AGM Information • May 12, 2021
AGM Information
Open in ViewerOpens in native device viewer
| In case of discrepancy between the Norwegian language original text and the English language translation, the Norwegian text shall prevail |
|||||
|---|---|---|---|---|---|
| Til aksjeeierne i XXL ASA | To the shareholders of XXL ASA | ||||
| INNKALLING TIL ORDINÆR GENERALFORSAMLING |
NOTICE OF ORDINARY GENERAL MEETING |
||||
| Styret i XXL ASA ("Selskapet") innkaller herved til ordinær generalforsamling. |
The board of directors of XXL ASA (the "Company") hereby convenes an ordinary general meeting. |
||||
| Tid: Sted: |
3. juni 2021 kl. 09:00 Selskapets hovedkontor, Strømsveien 245, Alna Senter |
Time: Place: |
3 June 2021 at 09:00 hours (CEST) The Company's headquarter, Strømsveien 245, Alna |
||
| Grunnet restriksjoner knyttet til utbruddet av COVID-19, oppfordres alle aksjonærer til å utøve sine aksjonærrettigheter uten fysisk oppmøte ved å forhåndsstemme eller ved å gi fullmakt til styreleder. Det vises til informasjonen inntatt nedenfor. |
Due to restrictions caused by COVID-19, the shareholders are encouraged to exercise their shareholder rights without attending in person through advance voting or by providing a proxy to the chairman of the board of directors. Reference is made to important information below. |
||||
| Generalforsamlingen åpnes av styrets leder, Hugo Lund Maurstad, eller noen utpekt av han. Møteåpner vil opprette fortegnelse over møtende aksjeeiere og fullmakter. |
The general meeting will be opened by the chairman of the board, Hugo Lund Maurstad, or someone appointed by him. The opener of the meeting will make a record of attendance of shareholders present and proxies. |
||||
| Selskapets styre foreslår følgende dagsorden for generalforsamlingen: |
The board of directors of the Company proposes the following agenda for the general meeting: |
||||
| 1. | Valg av møteleder og en person til å medundertegne protokollen |
1. | Election of a chairman of the meeting and a person to co-sign the minutes |
||
| 2. | Godkjenning av innkalling og dagsorden | 2. | Approval of notice and agenda | ||
| 3. | Godkjenning av årsregnskapet og styrets beretning for regnskapsåret 2020 samt behandling av styrets redegjørelse for foretaksstyring for 2020 |
3. | Approval of the annual accounts and the board of directors' report for the financial year 2020 and presentation of the board's corporate governance review for 2020 |
||
| 4. | Godkjennelse av retningslinjer for fastsettelse av lønn og annen godtgjørelse til ledende ansatte |
4. | Approval of guidelines for salaries and other remuneration for senior management |
||
| 5. | Fastsettelse av godtgjørelse til styret | 5. | Determination of remuneration to the board of directors | ||
| 6. | Valg av styremedlemmer | 6. | Election of board members | ||
| 7. | Fastsettelse av godtgjørelse til revisor | 7. | Determination of remuneration to the auditor | ||
| 8. | Fastsettelse av godtgjørelse til medlemmene av valgkomiteen |
8. | Determination of remuneration to the members of the nomination committee |
||
| 9. | Valg av medlemmer til valgkomiteen | 9. | Election of members of the nomination committee | ||
| 10. Styrefullmakt til kapitalforhøyelse - Aksjeincentivprogram |
10. Board authorisation to increase the share capital – Share incentive program |
||||
| 11. Styrefullmakt til kapitalforhøyelse – Finansiering | 11. Board authorisation to increase the share capital - Financing |
* * *
Grunnet den ekstraordinære situasjonen forårsaket av COVID-19, er det nødvendig å begrense antallet aksjonærer som stiller ved personlig oppmøte på generalforsamlingen i størst mulig grad. Styret oppfordrer alle aksjonærer til å utøve sine aksjonærrettigheter uten personlig oppmøte ved å forhåndsstemme eller ved å gi fullmakt til styreleder eller den vedkommende bemyndiger.
Det er per i dag 252 436 658 aksjer i Selskapet, og hver aksje representerer én stemme. Selskapet har per datoen for denne innkallingen 8 470 000 egne aksjer. Det kan ikke utøves stemmerett for slike aksjer.
Styret oppfordrer om at deltakelse på generalforsamlingen, enten personlig eller ved fullmakt, registreres innen 2. juni 2021 kl. 15.00 norsk tid. Aksjeeiere kan registrere påmelding elektronisk via Selskapets nettside; www.xxlasa.com eller VPS investortjenester. Påmelding kan også registreres ved å fylle ut og sende inn påmeldings- eller fullmaktsskjema vedlagt som vedlegg 1 i henhold til instruksene angitt i skjemaet.
Grunnet den ekstraordinære situasjonen, vil manglende påmelding resultere i at aksjonæren nektes adgang til generalforsamlingen. Generalforsamlingen plikter å overholde de til enhver tid gjeldende retningslinjer fastsatt av Regjeringen. Personer som er i karantene kan ikke under noen omstendigheter delta på generalforsamlingen ved fysisk oppmøte. Regjeringen kan også fastsette retningslinjer som begrenser det tillatte antall fysisk tilstedeværende personer på generalforsamlingen, eller at generalforsamlingen må utsettes på kort varsel.
Aksjeeiere som på grunn av COVID-19 eller av andre grunner ikke ønsker eller ikke har anledning til å møte selv på generalforsamlingen kan gi fullmakt til styrets leder (eller den han utpeker) eller annen person til å stemme for sine aksjer. Fullmakt og forhåndsstemmer kan sendes inn elektronisk via VPS investortjenester eller ved å fylle ut og sende inn fullmaktsskjema vedlagt som vedlegg 1 i henhold til instruksene angitt i skjemaet. Fullmakten må være skriftlig, datert, underskrevet og fremlagt senest på generalforsamlingen. Styret oppfordrer aksjeeiere til å sende inn fullmakter slik at de mottas av Selskapet innen 2. juni 2021
* * *
Due to the extraordinary situation caused by COVID-19, it is necessary to restrict the total number of shareholders attending in person at the general meeting as much as possible. Therefore, the board of directors encourages all shareholders to exercise their shareholder rights without attending in person through advance voting or by providing a proxy without voting instructions to the chairman of the board of directors or the person he authorizes.
There are as at today 252,436,658 shares in the Company, and each share represents one vote. As of the date of this notice, the Company holds 8,470,000 own shares in treasury. No votes may be exercised for such shares.
The board requests that attendance at the general meeting, either in person or by proxy, is registered within 2 June 2021 at 15.00 hours (CEST). Shareholders can register attendance online through the Company's website; www.xxlasa.com or VPS investor services. Attendance can also be registered by completing and submitting the registration or proxy form attached as Appendix 1 in accordance with the instructions set out in the form.
Due to the extraordinary situation, any failure to register within the deadline will result in the shareholder being denied access to the general meeting. The general meeting must in any case comply with the at all times applicable framework determined by the Norwegian government. Persons who are quarantined may not under any circumstances attend the meeting in person. The government may also adopt provisions which entail that only a limited number of people may be allowed to attend the general meeting in person or that the general meeting must be postponed on short notice.
