Ackermans & van Haaren NV

AGM Information • Apr 20, 2023

Om geldig te zijn moet uw aangevulde en ondertekende volmacht uiterlijk op dinsdag 16 mei 2023 in het bezit zijn van Ackermans & van Haaren NV (zie praktische richtlijnen). Wij herinneren u er graag aan dat elke aanwijzing van een volmachtdrager moet gebeuren conform de Belgische wetgeving, met name inzake belangenconflicten en het bijhouden van een register met steminstructies.

Aangezien de secretaris van de vergadering als voorgestelde volmachtdrager is opgenomen en hij/zij potentieel onder de belangenconflictenregeling van artikel 7:143, §4 WVV valt, dient u voor elk voorstel tot besluit specifieke steminstructies te geven. Indien er geen (duidelijke) steminstructies zijn opgenomen, zal de volmachtdrager geacht worden de specifieke steminstructie te hebben gekregen om het relevante voorstel tot besluit goed te keuren.

Wij bevelen u aan om ons dit formulier via e-mail te bezorgen (AV2023@avh.be). Volmachten die ons te laat bereiken of niet voldoen aan de vereiste formaliteiten, kunnen worden geweigerd.

Voor gedematerialiseerde aandelen dient tevens een bankattest te worden toegevoegd dat uw aantal aandelen bevestigt op 8 mei 2023 (24u, Belgische tijd) (registratiedatum).

Gelieve onze Privacyverklaring te consulteren op onze website, www.avh.be, voor informatie over de verwerking van uw persoonsgegevens (met inbegrip van uw rechten).

VOLMACHT

GEWONE ALGEMENE VERGADERING VAN MAANDAG 22 MEI 2023

ACKERMANS & VAN HAAREN NV

Ondergetekende, ………...................................................................................................................……................ eigenaar/vruchtgebruiker van ....................................... gedematerialiseerde aandelen en/of .............................. aandelen op naam van Ackermans & van Haaren NV waarvan de zetel is gevestigd te 2000 Antwerpen, Begijnenvest 113, stelt de secretaris van de algemene vergadering of ……………………………………………………… (enkel in te vullen indien u een andere volmachtdrager wenst aan te duiden) aan als bijzondere lasthebber aan wie hij/zij alle machten verleent om hem/haar te vertegenwoordigen op de gewone algemene vergadering van Ackermans & van Haaren NV, die zal gehouden worden op 22 mei 2023 vanaf 14.00 uur.

Deze volmacht doet tevens dienst als deelnamebevestiging. Ondergetekende bevestigt te willen deelnemen aan voormelde algemene vergadering met al zijn/haar aandelen of ....................................... aandelen. (Specifiek aantal aandelen enkel in te vullen indien u met minder dan het totaal aantal aandelen wenst deel te nemen. Indien er geen specifiek aantal is ingevuld, gaan wij ervan uit dat u met al uw aandelen wenst deel te nemen.)

Deze volmacht geldt voor het totaal aantal aandelen waarvoor ondergetekendewenst deel te nemen, evenwel beperkt tot het aantal aandelen waarvan het aandeelhouderschap zal worden vastgesteld op de registratiedatum overeenkomstig de praktische richtlijnen.

Gelieve in onderstaande agenda uw specifieke steminstructies voor elk voorstel tot besluit van de raad van bestuur aan te duiden door het vakje naar keuze in te kleuren of aan te vinken.

De volmachtdrager zal namens ondergetekende stemmen overeenkomstig de aangegeven steminstructies. Bij gebreke aan specifieke steminstructies met betrekking tot de agendapunten of indien, om welke reden ook, de verleende steminstructies onduidelijk zouden zijn of indien er gestemd zou moeten worden over beslissingen te nemen ter vergadering door de algemene vergadering mits naleving van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen, zal de volmachtdrager steeds voor het voorgestelde besluit voorgesteld door de raad van bestuur, eventueel zoals het zal worden aangepast, stemmen.

