene vergadering.
Dan moet u op 11 mei 2021 (om 24u, Belgische tijd) ingeschreven zijn in het aandelenregister van de vennootschap voor minimaal het aantal aandelen waarmee u wenst deel te nemen aan de algemene vergadering.
Uiterlijk op 19 mei 2021 (om 24u, Belgische tijd) moet u uw deelname bevestigen met vermelding van het aantal aandelen waarmee u wenst deel te nemen. Deze bevestiging dient te gebeuren door indiening van een volmacht of door schriftelijk (per e-mail of post) aan ons te bevestigen dat u aan de fysieke vergadering wenst deel te nemen (voor zover fysieke deelname mogelijk zal zijn).
Indien u gebruik maakt van het AGM+ platform kunt u tevens een elektronische volmacht geven (die dienst doet als deelnamebevestiging) of uw intentie melden om deel te nemen aan de virtuele algemene vergadering.
Dan moeten de aandelen waarmee u wenst deel te nemen aan de algemene vergadering op 11 mei 2021 (om 24u, Belgische tijd) op uw effectenrekening zijn geboekt. Vraag aan uw financiële instelling (bank, erkende rekeninghouder of vereffeningsinstelling) om:
(a) een attest af te leveren met vermelding van het aantal aandelen dat u op 11 mei 2021 (om 24u, Belgische tijd) bezat en waarmee u wenst deel te nemen; en
(b) dit attest ten laatste op 19 mei 2021 te bezorgen aan Delen Private Bank via het e-mailadres [email protected].
Alternatief kan u gebruik maken van het AGM+ platform om u te registreren: via dit platform worden alle formaliteiten vervuld, inclusief het opstellen van het attest dat vervolgens rechtstreeks aan de vennootschap wordt verzonden.
Uiterlijk op 19 mei 2021 (om 24u, Belgische tijd) moet u uw deelname bevestigen met vermelding van het aantal aandelen waarmee u wenst deel te nemen. Deze bevestiging dient te gebeuren door indiening van een volmacht of door schriftelijk (per e-mail of post) aan ons te bevestigen dat u aan de fysieke vergadering wenst deel te nemen (voor zover fysieke deelname mogelijk zal zijn). U kan aan uw financiële instelling vragen om gelijktijdig met de registratieformaliteiten ook uw volmacht over te maken of de bevestiging van uw deelname aan de fysieke vergadering te melden aan Delen Private Bank.
Indien u gebruik maakt van het AGM+ platform kunt u tevens een elektronische volmacht geven (die dienst doet als deelnamebevestiging) of uw intentie melden om deel te nemen aan de virtuele algemene vergadering.
Building tools?
Free accounts include 100 API calls/year for testing.
Have a question? We'll get back to you promptly.