Shareholders who due to COVID-19 or for other reasons do not want or are unable to attend the general meeting may authorize the chairman of the board (or whomever he designates) or another person to vote for its shares. Proxies and votes in advance may be submitted electronically through VPS investor service or by completing and submitting the registration or proxy form attached as Appendix 1 in accordance with the instructions set out in the form. The proxy must be in writing, dated, signed and submitted no later than at the general meeting. The board encourages shareholders to submit proxies in time for it to be received by
| kl. 15.00 norsk tid. Styrets leder eller den han utpeker vil bare ta imot fullmakter som er bundet, slik at det er angitt hvordan fullmektigen skal stemme i hver enkelt sak. Se vedlagte fullmaktsskjema for ytterligere informasjon om fullmakter. |
the Company within 2 June 2021 at 15.00 (CEST). The chairman or his designate will only accept proxies which are specified as to how the representative shall vote on each matter. See the enclosed proxy form for further information on proxies. |
|---|---|
| Aksjeeiere kan avgi stemme for hver enkelt sak på dagsorden på forhånd. Slike forhåndsstemmer må avgis ved å fylle ut og sende inn vedlagte skjema for forhåndsstemme til DNB Bank ASA, Verdipapirservice, Postboks 1600 Sentrum, 0021 Oslo, via e-post: [email protected], elektronisk via VPS Investortjenester for aksjeeiere som har tilgang til dette. Se vedlagte skjemaer for nærmere instruks. Frist for å avgi forhåndsstemmer er 2. juni 2021 kl. 15:00. Fram til denne fristen kan stemmer som allerede er avgitt endres eller trekkes tilbake. Stemmer som er avgitt før generalforsamlingen er avholdt vil bli ansett som trukket tilbake dersom aksjeeieren deltar personlig på generalforsamlingen eller ved fullmakt. |
Shareholders may cast votes for each matter on the agenda in advance. Such advance votes must be cast by completing and submitting the attached advance voting form to DNB Bank ASA, Registrars Department, P.O.Box 1600 Centrum, 0021 Oslo, Norway, by e-mail: [email protected], online through the Norwegian Securities Depository's (VPS) Investor Services for shareholders having access to this. Please refer to the attached forms for further instructions. The deadline for casting advance votes is 2 June 2021 at 15:00 CEST. Until the deadline, votes already cast may be changed or withdrawn. Votes already cast prior to the general meeting will be considered withdrawn if the shareholder attends the general meeting in person or by proxy. |
| Med hensyn til forvalterregistrerte aksjer har verken den reelle eier eller forvalteren rett til å stemme for slike aksjer. Aksjeeiere som holder sine aksjer på en forvalterkonto i VPS og som ønsker å avgi stemmer for slike aksjer må overføre aksjene til en VPS-konto i eget navn før generalforsamlingen for å kunne avgi stemmer for slike aksjer. |
With respect to custodian shares, neither the actual holder nor the custodian is entitled to vote for such shares. Shareholders, who hold their shares on a nominee account in the VPS, and who wish to vote for such shares must, transfer the shares to a securities account in the VPS held in their own name prior to the general meeting in order to vote for such shares at the general meeting. |
| Beslutninger om stemmerett for aksjeeiere og fullmektiger treffes av møteåpner, hvis beslutning kan omgjøres av generalforsamlingen med alminnelig flertall. |
Decisions on voting rights for shareholders and representatives are made by the person opening the meeting, whose decision may be reversed by the general meeting by majority vote. |
| Aksjeeiere kan ikke kreve at nye saker settes på dagsordenen, da fristen for å kreve dette er utløpt, jf. allmennaksjeloven § 5- 11 andre setning. Aksjeeiere har rett til å fremsette forslag til vedtak i de saker som er på dagsordenen. |
Shareholders cannot require that new matters are put on the agenda as the deadline for this has lapsed cf. the Act section 5-11 second sentence. Shareholders have the right to propose resolutions under the matters to be addressed by the general meeting. |
| En aksjeeier kan kreve at styremedlemmer og daglig leder tilstede på generalforsamlingen gir tilgjengelige opplysninger om forhold som kan innvirke på bedømmelsen av saker som er forelagt aksjeeierne til avgjørelse. Det samme gjelder opplysninger om Selskapets økonomiske stilling og andre saker som generalforsamlingen skal behandle, med mindre de opplysninger som kreves, ikke kan gis uten uforholdsmessig skade for Selskapet. Aksjeeiere har rett til å ta med rådgiver, og kan gi talerett til én rådgiver. |
A shareholder may require board members and the chief executive officer present at the general meeting to provide available information at the general meeting on factors that may affect the consideration of matters submitted to shareholders for decision. The same applies to information regarding the Company's financial condition and other matters to be addressed at the general meeting, unless the information required cannot be disclosed without causing disproportionate harm to the Company. Shareholders are entitled to bring advisors, and may grant the right of speech to one advisor. |
| Informasjon om generalforsamlingen og dokumenter som skal behandles av generalforsamlingen eller inntas i innkallingen er gjort tilgjengelig på Selskapets nettside, herunder vedlegg til innkallingen og Selskapets vedtekter. Dokumenter som gjelder saker som skal behandles av generalforsamlingen kan sendes vederlagsfritt til aksjeeiere på forespørsel til Selskapets kontor. |
Information about the general meeting and documents to be considered by the general meeting or incorporated in the notice is posted on the Company's website, including the appendices to this notice and the Company's articles of association. Documents relating to matters to be considered by the general meeting may be sent free of charge to shareholders upon request. |
The address to the Company's website is: www.xxlasa.com
Oslo, 12. mai 2021
Med vennlig hilsen, for styret i XXL ASA
Hugo Lund Maurstad styrets leder (sign.)
Oslo, 12 May 2021
Yours sincerely, for the board of directors of XXL ASA
Hugo Lund Maurstad chairman of the board (sign.)