Agenda van de gewone algemene vergadering

1. Verslag van de raad van bestuur over het boekjaar afgesloten op 31 december 2022

1. Verslag van de commissaris over het boekjaar afgesloten op 31 december 2022

3. Goedkeuring van de enkelvoudige en van de geconsolideerde jaarrekening - Machtiging

Voorstel tot besluit : goedkeuring van de enkelvoudige en van de geconsolideerde jaarrekening over het boekjaar afgesloten op 31 december 2022, met inbegrip van de goedkeuring van een brutodividend van 3,10 euro per aandeel.

Vermits de eigen aandelen niet dividendgerechtigd zijn, hangt het totale bedrag van de dividenduitkering af van het aantal eigen aandelen aangehouden door Ackermans & van Haaren NV en de personen die in eigen naam maar voor haar rekening handelen. Vaststelling van 26 mei 2023 om 23u59 Belgische tijd (met name de beursdag voor de ex-date) als relevant tijdstip voor het bepalen van de dividendgerechtigdheid en dus het verval van de dividendrechten verbonden aan de eigen aandelen. Machtiging aan de raad van bestuur om in functie hiervan het finale bedrag van de totale dividenduitkering (en de daaruit voortvloeiende andere wijzigingen in de winstverdeling) in de enkelvoudige jaarrekening in te voegen.

□ Voor □ Tegen □ Onthouding

4. Kwijting aan de bestuurders

Voorstel tot besluit : verlening van kwijting aan de bestuurders die gedurende het afgelopen boekjaar in functie waren voor de vervulling van hun mandaat tijdens het boekjaar afgesloten op 31 december 2022.

Alexia Bertrand1	□ Voor	□ Tegen	□ Onthouding
Luc Bertrand	□ Voor	□ Tegen	□ Onthouding
Marion Debruyne BV (Marion Debruyne)	□ Voor	□ Tegen	□ Onthouding
Jacques Delen	□ Voor	□ Tegen	□ Onthouding
Pierre Macharis2	□ Voor	□ Tegen	□ Onthouding
Julien Pestiaux	□ Voor	□ Tegen	□ Onthouding
Thierry van Baren	□ Voor	□ Tegen	□ Onthouding
Menlo Park BV (Victoria Vandeputte)	□ Voor	□ Tegen	□ Onthouding
Frederic van Haaren	□ Voor	□ Tegen	□ Onthouding
Pierre Willaert	□ Voor	□ Tegen	□ Onthouding
Venatio BV (Bart Deckers)	□ Voor	□ Tegen	□ Onthouding

5. Kwijting aan de commissaris

Voorstel tot besluit : verlening van kwijting aan de commissaris voor de vervulling van haar mandaat tijdens het boekjaar afgesloten op 31 december 2022.

□ Voor	□ Tegen	□ Onthouding
--------	---------	--------------

6. (Her)benoeming van bestuurders 3

6.1 Voorstel tot besluit : goedkeuring van de hernieuwing van het bestuursmandaat van de heer Luc Bertrand voor een periode van twee (2) jaar tot aan de sluiting van de gewone algemene vergadering van 2025. Ofschoon Luc Bertrand de leeftijdsgrens, vermeld in artikel 2.3.3 van het Corporate Governance Charter van de vennootschap, reeds heeft bereikt, wenst de raad van bestuur Luc Bertrand voor te dragen voor herbenoeming gelet op zijn bijzondere ervaring en kennis van de groep en de sectoren waarin deze actief is.

□ Voor □ Tegen □ Onthouding

¹ Einde mandaat per 21 november 2022.

² Einde mandaat per 23 mei 2022.

³ Het CV van de betrokken personen is beschikbaar op de website www.avh.be < Investors < Algemene vergadering.

