AGM Information • Apr 25, 2024
AGM Information
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Pour être valable votre procuration complétée et signée devra être en possession d'Ackermans & van Haaren SA au plus tard le mardi 21 mai 2024 (voir directives pratiques). Nous vous rappelons que toute désignation d'un mandataire doit être effectuée conformément à la loi belge, notamment en ce qui concerne les conflits d'intérêts et la tenue d'un registre des instructions de vote. Étant donné que le secrétaire de l'assemblée figure sur la liste des personnes proposées comme mandataires et qu'il est potentiellement soumis à la réglementation sur les conflits d'intérêts de l'article 7:143, §4 CSA, vous devez également indiquer des instructions de vote spécifiques pour chacune des propositions de décision. A défaut d'instructions de vote (claires), le mandataire sera considéré d'avoir reçu l'instruction de voter en faveur de la proposition de décision concernée. Nous vous recommandons de nous renvoyer ce formulaire par e-mail ([email protected]). Toute procuration envoyée en retard ou non conforme aux formalités requises pourra être rejetée. Pour les actions dématérialisées, la procuration doit être accompagnée du certificat bancaire attestant la propriété de vos actions au 13 mai 2024 (à 24h, heure belge) (date d'enregistrement).
Veuillez consulter notre Déclaration de Confidentialité sur notre site web, www.avh.be, pour information sur le traitement de vos données personnelles (y inclus vos droits).
ACKERMANS & VAN HAAREN SA
Le soussigné, .............................................................................................................…………................................ propriétaire / usufruitier de ................................……… actions dématérialisées et/ou ........................................... actions nominatives d'Ackermans & van Haaren SA dont le siège est établi à 2000 Anvers, Begijnenvest 113, désigne le secrétaire des assemblées générales ou ………………………………………………………… (à compléter uniquement si vous souhaitez désigner un autre mandataire) comme mandataire spécial à qui il/elle donne tous pouvoirs pour le/la représenter à l'assemblée générale ordinaire d'Ackermans & van Haaren SA, qui se tiendra le 27 mai 2024 à partir de 14 heures.
Cette procuration sert également comme confirmation de participation. Le soussigné confirme par la présente son intention de participer avec toutes ses actions, soit ……………………. actions. (Nombre exact à compléter uniquement si vous ne souhaitez pas participer aux assemblées générales avec toutes vos actions. En absence d'un nombre exact, nous supposerons que vous souhaitez participer avec toutes vos actions.)
Cette procuration est valable pour le nombre total d'actions avec lesquelles le soussigné souhaite participer limité néanmoins au nombre d'actions dont la détention sera établie à la date d'enregistrement conformément aux directives pratiques.
Veuillez indiquer dans l'ordre du jour ci-dessous vos instructions de vote spécifiques pour chaque décision proposée par le conseil d'administration en coloriant ou en cochant la case de votre choix.
Le mandataire votera au nom du soussigné conformément aux instructions de vote indiquées ci-dessous. A défaut d'instructions de vote spécifiques en ce qui concerne les points de l'ordre du jour ou si, pour quelque raison que ce soit, les instructions données par le mandant ne sont pas claires, ou si un vote devait être soumis à l'assemblée générale en cours de la réunion, et ce conformément au Code des Sociétés et des Associations, le mandataire votera toujours en faveur de la (les) décision(s) proposée(s) par le conseil d'administration, le cas échéant telle(s) que modifiée(s).
Ordre du jour de l'assemblée générale ordinaire
Proposition de décision : approbation des comptes annuels statutaires et consolidés clôturés au 31 décembre 2023, y compris l'approbation d'un dividende brut de 3,40 euros par action.
Etant donné que les actions propres n'ont pas droit aux dividendes, le montant total de la distribution de dividendes dépend du nombre d'actions propres détenues par Ackermans & van Haaren SA et les personnes agissant en leur nom propre mais pour le compte de la société. Détermination du 29 mai 2024 à 23h59 heure belge (c'est-à-dire le jour boursier avant l'ex-date) comme le moment pertinent de la détermination du droit aux dividendes et donc de la caducité du droit aux dividendes attaché aux actions propres. Autorisation au conseil d'administration d'inclure le montant final de la distribution totale de dividendes (et les autres modifications à l'affectation du résultat qui en découlent) dans les comptes annuels statutaires.
□ Pour □ Contre □ Abstention
Proposition de décision : décharge aux administrateurs pour l'exercice de leur mandat au cours de l'exercice social clôturé au 31 décembre 2023.
| Luc Bertrand | □ Pour | □ Contre | □ Abstention |
|---|---|---|---|
| Sonali Chandmal | □ Pour | □ Contre | □ Abstention |
| Marion Debruyne SRL (Marion Debruyne) | □ Pour | □ Contre | □ Abstention |
| Venatio BV (Bart Deckers) | □ Pour | □ Contre | □ Abstention |
| Jacques Delen | □ Pour | □ Contre | □ Abstention |
| Deborah Janssens | □ Pour | □ Contre | □ Abstention |
| Julien Pestiaux | □ Pour | □ Contre | □ Abstention |
| Thierry van Baren | □ Pour | □ Contre | □ Abstention |
| Frederic van Haaren | □ Pour | □ Contre | □ Abstention |
| De Lier BV (Frank van Lierde) | □ Pour | □ Contre | □ Abstention |
| Menlo Park BV (Victoria Vandeputte) | □ Pour | □ Contre | □ Abstention |
| Pierre Willaert | □ Pour | □ Contre | □ Abstention |
Proposition de décision : décharge au commissaire pour l'exercice de son mandat au cours de l'exercice social clôturé au 31 décembre 2023.