| To item 1 Election of a chairman of the meeting and a person to co-sign the minutes |
||
|---|---|---|
| The board of directors proposes that the general meeting makes the following resolution: |
||
| Andreas Jarbø is elected as chairman of the meeting, and Tolle Grøterud is elected to co-sign the minutes. |
||
| To item 2 Approval of notice and agenda |
||
| The board of directors proposes that the general meeting makes the following resolution: |
||
| Notice and agenda are approved. | ||
| To item 3 Approval of the annual accounts and the board of directors' report for the financial year 2020 and presentation of the board's corporate governance review for 2020 |
||
| The board of directors' proposal for annual accounts and annual report for the financial year 2020, the Company's corporate governance review for 2020 and the auditor's report, are included in the annual report available at the Company's website. |
||
| The board of directors proposes that the general meeting makes the following resolution: |
||
| The board of director's proposal for annual accounts and annual report for the financial year 2020, including the board of directors' report on corporate governance, are approved. The auditor's report is taken into consideration. |
||
| Til sak 4 Approval of the guidelines for salaries and other remuneration for senior management |
||
| The board of directors refers to the proposed guidelines as included in the annual report for 2020 on page 51 and is available at the Company's website. |
||
| The board of directors proposes that the general meeting makes the following resolution: |
||
| The general meeting approves the guidelines for salaries and other remuneration for senior management. |
||
| Til sak 5 | Fastsettelse av godtgjørelse til styret | To item 5 | Determination of remuneration to the board of directors |
|
|---|---|---|---|---|
| Det vises til valgkomiteens innstilling vedrørende den anbefalte godtgjørelsen til styret, samt anbefalingen om å invitere styremedlemmer til å delta i selskapets investeringsprogram. Valgkomiteens innstilling er inntatt som vedlegg 2 til denne innkallingen. |
Reference is made to the nominations committee's recommendation for remuneration to the board of directors and recommendation to invite board members to participate in the company's long-term investment program. The nomination committee's recommendation is attached to this notice as appendix 2. |
|||
| Valgkomiteen innstiller på at generalforsamlingen fatter følgende vedtak om godtgjørelse til styremedlemmene, samt deltakelse i investeringsprogrammet: |
The Nomination Committee recommends that the general meeting adopts the following resolution regarding remuneration of the board of directors, and participation in the long-term investment program: |
|||
| Generalforsamlingen godkjenner følgende godtgjørelse til styret for den perioden de har tjenestegjort siden ordinær generalforsamling i 2020: |
The general meeting approves the following remuneration for the board of directors for the period they have served since the annual general meeting of 2020: |
|||
| - Hugo Lund Maurstad (styrets leder) | - Hugo Lund Maurstad (chairperson) | |||
| NOK 400 000 |
NOK 400,000 |
|||
| - Øivind Tidemandsen (styremedlem) | - Øivind Tidemandsen (board member) | |||
| NOK 350 000 |
NOK 350,000 |
|||
| - Ronny Blomseth (styremedlem) | - Ronny Blomseth (board member) | |||
| NOK 350 000 |
NOK 350,000 |
|||
| - Maria Aas-Eng (styremedlem) | - Maria Aas-Eng (board member) | |||
| NOK 350 000 |
NOK 350,000 |
|||
| - Kjersti Hobøl (styremedlem) | - Kjersti Hobøl (board member) | |||
| NOK 350 000 |
NOK 350,000 |
|||
| Generalforsamlingen godkjenner følgende godtgjørelse til medlemmene av revisjonskomiteen for den perioden de har tjenestegjort siden ordinær generalforsamling i 2020: |
The general meeting approves the following remuneration for participation in the audit committee for the period they have served since the annual general meeting of 2020: |
|||
| - Kjersti Hobøl, leder av revisjonskomitéen | - Kjersti Hobøl, audit committee chairperson NOK 60,000 |
|||
| NOK 60 000 - Ronny Blomseth, medlem av revisjonskomitéen |
- Ronny Blomseth, audit committee member | |||
| NOK 40 000 |
NOK 40,000 |
|||
| Generalforsamlingen godkjenner at styrets medlemmer gis anledning til å delta i selskapets investeringsprogram. |
The general meeting approves that members of the board of directors are invited to participate in the company's long-term investment program. |
|||
| Til sak 6 | Valg av styremedlemmer | To item 6 | Election of board members | |
| Det vises til valgkomiteens innstilling til valg av styremedlemmer inntatt som vedlegg 2 til denne innkallingen. |
Reference is made to the nominations committee's recommendation for election of board members, attached to this notice as appendix 2. |
|||
| Valgkomiteen innstiller på at generalforsamlingen fatter følgende vedtak: |
The Nomination Committee recommends that the general meeting adopts the following resolution: |
|||
| "Øivind Tidemandsen og Ronny Blomseth er ikke på valg og fortsetter i sine styreverv. Hugo Lund Maurstad gjenvelges som styreleder for en |
Øivind Tidemandsen and Ronny Blomseth are not up for re-election and will continue their term. Hugo Lund Maurstad is re-elected as chairperson of the |
| tjenesteperiode på ett år, Kjersti Hobøl gjenvelges og Ulrike Koehler velges som styremedlem for en tjenesteperiode på to år. I tillegg velges Tom Jovik inn som observatør til styret for en periode på ett år. Styret skal etter dette ha følgende sammensetning: |
board for a period of one year, Kjersti Hobøl is re elected and Ulrike Koehler is elected as a new board member for a term of two years. In addition, Tom Jovik is appointed as an observer to the board for a term of one year. |
|||
|---|---|---|---|---|
| Following the resolution, the board of directors will consist of the following members |
||||
| - - - - - Til sak 7 |
Hugo Lund Maurstad (styrets leder) Øivind Tidemandsen (styremedlem) Ronny Blomseth (styremedlem) Kjersti Hobøl (styremedlem) Ulrike Koehler (styremedlem) Tom Jovik (observatør) Fastsettelse av godtgjørelse til revisor |
- - - - To item 7 |
Hugo Lund Maurstad (chairperson) Øivind Tidemandsen (board member) Ronny Blomseth (board member) Kjersti Hobøl (styremedlem) Ulrike Koehler (board member) Tom Jovik (observer) Determination of remuneration to the |
|
| Påløpte honorarer til revisor for 2020 utgjør totalt NOK 5 437 000, hvorav NOK 3 838 000 er relatert til ordinær lovpålagt revisjon, NOK 1 599 000 er relatert til øvrige tjenester. Generalforsamlingen skal treffe vedtak om honorar relatert til lovpålagt revisjon. |
auditor Accrued fees to the auditor for 2020 amount to NOK 5,437,000 for the Company, whereof NOK 3 838 000 is related to the statutory audit, NOK 1,599,000 is related to other services. The general meeting shall make a resolution regarding the remuneration related to the statutory audit. |
|||
| Styret foreslår at generalforsamlingen treffer følgende vedtak: |
The board of directors proposes that the general meeting makes the following resolution: |
|||
| Godtgjørelse til revisor for 2020 på NOK 3 838 000 for lovpålagt revisjon, samt NOK 1 599 000 for andre tjenester, godkjennes. |
Remuneration to the auditor for 2020 of NOK 3,838,000 for statutory audit, as well as NOK 1,599,000 for other services is approved. |