6.2 Voorstel tot besluit : goedkeuring van de hernieuwing van het bestuursmandaat van de heer Jacques Delen voor een periode van één (1) jaar tot aan de sluiting van de gewone algemene vergadering van 2024. Ofschoon Jacques Delen de leeftijdsgrens, vermeld in artikel 2.3.3 van het Corporate Governance Charter van de vennootschap, reeds heeft bereikt, wenst de raad van bestuur Jacques Delen voor te dragen voor herbenoeming gelet op zijn bijzondere ervaring en kennis van de banksector.

□ Voor □ Tegen □ Onthouding

6.3 Voorstel tot besluit : goedkeuring van de hernieuwing van het bestuursmandaat van de heer Julien Pestiaux voor een periode van vier (4) jaar tot aan de sluiting van de gewone algemene vergadering van 2027.

□ Voor □ Tegen □ Onthouding

6.4 Voorstel tot besluit : goedkeuring van de benoeming van mevrouw Sonali Chandmal voor een periode van vier (4) jaar tot aan de sluiting van de gewone algemene vergadering van 2027 en dit als onafhankelijk bestuurder, gelet op het feit dat de betrokkene beantwoordt aan de onafhankelijkheidscriteria vermeld in artikel 2.3.4 van het Corporate Governance Charter van de vennootschap.

Sonali Chandmal (°1968, Belgische en Overseas Citizen of India) behaalde in 1992 een BA in Economics aan de University of California, Berkeley en in 1997 een MBA aan Harvard University. Ze was actief als investment banking associate bij Robertson Stephens & Co tussen 1992 en 1995 en was management consultant en senior manager bij Bain & Company tussen 1997 en 2017 in Londen, San Francisco en Brussel. Sonali Chandmal is tevens onafhankelijk bestuurder bij Ageas (Belgium), Ageas Portugal Grupo, Medicover (Zweden) en BW LPG (Noorwegen). Ze zetelt ook in het bestuur van Chapter Zero Brussels, een samenwerking met het 'Climate Governance Initiative' van het Wereld Economisch Forum.

□ Voor □ Tegen □ Onthouding

6.5 Voorstel tot besluit : goedkeuring van de benoeming van De Lier BV, vast vertegenwoordigd door de heer Frank Van Lierde voor een periode van vier (4) jaar tot aan de sluiting van de gewone algemene vergadering van 2027 en dit als onafhankelijk bestuurder, gelet op het feit dat de betrokkene beantwoordt aan de onafhankelijkheidscriteria vermeld in artikel 2.3.4 van het Corporate Governance Charter van de vennootschap.

Frank Van Lierde (°1963, Belgisch) behaalde in 1989 een Master in de bioingenieurwetenschappen aan de KU Leuven. Tussen 1989 en 2021 heeft Frank Van Lierde verschillende internationale leidinggevende rollen opgenomen bij de Amerikaanse voedingsgroep Cargill, waar hij in 2015 werd benoemd tot Member of the Global Executive Team, President of Food Ingredients and Bio Industrials. In die hoedanigheid was hij mede-verantwoordelijk voor de uitvoering van de ESG agenda van Cargill, met een persoonlijke focus op energie- en waterreductie en het verduurzamen van de toeleveringsketens van cacao en palmolie. Frank Van Lierde is tevens onafhankelijk bestuurder bij de Nederlandse insecteneiwittenkweker Protix.

□ Voor □ Tegen □ Onthouding

6.6 Voorstel tot besluit : goedkeuring van de benoeming van mevrouw Deborah Janssens voor een periode van vier (4) jaar tot aan de sluiting van de gewone algemene vergadering van 2027 en dit als niet-uitvoerend bestuurder.