6.1 Proposition de décision : approbation du renouvellement du mandat de Monsieur Jacques Delen en tant qu'administrateur non-exécutif pour une période d'un (1) an jusqu'à l'issue de l'assemblée générale ordinaire de 2025. Bien que Monsieur Jacques Delen ait déjà atteint la limite d'âge prévue à l'article 2.3.3 de la Charte de Gouvernance d'Entreprises de la société, le conseil d'administration souhaite renouveler le mandat de Monsieur Jacques Delen compte tenu de son expérience et sa connaissance particulière du secteur bancaire.
□ Pour □ Contre □ Abstention
6.2 Proposition de décision : approbation du renouvellement du mandat de Monsieur Pierre Willaert en tant qu'administrateur non-exécutif, pour une période de quatre (4) ansjusqu' à l'issue de l'assemblée générale ordinaire de 2028.
□ Pour □ Contre □ Abstention
6.3 Proposition de décision : approbation du renouvellement du mandat de Marion Debruyne BV, représentée par Madame Marion Debruyne, pour une période de quatre (4) ans jusqu'à l'issue de l'assemblée générale ordinaire de 2028 et ceci en tant qu'administrateur indépendant compte tenu du fait que l'intéressé répond aux critères d'indépendance énoncés dans l'article 2.3.4 de la Charte de Gouvernance d'Entreprise de la société.
□ Pour □ Contre □ Abstention
Chaque administrateur a droit à une rémunération annuelle de base de 50.000 euros et un jeton de présence de 2.500 euros par participation à une réunion du conseil d'administration ou d'un comité consultatif, à l'exception du comité de nomination. Une rémunération annuelle additionnelle de 100.000 euros est prévue pour le président du conseil d'administration, 10.000 euros pour le président du comité d'audit, 5.000 euros pour les membres du comité d'audit et 2.500 euros pour les membres du comité de rémunération.
7.1 Proposition de décision : approbation de la résignation volontaire du commissaire actuel Ernst & Young Bedrijfsrevisoren BV, représentée par Madame Christel Weymeersch, compte tenu du fait que le mandat du commissaire a atteint la durée maximale légalement autorisée.
□ Pour □ Contre □ Abstention
7.2 Proposition de décision : sur recommandation du comité d'audit, approbation de la nomination en tant que commissaire de Deloitte Bedrijfsrevisoren BV, ayant son siège à 1930 Zaventem, Luchthaven Brussel Nationaal 1 J (0429.053.863) représentée par Monsieur Ben Vandeweyer, pour une période de trois (3) ans jusqu'à l'issue de l'assemblée générale ordinaire de 2027 et approbation de la rémunération annuelle de 132.500 euro (hors TVA et les frais, y compris ESEF et Oeso Pillar II, indexable annuellement).
□ Pour □ Contre □ Abstention
7.3 Proposition de décision : en anticipation et sous réserve de la transposition imminente de la Directive (UE) 2022/2464 du Parlement européen et du Conseil du 14 décembre 2022 modifiant le règlement (UE) no 537/2014 et les directives 2004/109/CE, 2006/43/CE et 2013/34/UE en ce qui concerne la publication d'informations en matière de durabilité par les entreprises (CSRD) dans le droit belge, sur recommandation du comité d'audit, approbation de la proposition de charger le commissaire de la mission d'assurance de l'information consolidée sur la durabilité pour une période de trois (3) ans jusqu'à la clôture de l'assemblée générale ordinaire de 2027, et approbation de la rémunération annuelle de 35.000 euros (hors TVA et les frais, indexable annuellement).
□ Pour □ Contre □ Abstention
Proposition de décision : approbation du rapport de rémunération pour l'exercice social clôturé au 31 décembre 2023. Ce vote est consultatif. Si nécessaire, la société expliquera dans le rapport de rémunération suivant la manière dont le vote de l'assemblée générale a été pris en compte..
□ Pour □ Contre □ Abstention
Le mandataire peut, en vertu de cette procuration, représenter le soussigné à toutes les assemblées ultérieures qui se tiendraient avec le même ordre du jour.
En cas de modifications à l'ordre du jour des assemblée générales et/ou l'ajout de propositions de décision nouvelles ou alternatives conformément à l'article 7:130 CSA, la société publiera au plus tard le 10 mai 2024 un ordre du jour complété et un modèle de procuration révisé.
Les procurations qui nous ont été notifiées antérieurement à la publication de l'ordre du jour complété, restent valables, sous réserve de l'application de la loi et des clarifications spécifiques dans cette procuration.
Si, après la date de cette procuration, des décisions nouvelles/alternatives sont proposées concernant des points à l'ordre du jour, le mandataire devra:
□ voter en faveur des propositions modifiées ou nouvelles;
□ voter contre les propositions modifiées ou nouvelles;
□ s'abstenir de voter sur ces propositions modifiées ou nouvelles.
Si le soussigné n'indique pas de choix, le mandataire s'abstiendra de voter sur les propositions modifiées ou nouvelles.
Fait à .............……….............. le ............................................... 2024.
(Si l'actionnaire est une personne morale, cette procuration doit être signée par une ou plusieurs personnes qui peuvent valablement la représenter. Veuillez également indiquer explicitement le nom et le titre du ou des signataires.)
SIGNATURE(S) :
............................................................................................ Nom :
Titre :
Veuillez nous fournir votre numéro de téléphone et votre adresse e-mail afin que nous puissions vous joindre pour toute question concernant cette procuration et à la participation de votre mandataire à l'assemblée générale :
| Tél : | |||
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