|||
| Til sak 8 | Fastsettelse av godtgjørelse til medlemmene av valgkomiteen |
To item 8 | Determination of remuneration to the members of the nomination committee |
|
| medlemmer. | Valgkomiteen innstiller til godtgjørelse til valgkomiteens | The nomination committee proposes the remuneration to the members of the nomination committee. |
||
| Det vises til valgkomiteens innstilling til godtgjørelse til medlemmer av valgkomiteen inntatt som vedlegg 2 til denne innkallingen. |
Reference is made to the nominations committee's recommendation for remuneration to the members of the nomination committee, attached to this notice as appendix 2. |
|||
| Valgkomiteen foreslår at generalforsamlingen treffer følgende vedtak: |
The nomination committee recommends that the general meeting makes the following resolution: |
|||
| Generalforsamlingen godkjenner følgende godtgjørelse til valgkomiteen for tjenesteperioden siden ordinær generalforsamling i 2020: |
The general meeting approves the following remuneration to the nomination committee for the term since the annual general meeting in 2020: |
|||
| - Vegard Søraunet (valgkomiteens leder) NOK 75 000 - Robert Iversen (valgkomité medlem) NOK 50 000 |
- Vegard Søraunet (chairperson) NOK 75,000 - Robert Iversen (member) NOK 50,000 |
|||
| Til sak 9 | Valg av medlemmer til valgkomiteen | To item 9 | Election of members to the nomination committee |
|
| Valgkomiteen innstiller til valg av valgkomiteens medlemmer. |
The nomination committee proposes candidates for the members of the nomination committee. |
| Det vises til valgkomiteens innstilling til valg av leder til valgkomiteen inntatt som vedlegg 2 til denne innkallingen. |
Reference is made to the nominations committee's recommendation for election of chairman of the nomination committee, attached to this notice as appendix 2. |
|||
|---|---|---|---|---|
| Valgkomiteen foreslår at generalforsamlingen treffer følgende vedtak: |
The nomination committee recommends that the general meeting makes the following resolution: |
|||
| Øistein Widding velges som leder av valgkomiteen for ett år. |
Øistein Widding is elected as chairperson of the nomination committee with a term of one year. |
|||
| - - |
Valgkomiteen skal etter dette ha følgende sammensetning: Øystein Widding som leder og Robert Iversen som medlem. |
- - |
Following the resolution, the nomination committee will consist of the following members Øystein Widding as chairperson, and Robert Iversen as member. |
|
| Til sak 10 | Styrefullmakt til kapitalforhøyelse - Aksjeincentivprogram |
To item 10 | Board authorisation to increase the share capital - Share incentive program |
|
| Selskapets styre har i dag en fullmakt til gjennomføring av rettede emisjoner mot ansatte i Selskapet og dets datterselskaper, som utløper ved den ordinære generalforsamlingen. Styret anser det hensiktsmessig at en samme fullmakt også gis for det kommende år på de vilkår som fremkommer nedenfor. |
The Company's board of directors currently has an authorisation to perform private placements towards the Company's and its subsidiaries' employees, which expires at the annual general meeting. The board deems it appropriate that the general meeting grants the same authorisation to the board for the coming year at the terms set out below. |
|||
| Formålet med fullmakten er å sikre levering av aksjer under Selskapets aksjeincentivprogram. |
The purpose of the authorisation is to secure delivery of shares under the Company's share incentive program. |
|||
| Styrets forslag til vedtak innebærer en fullmakt til å utstede et antall nye aksjer som medfører en forhøyelse av Selskapets aksjekapital på opp til 5 %. Fullmakten vil etter forslag til vedtak erstatte tidligere fullmakter til aksjekapitalforhøyelse. For å kunne ivareta formålet som er angitt for fullmakten foreslår styret at aksjeeiernes fortrinnsrett skal kunne fravikes. |
The board of directors' proposal implies an authorisation to issue a number of new shares that result in an increase of the Company's share capital of up to 5%. The authorisation will in accordance with the proposed resolution replace previous authorisations for share capital increases. The purpose of the authorisations implies that the preferential rights for existing shareholders to subscribe for new shares can be set aside if the authorisation is used. |
|||
| Siden den ordinære generalforsamlingen skal behandle årsregnskapet for 2020, vises det til dette, samt til Selskapets øvrige børsmeldinger offentliggjort gjennom Oslo Børs' nyhetstjeneste www.newsweb.no og på Selskapets hjemmeside, for redegjørelse for hendelser som er av vesentlig betydning for Selskapet og informasjon om Selskapet og Selskapets virksomhet. |
As the ordinary general meeting shall deal with the annual accounts for 2020, reference is made to the financial statements, as well as to stock exchange notifications published under the Company's ticker symbol on Oslo Stock Exchange's news service www.newsweb.no and the Company's website for information about matters of material importance to the Company and the Company's business. |
|||
| vedtak: | Styret foreslår at generalforsamlingen treffer følgende | The board of directors proposes that the general meeting makes the following resolution: |
||
| Selskapets styre tildeles fullmakt til aksjekapitalforhøyelse i henhold til allmennaksjeloven § 10-14 på følgende vilkår: |
The Company's board of directors is authorised to increase the share capital pursuant to the Norwegian Public Limited Liability Companies Act section 10-14, on the following conditions: |
|||
| 1 registreres. |
Aksjekapitalen skal i en eller flere omganger i alt kunne forhøyes med inntil NOK 5 048 733,16, eller et lavere beløp som ikke overskrider 5 % av aksjekapitalen på tidspunktet når fullmakten |
1 | The share capital may, in one or more rounds, be increased by a total of up to NOK 5,048,733.16, or a lower amount not exceeding 5% of the share capital at the time the authorisation is registered. |
Selskapets styre vurderer det som hensiktsmessig å ha en fullmakt til å utstede nye aksjer for å sikre finansiering av Selskapets drift og videre utvikling gjennom en rettet emisjon ved behov. En slik fullmakt vil gi styret fleksibilitet til effektivt å kunne hente kapital i egenkapitalmarkedet fremover dersom behovet oppstår.
Styrets forslag til vedtak innebærer en fullmakt til å utstede et antall nye aksjer som medfører en forhøyelse av Selskapets aksjekapital på opp til 10 %. For å kunne ivareta formålet som er angitt for fullmakten foreslår styret at aksjeeiernes fortrinnsrett skal kunne fravikes.
The Company's board of directors considers it appropriate to have an authorisation to issue new shares in order to secure financing of the Company's operations and further development through a private placement, if necessary. Such a proxy will give the board flexibility to effectively raise capital in the equity market in the future should the need arise.
The board of directors' proposal implies an authorisation to issue a number of new shares that result in an increase of the Company's share capital of up to 10%. The purpose of the authorisation implies that the preferential rights for existing shareholders to subscribe for new shares can be set aside if the authorisation is used.