Deborah Janssens (°1975, Belgische) behaalde in 1998 een Master in de rechten aan de KU Leuven en het jaar nadien een Master of Laws aan de New York University School of Law. Ze is vennote van het internationale advocatenkantoor Freshfields, gevestigd in Brussel en is gespecialiseerd in o.m. fusies en acquisities, publieke kapitaalmarkttransacties en vennootschaps- en financieel recht. Ze adviseert regelmatig inzake verschillende aspecten van ESG. Deborah Janssens was lid van het auditen risicocomité van Freshfields en is thans co-voorzitter van de Industrials Group. Ze is deeltijds gastdocente vennootschapsrecht aan de KU Leuven en bestuurder bij Stichting KickCancer.

□ Voor □ Tegen □ Onthouding

Vergoeding

Iedere bestuurder heeft recht op een jaarlijkse basisvergoeding van 50.000 euro en een zitpenning van 2.500 euro per deelname aan een vergadering van de raad van bestuur of een adviserend comité, met uitzondering van het benoemingscomité. Er geldt een bijkomende jaarlijkse vergoeding van 100.000 euro voor de voorzitter van de raad van bestuur, 10.000 euro voor de voorzitter van het auditcomité, 5.000 euro voor leden van het auditcomité en 2.500 euro voor leden van het remuneratiecomité. Indien Luc Bertrand wordt herbenoemd en de raad van bestuur vervolgens zijn voorzittersmandaat verlengt, zal hij recht hebben op een bijkomende vaste en indexeerbare vergoeding van 399.660 euro per jaar, als compensatie voor de voortzetting van zijn bestuursmandaten van verschillende groepsvennootschappen, zoals DEME Group, SIPEF en Delen Private Bank.

7. Remuneratieverslag

Voorstel tot besluit : instemming met het remuneratieverslag over het boekjaar afgesloten op 31 december 2022. Deze stemming is adviserend. De vennootschap legt desgevallend in het volgende remuneratieverslag uit op welke wijze rekening werd gehouden met de stemming van de algemene vergadering.

□ Voor □ Tegen □ Onthouding

De volmachtdrager kan de ondergetekende krachtens deze volmacht tevens vertegenwoordigen op alle daaropvolgende vergaderingen die met dezelfde agenda zouden worden gehouden.

In geval van wijzigingen aan de agenda van de algemene vergadering en/of toevoeging van nieuwe/alternatieve voorstellen tot besluit overeenkomstig artikel 7:130 WVV, zal de vennootschap uiterlijk op 5 mei 2023 een aangevulde agenda en gewijzigd volmachtformulier bekend maken.

Volmachten die voorafgaand aan deze publicatiedatum zijn ontvangen, blijven geldig voor de onderwerpen waarvoor zij werden verleend onder voorbehoud van de toepasselijke wetgeving en de verdere verduidelijkingen in het volmachtformulier.

In geval van wijzigingen aan een voorgesteld besluit of een nieuw voorgesteld besluit:

□ dient de volmachtdrager te stemmen voor het gewijzigde of nieuwe besluit;

□ dient de volmachtdrager te stemmen tegen het gewijzigde of nieuwe besluit;

□ dient de volmachtdrager zich te onthouden over het gewijzigde of nieuwe besluit.

Indien geen keuze wordt aangegeven, zal de volmachtdrager zich onthouden over de gewijzigde of nieuwe besluiten.

Aldus ondertekend te ....……............................. op ............................................ 2023.

(Indien de aandeelhouder een rechtspersoon is, dient deze volmacht ondertekend te worden door één of meerdere personen die haar geldig kunnen vertegenwoordigen. Gelieve tevens uitdrukkelijk de naam en hoedanigheid van de ondertekenaar(s) te vermelden.)

HANDTEKENING(EN):

......................................................................................

Naam: Hoedanigheid:

Gelieve ons uw telefoonnummer en e-mailadres mee te delen zodat wij u kunnen bereiken met eventuele vragen i.v.m. deze volmacht en de deelname door uw volmachtdrager aan de algemene vergadering: Tel: …………………………………………………………………………………………………………………. E-mail: ……………………………….……………………………………………………………………………