Da den ordinære generalforsamlingen skal behandle
As the ordinary general meeting shall deal with the annual
| årsregnskapet for 2020, vises det til dette, samt til Selskapets øvrige børsmeldinger offentliggjort gjennom Oslo Børs' nyhetstjeneste www.newsweb.no og på Selskapets hjemmeside, for redegjørelse for hendelser som er av vesentlig betydning for Selskapet og informasjon om Selskapet og Selskapets virksomhet. |
business. | accounts for 2020, reference is made to the financial statements, as well as to stock exchange notifications published under the Company's ticker symbol on Oslo Stock Exchange's news service www.newsweb.no and the Company's website for information about matters of material importance to the Company and the Company's |
||
|---|---|---|---|---|
| vedtak: | Styret foreslår at generalforsamlingen fatter følgende | The board of directors proposes that the general meeting makes the following resolution: |
||
| I henhold til allmennaksjeloven § 10-14 gis styret fullmakt til kapitalforhøyelse, på følgende vilkår: |
terms: | In accordance with the Norwegian Public Limited Liability Companies Act section 10-14, the board of directors is authorised to increase the share capital, on the following |
||
| 1 | Aksjekapitalen kan, i en eller flere omganger, i alt forhøyes med inntil NOK 10 097 466,32, eller et lavere beløp som ikke overskrider 10 % av aksjekapitalen på tidspunktet når fullmakten registreres. |
1 | The share capital may, on one or more occasions, in total be increased by up to NOK 10,097,466.32, or a lower amount not exceeding 10% of the share capital at the time the authorisation is registered. |
|
| 2 | Fullmakten kan benyttes til å styrke Selskapets finansielle stilling. |
2 | The authorisation may be used in order to strengthen the Company's financial position. |
|
| 3 | Fullmakten skal gjelde til ordinær generalforsamling i 2022, likevel senest til 30. juni 2022. |
3 | The authorisation shall be valid until the ordinary general meeting in 2022, but at the latest until 30 June 2022. |
|
| 4 | Aksjeeiernes fortrinnsrett etter allmennaksjeloven § 10-14 skal kunne fravikes. |
4 | The shareholders' pre-emptive rights pursuant to the Norwegian Public Limited Liability Companies Act section 10-14 may be set aside. |
|
| 5 | Fullmakten omfatter ikke kapitalforhøyelse mot innskudd i andre eiendeler enn penger eller rett til å pådra selskapet særlig plikter, jf. allmennaksjeloven § 10-2. |
5 | section 10-2. | The authorisation does not include increase of share capital with contribution in kind or right to incur special obligations upon the Company, ref. the Norwegian Public Limited Liability Companies Act |
| 6 | Fullmakten omfatter ikke beslutning om fusjon etter allmennaksjeloven § 13-5. |
6 | The authorisation does not include resolution on merger pursuant to the Norwegian Public Limited Liability Companies Act section 13-5. |
|
| Til sak 12 | Styrefullmakt til erverv av Selskapets egne aksjer - Aksjeincentivprogram |
To item 12 | Board authorisation for the acquisition of the Company's own shares – Share incentive program |
|
| Selskapets styre har i dag en fullmakt til erverv av Selskapets egne aksjer til bruk i Selskapets aksjeincentivprogram, som utløper ved den ordinære generalforsamlingen. Styret anser det hensiktsmessig at samme fullmakt også gis for det kommende år på de vilkår som fremkommer nedenfor. Fullmakten foreslås og fortsatt være begrenset til å kun gjelde tilbakekjøp med formål om å benytte aksjene i Selskapets aksjeincentivprogram. |
The Company's board of directors currently has an authorisation to acquire shares in the Company to be used in the Company's share incentive program, which expires at the annual general meeting. The board deems it appropriate that the general meeting grants the same authorisation to the board for the coming year at the terms set out below. The authorisation is proposed to continue to be limited to only cover a repurchase of shares to be used in the Company's share incentive program. |
| Slik fullmakt vil gi styret mulighet til å utnytte de finansielle instrumenter og mekanismer som allmennaksjeloven gir anledning til. Hovedformålet med fullmakten er å kunne erverve egne aksjer for å benytte disse i forbindelse med XXLs aksjeincentivprogram. |
Such authorisation would give the board of directors the opportunity to take advantage of the financial instruments and mechanisms provided by the Norwegian Public Limited Liability Companies Act. The main purpose of the authorisation is to acquire own shares in order to use such shares in connection with XXL's share incentive schemes. |
||
|---|---|---|---|
| egne aksjer. | Styrets forslag til vedtak innebærer en fullmakt til erverv av egne aksjer med samlet pålydende verdi tilsvarende tilnærmet 5 % av Selskapets aksjekapital. Fullmakten vil etter forslaget til vedtak erstatte tidligere fullmakter til erverv av |
shares. | The board of directors' proposal entails that the general meeting gives the board of directors an authorisation to acquire shares in the Company, with a total nominal value corresponding to 5% of the Company's share capital. The authorisation will in accordance with the proposed resolution replace previous authorisations for acquiring own |
| Da den ordinære generalforsamlingen skal behandle årsregnskapet for 2020, vises det til dette, samt til Selskapets øvrige børsmeldinger offentliggjort gjennom Oslo Børs' nyhetstjeneste www.newsweb.no og på Selskapets hjemmeside, for redegjørelse for hendelser som er av vesentlig betydning for Selskapet og informasjon om Selskapet og Selskapets virksomhet. |
business. | As the ordinary general meeting shall deal with the annual accounts for 2020, reference is made to the financial statements, as well as to stock exchange notifications published under the Company's ticker symbol on Oslo Stock Exchange's news service www.newsweb.no and the Company's website for information about matters of material importance to the Company and the Company's |
|
| Styret foreslår på denne bakgrunn at generalforsamlingen treffer følgende vedtak: |
The board of directors proposes that the general meeting makes the following resolution: |
||
| 1 | Selskapets styre tildeles fullmakt til erverv av Selskapets egne aksjer i en eller flere omganger opptil samlet pålydende verdi NOK 5 048 733,16, eller et lavere beløp som ikke overskrider 5 % av aksjekapitalen på tidspunktet når fullmakten registreres. Fullmakten omfatter også avtalepant i egne aksjer. |
1 | The board of directors of the Company is authorised to purchase the Company's own shares, in one or more rounds, with a total nominal value of up to NOK 5,048,733.16, or a lower amount not exceeding 5% of the share capital at the time the authorisation is registered. The authorisation also includes pledge of own shares. |
| 2 | Den høyeste og laveste kjøpesum som skal betales for aksjene som kan erverves i henhold til fullmakten er henholdsvis NOK 1 og NOK 500. Styret står for øvrig fritt med hensyn til på hvilken måte erverv og avhendelse av egne aksjer skal skje. |
2 | The highest and lowest purchase price payable for shares acquired pursuant to the authorisation shall be maximum NOK 1 and minimum NOK 500 respectively. The board of directors is incidentally free to decide on the means to be used to acquire and dispose of own shares. |
| 3 | Fullmakten skal gjelde frem til Selskapets ordinære generalforsamling i 2022, dog senest 30. juni 2022. |
3 | The authorisation shall be valid until the ordinary general meeting in 2022, though at the latest until 30 June 2022. |
| 4 | Aksjer ervervet i henhold til fullmakten skal enten brukes i aksjeincentivprogram eller slettes ved kapitalnedsettelse i Selskapet. |
4 | Shares acquires pursuant to this authorisation shall either be used for share incentive schemes or be deleted in connection with a later reduction of the registered share capital. |
| 5 | Med virkning fra tidspunktet for registrering av denne fullmakten i Foretaksregisteret, erstatter denne fullmakten alle tidligere utstedte fullmakter til erverv av Selskapets egne aksjer i forbindelse med incentivprogrammer. |
5 | With effect from the time of registration of this authorisation with the Norwegian Register of Business Enterprises, this authorisation replaces previous authorisations granted to the board of directors for purchase of the Company's shares in |
relation to incentive programs.
| 6 Fullmakten må sees i sammenheng med fullmakten foreslått under sak 10, slik at den totale bruk av begge fullmakter ikke overstiger 5 % av totalt antall aksjer i selskapet. |
6 The authorisation must be viewed together with the authorisation proposed under item 10 so that the total utilisation of the both authorisations does not exceed 5% of the total number of shares in the company. |
|---|---|
| Til sak 13 Styrefullmakt til erverv av Selskapets egne aksjer – Optimalisering av kapitalstruktur |
To item 13 Board authorisation for the acquisition of the Company's own shares – Optimization of capital structure |
| Selskapets styre har i dag en fullmakt til å benytte ervervede aksjer til virkemiddel for optimalisering av Selskapets kapitalstruktur dersom det viser seg at de ervervede aksjene ikke er nødvendige for aksjeincentivprogrammet likevel. |
The Company's board of directors currently has an authorisation to use acquired shares as a means of optimizing the Company's capital structure if it turns out that the acquired shares are not required to be used in the share incentive program. |
| Styret anser det som ryddig at det vedtas en egen fullmakt til dette formålet på årets generalforsamling. |
The Board considers it appropriate that a separate authorisation is adopted for this purpose at this year's annual general meeting. |
| Slik fullmakt vil gi styret mulighet til å ytterligere utnytte de finansielle instrumenter og mekanismer som allmennaksjeloven gir anledning til. |
Such authorisation would give the board of directors additional opportunities to take advantage of the financial instruments and mechanisms provided by the Norwegian Public Limited Liability Companies Act. |
| Styrets forslag til vedtak innebærer en fullmakt til erverv av egne aksjer med samlet pålydende verdi tilsvarende tilnærmet 5 % av Selskapets aksjekapital. |
The board of directors' proposal entails that the general meeting gives the board of directors an authorisation to acquire shares in the Company, with a total nominal value corresponding to 5% of the Company's share capital. |
| Da den ordinære generalforsamlingen skal behandle årsregnskapet for 2020, vises det til dette, samt til Selskapets øvrige børsmeldinger offentliggjort gjennom Oslo Børs' nyhetstjeneste www.newsweb.no og på Selskapets hjemmeside, for redegjørelse for hendelser som er av vesentlig betydning for Selskapet og informasjon om Selskapet og Selskapets virksomhet. |
As the ordinary general meeting shall deal with the annual accounts for 2020, reference is made to the financial statements, as well as to stock exchange notifications published under the Company's ticker symbol on Oslo Stock Exchange's news service www.newsweb.no and the Company's website for information about matters of material importance to the Company and the Company's business. |
| Styret foreslår på denne bakgrunn at generalforsamlingen treffer følgende vedtak: |
The board of directors proposes that the general meeting makes the following resolution: |
| 1 Selskapets styre tildeles fullmakt til erverv av Selskapets egne aksjer i en eller flere omganger opptil samlet pålydende verdi NOK 5 048 733,16, eller et lavere beløp som ikke overskrider 5 % av aksjekapitalen på tidspunktet når fullmakten registreres. Fullmakten omfatter også avtalepant i egne aksjer. |
1 The board of directors of the Company is authorised to purchase the Company's own shares, in one or more rounds, with a total nominal value of up to NOK 5,048,733.16, or a lower amount not exceeding 5% of the share capital at the time the authorisation is registered. The authorisation also includes pledge of own shares. |
| 2 Den høyeste og laveste kjøpesum som skal betales for aksjene som kan erverves i henhold til fullmakten er henholdsvis NOK 1 og NOK 500. Styret står for øvrig fritt med hensyn til på hvilken måte erverv og avhendelse av egne aksjer skal skje. |
2 The highest and lowest purchase price payable for shares acquired pursuant to the authorisation shall be maximum NOK 1 and minimum NOK 500 respectively. The board of directors is incidentally free to decide on the means to be used to acquire and dispose of own shares. |
| 3 | Fullmakten skal gjelde frem til Selskapets ordinære generalforsamling i 2022, dog senest 30. juni 2022. |
3 The authorisation shall be valid until the ordinary general meeting in 2022, though at the latest until 30 June 2022. |
|---|---|---|
| 4 | Aksjer ervervet i henhold til fullmakten kan benyttes i forbindelse med optimalisering av Selskapets kapitalstruktur. |
4 Shares acquires pursuant to this authorisation may be used in order to optimize the Company's capital structure. |
| Til sak 14 | Styrefullmakt til erverv av Selskapets egne aksjer – Oppkjøp |
To item 14 Board authorisation for the acquisition of the Company's own shares – Acquisitions |
| Selskapets styre har i dag en fullmakt til erverv av Selskapets egne aksjer til bruk som vederlag i forbindelse med eventuelle oppkjøp, som utløper ved den ordinære generalforsamlingen. Styret anser det hensiktsmessig at samme fullmakt også gis for det kommende år på de vilkår som fremkommer nedenfor. Fullmakten foreslås å fortsatt være begrenset til å kun gjelde tilbakekjøp av aksjer til bruk som vederlag i forbindelse med eventuelle oppkjøp. |
The Company's board of directors currently has an authorisation to acquire shares in the Company to be used as consideration in connection with potential acquisitions, which expires at the annual general meeting. The board deems it appropriate that the general meeting grants the same authorisation to the board for the coming year at the terms set out below. The authorisation is proposed to continue to be limited to acquisitions of shares in the Company to be used as consideration in connection with potential acquisitions. |
|
| Styrets forslag til vedtak innebærer en fullmakt til erverv av egne aksjer med samlet pålydende verdi tilsvarende tilnærmet 5 % av Selskapets aksjekapital. |
The board of directors' proposal entails that the general meeting gives the board of directors an authorisation to acquire shares in the Company, with a total nominal value corresponding to 5% of the Company's share capital. |
|
| Da den ordinære generalforsamlingen skal behandle årsregnskapet for 2020, vises det til dette, samt til Selskapets øvrige børsmeldinger offentliggjort gjennom Oslo Børs' nyhetstjeneste www.newsweb.no og på Selskapets hjemmeside, for redegjørelse for hendelser som er av vesentlig betydning for Selskapet og informasjon om Selskapet og Selskapets virksomhet. |
As the ordinary general meeting shall deal with the annual accounts for 2020, reference is made to the financial statements, as well as to stock exchange notifications published under the Company's ticker symbol on Oslo Stock Exchange's news service www.newsweb.no and the Company's website for information about matters of material importance to the Company and the Company's business. |
|
| Styret foreslår på denne bakgrunn at generalforsamlingen treffer følgende vedtak: |
The board of directors proposes that the general meeting makes the following resolution: |
|
| 1 | Selskapets styre tildeles fullmakt til erverv av Selskapets egne aksjer i en eller flere omganger opptil samlet pålydende verdi NOK 5 048 733,16, eller et lavere beløp som ikke overskrider 5 % av aksjekapitalen på tidspunktet når fullmakten registreres. Fullmakten omfatter også avtalepant i egne aksjer. |
1 The board of directors of the Company is authorised to purchase the Company's own shares, in one or more rounds, with a total nominal value of up to NOK 5,048,733.15, or a lower amount not exceeding 5% of the share capital at the time the authorisation is registered. The authorisation also includes pledge of own shares. |
| 2 | Den høyeste og laveste kjøpesum som skal betales for aksjene som kan erverves i henhold til fullmakten er henholdsvis NOK 1 og NOK 500. Styret står for øvrig fritt med hensyn til på hvilken måte erverv og avhendelse av egne aksjer skal skje. |
2 The highest and lowest purchase price payable for shares acquired pursuant to the authorisation shall be maximum NOK 1 and minimum NOK 500 respectively. The board of directors is incidentally free to decide on the means to be used to acquire and dispose of own shares. |
| 3 | Fullmakten skal gjelde frem til Selskapets ordinære generalforsamling i 2022, dog senest 30. juni 2022. |
3 The authorisation shall be valid until the ordinary general meeting in 2022, though at the latest until 30 June 2022. |
| 4 | 4 |
|---|---|
| Aksjer ervervet i henhold til fullmakten skal kunne | Shares acquires pursuant to this authorisation may |
| benyttes som vederlagsaksjer i forbindelse med | be used as consideration shares with regards to |
| erverv av andre virksomheter. | acquisition of other businesses. |
| Til sak 15 Endring av Selskapets vedtekter |
To item 15 Amendment of the Company's articles of association |
| Selskapet er i prosess med å etablere konsernrepresentasjon for ansatte i Selskapet hvilket vil gi en rett til å velge ansattrepresentanter til styret i XXL ASA. Som følge av dette foreslår Selskapets styre å presisere angivelsen av antall styremedlemmer i vedtektenes § 5 til å kun gjelde aksjonærvalgte styremedlemmer. |
The Company is in the process of establishing group representation for the Company's employees, implying a right to elect employee representatives to the board of directors of XXL ASA. As a consequence, the board of directors proposes a clarification with respect to the designation of the number of board members in the Company's articles of associations. |
| Styret foreslår på denne bakgrunn at generalforsamlingen | The board of directors proposes that the general meeting |
| treffer følgende vedtak: | makes the following resolution: |
| Selskapets vedtekter § 5 endres til å lyde: | The Company's articles of associations section 5 is amended to read: |
| "Selskapets styre skal ha fra tre til syv | "The company's board of directors shall consist of |
| aksjonærvalgte medlemmer, etter | three to seven shareholder elected members |
| generalforsamlingens nærmere beslutning" | according to the decision of the general meeting." |
| * * * | * * * |
| Ingen andre saker foreligger til behandling. | No other matters are on the agenda. |

Ordinær generalforsamling i XXL ASA avholdes 03.06.2021 kl. 09:00 i selskapets hovedkvarter, Strømsveien 245, Alna
Aksjonæren er registrert med følgende antall aksjer ved innkalling: ________________________________
Som følge av Covid-19-risikoen, oppfordres aksjonærer til å avstå fra å møte fysisk på generalforsamlingen, men heller benytte muligheten til å forhåndsstemme eller gi fullmakt. Aksjonærer som ikke er påmeldt innen den fastsatte fristen kan nektes oppmøte. Merk at generalforsamlingen kan besluttes avholdt på annen måte på kort varsel, og melding om dette vil i så fall bli gitt på selskapets hjemmeside og newsweb.
Forhåndsstemme må gjøres elektronisk, via selskapets hjemmeside www.xxlasa.com (bruk overnevnte pin og referansenummer), eller Investortjenester.
I Investortjenester velg Hendelser - Generalforsamling, klikk på ISIN.
For påmelding via selskapets hjemmeside må overnevnte pinkode og referansenummer benyttes. I Investortjenester velg Hendelser - Generalforsamling, klikk på ISIN.
Alternativt kan denne blanketten sendes til [email protected], eller per post til DNB Bank ASA, Verdipapirservice, Postboks 1600 Sentrum, 0021 Oslo.
Dersom aksjeeier er et foretak, oppgi navn på personen som vil møte for foretaket:______________________________________________ Undertegnede vil delta på ordinær generalforsamling den 03.06.2021
| Sted | Dato | Aksjeeiers underskrift | ||
|---|---|---|---|---|
| Fullmakt uten stemmeinstruks | for ordinær generalforsamling i XXL ASA Dersom du selv ikke kan møte på generalforsamlingen, kan du gi fullmakt til en annen person. |
|||
| Ref.nr.: | Pinkode: | |||
| I Investortjenester velg Hendelser - Generalforsamling, klikk på ISIN. | Fullmakt gis elektronisk via selskapets hjemmeside www.xxlasa.com For fullmakt via selskapets hjemmeside må overnevnte pinkode og referansenummer benyttes. |
eller via Investortjenester. | ||
| Alternativt kan signert blankett sendes til [email protected], eller per post til DNB Bank ASA, Verdipapirservice, Postboks 1600 Sentrum, 0021 Oslo. Dersom aksjeeier som vil gi fullmakt er et selskap, skal firmaattest vedlegges fullmakten ved innsending. |
||||
| Undertegnede: ___________ | ||||
| gir (om det ikke oppgis navn på fullmektigen, vil fullmakten anses gitt styrets leder, eller den han eller hun bemyndiger.) | ||||
| o | Styrets leder (eller den han eller hun bemyndiger), eller | |||
| o | __________ (fullmektigens navn med blokkbokstaver) |
|||
| fullmakt til å møte og avgi stemme på ordinær generalforsamling 03.06.2021 i XXL ASA for mine/våre aksjer. |

Ref.nr.: Pinkode:
Dersom du ikke selv kan møte på generalforsamling, kan du benytte dette fullmaktsskjemaet for å gi stemmeinstruks til styrets leder eller den han eller hun bemyndiger. (Det er også mulig å avgi forhåndsstemmer elektronisk, se eget punkt ovenfor.) Instruks til andre enn styrets leder, avtales direkte med fullmektig.
Fullmakter med stemmeinstruks kan ikke registreres elektronisk, og må sendes til [email protected] (skannet blankett), eller post til DNB Bank ASA, Verdipapirservice, Postboks 1600 Sentrum, 0021 Oslo. Blanketten må være mottatt senest 02.06 2021 kl. 15:00. Dersom aksjeeier som vil gi fullmakt er et selskap, skal firmaattest vedlegges fullmakten ved innsending.
gir herved styrets leder (eller den han eller hun bemyndiger) fullmakt til å møte og avgi stemme på ordinær generalforsamling 03.06.2021 i XXL ASA for mine/våre aksjer.
Stemmegivningen skal skje i henhold til instruksjon nedenfor. Dersom det ikke krysses av i rubrikken, vil dette anses som en instruks om å stemme i tråd med styrets og valgkomitéens anbefalinger. Dersom det blir fremmet forslag i tillegg til, eller som erstatning for forslaget i innkallingen, avgjør fullmektigen stemmegivningen. Dersom det er tvil om forståelsen av instruksen, vil fullmektigen kunne avstå fra å stemme.
| 1. Valg av møteleder og en person til å medundertegne protokollen o o o o o o 2. Godkjenning av innkalling og dagsorden 3. Godkjenning av årsregnskapet og styrets beretning for regnskapsåret 2020 samt behandling av styrets o o o redegjørelse for foretaksstyring for 2020 o o o 4. Godkjennelse av retningslinjer for fastsettelse av lønn og annen godtgjørelse til ledende ansatte o o o 5. Fastsettelse av godtgjørelse til styret o o o 6. Valg av styremedlemmer o o o 6.A Hugo Lund Maurstad – styreleder o o o 6.B Kjersti Hobøl – styremedlem o o o 6.C Ulrike Koehler – styremedlem o o o 6.D Tom Jovik - observatør o o o 7. Fastsettelse av godtgjørelse til revisor o o o 8. Fastsettelse av godtgjørelse til medlemmene av valgkomiteen o o o 9. Valg av medlemmer til valgkomiteen o o o 10. Styrefullmakt til kapitalforhøyelse - Aksjeincentivprogram o o o 11. Styrefullmakt til kapitalforhøyelse – Finansiering o o o 12. Styrefullmakt til erverv av Selskapets egne aksjer – Aksjeincentivprogram o o o 13. Styrefullmakt til erverv av Selskapets egne aksjer – Optimalisering av kapitalstruktur o o o 14. Styrefullmakt til erverv av Selskapets egne aksjer – Oppkjøp o o o 15. Endring av Selskapets vedtekter |
Agenda ordinær generalforsamling 2021 | Mot | Avstå | ||
|---|---|---|---|---|---|
Sted Dato Aksjeeiers underskrift (undertegnes kun ved fullmakt med stemmeinstruks)

Meeting in XXL ASA will be held on 3 June 2021 at 09:00 a.m Address: the Company's headquarter, Strømsveien 245, Alna, Norway
The shareholder is registered with the following amount of shares at summons: ________________________________
Due to the outbreak of the corona virus Covid-19 shareholders are encouraged to abstain from appearing in person at the general meeting, but rather participate by means of advance votes or by granting a proxy. Shareholders not enrolled by the set registration deadline, may be denied attendance. Shareholders should note that additional information on proceedings of the meeting may be given on short notice and announced on the Company's profile on www.newsweb.no and the Company's website.
Advance votes may only be executed electronically, through the Company's website www.xxlasa.com (use ref.nr and pin code above) or through VPS Investor Services. In Investor Services chose Corporate Actions - General Meeting, click on ISIN.
Notice of attendance should be registered through the Company's website www.xxlasa.com or through VPS Investor Services. For notification of attendance through the Company's website, the above mentioned reference number and pin code must be stated. In VPS Investor Services chose Corporate Actions - General Meeting, click on ISIN.
If you are not able to register this electronically, you may send by e-mail to [email protected], or by regular Mail to DNB Bank ASA, Registrars Department, P.O.Box 1600 Centrum, 0021 Oslo, Norway.
If the shareholder is a Company, please state the name of the individual who will be representing the Company: ______________________________ The Undersigned will attend the Annual General Meeting on the 3 June 2021
| Place | Date | Shareholder's signature | ||
|---|---|---|---|---|
| If you are unable to attend the meeting, you may grant proxy to another individual. | Proxy without voting instructions for Annual General Meeting of XXL ASA | Ref no: | PIN code: | |
| Proxy should be registered through the Company's website www.xxlasa.com or through VPS Investor Services. For granting proxy through the Company's website, the abovementioned reference number and pin code must be stated. In VPS Investor Services chose Corporate Actions - General Meeting, click on ISIN |
||||
| attached to the proxy. | Department, P.O.Box 1600 Centrum, 0021 Oslo, Norway. | If you are not able to register this electronically, you may send by E-mail to [email protected], or by regular Mail to DNB Bank ASA, Registrars | If the shareholder is a Company, the Company's Certificate of Registration must be | |
| The undersigned ___________ | hereby grants (if you do not state the name of the proxy holder, the proxy will be given to the Chair of the Board of Directors) | |||
| o | the Chair of the Board of Directors (or a person authorised by him or her), or | |||
| o | _________ |
(Name of proxy holder in capital letters)
proxy to attend and vote for my/our shares at the Annual General Meeting of XXL ASA on 3 June 2021.

Ref no: PIN code:
If you are unable to attend the meeting in person, you may use this proxy form to give voting instructions to Chair of the Board of Directors or the person authorised by him or her. (Alternatively, you may vote electronically in advance, see separate section above.) Instruction to other than Chair of the Board should be agreed directly with the proxy holder.
Proxies with voting instructions can only be registered by DNB, and must be sent to [email protected] (scanned form) or by regular Mail to DNB Bank ASA, Registrars' Department, P.O.Box 1600 Centrum, 0021 Oslo, Norway. The form must be received by DNB Bank ASA, Registrars' Department no later than 2 June 2021 at 03:00 p.m. If the shareholder is a Company, the Company's Certificate of Registration must be attached to the proxy.
hereby grants the Chair of the Board of Directors (or the person authorised by him or her) proxy to attend and vote for my/our shares at the Annual General Meeting of XXL ASA on 3 June2021.
The votes shall be exercised in accordance to the instructions below. If the sections for voting are left blank, this will be counted as an instruction to vote in accordance with the Board's and Nomination Committee's recommendations. However, if any motions are made from the attendees in addition to or in replacement of the proposals in the Notice, the proxy holder may vote at his or her discretion. If there is any doubt as to how the instructions should be understood, the proxy holder may abstain from voting.
| Agenda for the Annual General Meeting 2021 | Against | Abstention | ||
|---|---|---|---|---|
| 1. | Election of a chairman of the meeting and a person to co-sign the minutes | o | o | o |
| 2. | Approval of notice and agenda | o | o | o |
| 3. | Approval of the annual accounts and the board of directors' report for the financial year 2020 and presentation of the board's corporate governance review for 2020 |
o | o | o |
| 4. | Approval of guidelines for salaries and other remuneration for senior management | o | o | o |
| 5. | Determination of remuneration to the board of directors | o | o | o |
| 6. | Election of board members | o | o | o |
| 6.A Hugo Lund Maurstad – chairperson | o | o | o | |
| 6.B | Kjersti Hobøl – board member | o | o | o |
| 6.C Ulrike Koehler – board member | o | o | o | |
| 6.D Tom Jovik - observer | o | o | o | |
| 7. | Determination of remuneration to the auditor | o | o | o |
| 8. | Determination of remuneration to the members of the nomination committee | o | o | o |
| 9. | Election of members of the nomination committee | o | o | o |
| 10. | Board authorisation to increase the share capital – Share incentive program | o | o | o |
| 11. | Board authorisation to increase the share capital - Financing | o | o | o |
| 12. | Board authorisation for the acquisition of the Company's own shares – Share incentive program |
o | o | o |
| 13. | Board authorisation for the acquisition of the Company's own shares – Optimization of capital structure |
o | o | o |
| 14. | Board authorisation for the acquisition of the Company's own shares – Acquisitions | o | o | o |
| 15. | Amendment of the Company's articles of association | o | o | o |
Building tools?
Free accounts include 100 API calls/year for testing.
Have a question? We'll get back to you promptly.